Menjaga tampilan display merupakan bagian penting dalam proses penataan produk. Hal ini dilakukan agar tampilan display tetap terjaga baik, rapi, dan menarik perhatian pengunjung. Sumber daya yang terlibat dalam penataan produk harus memahami tampilan atau presentasi produk beserta prosedur perawatan dan evaluasi terhadap tampilan penataan produk tersebut. Bukan hanya merchandise atau produk yang perlu dirawat, melainkan juga peralatan, fixture, dan perlengkapan lain yang merupakan bagian dari display.
A. Melakukan Perawatan Display Produk
Produk harus disimpan dan ditata dengan rapi menurut jenisnya. Hal tersebut bertujuan menjamin keamanan dan mutunya sampai produk dijual kembali.
a. Tujuan Perawatan dan Penyimpanan Produk
Tujuan dari perawatan dan penyimpanan produk adalah sebagai berikut.
1) Memudahkan pengecekan dan mengetahui jumlah persediaan produk.
2) Memudahkan pemilihan, pencarian, dan pengambilan produk persediaan yang diperlukan.
3) Memelihara produk secara tepat sesuai dengan karakteristiknya guna menjaga keawetan produk tersebut.
4) Memudahkan pengawasan produk.
5) Mengurangi risiko kehilangan produk.
b. Perawatan Counter Sebagai Display Produk
Dalam merawat counter sebagai tempat display produk, hal-hal yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut.
1) Membersihkan ruangan secara rutin agar terhindar dari bau tidak sedap, debu, dan jenis pencemaran lainnya. Selain itu, perlu adanya ventilasi yang cukup pada counter sebagai sarana pertukaran udara.
2) Memastikan ketersediaan air terjaga dan adanya saluran pembuangan yang cukup, serta mudah dibersihkan.
3) Membersihkan ruang display, produksi, dan penyimpanan setiap hari, baik dengan cara disapu maupun dipel dengan detergen atau disinfektan.
4) Menyediakan tempat sampah yang mudah dijangkau.
5) Melakukan daily cleaner terhadap semua peralatan di counter fresh.
6) Membersihkan showcase, cool storage, dan alat bantu penghias counter lainnya setiap minggu.
c. Teknik Perawatan Produk
Beberapa teknik perawatan produk adalah sebagai berikut.
1) Untuk produk yang tidak memerlukan tempat penyimpanan khusus, syarat-syarat tempat yang harus dipenuhi adalah:
a) aman dan sehat, terhindar dari tikus dan hewan lainnya, serta
b) tidak kotor dan berdebu.
2) Untuk produk yang memerlukan tempat khusus, misalnya produk yang harus disimpan pada alat pendingin, alat pemanas, atau penghangat, serta tempat dengan temperatur khusus, syarat-syarat tempat yang harus dipenuhi adalaah sebagai berikut.
a) Produk disimpan sesuai jenis dan golongannya.
b) Memberikan penerangan ruang yang cukup.
c) Suhu diatur sesuai kebutuhan.
d) Menyiapkan petugas khusus untuk menjaga kebersihan, keamanan, dan kelayakan dalam mengoperasikan produk.
e) Menjaga kebersihan dan keamanan produk yang disimpan.
f) Memasang atau menampatkan alat keamanan darurat sesuai kebutuhan, seperti alarm, tabung pemadam kebakaran, dan baju pelindung dari bahaya.
2. Perawatan Produk yang Disimpan di Gudang
Beberapa hal yang perlu diperhatikan terkait dengan perawatan produk yang disimpan di gudang adalah sebagai berikut.
a. Kebersihan dan Kerapian Gudang
Gudang sebagai tempat menyimpan produk harus tetap bersih dan rapi. Jika kondisi gudang berantakan, ditambah lagi dengan produk-produk yang berserakan dan kotor, suasananya akan sangat menjadi tidak nyaman bagi pengelola gudang. Selain itu, pendistribusian produk juga pasti tidak lancar, administrasi gudang tidak tertib, produk akan menjadi rusak, dan berdampak pada kesulitan dalam penyusunan laporan penjualan dan stok produk serta berkurangnya keuntungan perusahaan.
Oleh karena itu, pengelola gudang harus menjaga kebersihan dan kerapian gudang, yang meliputi bagian-bagian berikut.
1) Kebersihan Lantai
Setiap hari, lantai harus disapu dan dipel sebelum aktivitas dimulai agar kesan rapi dan bersih akan terlihat. Sediakan tempat khusus peralatan kebersihan gudang. Setelah dibersihkan, lakukan pencatatan dengan checklist yang diberi paraf oleh petugas kebersihan yang bekerja.
2) Kebersihan Dinding dan Langit-langit
Kotoran, debu, dan sarang laba-laba yang berada di langit-langit dan dinding harus dibersihkan. Pembersihan tidak harus dilakukan setiap hari, tetapi tergantung kondisi.
3) Pencegahan Hama
Lakukan pembersihan secara berkala untuk mencegah adanya rayap, tikus, atau serangga lain yang dapat merusak produk-produk yang ada di gudang. Lakukan juga pencatatan secara berkala. Adapun alat dan bahan yang diperlukan untuk menjaga kebersihan gudang adalah:
a) alat pembersih lantai (alat pel dan ember),
b) cairan disinfektan atau karbol, dan
c) pestisida (jika diperlukan).
b. Perawatan Gudang Persediaan
Pengelola gudang harus menjaga kebersihan gudang, terutama jika gudang menyimpan produk makanan dan minuman. Produk yang nantinya dibeli konsumen harus terjamin kebersihan dan kualitasnya. Penyimpanan produk yang tepat akan menentukan mutu atau kualitas produk yang akan dijual. Hal-hal yang perlu diperhatikan terkait dengan perawatan gudang persediaan adalah sebagai berikut.
1) Ruang penyimpanan harus kering, bersih, serta bebas dari sampah dan debu/kotoran.
2) Ruang penyimpanan harus dibersihkan setiap hari oleh petugas yang menangani kebersihan (cleaning service) sesuai checklist yang dibuat.
3) Dilarang menyimpan makanan dan minuman, meludah, merokok, dan memakai obat untuk penggunaan pribadi di area penyimpanan.
4) Toilet dan wastafel harus terpisah dari ruang penyimpanan dan harus terjaga kebersihannya.
5) Rekaman kegiatan pembersihan harus tersedia dan dapat diakses jika suatu saat diperlukan.
c. Keamanan Produk Gudang
Keamanan produk di gudang menjadi salah satu kunci untuk mengurangi kerugian, sehingga perusahaan dapat bertahan. Gudang yang tidak aman akan menyebabkan perusahaan bangkrut karena pencurian barang dapat dengan mudah terjadi. Hal-hal yang perlu diperhatikan terkait dengan keamanan gudang adalah sebagai berikut.
1) Hanya petugas dan orang yang berkepentingan yang dapat masuk ke gudang.
2) Pintu gudang harus selalu terkunci jika tidak ada aktivitas penerimaan atau pengeluaran produk.
3) Kunci gudang disimpan oleh kepala gudang atau orang yang berwenang jika kepala gudang sedang berhalangan.
3. Perawatan Display Produk di Supermarket
a. Cara Merawat Produk yang Di-display
Perawatan dan penataan produk yang baik dan terjaga akan membuat konsumen atau pengunjung merasa senang, nyaman, dan tertarik untuk membeli produk di sutu toko/ritel. Beberapa cara yang bisa dilakukan oleh pramuniaga dalam merawat display produk di supermarket, yaitu sebagai berikut.
1) Merapikan dan membersihkan ruangan display serta produk yang dipajang setiap hari agar terlihat rapi dan bebas debu.
2) Mengisi kembali stok produk yang kosong, sehingga menimbulkan kesan produk lengkap dan beragam.
3) Memastikan produk memiliki kemasan yang baik dan terbebas dari noda lem.
4) Memakai plastik polybag pada produk tertentu untuk mencegah kotoran.
b. Cara Merawat Peralatan Display
Cara merawat peralatan display disesuaikan dengan karakteristik peralatan display itu sendiri, seperti bahan pembuat rak atau gondola. Perawatan rutin biasanya dilakukan cukup dengan menggunakan lap bersih dan kemoceng. Perawatan yang tidak tepat akan menyebabkan kekusaman peralatan display.
1) Penyebab kusamnya peralatan display.
Kusamnya peralatan display umumnya disebabkan faktor-faktor:
a) cuaca atau lingkungan sekitar toko,
b) bekas noda barang dagangan yang mengenai peralatan display,
c) kurang adanya kedisiplinan dalam merawat peralatan display setiap harinya,
d) adanya bekas sentuhan dari pelanggan seiring dengan ramainya pengunjung toko.
2) Cara merawat peralatan display.
Cara merawat peralatan display adalah sebagai berikut.
a) Pada peralatan dengan finishing chrome atau stainless.
(1) Bersihkan debu dengan menggunakan kemoceng.
(2) Apabila ada noda yang tertinggal di peralatan tersebut, gunakan batu hijau/autosol untuk membersihkannya, dengan mengoleskan autosol/batu hijau pada permukaan benda yang akan dibersihkan, lalu gosok dengan kain bersih sampai kering.
b) Pada peralatan dengan finishing powder coating.
(1) Bersihkan debu dengan menggunakan kemoceng/sulak.
(2) Apabila ada noda yang tertinggal di peralatan tersebut, gunakan compound untuk membersihkannya, dengan mengoleskan compound pada permukaan benda yang akan dibersihkan, lalu gosok dengan kain bersih dan kering.
c) Pada peralatan berbahan plastik atau atom.
(1) Dimulai dengan membersihkan debu-debu yang menempel dengan alat pembersih (dilap atau dengan menggunakan kemoceng).
(2) Apabila ada noda yang tertinggal di peralatan tersebut, gunakan silikon cair untuk membersihkannya, dengan mengoleskan silikon cair pada permukaan benda yang akan dibersihkan, lalu gosok dengan kain bersih dan kering.
4. Perawatan Display Produk Fresh
Cara merawat produk agar kondisinya selalu terjaga, yaitu menyimpan produk sesuai dengan karakteristiknya. Dalam menyimpan produk-produk fresh, keadaan sekelilingnya harus lebih diperhatikan. Dengan demikian, aspek perawatan produk fresh tidak hanya pada produknya, tetapi juga counter, semua peralatan display, dan ruangan di mana produk ditempatkan. Perawatan setiap produk disesuaikan dengan jenis dan karakteristiknya. Uraian singkat perawatan beberapa produk fresh, yaitu sebagai berikut.
a. Perawatan Produk Sayuran
Sayuran termasuk dalam kategori produk fresh dengan masa kedaluwarsa pendek, sehingga sayuran memerlukan perawatan khusus, mengingat produk sayuran harus dijual dalam kondisi segar. Beberapa cara perawatan yang harus dilakukan terhadap poduk sayuran adalah sebagai berikut.
1) Memastikan showcase tidak bocor serta ruangan display tidak bau.
2) Memastikan mesin wrapping, nampan, dan pisau selalu dalam keadaan bersih dan disimpan pada tempatnya.
3) Memastikan general cleaning dilakukan seminggu sekali untuk counter dan ruang persiapan.
4) Memastikan suhu showcase dan cooling room selalu terjaga.
5) Mencatat pemusnahan dan perubahan bentuk produk setiap hari.
6) Memperhatikan arus produk First in First Out (FIFO) berjalan baik.
7) Menggunakan nampan berisi air es untuk sayuran daun yang diikat.
8) Memastikan sayuran yang dipajang selalu dirapikan.
9) Memastikan sayuran disemprot dengan air bersih sesering mungkin agar selalu tampak segar.
10. Membuat produk olahan.
b. Perawatan Buah-buahan
Agar buah-buahan selalu dalam keadaan segardan baik, diperlukan langkah-langkah perawatan sebagai berikut.
1) Showcase, bins, cooling room, dan ruangan persiapan harus selalu dalam kondisi bersih dan tidak berbau.
2) Setelah digunakan, semua perlengkapan harus dibersihkan dan dikembalikan pada tempat penyimpanan.
3) Dalam penyimpanan stok, arus perputaran produk menggunakan metode FIFO.
4) Khusus untuk produk yang expiry date-nya pendek, arus perputaran produknya mengunakan metode First Expired First Out (FEFO), sehingga produk yang sudah lebih lama dikeluarkan terlebih dahulu.
5) Ketahanan penyimpanan sesuai suhu dan tanggal penerimaan dicantumkan pada dus atau peti.
6) Melakukan penyortiran buah-buahan setiap hari.
7) Jika ada pemusnahan dan perubahan bentuk produk, petugas harus mencatat dan melaporkan kepada atasannya.
8) Merapikan buah-buahan yang dipajang jika posisinya sudah berantakan akibat dipilih-pilih oleh pengunjung.
c. Perawatan Daging
Perawatan daging dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut.
1) Pastikan daging yang dijual berasal dari rumah potong hewan yang berizin resmi.
2) Produk yang dijual sesuai dengan standar kesehatan, yakni tiidak mengandung bibit penyakit, tidak busuk, tidak beracun, dan tidak kotor.
3) Daging sapi dijual sesuai dengan peta daging seperti has dalam, sengkel, dan sebagainya.
4) Daging ayam dijual dengan bentuk potongan atau utuh.
5) Daging dapat dijual dengan berbagai jenis variasi, misalnya daging yang diolah dan diberi bumbu, daging yang digiling/dihaluskan, dan berbagai jenis inovasi lainnya.
6) Produk yang diterima dari supplier harus diperiksa kualitasnya. Kualitas daging harus memenuhi standar supermarket.
7) Produk dari supplier harus segera diproses untuk di-stock ataupun di-display.
8) Daging ayam dan ikan dapat dicuci, tetapi daging sapi tidak boleh dicuci.
d. Perawatan Ikan
Perawatan ikan dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut.
1) Gunakan nampan yang bersih dan kering untuk peralatan display.
2) Ikan basah dipajang di atas serutan es.
3) Ikan yang masih hidup ditaruh di akuarium.
4) Di tempat pajangan ikan, disediakan mangkuk yang berisi air bersih dan potongan jeruk nipis untuk cuci tangan konsumen.
5) Selalu cantumkan POP.
e. Produk Dairy
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam merawat produk dairy adalah sebagai berikut.
1) Pada saat memajang ulang, tanggal kedaluwarsa harus diperiksa dengan teliti.
2) Perhatikan kelayakan produk, periksa apakah ada produk yang berubah warna, menggelembung, bau, basi, bocor, berjamur, atau berlendir.
3) Pada setiap produk harus ada petunjuk harganya.
4) Produk cooked food harus selalu ditutup dengan plastic wrap.
5) Izin Departemen Kesehatan (BPOM) tertera di label produk.
5. Perawatan Display Produk Fashion
a. Merawat display produk fashion.
Dalam usaha menarik perhatian konsumen dan meningkatkan penjualan toko, tampilan dan perawatan fashion display sangat penting. Beberapa hal yang dilakukan dalam merawat display produk fashion adalah sebagai berikut.
1) Penggantian merchandise atau produk yang dipajang secara berkala. Penggantian produk dilakukan dengan mengganti dengan produk yang lebih baru (new arrival).
2) Mengganti display produk minimal satu kali seminggu dengan menyesuaikan tema.
3) Melengkapi jumlah stock produk yang dipajang di area. Hal ini dilakukan dengan:
a) mengganti produk fashion yang warnanya pudar,
b) membersihkan produk fashion yang kotor,
c) mengganti size produk fashion yang menyusut, dan
d) mengganti artikel produk fashion yang lama.
4) Menata kembali dan melipat produk yang berada di display table atau rak.
5) Menjaga agar produk tidak kusut dengan menggunakan steamer. Steamer atau setrika uap adalah salah satu peralatan yang penting dalam mendukung penataan produk. Agar produk terlihat rapi di gantungan dan patung manusia (mannequin), produk harus di-steam.
6) Menjaga peralatan display, yang dilakukan dengan cara:
a) membenahi peralatan yang dipajang sesuai posisinya,
b) mengganti peralatan display yang rusak,
c) menjaga peralatan display selalu bersih dari debu atau kotoran.
7) Mengganti label yang sudah rusak atau kusut dengan label yang baru.
b. Pedoman merawat fixture display.
Fixture display perlu diperhatikan dan dirawat sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada setiap toko. Hal ini dilakukan untuk menjaga agar fixture tersebut dapat digunakan dengan maksimal dan apabila terjadi kerusakan atau ketidaksesuaian dengan perkembangan ritel saat ini, penggantian dapat dilakukan.
Pedoman merawat fixture display dapat dilakukan dengan berbagai cara sebagai berikut.
1) Membuat daftar aset (checklist).
Daftar aset dibuat agar ketepatan data dapat diperoleh. Pengelola ritel pun akan mengetahui dengan jelas apabila semua asetnya ditata secara transparan. Jangan lupa memberi penomoran pada setiap fixture untuk mengetahui jumlah keseluruhannya sebagai aset perusahaan.
2) Mengetahui keberadaan fixture di area toko.
Dokumentasikan dalam bentuk foto dan beri tanggal saat pengambilan gambar tersebut. Hal ini dilakukan untuk memastikan keberadaan fixture dan mengembalikannya apabila terjadi perubahan letak.
3) Pengelompokan fixture berdasarkan kategorinya.
Fixture dikelompokkan berdasarkan bentuk, fungsi, dan bahannya. Apabila saat dimonitor, ada fixture yang rusak, langsung kelompokkan berdasarkan tingkat kerusakannya, sehingga dapat dilaporkan dan diperbaiki.
4) Melakukan perawatan dan perbaikan secara berkala.
Fixture perlu dimonitor secara berkala, misalnya setiap satu bulan sekali untuk mengetahui kondisinya. Apabila ditemui adanya kerusakan, segera buat catatan laporan kerusakan untuk segera diperbaiki.
5) Mengganti fixture.
Penggantian fixture dilakukan jika terjadi hal-hal seperti:
a) fixture tidak bisa dipakai lagi karena rusak,
b) kondisi fixture sudah lama atau sudah tidak up to date, dan
c) fixture tidak berfungsi dalam pemakaian di area pajang toko.
6. Tanggung Jawab Store Operation Staff
Para pelaku yang berperan dalam operasional penataan produk di toko, yaitu visual merchandiser, customer, dan store manager, assistant store manager, supervisor area, dan sales associate. Store operation staff mempunyai tugas dan tanggung jawab merawat penataan produk. Secara terperinci, orang-orang yang tergolong dalam store operation staff beserta tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut.
a. Store manager.
Store manager adalah pimpinan toko yang bertanggung jawab terhadap semua hal yang terjadi di toko, meliputi angka penjualan, angka kehilangan, keuntungan dan kerugian, strategi pencapaian target, pengelolaan produk, bahkan hingga kebersihan dan pengelolaan karyawannya. Store manager dibantu oleh assistant store manager.
b. Supervisor area.
Supervisor area adalah orang yang bertanggung jawab terhadap semua hal yang terjadi di sebuah departement atau wilayah cakupan kerja yang dipegangnya.
c. Pramuniaga dan sales associaties (SPG/SPB).
Pramuniaga adalah pelaksana lapangan paling depan, yang setiap hari berhubungan langsung dengan customer dan dengan produk dagangan. Contohnya antara lain saat menerima produk dagangan dari bagian ekspedisi, menyusun produk dagangan di fixture, menjaga, menawarkan dan memelihara kerapian produk dagangan, dan berinteraksi dengan konsumen.
B. Mengelola Kompetensi Diri
Berdasarkan Surat Keputusan Mendiknas No. 045/U/2002, kompetensi adalah seperangkat tindakan cerdas dan penuh tanggung jawab yang dimiliki seseorang sebagai syarat untuk dianggap mampu oleh masyarakat dalam melaksanakan tugas-tugas di bidang pekerjaan tertentu. Kompetensi merujuk pada keahlian atau pengetahuan, sehingga dapat meningkatkan kinerja yang unggul. Kompetensi terbentuk melalui individu atau organisasi, keterampilan dan kemampuan, serta penyediaan kerangka kerja untuk membedakan kinerja yang rendah dan kinerja yang luar biasa. Kompetensi dapat diterapkan pada organisasi, individu, tim dan pekerjaan, serta tingkat fungsional. Kompetensi merupakan suatu kemampuan melakukan suatu pekerjaan yang dilandasi atas keterampilan dan pengetahuan serta didukung oleh sikap kerja yang dituntut oleh pekerjaan tersebut. Kompetensi merupakan suatu kombinasi antara keterampilan (skill), sikap (attitude), dan pengetahuan (knowledge) yang tercermin dalam perilaku kerja (job behavior) yang dapat diamati, diukur, dan dievaluasi.
Kompetensi diri adalah kemampuan atau kecakapan seseorang untuk berkinerja. Kinerja (prestasi kerja) adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seseorang dalam melakukan tugasnya, sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Efektif atau tidaknya suatu hasil kerja sangat dipengaruhi oleh pengetahuan, keterampilan, serta sikap atau perilaku seseorang yang sesuai dengan tuntutan pekerjaan. Pengelolaan kompetensi diri berarti kepandaian seseorang dalam mengelola kemampuan dan kecakapan yang dimilikinya sesuai dengan tujuan perusahaan, sehingga dapat memuaskan perusahaan/pemberi kerja yang bersangkutan.
2. Kepribadian (Personality)
Kepribadian sering diartikan sebagai ciri-ciri yang menonjol pada diri individu, seperti orang yang pemalu disebut berkepribadian pemalu. Kepribadian merupakan gabungan kualitas, kebiasaan, dan refleksi yang terbentuk atas dasar kesadaran pribadi.
White dan Beckley (1973) menawarkan beberapa kiat yang diberi akronim P-E-R-S-O-N-A-L-I-T-Y. Dalam hal ini, tiap-tiap huruf mempunyai makna tertentu, yaitu sebagai berikut.
a. P = Pleasantness, good manners, and smile is natural asset.
Seorang petugas yang bekerja di industri jasa pelayanan diharapkan mampu melayani dengan sopan santun yang baik dan selalu tersenyum kepada pelanggan. Kedua hal tersebut merupakan aset yang sangat besar bagi industri jasa yang bersangkutan.
b. E = Eagerness to help others with a liking for people and willingness to serve them.
Adanya keinginan kuat dari dalam diri untuk membantu orang lain, mudah bergaul, dan rela melayani orang yang berkepentingan dengan pekerjaan juga merupakan unsur kepribadian yang harus dimiliki orang-orang yang bekerja di industri jasa pelayanan. Seseorang yang memberi pelayanan yang memuaskan akan merasakan kebahagiaan dalam dirinya, yang secara otomatis memberi energi positif kepada orang lain.
c. R = Respect other people.
Dengan menghormati dan menghargai orang lain, seseorang akan memperoleh respons yang sama dari orang yang dilayani. Contohnya, konsumen akan bersikap ramah juga kepada petugas yang ramah.
d. S = Sense of responsibility is realization that what one does and says is important.
Ketika seseorang memiliki rasa tanggung jawab yang besar, ia akan memperhatikan segala hal yang ia ucapkan dan lakukan. Ia tidak akan mengecewakan pihak lain. Itulah yang memberi keyakinan pada lembaga jasa untuk mempekerjakannya.
e. O = Orderly mind is essential for methodical and accurate work.
Seorang karyawan harus memiliki pola pikir yang teratur dan terorganisasi, sehingga dapat melakukan pekerjaan dengan metode yang baik dan tingkat ketepatan yang tinggi.
f. N = Neatness indicates pride in self and job.
Kerapian merupakan suatu bukti bahwa seseorang bangga dengan dirinya sendiri dan pekerjaannya.
g. A = Accuracy in everything done is a paramount importance.
Ketepatan dalam setiap hal yang dikerjakan merupakan sikap yang sangat penting. Sikap tersebut akan memberi kepuasan bagi karyawan tersebut dan menghasilkan penghargaan dari tempatnya bekerja.
h. L = Loyalty to both management and colleagues makes good teamwork.
Bersikap setia kepada manajemen dan para rekan kerja merupakan kunci keberhasilan dari kerja sama tim.
i. I = Intelligence use of common sense at all times.
Dengan menggunakan akal sehat dalam memahami orang lain, perasaan dan intuisi seseorang akan terasah, sehingga ia dapat melihat dari sudut pandang pihak lain saat berinteraksi.
j. T = Tact saying and doing the right thing at the right time.
Bicara dengan kebijaksanaan dan melakukan sesuatu dengan benar pada saat yang tepat merupakan ciri kepribadian yang kuat.
k. Y = Yearning to be a good service clerk and love of the work is essential.
Adanya keinginan yang kuat dalam diri seseorang untuk menjadi karyawan yang baik dan mencintai pekerjaannya.
3. Presentasi Diri (Grooming)
Penampilan yang menarik akan memberikan kesan positif bagi orang lain. Grooming adalah penampilan seseorang dari ujung rambut sampai dengan ujung kaki, dimulai dari kebersihan tubuh dan kerapian pribadi yang selalu terjaga, cara berpakaian, sampai dengan tutur kata dan sopan santun. Grooming adalah penampilan diri pramuniaga pada waktu bekerja dan memberikan pelayanan kepada konsumen.
Hal-hal yang harus diperhatikan untuk menjaga penampilan pramuniaga yang serasi, antara lain sebagai berikut.
a. Postur tubuh.
Sikap tubuh seseorang ketika sedang berbicara, dapat berupa sikap tegak, condong ke depan, membungkuk, dan lain-lain. Semua sikap tubuh ini dilakukan untuk memperkuat kata-kata yang diucapkan.
b. Ekspresi wajah (gesture).
Bagi seorang pramuniaga, tampilan wajah yang simpatik dan menarik mempunyai andil yang besar dalam menciptakan hubungan yang baik dengan pelanggan. Ekspresi wajah yang simpatik dan menarik meliputi hal-hal sebagai berikut.
1) Ekspresi mata.
a) Lakukan kontak mata secara langsung dengan pelanggan.
b) Kontak mata disertai dengan senyuman.
c) Tampilkan tatapan mata yang bersahabat.
d) Hindari mata berkerut atau tatapan kosong.
e) Hindari mengalihkan pandangan.
f) Hindari menatap suatu benda saat berbicara karena ekspresi ini menunjukkan ketidakfokusan atau tidak menghargai lawan bicara.
2) Ekspresi mulut.
a) Tampilkan senyuman manis sebagai ekspresi senang atau gembira.
b) Hindari bibir yang dirapatkan karena ekspresi ini menunjukkan kemarahan.
c) Hindari mulut yang terbuka lebar tanpa bicara karena ekspresi ini menunjukkan kebingungan.
d) Hindari menggigit bibir karena hal ini mengisyaratkan perasaan sedih atau gelisah.
e) Bicaralah sewajarnya dan tidak dibuat-buat.
3) Ekspresi kepala.
a) Posisi kepala hendaknya tegak saat berkomunikasi
b) Anggukkan kepala sebagai insyarat menghormati atau persetujuan.
c) Hindari memegang kepala dengan tangan karena hal tersebut menunjukkan kecemasan.
d) Hindari kepala yang menunduk ke bawah karena hal tersebut menunjukan penolakan atau rasa tidak percaya diri.
e) Posisi kepala hendaknya sewajarnya.
c. Cara berbusana dan berhias.
Berbusana yang baik berarti memperhhatikan penampilan diri (personal appearance) secara keseluruhan, mulai dari rambut, wajah, badan, hingga tangan dan kaki.
Penampilan rapi dan menarik menunjukkan profesionalitas dalam diri seorang pramuniaga. Seorang pramuniaga yang ingin tampil serasi perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut.
1) Pramuniaga laki-laki.
a) Rambut dipotong rapi, sehingga tidak menutup telinga.
b) Kuku tidak panjang, apalagi sampai hitam.
c) Tidak merokok ketika melayani pelanggan.
d) Badaan tampak selalu bersih dan tidak dekil.
e) Memakai baju/seragam yang rapi dan bersih.
2) Pramuniaga wanita.
a) Rambut dipotong rapi, dapat juga diikat atau disanggul bagi yang berambut panjang.
b) Tidak berlebihan dalam menggunakan perhiasan.
c) Menggunakan make-up sederhana.
d) Memakai parfum sewajarnya
e) Memakai baju/seragam yang rapi dan bersih.
f) Bagi yang memakai jilbab, pakailah dengan rapi. Warna jilbab juga hendaknya serasi dengan pakaian yang dikenakan.
d. Tata cara merias diri secara proporsional.
Pada umumnya, kebersihan dan kerapian disukai oleh semua orang. Pakaian yang tidak rapi atau badan yang bau akan sangat mengganggu kenyamanan lawan bicara. Untuk itu, tata cara merias diri yang tepat perlu diketahui. Seseorang yang tidak cantik/tampan, tetapi tahu cara berpenampilan yang tepat dan enak dilihat akan membawa kenyamanan dan rasa percaya diri bagi dirinya sendiri dan orang lain yang melihatnya.
Beberapa hal yang harus selalu diperhatikan dalam merias diri adalah sebagai berikut.
1) Perawatan rambut.
Rambut harus selalu bersih, tertata rapi, dan memiliki model yang pantas. Rambut yang panjang memang membutuhkan perawatan ekstra, tetapi jangan sampai mengganggu keleluasaan gerak dalam bekerja. Oleh karena itu, bagi wanita yang berambut panjang dapat menyanggul atau mengikat rambutnya. Model rambut juga hendaknya cocok dengan bentuk wajah.
2) Penggunaan make-up.
Penggunaan make-up sangat penting untuk mempercantik wajah. Merias wajah harus dilakukan sewajarnya, sesuai dengan karakteristik bentuk wajah dan jenis kulit wajah. Usahakan tidak memakai make-up secara berlebihan. Kulit juga harus diberi pelembab agar terawat dengan baik. Apabila akan beraktivitas di luar ruangan untuk waktu lama, gunaan sunscreen (tabir surya).
3) Perhiasan dan parfum.
Pakailah perhiasan dan aksesori yang tidak berlebihan dan disesuaikan dengan busana yang dipakai. Demikian juga dengan pemakaian parfum, seseorang hendaknya memilih parfum dengan aroma yang tidak terlalu menyengat.
4) Sepatu kerja.
Perencanaan pemakaian sepatu juga perlu dilakukan. Sepatu yang dipakai hendaknya dalam keadaan baik, telah disemir, dan warnanya sesuai dengan pakaian yang digunakan. Bagi kaum wanita, memakai sepatu yang bertumit tinggi (high heels) akan membuat penampilan terlihat lebih anggun dan profesional. Akan tetapi, jika banyak beraktivitas yang memerlukan keleluasaan (berdiri, berjalan, atau bergerak), lebih baik gunakan sepatu yang sederhana dan nyaman digunakan. Salah memilih sepatu meskipun sepele, tetapi bisa mengurangi nilai penampilan seseorang.
C. Kompetensi Profesional Pramuniaga
Profesional adalah sikap seseorang yang menawarkan jasa atau pelayanan sesuai dengan protokol dan peraturan dalam bidang yang dijalankannya dan menerima gaji sebagai upah atas jasanya. Seseorang yang merupakan ahli dalam suatu bidang sering kali juga disebut “professional” dalam bidangnya, meskipun bukan merupakan anggota sebuah entitas yang didirikan dengan sah.
Pramuniaga profesional adalah pramuniaga yang digaji untuk melaksanakan tugas sesuai petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis yang dibebankan kepadanya. Kriteria seseorang yang profesional, yaitu memiliki keterampilan khusus (expertise) yang diperoleh dari pendidikan ataupun pengalaman, rasa tanggung jawab (responsibility), dan kesejawatan, yaitu orang dengan profesi sama yang biasanya berkumpul dalam organisasi profesi yang memiliki kode etik (corporateness).
Selain kriteria yang telah disebutkan, para pramuniaga tersebut juga harus dilatih agar memenuhi kompetensi yang dibutuhkan. Beberapa kompetensi yang perlu dimiliki seorang pramuniaga adalah sebagai berikut.
a. Fleksibilitas (flexibility).
Fleksibilitas yaitu kecenderungan melihat perubahan sebagai peluang yang menarik daripada sebagai tantangan.
b. Motivasi mencari informasi dan kemampuan belajar (motivation to look for information and ability to learn).
Yaitu antusiasme untuk mencari peluang mempelajari teknologi baru dan keterampilan dalam hubungan antarpribadi.
c. Motivasi berprestasi (achievement motivation).
Motivasi berprestasi yaitu dorongan untuk berinovasi dan melakukan perbaikan terus-menerus dalam kualitas dan produktivitas yang diperlukan dalam menghadapi tingginya persaingan.
d. Motivasi kerja dalam tekanan waktu (work motivation under time pressure).
Yaitu beberapa kombinasi dari fleksibilitas, motivasi berprestasi, resistensi terhadap stres dan komitmen organisasi yang memungkinkan individu bekerja dalam permintaan yang tinggi atas produk dan jasa baru dalam waktu yang lebih singkat.
e. Kesediaan untuk bekerja sama (collaborativeness).
Yaitu kemampuan untuk bekerja secara kooperatif dalam kelompok yang bersifat multidisiplin dan rekan kerja yang berbeda.
f. Berorientasi pada kepuasan pelanggan (customer service orientation).
Yaitu keinginan membantu orang lain, memiliki pemahaan tentang hubungan antarpribadi, kesediaan untuk mendengarkan keluhan, ungkapan perasaan, atau saran dari pelanggan, serta inisiatif untuk mengatasi masalah yang dihadapi pelanggan.
2. Tugas Pramuniaga Profesional
a. Melakukan display produk (displaying).
Seorang pramuniaga memiliki tugas untuk melakukan display produk dagangan yang ada di supermarket. Tugas tersebut tampak mudah, yaitu hanya menata produk yang sudah dilakukan secara rutin. Akan tetapi, dalam praktiknya tidak selalu mudah, sebab pramuniaga harus menguasai cara-cara memajang produk yang benar, yaitu sebagai berikut.
1) Memajang produk dengan mendahulukan rak yang stoknya telah kosong sesuai dengan sistem First In First Out (FIFO) dan tanggal kedaluwarsa (expiry date), terutama untuk produk makanan, minuman, dan obat-obatan.
2) Memajang produk sesuai pengelompokkan produk (grouping) yang disesuaikan dengan ukuran dan warna.
3) Memasang label harga (price tag) secara benar dan lengkap.
4) Menjaga kerapian dan kebersihan display produk.
b. Melakukan pengecekan atas produk (controlling).
Pramuniaga harus mampu melakukan controlling atas produk yang ada di supermarket. Bentuk controlling yang perlu dilakukan oleh pramuniaga, antara lain sebagai berikut.
1) Melakukan kontrol persediaan produk yang kosong, lalu mencatat dan melaporkannya kepada supervisor.
2) Melakukan controlling produk yang rusak dan kadaluwarsa agar segera dipindahkan dari display ke tempat yang telah ditentukan.
3) Melakukan pengecekan dan penggantian label harga (price tag) apabila terjadi perubahan harga produk.
4) Melakukan controlling produk yang keluar dan masuk untuk menghindari adanya kehilangan.
c. Pengamatan display produk.
Tugas-tugas pramuniaga yang berhubungan dengan pengamatan display produk adalah sebagai berikut.
1) Memahami gambaran besar (product knowledge) produk-produk yang dipajang.
2) Memastikan kebersihan dan kerapian display.
3) Memeriksa kelengkapan label harga.
4) Memperhatikan pengumuman dan program promosi yang telah ditetapkan.
5) Menjaga produk-produk yang dijual dan melakukan penyetokan ulang untuk produk yang telah terjual.
6) Memberikan pelayanan (service) terbaik kepada pelanggan.
3. Tanggung Jawab dan Wewenang Pramuniaga
Setiap pramuniaga tentunya memiliki tanggung jawab dan wewenang yang dibebankan kepadanya. Beberapa tanggung jawab dan wewenang pramuniaga, antara lain sebagai berikut.
a. Tanggung jawab pramuniaga.
Beberapa tanggung jawab pramuniaga, meliputi:
1) mencapai produktivitas kerja dan target penjualan yang maksimal,
2) melakukan upaya preventif untuk menanggulangi bahaya kebakaran,
3) memberi informasi yang benar kepada pelanggan secara bijak,
4) menjaga kebersihan area penjualan dan merchandise , dan
5) mencegah kehilangan di area toko.
b. Wewenang pramuniaga.
Beberapa wewenang pramuniaga, meliputi:
1) mengusulkan pembaharuan sistem kerja,
2) menata dan memajang produk yang siap dijual,
3) meminta nasihat, petunjuk, dan bimbingan dari atasan atau rekan kerja, dan
4) meminta fasilitas yang dapat memperlancar pekerjaan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.
4. Fungsi Pramuniaga
a. Fungsi umum.
Fungsi pramuniaga secara umum adalah membantu koordinator dan supervisor dalam mengelola produk di counter.
b. Fungsi khusus.
Fungsi-fungsi khusus pramuniaga adalah:
1) membentuk kepercayaan pelanggan terhadap performance perusahaan (toko) dan kualitas produk yang dijual,
2) melayani pelanggan dan membantu mereka memilih produk yang sesuai dan diinginkannya,
3) menjawab pertanyaan yang ditanyakan dan melayani keluhan pelanggan dengan baik, dan
4) menginformasikan kualitas dan cara perawatan produk kepada pelanggan.
5. Larangan bagi Pramuniaga
Pramuniaga perlu memperhatikan hal-hal yang tidak boleh dilakukan selama bekerja, yaitu sebagai berikut.
a. Menilai dan menghakimi pelanggan.
b. Berdebat dengan pelanggan.
c. Bersikap acuh tak acuh kepada pelanggan.
d. Bergerombol dan berbincang lama di area kerja.
e. Membiarkan pelanggan menunggu lama.
f. Berjalan beramai-ramai di area penjualan saat operasional toko berlangsung.
g. Meletakkan tangan di saku atau di belakang punggung saat melayani pelanggan.
h. Menjanjikan sesuatu yang berlebihan atau berbohong kepada pelanggan.
i. Meninggalkan counter tanpa izin pada jam kerja.
j. Makan, minum, dan menerima panggilan melalui telepon genggam atau HP di counter.
k. Melakukan transaksi tidak di kasa.
l. Bersandar, jongkok dengan tidak sopan, bertopang dagu, dan menguap di area penjualan saat melayani customer.
6. Kegiatan Pramuniaga
a. Kegiatan pramuniaga sebelum toko buka.
Kegiatan pramuniaga sebelum toko buka, antara lain sebagai berikut.
1) Membersihkan area penjualan.
2) Merapikan, menyusun, dan memajang produk.
3) Memeriksa kebersihan fixture dan area penjualan lainnya.
4) Memeriksa kelengkapan label harga sekaligus memeriksa persediaan atau stock produk. Pada beberapa toko, stock opname dilakukan sebelum toko buka.
5) Memperhatikan pengumuman-pengumuman dan program/kebijakan promosi.
6) Mengikuti meeting atau pengarahan.
7) Mengenakan semua perlengkapan kerja dan seragam yang telah ditentukan.
b. Kegiatan pramuniaga selama toko beroperasi.
Kegiatan pramuniaga selama toko beroperasi, antara lain sebagai berikut.
1) Menyambut pelanggan dengan senyuman dan sapaan yang ramah.
2) Menjaga dan merapikan produk-produk yang dijual.
3) Mengisi kembali produk yang telah terjual.
4) Mengambil alih tugas kolega yang sedang cuti/off/sakit.
5) Mengucapkan terima kasih kepada pelanggan.
6) Menjaga keamanan produk yang dijual dan kebersihan area penjualan.
c. Kegiatan pramuniaga saat toko menjelang atau sudah tutup.
Kegiatan pramuniaga saat toko menjelang atau sudah tutup, antara lain sebagai berikut.
1) Mengucapkan sapaan, “Selamat siang/malam” dan “Terimakasih sudah berbelanja” kepada pelanggan.
2) Menutup produk-produk yang dijual dengan kain penutup.
3) Memastikan area penjualan tetap bersih dan aman dari bahaya kebakaran.
4) Melakukan stock opnname.
5) Mengikuti pengarahan dari atasan sebelum pulang kerja.
D. Pelayanan Prima (Excellent Service)
Konsep pelayanan prima (excellent service) yang dapat diberikan kepada konsumen, yaitu sebagai berikut.
1. Perhatian Penuh (Attention)
Perhatian (attention) adalah kepedulian penuh akan kebutuhan dan keinginan pelanggan. Perhatian dapat juga dimaksudkan sebagai pemahaman atas saran dan kritik pelanggan. Bentuk-bentuk perhatian penuh, meliputi mendengarkan dan memahami kebutuhan pelanggan, mengamati dan menghargai perilaku pelanggan, dan mencurahkan perhatian penuh kepada pelanggan.
2. Cara Bersikap (Attitude)
Sikap-sikap yang diharapkan adalah baik, ramah, mudah tersenyum, penuh simpatik, berbahasa santun, mampu melayani dengan baik, dan mempunyai rasa memiliki yang tinggi terhadap perusahaan. Sementara itu, hal-hal yang harus ditinggalkan, yaitu tidak ramah terhadap pelanggan, tidak simpatik, dan bekerja hanya sekedar menjalankan kewajiban. Sikap dan perilaku utama yang harus dimiliki oleh petugas layanan pelanggan, baik dalam pelayanan secara tatap muka maupun lewat telepon, antara lain sebagai berikut.
a. Menyambut setiap pelanggan dengan ramah dan menyenangkan.
Petugas tidak boleh membiarkan pelanggan menunggu lama.
b. Konsisten dalam merealisasikan hal-hal yang sudah dijanjikan. Petugas tidak boleh membuat janji-janji yang sulit ditepati atau asal bunyi saja.
c. Jika telepon berdering, petugas harus segera mengangkatnya, lalu memberikan respons. Petugas tidak boleh membiarkan telepon berdering selama tiga kali tanpa meresponnya.
d. Menerima pelanggan dengan wajar, sopan, dan penuh perhatian. Petugas tidak boleh bertindak terlalu akrab, sehingga secara tidak sadar keluar dari etika kesopanan.
e. Terampil dalam berkomunikasi dan mampu mendengarkan saran dan maksud pelanggan. Petugas tidak boleh bersikap sembrono dalam berkomunikasi atau tidak menghargai pelanggan.
f. Memiliki pengetahuan produk (product knowledge) yang lengkap dan jelas.
g. Menguasai keterampilan menangani dan menyelesaikan keluhan pelanggan yang berbeda-beda dengan tuntas.
h. Berkontak mata dengan pelanggan dan memperhatikan pembicaraan secara penuh.
i. Berbicara dengan nada suara sopan, jelas, dan ditambah dengan senyuman yang berkesan.
j. Apabila pelanggan melakukan suatu transaksi, petugas harus mampu menghargai pelanggan dengan mengucapkan terima kasih. Jika pengunjung tidak jadi berbelanja, pramuniaga harus selalu memberi salam dan ucapan terima kasih juga.
3. Konsep Tindakan (Action)
Tindakan (action) adalah kegiatan nyata yang harus dilakukan dalam memberikan layanan kepada konsumen. Pelayanan dengan konsep tindakan, meliputi mencatat setiap pesanan dan kebutuhan para pelanggan, menegaskan kembali kebutuhannya, memenuhi kebutuhan konsumen, dan menyatakan terima kasih dengan harapan konsumen akan kembali lagi. Dasar-dasar tahapan untuk mencapai tindakan (action) yang efektif adalah sebagai berikut.
a. Memahami kebutuhan konsumen.
b. Mengecek bahwa catatan yang ada sudah lengkap dan benar, kemudian tanyakan jika ada yang tidak yakin mengenai hal tersebut.
c. Menentukan sikap yang dapat dilakukan, tinjau ulang apa yang dibutuhkan, dan amati hal-hal yang dapat dilaksanakan secara realistis.
d. Ambil tindakan sesuai rencana, pastikan konsumen lebih tahu yang diharapkannya. Cek kembali bahwa tindakan (action) nyata sudah dilakukan.
e. Pastikan konsumen tetap diberi informasi. Jika ada masalah yang tidak bisa dihindarkan atau terjadi keterlambatan, biarlah konsumen mengetahui dan menyetujui suatu rencana baru.
f. Tidak menunda-nunda tugas atau pekerjaan.
g. Penuhi kebutuhan konsumen.
h. Layani konsumen dengan antusias, tulus, dan sepenuh hati.
4. Pelayanan Terbaik (Best Service)
Cara-cara terbaik untuk melayani pelanggan adalah sebagai berikut.
a. Mendengarkan keinginan pelanggan.
Pelanggan tentu menginginkan sebuah solusi dari masalah yang mereka miliki. Ketika pelanggan bercerita dan mengeluhkan sebuah masalah, cara melayani yang tepat adalah mendengarkan dan memperhatikan denganbaik setiap detail kebutuhan pelanggan.
b. Tidak mengabaikan pelanggan.
Pelanggan hanya ingin dilayani dengan cepat. Jangan pernah mengabaikan pelayanan kepada pelanggan. Buatlah janji yang dapat ditepati dalam memenuhi pesanan pelanggan.
c. Mengakomodasi kebutuhan pelanggan.
Melayani dan mendengarkan setiap permintaan dan kebutuhan pelanggan bukanlah hal yang mudah. Memberikan pelayanan terbaik dimulai dari mendengarkan hingga memenuhi janji kepada pelanggan.
d. Membangun kepercayaan.
Banyak cara yang dapat dilakukan dalam upaya membangun kepercayaan bagi pelanggan. Ketika suatu usaha/toko mampu memberikan hal-hal yang diinginkan pelanggan dan terus memberikan pelayanan terbaik, secara otomatis pelanggan akan percaya dengan produk yang ditawarkan.
e. Hidupkan nilai-nilai perusahaan.
Perusahaan yang dapat bertahan lama di pasaran, harus dapat menghidupkan nilai-nilainya. Salah satu caranya adalah melalui pelayanan terbaik kepada pelanggan. Setiap karyawan perusahaan harus tahu cara ini karena tidak menutup kemungkinan mereka akan bertemu dengan salah satu pelanggan di luar perusahaan.
SUMBER:
Nuryati, Puji. Utami Hadiyanti., dan Dwi Harti. 2019. Penataan Produk Untuk SMK/MAK Kelas XII. Jakarta: Penerbit Erlangga.
Kalo menurut kamu konten ini bermanfaat, share ke temen-temen yang membutuhkan ya! 😊