Kartu kendali 1 diteruskan ke pengarah surat untuk disimpan dan berfungsi sebagai

Prosedur penanganan surat keluar penting

Seperti halnya dalam pengurusan surat masuk penting di mana pencatatan dan pengendalian menggunakan kartu kendali, maka penanganan surat keluar yang bersifat penting pun menggunakan kartu kendali. Keduanya tetap melalui satu pintu utama keluar masuknya surat yaiti unit kearsipan. Langkah-Langkah pengurusan surat keluar penting adalah sebagai berikut. Surat keluar berasal dari unit pengolah atau unit kerja yang berkepentingan terhadap surat tersebut. Pencatatan dengan kartu kendali dapat dilakukan di unit kearsipan. Dapat juga dilakukan di unit pengolah, asalkan kartu kendali 1 dan kartu kendali 2 diserahkan ke unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui apa yang telah diproses di unit pengolah. Tata usaha unit pengolah mengisi 3 kartu kendali, setelah itu surat asli beserta tembusannya dar kartu kendali 1 dan 2 diteruskan ke unit kearsipan. Kartu kendali 3 disimpan di unit pengolah. Tembusan yang telah diproses di pencatat surat, selanjutnya disimpan di unit pengolah. Tugas pencatat surat adalah sebagai berikut. 1) Menerima surat beserta tembusannya dan kartu kendali 1 dan 2 dari unit pengolah. 2) Memberikan stempel pada surat. 3) Kartu kendali 1 diteruskan ke pengarah surat untuk disimpan dan berfungsi sebagai kartu kontrol. 4) Memberikan paraf pada kartu kendali 2, kemudian mengembalikan kartu kendali 3 dan tembusan kepada unit pengolah. 5) Memberikan surat kepada petugas ekspedisi untuk dikirimkan kepada alamat instansi. Tugas pengarah surat dalam menangani surat keluar adalah menerima kartu kendali 1 dari pencatat surat dan menyimpannya ke dalam kotak kartu kendali sebagai kontrol atau pengendali dari surat yang dikirimkan. Tugas penata arsip dalam hal ini adalah menerima kartu kendali 2 dari unit pengolah dan menyimpannya dalam kotak kartu kendali sebagai pengganti arsip yang ada di unit pengolah. Jika arsip yang berada di unit pengolah sudah in-aktif, kartu kendali 2 di penata arsip ditukar dengan kartu kendali 3 dan tembusan di unit pengolah. Umumnya pengirim surat menggunakan ekspeditor atau kurir. Tugasnya menerima surat-surat yang akan dikirim kepada pihak lain dan mengirimkannya dengan cara-cara tertentu yang telah menjadi aturan di suatu kantor. Dari uraian di atas dapat dilihat bahwa pada dasarnya penanganan surat harus dilakukan dengan sebaik-baiknya dengan aturan yang jelas. Penanganan surat, baik surat masuk maupun surat keluar dengan menggunakan buku agenda maupun kartu kendali bertujuan untuk mempermudah penanganan surat, jelas prosedurnya, dapat mengamankan surat-surat dengan menyimpannya. Perbedaan sistem buku agenda dan sistem kartu kendali dilihat dari langkah-langkah penanganannya adalah sebagai berikut.

No	Sistem Buku Agenda	Sistem Kartu Kendali
	Sistem pola lama Pencatatan menggunakan buku agenda Penyampaian surat menggunakan buku ekspedisi Pencatatan hanya dilakukan satu orang karena hanya menggunakan satu buku	Sistem pola baru Pencatatan menggunakan kartu kendali Penyampaian surat menggunakan kartu kendali Pencatatan dapat dilakukan beberapa orang dalam waktu yang bersamaan

Pengertian kartu kendali

Sistem kartu kendali adalah istilah lain yang sering dipakai untuk nama kearsipan pola baru. Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatan surat

Ciri-ciri kartu kendali

Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa
Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah

Keuntungan menggunakan kartu kendali

Lebih efisien dibanding buku agenda
Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)
Menghilangkan pencatatan berulang
Mudah melacak lokasi surat yang diproses
Memudahkan penyusunan arsip
Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

Identifikasi kategori surat penting, biasa dan rahasia
Kategori surat penting adalah sebagai berikut.

Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat lainnya.
Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan.
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.

Kategori surat biasa adalah sebagai berikut.

Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.
Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.

Kategori surat rahasia adalah sebagai berikut.

Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.
Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.

Prosedur surat masuk penting

Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan.

Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut.

Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia.
Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.

Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti, untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia. Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka pencatatan dapat dilakukan oleh heberapa petugas lain yang juga telah terlatih.

Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.

Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan meneruskan ke pengarah surat.

Kolom kartu kendali:

Indeks: Diisi indeks surat
Kode: Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
Tanggal: Diisi tanggal terima surat
No urut: Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk
M / K: Diisi apakah surat masuk atau surat keluar
Perihal: Diisi hal surat
Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat
Lampiran: Lampiran surat
Dari: Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk
Kepada: Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar
Tanggal surat: Diisi tanggal surat
No surat: Diisi nomor surat
Pengolah: Diisi unit pengolah
Paraf: Diisi paraf pengolah surat

CD Dhafi Quiz

Find Answers To Your Multiple Choice Questions (MCQ) Easily at cd.dhafi.link. with Accurate Answer. >>

Ini adalah Daftar Pilihan Jawaban yang Tersedia :

A. Kartu pengolah
B. Kartu pengendali
C. Kartu tembusan
D. Kartu kontrol
E. Kartu pengelola

Jawaban terbaik adalah D. D. Kartu kontrol.

Dilansir dari guru Pembuat kuis di seluruh dunia. Jawaban yang benar untuk Pertanyaan ❝Kartu kendali 1 diteruskan ke pengarah surat untuk disimpan dan berfungsi sebagai …❞ Adalah D. D. Kartu kontrol.
Saya Menyarankan Anda untuk membaca pertanyaan dan jawaban berikutnya, Yaitu Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat cara, kecuali … dengan jawaban yang sangat akurat.

Klik Untuk Melihat Jawaban

Apa itu cd.dhafi.link??

cd.dhafi.link Merupakan situs pendidikan pembelajaran online untuk memberikan bantuan dan wawasan kepada siswa yang sedang dalam tahap pembelajaran. mereka akan dapat dengan mudah menemukan jawaban atas pertanyaan di sekolah. Kami berusaha untuk menerbitkan kuis Ensiklopedia yang bermanfaat bagi siswa. Semua fasilitas di sini 100% Gratis untuk kamu. Semoga Situs Kami Bisa Bermanfaat Bagi kamu. Terima kasih telah berkunjung.