Organisasi adalah sebuah wadah, tempat orang-orang yang memiliki manajemen, kepentingan, dan administrasi bersama untuk mencapai tujuan yang sama. Untuk bisa disebut sebagai organisasi, setidaknya wadah tersebut harus memiliki 3 P, yaitu Plan (rencana), People (orang), dan Purpose (tujuan).
Sebagai sebuah organisasi baik dalam skala kecil maupun skala besar seperti perusahaan, alangkah baiknya jika setiap bagian yang menghubungkan antara satu dengan yang lain itu diperjelas fungsinya. Itulah sebabnya, perlu dilakukan penyusunan dalam struktur organisasi.
Dalam sebuah perusahaan, struktur organisasi paling lazim digunakan dalam perusahaan adalah struktur organisasi fungsional.
Baca Juga: Struktur Organisasi Yang Ideal Untuk Perusahaan Startup
Pengertian Struktur Organisasi Fungsional
Lalu, apa itu struktur organisasi fungsional?
Struktur organisasi fungsional adalah struktur organisasi yang paling umum. Di bawah struktur ini, sebuah organisasi akan mengelompokkan karyawan menurut serangkaian peran dan tugas khusus yang sama, Struktur organisasi fungsional beroperasi sangat baik di lingkungan yang stabil dimana strategi bisnis cenderung tetap tanpa adanya perubahan.
Dari sumber tersebut dapat disimpulkan bahwa struktur organisasi fungsional adalah struktur organisasi yang terdiri dari orang-orang dengan kemampuan, keterampilan, dan skill yang sama, untuk melakukan tugas-tugas yang sama, yang selanjutnya dikelompokkan dalam beberapa unit kerja.
Bagan organisasi dalam struktur organisasi fungsional sebuah perusahaan biasanya terdiri dari vice president, Customer Service Department, Sales Department, Engineering/Production Department, Accounting & Administrative Department,Human Resources Department, Finance Department, dan lain-lain.
Sehingga diharapkan setiap karyawan yang memiliki kompetensi tertentu, akan bertemu dengan karyawan lain yang memiliki kompetensi serupa.
Penerapan struktur organisasi fungsional dalam sebuah perusahaan secara benar, sebenarnya dapat menekan biaya operasional. Namun sayangnya, struktur organisasi ini memiliki kelemahan dalam penyampaian informasi antara orang per orang ke dalam tim, dan sebaliknya.
Namun, bagi Anda yang ingin menerapkan struktur organisasi ini dalam perusahaan, jangan khawatir, karena masih banyak manfaat yang akan Anda dapatkan dengan menerapkan struktur organisasi jenis ini.
Baca juga: Jabatan Fungsional & Jabatan Struktural dalam Kepegawaian Pemerintahan
Manfaat Struktur Organisasi Fungsional
Menariknya, selain bekerja dengan baik pada organisasi berskala besar seperti perusahaan, struktur organisasi fungsional juga bekerja dengan baik pada organisasi berskala kecil.
Nah, jika Anda tertarik menerapkan struktur organisasi ini, pelajari dulu beberapa manfaat yang akan Anda dapatkan dengan beberapa struktur organisasi fungsional di bawah ini :
1. Manfaat Spesialisasi
Pada struktur organisasi fungsional, sebuah perusahaan dibagi menjadi banyak departemen berdasarkan kegiatan utama yang dilakukannya. Setiap departemen dipimpin oleh seorang manajer yang ahli di bidangnya masing-masing. Inilah yang membuat pekerjaan yang dihasilkan jauh lebih banyak, efisien, dan bisa selesai lebih cepat.
2. Terbentuknya Koordinasi
Dalam struktur organisasi fungsional, semua orang yang bekerja dalam satu departemen adalah mereka yang ahli (spesialis) pada bidang tersebut. Itu sebabnya, koordinasi dari setiap departemen menjadi mudah terbentuk dan dapat ditingkatkan.
3. Efisiensi Manajerial Mengalami Peningkatan
Struktur organisasi fungsional sangat membantu dalam meningkatkan efisiensi bagian manajerial karena pekerjaan yang dilakukan sama dan dilakukan secara berulang. Inilah yang memungkinkan terjadinya peningkatan nilai laba atau keuntungan perusahaan.
4. Meminimalisasi Terjadinya Duplikasi Fungsi atau Tugas dalam Perusahaan
Dalam jenis organisasi ini, duplikasi fungsi atau tugas akan jarang terjadi. Sebagai contoh, departemen keuangan hanya akan mengurusi fungsi dan masalah keuangan. Departemen yang lain tidak perlu mengurusi masalah finansial. Dengan demikian, pemanfaatan sumber daya manusia dapat dialihkan ke tugas lain secara efektif.
Mudahkan Pembuatan Struktur Organisasi Fungsional Dengan Software HRIS LinovHR
Ajukan Ujicoba atau Demo Software Gratis LinovHR dengan Mengisi Form ini
5. Pelatihan Difasilitasi
Karena setiap karyawan dalam departemen perusahaan memiliki fokus pada keterampilan yang terbatas, maka karyawan yang bersangkutan akan mendapatkan fasilitas pelatihan dari perusahaan jika suatu saat ada kebijakan terbaru yang menyangkut dengan hukum dan peraturan perundang-undangan tentang ketenagakerjaan.
6. Kecepatan Operasional
Pada umumnya. Seorang manajer senior akan menangani masalah lebih cepat daripada seseorang yang masih kurang pengalaman.
Demikian pula pada saat melatih karyawan baru, maka seorang manajer senior akan lebih cepat mendelegasikan tugas-tugasnya kepada karyawan yang bersangkutan. Inilah yang akhirnya mempercepat kegiatan operasional dalam perusahaan.
7. Kejelasan Operasional
Karena struktur organisasi fungsional memisahkan tenaga kerja sesuai dengan fungsinya, maka pemberian tanggung jawab organisasi dan alokasi tugas masing-masing bagian akan semakin jelas.
Baca Juga: Mengenal Struktur Organisasi Perusahaan Dan Tugas Tiap Jabatan
Contoh Bentuk Struktur Organisasi Fungsional
Setelah Anda tahu, apa itu definisi struktur organisasi fungsional, apa saja kelemahannya, keuntungan atau manfaat apa saja yang akan Anda dapatkan dengan menerapkan struktur organisasi jenis ini pada perusahaan Anda, ada baiknya Anda juga tahu, contoh bentuk struktur organisasi fungsional yang lazim digunakan pada perusahaan, sebagai berikut :
1. Dewan Direksi Perusahaan (CEO)
CEO atau dewan direksi dalam perusahaan adalah sekumpulan orang profesional yang diberikan tugas untuk memimpin sebuah perusahaan. Lazimnya, dewan direksi pada perusahaan memiliki susunan dewan direksi sebagai berikut :
- Seorang direktur utama
- Enam orang direktur, dan
- Tiga orang wakil direktur
2. Manajer Perusahaan
Manajer adalah orang-orang profesional dalam sebuah perusahaan yang memiliki tugas untuk memimpin secara menyeluruh masing-masing bidang manajerial yang dibawahinya. Berikut adalah contoh bentuk sistem manajerial dalam struktur organisasi fungsional :
A. Manajer SDM (Human Resources)
Seorang manajer Sumber Daya Manusia (HRD) memiliki serangkaian tugas yang dibebankan kepadanya, seperti di bawah ini :
- Mengelola sistem HR di perusahaan
- Penghubung antara manajemen dan karyawan
- Bertanggung jawab pada payroll dan absensi karyawan
- Membentuk format untuk proses rekrutmen
- Melakukan evaluasi terhadap tingkat kepuasan karyawan
- Merencanakan training dan mengevaluasinya
- Mengelola dan mengontrol anggaran HRD
- Bertanggung jawab pada proses performance appraisal
B. Manajer Keuangan (Finance & Accounting)
Dalam struktur organisasi fungsional, seorang manajer keuangan dibebankan tugas-tugas sebagai berikut :
- Mengambil keputusan penting dalam berbagai pembiayaan dan investasi
- Menghubungkan perusahaan dengan pasar modal
- Mengontrol perencanaan, pelaporan, serta pembayaran pajak agar lebih efisien
- Mengkoordinasikan anggaran dalam perusahaan
- Mengelola fungsi akuntansi dan memproses data-data keuangan melalui laporan keuangan secara akurat
- Mengontrol arus kas perusahaan
- Mengontrol pengeluaran perusahaan yang tidak perlu.
C. Manajer Produksi (Engineering & Manufacturing)
Tugas dari seorang manajer produksi pada struktur organisasi fungsional adalah sebagai berikut :
- Melakukan perencanaan, negosiasi, dan pengorganisasian jadwal produksi
- Mengawasi jalannya proses produksi
- Menjadi penghubung antara pembeli, staff marketing, dan bagian penjualan
- Menentukan standar kontrol kualitas produksi
- Menilai sebuah proyek dan sumber daya untuk persyaratan.
D. Manajer Pemasaran (Marketing, Sales, & Services)
Tugas utama manajer pemasaran dalam struktur organisasi fungsional adalah sebagai berikut :
- Merencanakan strategi pemasaran dengan memperhatikan trend di pasar
- Merencanakan marketing research, yaitu selalu mengikuti perkembangan pasar, terutama untuk produk-produk kompetitor
- Melakukan identifikasi dan meramalkan peluang yang akan terjadi di pasar
- Merencanakan perkembangan jaringan pemasaran perusahaan
- Melakukan tindakan pencegahan dalam menghadapi sepinya order
E. Manajer Purchasing (Purchasing & Research)
Seorang manajer purchasing pada struktur organisasi fungsional perusahaan, lazimnya memiliki tugas-tugas sebagai berikut :
- Mengelola kebijakan purchasing, dan memastikan pembelian bahan baku perusahaan sesuai dengan anggaran pada kebijakan tersebut
- Memilih supplier terbaik untuk bekerjasama dalam jangka panjang dengan perusahaan
- Berhubungan dengan departemen lainnya, misalnya departemen finance untuk mengurus anggaran persediaan barang
- Mengawasi proses procurement pada perusahaan
- Melakukan penghematan budget untuk penyediaan barang.
Pada intinya, setiap bagian dalam struktur organisasi fungsional memiliki peran dan tugasnya masing-masing yang sangat spesifik. Kalaupun harus berhubungan dengan bagian lain, maka biasanya, karena kedua bagian atau departemen tersebut memiliki kepentingan yang berbeda.
Sebagai contoh, saat manajer purchasing berhubungan dengan manajer keuangan, maka manajer purchasing membutuhkan besarnya uang sebagai anggaran untuk menyetok persediaan barang. Sedangkan manajer keuangan, bertugas memberikan anggaran yang diperlukan oleh manajer purchasing, dengan tetap mengontrol anggaran tersebut agar tidak melebihi margin keuntungan perusahaan.
Setelah mengetahui serba-serbi tentang struktur organisasi fungsional, menurut Anda, apakah perusahaan Anda cocok menerapkan jenis struktur organisasi ini?