2012 LAPORAN KETUA AUDIT NEGARA SIRI 1 PENGURUSAN AKTIVITI BADAN BERKANUN PERSEKUTUAN DAN PENGURUSAN SYARIKAT SUBSIDIARI Untuk Mengetahui Tindakan-Tindakan Yang Telah/Sedang/Akan Diambil Oleh Pihak Kementerian/Jabatan/Agensi Terhadap Isu-Isu Yang Dilaporkan Dalam Laporan Ini, Sila Baca Laporan Maklum Balas Daripada Perbendaharaan Malaysia Ke Atas Isu-Isu Utama Dalam Laporan Ketua Audit Negara Mengenai Aktiviti Kementerian/Jabatan Serta Pengurusan Syarikat Kerajaan Persekutuan Dan Mengenai Pengurusan Aktiviti Badan Berkanun Persekutuan Serta Pengurusan Syarikat Subsidiari Bagi Tahun 2012 Siri 1 JABATAN AUDIT NEGARA MALAYSIA 3. Seksyen 6(d) Akta Audit 1957, menghendaki Ketua Audit Negara menjalankan pengauditan untuk menilai sama ada aktiviti Badan Berkanun Persekutuan diuruskan dengan cekap, berhemat dan selaras dengan objektif aktiviti berkenaan. Pengauditan tersebut melibatkan pelbagai aktiviti seperti pengurusan geran, perolehan, pembinaan, penyenggaraan, pengurusan pelaburan, pengurusan aset dan aktiviti peningkatan sosioekonomi. Laporan ini mengandungi perkara yang telah diperhatikan hasil daripada pengauditan terhadap 7 projek/aktiviti. 4. Pada umumnya, terdapat kelemahan seperti improper payment, kerja/bekalan tidak mengikut spesifikasi/tidak berkualiti/tidak sesuai, kelewatan tidak munasabah, pembaziran, kelemahan dalam pengurusan hasil dan pengurusan aset. Kelemahan tersebut adalah disebabkan oleh kecuaian dalam mematuhi peraturan/prosedur yang ditetapkan oleh Kerajaan; kurang teliti semasa merancang projek/aktiviti dan menetapkan skop serta spesifikasi tender; tidak memantau dengan kerap dan teliti kerja-kerja kontraktor/perunding/pembekal; kurang kemahiran dalam pengurusan projek; lewat membuat keputusan mengenai perolehan; sistem maklumat agensi yang tidak lengkap dan tidak kemas kini; kurang memberi perhatian terhadap keberhasilan/impak sesuatu projek/aktiviti dan kekurangan peruntukan untuk penyenggaraan aset. 5. Selain itu, pengauditan juga dijalankan terhadap syarikat subsidiari Badan Berkanun Persekutuan yang mana lebih daripada 50% ekuitinya dipegang oleh Badan Berkanun Persekutuan. Pengauditan ini dijalankan untuk menilai sama ada syarikat berkenaan telah melaksanakan pengurusan aktiviti, tadbir urus korporat dan pengurusan kewangan dengan cekap serta berhemat selaras dengan objektif penubuhannya. Analisis juga dibuat terhadap prestasi kewangan syarikat subsidiari berkenaan. Perkara yang diperhatikan hasil daripada pengauditan terhadap analisis prestasi kewangan bagi tahun kewangan 2009 hingga 2011, pengurusan aktiviti, tadbir urus korporat dan pengurusan kewangan bagi 3 syarikat subsidiari dilaporkan dalam Laporan sesi pembentangan pertama tahun 2013. 6. Semua Ketua Pegawai Eksekutif Badan Berkanun Persekutuan dan syarikat subsidiari berkenaan telah dimaklumkan terlebih dahulu tentang perkara yang akan dilaporkan untuk pengesahan mereka dan maklum balas yang diterima telah diambil kira dalam Laporan ini. Dalam Laporan Ketua Audit Negara ini, sebanyak 37 syor telah dikemukakan kepada Ketua Pegawai Eksekutif Badan Berkanun Persekutuan berkenaan untuk tindakan pembetulan atau pemantauan bagi mengelakkan kelemahan yang sama daripada berulang. Badan Berkanun Persekutuan harus membudayakan dua akronim CTI PCI iaitu Cepat, Tepat dan Integriti; dan Productive, Creative and Innovative seperti mana hasrat Kerajaan dalam proses transformasi untuk menangani kelemahan dalam pengurusan aktiviti dan syarikat subsidiarinya serta meningkatkan kualiti kerja. viii 7. Saya ingin merakamkan ucapan terima kasih kepada semua pegawai Badan Berkanun Persekutuan dan syarikat subsidiari Badan Berkanun Persekutuan yang telah memberi kerjasama kepada pegawai saya sepanjang pengauditan dijalankan. Saya juga ingin melahirkan penghargaan dan terima kasih kepada pegawai saya yang telah berusaha gigih serta memberikan sepenuh komitmen untuk menyiapkan Laporan ini. (TAN SRI DATO SETIA HAJI AMBRIN BIN BUANG) Ketua Audit Negara Malaysia Putrajaya 25 Mac 2013 ix PENGENALAN PENGENALAN 1. Mengikut tafsiran Akta Badan Berkanun (Akaun dan Laporan Tahunan) 1980 (Akta 240) Badan Berkanun adalah sebuah pertubuhan yang diperbadankan mengikut undang-undang Persekutuan. Badan Berkanun merupakan badan korporat atau agensi Kerajaan Malaysia yang diperbadankan oleh undang-undang penubuhan bagi maksud Kerajaan Persekutuan tetapi tidak termasuk pihak berkuasa tempatan atau perbadanan di bawah Akta Syarikat 1965. 2. Badan Berkanun Persekutuan ditubuhkan bertujuan untuk melaksanakan dasar Kerajaan melalui program dan aktiviti yang ditetapkan secara profesional dan berkesan. Setiap Badan Berkanun Persekutuan yang ditubuhkan adalah tertakluk kepada akta tubuh atau akta subsidiari yang diperbadankannya di bawah akta induk dan berfungsi mengikut tujuan penubuhannya. Ia mempunyai kuasa autonomi seperti yang ditetapkan oleh akta tubuhnya. Namun, sebuah Lembaga Pengarah perlu diwujudkan untuk melaksanakan fungsi, pentadbiran, pengurusan dan aktivitinya. Lembaga Pengarah mempunyai kuasa untuk membuat keputusan mengenai aspek pentadbiran dan pengurusan Badan Berkanun Persekutuan. Ahli Lembaga Pengarah adalah terdiri daripada wakil Perbendaharaan, Kementerian berkenaan, pegawai kerajaan dan ahli korporat yang mempunyai kemahiran berkaitan aktiviti Badan Berkanun Persekutuan. Pelantikan dan penamatan keahlian Lembaga Pengarah adalah di bawah bidang kuasa Menteri berkenaan. Setiap Badan Berkanun Persekutuan diletakkan di bawah Menteri yang bertanggungjawab seperti yang ditetapkan oleh akta tubuh atau mengikut Ministerial Functions Act 1969 (Akta 2) pindaan tahun 1999. Bidang kuasa Badan Berkanun Persekutuan adalah luas dan antaranya boleh meminjam, memberi pinjaman, melabur, menubuhkan syarikat subsidiari, mengurus kumpulan wang dan akaun amanah serta melaksanakan program atau aktiviti tertakluk kepada akta tubuhnya. Sebahagian Badan Berkanun Persekutuan bergantung kepada geran kerajaan untuk melaksanakan aktivitinya manakala yang lain membiayai operasinya daripada sumber dana sendiri. 3. Dari segi pengurusan kewangan, Badan Berkanun Persekutuan boleh menggubal peraturan kewangan, sistem dan prosedur sendiri serta menetapkan polisi perakaunan selagi tidak bercanggah dengan dasar kerajaan dan standard perakaunan yang diterima umum. Semua Badan Berkanun Persekutuan menyedia penyata kewangan berdasarkan asas akruan bagi setiap tahun kewangan. Akta Badan Berkanun (Akaun dan Laporan Tahunan) 1980 (Akta 240) menghendaki Badan Berkanun Persekutuan mengemukakan penyata kewangan kepada Ketua Audit Negara untuk diaudit dalam tempoh 6 bulan selepas berakhir tahun kewangan berkenaan. Akta yang sama juga memperuntukkan pengauditan penyata kewangan Badan Berkanun Persekutuan xiii adalah tertakluk kepada Akta Audit 1957. Badan Berkanun Persekutuan dikehendaki mengemukakan penyata kewangan yang telah diaudit berserta laporan aktivitinya kepada Menteri dalam tempoh sebulan selepas pengesahan Audit. Menteri berkenaan pula perlu memastikan laporan tersebut dibentangkan di Parlimen secepat mungkin. 4. Sehingga akhir tahun 2012, sebanyak 124 Badan Berkanun Persekutuan telah ditubuh untuk melaksanakan fungsi sebagaimana ia diperbadankan. xiv i. Kontraktor gagal menyiapkan kerja mengikut tempoh yang ditetapkan; ii. Tempoh lanjutan masa (EOT) telah melebihi tempoh yang diperuntukkan bagi menyiapkan projek mengikut kontrak; iii. Kerja pembinaan kurang berkualiti dan tidak mengikut spesifikasi yang ditetapkan; iv. Peruntukan kewangan tidak mencukupi; v. Projek pembinaan tidak mendapat kelulusan merancang daripada Pihak Berkuasa Tempatan; vi. Perjanjian hak penggunaan dan sewaan tanah belum dimeterai; vii. Pemilihan kontraktor yang tidak mengikut syarat; viii. Perbezaan peratusan kemajuan kerja antara MARDI dan kontraktor; dan ix. Pemantauan projek yang kurang memuaskan. c. Pihak Audit mengesyorkan Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani dan MARDI mengambil tindakan seperti berikut: i. MARDI hendaklah mendapatkan kelulusan kebenaran merancang pelan susun atur projek pembangunan TBNSA daripada Pihak Berkuasa Tempatan bagi mengelakkan risiko projek Fasa 2 dan Fasa 3 tidak dapat diteruskan. ii. Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani dan Kerajaan Negeri Selangor perlu mengadakan rundingan untuk mempercepatkan proses hak penggunaan dan kadar sewaan tanah dengan segera demi menjamin kepentingan semua pihak. iii. MARDI hendaklah mematuhi semua peraturan Kerajaan yang berkaitan dalam menguruskan pembangunan TBNSA. iv. Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani dan MARDI hendaklah mengambil tindakan segera menamatkan kontrak dan melantik kontraktor penyelamat sekiranya kontraktor tidak berupaya memperbaiki prestasinya dan kemajuan kerja lewat melebihi 20 peratus atau 2 bulan selaras dengan peraturan yang ditetapkan. v. MARDI hendaklah memantau projek pembangunan TBNSA dengan rapi bagi memastikan kerja pembinaan berkualiti, mengikut spesifikasi dan siap mengikut tempoh yang ditetapkan. 3. UNIVERSITI MALAYSIA SABAH - Pengurusan Penyenggaraan Dan Perkhidmatan Sistem Mekanikal Dan Elektrikal a. Pada tahun 2006 Universiti Malaysia Sabah (UMS) telah menswastakan penyenggaraan dan perkhidmatan sistem mekanikal dan elektrikal. Kontraktor telah dilantik secara rundingan terus oleh Kementerian Kewangan pada 6 Oktober 2006 untuk melaksanakan kerja-kerja operasi dan xviii penyelenggaraan Sistem Mekanikal dan Elektrikal termasuk infra di kampus induk UMS, Kota Kinabalu dan Kampus Antarabangsa Labuan. Pelaksanaan tanggungjawab berdasarkan kepada 2 kontrak iaitu: i. Perkhidmatan Operasi dan Penyelenggaraan Sistem Mekanikal dan Elektrikal di Bangunan Fasa 1A, Fasa 1B dan Infra bernilai RM43.29 juta bagi tempoh 36 bulan berkuat kuasa mulai 1 Ogos 2007 sehingga 31 Julai 2010. ii. Kerja-kerja Penyelenggaraan dan Perkhidmatan Sistem Mekanikal dan Elektrikal Di Bangunan Fasa 2A dan Kampus Antarabangsa Labuan. Kontrak Fasa 2 bernilai RM37.80 juta dengan tempoh kontrak selama 36 bulan berkuat kuasa 1 Mac 2010 sehingga 28 Februari 2013 dan diberi opsyen lanjutan selama 24 bulan juga dilantik secara rundingan terus oleh Kementerian Kewangan pada 17 Jun 2009. b. Pengauditan yang dijalankan dari bulan Oktober hingga Disember 2012 mendapati secara keseluruhannya, penyenggaraan mekanikal dan elektrikal terhadap aset UMS tidak diuruskan dengan teratur. Antara kelemahan yang diperhatikan adalah: i. Bayaran lebihan dan bayaran tidak dapat disahkan berjumlah RM6.66 juta telah dibayar kepada kontraktor. ii. Bilangan aset yang perlu disenggarakan berbeza seperti berikut: Bilangan dalam Senarai Kuantiti (BQ) di kontrak berbeza dengan bilangan di tapak lokasi. Bilangan dalam jadual Planned Preventive Maintenance berbeza dengan bilangan dalam BQ di kontrak. iii. Sistem Pengurusan Penyenggaraan Berkomputer yang berfungsi untuk merekod semua kerja penyenggaraan dan menjana laporan bagi menilai prestasi kontraktor tidak digunakan sepenuhnya oleh UMS kerana data aset adalah tidak kemas kini di mana terdapat perbezaan antara rekod. iv. Building Automation System (BAS) yang dibangunkan untuk memantau serta mengawal kemudahan sistem mekanikal dan elektrikal, kawalan jana kuasa elektrik, sistem keselamatan, sistem amaran kebakaran dan lain-lain tidak berfungsi sepenuhnya sebab Software BAS tidak dapat diaktifkan. v. Item Preliminaries (aset) dalam kontrak telah diserahkan kepada UMS tetapi aset tersebut tidak dapat dikesan. c. Pihak Audit mengesyorkan UMS perlu mengambil tindakan seperti berikut bagi mengatasi kelemahan yang dibangkitkan: xix i. UMS perlu mengkaji semula terma dan syarat kontrak untuk memastikan kontrak penyenggaraan tersebut memelihara kepentingan Kerajaan. Semua kontrak hendaklah disemak oleh Pegawai Undang-undang bagi memastikan semua syarat kontrak adalah teratur dan selaras dengan semua perundangan dan peraturan. ii. UMS hendaklah menyemak semula semua bayaran yang tidak teratur supaya amaun terlebih bayar diselaras dengan bayaran yang akan datang. Sekiranya terdapat kecuaian, UMS perlu mengenakan tindakan surcaj/tatatertib terhadap pegawai yang bertanggungjawab. iii. UMS hendaklah memastikan Sistem Pengurusan Penyenggaraan Berkomputer dan Building Automation System berfungsi dengan sempurna untuk menyelaraskan semua kerja penyenggaraan aset terutamanya penyenggaraan mekanikal dan elektrikal. iv. UMS hendaklah menyelenggara dokumen seperti Operation and Maintenance Manual dan As Built Drawings dengan teratur dan sistematik bagi tujuan rujukan dan pemantauan. v. UMS hendaklah memantau dan menyelia kemajuan kerja kontraktor dari semasa ke semasa bagi memastikan kerja yang dilaksanakan mengikut spesifikasi dalam kontrak. Kerja yang tidak mematuhi spesifikasi hendaklah diambil tindakan penambahbaikan dengan segera. 4. UNIVERSITI MALAYSIA KELANTAN - Pengurusan Pembinaan Kampus a. Projek Pembinaan Kampus Universiti Malaysia Kelantan (UMK) telah dirancang di kawasan seluas 779 ekar di Daerah Bachok dan seluas 250 ekar di Daerah Jeli. Kampus Bachok akan menempatkan Fakulti Teknologi Kreatif Dan Warisan serta Fakulti Keusahawanan Dan Perniagaan manakala Kampus Jeli menempatkan Fakulti Agro Industri Dan Sumber Asli. Rancangan pembangunan kampus telah dibuat secara berperingkat dimulakan dengan Fasa 1 yang dirancang membangunkan 3 fakulti dan asrama dengan kapasiti 800 pelajar serta kemudahan pentadbiran. Melalui Rancangan Malaysia Kesembilan (RMKe-9), Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) telah meluluskan peruntukan sejumlah RM165.70 juta kepada UMK bagi Projek Pembinaan Kampus UMK Fasa 1. Projek ini melibatkan pembinaan Kampus UMK Bachok iaitu Pakej 1 (Kerja Tanah dan Infrastruktur) dan Pakej 2 (Kerja Bangunan) dengan peruntukan berjumlah RM100 juta serta pembinaan Kampus UMK Jeli iaitu bangunan kampus berjumlah RM41.40 juta dan asrama berjumlah RM24.30 juta. KPT sebagai pemilik Projek Pembinaan Kampus UMK telah menyerahkan kuasa kepada Jabatan Kerja Raya (JKR) Cawangan Pengajian Tinggi bagi melaksanakan projek tersebut. Pengarah JKR Negeri Kelantan telah dilantik sebagai Pegawai Penguasa untuk melaksanakan projek ini. xx b. Pengauditan yang dijalankan antara bulan September hingga Disember 2012 mendapati secara keseluruhannya, pengurusan projek pembinaan kampus UMK adalah kurang memuaskan. Antara kelemahan dalam pengurusan projek pembinaan kampus UMK adalah seperti berikut: i. Projek lewat disiapkan antara 176 hingga 445 hari. ii. Lanjutan masa lewat dipohon oleh kontraktor dan kelulusan lewat dikeluarkan oleh JKR Negeri Kelantan. iii. Perubahan kerja dilaksanakan sebelum kelulusan Arahan Perubahan Kerja. iv. Kerja pembinaan tidak mengikut spesifikasi, kualiti kerja tidak memuaskan dan spesifikasi kerja tidak sesuai. v. Kegagalan struktur bumbung menyebabkan bumbung runtuh sebanyak 3 kali di Kampus Bachok. vi. Kemudahan asrama dan fasiliti tidak mencukupi untuk menampung bilangan pelajar. vii. Pemantauan projek yang kurang berkesan. c. Pihak Audit mengesyorkan UMK dan JKR melaksanakan perkara seperti berikut: i. JKR hendaklah membuat pemeriksaan menyeluruh dan memastikan semua kecacatan dan kerja pembinaan yang belum disiapkan dibaiki dengan segera oleh kontraktor sebelum tempoh tanggungan kecacatan tamat. Pemantauan berterusan perlu dilaksanakan untuk memastikan kerja pembaikan adalah berkualiti. ii. JKR hendaklah memastikan kerja pembinaan yang tidak mengikut spesifikasi dan tidak sesuai diambil tindakan segera bagi menjamin keselamatan dan keselesaan pengguna serta mencapai objektif pembinaan. iii. JKR hendaklah membuat kajian menyeluruh terhadap reka bentuk dan pemasangan struktur bumbung bagi memastikan kejadian bumbung runtuh tidak berulang demi menjaga keselamatan pengguna. iv. UMK hendaklah memastikan kemudahan asrama dan fasiliti yang lengkap dan sempurna disediakan kepada pelajar dan kakitangan bagi mewujudkan suasana pembelajaran yang kondusif. 5. UNIVERSITI UTARA MALAYSIA - Pengurusan Aset a. Kampus Universiti Utara Malaysia (UUM) dibina dengan kos berjumlah RM580 juta mempunyai kemudahan penginapan yang dilengkapi perabot dan kelengkapan lain untuk pelajar. UUM telah melaksanakan projek xxi penyewaan perabot di 10 Dewan Penginapan Pelajar (DPP) untuk menampung seramai 20,000 pelajar. Peruntukan daripada Kementerian Pengajian Tinggi bagi perolehan peralatan, penyewaan perabot dan penyenggaraan peralatan adalah berjumlah RM31.65 juta bagi tempoh tahun 2010 hingga 2012. Pengurusan aset di UUM dilaksanakan oleh Unit Perolehan Dan Aset di Jabatan Bendahari, Jabatan Pembangunan Dan Penyenggaraan, Pusat Komputer dan Pusat Tanggungjawab. b. Pengauditan yang dijalankan antara bulan Oktober sehingga bulan November 2012 mendapati pengurusan aset dan sewaan perabot yang dilaksanakan oleh UUM adalah kurang memuaskan. Antara kelemahan tersebut adalah seperti berikut: i. Kelemahan dalam pengurusan dan pelaksanaan sewaan perabot di DPP. ii. Aset dan inventori berjumlah RM920,871 belum didaftarkan. iii. Perancangan perolehan aset tidak dibuat dengan teliti menyebabkan peralatan yang dibeli tidak digunakan. iv. Kelewatan penyenggaraan aset menyebabkan aset tidak dapat digunakan secara optimum, mengurangkan jangka hayat aset, memerlukan ruang tambahan untuk penempatan aset dan UUM perlu menanggung kos pembaikan yang tinggi. v. Penempatan aset tidak teratur menyebabkan kesukaran menguruskan peralatan, keadaan tidak selamat dan membahayakan keselamatan pengguna. vi. Kelemahan dalam penyelenggaraan rekod menyebabkan risiko terhadap kehilangan dan penyalahgunaan aset. vii. Kes kehilangan dan hapus kira lewat diselesaikan menyebabkan kelewatan tindakan surcaj atau tatatertib ke atas pegawai terlibat. viii. Kelewatan pelupusan menyebabkan ruang simpanan tambahan diperlukan, kemerosotan nilai aset dan UUM tidak mendapat hasil pulangan yang terbaik. c. Pihak Audit mengesyorkan UUM memberi pertimbangan bagi menambah baik pengurusan aset dan sewaan perabot seperti berikut: i. UUM hendaklah merancang perolehan aset dengan teliti supaya aset digunakan secara optimum bagi mengelakkan pembaziran. ii. UUM hendaklah memantau dengan rapi dan berkesan terhadap aset bagi memastikan aset yang dibekalkan mengikut spesifikasi, berada dalam keadaan yang baik serta mematuhi syarat dan terma perjanjian yang dipersetujui. xxii iii. UUM hendaklah menjalankan pemeriksaan fizikal terhadap semua aset bagi memastikan kewujudannya dan sentiasa dalam keadaan baik untuk digunakan. iv. UUM hendaklah mematuhi prosedur pelupusan, kehilangan dan hapus kira aset dan inventori mengikut peraturan yang ditetapkan. Rekod aset hendaklah dikemas kini dengan lengkap dan teratur. 6. KUMPULAN WANG SIMPANAN PEKERJA - Pengurusan Pelaburan Hartanah Luar Negara a. Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) ditubuhkan di bawah Ordinan Kumpulan Wang Simpanan Pekerja pada tahun 1951 sebagai skim persaraan wajib dan dikawal selia oleh Kementerian Kewangan. Mulai 1 Jun 1991, Ordinan ini telah dipinda dan diganti dengan Akta Kumpulan Wang Simpanan Pekerja 1991 (Akta 452). Seksyen 26(2)(e) membenarkan KWSP untuk melabur di luar Malaysia dengan kebenaran bertulis daripada Menteri Kewangan. Sehubungan ini, KWSP telah memilih pelaburan hartanah sebagai salah satu komponen alokasi aset strategik tahunannya untuk mengoptimumkan pulangan bagi tujuan pembayaran dividen tahunan. KWSP telah membuat pelaburan di luar negara seperti di United Kingdom melalui subsidiarinya iaitu KWASA Global (Jersey) Limited, pelaburan di Australia melalui CIMB Trust Capital Australia Office Fund No. 1 (AOF1) dan Goodman Industrial Trust manakala pelaburan di Singapura melalui usaha sama dengan Guocoland Singapore Pte. Limited. b. Pengauditan yang dijalankan antara bulan Julai hingga bulan September 2012 mendapati pengurusan pelaburan hartanah KWSP di United Kingdom telah diuruskan dengan baik. Penjelasan lanjut mengenai pengurusan hartanah adalah seperti berikut: i. Prestasi keseluruhan pelaburan KWSP sehingga tahun 2012 adalah berjumlah RM526.75 bilion dan sejumlah RM12.75 bilion adalah merupakan pelaburan hartanah dan infrastruktur; ii. Pelaburan hartanah dan infrastruktur telah meningkat sejumlah RM2.94 bilion dari tahun 2011 menjadi RM12.75 bilion pada tahun 2012; iii. KWSP telah memperoleh pendapatan pelaburan kasar berjumlah RM31.02 bilion pada tahun 2012 berbanding RM27.23 bilion pada tahun 2011 dan RM24.06 bilion pada tahun 2010; iv. KWSP telah menerima pulangan pelaburan hartanah sejumlah RM596 juta pada tahun 2012 iaitu pencapaian sebanyak 16 peratus melebihi sasaran pendapatan yang berjumlah RM515 juta. xxiii c. Pihak Audit berpendapat secara keseluruhannya, pengurusan pelaburan hartanah luar negara KWSP di United Kingdom adalah baik dan memberi pulangan yang menguntungkan serta mencapai objektif pelaburan yang ditetapkan. Pelaburan hartanah KWSP pada tahun 2012 telah meningkat kepada RM12.75 bilion berbanding RM9.81 bilion pada tahun 2011. Pendapatan pelaburan hartanah pada tahun 2012 berjumlah RM595.63 juta meningkat sejumlah RM286.03 juta atau 92.4 peratus berbanding sejumlah RM309.60 juta pada tahun 2011. 7. KUMPULAN WANG PERSARAAN (DIPERBADANKAN) - Pengurusan Pelaburan Ekuiti a. Pelaburan Kumpulan Wang Persaraan (Diperbadankan) (KWAP) terdiri daripada Saham Tersiar Harga, Saham Tidak Tersiar Harga, Sekuriti Kerajaan Malaysia, Sekuriti Hutang Persendirian, Bon Kuasi, Pengurus Dana Luar, Penyertaan Dalam Dana Ekuiti Persendirian, Pinjaman, Pelaburan Dalam Syarikat Subsidiari dan Syarikat Bersekutu serta Pasaran Wang. Sehingga 31 Disember 2012, pelaburan KWAP berjumlah RM86.75 bilion iaitu 97.8 peratus daripada dana KWAP berjumlah RM88.73 bilion. Pengurusan dalaman portfolio pelaburan ekuiti dilaksanakan oleh Jabatan Ekuiti KWAP manakala pengurusan luaran pula dilaksanakan oleh Pengurus Dana Luar. Setakat 31 Disember 2012, kos pelaburan ekuiti KWAP adalah berjumlah RM30.15 bilion dan jumlah pendapatan keseluruhan pelaburan ekuiti berjumlah RM3.14 bilion dengan pulangan atas pelaburan (ROI) sebanyak 11.3 peratus. b. Pengauditan yang dijalankan antara bulan Jun sehingga bulan September 2012 mendapati pelaburan ekuiti telah diuruskan dengan baik dan mencapai objektifnya. Bagaimanapun, terdapat beberapa kelemahan yang dikenal pasti seperti berikut: i. Pelaburan KWAP dalam saham TIME dotcom Berhad (TdC) menyebabkan KWAP menanggung kerugian kerana tiada pulangan dividen, kerugian belum direalisasi berjumlah RM302.10 juta serta rugi terjejas atas penjualan TdC berjumlah RM209.55 juta. ii Sebanyak 3 kaunter Saham Tersiar Harga yang telah dikeluarkan daripada KWAP Universe of Securities masih lagi terdapat di senarai kaunter saham yang aktif dalam Sistem Pelaburan Integrated Fund Investment Management System (MFUND). iii. Penyelenggaraan rekod kertas kerja dan minit mesyuarat Jawatankuasa Pelaburan tidak dikemas kini. xxiv c. Pihak Audit mengesyorkan KWAP mengambil tindakan terhadap perkara berikut: i. Panel Pelaburan KWAP hendaklah memastikan pelaburan ekuiti dibuat dalam syarikat yang mampu berdaya saing dan boleh memberi pulangan dalam bentuk dividen dan keuntungan modal. ii. Bahagian Pengurusan Pelaburan KWAP hendaklah mengemas kini dan menyelenggara rekod pelaburan supaya lebih teratur. 8. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA - Pelaksanaan Sistem Perakaunan Berkomputer SAGA Di Badan Berkanun Persekutuan a. Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) telah memulakan projek membiayai pelaksanaan Standard Accounting System For Government Agencies (SAGA) Fasa 1 di 12 Badan Berkanun Persekutuan (BBP) pada tahun 2005 dengan kos berjumlah RM10.75 juta. JANM juga telah melantik perunding bagi membantu pelaksanaan perluasan SAGA ini dengan kos berjumlah RM5.88 juta. Selain Fasa 1, JANM telah melaksanakan projek perluasan SAGA Fasa 2 di 10 BBP pada tahun 2008 dengan kos berjumlah RM12.11 juta. Pelaksanaan SAGA Fasa 3 pula bermula pada tahun 2007 melibatkan 15 BBP dengan kos berjumlah RM2.50 juta. Fasa 3 merupakan projek menaik taraf SAGA versi 6.0, 6.4, 7.0 dan 7.2 yang sedia ada kepada versi 7.4 bertujuan memastikan kesinambungan dan keseragaman sistem untuk semua pengguna SAGA. Pada tahun 2009, pelaksanaan SAGA diteruskan dengan Fasa 4 di 7 BBP dengan kos berjumlah RM6.89 juta. Versi SAGA yang dibangunkan adalah versi 8.0 di mana mempunyai penambahan modul iaitu Report Writer dan Branch Accounting. Pada tahun 2010, perluasan SAGA diteruskan melalui Fasa 5 dengan kos berjumlah RM5.61 juta yang dilaksanakan oleh 3 pembekal. Fasa 5 merupakan fasa terakhir yang dibiayai oleh JANM. b. Pengauditan yang telah dijalankan sehingga bulan Oktober 2012 mendapati secara keseluruhannya prestasi pelaksanaan SAGA kurang memuaskan. Antara kelemahan dalam pengurusan dan pelaksanaan SAGA adalah seperti berikut: i. Prestasi pelaksanaan SAGA kurang memuaskan. ii. Kos penyenggaraan tahunan SAGA adalah tinggi iaitu antara RM114,100 hingga RM439,460. iii. Kelewatan pembangunan Projek SAGA di BBP antara 1 hingga 27 bulan. iv. Perjanjian Projek SAGA lewat ditandatangani antara 1 hingga 18 bulan. v. Kelewatan penyerahan source code oleh Century Software (M) Sdn. Berhad kepada JANM adalah antara 7 hingga 71 bulan. xxv c. Pihak Audit mengesyorkan tindakan berikut diberi pertimbangan bagi meningkatkan prestasi pelaksanaan SAGA seterusnya mencapai objektif yang ditetapkan: i. Pemantauan yang lebih berkesan hendaklah dilakukan oleh JANM secara berterusan terhadap BBP yang terlibat bagi memastikan penggunaan optimum SAGA dan masalah berkaitan diselesaikan oleh pembekal mengikut tempoh ditetapkan. ii. JANM perlu melaksanakan prosedur jaminan kualiti bagi memastikan versi SAGA yang dinaik taraf adalah sempurna. Perkara ini juga telah dibangkitkan di dalam Laporan Ketua Audit Negara Tahun 2008. iii. Penambahbaikan terhadap SAGA secara berterusan dan komitmen pembekal amat diperlukan bagi membantu BBP terus mengguna pakai sistem ini. iv. Mengkaji semula kos penyenggaraan SAGA kerana caj yang dikenakan kepada BBP adalah tinggi. v. Pengurusan perjanjian hendaklah dipertingkatkan dengan menandatangani perjanjian mengikut tempoh yang ditetapkan dan menguruskan pemilikan source code dengan sebaiknya bagi melindungi kepentingan Kerajaan dan BBP yang terlibat. BAHAGIAN II - PENGURUSAN SYARIKAT SUBSIDIARI BADAN BERKANUN PERSEKUTUAN PENDAHULUAN 9. Satu perintah yang dinamakan Perintah Audit (Akaun Syarikat) 2009 telah diwartakan pada 17 Disember 2009 bagi membolehkan Ketua Audit Negara menjalankan pengauditan terhadap syarikat subsidiari Kerajaan. Sebanyak 3 syarikat subsidiari Badan Berkanun Persekutuan telah diaudit untuk sesi pembentangan pertama tahun 2013 di Parlimen. 10. PENGURUSAN RISDA BAJA SDN. BERHAD (Syarikat Subsidiari Pihak Berkuasa Kemajuan Pekebun Kecil Perusahaan Getah) a. RISDA Baja Sdn. Berhad (RBSB) merupakan sebuah syarikat yang terlibat dalam perniagaan menyedia dan membekal baja sebatian kepada pekebun kecil yang menyertai Program Tanam Semula dan Program Peningkatan Produktiviti Getah. Selaras dengan tanggungjawab itu, RBSB bekerjasama dengan Konsortium Baja Nasional untuk mendapatkan bekalan bahan mentah yang berkualiti daripada pengeluar dunia dan menghasilkan baja sebatian. Bahan mentah tersebut akan diproses mengikut formula yang xxvi ditetapkan oleh Pihak Berkuasa Kemajuan Pekebun Kecil Perusahaan Getah (RISDA) dengan kos yang rendah. b. Pengauditan yang dijalankan pada bulan Jun 2012 mendapati secara keseluruhannya, prestasi kewangan dan pengurusan kewangan serta tadbir urus korporat RBSB adalah baik. Bagaimanapun, pengurusan aktiviti pembekalan baja sebatian yang dilaksanakan oleh syarikat adalah memuaskan. Antara kelemahan yang diperhatikan adalah seperti berikut: i. Skop tanggungjawab semua pihak terlibat dalam perjanjian antara RBSB dan RISDA tidak dinyatakan dengan jelas dan kenaan penalti sekiranya terma dan syarat tidak dipatuhi. ii. Tiada pemantauan terhadap proses pengambilan dan penghantaran baja menyebabkan berlakunya kerosakan terhadap beg baja akibat pengendalian yang tidak teratur semasa di kilang dan beg baja pecah disebabkan keadaan fizikal lori. iii. Ketiadaan kawalan terhadap penghantaran baja ke stor RISDA/SMR menyebabkan RBSB lewat mengemukakan tuntutan bayaran kepada RISDA/SMR kerana perlu memastikan nota penghantaran diterima sebelum tuntutan bayaran dibuat. c. Pihak Audit mengesyorkan RISDA dan RBSB memberi pertimbangan kepada perkara berikut: i. RISDA dan RBSB hendaklah memastikan perjanjian memperjelaskan skop tanggungjawab semua pihak terlibat dan denda hendaklah dikenakan sekiranya terma dan syarat tidak dipatuhi. ii. RBSB perlu membuat pemantauan terhadap proses pengambilan dan penghantaran baja bagi mengurangkan kerosakan terhadap beg baja. iii. RBSB hendaklah menyelesaikan masalah kelewatan penerimaan nota penghantaran dengan mengadakan perbincangan antara RISDA dan RISDA Fleet. 11. PENGURUSAN SMALLHOLDERS DEVELOPMENT CORPORATION SDN. BERHAD (Syarikat Subsidiari Pihak Berkuasa Kemajuan Pekebun Kecil Perusahaan Getah) a. Smallholders Development Corporation Sdn. Berhad (SHDC) diperbadankan di bawah Akta Syarikat 1965 pada 22 April 1978 sebagai sebuah syarikat yang dimiliki sepenuhnya oleh Pihak Berkuasa Kemajuan Pekebun Kecil Perusahaan Getah (RISDA) dengan modal dibenarkan dan berbayar berjumlah RM10 juta. Aktiviti SHDC adalah menyediakan perkhidmatan xxvii kawalan keselamatan, pengurusan dan perundingan, penyewaan, perniagaan am dan pengangkutan. b. Pengauditan yang dijalankan antara bulan Julai sehingga Ogos 2012 mendapati prestasi kewangan dan pengurusan kewangan serta tadbir urus korporat SHDC adalah baik. SHDC telah mencatat keuntungan selepas cukai sejumlah RM0.72 juta dalam tahun 2011 berbanding RM0.54 juta pada tahun 2010. Bagaimanapun, pengurusan aktiviti Perkhidmatan Kawalan Keselamatan serta Perkhidmatan Pengurusan Dan Perundingan adalah memuaskan. Antara kelemahan yang diperhatikan adalah seperti berikut: i. Sebanyak 5 jenis perkhidmatan kawalan keselamatan telah dirancang dalam Pelan Strategik Tahun 2009 sehingga 2013 tetapi hanya 2 jenis perkhidmatan sahaja dilaksanakan sehingga bulan Ogos 2012. ii. Peraturan mengenai aktiviti perkhidmatan kawalan keselamatan tidak dipatuhi sepenuhnya seperti syarat lantikan, tapisan keselamatan dan latihan. iii. Tawaran projek dan pelantikan kontraktor tidak mengikut peraturan perolehan SHDC. iv. Kegagalan kontraktor mematuhi syarat dalam perjanjian menyebabkan matlamat projek tidak dapat dicapai sepenuhnya. c. Pihak Audit mengesyorkan SHDC mengambil tindakan penambahbaikan terhadap kelemahan yang dibangkitkan supaya kelemahan tersebut tidak berulang dalam pelaksanaan projek seperti berikut: i. Menumpukan sepenuh perhatian dan memantapkan perkhidmatan kawalan statik dan rondaan yang sedia ada dan menyediakan perkhidmatan kawalan keselamatan kepada semua premis dan ladang milik RISDA serta syarikat subsidiari. ii. Memantapkan perkhidmatan kawalan keselamatan dan memastikan pekeliling Kementerian Dalam Negeri dipatuhi. iii. Mengkaji semula strategi perniagaan dan memastikan SHDC menjalankan aktiviti yang mempunyai kepakaran dan menguntungkan. iv. Menjalankan due diligence terhadap kontraktor yang dilantik bagi mengurus sesuatu projek. 12. PENGURUSAN INSTITUT PROFESIONAL BAITULMAL SDN. BERHAD (Syarikat Subsidiari Majlis Agama Islam Wilayah Persekutuan) a. Institut Profesional Baitulmal Sdn. Berhad (IPB) ditubuhkan pada 23 April 1992 di bawah Akta Syarikat 1965 dengan pegangan 70 peratus oleh Majlis Agama Islam Wilayah Persekutuan (MAIWP) dan 30 peratus oleh xxviii Yayasan Wilayah Persekutuan. Modal yang dibenarkan dan modal berbayar berjumlah RM5 juta. IPB merupakan institusi pendidikan swasta yang menawarkan kursus jangka pendek dan kursus profesional seperti The London Chamber of Commerce and Industry International Qualification (LCCIIQ), Certified Accounting Technician (CAT) serta Certified Tax Institute of Malaysia (CTIM). Selain itu, IPB juga menawarkan kursus Pra-The London Chamber of Commerce and Industry (Pra-LCCI) dan turut menjalankan program usaha sama dengan Universiti Teknologi Mara dan Universiti Terbuka Malaysia. b. Pengauditan yang dijalankan pada bulan Februari dan Mac 2012 mendapati prestasi kewangan IPB bagi tahun kewangan 2007 sehingga 2011, pengurusan kewangan serta tadbir urus korporat adalah baik. Bagaimanapun, pengurusan aktiviti mengenai pengendalian kursus adalah memuaskan kecuali perkara berikut: i. Sejumlah RM1 juta yang merupakan biasiswa Baitulmal kepada pelajar tidak diagihkan dan tidak dikembalikan kepada MAIWP. ii. Kursus Pra-LCCI bagi persediaan ke kursus LCCIIQ tidak mencapai objektif yang ditetapkan. c. Pihak Audit mengesyorkan IPB dan MAIWP mengambil tindakan terhadap perkara berikut: i. IPB perlu memastikan semua wang biasiswa Baitulmal MAIWP yang tidak diagihkan kepada pelajar dikembalikan kepada MAIWP serta menyediakan laporan agihan biasiswa secara berkala. Selain itu, MAIWP perlu menyediakan garis panduan mengenai pemberian dan pengagihan biasiswa ini supaya pengurusan biasiswa dilaksanakan dengan teratur. ii. IPB perlu mengkaji semula keperluan kursus Pra-LCCI sama ada perlu diteruskan atau digantikan dengan kursus yang bersesuaian dengan tahap akademik pelajar untuk mengelakkan pembaziran wang ringgit dan juga tenaga pengajar. xxix BAHAGIAN I PENGURUSAN AKTIVITI BADAN BERKANUN PERSEKUTUAN 1. PENDAHULUAN Selain daripada menjalankan pengauditan kewangan, Jabatan Audit Negara dikehendaki juga di bawah Seksyen 6, Akta Audit 1957 mengaudit aktiviti Kementerian/ Jabatan/Agensi Kerajaan untuk menilai sama ada ia dilaksanakan dengan cekap, berhemat serta selaras dengan objektif yang telah ditetapkan. Sebanyak 7 aktiviti Badan Berkanun Persekutuan telah dipilih untuk diaudit bagi memenuhi kehendak peruntukan Akta tersebut dan untuk sesi pembentangan pertama tahun 2013 di Parlimen. Hasil daripada pengauditan itu telah dibincangkan dengan pihak pengurusan Badan Berkanun Persekutuan yang terlibat sebaik sahaja pengauditan selesai dijalankan. Ketua Pegawai Eksekutif Badan Berkanun Persekutuan dan Kementerian berkenaan juga dimaklumkan tentang perkara yang akan dilaporkan untuk pengesahan. Maklum balas yang diterima daripada Badan Berkanun Persekutuan dan agensi berkenaan telah diambil kira dalam laporan ini. INSTITUT PENYELIDIKAN DAN KEMAJUAN PERTANIAN MALAYSIA 2. PENGURUSAN PROJEK PEMBANGUNAN TAMAN BOTANI NEGARA SHAH ALAM 2.1 LATAR BELAKANG 2.1.1 Institut Penyelidikan dan Kemajuan Pertanian Malaysia (MARDI) telah ditubuhkan di bawah Akta MARDI 1969 pada 28 Oktober 1969 dan mula beroperasi sepenuhnya pada tahun 1971. MARDI merupakan agensi yang dikawal selia oleh Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani. Objektif utama MARDI adalah untuk menjana dan mempromosi teknologi baru, wajar dan efisien untuk kemajuan industri makanan, pertanian dan industri asas tani. MARDI juga merupakan agensi pelaksana kepada projek yang dijalankan di bawah Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani dan antaranya adalah Projek Pembangunan Taman Botani Negara Shah Alam (TBNSA). 3 2.2 OBJEKTIF PENGAUDITAN Pengauditan ini dijalankan untuk menilai sama ada pengurusan projek pembangunan TBNSA telah dirancang dan dilaksanakan dengan cekap dan teratur bagi mencapai objektif yang ditetapkan. 2.3 SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN Pengauditan ini meliputi pengurusan projek pembangunan TBNSA bagi tahun 2010 hingga 2012. Semakan terhadap fail projek, rekod dan dokumen kontrak serta minit mesyuarat berkaitan projek di Ibu Pejabat MARDI dan Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani telah dijalankan. Selain itu, perbincangan dan temu bual telah diadakan dengan pegawai yang bertanggungjawab serta lawatan juga telah dibuat ke tapak projek pada 6 Disember 2012. 2.4 PENEMUAN AUDIT Pengauditan yang dijalankan antara bulan Oktober hingga Disember 2012 mendapati secara keseluruhannya pengurusan Projek Pembangunan TBNSA Fasa 1 tidak diuruskan dengan cekap dan teratur. Sebanyak 3 daripada 4 projek di bawah Fasa 1 iaitu Projek Fasa 1A, Fasa 1B dan Taman 1Malaysia telah disenaraikan sebagai projek sakit. Antara kelemahan yang diperhatikan adalah seperti berikut: i. Kontraktor gagal menyiapkan kerja mengikut tempoh yang ditetapkan; ii. Tempoh lanjutan masa (EOT) telah melebihi tempoh yang diperuntukkan bagi menyiapkan projek mengikut kontrak; iii. Kerja pembinaan kurang berkualiti dan tidak mengikut spesifikasi yang ditetapkan; iv. Peruntukan kewangan tidak mencukupi; v. Projek pembinaan tidak mendapat kelulusan merancang daripada Pihak Berkuasa Tempatan; vi. Perjanjian hak penggunaan dan sewaan tanah belum dimeterai; vii. Pemilihan kontraktor yang tidak mengikut syarat; viii. Perbezaan peratusan kemajuan kerja antara MARDI dan kontraktor; dan ix. Pemantauan projek yang kurang memuaskan. Penjelasan lanjut mengenai kelemahan yang diperhatikan adalah seperti berikut: 2.4.1 Prestasi Projek Pembangunan 2.4.1.1 Mengikut Pelan Induk TBNSA, pembangunan TBNSA dilaksanakan dengan 3 fasa yang masing-masing mengambil masa selama 18 bulan, 30 bulan dan 24 bulan. Bagaimanapun, peruntukan yang terhad menyebabkan 5 pembangunan Fasa 1 telah dilaksanakan di lokasi berlainan dan skop pembangunan yang berbeza berbanding Pelan Induk TBNSA. Fasa 1 yang melibatkan kos projek sejumlah RM17.86 juta telah dimulakan dengan pelantikan kontraktor pada tahun 2010 dan 2011. Skop kerja Fasa 1 merangkumi kerja pembinaan Visitor Center, Database Center, Taman 1Malaysia, Ticketing Bridge dan kerja infrastruktur seperti di jadual berikut: JADUAL 2.1 PROJEK PEMBANGUNAN TAMAN BOTANI NEGARA SHAH ALAM FASA 1 PERKARA PROJEK FASA 1A FASA 1B TAMAN 1MALAYSIA SUBSTATION TNB Kontraktor Hakama Bina Sdn. Berhad Juta Utusan Construction Sdn. Berhad Majusutria Sdn. Berhad SSL DEV Sdn. Berhad Skop Kerja Visitor Center dan Database Center Ticketing Bridge dan Infrastructure Tanaman dan Landskap Substation Kos Projek (RM) 8,488,192 2,685,890 3,045,800 3,638,103 Tempoh Projek 52 minggu 36 minggu 22 minggu 24 minggu Tarikh Mula 14.04.2010 03.05.2011 01.02.2011 01.02.2011 Tarikh Jangka Siap 10.04.2011 10.01.2012 05.07.2011 19.07.2011 Bilangan Lanjutan Masa (EOT) 2 kali 1 kali 1 kali 1 kali Kemajuan Kerja Pada Tarikh Akhir EOT 65.2 peratus 61 peratus 71.3 peratus 100 peratus Sumber: Dokumen Kontrak Dan Minit Mesyuarat Tapak Fasa 1 2.4.1.2 Sehingga bulan Disember 2012, Projek Substation Tenaga Nasional Berhad telah siap sepenuhnya selepas EOT pertama manakala Projek Fasa 1A, Fasa 1B dan Taman 1Malaysia tidak siap mengikut jadual yang ditetapkan. Kemajuan kerja projek Fasa 1 sehingga bulan September 2012 adalah seperti di graf berikut: 6 GRAF 2.1 KEMAJUAN KERJA PROJEK FASA 1 PADA BULAN SEPTEMBER 2012 120 100 Fasa 1A 1A PERATUS 80 60 40 71.3 65.2 61 Fasa TNB TNB Taman 1M 20 1M 0 Fasa 1B 1B BULAN / TAHUN Sumber: Minit Mesyuarat Tapak Projek *Nota: Jadual Projek Siap = Kemajuan Sebenar = -------- 2.4.1.3 Semakan lanjut terhadap prestasi Projek Pembangunan TBNSA Fasa 1 adalah seperti berikut: a. Projek Fasa 1A i. Syarikat Hakama Bina Sdn. Berhad (Kontraktor) telah dilantik secara tender terbuka untuk melaksanakan Projek Fasa 1A dalam tempoh 52 minggu iaitu dari 14 April 2010 hingga 10 April 2011 dengan kos projek berjumlah RM8.49 juta. Skop kerja kontraktor merangkumi kerja pembinaan Visitor Center, Database Center, infrastruktur dan landskap. Perbelanjaan terhadap projek ini sehingga bulan September 2012 adalah berjumlah RM3.26 juta atau 38.4 peratus daripada kos projek. Kemajuan kerja pada tarikh akhir EOT kedua adalah sebanyak 65.2 peratus seperti di graf berikut: PERATUS 120 100 80 60 40 20 0 GRAF 2.2 KEMAJUAN KERJA PROJEK FASA 1A SEHINGGA BULAN OGOS 2012 100 45.2 Sumber: Minit Mesyuarat Tapak Projek 65.9 61.9 14.04.10 10.04.11 12.10.11 22.05.12 30.08.12 TARIKH 65.2 Jadual Siap EOT 2 EOT 1 Kemajuan Sebenar 7 ii. Pihak Audit mendapati kontraktor gagal menyiapkan projek tersebut pada tarikh yang telah ditetapkan iaitu pada 10 April 2011 dan kemajuan kerja hanya mencapai sebanyak 45.2 peratus. Hasil semakan lanjut mendapati pihak kontraktor telah mengemukakan 3 permohonan EOT bagi menyiapkan projek. Bagaimanapun, hanya EOT pertama dan kedua sahaja yang diluluskan oleh Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani dan tarikh EOT kedua adalah sehingga 30 Ogos 2012. Lanjutan masa ketiga pula belum diluluskan kerana pihak kontraktor masih belum mengemukakan dokumen yang lengkap. Sehubungan itu, MARDI telah mengenakan denda lewat sejumlah RM1,600 sehari mulai 31 Ogos 2012. Justifikasi permohonan dan kelulusan EOT penyiapan projek adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 2.2 JUSTIFIKASI PERMOHONAN LANJUTAN MASA PENYIAPAN PROJEK FASA 1A BILANGAN LANJUTAN MASA PERMOHONAN TARIKH KELULUSAN TARIKH AKHIR LANJUTAN MASA JUSTIFIKASI Lanjutan Masa Pertama Lanjutan Masa Kedua 17.03.2011 12.08.2011 31.10.2011 15.10.2011 20.04.2012 30.08.2012 Kontraktor menghadapi kesulitan untuk menghantar bahan binaan dan mengeluarkan bahan binaan buangan disebabkan penggunaan terhad laluan sedia ada. Pertukaran bumbung dari bentuk Terengganu kepada bentuk Bugis. Lanjutan Masa Ketiga 07.08.2012 Permohonan Belum Diluluskan Kerana Dokumen Permohonan Tidak Lengkap. Sumber: Minit Mesyuarat Jawatankuasa Meluluskan Lanjutan Masa Kontrak, Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani iii. Semakan lanjut mendapati Jawatankuasa Meluluskan Lanjutan Masa Kontrak Kementerian telah meluluskan tempoh lanjutan masa yang lebih lama iaitu sebanyak 493 hari berbanding cadangan perunding sebanyak 380 hari. Bagaimanapun, jawatankuasa tersebut tidak memberi justifikasi bagi kelulusan tambahan tempoh EOT sebanyak 113 hari. Butiran lanjut adalah seperti di jadual berikut: 8 JADUAL 2.3 KELULUSAN LANJUTAN MASA BAGI PROJEK FASA 1A BILANGAN LANJUTAN MASA PERMOHONAN KONTRAKTOR (Hari) CADANGAN PERUNDING (Hari) KELULUSAN TEMPOH LANJUTAN MASA (Hari) TAMBAHAN TEMPOH LANJUTAN MASA TANPA JUSTIFIKASI (Hari) Lanjutan Masa Pertama Lanjutan Masa Kedua 295 142 189 47 375 238 304 66 JUMLAH 670 380 493 113 Sumber: Minit Mesyuarat Jawatankuasa Meluluskan Lanjutan Masa Kontrak Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani Pada pendapat Audit, Jawatankuasa Melulus Lanjutan Masa Kontrak Kementerian hendaklah memberi justifikasi terhadap setiap kelulusan tambahan tempoh lanjutan masa. iv. Semakan Audit mendapati tempoh EOT pertama dan kedua bagi menyiapkan projek Fasa 1A adalah selama 493 hari berbanding tempoh siap projek dalam kontrak iaitu selama 365 hari. Berdasarkan Laporan Penilaian Bulanan Perunding, pihak kontraktor didapati masih tidak berupaya memperbaiki prestasinya walaupun 2 EOT telah diberikan. Hasil semakan lanjut mendapati Jawatankuasa Projek Sakit Kementerian telah bersetuju untuk mengesyorkan penamatan kerja kontraktor bagi Projek Fasa 1A pada 23 Oktober 2012. Prestasi kemajuan kerja setakat 24 Oktober 2012 yang sepatutnya siap sepenuhnya adalah sebanyak 69.9 peratus. Lawatan Audit pada 6 Disember 2012 mendapati keadaan tapak Projek Fasa 1A adalah seperti di gambar berikut: GAMBAR 2.1 Lakaran Artist Visitor Center GAMBAR 2.2 Visitor Center Sumber: Perunding Lokasi : Tapak Projek Fasa 1A Tarikh : 6 Disember 2012 9 GAMBAR 2.3 Lakaran Artist Database Center GAMBAR 2.4 Database Center Sumber: Perunding Lokasi : Tapak Projek Fasa 1A Tarikh : 6 Disember 2012 b. Projek Fasa 1B i. Syarikat Juta Utusan Construction Sdn. Berhad (Kontraktor) telah dilantik secara tender terbuka untuk melaksanakan Projek Fasa 1B dalam tempoh 36 minggu iaitu daripada 3 Mei 2011 hingga 10 Januari 2012 dengan kos projek berjumlah RM2.68 juta. Skop kerja kontraktor merangkumi kerja pembinaan Ticketing Bridge, Guard House dan Pavillion. Perbelanjaan terhadap projek ini sehingga bulan September 2012 adalah berjumlah RM0.45 juta atau 16.8 peratus daripada kos projek dan kemajuan kerja adalah sebanyak 61 peratus. Kemajuan kerja projek Fasa 1B sehingga bulan September 2012 adalah seperti di graf berikut: GRAF 2.3 KEMAJUAN KERJA PROJEK FASA 1B SEHINGGA BULAN SEPTEMBER 2012 PERATUS 120 100 80 60 40 20 0 100 40.4 61 03.05.11 10.01.12 07.09.12 TARIKH Jadual Siap EOT 1 Sebenar Sumber: Minit Mesyuarat Tapak Projek ii. Pihak Audit mendapati kontraktor gagal menyiapkan projek tersebut pada tarikh yang telah ditetapkan iaitu pada 10 Januari 2012 dan hanya mencapai sebanyak 40.4 peratus. Semakan lanjut mendapati pihak kontraktor telah mengemukakan EOT bagi menyiapkan projek kerana 10 kelewatan mendapat kebenaran daripada MARDI bagi penutupan jalan utama yang menghalang kerja di tapak. Jawatankuasa Meluluskan Lanjutan Masa Kontrak Kementerian telah meluluskan permohonan tersebut dan tarikh untuk menyiapkan projek telah dilanjutkan sehingga 7 September 2012. iii. Pada 25 Julai 2012, pihak kontraktor telah memohon untuk menukar struktur dan kemasan bumbung daripada jenis polyglass kepada metaldeck. Perkara tersebut telah dibentangkan dalam mesyuarat Jawatankuasa Teknikal pada 1 Oktober 2012, Jawatankuasa Projek Sakit pada 23 Oktober 2012, Jawatankuasa Pemandu pada 29 Oktober 2012 dan Mesyuarat Timbang Tara pada 12 Disember 2012 di mana permohonan tersebut tidak dipersetujui. MARDI masih menunggu keputusan kontraktor sama ada untuk meneruskan kerja ataupun menarik diri. Prestasi kemajuan kerja setakat 25 September 2012 yang sepatutnya siap sepenuhnya hanya mencapai 61 peratus. Keadaan tapak Projek Fasa 1B adalah seperti di gambar berikut: GAMBAR 2.5 Lakaran Artist Ticketing Bridge, Guard House Dan Pavillion Sumber: Perunding GAMBAR 2.6 Ticketing Bridge, Guard House Dan Pavillion GAMBAR 2.7 Pavillion Lokasi : Tapak Projek Fasa 1B Tarikh : 6 Disember 2012 Lokasi : Tapak Projek Fasa 1B Tarikh : 6 Disember 2012 11 c. Projek Taman 1Malaysia i. MARDI telah melantik syarikat Majusutria Sdn. Berhad (Kontraktor) secara tender terbuka untuk melaksanakan Projek Taman 1Malaysia dalam tempoh 22 minggu iaitu dari 1 Februari 2011 hingga 5 Julai 2011 dengan kos projek berjumlah RM3.05 juta. Skop kerja kontraktor merangkumi kerja Malay Gateway, Malay Shelter, Indian Shelter, Chinese Shelter, Wau, Boat, Pergola, Bird Nest, Telaga, laluan pejalan kaki dan softscape. Sehingga bulan September 2012, perbelanjaan terhadap projek ini adalah berjumlah RM1.46 juta atau 48 peratus daripada kos projek dan kemajuan kerja adalah sebanyak 71.3 peratus. Butiran lanjut seperti di graf berikut: PERATUS 120 100 80 60 40 20 0 GRAF 2.4 KEMAJUAN KERJA PROJEK TAMAN 1MALAYSIA SEHINGGA BULAN JULAI 2012 100 40.4 71.3 01.02.11 05.07.11 20.07.12 TARIKH Jadual Siap EOT 1 Kemajuan Sebenar Sumber: Minit Mesyuarat Tapak Projek ii. Semakan Audit mendapati kontraktor telah gagal menyiapkan projek tersebut pada tarikh yang ditetapkan iaitu pada 5 Julai 2011. Kemajuan kerja hanya mencapai 40.4 peratus pada tarikh siap tersebut. Semakan lanjut mendapati pihak kontraktor telah mengemukakan permohonan EOT pada 15 Januari 2012 dan kelulusan EOT diberi sehingga 20 Julai 2012. Pihak Audit mendapati tempoh EOT selama 381 hari yang diberikan kepada kontraktor untuk menyiapkan projek Taman 1Malaysia telah melebihi tempoh masa yang diperuntukkan dalam kontrak iaitu selama 155 hari. Justifikasi permohonan dan kelulusan lanjutan masa penyiapan projek adalah seperti di jadual berikut: 12 JADUAL 2.4 KELULUSAN LANJUTAN MASA BAGI PROJEK TAMAN 1MALAYSIA BILANGAN LANJUTAN MASA TARIKH PERMOHONAN LANJUTAN MASA TARIKH KELULUSAN PERMOHONAN TARIKH AKHIR LANJUTAN MASA JUSTIFIKASI LANJUTAN MASA Lanjutan Masa Pertama 15.01.2012 20.04.2012 20.07.2012 Pengukuran semula kawasan pembinaan serta penyediaan pelan; Pertambahan kuantiti bahan yang tidak sesuai yang terpaksa dibuang dan diganti dengan tanah baru; dan Kesukaran mendapatkan tukang mahir, kedudukan bengkel, kelulusan sampel dan perubahan tiang bagi pembinaan chinese shelter. Sumber: Minit Mesyuarat Jawatankuasa Meluluskan Lanjutan Masa Kontrak Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani iii. Semakan lanjut mendapati pihak kontraktor telah mengemukakan surat menarik diri dari meneruskan pelaksanaan projek ini pada 20 Julai 2012 dengan alasan kekurangan modal, masalah mendapatkan pekerja binaan dan kekurangan kakitangan pengurusan syarikat. Jawatankuasa Projek Sakit yang bersidang pada 23 Oktober 2012 telah bersetuju mengesyorkan supaya kerja kontraktor untuk projek tersebut ditamatkan dan ditender semula. Prestasi kemajuan kerja setakat bulan Disember 2012 adalah sebanyak 71.3 peratus. Keadaan tapak projek Taman 1Malaysia adalah seperti di gambar berikut: GAMBAR 2.8 Lakaran Artist Malay Ethno-Botanic Garden, Telaga The Well GAMBAR 2.9 Lakaran Artist Malay Ethno-Botanic Garden, Main Entrance & Plaza Wau Sumber : Perunding Sumber : Perunding 13 GAMBAR 2.10 Chinese Shelter GAMBAR 2.11 Indian Shelter Lokasi : Tapak Projek Taman 1Malaysia Tarikh : 6 Disember 2012 Lokasi : Tapak Projek Taman 1Malaysia Tarikh : 6 Disember 2012 GAMBAR 2.12 Malay Shelter GAMBAR 2.13 Tangga Malay Gateway Lokasi : Tapak Projek Taman 1Malaysia Tarikh : 6 Disember 2012 Lokasi : Tapak Projek Taman 1Malaysia Tarikh : 6 Disember 2012 GAMBAR 2.14 Traditional Boat GAMBAR 2.15 Malay Gateway Lokasi : Tapak Projek Taman 1Malaysia Tarikh : 6 Disember 2012 Lokasi : Tapak Projek Taman 1Malaysia Tarikh : 6 Disember 2012 14 GAMBAR 2.16 Telaga GAMBAR 2.17 Pergola & Planter Box Lokasi : Tapak Projek Taman 1Malaysia Tarikh : 6 Disember 2012 Lokasi : Tapak Projek Taman 1Malaysia Tarikh : 6 Disember 2012 iv. Lawatan Audit mendapati tiada dinding adang (hoarding) didirikan di kawasan tapak projek Taman 1Malaysia di mana kawasan ini merupakan laluan masuk utama yang boleh membahayakan pengunjung TBNSA. Keadaan laluan masuk utama adalah seperti di gambar berikut: GAMBAR 2.18 Tiada Dinding Adang (Hoarding) Didirikan Di Kawasan Pembinaan GAMBAR 2.19 Bahan Binaan Diletakkan Di Laluan Pejalan Kaki Lokasi : Tapak Projek Taman 1Malaysia Tarikh : 6 Disember 2012 Lokasi : Tapak Projek Taman 1Malaysia Tarikh : 6 Disember 2012 v. Lawatan Audit juga mendapati pengurusan tapak kurang memuaskan, antaranya pokok yang telah mati tidak ditebang, pokok mati yang telah tumbang dan lebihan bancuhan simen dibiarkan di tapak projek. Ini menyebabkan sebanyak 2 wau tertanggal daripada tiangnya dan bahan konkrit di tapak projek pecah akibat terkena pokok mati yang telah tumbang. Keadaan tapak adalah seperti di gambar berikut: 15 GAMBAR 2.27 Kerja Konkrit Blok Pavillion Tidak Sempurna Pada Struktur Rasuk GAMBAR 2.28 Kerja Konkrit Blok Ticketing House Tidak Sempurna Pada Struktur Tiang Dan Rasuk Lokasi : Tapak Projek Fasa 1B Tarikh : 6 Disember 2012 GAMBAR 2.29 Pembinaan Struktur Tiang Blok Ticketing House Yang Tidak Sempurna Lokasi : Tapak Projek Fasa 1B Tarikh : 6 Disember 2012 GAMBAR 2.30 Permukaan Sisi Bumbung Konkrit Berkulat Di Indian Shelter Lokasi : Tapak Projek Fasa 1B Tarikh : 6 Disember 2012 GAMBAR 2.31 Pemasangan Sambungan Dinding Indian Shelter Yang Tidak Kemas Lokasi : Tapak Projek Taman 1Malaysia Tarikh : 6 Disember 2012 GAMBAR 2.32 Kerja Konkrit Tidak Kemas Di Permukaan Bawah Bumbung Konkrit Indian Shelter Lokasi : Tapak Projek Taman 1Malaysia Tarikh : 6 Disember 2012 Lokasi : Tapak Projek Taman 1Malaysia Tarikh : 6 Disember 2012 18 GAMBAR 2.33 Air Hujan Bertakung Di Kawasan Binaan Telaga GAMBAR 2.34 Air Hujan Bertakung Di Kawasan Binaan Telaga Mengalir Ke Kawasan Tangga Lokasi : Tapak Projek Taman 1Malaysia Tarikh : 6 Disember 2012 Lokasi : Tapak Projek Taman 1Malaysia Tarikh : 6 Disember 2012 GAMBAR 2.35 Air Hujan Yang Bertakung Di Kawasan Binaan Telaga Mengalir Ke Kawasan Laluan Ke Binaan Telaga GAMBAR 2.36 Ketebalan Tangga Di Planter Box Tidak Sama Lokasi : Tapak Projek Taman 1Malaysia Tarikh : 6 Disember 2012 Lokasi : Tapak Projek Taman 1Malaysia Tarikh : 6 Disember 2012 GAMBAR 2.37 Tembok Penahan Pecah GAMBAR 2.38 Sisa Binaan Di Dalam Longkang Tidak Dibersihkan Lokasi : Tapak Projek Substation TNB Tarikh : 6 Disember 2012 Lokasi : Tapak Projek Substation TNB Tarikh : 6 Disember 2012 19 Pada pendapat Audit secara keseluruhannya, kualiti kerja adalah tidak memuaskan kerana terdapat ketidakpatuhan, ketidaksempurnaan, kecacatan dan kerosakan yang perlu diambil tindakan. Kualiti kerja kontraktor yang tidak sempurna dan kurang kemas disebabkan MARDI dan perunding tidak menjalankan pemantauan yang rapi di tapak pembinaan. Maklum balas daripada MARDI diterima pada 30 Januari 2013. MARDI memaklumkan semua kerja pemantauan dibuat dengan merujuk spesifikasi dan lukisan pembinaan. Kerja yang kurang berkualiti adalah disebabkan pengurusan kontraktor yang lemah dan pekerja yang kurang mahir. Pegawai Penguasa atau wakil telah membuat teguran secara bertulis untuk membaiki dan menambah baik kualiti kerja. Bagaimanapun, kontraktor tidak sensitif dengan arahan dan teguran yang diberikan. 2.4.3 Peruntukan Kewangan 2.4.3.1 Anggaran kos keseluruhan untuk projek pembangunan TBNSA adalah berjumlah RM161 juta yang merangkumi Fasa 1, Fasa 2 dan Fasa 3. Di bawah RMKe-9, peruntukan sejumlah RM20 juta telah diluluskan yang meliputi kos kerja ukur tanah dan bayaran kepada perunding bagi penyediaan pelan induk pembangunan, pembinaan pagar dan kemudahan infrastruktur. Selain itu, peruntukan tambahan sejumlah RM141 juta telah diluluskan oleh Jemaah Menteri pada 3 Oktober 2007 bagi tujuan pembangunan TBNSA. 2.4.3.2 Mengikut Pelan Induk Pembangunan TBNSA, anggaran kos bagi membiayai projek pembangunan Fasa 1 adalah sejumlah RM43.70 juta. Peruntukan ini adalah meliputi pembinaan Infrastructure, Main Entrance Signage, Signature Bridge, Lake, Visitor Center, Floating Restaurant, Thematic Garden (Culture Landscape), Display Garden dan Nursery. Bagaimanapun, peruntukan untuk pembangunan Fasa 1 yang diterima sehingga tahun 2012 berjumlah RM21.45 juta adalah tidak mencukupi dan pembangunan telah dilaksanakan berdasarkan peruntukan sedia ada. Kesannya pelaksanaan Fasa 1 telah dibangunkan di lokasi berlainan dan skop pembangunan telah berubah berbanding pelan induk yang terdiri daripada pembinaan Database Center, Visitor Center, Ticketing Bridge, Guard House, Pavillion, Taman 1Malaysia dan Substation TNB. Pada pendapat Audit, peruntukan yang mencukupi adalah penting untuk memastikan pembangunan Projek Fasa 1 TBNSA dapat dilaksanakan seperti yang dirancang dalam pelan induk. 20 Maklum balas daripada MARDI diterima pada 30 Januari 2013. MARDI memaklumkan peruntukan yang diluluskan hanya RM21.45 juta berbanding RM43.70 juta yang dianggarkan oleh pihak perunding. Sehubungan itu, pihak Jawatankuasa Teknikal telah membuat kajian semula dan memutuskan supaya skop projek dikurangkan dan membuat perubahan lokasi. Ini menyebabkan komponen lake dan floating restaurant dikeluarkan daripada skop projek. Pihak perunding menganggarkan peruntukan yang diluluskan ini mencukupi bagi kerja pembangunan TBNSA di lokasi lain dan skop kerja baru. 2.4.4 Kelulusan Merancang Daripada Pihak Berkuasa Tempatan 2.4.4.1 Merujuk kepada Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 (Akta 172), permohonan kebenaran merancang hendaklah diperoleh daripada Pihak Berkuasa Tempatan dan pihak yang berkaitan sebelum sesuatu projek dimulakan. MARDI melalui perundingnya iaitu Malik Lip & Associates telah menguruskan permohonan kebenaran merancang bagi projek pembangunan TBNSA. 2.4.4.2 Pada asalnya TBNSA dikenali sebagai Taman Pertanian Malaysia yang dulunya dikenali sebagai Taman Pertanian Bukit Cerakah mula dibangunkan pada 24 April 1986 sebelum dimasyhurkan menjadi Taman Pertanian Malaysia Bukit Cahaya Seri Alam pada tahun 1991. Nama TBNSA adalah selaras dengan keputusan Jemaah Menteri pada tahun 2007 untuk membangunkan TBNSA dengan peruntukan keseluruhan berjumlah RM161 juta. 2.4.4.3 Semakan Audit mendapati perunding telah membuat permohonan kebenaran merancang daripada Majlis Bandaraya Shah Alam (MBSA) pada 7 Disember 2007 dan kelulusan dasar diperoleh pada 9 September 2008. Bagaimanapun, pembatalan permohonan kebenaran merancang pelan susun atur telah dikeluarkan oleh MBSA pada 3 Ogos 2011 disebabkan perkara berikut: a. Mesyuarat Jawatankuasa Bertindak Taman Botani Negara Shah Alam yang dipengerusikan oleh Timbalan Setiausaha Kerajaan Negeri Selangor (Pembangunan) pada 12 Mei 2011 telah mengarahkan MBSA membatalkan permohonan ini; b. Pemilikan tanah adalah di bawah Kerajaan Negeri Selangor. Sehubungan itu, hak bagi mengemukakan permohonan kebenaran merancang pelan susun atur adalah di bawah bidang kuasa Kerajaan Negeri Selangor; 21 c. Sehingga tarikh pembatalan tersebut, perjanjian usaha sama antara Kerajaan Negeri Selangor dengan Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani masih belum dimeterai; d. Perunding masih belum mengemukakan maklum balas berkaitan pelan susun atur yang mematuhi keperluan teknikal. 2.4.4.4 Pada 22 November 2011, perunding memaklumkan pihaknya telah bersedia untuk mengemukakan semula permohonan Kebenaran Merancang Pelan Susun Atur. Bagaimanapun, ia tidak dapat diteruskan berikutan isu pemilikan tanah yang masih belum selesai antara Kerajaan Negeri Selangor dengan Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani. 2.4.4.5 Projek pembangunan TBNSA tetap diteruskan walaupun tanpa kebenaran merancang tersebut. Tindakan ini merupakan kesalahan di bawah Akta Perancangan Bandar Dan Desa 1976 (Akta 172). Jika sabit kesalahan boleh dikenakan denda sehingga RM500,000 atau penjara 2 tahun atau keduaduanya sekali. Denda akan dikenakan sehingga RM5,000 bagi setiap hari kesalahan berterusan. Pada pendapat Audit, MARDI hendaklah mendapatkan kelulusan permohonan kebenaran merancang dan kerja pembinaan daripada MBSA melalui Kerajaan Negeri Selangor sebelum projek pembangunan dimulakan selaras dengan peraturan yang telah ditetapkan bagi mengelakkan risiko projek tidak dapat diteruskan dan denda dikenakan oleh pihak yang bertanggungjawab. Maklum balas daripada MARDI diterima pada 30 Januari 2013. MARDI memaklumkan perunding melalui Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani akan mengemukakan permohonan baru kepada Jabatan Perhutanan Negeri Selangor selaku pemilik tanah berdasarkan persetujuan Unit Perancang Negeri (UPEN) Selangor supaya Kementerian ini membangunkan kawasan yang telah dibangunkan sahaja dan seterusnya diangkat untuk kelulusan MBSA. 2.4.5 Hak Penggunaan Tanah Dan Sewaan Tanah 2.4.5.1 Kedudukan hak milik tanah Taman Pertanian Malaysia (TPM) pernah dibangkitkan dalam Laporan Ketua Audit Negara Tahun 1994. Pada ketika itu, hak milik tanah TPM masih belum ditentukan setakat akhir bulan April 1995. Semakan lanjut mengenai perkara ini mendapati sebahagian tapak tanah TPM iaitu seluas 817 hektar telah dirizabkan pada 27 September 2007 bagi tujuan 22 Persekutuan di bawah subseksyen 10(1)(k), Enakmen (Pemakaian) Akta Perhutanan Negara 1985. Tapak tanah yang dirizabkan adalah untuk dibangunkan sebagai TBNSA. 2.4.5.2 Berdasarkan surat daripada Unit Perancangan Ekonomi Negeri Selangor bertarikh 13 April 2006, Kerajaan Negeri Selangor telah meluluskan hak penggunaan tanah selama 60 tahun kepada Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani bagi tujuan pembangunan TBNSA. Hak penggunaan tersebut tidak terikat dengan peruntukan seksyen 36 Enakmen (Pemakaian) Akta Perhutanan Negara 1985 yang memerlukan permohonan permit penggunaan setiap tahun. Bagaimanapun, Kerajaan Negeri Selangor dan Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani menggunakan mekanisme Perjanjian Penganugerahan Hutan Simpan Bukit Cerakah sebagai Hutan Bagi Maksud Persekutuan di mana Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani dikehendaki membuat bayaran wang cagaran dan sewaan tanah kepada Kerajaan Negeri Selangor. 2.4.5.3 Sebelum perjanjian tersebut disediakan, satu memorandum persefahaman (MoU) telah ditandatangani antara Kerajaan Persekutuan dan Kerajaan Negeri Selangor pada bulan April 2006 untuk kerjasama membangunkan TBNSA. Bagaimanapun, MoU berkenaan tidak mempunyai apa-apa kesan undang-undang atau mengikat mana-mana pihak dan ia boleh ditamatkan pada bila-bila masa. Sehubungan itu, satu perjanjian mengenai tempoh kebenaran penggunaan tanah dan kadar sewaan tanah perlu ditandatangani demi menjamin kepentingan kedua-dua pihak. 2.4.5.4 Mengikut draf perjanjian pertama yang disediakan pada bulan April 2006, tempoh kebenaran penggunaan tanah adalah selama 60 tahun dan kadar sewaan tanah ialah RM100/hektar setahun daripada tarikh perjanjian ditandatangani. Bagaimanapun, Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani tidak bersetuju dengan kadar sewaan tanah yang dicadangkan dan beberapa rayuan telah dibuat. Berdasarkan keputusan Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri Selangor pada 14 Februari 2007, kadar sewaan tanah yang akan dikenakan adalah RM10/hektar setahun untuk 10 tahun yang akan dikaji semula selepas 10 tahun. 2.4.5.5 Bagaimanapun, pihak Audit mendapati perjanjian tersebut masih belum dimeterai sehingga bulan Disember 2012. Berdasarkan minit mesyuarat Jawatankuasa Teknikal Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani pada 8 September 2011, wakil daripada Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani menyatakan Kerajaan Negeri Selangor telah menaikkan kadar sewaan tanah kepada RM500/hektar setahun dan permit penggunaan tanah telah dikurangkan 23 kepada suatu tempoh yang tidak melebihi 10 tahun yang perlu diperbaharui setiap tahun. Pada pendapat Audit, hak penggunaan dan kadar sewaan tanah antara Kerajaan Negeri Selangor dan Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani hendaklah diselesaikan dengan segera supaya satu perjanjian mengenainya dapat dimeterai memandangkan Kerajaan Negeri telah merizabkan tanah tersebut untuk tujuan pembangunan TBNSA. Maklum balas daripada MARDI diterima pada 30 Januari 2013. MARDI memaklumkan perjanjian penggunaan tanah antara Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani dan Kerajaan Negeri Selangor tidak dapat dimuktamadkan memandangkan terdapat beberapa perkara seperti tempoh pajakan, kadar permit penggunaan tanah dan tempoh pembaharuan permit yang masih dalam pertimbangan UPEN Selangor sejak tahun 2010. 2.4.6 Pelantikan Kontraktor 2.4.6.1 Mengikut Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007, perenggan 25 menetapkan bahawa salah satu syarat kelayakan petender bagi perolehan tender kerja hendaklah berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) di bawah kelas, kepala dan sub-kepala yang berkenaan. Selain itu, kontraktor hendaklah berdaftar dengan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) dalam gred dan kategori yang berkenaan. MARDI telah membuat tawaran tender bagi semua projek Fasa 1 secara tender terbuka kepada syarikat bumiputera yang berkelayakan dan berpengalaman serta berdaftar dengan PKK dan CIDB. 2.4.6.2 Semakan Audit mendapati petender bagi Projek Fasa 1A iaitu syarikat Hakama Bina Sdn. Berhad yang dipilih sebagai kontraktor, tidak memenuhi syarat wajib petender iaitu bidang kerja kepala VI sub-kepala 6a pada sijil PKK dan tidak mempunyai kebenaran khas daripada PKK. Berdasarkan kepada kepala kerja berkenaan, petender mesti mempunyai spesifikasi bidang kerja pembangunan hutan dan tanah serta kerja seni tanaman. Selain itu, petender yang berjaya juga tidak memenuhi syarat minimum modal yang ditetapkan iaitu RM296,860 atau 3 peratus daripada nilai harga purata berjumlah RM9,895,346. Jumlah modal mudah cair yang boleh digunakan petender hanya berjumlah RM102,155 dan peratus modal cair berbanding nilai kerja pembinaan adalah 1.03 peratus kurang daripada 3 peratus iaitu peratusan jumlah minimum kecukupan modal yang ditetapkan. Ketidakpatuhan syarat ini juga tidak dipersetujui oleh MARDI tetapi perunding 24 memilih petender ini untuk dicadangkan dan dikemukakan kepada Lembaga Perolehan B MARDI. 2.4.6.3 Semakan lanjut mendapati Lembaga Perolehan B MARDI telah memilih syarikat Hakama Bina Sdn. Berhad untuk melaksana dan menyiapkan Projek Fasa 1A. Keputusan Lembaga Perolehan B MARDI memilih petender ini setelah meneliti penilaian dan perakuan tender daripada pihak perunding dan MARDI serta mengikut kepada penilaian secara keseluruhan petender berdasarkan justifikasi berikut: a. Menawarkan harga ke-4 terendah keseluruhan iaitu 6.2 peratus atau sejumlah RM561,808 lebih rendah berbanding harga anggaran perunding dan lebih rendah 14.2 peratus atau RM1,407,154 berbanding nilai harga purata. b. Walaupun tunai yang dimiliki tidak melepasi tahap minimum 3 peratus daripada nilai harga purata kontrak yang ditetapkan, namun semakan mendapati akaun petender ini adalah sentiasa aktif kesan daripada kontrak yang diperoleh dan pernah melepasi nilai tahap berkenaan. c. Mempunyai keupayaan kakitangan dan tenaga buruh serta keupayaan jentera termasuk pengangkutan yang memuaskan. d. Berpengalaman dalam kerja pembinaan di beberapa agensi Kerajaan dan swasta khususnya projek di bawah Jabatan Kerja Raya. Mengikut rekod petender ini juga pernah melaksanakan projek setara kelas B sebelum ini. 2.4.6.4 Bagaimanapun, semakan terhadap rekod Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM) mendapati petender ini tidak aktif berdasarkan kepada rekod penyata kewangan tahun 2007 iaitu maklumat terkini yang dikemukakan kepada SSM. Mengikut rekod berkenaan, petender ini tidak mempunyai sebarang pendapatan dan mengalami kerugian. Selain itu, jumlah tenaga buruh petender ini tidak ada dinyatakan dalam Laporan Penilaian Teknikal yang dibuat oleh perunding. Pada pendapat Audit, Lembaga Perolehan B MARDI hendaklah memastikan syarat wajib pelantikan kontraktor dipatuhi supaya kontraktor yang dipilih adalah berkemampuan dan terbaik daripada keseluruhan petender. Selain itu, kontraktor yang sama bagi Fasa 1A dan Fasa 1B boleh dilantik kerana skop bidang kerja dan lokasi projek adalah di kawasan yang sama. Melalui kaedah pelantikan ini MARDI boleh mendapat kontraktor kelas A yang lebih berpengalaman dan mempunyai kedudukan 25 kewangan yang kukuh dan dapat menyiapkan projek ini dalam tempoh yang ditetapkan. Maklum balas daripada MARDI diterima pada 30 Januari 2013. MARDI akur dengan kesilapan atas pematuhan kepada syarat wajib dan akan memberi keutamaan kepada syarat tersebut pada masa akan datang. MARDI juga telah membuat semakan maklumat kewangan syarikat atas arahan Lembaga Perolehan B MARDI. Kontraktor telah menghantar maklumat yang mencukupi dengan kedudukan kewangan yang kukuh. Tujuan dibuat pengasingan tender Fasa 1A dan 1B adalah untuk mempercepatkan proses pra tawaran iaitu penyediaan lukisan dan dokumen tender. 2.4.7 Perunding Sebagai Penilai Tender Kerajaan 2.4.7.1 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007, perenggan 39 menyatakan berkaitan pelantikan Jawatankuasa Penilaian Tender yang terdiri daripada Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga. Berdasarkan kepada peraturan ini, Ketua Jabatan/Bahagian yang menguruskan tender hendaklah melantik ahli Jawatankuasa Penilaian Tender secara bertulis. Ia hendaklah terdiri daripada tidak kurang daripada 3 orang ahli bagi Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan tidak kurang 2 orang ahli bagi Jawatankuasa Penilaian Harga, di mana salah seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau setaraf. Ahli Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah terdiri daripada pegawai yang mahir, berpengalaman dan berkelayakan. Sekiranya agensi tidak mempunyai kemahiran dalaman, Jabatan Teknik/Pakar boleh digunakan seperti Jabatan Kerja Raya, Jabatan Pengairan dan Saliran serta Jabatan Teknikal yang lain. 2.4.7.2 Semakan Audit mendapati penilaian teknikal dan penilaian harga bagi semua tender Projek Fasa 1 yang terdiri daripada Fasa 1A, Fasa 1B, Taman 1Malaysia dan Substation TNB telah dibuat oleh perunding MA Quantity Surveyor. Semua dokumen petender telah disemak, ditapis dan dianalisis oleh perunding bagi menilai kemampuan teknikal dan kewangan bagi semua petender sebelum Laporan Penilaian Teknikal dan Kewangan dikeluarkan oleh perunding. Laporan tersebut telah dikemukakan kepada MARDI untuk penilaian dan mendapatkan persetujuan sebelum diserahkan kepada Urus Setia Tender untuk dibincangkan dalam mesyuarat Lembaga Perolehan B MARDI. Pada pendapat Audit, tindakan MARDI memberi tanggungjawab kepada perunding untuk membuat penilaian teknikal dan penilaian harga tender tidak mematuhi Tatacara Pengurusan Perolehan Kerajaan. Ini adalah kerana proses penilaian tender Kerajaan adalah rahsia dan perlu melalui 26 Jawatankuasa Penilaian Tender Agensi yang mana ahlinya terdiri daripada kakitangan Kerajaan/Agensi. Sekiranya MARDI tidak mempunyai kepakaran dalaman maka MARDI boleh menggunakan kepakaran Jabatan Teknikal lain. Perunding yang dilantik hanya terhad menggunakan kepakarannya dalam menentukan spesifikasi teknikal seperti anggaran harga tender sahaja tetapi tidak boleh mengambil tanggungjawab sebagai Jawatankuasa Penilaian Tender Kerajaan. Maklum balas daripada MARDI diterima pada 30 Januari 2013. MARDI memaklumkan mengikut amalannya, tanggungjawab perunding yang dilantik merangkumi kerja penyediaan dokumen, anggaran jabatan, penilaian tawaran dan penilaian bayaran interim. Bagaimanapun, penilaian laporan tender akan disemak semula oleh Bahagian Pengurusan Kejuruteraan MARDI untuk memastikan ia memenuhi syarat untuk disyorkan kepada Urus Setia Lembaga Perolehan B MARDI. 2.4.8 Perolehan Melalui Tender 2.4.8.1 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 9 Tahun 2009, perenggan 3.2 menyatakan semua perolehan yang melibatkan peruntukan/pembiayaan Kerajaan Persekutuan sama ada sebahagian atau sepenuhnya, hendaklah dibawa ke Lembaga Perolehan Persekutuan untuk pertimbangan dan keputusan. Projek pembangunan TBNSA adalah merupakan milik Kerajaan Persekutuan yang dipertanggungjawabkan kepada Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani. Semua pembiayaan pembangunan projek ini adalah menggunakan peruntukan Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani yang disalurkan kepada MARDI sebagai agensi pelaksana. 2.4.8.2 Semakan Audit mendapati proses perolehan tender projek pembangunan TBNSA telah dibuat di peringkat Lembaga Perolehan Tender B di MARDI yang sepatutnya menjadi tanggungjawab Lembaga Perolehan B di Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani selaras dengan peraturan Kerajaan. Pada pendapat Audit, proses perolehan tender projek pembangunan TBNSA hendaklah dibuat di peringkat Lembaga Perolehan Tender B Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani selaras dengan peraturan yang ditetapkan oleh Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 9 Tahun 2009. Sekiranya MARDI ingin membuat proses perolehan tender sendiri bagi projek ini, MARDI hendaklah meminta kebenaran khas secara bertulis daripada Kementerian Kewangan. 27 Maklum balas daripada MARDI diterima pada 30 Januari 2013. MARDI memaklumkan proses perolehan yang menggunakan peruntukan Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani perlu mengikut Arahan Kewangan MARDI. 2.4.9 Peratusan Bayaran Interim Dan Kemajuan Fizikal Projek Tidak Selaras 2.4.9.1 Menurut kontrak yang telah ditandatangani antara MARDI dengan kontraktor, MARDI hendaklah menjelaskan bayaran interim apabila perunding mengesahkan tuntutan yang disediakan oleh pihak kontraktor. Semakan Audit mendapati wujud perbezaan bayaran interim antara 26.9 peratus hingga 44.2 peratus dengan laporan kemajuan fizikal yang dikemukakan oleh kontraktor sehingga bulan September 2012 seperti di jadual berikut: JADUAL 2.5 PERBEZAAN PERATUSAN BAYARAN INTERIM BERBANDING KEMAJUAN FIZIKAL SEHINGGA BULAN SEPTEMBER 2012 PROJEK KOS KONTRAK (RM Juta) BAYARAN INTERIM (RM Juta) PERATUSAN BAYARAN INTERIM (%) LAPORAN KEMAJUAN FIZIKAL (%) PERBEZAAN (%) Fasa 1A 8.49 3.26 38.4 67.0 28.6 Fasa 1B 2.68 0.45 16.8 61.0 44.2 Taman 1Malaysia 3.04 1.34 44.1 71.0 26.9 Sumber: Baucar Bayaran Dan Tuntutan Kontraktor 2.4.9.2 Semakan Audit mendapati bayaran interim yang dijelaskan tidak selaras dengan kemajuan fizikal yang telah dilaksanakan kerana pengiraan yang berbeza antara MARDI dan kontraktor seperti contoh berikut: a. Terdapat item yang disenaraikan dalam Bill of Quantity (BQ) tidak perlu dibayar, contohnya preliminaries test piles to 800 KN test load bernilai RM11,000 dan working test piles to 800 KN test load bernilai RM10,000 yang disenaraikan dalam BQ bagi projek Fasa 1B tidak perlu dibayar kerana ujian cerucuk tersebut telah diganti dengan Pile Driving Analyzer (PDA) Test yang hanya bernilai RM3,000. b. Tidak semua bilangan cerucuk yang dinyatakan dalam BQ perlu digunakan dalam proses menanam cerucuk, contohnya supply, deliver and unload precast RC 200 x 200 mm extension pile in 6m length yang disenaraikan dalam BQ bagi Fasa 1B ialah sebanyak 96 unit tetapi bilangan cerucuk yang sebenarnya diperlukan hanya 30 unit. 28 Pada pendapat Audit, MARDI dan pihak kontraktor hendaklah berbincang dan mengadakan penilaian bersama supaya tidak berlaku perbezaan antara bayaran interim dan prestasi kemajuan fizikal. Ini bagi memastikan bayaran interim dibuat selaras dengan kemajuan fizikal yang sebenar. Maklum balas daripada MARDI diterima pada 30 Januari 2013. MARDI memaklumkan kemajuan fizikal mengikut item dalam BQ manakala bayaran interim berdasarkan penilaian kemajuan kerja di tapak. Kuantiti item yang digunakan di tapak kurang daripada yang dinyatakan dalam BQ seperti item kerja cerucuk. Peratusan bayaran juga dikurangkan bagi item kerja yang tidak memuaskan dan memerlukan kerja pembaikan semula. Penilaian kemajuan kerja di tapak untuk tujuan bayaran sentiasa dibuat bersama oleh tiga pihak iaitu kontraktor, perunding dan MARDI. 2.4.10 Keputusan Jawatankuasa Projek Sakit 2.4.10.1 Mengikut Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 8 Tahun 2009, keputusan Jawatankuasa Projek Sakit yang mengandungi maklumat projek sakit dan pelantikan kontraktor penyiap hendaklah dikemukakan kepada Setiausaha Bahagian Perolehan Kerajaan Kementerian dalam tempoh 5 hari selepas mesyuarat Jawatankuasa tersebut. 2.4.10.2 Semakan Audit mendapati Mesyuarat Jawatankuasa Projek Sakit Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani pada 23 Oktober 2012 telah mengesyorkan supaya kerja kontraktor bagi Fasa 1A dan Taman 1Malaysia ditamatkan dan ditender semula manakala keputusan penamatan kontrak ditangguhkan bagi Fasa 1B. Bagaimanapun, Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani telah merujuk perkara tersebut kepada Mesyuarat Timbang Tara yang telah diadakan pada 12 Disember 2012. Berdasarkan minit mesyuarat tersebut, kontraktor Fasa 1A mendakwa lukisan pembinaan yang dikemukakan oleh perunding tidak lengkap dan semua pihak terlibat diberi tempoh dua hari untuk diselesaikan. Kontraktor juga mendakwa terdapat tunggakan bayaran yang dianggarkan berjumlah RM500,000. Pihak kontraktor bersetuju untuk membincangkan perkara tersebut di tapak pada 20 Disember 2012. Mesyuarat juga memutuskan tidak menyokong pertukaran reka bentuk dan konsep asal bumbung kepada metaldeck bagi projek Fasa 1B dan kontraktor diberi tempoh satu minggu sama ada meneruskan kerja atau menarik diri. Pada pendapat Audit, Jawatankuasa Projek Sakit hendaklah mengemukakan maklumat projek sakit dan mendapatkan senarai kontraktor penyiap daripada Jabatan Kerja Raya untuk dikemukakan 29 kepada Setiausaha Bahagian Perolehan Kerajaan Kementerian dalam tempoh 5 hari selepas mesyuarat Jawatankuasa tersebut. Maklum balas daripada MARDI diterima pada 30 Januari 2013. MARDI memaklumkan Mesyuarat Projek Sakit Bilangan 1 Tahun 2013 pada 22 Januari 2013 telah memberikan senarai Kontraktor Penyelamat. Urus Setia akan menyemak status lesen pendaftaran kontraktor penyelamat JKR sebelum diserah kepada MARDI. 2.4.11 Penamatan Kontrak Projek Sakit 2.4.11.1 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 8 Tahun 2009, perenggan 3 mendefinisikan projek sakit ialah projek yang mana kemajuan pelaksanaannya telah mengalami kelewatan melebihi 2 bulan atau 20 peratus daripada tarikh atau jadual yang ditetapkan dan kontraktor tidak berupaya memperbaiki prestasinya. Selain itu, Jawatankuasa Projek Sakit bertanggungjawab meneliti Laporan Projek Sakit dan mengambil tindakan dengan mengesyorkan langkahlangkah pemulihan atau penamatan kerja kontraktor. Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 16 Mei 2007 menyatakan selaras dengan matlamat Kerajaan bagi memastikan semua projek di bawah RMKe-9 dapat disiapkan mengikut jadual yang ditetapkan, amalan memberi EOT secara berulang kali kepada kontraktor yang lewat menyiapkan projek hendaklah dihentikan. EOT hanya dibenarkan sekiranya punca kelewatan projek adalah di luar kawalan kontraktor serta memenuhi peraturan dan syarat yang termaktub di dalam kontrak. 2.4.11.2 Semakan Audit mendapati prestasi kemajuan kerja bagi projek Fasa 1A dan Taman 1Malaysia telah mengalami kelewatan melebihi 20 peratus daripada jadual yang ditetapkan seperti di jadual berikut: JADUAL 2.6 PRESTASI KEMAJUAN KERJA PROJEK FASA 1A DAN TAMAN 1MALAYSIA PROJEK TARIKH JANGKA SIAP TARIKH LAPORAN KEMAJUAN KERJA (%) DIJANGKA SEBENAR KELEWATAN (%) Fasa 1A 10.04.2011 (Asal) 31.10.2011 (EOT Pertama) 30.08.2012 (EOT Kedua) 13.04.2011 99.8 45.2 54.6 02.11.2011 100 68.6 28.1 11.09.2012 100 65.2 33.8 Taman 1Malaysia 05.07.2011 (Asal) 20.07.2012 (EOT Pertama) Sumber: Minit Mesyuarat Tapak Projek 20.07.2011 100 40.4 59.5 11.07.2012 98.4 71.3 27.1 30 2.4.11.3 Semakan lanjut mendapati MARDI telah mengeluarkan 3 Surat Amaran Kemungkiran Kerja Kontrak kepada kontraktor projek Fasa 1A pada 7 Februari 2011, 14 April 2011 dan 30 Julai 2012 yang mengalami kelewatan kemajuan kerja antara 20 peratus hingga 56.5 peratus. Dalam surat amaran tersebut, MARDI telah mengarahkan kontraktor agar meningkatkan kerja pembinaan di tapak, menambah bilangan pekerja dan bahan binaan di tapak serta perlu mematuhi semua keperluan Project Quality Planning bagi mengatasi kelewatan projek. Selain itu, kelewatan kemajuan kerja dalam tempoh kontrak bagi projek Taman 1Malaysia sering kali mendapat teguran dalam mesyuarat tapak kerana kemajuan kerja di tapak yang sangat perlahan. Pada 11 November 2011, perunding telah mengeluarkan surat amaran kemajuan kerja di tapak dan memberi pandangan projek tidak dapat disiapkan mengikut jadual yang ditetapkan disebabkan perkara berikut: a. Keperluan pekerja mahir dan kurang mahir tidak mencukupi; b. Pelaksanaan dan perancangan kerja di tapak tidak mengikut jadual kerja yang diluluskan; c. Masih terdapat sampel dan shop drawing yang tidak dikemukakan untuk kelulusan; d. Komunikasi dengan kontraktor pakar tidak lancar dan kurang berkesan; dan e. Kerja hacking yang banyak disebabkan kelalaian kontraktor. 2.4.11.4 Selain itu, MARDI juga telah mengeluarkan Surat Amaran Kemungkiran Kerja kepada kontraktor projek Taman 1Malaysia pada 19 Januari 2012 selepas lawatan tapak oleh wakil MARDI pada 9 Januari dan 10 Januari 2012. Antara perkara yang dinyatakan dalam surat amaran yang menyebabkan kelewatan kemajuan kerja di tapak adalah seperti berikut: a. Kemajuan Kerja Pencapaian kemajuan kerja di tapak adalah sebanyak 67.5 peratus dan berlaku kelewatan sebanyak 32.6 peratus. b. Bilangan Pekerja Di Tapak Purata pekerja di tapak binaan adalah seramai 8 orang dan didapati pekerja ini adalah kurang mahir berdasarkan kualiti kerja pembinaan. Terdapat pemasangan dan kemasan yang tidak mencapai kualiti yang dikehendaki. Selain itu, kerap berlaku pertukaran pekerja walaupun skop kerja yang dibuat masih belum disiapkan sepenuhnya. Berdasarkan 20 skop kerja utama, bilangan pekerja sedia ada di tapak adalah tidak mencukupi kerana kerja boleh dilaksanakan secara serentak. 31 c. Bahan Binaan Terdapat bahan binaan yang masih belum dipesan walaupun ada antara bahan tersebut telah lama diluluskan dan kerja pemasangan sedia untuk dilaksanakan. Kontraktor juga gagal untuk memantau kehendak spesifikasi dan kemajuan bekalan bahan binaan yang dibuat di kilang seperti sangkar burung, wau dan kemasan Glass Fiber Reinforced Concrete. d. Kualiti Kerja Kualiti hasil kerja kontraktor adalah tidak memuaskan kerana berlaku kesilapan dalam kerja dan kemasan yang memerlukan pembaikan dan pembinaan semula. e. Pengurusan Tapak Kontraktor tidak membuat penyelarasan kerja di tapak dengan baik menyebabkan terdapat pembinaan yang dibiarkan separuh siap. Selain itu, terdapat masalah bekalan bahan yang tidak mencukupi dan terpaksa menunggu tempahan bahan yang mengambil masa yang lama. Koordinasi bersama kumpulan pembina pakar tidak di selaras dengan baik menyebabkan kerja tertangguh. Pihak pengurusan tapak juga tidak bersikap proaktif dalam mendapatkan kelulusan dan arahan yang diperlukan daripada perunding. Perancangan kerja yang disediakan sama ada perancangan kerja utama atau perancangan kerja dwi-mingguan gagal dicapai sepenuhnya. Semakan MARDI mendapati kontraktor tidak pernah mencapai lebih daripada 50 peratus sasaran kerja dwi-mingguan yang ditetapkan. f. Permohonan EOT Sehingga tarikh Surat Amaran Kemungkiran Kerja dikeluarkan, kontraktor masih belum mengemukakan permohonan EOT kepada MARDI. 2.4.11.5 Bagaimanapun, Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani dan MARDI masih belum menamatkan kontrak projek Taman 1Malaysia walaupun prestasi kemajuan projek sangat perlahan. Pada 20 Julai 2012, kontraktor tersebut telah mengemukakan surat penarikan diri daripada meneruskan projek. Pada 23 Oktober 2012, Jawatankuasa Projek Sakit telah mengesyorkan supaya kontraktor projek Fasa 1A dan Taman 1Malaysia ditamatkan dan ditender semula. 32 Pada pendapat Audit, tindakan segera hendaklah diambil oleh Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani dan MARDI untuk menamatkan sesuatu kontrak serta melantik kontraktor penyiap apabila prestasi kemajuan projek berlaku kelewatan melebihi 20 peratus atau 2 bulan selaras dengan peraturan Kerajaan. Ini bagi mengelakkan kerosakan kepada sebahagian projek yang telah siap. 2.4.12 Pemantauan Pemantauan adalah elemen pengurusan penting bagi memudahkan pihak pengurusan mengenal pasti kelemahan dan punca masalah pada peringkat awal supaya tindakan segera dapat diambil untuk menyelesaikannya. 2.4.12.1 Semakan Audit mendapati pemantauan yang dijalankan oleh MARDI, perunding dan kontraktor telah dilaksanakan secara berasingan. Keadaan ini menyebabkan terdapat perbezaan pada laporan kemajuan yang disediakan oleh setiap pihak terutamanya mengenai bilangan pekerja dan cuaca di tapak projek. Kesahihan dan ketepatan laporan sukar dikenal pasti kerana Site Diary dan Laporan Kemajuan Tapak yang disediakan oleh kontraktor tidak disahkan oleh perunding dan MARDI. 2.4.12.2 Pemantauan projek tersebut sepatutnya dilakukan oleh 3 pihak iaitu Jawatankuasa Tapak, Jawatankuasa Teknikal dan Jawatankuasa Pemandu. Semakan Audit mendapati Jawatankuasa Teknikal hanya mengadakan mesyuarat pada 3 Oktober 2010 dan 8 September 2011 sahaja yang mana mesyuarat tersebut perlu diadakan sekurang-kurangnya 6 kali setahun. Selain itu, Jawatankuasa Pemandu hanya mengadakan 1 mesyuarat pada tahun 2007, 2008 dan 2010 serta 3 kali mesyuarat pada tahun 2012 yang mana mesyuarat tersebut perlu diadakan sebanyak 4 kali setahun. Ini menyebabkan Jawatankuasa Teknikal dan Jawatankuasa Pemandu tidak dapat memantau kemajuan projek sepenuhnya. Pada pendapat Audit, MARDI dan Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani hendaklah menjalankan pemantauan mengikut jadual yang ditetapkan bagi memastikan pemantauan dapat dibuat sepenuhnya. Laporan Site Diary juga hendaklah disahkan oleh MARDI, perunding dan kontraktor bagi mengelakkan berlakunya perbezaan laporan kemajuan yang disediakan oleh kontraktor dan perunding. 2.5 SYOR AUDIT Pihak Audit mengesyorkan Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani dan MARDI mengambil tindakan seperti berikut: 33 2.5.1 MARDI hendaklah mendapatkan kelulusan kebenaran merancang pelan susun atur projek pembangunan TBNSA daripada Pihak Berkuasa Tempatan bagi mengelakkan risiko projek Fasa 2 dan Fasa 3 tidak dapat diteruskan. 2.5.2 Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani dan Kerajaan Negeri Selangor perlu mengadakan rundingan untuk mempercepatkan proses hak penggunaan dan kadar sewaan tanah dengan segera demi menjamin kepentingan semua pihak. 2.5.3 MARDI hendaklah mematuhi semua peraturan Kerajaan yang berkaitan dalam menguruskan pembangunan TBNSA. 2.5.4 Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani dan MARDI hendaklah mengambil tindakan segera menamatkan kontrak dan melantik kontraktor penyelamat sekiranya kontraktor tidak berupaya memperbaiki prestasinya dan kemajuan kerja lewat melebihi 20 peratus atau 2 bulan selaras dengan peraturan yang ditetapkan. 2.5.5 MARDI hendaklah memantau projek pembangunan TBNSA dengan rapi bagi memastikan kerja pembinaan berkualiti, mengikut spesifikasi dan siap mengikut tempoh yang ditetapkan. Maklum Balas Terkini Berkaitan Dengan Perenggan Ini Boleh Dirujuk Di Muka Surat 300 310 Laporan Maklum Balas Daripada Perbendaharaan Malaysia Ke Atas Isu-Isu Utama Dalam Laporan Ketua Audit Negara Mengenai Pengurusan Aktiviti Badan Berkanun Persekutuan Dan Pengurusan Syarikat Subsidiari Bagi Tahun 2012 Siri 1. 34 UNIVERSITI MALAYSIA SABAH 3. PENGURUSAN PENYENGGARAAN DAN PERKHIDMATAN SISTEM MEKANIKAL DAN ELEKTRIKAL 3.1 LATAR BELAKANG 3.1.1 Universiti Malaysia Sabah (UMS) ditubuhkan melalui Seksyen 6(1) Akta Universiti Dan Kolej (AUKU) 1971, PU(A) 484 Perintah UMS (Perbadanan) 1994. UMS merupakan Institusi Pengajian Tinggi (IPT) yang diwujudkan dengan matlamat untuk memesatkan ekonomi, pembangunan dan pendidikan di Sabah. 3.1.2 Visi UMS adalah untuk menjadi sebuah universiti berinovatif yang bertaraf dunia. Misi UMS pula adalah untuk mencapai kecemerlangan ilmiah dalam pelbagai bidang ilmu bagi mencapai pengiktirafan antarabangsa menerusi pembelajaran, penyelidikan, penerbitan, khidmat masyarakat dan keseimbangan pengkhususan ilmu serta keperibadian pelajarnya untuk menghasilkan produktiviti dan kualiti yang tinggi. Antara objektif UMS adalah: i. Mencapai kecemerlangan kesarjanaan akademik bertaraf dunia dalam bidang sains, teknologi, kejuruteraan, perniagaan, ekonomi, seni kreatif dan sains sosial. ii. Meneroka, memelihara dan memanfaatkan ilmu dengan berkesan untuk pembangunan masyarakat dan negara. iii. Mengeluarkan graduan mengkhusus tetapi seimbang, berketerampilan, bertakwa dan patriotik. 3.1.3 UMS telah menswastakan kerja-kerja operasi dan penyenggaraan Sistem Mekanikal dan Elektrikal termasuk infra di kampus induk UMS, Kota Kinabalu dan Kampus Antarabangsa Labuan. Asli Jati Engineering Sdn. Bhd. (kontraktor) telah dilantik secara rundingan terus oleh Kementerian Kewangan pada 6 Oktober 2006 bagi Fasa 1A dan 1B dan pada 17 Januari 2009 bagi Fasa 2A seperti berikut: i. Perkhidmatan Operasi dan Penyenggaraan Sistem Mekanikal dan Elektrikal di Bangunan Fasa 1A, Fasa 1B dan Infra bernilai RM43.29 juta bagi tempoh 36 bulan berkuat kuasa mulai 1 Ogos 2007 sehingga 31 Julai 2010. 35 ii. Kerja-kerja Penyenggaraan dan Perkhidmatan Sistem Mekanikal dan Elektrikal Di Bangunan Fasa 2A dan Kampus Antarabangsa Labuan. Kontrak Fasa 2 bernilai RM37.80 juta dengan tempoh kontrak selama 36 bulan berkuat kuasa 1 Mac 2010 sehingga 28 Februari 2013 dan diberi opsyen lanjutan selama 24 bulan. 3.1.4 Lokasi aset dan infra yang disenggara seperti yang dinyatakan dalam kontrak adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 3.1 LOKASI ASET DAN INFRA YANG DISENGGARA OLEH KONTRAKTOR BANGUNAN FASA 1A FASA 1 BANGUNAN FASA 1B INFRA BANGUNAN FASA 2 Sekolah Perniagaan dan Ekonomi Perpustakaan Lampu Jalan Dewan Canselor Bangunan Canselori/ Bangunan Pentadbiran Pusat Kesihatan Lampu Pagar Pusat Perkhidmatan Pelajar Sekolah Kejuruteraan dan Teknologi Maklumat Sekolah Pendidikan dan Pembangunan Sosial Rumah Pam Dewan Resital Kompleks Sukan dan PALAPES Institut Biologi Tropika dan Pemuliharaan Air Terjun Sekolah Psikologi dan Kerja Sosial Sekolah Sains dan Teknologi Sekolah Pengajian Seni Pondok Keselamatan Sekolah Perhutanan Tropika Antarabangsa Dewan Kuliah Pusat Institut Penyelidikan Marin Borneo Perhentian Bas Sekolah Sains Makanan dan Pemakanan Pusat Penataran Ilmu dan Bahasa Masjid Incinerator Jabatan Pembangunan dan Penyenggaraan Sekolah Sains Sosial Sewerage Treatment Plant Masjid Kolej Kediaman A, B, C dan D Chemical Treatment Plant Kolej Kediaman Kingfisher Jeti Dan Rumah Bot Lampu Limpah Stadium ODEC Outdoor Development Centre Kampus Antarabangsa Labuan Sumber: Kontrak UMS BEN P40/2007 (01) dan P40/2009 (14) Logo UMS 3.1.5 Penyenggaraan sistem mekanikal dan elektrikal melibatkan item seperti air conditioning system, building automation system, air handling unit, fire protection system, dry riser system, high voltage system, low voltage system dan sebagainya. Kadar pembayaran yang ditetapkan di dalam kontrak adalah berasaskan kos buruh. Kerja penyenggaraan akan dijalankan melalui 4 kaedah iaitu Operasi, Planned Preventive Maintenance, Corrective Maintenance dan Proactive Maintenance. 36 3.1.6 Jabatan Pembangunan dan Penyelenggaraan (JPP), UMS dipertanggungjawabkan untuk memantau, menyelaras dan memastikan pelaksanaan sepenuhnya skop kerja yang ditetapkan berdasarkan kontrak operasi dan penyenggaraan oleh kontraktor. JPP juga bertanggungjawab untuk mengesahkan kerja penyenggaraan dilaksanakan dengan betul dan memastikan pembayaran yang dibuat terhadap item tersebut mengikut kuantiti sebenar. Selain itu, kerja penyenggaraan dan perkhidmatan sistem mekanikal dan elektrikal di bangunan UMS yang tidak termasuk dalam kontrak adalah di bawah tanggungjawab JPP. Terdapat 14 bangunan lain di luar skop pelaksanaan kontrak telah dipertanggungjawabkan di bawah JPP. 3.2 OBJEKTIF PENGAUDITAN Pengauditan adalah untuk menilai sama ada pengurusan penyenggaraan perkhidmatan sistem mekanikal dan elektrikal telah dirancang dan dilaksanakan secara cekap dan teratur selaras dengan objektif yang ditetapkan. 3.3 SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN Skop pengauditan meliputi aspek perancangan, pelaksanaan dan pemantauan terhadap pengurusan penyenggaraan perkhidmatan sistem mekanikal dan elektrikal bagi tahun 2007 hingga bulan Oktober 2012. Pengauditan dijalankan dengan menyemak kontrak, rekod dan dokumen berkaitan termasuk penyata kewangan UMS dan kontraktor. Perbincangan dan temu bual dengan pegawai UMS dan kontraktor yang terlibat dalam aktiviti penyenggaraan serta pemeriksaan fizikal aset di 10 bangunan turut diadakan. Selain itu, pihak Audit juga telah membuat analisis terhadap pembayaran kepada kontraktor dengan dokumen kontrak yang dipersetujui. 3.4 PENEMUAN AUDIT Pengauditan yang dijalankan dari bulan Oktober hingga Disember 2012 mendapati secara keseluruhannya, penyenggaraan mekanikal dan elektrikal terhadap aset UMS tidak diuruskan dengan teratur. Antara kelemahan yang diperhatikan adalah: a. Bayaran lebihan dan bayaran tidak dapat disahkan berjumlah RM6.66 juta telah dibayar kepada kontraktor. b. Bilangan aset yang perlu disenggarakan berbeza seperti berikut: i. Bilangan dalam Senarai Kuantiti (BQ) di kontrak berbeza dengan bilangan di tapak lokasi. ii. Bilangan dalam jadual Planned Preventive Maintenance berbeza dengan bilangan dalam BQ di kontrak. 37 c. Sistem Pengurusan Penyenggaraan Berkomputer yang berfungsi untuk merekod semua kerja penyenggaraan dan menjana laporan bagi menilai prestasi kontraktor tidak digunakan sepenuhnya oleh UMS kerana data aset adalah tidak kemas kini di mana terdapat perbezaan antara rekod. d. Building Automation System (BAS) yang dibangunkan untuk memantau serta mengawal kemudahan sistem mekanikal dan elektrikal, kawalan jana kuasa elektrik, sistem keselamatan, sistem amaran kebakaran dan lain-lain tidak berfungsi sepenuhnya sebab Software BAS tidak dapat diaktifkan. e. Item Preliminaries (aset) dalam kontrak telah diserahkan kepada UMS tetapi aset tersebut tidak dapat dikesan. Penjelasan lanjut mengenai penemuan Audit adalah seperti berikut: 3.4.1 Pembayaran Penyenggaraan Mekanikal dan Elektrikal a. Merujuk kepada dokumen kontrak, JPP akan mengeluarkan Perakuan Interim kepada Jabatan Bendahari UMS apabila kontraktor telah melaksanakan kerja dengan sempurna mengikut terma-terma perjanjian yang dipersetujui. b. Pembayaran yang telah dibuat sehingga 31 Ogos 2012 terhadap kerja penyenggaraan yang dilaksanakan oleh kontraktor bagi bulan Ogos 2007 hingga bulan Ogos 2012 berjumlah RM63.53 juta bagi Fasa 1 dan RM28.32 juta bagi Fasa 2. Butiran lanjut adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 3.2 PEMBAYARAN BAGI KONTRAK FASA 1 DAN FASA 2 TAHUN 2007 (mulai Ogos) FASA 1 [NO. KONTRAK UMS BEN P40/2007 (01)] NILAI KONTRAK (RM) JUMLAH DITUNTUT (RM) BAYARAN SEBENAR (RM) 6,335,180 5,771,692 FASA 2 [NO. KONTRAK P40/2009 (14)] NILAI KONTRAK (RM) JUMLAH DITUNTUT (RM) BAYARAN SEBENAR (RM) 2008 14,160,000 12,978,591 2009 13,347,913 13,144,134 2010 79,874,090 13,323,595 12,937,375 10,299,100 8,786,925 ( Fasa 1 mulai Januari) ( Fasa 2 mulai Mac) 37,800,000 2011 12,207,448 11,271,174 12,376,250 10,709,278 2012 (sehingga Ogos) 7,994,587 7,428,538 9,041,006 8,823,630 JUMLAH 79,874,090 67,368,723 63,531,504 37,800,000 31,716,356 28,319,833 Sumber : Baucar Bayaran tahun 2007 hingga Ogos 2012 38 3.4.1.1 Pembayaran Melebihi Senarai Kuantiti Dalam Kontrak a. Arahan Perbendaharaan 102(a)(ii) menetapkan pegawai yang memperakui baucar adalah bertanggungjawab terhadap harga yang dikenakan mengikut kontrak yang diluluskan dan munasabah mengikut kadar tempatan semasa. Arahan Perbendaharaan 102(a)(iv) pula menetapkan penghitungan dan pengiraan perlu dibuat dengan betul. b. Semakan Audit terhadap 15 baucar bayaran kontrak Fasa 2 mendapati pegawai yang bertanggungjawab telah mengesahkan pembayaran berjumlah RM191,464 untuk kerja penyenggaraan bagi bulan Mac 2010 hingga bulan Jun 2011 yang melebihi kuantiti yang ditetapkan di Senarai Kuantiti. Bagaimanapun, mulai bulan Julai 2011, pembayaran kepada kontraktor adalah berdasarkan kuantiti dan harga di Senarai Kuantiti. Butiran lanjut seperti di jadual berikut: JADUAL 3.3 PEMBAYARAN MELEBIHI KUANTITI DI KONTRAK NO. BAUCAR TARIKH BAUCAR BAYARAN SEBENAR (RM) (A) BAYARAN MENGIKUT KONTRAK (RM) (B) LEBIHAN BAYARAN (RM) (A) (B) Tahun 2010 453203 28.06.2010 31,640 14,588 17,052 453204 28.06.2010 31,640 14,588 17,052 453205 28.06.2010 31,640 14,588 17,052 455485 18.10.2010 10,652 7,768 2,884 462696 18.10.2010 34,228 14,608 19,620 462695 19.10.2010 30,140 13,788 16,352 469758 23.12.2010 30,140 13,788 16,352 469759 19.10.2010 25,840 13,568 12,272 471949 27.01.2010 25,840 13,568 12,272 483724 23.06.2011 24,956 13,568 11,388 JUMLAH 276,716 134,420 142,296 Tahun 2011 483726 23.06.2011 24,656 13,568 11,088 483960 23.06.2011 18,864 11,200 7,664 483961 23.06.2011 18,864 11,200 7,664 489575 18.08.2011 24,656 13,568 11,088 492220 05.10.2011 25,252 13,588 11,664 JUMLAH 112,292 63,124 49,168 JUMLAH BESAR 389,008 197,544 191,464 Sumber : Baucar Bayaran Tahun 2010 Hingga 2011 39 Pada pendapat Audit, semua bayaran hendaklah dibuat selaras dengan syarat kontrak dan disokong dengan dokumen sokongan yang lengkap. Semua bayaran lebihan kepada kontraktor hendaklah dikutip balik. Maklum Balas Daripada UMS Diterima Pada 26 Mac 2013. UMS bersetuju terdapat lebihan bayaran kepada kontraktor kerana bayaran sebelum bulan Julai 2011 adalah berdasarkan anggaran kerana kontrak belum dimuktamadkan. UMS akan menuntut bayaran lebihan sejumlah RM191,464 daripada kontraktor. 3.4.1.2 Pembayaran Yang Tidak Dapat Disahkan Senarai Kuantiti pada Kontrak Fasa 1 menetapkan keterangan kerja Others or any other work neccessary within and outside the building area dan tuntutan sejumlah RM62,710 dibayar setiap bulan secara lump sum. Kerja di bawah Others adalah bagi kerja penyenggaraan operasi, PPM dan pertukaran alat ganti di bawah RM5,000 seunit bagi aset yang tidak termasuk dalam Senarai Kuantiti Kontrak. Semakan Audit mendapati pelaksanaan kerja Others ini telah disahkan oleh JPP disokong dengan dokumen yang dijana melalui CMMS bagi kerja preventive, corrective dan pro-active. Bagaimanapun, pihak Audit tidak dapat mengesahkan pembayaran yang dibuat berjumlah RM3.76 juta untuk 5 tahun bagi 24 lokasi adalah betul kerana kerja penyenggaraan tersebut tidak diperincikan dalam kontrak. Butiran lanjut seperti jadual berikut: JADUAL 3.4 PENETAPAN ITEM DAN PEMBAYARAN YANG TIDAK DAPAT DISAHKAN LOKASI KADAR SEBULAN (RM) JUMLAH 60 BULAN (RM) Sekolah Perniagaan Ekonomi 1,799 107,942 Bangunan Canselori 3,261 195,658 Sekolah Kejuruteraan Dan Teknologi Maklumat 12,216 732,967 Kompleks Sukan dan Palapes 1,186 71,141 Sekolah Sains dan Teknologi 9,328 559,693 Pusat Penataran Ilmu dan Bahasa 1,615 96,927 Sekolah Sains Sosial 976 58,537 Asrama Pelajar (A, B C dan D) 6,375 382,514 Perpustakaan 4,142 248,530 Pusat Kesihatan 181 10,858 Sekolah Pendidikan Dan Pembangunan Sosial 991 59,444 Institut Biologi Tropika Dan Pemuliharaan 1,312 78,728 40 LOKASI KADAR SEBULAN (RM) JUMLAH 60 BULAN (RM) Sekolah Pengajian Seni 1,441 86,449 Institut Penyelidikan Marin Borneo 907 54,398 Masjid 118 7,111 Fencing Light 100 6,000 Pump House 15,738 944,257 Air Terjun 50 3,000 Pondok Keselamatan 98 5,894 Incinerator 160 9,600 Sewerage Treatment Plant 248 14,894 Jetty and Boat House 159 9,520 Outdoor Development Centre 159 9,533 UMS Logo 150 9,000 JUMLAH 62,710 3,762,595 Sumber : Baucar Bayaran Tahun 2007 hingga Ogos 2012 dan Kontrak UMS BEN P40/2007 (01) Pada pendapat Audit, klausa kerja Others or any other work necessary within and outside the building area dalam dokumen kontrak tidak dinyatakan dengan jelas dan terperinci bagi kerja yang perlu dilaksanakan oleh kontraktor. Kontrak yang dibuat secara lump sum menyebabkan pembayaran yang dibuat bagi kerja penyenggaraan tidak dapat disahkan berdasarkan kepada kerja yang sebenar dibuat. Maklum Balas Daripada UMS Diterima Pada 30 April 2013. UMS memaklumkan kerja Others atau any other work neccessary within and outside the building area adalah merupakan kerja preventive, corrective, proactive dan kerja selain daripada skop M&E. 3.4.1.3 Item Penyenggaraan di Senarai Kuantiti Berbeza Dengan Kuantiti Di Lokasi Bangunan Merujuk kepada dokumen kontrak, apabila kontraktor telah melaksanakan kerja mengikut terma perjanjian yang dipersetujui, pihak JPP akan mengeluarkan Perakuan Interim kepada Jabatan Bendahari UMS menyatakan amaun yang perlu dibayar berdasarkan kepada anggaran jumlah nilai kerja yang telah dilaksanakan oleh kontraktor dengan sempurna. a. Pihak Audit telah menjalankan pemeriksaan fizikal pada 16 Oktober hingga 23 Oktober 2012 di 10 lokasi bagi menentukan pembayaran dibuat mengikut bilangan item penyenggaraan yang ditetapkan dalam Senarai Kuantiti. 41 Pemeriksaan ini telah dijalankan bersama pegawai JPP, pegawai Audit Dalam UMS dan wakil kontraktor. b. Semakan Audit menunjukkan kuantiti aset di Senarai Kuantiti adalah tidak sama dengan kuantiti sebenar di lokasi. Semakan lanjut mendapati kuantiti aset di lokasi adalah kurang daripada dinyatakan di Senarai Kuantiti iaitu antara 4 hingga 287 item. Selain itu, pemeriksaan fizikal juga mendapati lebihan aset berjumlah antara 4 hingga 116 item berbanding kuantiti di Senarai Kuantiti. Butiran lanjut seperti di jadual berikut: JADUAL 3.5 SENARAI KUANTITI MELEBIHI KUANTITI SEBENAR DI LOKASI BAGI FASA 1 SEKOLAH/ ITEM GARDEN LIGHT HYDRANT VRV SYSTEM WATER TANKS FAN COIL UNIT K F K F K F K F K F Bangunan Canselori 7 6 SKTM 577 588 IBTP 18 3 4 3 15 5 125 7 IPMB 15 26 4 4 12 14 SPPS 13 13 4 2 24 8 15 1 120 23 JUMLAH 46 42 19 15 24 8 42 20 822 618 PERBEZAAN 46-42 = 4 19-15 = 4 24-8 = 16 42-20 =22 822-618 = 204 Sumber : Kontrak UMS BEN P40/2007 (01) Nota : K Jumlah dalam Kontrak, F Jumlah Pemeriksaan Fizikal JADUAL 3.6 SENARAI KUANTITI MELEBIHI KUANTITI SEBENAR DI LOKASI BAGI FASA 2 SEKOLAH/ ITEM AIR COOLED SPLIT UNIT DISTRIBUTION BOARD FAN COIL UNIT CONTROL PANEL FAN (WALL & CEILING) GARDEN LIGHT KELUAR SIGNAGE K F K F K F K F K F K F JPP 41 33 12 5 17 8 14 10 SPKS 97 83 213 36 SPTA 21 29 89 98 117 7 34 0 44 26 SSMP 58 54 PPP 35 25 105 36 9 0 6 4 JUMLAH 97 87 361 276 330 43 60 8 50 30 14 10 PERBEZAAN 97-87 = 10 361-276 = 85 330-43 = 287 60-8 = 52 50-30 = 20 14-10 = 4 Sumber : Kontrak UMS P40/2009 (14) Nota : K Jumlah dalam Kontrak, F Jumlah Pemeriksaan Fizikal 42 JADUAL 3.7 SENARAI KUANTITI KURANG DARIPADA KUANTITI SEBENAR DI LOKASI BAGI FASA 1 DAN FASA 2 KONTRAK FASA 1 KONTRAK FASA 2 SEKOLAH/ ITEM WALL MOUNTED SPLIT UNIT DISTRIBUTION BOARD FIRE EXTINGUISHER COMPOUND LIGHT FAN COIL UNIT FIRE EXTINGUISHER K F K F K F K F K F K F Bangunan Canselori 100 93 56 68 SKTM 80 120 364 421 150 243 IBTP 7 7 31 78 41 41 24 28 IPMB 110 102 44 56 19 18 SPPS 11 76 28 30 10 22 JPP 15 12 SPKS 248 255 SPTA 49 117 87 91 SSMP 26 34 PPP 43 59 13 13 JUMLAH 208 305 567 678 276 392 24 28 340 431 141 150 PERBEZAAN 208-305 = (97) 567-678 = (111) 276-392 = (116) 24-28 = (4) 340-431 = (91) 141-150 = (9) Sumber : Kontrak UMS BEN P40/2007 (01) dan P40/2009 (14) Nota : K Jumlah dalam Kontrak, F Jumlah Pemeriksaan Fizikal c. Semakan lanjut juga mendapati pembayaran berjumlah RM804,704 telah dibuat walaupun kuantiti aset yang sebenarnya disenggara adalah kurang daripada kuantiti aset yang dinyatakan di Senarai Kuantiti. Butiran lanjut seperti di jadual berikut: JADUAL 3.8 PEMBAYARAN BAGI FASA 1 DAN FASA 2 PERIHAL - ITEM PENYENGGARAAN BAYARAN DISAHKAN OLEH JPP (RM) PENGIRAAN BAYARAN MENGIKUT PEMERIKSAAN AUDIT (RM) LEBIHAN (KURANGAN) / BAYARAN (RM) FASA 1 Hydrant 3,006 1,689 1,317 Building Water Tank 6,079 3,986 2,093 Fan Coil Unit 689,924 516,094 173,830 VRV System 179,111 75,415 103,696 Garden Light 7,768 8,156 (388) Compound light 3,715 4,211 (496) Fire Extinguisher 21,830 31,242 (9,412) Wall Mounted Split Unit 127,891 157,426 (29,535) Distribution Board 237,686 284,218 (46,532) JUMLAH FASA 1 1,277,010 1,082,437 194,573 FASA 2 Signage 3,136 2,240 896 43 PERIHAL - ITEM PENYENGGARAAN BAYARAN DISAHKAN OLEH JPP (RM) PENGIRAAN BAYARAN MENGIKUT PEMERIKSAAN AUDIT (RM) LEBIHAN (KURANGAN) / BAYARAN (RM) Fire Extinguisher 35,700 34,880 820 Emergency Light 11,200 7,840 3,360 Garden Light 27,875 17,942 9,933 Mini Chiller 65,000 52,000 13,000 Air Cooled Split Unit 189,980 170,240 19,740 Fan (wall & ceiling) 27,180 4,480 22,700 VRV System 138,000 112,000 26,000 Air Conditioning Control Panel 37,800 8,400 29,400 Distribution Board 430,298 361,226 69,072 BAS System 215,050 21,930 193,120 Fan Coil Unit Control Panel 461,700 60,200 401,500 Fan Coil Unit 658,700 838,110 (179,410) JUMLAH FASA 2 2,301,619 1,691,488 610,131 Sumber : Baucar Bayaran Tahun 2010 hingga Ogos 2012 JUMLAH KESELURUHAN 804,704 Pada pendapat Audit, bilangan aset yang perlu disenggara di setiap lokasi bangunan hendaklah dirancang dan ditetapkan dengan tepat sebelum kontrak ditandatangani. Ini bertujuan untuk mengelakkan berlakunya bayaran lebihan. Maklum Balas Daripada UMS Diterima Pada 30 April 2013. UMS telah menjalankan pemeriksaan fizikal tanpa bersama kontraktor pada 18 Mac 2013 dan bersetuju terdapat perbezaan di antara kuantiti aset dalam Senarai Kuantiti dalam kontrak dan kuantiti sebenar aset di lokasi. UMS akan menyelaras balik bayaran kepada kontraktor jika terdapat terlebih bayaran. 3.4.1.4 Planned Preventive Maintenance Merujuk kepada syarat kontrak, kontraktor perlu menjalankan penyenggaraan operasi pada setiap bulan manakala Planned Preventive Maintenance (PPM) secara berkala mengikut Jadual Penyenggaraan Terancang seperti di lampiran kontrak. Senarai semak pula perlu disediakan bagi mengetahui skop kerja dan tempoh penyenggaraan yang perlu dilakukan. Kerja-kerja yang memerlukan penyenggaraan PPM akan dikemas kini dalam borang work order sama ada dikeluarkan secara automatik atau manual daripada Sistem Penyenggaraan dan Pengurusan Secara Berkomputer (CMMS). Semakan Audit mendapati: 44 a. Kuantiti kerja PPM adalah berbeza berbanding kerja yang dinyatakan di Senarai Kuantiti bagi Fasa 1 seperti di jadual berikut: JADUAL 3.9 PERBEZAAN KUANTITI ANTARA PPM DAN SENARAI KUANTITI DALAM KONTRAK FASA 1 PERIHAL ASET YANG DISENGGARA PPM KUANTITI (A) SENARAI KUANTITI KUANTITI (B) PERBEZAAN (B)-(A) SPE Chiller Switch Board 1 - (1) BC Main Switch Board 1 2 1 Chiller Switch Board 1 - (1) Dry Riser 2 sistem 6 sistem 4 SKTM Main Switch Board 3 2 (1) Chiller Switch Panel 1 - (1) Split Unit Tidak dinyatakan 80 80 Meter Utama 1 - (1) Lift Fuji 1 3 2 KSP Main Switch Board 1 - (1) Split Unit Tidak dinyatakan 53 53 Fire Alarm System 2 sistem 1 sistem (1) Meter Utama 1 2 1 SST Chiller Switch Panel 1 - (1) SSS Main Switch Board 1 - (1) Fan Coil Unit 3 100 97 Asrama Split Unit Tidak dinyatakan 59 59 C02 System 4 sistem 2 sistem (2) Wet Chemical System 2 sistem 4 sistem 2 PER Main Switch Board 3 1 (2) Chiller Switch Panel 1 - (1) Cooling Tower Tidak dinyatakan 3 3 Chiller Tidak dinyatakan 3 3 Condenser Water Pump Tidak dinyatakan 3 3 Chilled Water Pump 4 3 (1) Split Unit Tidak dinyatakan 18 18 45 PERIHAL ASET YANG DISENGGARA PPM KUANTITI (A) SENARAI KUANTITI KUANTITI (B) PERBEZAAN (B)-(A) PK Split Unit Tidak dinyatakan 55 55 SPPS Variable Refrigerant Volume 10 24 14 Split Unit 5 - (5) SPS Main Switch Board 3 1 (2) IPMB Main Switch Board 1 - (1) Sumber: Kontrak UMS BEN P40/2007 (01) dan P40/2009 (14) b. Tempoh PPM yang ditetapkan di Jadual PPM dalam kontrak adalah berbeza dengan tempoh PPM yang dinyatakan di Senarai Kuantiti dalam kontrak. Pembayaran dilakukan berdasarkan tempoh yang dinyatakan di Senarai Kuantiti dalam kontrak. Semakan Audit mendapati tempoh PPM yang dinyatakan di Senarai Kuantiti dalam kontrak lebih kerap berbanding tempoh PPM di Jadual PPM dalam kontrak. Semakan terhadap 28 baucar bayaran bagi bulan Mac 2010 hingga bulan Ogos 2012 menunjukkan jika kekerapan penyenggaraan dijalankan mengikut Jadual PPM, UMS hanya perlu membayar kos buruh berjumlah RM0.73 juta berbanding bayaran kos buruh sejumlah RM2.53 juta mengikut kekerapan dalam Senarai Kuantiti. Ini bermakna bagi 28 sampel baucar bayaran terdapat bayaran lebihan sejumlah RM1.80 juta telah dibuat kepada kontraktor. Jadual berikut menunjukkan pembayaran bagi satu daripada 28 baucar yang disemak. JADUAL 3.10 PERBEZAAN TEMPOH PENYENGGARAAN ANTARA SENARAI KUANTITI DAN PPM DALAM KONTRAK FASA 2 PERIHAL ASET YANG DISELENGGARA SENARAI KUANTITI (DALAM KONTRAK) TEMPOH PPM SEBULAN (RM) [A] TEMPOH PPM JADUAL PPM BAYARAN BULANAN SEPATUTNYA (RM) [B] PERBEZAAN (RM) [A] [B] DEWAN CANSELOR Stepdown Transformer 1 bulan 3,000 Tidak Dinyatakan 0 3,000 Capacitor Bank C/W Regulator 1 bulan 800 Tidak Dinyatakan 0 800 DC Power Supply System 1 bulan 840 Tidak Dinyatakan 0 840 Air Handling Unit (AHU) 3 bulan 1,800 6 bulan 900 900 Fan Coil Unit (FCU) 3 bulan 1,200 6 bulan 600 600 Air Cooled Split Unit 3 bulan 6,000 6 bulan 3,000 3,000 46 PERIHAL ASET YANG DISELENGGARA SENARAI KUANTITI (DALAM KONTRAK) TEMPOH PPM PUSAT PERKHIDMATAN PELAJAR SEBULAN (RM) [A] TEMPOH PPM JADUAL PPM BAYARAN BULANAN SEPATUTNYA (RM) [B] PERBEZAAN (RM) [A] [B] Fan Coil Unit (FCU) 3 bulan 5,160 6 bulan 2,580 2,580 Air Cooled Split Unit 3 bulan 4,375 6 bulan 2,188 2,187 DEWAN RESITAL Stepdown Transformer 1 bulan 3,000 Tiada 0 3,000 Capacitor Bank C/W Regulator 1 bulan 800 Tiada 0 800 DC Power Supply System 1 bulan 840 Tiada 0 840 Fan Coil Unit (FCU) 3 bulan 2,280 6 bulan 1,140 1,140 Air Handling Unit (AHU) 3 bulan 533 6 bulan 267 266 Air Cooled Split Unit 3 bulan 3,125 6 bulan 1,563 1,562 SEKOLAH PSIKOLOGI DAN KERJA SOSIAL Stepdown Transformer 1 bulan 3,000 Tidak Dinyatakan 0 3,000 Capacitor Bank C/W Regulator 1 bulan 800 Tidak Dinyatakan 0 800 DC Power Supply System 1 bulan 840 Tidak Dinyatakan 0 840 Fan Coil Unit (FCU) 3 bulan 29,760 6 bulan 14,880 14,880 Air Cooled Split Unit 3 bulan 1,625 6 bulan 813 812 SEKOLAH PERHUTANAN TROPIKA ANTARABANGSA Stepdown Transformer 1 bulan 3,000 Tidak Dinyatakan 0 3,000 Capacitor Bank C/W Regulator 1 bulan 800 Tidak Dinyatakan 0 800 DC Power Supply System 1 bulan 840 Tidak Dinyatakan 0 840 Fan Coil Unit (FCU) 3 bulan 5,880 6 bulan 2,940 2,940 Air Handling Unit (AHU) 3 bulan 267 6 bulan 133 134 Air Cooled Split Unit 3 bulan 2,625 6 bulan 1,313 1,312 SEKOLAH SAINS MAKANAN DAN PEMAKANAN Stepdown Transformer 1 bulan 3,000 Tidak Dinyatakan 0 3,000 Capacitor Bank C/W Regulator 1 bulan 800 Tidak Dinyatakan 0 800 DC Power Supply System 1 bulan 840 Tidak Dinyatakan 0 840 Fan Coil Unit (FCU) 3 bulan 6,360 6 bulan 3,180 3,180 Air Handling Unit (AHU) 3 bulan 266 6 bulan 133 133 Air Cooled Split Unit 3 bulan 4,375 6 bulan 2,188 2,187 Compressed Air System Cold Room 3 bulan 312 156 156 6 bulan 1 tahun 312 0 312 3 bulan 4,000 1,000 3,000 1 tahun 1 tahun 2,000 0 2,000 Steam Boiler System 6 bulan 1,000 3 bulan 2,000-1000 47 PERIHAL ASET YANG DISELENGGARA SENARAI KUANTITI (DALAM KONTRAK) TEMPOH PPM SEBULAN (RM) [A] TEMPOH PPM JADUAL PPM BAYARAN BULANAN SEPATUTNYA (RM) [B] PERBEZAAN (RM) [A] [B] Sumber: Kontrak UMS P40/2009 (14) 1 tahun 1,000 1 tahun 1,000 0 JUMLAH 107,455 41,974 65,481 c. JPP ada membuat penambahbaikan terhadap kadar kos buruh pada kontrak Fasa 2 berbanding dengan kontrak Fasa 1. Kadar pengiraan kos buruh adalah seperti berikut: i. Fasa 1 - kos buruh yang dikenakan pada setiap bulan adalah termasuk penyenggaraan operasi dan kos buruh PPM bagi setiap item yang disenggara. ii. Fasa 2 - kos buruh telah diasingkan di antara penyenggaraan operasi (bulanan) dan kos buruh PPM bagi item penyenggaraan yang sama. d. Analisis Audit terhadap 4 jenis item dalam kontrak menunjukkan kos buruh bagi Fasa 2 adalah lebih tinggi iaitu RM176,483 berbanding hanya RM78,480 bagi Fasa 1. Perbandingan harga bagi Fasa 2 telah meningkat sebanyak 125 peratus. Antara sampel penyenggaraan adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 3.11 PENINGKATAN HARGA DI ANTARA FASA 1 DAN FASA 2 PERIHAL ASET / TEMPOH PPM SENARAI KUANTITI FASA 2 KADAR SEBULAN (RM) (A) BAYARAN SEBULAN MENGIKUT KADAR FASA 1 BAGI FASA 2 (RM) (B) JUMLAH PENINGKATAN DI FASA 2 (RM) (A) (B) DEWAN CANSELOR Buliding Automation System - Monthly 4,980 2,837 2,143 Cooling Tower Monthly 3,552 2,454 1,098 Fan Coil Unit Quarterly 2,850 1,257 1,593 Air-Cooled Split Unit Quarterly 9,360 2,753 6,607 DEWAN RESITAL Buliding Automation System - Monthly 5,080 2,837 2,243 Fan Coil Unit Quarterly 3,050 1,592 1,458 Air-Cooled Split Unit Quarterly 4,245 1,434 2,811 PUSAT PERKHIDMATAN PELAJAR Buliding Automation System - Monthly 4,180 2,837 1,343 48 PERIHAL ASET / TEMPOH PPM SENARAI KUANTITI FASA 2 KADAR SEBULAN (RM) (A) BAYARAN SEBULAN MENGIKUT KADAR FASA 1 BAGI FASA 2 (RM) (B) JUMLAH PENINGKATAN DI FASA 2 (RM) (A) (B) Fan Coil Unit Quarterly 8,170 3,604 4,566 Air-Cooled Split Unit Quarterly 6,825 2,007 4,818 SEKOLAH PSIKOLOGI DAN KERJA SOSIAL Buliding Automation System - Monthly 4,880 2,837 2,043 Cooling Tower Monthly 3,552 2,454 1,098 Fan Coil Unit Quarterly 47,120 20,785 26,335 Air Cooled Split Unit Quarterly 2,535 746 1,789 SEKOLAH PERHUTANAN TROPIKA DAN ANTARABANGSA Buliding Automation System - Monthly 9,090 2,837 6,253 Cooling Tower Monthly 3,552 2,454 1,098 Fan Coil Unit Quarterly 9,310 4,107 5,203 Air-Cooled Split Unit Quarterly 4,095 1,204 2,891 SEKOLAH SAINS MAKANAN DAN PEMAKANAN Buliding Automation System - Monthly 5,180 2,837 2,343 Cooling Tower Monthly 3,552 2,454 1,098 Fan Coil Unit Quarterly 10,070 4,442 5,628 Air-Cooled Split Unit Quarterly 6,825 2,007 4,818 JABATAN PEMBANGUNAN DAN PENYELENGGARAAN Air-Cooled Split Unit Quarterly 7,995 2,351 5,644 MASJID Buliding Automation System - Monthly 4,680 2,837 1,843 Air-Cooled Split Unit Quarterly 1,755 516 1,239 JUMLAH (SEBULAN) 176,483 78,480 98,003 Sumber: Kontrak UMS BEN P40/2007 (01) Dan P40/2009 (14) Nota: Pengiraan Di Atas Adalah Dibuat Sekiranya Melibatkan Pembayaran Penuh Seperti Yang Ditetapkan Dalam Kontrak. Jumlah Sebenar Yang Dibayar Boleh Berbeza Daripada Yang Ditetapkan Kerana Berlaku Pemotongan Bayaran. Pada pendapat Audit, perbezaan antara jadual PPM dan Senarai Kuantiti bagi kuantiti aset dan kekerapan tempoh penyenggaraan yang ditetapkan dalam kontrak menunjukkan dokumen kontrak tidak disediakan dengan teliti. UMS juga hendaklah mengkaji semula kos buruh bagi penyenggaraan operasi dan PPM Fasa 2 supaya perbelanjaan dapat dikurangkan. 49 Maklum Balas Daripada UMS Diterima Pada 30 April 2013. UMS bersetuju terdapat kelemahan kontrak yang menyebabkan bayaran dibuat secara lump sum di mana bayaran yang ditetapkan dalam kontrak perlu dibayar dan tidak bergantung pada kekerapan kerja penyenggaraan dibuat dan pemantauan adalah berdasarkan Service Level Agreement (SLA) ke atas kontraktor. 3.4.2 Sistem Pengkomputeran 3.4.2.1 Sistem Pengurusan Penyenggaraan Berkomputer a. Sistem Pengurusan Penyenggaraan Berkomputer (CMMS) merupakan sebuah sistem yang merekodkan jenis aset, nombor pendaftaran dan lokasi aset perlu dikemas kini dari semasa ke semasa. Sistem ini juga berfungsi untuk merekodkan semua kerja penyenggaraan dan laporan yang akan dikeluarkan bagi menilai prestasi kontraktor. Sejumlah RM200,000 telah dibelanjakan untuk menaik taraf CMMS sebagai Pre Award Contract Specification melalui Fasa 1 manakala RM200,000 lagi bagi Fasa 2 untuk menaik taraf sistem kepada web based. Pembayaran tersebut telah dibuat mengikut kemajuan kerja dari tahun 2008 hingga 2012. b. Mengikut kontrak, JPP hendaklah mengemas kini rekod aset di dalam CMMS sekiranya terdapat penambahan, pengurangan atau perubahan pada rekod aset tersebut setelah dilaporkan oleh kontraktor. c. Semakan Audit terhadap laporan CMMS mendapati data aset yang disenggarakan tidak dikemas kini dan terdapat perubahan yang tidak dilaporkan. Ini disebabkan pegawai yang bertanggungjawab untuk menyenggara CMMS tidak bertauliah dan tidak mempunyai kepakaran berkaitan Teknologi Maklumat (IT). CMMS yang tidak dikemas kini menyebabkan perkara berikut: i. Laporan CMMS yang dikeluarkan tidak menunjukkan kedudukan dan keadaan aset yang sebenarnya bagi aset yang dikategorikan sebagai active, in-active, partially active, unknown dan re-group. Bagaimanapun, pihak Audit tidak mendapat keterangan yang jelas daripada pihak JPP mengenai kategori aset tersebut. Kategori aset yang diperoleh daripada laporan CMMS adalah seperti di jadual berikut: 50 JADUAL 3.12 KATEGORI ASET YANG DISENGGARA BERDASARKAN LAPORAN CMMS FASA 1 SEKOLAH PENGAJIAN/INFRA ACTIVE IN- ACTIVE PARTIALLY ACTIVE UNKNOWN RE-GROUP (KUANTITI) Asrama A, B, C, D 1,202 27 61 18 - Bangunan Canselori 509 5 2 46 9 Institut Biologi Tropika dan Pemuliharaan 335 2 4 20 3 Dewan Canselori 37 - - - - Dewan Kuliah Pusat 227 8 33 - - Dewan Resital 6 - - - - Institut Penyelidikan Marin Borneo 303 2 9 16 - Kompleks Sukan 54 - - 5 - Masjid 5 8 3 - - Outdoor Development Centre (ODEC) 9-1 - - PALAPES 74 1 - - - Perpustakaan 376 7 3 29 3 Pintu Masuk Utama UMS 10 - - - - Pusat Kesihatan 92-4 - - Pusat Penataran Ilmu dan Bahasa 184 7 7 205 3 Sekolah Pendidikan dan Pembangunan Sosial 142 1 1 108 3 Sekolah Kejuruteraan dan Teknologi Maklumat 594 20 67 480 9 Sekolah Pengajian Seni 206 3 5 33 - Sekolah Perniagaan Ekonomi 306 5 11 21 3 Sekolah Psikologi dan Kerja Sosial 40 - - - - Sekolah Sains dan Teknologi 680 7 27 155 6 Sekolah Sains Sosial 105 1 8 101 3 Sekolah Pengajian Tropika Antarabangsa 8 - - - - Sekolah Sains Makanan dan Pemakanan 42 - - - - Jabatan Pembangunan dan Penyenggaraan 6 - - - - Main Intake Switching 27 - - - - Sewerage Treatment Plant 49 2 4 - - Tangki 27 1 3 - - Incenerator 4 - - - - Sumber : Laporan CMMS Fasa 1 JUMLAH 5,659 107 253 1,237 42 ii. Semakan seterusnya mendapati kuantiti aset yang ditunjukkan adalah berbeza di laporan CMMS, dokumen kontrak, pemeriksaan fizikal dan baucar pembayaran. Butiran lanjut seperti yang ditunjukkan di jadual berikut: 51 JADUAL 3.13 PERBEZAAN KUANTITI BERDASARKAN LAPORAN CMMS, PEMERIKSAAN FIZIKAL DAN BAUCAR BAYARAN LOKASI PERALATAN YANG DISELENGGARA KUANTITI MENGIKUT LAMPIRAN ASET DI KONTRAK KUANTITI MENGIKUT CMMS PEMERIKSAAN FIZIKAL (SAMPEL) KUANTITI DI BAUCAR (BAYARAN OGOS 2012) Fasa 1 Main Switch Board 2 4-2 SKTM Sub Switch Board Tiada kuantiti dalam kontrak 62-1 Fire Extinguisher 150 125 243 150 Fan Coil Unit 577 503 588 498 LPG System 1 3-0 Mini Chiller 7 2 2 (1 unit tidak berfungsi) 1 IPMB Air Cooled Split Unit 110 61 102 110 Distribution Board 44 125 56 44 Fire Extinguisher 17 16 18 17 Hydrant Tiada kuantiti dalam kontrak Tiada dalam CMMS 4 3 Air Cooled Split Unit 15 32-15 BC Distribution Board 100 157 93 100 Fire Extinguisher 56 77 68 56 Hydrant Tiada kuantiti dalam kontrak Tiada dalam CMMS 6 6 Fan Coil Unit 125 106 127 125 IBTP Distribution Board 31 95 78 31 Fire Extinguisher 41 44 42 41 VRV System 24 38 8 19 SPPS Fan Coil Unit 120 70 23 120 Fire Extinguisher 10 23 22 10 Air Cooled Split Unit 11 33 76 11 Sumber : Baucar Bayaran tahun 2007 hingga 2012 dan Laporan CMMS iii. Semasa pemeriksaan dibuat, berlaku kekeliruan di antara Pegawai JPP dan kontraktor sama ada kuantiti aset yang perlu disenggara adalah termasuk dalam kontrak atau sebaliknya. Ini menyebabkan kontraktor melaksanakan kerja penyenggaraan dan tuntutan berdasarkan kepada kuantiti di dalam kontrak sahaja walaupun pelaksanaan kerja yang dijalankan termasuk kerja di bawah pengurusan JPP. Pada pendapat Audit, JPP perlu memastikan pegawai yang mengendalikan CMMS diberi latihan secara hands-on yang secukupnya bagi memastikan sistem dapat digunakan secara optimum. 52 Maklum Balas Daripada UMS Diterima Pada 28 Februari 2013. UMS memaklumkan bahawa mulai 1 Januari 2013, tindakan terhadap status aset dalam CMMS telah dilaksanakan dan telah menempatkan CMMS di bawah penyeliaan dan pengendalian seorang Jurutera Gred J41. 3.4.2.2 Building Automation System a. UMS mempunyai sebanyak 20 Building Automation System (BAS) yang merupakan suatu sistem untuk memantau dan mengawal kemudahan sistem mekanikal dan elektrikal yang terdapat di sesebuah bangunan berfungsi dengan baik. Antara kawalan BAS termasuklah sistem pemanasan, sistem pengaliran udara, sistem penyaman udara, sistem kawalan jana kuasa elektrik, sistem keselamatan, sistem amaran kebakaran, sistem perpaipan, pengaliran saluran air dan sebagainya. b. Semakan Audit terhadap 38 sampel baucar bayaran mendapati pembayaran telah dibuat berjumlah RM1.03 juta berbanding kontrak penyenggaraan BAS iaitu sejumlah RM1.43 juta bagi Fasa 1 dan Fasa 2. Bagaimanapun, pemeriksaan Audit terhadap 2 BAS iaitu di Pusat Perkhidmatan Pelajar (PPP) dan Sekolah Sains Makanan dan Pemakanan (SSMP) mendapati BAS di PPP tidak berfungsi sepenuhnya. Ini menyebabkan pemeriksaan dan tindakan penyenggaraan oleh kontraktor dilakukan secara manual. Pembayaran penyenggaraan berjumlah RM6,600 telah dibuat terhadap Software 963 Supervisory Control yang tidak dapat diaktifkan. c. Selain itu, semakan terhadap 4 sampel baucar bayaran penyenggaraan BAS bagi Fasa 2 mendapati tiada bayaran dilakukan bagi penyenggaraan operasi bulanan tetapi bayaran bulanan RM48,000 bagi PPM telah dibuat seperti di jadual berikut: JADUAL 3.14 PENYENGGARAAN OPERASI TIDAK DIBAYAR TETAPI PPM DIBAYAR NO. BAUCAR TARIKH BANGUNAN Building Automation System PPM SEUNIT (RM) JUMLAH DIBAYAR (RM) DC 2,400 2,400 DR 2,400 2,400 483726 23.06.2011 SPKS 2,400 2,400 SPTA 2,400 2,400 MASJID 2,400 2,400 483960 23.06.2011 DC 2,400 2,400 DR 2,400 2,400 53 NO. BAUCAR TARIKH BANGUNAN PPM SEUNIT (RM) JUMLAH DIBAYAR (RM) SPKS 2,400 2,400 SPTA 2,400 2,400 MASJID 2,400 2,400 DC 2,400 2,400 DR 2,400 2,400 483961 23.06.2011 SPKS 2,400 2,400 SPTA 2,400 2,400 MASJID 2,400 2,400 DC 2,400 2,400 DR 2,400 2,400 483724 23.06.2011 SPKS 2,400 2,400 SPTA 2,400 2,400 MASJID 2,400 2,400 Sumber : Baucar Bayaran Tahun 2011 Hingga 2012 JUMLAH 48,000 Pada pendapat Audit, perbelanjaan penyenggaraan terhadap BAS yang tidak berfungsi adalah satu pembaziran. Selain itu, pihak JPP hendaklah memastikan BAS berfungsi dengan baik supaya setiap bangunan yang disenggara oleh kontraktor berada dalam keadaan selamat digunakan. Sekiranya BAS tidak berfungsi, bayaran bagi penyenggaraan bulanan dan PPM hendaklah dihentikan. Maklum Balas Daripada UMS Diterima Pada 28 Februari 2013. UMS menjelaskan bahawa sistem BAS bagi Fasa 1 masih berfungsi walaupun tidak sepenuhnya beroperasi semasa penyerahan sistem tersebut kepada kontraktor. Namun penyenggaraan masih diperlukan bagi mengelakkan kerosakan yang lebih teruk hingga boleh menyebabkan kerugian kepada UMS. Bagaimanapun, bayaran hanya dibuat bagi kerja penyenggaraan yang telah dilaksanakan bagi kontrak Fasa 2. 3.4.3 Pemeriksaan Fizikal Penyerahan Peralatan Di Bawah Item Preliminaries Mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007, semua aset hendaklah didaftar, diguna, disimpan, diperiksa, diselenggara, dilupus dan dihapus kira mengikut peraturan yang ditetapkan. Merujuk kepada kontrak Fasa 1 dan Fasa 2, aset yang diperoleh hendaklah dipindah milik daripada kontraktor kepada UMS setelah kontrak tamat. Semakan Audit mendapati: 54 a. Dokumen penyerahan aset bagi Fasa 1 dan Fasa 2 yang berjumlah RM791,350 telah disediakan oleh kontraktor dan penerimaan aset telah disahkan oleh Pegawai Penerima Aset UMS. Bagaimanapun, kewujudan aset tersebut tidak dapat disahkan semasa pemeriksaan fizikal dijalankan dan JPP hanya mengemukakan kad pendaftaran kenderaan. b. Kad Pendaftaran (Daftar KEW.PA-2/KEW.PA-3) tidak dikemukakan dan Daftar Pergerakan Harta Modal Dan Inventori (KEW.PA-6) juga tidak direkodkan. c. Tiada bukti menunjukkan tindakan pelupusan atau hapus kira telah dilaksanakan terhadap aset tersebut. Butiran lanjut adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 3.15 PERALATAN/KENDERAAN DI BAWAH PERUNTUKAN PRELIMINARIES DI KONTRAK YANG TIDAK DAPAT DISAHKAN PERIHAL PERALATAN HARGA SEUNIT (RM) KUANTITI JUMLAH (RM) FASA 1 Komputer Riba HP Compaq NC2400 8,000 5 40,000 Printer HP Colour Laser Jet 5550 11,000 5 55,000 Scanner HP Scanjet 6200C 1,800 1 1,800 External Hard Disk 100GB 500 2 1,000 Fax Machine Brother, Brand 1020E 1,200 1 1,200 Photocopier Machine Sharp New Digital AR35M 18,000 1 18,000 Digital Camera Sony Cyber Shot DSC-T50 2,000 2 4,000 LCD Projector Acer XD1150 5,000 2 10,000 Medium Duty Shredder Machine Model PS01C14 500 2 1,000 Walkie Talkie Motorola 2,000 5 10,000 Telefon bimbit Nokia N95 2,700 13 35,100 Digital Multimeter Kyoritsu Model 2001 500 5 2,500 Digital Clamp Multimeter Kyoritsu Model 2027 750 5 3,750 Personel Tool Box 600 20 12,000 Toyota Land Cruiser Prado 280,000 1 280,000 Toyota Double Cab Hilux 2.5 120,000 2 240,000 Motosikal Honda C1004-MA 4,500 12 54,000 JUMLAH 84 769,350 FASA 2 Komputer Desktop Dell 4,500 2 9,000 Printer Canon LBP-3300 or equivalent 1,500 2 3,000 Digital Camera Sony OR equivalent- Cyber Shot DSC-W110 500 20 10,000 JUMLAH 24 22,000 Sumber : Kontrak UMS BEN P40/2007 (01), P40/2009 (14) dan Dokumen Penyerahan Peralatan 55 Pada pendapat Audit, daftar aset hendaklah diselenggara dengan lengkap dan kemas kini supaya semua aset dapat dikesan dan lokasinya dapat dikenal pasti. JPP perlu memantau dan melaporkan kedudukan terkini mengenai aset preliminaries sama ada berlaku kehilangan dan memastikan ia didaftarkan serta diuruskan dengan cekap seperti yang ditetapkan dalam Pekeliling. Maklum Balas Daripada UMS Diterima Pada 28 Februari 2013. UMS menjelaskan bahawa tindakan mendaftarkan semua aset berkenaan telah pun dilaksanakan mengikut Pekeliling Bendahari Bilangan 3 Tahun 2010, Garis Panduan Pengurusan Aset UMS. Laporan kehilangan dan permohonan hapus kira juga telah dikemukakan pada 6 Februari 2013 kepada urus setia Pengurusan Aset, Jabatan Bendahari UMS untuk tindakan selanjutnya. 3.4.4 Kelemahan Kontrak Kontrak merupakan dokumen penting serta mengandungi perkara yang lengkap dan jelas bagi menjamin kepentingan Kerajaan dipelihara, mengikat kedua-dua belah pihak dalam melaksanakan peranan masing-masing serta wang awam dapat dibelanjakan dengan berhemat. Kontrak yang lengkap dan jelas memudahkan pelaksanaan dan pemantauan. Sebelum sesuatu kontrak ditandatangani, semua kandungan kontrak seperti syarat, senarai kuantiti, harga, penetapan tenaga kerja, pelan bangunan dan tindakan atau penalti dikenakan kepada kontraktor terhadap sebarang kemungkiran atau ketidakpatuhan kontrak hendaklah dikaji dengan teliti. Semakan Audit mendapati kontrak Fasa 1 dan Fasa 2 mengandungi kelemahan seperti berikut: a. Pelan bangunan atau As Built Drawing tidak disertakan dalam kontrak Fasa 1 dan Fasa 2 sebagai asas penetapan kuantiti aset yang disenggara. b. Senarai Kuantiti yang ditetapkan dalam kontrak Fasa 1 dan Fasa 2 adalah berdasarkan anggaran yang dibuat oleh kontraktor dan dibuat tanpa pemeriksaan fizikal. c. Tiada syarat atau terma yang dimasukkan ke dalam kontrak berkaitan bilangan tenaga kerja, tindakan diambil atau pemotongan bayaran sekiranya berlaku kekurangan pekerja, cuti pekerja, pertukaran pekerja dan sebagainya. d. Butiran nilai kerja disediakan secara lump-sum dengan justifikasi yang tidak jelas dan terperinci bagi kerja yang ditetapkan sebagai Others dalam Senarai Kuantiti Fasa 1. 56 Pada pendapat Audit, kelemahan yang terdapat dalam kontrak perlu diteliti dan dikaji semula supaya kerja penyenggaraan yang dilaksanakan adalah mengikut keperluan dan kuantiti sebenar. Kos penyenggaraan boleh dijimatkan sekiranya setiap butiran kerja dan klausa dinyatakan dengan jelas dan terperinci. Maklum Balas Daripada UMS Diterima Pada 28 Februari 2013. UMS menerima saranan yang dikemukakan oleh pihak Audit sebagai penambahbaikan berterusan dalam pengurusan kontrak UMS yang akan datang. 3.4.5 Pelantikan Kontraktor Mengikut Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007, agensi dikehendaki memastikan semua urusan berkaitan perolehan Kerajaan dibuat berdasarkan amalan tadbir urus baik dengan mematuhi prinsip perolehan Kerajaan seperti akauntabiliti awam; diuruskan secara telus; memberi nilai faedah yang terbaik; saingan terbuka serta adil dan saksama. Semakan Audit terhadap pelantikan kontraktor mendapati perkara berikut: a. Pelantikan kontraktor bagi kerja penyenggaraan sistem mekanikal dan elektrikal Fasa 1 dan Fasa 2 dibuat secara rundingan terus. Kontrak ini merupakan penyenggaraan berbentuk komprehensif. Butiran berkenaan nilai kontrak adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 3.16 NILAI KONTRAK MENGIKUT FASA KERJA TARIKH SURAT KELULUSAN KEMENTERIAN KEWANGAN TEMPOH KONTRAK NILAI KONTRAK (RM JUTA) Fasa 1 6.10.2006 3 tahun Ogos 2007 Julai 2010 (Pilihan untuk dilanjutkan- 2 tahun) 43.29 Fasa 1 (Perlanjutan Pertama) Fasa 1 (Perlanjutan kedua) 27.05.2011* 2 tahun Ogos 2010 Julai 2012 5.06.2012 5 tahun Ogos 2012 Julai 2017 36.57 72.15 Fasa 2 17.06.2009 Sumber: Kontrak UMS BEN P40/2007 (01) dan P40/2009 (14) Nota *: Surat kelulusan dikeluarkan oleh UMS 3 tahun Mac 2010 Mac 2013 37.80 b. Kementerian Kewangan telah memberi kontrak lanjutan kedua untuk 5 tahun kepada kontraktor bagi Fasa 1 bernilai RM72.15 juta dan kontrak bagi Fasa 57 2 untuk 3 tahun dengan nilai berjumlah RM37.80 juta tanpa mengambil kira prestasi kontraktor dan kelemahan yang terkandung dalam kontrak Fasa 1. Pada pendapat Audit, pelantikan kontraktor yang dibuat tanpa melalui pembidaan kompetitif mengakibatkan Kerajaan mempunyai pilihan yang terhad dalam membuat perbandingan, penilaian dan pemilihan serta pemberian peluang kepada kontraktor lain. Maklum Balas Daripada UMS Diterima Pada 28 Februari 2013. UMS bersetuju bahawa pelantikan kontraktor melalui pembidaan kompetitif dapat memberi kelebihan dari segi perbandingan, penilaian dan pemilihan serta pemberian peluang kepada lebih ramai kontraktor. Bagaimanapun, UMS menerima keputusan agensi pusat bagi lantikan secara rundingan terus bagi kontrak berkenaan. UMS telah membuat penambahbaikan berterusan ke atas kontrak Fasa 1 dan kontrak Fasa 2 dengan membuat semakan semula dan mengenal pasti kelemahan kontrak sebelum tawaran kontrak dan kontrak lanjutan selama 5 tahun bagi Fasa 1. 3.4.6 Pemantauan Oleh JPP 3.4.6.1 Merujuk kepada dokumen kontrak, JPP bertanggungjawab terhadap menjaga dan menyelia kerja penyenggaraan, mengkaji dan memeriksa manamana bahan atau barang yang akan digunakan atau mutu hasil kerja yang digunakan berhubungan dengan kerja penyenggaraan yang dilaksanakan oleh kontraktor yang dilantik. Oleh yang demikian, pemantauan perlu dilaksanakan secara berterusan bagi memastikan kerja-kerja penyenggaraan mekanikal dan elektrikal diurus dengan cekap dan teratur. JPP perlu melaksanakan tanggungjawab dengan lebih cekap dan efisien bagi memastikan prestasi kerja kontraktor berjalan dengan lancar di samping dapat mengenal pasti dan menangani kelemahan yang berlaku. 3.4.6.2 Semakan Audit mendapati kerja penyenggaraan yang perlu dilaksanakan telah dibincangkan di Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal yang dipengerusikan oleh Pengarah JPP. Antara agenda mesyuarat membincangkan kerja yang perlu dilaksanakan oleh kontraktor dan pemantauan terhadap kerja tersebut akan dibuat pengesahan oleh JPP. Bagaimanapun, pihak Audit mendapati JPP gagal melaksanakan pemantauan secara berterusan kerana kekurangan pegawai yang bertauliah untuk menjalankan kerja pemantauan. Kelemahan ini juga ada dibangkitkan di dalam Laporan Unit Audit Dalam. 58 Pada pendapat Audit, pemantauan adalah penting bagi memudahkan pihak pengurusan mengenal pasti kelemahan dan masalah pada peringkat awal serta mengambil tindakan segera bagi menyelesaikannya. Kegagalan JPP dalam memantau kerja penyenggaraan secara optimum boleh menyebabkan kerugian kepada Kerajaan. Maklum Balas Daripada UMS Diterima Pada 28 Februari 2013. UMS telah berusaha untuk menambah baik perkhidmatan JPP dan telah mengambil tindakan seperti berikut: a. Penstrukturan semula organisasi JPP berdasarkan disiplin dan fungsi secara berperingkat mulai 1 Oktober 2012; b. Menaik taraf CMMS; c. Memperkukuhkan pengurusan Service Level Aggreement (SLA) dan memastikan mesyuarat bulanan SLA diadakan bermula Oktober 2012; d. Pemantauan berjadual oleh juruteknik mekanikal dan elektrikal secara berperingkat bermula Januari 2013; e. Mengemas kini proses kerja sedia ada berdasarkan Standard Operating Procedure (SOP) dan Key Performance Indicator (KPI) yang ditetapkan; f. Menambah pegawai di JPP khususnya yang melibatkan pengendalian CMMS; dan g. Mengukuhkan tadbir urus yang baik di JPP bagi memastikan sistem penyampaian yang berkualiti. 3.5 SYOR AUDIT Pihak Audit mengesyorkan UMS perlu mengambil tindakan seperti berikut bagi mengatasi kelemahan yang dibangkitkan: 3.5.1 UMS perlu mengkaji semula terma dan syarat kontrak untuk memastikan kontrak penyenggaraan tersebut memelihara kepentingan Kerajaan. Semua kontrak hendaklah disemak oleh Pegawai Undang-undang bagi memastikan semua syarat kontrak adalah teratur dan selaras dengan semua perundangan dan peraturan. 3.5.2 UMS hendaklah menyemak semula semua bayaran yang tidak teratur supaya amaun terlebih bayar diselaras dengan bayaran yang akan datang. Sekiranya terdapat kecuaian, UMS perlu mengenakan tindakan surcaj/tatatertib terhadap pegawai yang bertanggungjawab. 59 3.5.3 UMS hendaklah memastikan Sistem Pengurusan Penyenggaraan Berkomputer dan Building Automation System berfungsi dengan sempurna untuk menyelaraskan semua kerja penyenggaraan aset terutamanya penyenggaraan mekanikal dan elektrikal. 3.5.4 UMS hendaklah menyelenggara dokumen seperti Operation and Maintenance Manual dan As Built Drawings dengan teratur dan sistematik bagi tujuan rujukan dan pemantauan. 3.5.5 UMS hendaklah memantau dan menyelia kemajuan kerja kontraktor dari semasa ke semasa bagi memastikan kerja yang dilaksanakan mengikut spesifikasi dalam kontrak. Kerja yang tidak mematuhi spesifikasi hendaklah diambil tindakan penambahbaikan dengan segera. Maklum Balas Terkini Berkaitan Dengan Perenggan Ini Boleh Dirujuk Di Muka Surat 311 319 Laporan Maklum Balas Daripada Perbendaharaan Malaysia Ke Atas Isu-Isu Utama Dalam Laporan Ketua Audit Negara Mengenai Pengurusan Aktiviti Badan Berkanun Persekutuan Dan Pengurusan Syarikat Subsidiari Bagi Tahun 2012 Siri 1. 60 UNIVERSITI MALAYSIA KELANTAN 4. PENGURUSAN PEMBINAAN KAMPUS 4.1 LATAR BELAKANG 4.1.1 Universiti Malaysia Kelantan (UMK) ditubuhkan pada 1 September 2006 di bawah Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 dan dikawal selia oleh Kementerian Pengajian Tinggi (KPT). UMK mula beroperasi pada 1 Julai 2007 di Kampus Sementara, Taman Bendahara melibatkan pengambilan seramai 295 pelajar. Falsafah kurikulum pengajian UMK adalah berteraskan kepada pendidikan keusahawanan dan perusahaan dalam semua program pengajian. Antara objektif penubuhan UMK adalah untuk menyediakan kursus pengajian yang berteraskan ciri keusahawanan, membangun modal insan yang berkualiti serta menyediakan infrastruktur dan sistem sokongan yang kondusif sebagai asas kepada pembangunan universiti bertaraf dunia. UMK telah menubuhkan 5 fakulti iaitu Fakulti Keusahawanan Dan Perniagaan, Fakulti Teknologi Kreatif Dan Warisan, Fakulti Perubatan Veterinar, Fakulti Industri Asas Tani dan Fakulti Sains Bumi. Sehingga 30 November 2012, bilangan pelajar UMK adalah seramai 4,074 orang iaitu pertambahan melebihi 100 peratus berbanding semasa penubuhan UMK. 4.1.2 Projek Pembinaan Kampus UMK telah dirancang di kawasan seluas 779 ekar di Bachok dan seluas 250 ekar di Jeli. Kampus Bachok akan menempatkan Fakulti Teknologi Kreatif Dan Warisan serta Fakulti Keusahawanan Dan Perniagaan manakala Kampus Jeli menempatkan Fakulti Agro Industri Dan Sumber Asli. Rancangan pembangunan kampus telah dibuat secara berperingkat dimulakan dengan Fasa 1 yang dirancang bagi membangunkan 3 fakulti dan asrama dengan kapasiti 800 pelajar serta kemudahan pentadbiran. Mulai tahun 2012, Fakulti Agro Industri Dan Sumber Asli telah distrukturkan semula kepada 2 fakulti iaitu Fakulti Industri Asas Tani dan Fakulti Sains Bumi. 4.1.3 Melalui Rancangan Malaysia Kesembilan (RMKe-9), KPT telah meluluskan peruntukan sejumlah RM165.70 juta bagi Projek Pembinaan Kampus UMK Fasa 1. Projek ini melibatkan pembinaan Kampus Bachok iaitu Pakej 1 (Kerja Tanah dan Infrastruktur) dan Pakej 2 (Kerja Bangunan) dengan peruntukan berjumlah RM100 juta serta pembinaan Kampus Jeli iaitu bangunan kampus berjumlah RM41.40 juta dan asrama berjumlah RM24.30 juta. KPT sebagai pemilik projek pembinaan kampus UMK telah menyerahkan kuasa kepada Jabatan Kerja Raya (JKR) Cawangan Pengajian Tinggi bagi melaksanakan projek tersebut. Pengarah JKR 61 Negeri Kelantan telah dilantik sebagai Pegawai Penguasa untuk melaksanakan projek ini. 4.1.4 Sehingga 30 November 2012, kesemua projek telah siap dan bayaran telah dibuat kepada kontraktor bagi Projek Pembinaan Kampus Bachok berjumlah RM83.51 juta atau 83.5 peratus. Selain itu, bagi Projek Pembinaan Kampus Jeli (Bangunan Kampus) bayaran sejumlah RM38.90 juta atau 94 peratus telah dijelaskan kepada kontraktor dan bagi Projek Pembinaan Kampus Jeli (Asrama) berjumlah RM23.32 juta atau 96 peratus. Pecahan peruntukan yang diterima dan dibelanjakan oleh UMK mengikut projek adalah seperti berikut: JADUAL 4.1 PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN PEMBINAAN KAMPUS UMK SEHINGGA 30 NOVEMBER 2012 PROJEK PEMBINAAN PERUNTUKAN (RM Juta) PERBELANJAAN (RM Juta) PERATUS PERBELANJAAN (%) Kampus Bachok Pakej 1 & 2 100.00 83.51 83.5 Kampus Jeli Bangunan Kampus Asrama 41.40 24.30 38.90 23.32 94.0 96.0 JUMLAH 165.70 145.73 87.9 Sumber: Surat Kelulusan Skop Bagi RMKe-9 pada 21 Mac 2007 Surat Kos Pembangunan Projek UMK Jeli (Asrama) 4.2 OBJEKTIF PENGAUDITAN Pengauditan yang dijalankan adalah untuk menilai sama ada pengurusan projek pembinaan kampus UMK yang dilaksanakan oleh JKR Negeri Kelantan telah dirancang dan dilaksanakan dengan teratur, cekap dan berhemat serta mencapai objektif yang ditetapkan. 4.3 SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN Pengauditan ini meliputi aspek perancangan, pelaksanaan dan pemantauan terhadap projek pembinaan kampus UMK Bachok dan Jeli. Semakan dibuat terhadap dokumen perjanjian, fail, minit mesyuarat, rekod dan dokumen berkaitan di UMK, Ibu Pejabat JKR dan JKR Negeri Kelantan. Perbincangan dan temu bual telah diadakan dengan pegawai yang bertanggungjawab dan perunding yang terlibat terhadap pengurusan projek ini. Lawatan fizikal juga telah dibuat ke Kampus Bachok dan Jeli. Selain itu, borang soal selidik juga telah diedarkan kepada seramai 216 pelajar di Kampus Bachok dan Jeli. 62 4.4 PENEMUAN AUDIT Pengauditan yang dijalankan antara bulan September hingga Disember 2012 mendapati secara keseluruhannya, pengurusan projek pembinaan kampus UMK adalah kurang memuaskan. Antara kelemahan dalam pengurusan projek pembinaan kampus UMK adalah seperti berikut: i. Projek lewat disiapkan antara 176 hingga 445 hari. ii. Lanjutan masa lewat dipohon oleh kontraktor dan kelulusan lewat dikeluarkan oleh JKR Negeri Kelantan. iii. Perubahan kerja dilaksanakan sebelum kelulusan Arahan Perubahan Kerja. iv. Kerja pembinaan tidak mengikut spesifikasi, kualiti kerja tidak memuaskan dan spesifikasi kerja tidak sesuai. v. Kegagalan struktur bumbung menyebabkan bumbung runtuh sebanyak 3 kali di Kampus Bachok. vi. Kemudahan asrama dan fasiliti tidak mencukupi untuk menampung bilangan pelajar. vii. Pemantauan projek yang kurang berkesan. Penjelasan lanjut mengenai kelemahan yang dibangkitkan adalah seperti berikut: 4.4.1 Prestasi Projek Pembinaan 4.4.1.1 Kontraktor bagi Projek Pembinaan Kampus Bachok dan Kampus Jeli (Bangunan Kampus) telah dilantik secara rundingan terus manakala bagi Projek Kampus Jeli (Asrama) dilantik secara tender terbuka. Komponen pembinaan projek adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 4.2 KOMPONEN YANG DIBINA BAGI PEMBINAAN KAMPUS UMK PROJEK PEMBINAAN Kampus Bachok Kampus Jeli (Bangunan Kampus) KOMPONEN YANG DIBINA Fakulti Teknologi Kreatif & Warisan Blok Akademik & Pembelajaran Pentadbiran & Guna sama - Pejabat Pembangunan, Infra & Perkhidmatan Dewan Peperiksaan Fakulti Industri Asas Tani dan Fakulti Sains Bumi - Makmal Fakulti - Makmal Penyelidikan Kampus Jeli (Asrama) 2 Blok Asrama 5 Tingkat Blok Kafeteria & Guna sama Kerja-kerja Luaran Sumber: Surat Kelulusan Skop Bagi RMKe-9 Pada 21 Mac 2007 Surat Kelulusan Skop Projek Pembangunan Pembinaan Asrama 800 Pelajar UMK Kampus Jeli Di Bawah RMKe-9 63 4.4.1.2 Projek Pembinaan Kampus Bachok Pakej 1 perlu disiapkan pada 14 Januari 2009 dan Pakej 2 pada 29 Julai 2010. Selain itu, Projek Pembinaan Kampus Jeli (Bangunan Kampus) perlu disiapkan pada 14 Januari 2011 dan Projek Pembinaan Kampus Jeli (Asrama) pada 6 November 2011. Bagaimanapun, kontraktor gagal menyiapkan projek tersebut pada tarikh yang telah ditetapkan dengan kelewatan antara 176 hingga 445 hari seperti di jadual dan carta berikut: JADUAL 4.3 PRESTASI PROJEK PEMBINAAN KAMPUS UMK PROJEK PEMBINAAN KONTRAKTOR NILAI KONTRAK (RM Juta) TARIKH MILIK TAPAK TARIKH SEPATUT SIAP (a) TARIKH SIAP SEBENAR (b) KELEWATAN (HARI) (b a) Kampus Bachok (Pakej 1) Kampus Bachok (Pakej 2) Kampus Jeli (Bangunan Kampus) Konsortium Syarikat Binapuri-TA3 Sdn. Berhad Konsortium Syarikat Binapuri-TA3 Sdn. Berhad D Intan Trade Sdn. Berhad 20.40 15.05.2008 14.01.2009 03.09.2009 232 60.00 30.04.2009 29.07.2010 28.08.2011 395 37.50 15.07.2009 14.01.2011 02.04.2012 445 Kampus Jeli (Asrama) Hakikat Engineering Sdn. Berhad Sumber: Kontrak Perjanjian Dan Sijil Perakuan Siap Kerja 23.62 17.05.2010 06.11.2011 30.04.2012 176 TAHUN CARTA 4.1 PRESTASI PROJEK PEMBINAAN KAMPUS UMK 2012 2011 28.8.11 2.4.12 30.4.12 6.11.11 2010 29.7.10 14.1.11 17.5.10 Tarikh Milik Tapak 3.9.09 Tarikh Siap Asal 2009 14.1.09 30.4.09 15.7.09 Tarikh Siap Sebenar 2008 15.5.08 Kampus Bachok (Pakej 1) Kampus Bachok (Pakej 2) Kampus Jeli (Bangunan Kampus) Kampus Jeli (Asrama) PROJEK PEMBINAAN 4.4.1.3 Semakan lanjut mendapati pihak kontraktor ada mengemukakan permohonan lanjutan masa bagi menyiapkan projek kepada JKR. Sebanyak 2 permohonan lanjutan masa dipohon bagi Projek Pembinaan Kampus Bachok (Pakej 1) dan Kampus Jeli (Asrama) manakala 3 permohonan bagi Kampus Bachok (Pakej 2) dan Kampus Jeli (Bangunan Kampus). Bagaimanapun, Projek 64 Pembinaan Kampus Jeli (Bangunan Kampus) lewat disiapkan selama 51 hari selepas tamat tempoh Kelambatan Dan Lanjutan Masa (EOT) No. 3 dan kontraktor telah dikenakan Ganti Rugi Tertentu Dan Ditetapkan (LAD) sejumlah RM115,093. Justifikasi permohonan serta kelulusan EOT oleh JKR adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 4.4 PERMOHONAN LANJUTAN MASA PENYIAPAN PROJEK PROJEK PEMBINAAN NO. EOT TARIKH PERMOHONAN EOT PERAKUAN EOT LANJUTAN MASA DILULUSKAN (HARI) JUSTIFIKASI LANJUTAN MASA Kampus Bachok (Pakej 1) Kampus Bachok (Pakej 2) Kampus Jeli (Bangunan Kampus) Kampus Jeli (Asrama) 1 10.10.2008 09.11.2008 112 2 29.04.2009 08.06.2009 120 1 28.09.2009 06.10.2009 120 2 13.06.2011 13.12.2010 90 3 09.03.2011 31.07.2011 218 1 TM 27.01.2010 90 13.04.2011 30.07.2011 154 2 3 25.01.2012 24.04.2012 150 1 15.09.2011 30.10.2012 86 Perubahan reka bentuk Pond 1 dan 2 kerana perubahan paras air bumi. Pihak kontraktor menghadapi kesukaran untuk mendapat bekalan jentera. Perubahan kerja terhadap pembinaan outlet structure. Pindaan tarikh milik tapak dan memuktamadkan skop kerja. Perbezaan data setting out dan lukisan binaan terperinci (drawing amendments). Bekalan cerucuk yang tidak mencukupi. Tiada perincian lift motor room di atas bumbung. Kelewatan kelulusan skema warna jubin oleh UMK dan perubahan struktur tangga besi blok Fakulti Teknologi Kreatif Dan Warisan (FTKW). Terdapat percanggahan antara lukisan arkitek dan lukisan struktur. Tiada perincian lukisan binaan untuk kerja luar di blok FTKW dan Blok Bangunan Akademik dan Pembelajaran (BAP) serta lewat mendapat kelulusan untuk internal eco-drainage. Terdapat percanggahan di antara lukisan arkitek dengan Bill Of Quantities bagi bumbung di ruang legar Blok FTKW serta tiada perincian dari Perunding Sivil dan Struktur. Terdapat percanggahan reka bentuk di antara perunding Arkitek (tanpa tiang) dengan Perunding Sivil dan Struktur (bertiang) bagi space-frame di Blok BAP dan pengesahan lewat dibuat. Lewat mendapat bekalan elektrik dari TNB dan juga lewat mendapat bekalan air dari Air Kelantan Sdn. Berhad. Lewat mendapat kelulusan internal drainage dan kerja infra terbengkalai. Perbezaan Data Setting Out dan lukisan tapak yang berubah kedudukan. Kelewatan memberi pengesahan perubahan kerja oleh Jurutera Perunding Mekanikal dan Elektrik. Kelewatan mengeluarkan arahan mengenai pertambahan skop kerja elektrikal yang mana tiada dalam lukisan / kontrak. Penambahan tapak bumbung konkrit bagi bilik asrama mengikut keperluan bomba. 65 PROJEK PEMBINAAN NO. EOT TARIKH PERMOHONAN EOT PERAKUAN EOT LANJUTAN MASA DILULUSKAN (HARI) JUSTIFIKASI LANJUTAN MASA Penambahan tembok penahan di belakang blok asrama dan terdapat perubahan reka bentuk Drop-Off di hadapan kafeteria. 2 02.01.2012 01.02.2012 90 Sumber: Surat Permohonan Lanjutan Masa Oleh Kontraktor Perakuan Kelambatan dan Lanjutan Masa Nota: TM Tiada Maklumat Kelewatan pihak kontraktor mendapat pengesahan lukisan dan reka bentuk struktur tembok penahan konkrit sebagaimana arahan Pegawai Penguasa. 4.4.1.4 Semakan Audit mendapati kemajuan kerja kontraktor bagi projek pembinaan Kampus Bachok (Pakej 1) adalah sebanyak 43.8 peratus pada tarikh projek sepatutnya siap. Semakan lanjut terhadap Laporan Prestasi Kontraktor Terhadap Projek Yang Sudah Siap oleh JKR mendapati pengurusan tapak bina dan pengawasan pembekal yang dilantik adalah tidak memuaskan. Selain itu, prestasi kontraktor terhadap pentadbiran dan perancangan projek berada pada tahap sederhana. 4.4.1.5 Kontraktor yang sama juga telah dilantik untuk melaksanakan Projek Pembinaan Kampus Bachok (Pakej 2). Semakan Audit terhadap kemajuan kerja adalah sebanyak 38.2 peratus pada tarikh projek sepatutnya siap. JKR telah mengeluarkan 2 surat peringatan dan 2 surat amaran kepada kontraktor kerana gagal menyiapkan kerja mengikut jadual kontrak. Sehubungan itu, kontraktor telah diberi Notis Untuk Tujuan Penamatan Pengambilan Kerja Kontrak pada 1 September 2010 kerana gagal menyiapkan kerja pada tarikh siap kerja yang ditetapkan. 4.4.1.6 Kelewatan menyiapkan projek menyebabkan perpindahan kakitangan dan pelajar UMK ke kampus baru tidak dapat dilaksanakan mengikut perancangan asal. Sesi akademik hanya bermula pada bulan September 2011 berbanding perancangan asal iaitu pada bulan Julai 2011. Pada pendapat Audit, prestasi kontraktor adalah tidak memuaskan kerana kontraktor tidak dapat menyiapkan projek dalam tempoh yang ditetapkan. JKR perlu memantau kemajuan projek dengan lebih cekap dan mengambil tindakan yang sewajarnya terhadap kontraktor yang gagal menunjukkan prestasi yang baik supaya projek dapat disiapkan dalam tempoh yang ditetapkan. 66 Maklum Balas Daripada JKR Diterima Pada 1 Mac 2013. JKR memaklumkan amaran telah dibuat melalui mesyuarat tapak dan beberapa surat amaran yang dikeluarkan. Pemansuhan terhadap kontrak telah dibuat dan susulan daripada itu, kontraktor telah mengemukakan beberapa alasan teknikal yang membolehkan pihaknya diberi pertimbangan EOT. Tindakan telah diambil terhadap kontraktor bagi projek Pembinaan Kampus Jeli (Bangunan Kampus) di mana kontraktor telah dikenakan LAD kerana gagal menyiapkan projek mengikut kontrak setelah beberapa pertimbangan dibuat berasaskan syarat kontrak diberi. Selain itu, kontraktor bagi Projek Pembinaan Kampus Jeli (Asrama) telah menunjukkan komitmen untuk menyiapkan projek mengikut kontrak tetapi perancangan tersasar setelah sebahagian skop asal iaitu Dewan Makan dikeluarkan pada awal pembinaan disebabkan kekangan peruntukan. Bagaimanapun, skop berkenaan dimasukkan semula bagi memenuhi kehendak pelajar kelak sebagaimana kehendak UMK. Perancangan kontraktor dipantau dan beberapa pertimbangan kelulusan EOT dibuat dan perancangan kemasukan pelajar berjaya walaupun tersasar daripada jadual asal. JKR juga memaklumkan kontraktor bagi Projek Pembinaan Kampus Bachok (Pakej 1) telah diberi beberapa amaran untuk mengambil tindakan positif terhadap penyelesaian masalah pengurusan di tapak. Selain itu, Mesyuarat Khas bagi Projek Pembinaan Kampus Bachok (Pakej 2) yang diadakan pada 8 November 2010 telah memberi peluang kepada kontraktor meneruskan kerja setelah mengambil kira peningkatan kemajuan kerja di tapak. Kontraktor telah diberi beberapa kelulusan EOT sebagaimana tersenarai bagi setiap projek oleh Jawatankuasa EOT di peringkat Ibu Pejabat JKR dan JKR Negeri Kelantan. 4.4.2 Kelulusan Lanjutan Masa 4.4.2.1 Mengikut syarat kontrak, kontraktor hendaklah mengemukakan notis bertulis dengan segera kepada Pegawai Penguasa bagi memohon EOT sekiranya terdapat kelewatan dalam kemajuan kerja. Semakan Audit mendapati EOT No. 3 lewat dipohon oleh kontraktor iaitu selama 43 hari bagi Projek Pembinaan Kampus Bachok (Pakej 2) dan 132 hari bagi Kampus Jeli (Bangunan Kampus) berbanding tarikh tamat EOT No. 2. Butiran lanjut adalah seperti di jadual berikut: 67 JADUAL 4.5 KELEWATAN PERMOHONAN EOT PROJEK PEMBINAAN TARIKH TAMAT EOT NO. 2 TARIKH PERMOHONAN EOT NO. 3 KELEWATAN PERMOHONAN (HARI) Kampus Bachok (Pakej 2) 25.01.2011 09.03.2011 43 Kampus Jeli (Bangunan Kampus) 15.09.2011 25.01.2012 132 Sumber: Surat Permohonan Lanjutan Masa Oleh Kontraktor 4.4.2.2 Semakan lanjut terhadap Perakuan EOT mendapati EOT lewat diluluskan antara 32 hingga 187 hari daripada tarikh tamat EOT sebelumnya. Butiran lanjut adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 4.6 KELEWATAN KELULUSAN LANJUTAN MASA PROJEK PEMBINAAN NO. EOT TARIKH TAMAT EOT SEBELUMNYA TARIKH SIJIL PERAKUAN EOT KELEWATAN KELULUSAN (HARI) Kampus Bachok (Pakej 1) 2 06.05.2009 08.06.2009 32 Kampus Bachok (Pakej 2) 2 27.10.2010 13.12.2010 47 3 25.01.2011 31.07.2011 187 Kampus Jeli (Bangunan Kampus) 2 14.04.2011 30.07.2011 107 Sumber: Perakuan Kelambatan dan Lanjutan Masa Pada pendapat Audit, kontraktor tidak mematuhi syarat kontrak yang menetapkan permohonan lanjutan masa perlu dibuat dengan segera. Kelewatan ini menunjukkan kontraktor tidak mengambil perhatian terhadap syarat kontrak yang ditandatangani. Selain itu, JKR perlu memastikan Sijil Perakuan EOT dikeluarkan sebelum tempoh EOT yang sebelumnya tamat supaya projek dapat dilaksanakan dengan lancar. Maklum Balas Daripada JKR Diterima Pada 1 Mac 2013. JKR memaklumkan kelewatan mempertimbangkan EOT No. 3 bagi Projek Pembinaan Kampus Jeli (Bangunan Kampus) adalah berpunca daripada arahan dan pengesahan pemasangan kabel kepada pencawang Tenaga Nasional Berhad (TNB) pada akhir tempoh kontrak yang berakhir pada 15 September 2011. Perubahan saiz/keupayaan pencawang TNB diperlukan bagi menampung keperluan kampus UMK dan Politeknik Jeli yang berdekatan sebagaimana kehendak TNB. Sehubungan itu, reka bentuk baru perlu disediakan oleh perunding dan menjadi kerja tambahan kepada kontraktor. JKR telah mengarahkan supaya kerja tambahan ini dilaksanakan oleh kontraktor utama bagi mengelakkan kelewatan walaupun arahan telah diberi setelah tempoh kontrak telah berakhir. Dalam Mesyuarat Tapak, pihak kontraktor merayu supaya LAD tidak dikenakan dan EOT No. 3 dipertimbangkan kerana kerja berkaitan pertambahan saiz pencawang TNB 68 dan pemasangan kabel telah disempurnakan dan faktor kewangan besar kemungkinan akan menjejaskan prestasi kerja di tapak. Permohonan kontraktor lewat dikemukakan kepada Jawatankuasa di peringkat JKR Kelantan dan diluluskan. JKR juga memaklumkan kontraktor telah mengemukakan permohonan EOT No. 3 bagi Projek Pembinaan Kampus Bachok (Pakej 2) disebabkan terdapat percanggahan lukisan dan reka bentuk perunding Arkitek & Sivil yang melibatkan blok Fakulti Teknologi Kreatif Dan Warisan dan Bangunan Akademik Dan Pembelajaran. Kelewatan tidak disedari oleh perunding di tapak bina sehinggalah ianya dibangkitkan oleh perunding pada akhir tempoh EOT No. 2. Kelewatan mengemukakan EOT No. 3 kepada Jawatankuasa EOT berpunca daripada kelewatan perunding mengemukakan justifikasi dan kronologi isu percanggahan reka bentuk serta kelewatan kontraktor mengemukakan dokumen sokongan. JKR turut memaklumkan kelewatan kelulusan EOT bagi Projek Pembinaan Kampus Bachok (Pakej 1) berpunca daripada kelewatan pihak kontraktor mengemukakan dokumen sokongan dan kelewatan perunding mengemukakan justifikasi permohonan EOT. 4.4.3 Perubahan Kerja Dilaksanakan Sebelum Kelulusan Arahan Perubahan Kerja 4.4.3.1 Arahan Perbendaharaan 202.2 menetapkan kelulusan bagi perubahan kerja hendaklah diperoleh terlebih dahulu daripada pihak berkuasa atau Jawatankuasa Arahan Perubahan Kerja bagi sesuatu permohonan perubahan kerja sebelum Arahan Perubahan Kerja (APK) dikeluarkan kepada kontraktor. Arahan Perbendaharaan 202.1(b)(i) pula menetapkan setiap APK perlu dikeluarkan semasa tempoh kontrak masih berjalan ataupun sebelum tamat sesuatu tempoh kontrak. 4.4.3.2 Semakan Audit mendapati sebanyak 3 perubahan kerja telah dijalankan sebelum APK diluluskan oleh Jawatankuasa Arahan Perubahan Kerja. Selain itu, sebanyak 3 APK diluluskan oleh Jawatankuasa selepas tamat tempoh kontrak. Maklumat lanjut adalah seperti di jadual berikut: 69 JADUAL 4.7 SENARAI PERUBAHAN KERJA YANG DIJALANKAN SEBELUM KELULUSAN DAN SELEPAS TAMAT TEMPOH KONTRAK PROJEK PEMBINAAN TARIKH TAMAT KONTRAK NO. APK KERJA DIJALANKAN TARIKH DILULUSKAN JAWATANKUASA PERUBAHAN KERJA TARIKH KERJA DIJALANKAN CATATAN Kampus Bachok (Pakej 2) 28.08.2011 19 Fire Rated Ceiling 12.06.2012 TM Perubahan kerja diluluskan selepas 20 Kerja Elektrikal 10.07.2012 TM tamat tempoh kontrak. Kampus Jeli (Asrama) 30.04.2012 2 3 Perubahan kerja cerucuk spun pile 300mm diameter menggantikan cerucuk jenis R.C Plie 250mm x 250mm pada blok kafe, Banglo D9, Kuarters Kelas F Pindaan reka bentuk bangunan asrama dan kafeteria bagi mematuhi keperluan bomba seperti berikut: Bangunan asrama pembinaan tangga berkepung/terlindung, penukaran pintu bilik kepada jenis pintu rintangan api dan penambahan pintu pada laluan. 28.11.2011 20.6.2010 12.12.2011 12.12.2010 (Bagi Blok A) 09.11.2011 (Bagi Blok B Perubahan kerja dijalankan sebelum APK diluluskan oleh Jawatankuasa Arahan Perubahan Kerja. 4 Mengadakan bilik ICT untuk keperluan elektrikal 12.12.2011 12.12.2010 (Bagi Blok A) 10.5.2011 (Bagi Blok B) Perubahan kerja dijalankan sebelum APK diluluskan oleh Jawatankuasa Arahan Perubahan Kerja. 8 Pembinaan tembok penahan pada cerun belakang Asrama Blok A & B Sumber: Borang Permohonan Mendapat Kelulusan Arahan Perubahan Kerja Laporan Kemajuan Kerja Kontraktor 12.6.2012 TM Perubahan kerja diluluskan selepas tamat tempoh kontrak. Pada pendapat Audit, semua APK hendaklah diluluskan sebelum perubahan kerja dilaksanakan. Ini bagi memastikan peruntukan yang mencukupi disediakan untuk membiayai sebarang tambahan kerja. Maklum Balas Daripada JKR Diterima Pada 21 Mac 2013. JKR memaklumkan peringatan sentiasa diberi semasa mesyuarat tapak dan mesyuarat teknikal supaya mengemukakan permohonan APK untuk kelulusan sebelum arahan dikeluarkan dan kerja dilaksanakan di tapak seperti yang dinyatakan dalam Memorandum of Agreement. Kelewatan juga disebabkan perunding tiada kemahiran dalam penyediaan dokumen mengikut kehendak dan prosedur Jabatan serta tidak mempunyai pegawai yang mencukupi. 70 4.4.4 Kualiti Pembinaan 4.4.4.1 Kerja Tidak Mengikut Spesifikasi Kerja pembinaan hendaklah dilaksanakan mengikut spesifikasi yang ditetapkan dalam kontrak dan perubahan kerja yang diluluskan dari semasa ke semasa. Lawatan Audit pada 25 dan 26 September 2012 mendapati kerja pembinaan tidak mengikut spesifikasi yang ditetapkan seperti di jadual dan gambar berikut: JADUAL 4.8 KERJA YANG TIDAK MENGIKUT SPESIFIKASI KAMPUS LOKASI PEMBINAAN SPESIFIKASI YANG DITETAPKAN KEADAAN FIZIKAL PEMBINAAN Bachok Bangunan Akademik Dan Pembelajaran Perangkap sampah perlu dipasang di bawah saluran paip. Saluran paip tidak dipasang perangkap sampah. (Gambar 4.1) Jeli Jalan Masuk Utama Depan Asrama Sumber: Perjanjian Kontrak Perlu ada bukaan antara sump dan Sistem Swale. Penutup sump perlu menggunakan MS Grating. Saiz penutup sump perlu sama dengan saiz sump dan menggunakan mild steel grating. Tiada bukaan di lokasi penyambungan antara sump dan Sistem Swale serta penggunaan konkrit pada penutup sump. (Gambar 4.2) Saiz penutup sump dibina lebih kecil daripada saiz sump dan menggunakan konkrit. (Gambar 4.3) GAMBAR 4.1 Saluran Paip Tidak Dipasang Dengan Perangkap Sampah GAMBAR 4.2 Tiada Bukaan Di Lokasi Penyambungan Antara Sump Dan Sistem Swale Serta Penggunaan Konkrit Pada Penutup Sump Lokasi: Kampus Bachok Tarikh: 25 September 2012 Lokasi: Kampus Jeli Tarikh: 26 September 2012 71 GAMBAR 4.3 Saiz Penutup Sump Dibina Lebih Kecil Daripada Saiz Sump Dan Menggunakan Konkrit Lokasi: Kampus Jeli (Asrama) Tarikh: 26 September 2012 Pada pendapat Audit, pemantauan terhadap perunding dan kontraktor oleh JKR kurang berkesan sehingga kerja yang dilaksanakan tidak mengikut spesifikasi yang ditetapkan. JKR perlu mengambil tindakan segera supaya kemudahan dan infrastruktur dapat berfungsi dengan sempurna dan mencapai objektif pembinaan. Maklum Balas Daripada JKR Diterima Pada 1 Mac 2013. JKR memaklumkan Laporan Ketidakpatuhan (NCR) telah dikeluarkan kepada kontraktor untuk membaiki semula kerja yang tidak mengikut spesifikasi. 4.4.4.2 Reka Bentuk/Spesifikasi Yang Tidak Sesuai/Tidak Praktikal/Tidak Memenuhi Keperluan Pengguna Setiap reka bentuk atau spesifikasi yang ditetapkan hendaklah sesuai, praktikal dan memenuhi keperluan pengguna. Lawatan Audit pada 25 dan 26 September 2012 mendapati kerja pembinaan tidak praktikal, tidak sesuai dan tidak memenuhi keperluan pengguna seperti di jadual dan gambar berikut: JADUAL 4.9 SPESIFIKASI TIDAK SESUAI/TIDAK PRAKTIKAL/ TIDAK MEMENUHI KEPERLUAN PENGGUNA KAMPUS Bachok LOKASI PEMBINAAN Bangunan Akademik Dan Pembelajaran KEADAAN FIZIKAL PEMBINAAN Air bertakung dan lantai berkulat kerana kemasan bumbung yang terbuka. (Gambar 4.4) Ulasan Audit: Spesifikasi ruang yang menempatkan compressor perlu dikaji semula bagi mengelakkan air bertakung dan memastikan compressor dapat berfungsi dengan optimum. Tiada dinding penghalang dibina bagi mengelakkan air memasuki ruang kerja jika berlaku kebocoran kepada tangki air. (Gambar 4.5) Scupper drain tidak direka bentuk dan dibina lengkap dengan outlet bagi mengalirkan air. (Gambar 4.6) Aluminium louvers cladding dibina sebagai dinding bagi ruang bumbung. (Gambar 4.7) 72 KAMPUS Jeli LOKASI PEMBINAAN Fakulti Teknologi Kreatif Dan Warisan Fakulti Industri Asas Tani Dan Fakulti Sains Bumi KEADAAN FIZIKAL PEMBINAAN Ulasan Audit: Pemasangan aluminium louvers cladding sebagai dinding bagi ruang bumbung tidak sesuai kerana menyebabkan angin masuk. Siling tertanggal dan kerangka siling rosak di laluan Bilik Tutorial di tingkat 3. (Gambar 4.8) Ulasan Audit: Kemasan siling perlu mengambil kira uplift force bagi memastikan siling tidak tertanggal kerana laluan terdedah kepada angin. Air bertakung pada permukaan lantai dan tidak dapat dialir keluar kerana tiada scupper drain dibina. (Gambar 4.9) Saluran paip air hujan tidak dialirkan terus ke scupper drain. (Gambar 4.10) Dinding luar bilik server meruap dan berkulat. (Gambar 4.11) Ulasan Audit: Struktur dinding bilik server menggunakan louvers, cermin dan board adalah tidak sesuai kerana penggunaan penyaman udara yang berterusan di bilik server menyebabkan dinding luar meruap dan berkulat. Jarak Ceiling Hanger yang tinggi antara kekuda bumbung dan kerangka siling. (Gambar 4.12) Ulasan Audit: Jarak Ceiling Hanger yang tinggi antara kekuda bumbung dan kerangka siling boleh menjejaskan kestabilan pemasangan struktur siling.perlu ada siling joist. Siling tertanggal dan kerangka siling rosak di koridor tingkat 4. (Gambar 4.13) Ulasan Audit: Pemasangan louvers tidak sesuai kerana menyebabkan angin dan air hujan masuk ke ruang siling. Kemasan siling yang tidak sempurna juga boleh menyebabkan siling tertanggal. Kemasan siling perlu mengambil kira uplift force bagi memastikan siling tidak tertanggal kerana laluan terdedah kepada angin. Kawasan tangga terdedah kepada air hujan dan menjejaskan keselesaan kepada pengguna. (Gambar 4.14) Air bertakung di koridor kerana tiada scupper drain dibina untuk mengalirkan air. (Gambar 4.15) GAMBAR 4.4 Air Bertakung Dan Lantai Berkulat Kerana Kemasan Bumbung Yang Terbuka Lokasi: Kampus Bachok Tarikh: 25 September 2012 Lokasi: Kampus Bachok Tarikh: 25 September 2012 73 GAMBAR 4.5 Tiada Dinding Penghalang Dibina Bagi Mengelakkan Air Memasuki Ruang Kerja Jika Berlaku Kebocoran Kepada Tangki Air GAMBAR 4.6 Scupper Drain Tidak Direka Bentuk Dan Dibina Lengkap Dengan Outlet Bagi Mengalirkan Air Lokasi: Kampus Bachok Tarikh: 25 September 2012 GAMBAR 4.7 Aluminium Louvers Cladding Dibina Sebagai Dinding Bagi Ruang Bumbung Lokasi: Kampus Bachok Tarikh: 25 September 2012 GAMBAR 4.8 Siling Tertanggal Dan Kerangka Siling Rosak Di Laluan Bilik Tutorial Di Tingkat 3 Lokasi: Kampus Bachok Tarikh: 25 September 2012 GAMBAR 4.9 Air Bertakung Pada Permukaan Lantai Dan Tidak Dapat Dialir Keluar Lokasi: Kampus Bachok Tarikh: 25 September 2012 GAMBAR 4.10 Saluran Paip Air Hujan Tidak Dialirkan Terus Ke Scupper Drain Lokasi: Kampus Bachok Tarikh: 25 September 2012 Lokasi: Kampus Bachok Tarikh: 25 September 2012 74 GAMBAR 4.11 Dinding Luar Bilik Server Meruap Dan Berkulat Lokasi: Kampus Bachok Tarikh: 25 September 2012 Lokasi: Kampus Bachok Tarikh: 25 September 2012 GAMBAR 4.12 Jarak Ceiling Hanger Yang Tinggi Antara Kekuda Bumbung Dan Kerangka Siling GAMBAR 4.13 Siling Tertanggal Dan Kerangka Siling Rosak Di Koridor Tingkat 4 Lokasi: Kampus Bachok Tarikh: 25 September 2012 Lokasi: Kampus Jeli Tarikh: 26 September 2012 GAMBAR 4.14 Kawasan Tangga Terdedah Kepada Air Hujan GAMBAR 4.15 Air Bertakung Di Koridor Kerana Tiada Scupper Drain Dibina Lokasi: Kampus Jeli Tarikh: 26 September 2012 Lokasi: Kampus Jeli Tarikh: 26 September 2012 75 Pada pendapat Audit, JKR perlu meneliti semua spesifikasi dan reka bentuk bagi memastikan perunding telah mengambil kira faktor keselamatan, lokasi, fungsi dan keperluan pengguna semasa menyediakan spesifikasi kerja pembinaan. Sekiranya terdapat kecuaian, JKR hendaklah mengambil tindakan terhadap pihak yang bertanggungjawab dan memastikan semua kecacatan diperbaiki dan tidak berulang. Maklum Balas Daripada JKR Diterima Pada 1 Mac 2013. JKR memaklumkan Mesyuarat Khas yang diadakan pada 3 Februari 2013 bersama perunding memutuskan supaya kontraktor dan perunding menyemak semua koridor di bangunan Kampus Jeli dan mengemukakan cadangan penambahbaikan. Penambahbaikan kepada pemasangan siling dan reka bentuk baru perlu bagi mengelakkan air hujan masuk ke ruang tangga dan koridor. JKR turut memaklumkan air bertakung dan lantai berkulat di bangunan Kampus Bachok disebabkan kemasan bumbung yang terbuka. Perunding kerangka bumbung yang dilantik oleh kontraktor tidak mengambil kira keperluan spesifikasi compressor. Sehubungan itu, perunding dan kontraktor diminta untuk mengemukakan cadangan reka bentuk. NCR telah dikeluarkan kepada kontraktor untuk membaiki semula kerja yang tidak mengikut spesifikasi. 4.4.4.3 Kualiti Kerja Pembinaan Tidak Memuaskan a. Kerja pembinaan perlu dilaksanakan dengan kemas dan pada tahap piawaian yang boleh diterima. Apabila projek diserahkan, kontraktor dan perunding perlu memastikan bangunan tersebut menepati spesifikasi dan kualiti kerja pembinaan. Sijil Perakuan Siap Kerja (CPC) akan dikeluarkan apabila keseluruhan kerja pembinaan telah siap. Sehingga bulan November 2012, semua projek telah siap dan CPC telah dikeluarkan. b. Semakan Audit mendapati sehingga akhir tempoh tanggungan kecacatan (DLP), sebanyak 3 daripada 35 kecacatan yang dilaporkan bagi Projek Pembinaan Kampus Bachok (Pakej 1) belum diambil tindakan oleh kontraktor. Selain itu, sebanyak 689 daripada 749 kecacatan yang dilaporkan bagi Projek Pembinaan Kampus Bachok (Pakej 2) belum diambil tindakan oleh kontraktor. Semakan lanjut terhadap Laporan Kemajuan Kerja Baik Pulih Senarai Kecacatan Muktamad bagi Projek Pembinaan Kampus Bachok (Pakej 2) mendapati sebanyak 521 kecacatan telah dibaiki sehingga 9 Januari 2013. Pihak Audit tidak dapat mengesahkan jumlah kecacatan yang dilaporkan bagi Projek Pembinaan Kampus Jeli (Bangunan Kampus dan Asrama) kerana laporan kerosakan tidak dikemukakan. Butiran lanjut 76 mengenai kecacatan yang dilaporkan bagi Projek Pembinaan Kampus Bachok (Pakej 1 dan 2) adalah seperti berikut: JADUAL 4.10 BILANGAN KECACATAN DAN KEROSAKAN YANG DILAPORKAN PROJEK PEMBINAAN TEMPOH DLP SKOP KERJA BILANGAN KECACATAN DILAPORKAN BILANGAN KECACATAN BELUM DIBAIKI SELEPAS TAMAT DLP Kampus Bachok (Pakej 1) 04.09.2009 hingga 03.09.2010 Arkitek TM TM Sivil Dan Struktur 35 3 Mekanikal Dan Elektrikal TM TM JUMLAH 35 3 Kampus Bachok (Pakej 2) 28.08.2011 hingga 27.08.2012 Arkitek 671 150 Sivil Dan Struktur 78 18 Mekanikal Dan Elektrikal TM TM JUMLAH 749 168 Kampus Jeli (Bangunan Kampus) 02.04.2012 hingga 01.04.2013 Arkitek Sivil Dan Struktur Mekanikal Dan Elektrikal TM TM TM Masih dalam tempoh DLP Masih dalam tempoh DLP Masih dalam tempoh DLP JUMLAH TM - Kampus Jeli (Asrama) 30.04.2012 hingga 29.04.2013 Arkitek Sivil Dan Struktur Mekanikal Dan Elektrikal TM TM TM Masih dalam tempoh DLP Masih dalam tempoh DLP Masih dalam tempoh DLP JUMLAH TM Sumber: Defect List Nota: TM Tiada Maklumat JUMLAH KESELURUHAN 784 171 c. Laporan Ketidakpatuhan (NCR) perlu dikeluarkan jika kerja yang dilaksanakan tidak memenuhi spesifikasi yang ditetapkan. Kontraktor perlu mengambil tindakan pembetulan dan disahkan oleh JKR dan NCR akan ditutup jika pembetulan telah dibuat oleh kontraktor. d. Semakan Audit mendapati Sijil Perakuan Siap Kerja bagi Projek Pembinaan Kampus Bachok (Pakej 2) telah dikeluarkan pada 28 Ogos 2011. Bagaimanapun, sebanyak 16 daripada 50 NCR yang dikeluarkan terhadap kerja sivil dan struktur belum diselesaikan sehingga 31 Januari 2012. Semakan lanjut mendapati Sijil Perakuan Siap Kerja bagi Projek Pembinaan Kampus Jeli (Bangunan Kampus) telah dikeluarkan pada 2 April 2012. Bagaimanapun, sebanyak 44 daripada 78 NCR yang dikeluarkan belum diselesaikan sehingga 21 Januari 2013. Pihak Audit tidak dapat 77 mengesahkan maklumat NCR yang dikeluarkan bagi Projek Pembinaan Kampus Bachok (Pakej 1) serta Kampus Jeli (Asrama) kerana NCR tidak dikemukakan. e. Lawatan Audit pada 25 dan 26 September 2012 mendapati kerja pembinaan yang dilaksanakan tidak berkualiti dan perlu dibaiki segera seperti di gambar berikut: GAMBAR 4.16 Tiada Penyambungan Yang Kukuh Antara Ceiling Joist Kepada Permukaan Lantai GAMBAR 4.17 Ceiling Hanger Berkarat Di Bahagian Dalam Siling Data Centre Lokasi: Kampus Bachok Tarikh: 25 September 2012 Lokasi: Kampus Bachok Tarikh: 25 September 2012 GAMBAR 4.18 Tangki Air Retak GAMBAR 4.19 Sistem Perparitan Jenis Swale Yang Dipasang Telah Rosak Dan Menjejaskan Aliran Air Sumber : Laporan Daripada Jabatan Pembangunan, Infra Dan Perkhidmatan Lokasi: Kampus Bachok Tarikh: 6 September 2012 Lokasi: Kampus Jeli Tarikh: 26 September 2012 78 f. Pihak Audit dimaklumkan sebahagian besar daripada bilik/ruang di Aras 3 Blok Akademik Dan Pentadbiran (BAP) dan Aras 4 Bangunan Fakulti Teknologi Kreatif Dan Warisan di Kampus Bachok telah rosak dan tidak dapat digunakan. Siling bilik kuliah dan bilik makmal di Aras 3 BAP telah rosak kerana air hujan masuk melalui louvers yang dipasang sebagai dinding luar bangunan di Aras 4. Lawatan Audit pada 30 Januari 2013 mendapati keadaan sebahagian besar bilik/ruang di Aras 3 BAP adalah seperti di gambar berikut: GAMBAR 4.25 Siling Tertanggal Di Sepanjang Koridor Bilik Kuliah Yang Tidak Boleh Digunakan GAMBAR 4.26 Siling Tertanggal Dan Kesan Resapan Air Di Bilik Kuliah Yang Tidak Boleh Digunakan Lokasi: Kampus Bachok Tarikh: 30 Januari 2013 Lokasi: Kampus Bachok Tarikh: 30 Januari 2013 GAMBAR 4.27 Siling Tertanggal Dan Kesan Resapan Air Di Bilik Makmal Yang Tidak Boleh Digunakan Lokasi: Kampus Bachok Tarikh: 30 Januari 2013 Pada pendapat Audit, JKR perlu membuat pemeriksaan menyeluruh dan memastikan semua kecacatan dibaiki dengan segera oleh kontraktor sebelum tempoh DLP tamat. Pemantauan berterusan perlu dilaksanakan untuk memastikan kerja pembaikan kecacatan yang dilaksanakan adalah berkualiti. 80 g. Tahap keselamatan di Kampus Bachok dan Jeli kurang diberi perhatian seperti air terminal yang ditempatkan di bumbung bangunan untuk perlindungan kilat telah tertanggal dan fire barrier tidak dipasang pada laluan trunking bagi mengelakkan kebakaran daripada merebak ke bahagian lain di bilik suis. Di samping itu, penyambungan pada earth electrode juga tidak menggunakan kaedah exothermic welding. Tahap keselamatan yang kurang diberi perhatian adalah seperti di gambar berikut: GAMBAR 4.28 Air Terminal Untuk Perlindungan Kilat Telah Tertanggal Di Bumbung GAMBAR 4.29 Copper Bridge Tidak Dipasang Pada Sambungan Antara Trunking Di Bilik Suis Lokasi: Bangunan Akademik Dan Pembelajaran, Kampus Bachok Tarikh: 25 September 2012 Lokasi: Bangunan Fakulti Industri Asas Tani Dan Fakulti Sains Bumi, Kampus Jeli: Tarikh: 26 September 2012 GAMBAR 4.30 Tiada Pemasangan Fire Barrier Di Laluan Trunking Bagi Mengelakkan Kebakaran Merebak Ke Bahagian Lain Di Bilik Suis GAMBAR 4.31 Pelapik Getah Tidak Diletakkan Di Atas Lantai Di Hadapan Papan Suis Ruang Chiller Bilik Pam Lokasi: Bangunan Fakulti Industri Asas Tani Dan Fakulti Sains Bumi, Kampus Jeli Tarikh: 26 September 2012 Lokasi: Bangunan Fakulti Industri Asas Tani Dan Fakulti Sains Bumi, Kampus Jeli Tarikh: 26 September 2012 81 GAMBAR 4.32 Penyambungan Pada Earth Electrode Tidak Menggunakan Kaedah Exothermic Welding GAMBAR 4.33 Pengalir Perlindungan Kilat Dipasang Di Bumbung Telah Hilang Lokasi: JPIP, Kampus Bachok Tarikh: 25 September 2012 Lokasi: Kampus Bachok Tarikh: 25 September 2012 Pada pendapat Audit, JKR perlu memastikan kontraktor mengambil tindakan penambahbaikan dengan segera supaya tahap keselamatan pengguna khususnya pelajar dan kakitangan UMK terjamin. h. Lawatan Audit pada 25 dan 26 September 2012 mendapati kesan resapan air pada siling, dinding dan lantai di sebahagian besar lokasi lawatan terutama di BAP dan Fakulti Industri Asas Tani Dan Fakulti Sains Bumi adalah seperti di gambar berikut: GAMBAR 4.34 Kesan Resapan Air Pada Siling Bilik Tutorial GAMBAR 4.35 Siling Melendut Dan Kesan Resapan Air Pada Siling Pejabat Canselori Lokasi:Tingkat 3, Bangunan Akademik Dan Pembelajaran, Kampus Bachok Tarikh: 25 September 2012 Lokasi:Tingkat 3, Bangunan Akademik Dan Pembelajaran, Kampus Bachok Tarikh: 25 September 2012 82 GAMBAR 4.36 Kesan Resapan Air Pada Dinding Dewan Kuliah GAMBAR 4.37 Kesan Resapan Air Pada Dinding Di Ruang ICT Lokasi:Tingkat 3, Bangunan Akademik Dan Pembelajaran, Kampus Bachok Tarikh: 25 September 2012 GAMBAR 4.38 Kesan Resapan Air Pada Lantai Konkrit Dalam Bilik Suis Lokasi:Tingkat 3, Bangunan Akademik Dan Pembelajaran, Kampus Bachok Tarikh: 25 September 2012 GAMBAR 4.39 Kesan Resapan Air Pada Siling Di Sepanjang Koridor Lokasi: Tingkat 3, Bangunan Akademik Dan Pembelajaran, Kampus Bachok Tarikh: 25 September 2012 GAMBAR 4.40 Kesan Resapan Air Pada Siling Di Tangga Lokasi: Tingkat 4, Bangunan Fakulti Industri Asas Tani Dan Fakulti Sains Bumi, Kampus Jeli Tarikh: 26 September 2012 GAMBAR 4.41 Kesan Resapan Air Dan Dinding Rumah Pam Berkulat Lokasi: Bangunan Fakulti Industri Asas Tani Dan Fakulti Sains Bumi, Kampus Jeli Tarikh: 26 September 2012 Lokasi: Kampus Jeli Tarikh: 26 September 2012 83 Pada pendapat Audit, JKR perlu mengenal pasti punca resapan air berlaku dan mengambil tindakan pembaikan dengan segera. Maklum Balas Daripada JKR Diterima Pada 1 Mac 2013. JKR memaklumkan NCR telah dikeluarkan kepada kontraktor untuk membaiki semula kerja yang tidak mengikut spesifikasi. 4.4.4.4 Kerja Pembinaan Tidak Siap a. Sijil Perakuan Siap Kerja (CPC) akan dikeluarkan apabila keseluruhan kerja pembinaan telah siap. Sehingga bulan Disember 2012, semua projek telah siap dan CPC telah dikeluarkan untuk Kampus Bachok (Pakej 1) pada 3 September 2009 dan Pakej 2 pada 28 Ogos 2011. Selain itu, CPC juga telah dikeluarkan untuk Kampus Jeli (Bangunan Kampus) pada 2 April 2012 dan Kampus Jeli (Asrama) pada 30 April 2012. b. Semakan Audit terhadap minit mesyuarat Pra-Penyerahan bertarikh 13 September 2011 mendapati kerja pembinaan bagi Kampus Bachok (Pakej 2) belum disiapkan sepenuhnya walaupun CPC telah dikeluarkan seperti di jadual berikut: JADUAL 4.11 SENARAI KERJA PEMBINAAN YANG TIDAK SIAP SKOP KERJA Arkitek Sivil dan Struktur LOKASI PEMBINAAN Bilik Mesyuarat Blok BAP Kawasan Kampus Elevated Water Tank Sewerage Treatment Plant Rumah Sampah Sekitar Bangunan Fakulti KERJA YANG TIDAK SIAP Peralatan mikrofon masih belum dipasang kerana UMK belum memasang meja di bilik tersebut Papan tulis boleh ubah di dalam bilik Data Centre belum disediakan Kerja landskap Pemasangan paver blok dan kerja lepaan. Kerja lantai konkrit Pemasangan longkang Kerja turapan premix Pemasangan paip scour/over flow/discharge Pembinaan brick Cat kemasan pada rasuk, tiang dan paip Logo UMK Pemasangan longkang dan paip over flow Pemasangan tap dan paip bekalan air Pemasangan railing dan lampu kawasan Kerja-kerja turapan premix Papan tanda dan pemadam api Pemasangan tap dan lampu Pemasangan paver blok sekitar bangunan Menutup dan meratakan tanah di atas longkang dan paip discharge Meruntuhkan scaffolding dan membersihkan sisa binaan Penanaman rumput di sekeliling bangunan Meletakkan tanda pada atas jalan Mengecat kerb jalan 84 SKOP KERJA LOKASI PEMBINAAN Jalan Utama Kawasan Kampus KERJA YANG TIDAK SIAP Membaiki kerja premix yang dikorek untuk laluan kabel Pembinaan hump Meletakkan papan tanda jalan/halaju Meletakkan tanda pada atas jalan Mengecat kerb jalan Bukaan scupper drain tidak sekata Pelepasan air longkang ke kawasan tanah paya Mekanikal dan Elektrikal Bilik Main Switch Board Pemasangan exhaust fan Sumber: Minit Mesyuarat Pra-Penyerahan Pada 13 September 2011 c. Analisis Audit terhadap Laporan Kerosakan Dan Ketidaksiapan Kerja yang disediakan oleh UMK pada 27 Ogos 2012 dan Laporan Lawatan Tapak Dalam Tempoh Tanggung Kecacatan (DLP) No.1 yang disediakan oleh JKR Kelantan pada 9 September 2012 mendapati beberapa kerosakan dan kecacatan bagi Projek Pembinaan Kampus Jeli (Asrama) merupakan kerja pembinaan yang belum disiapkan. Antara kerja yang belum disiapkan adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 4.12 SENARAI KERJA PEMBINAAN YANG TIDAK SIAP LOKASI PEMBINAAN KERJA PEMBINAAN YANG TIDAK SIAP Asrama Pelajar Blok A Bahagian belakang Blok A Bahagian tepi belakang Blok A sebelah kiri Bahagian depan sebelah kanan Blok A Laluan belakang masih tiada hamparan crusher-run sebagaimana di dalam kontrak Sisa bahan binaan masih banyak terbiar dan tidak dibuang Manhole tidak ditutup dan dipenuhi dengan tahi konkrit dan tanah Sump longkang belakang tiada penutup dan longkang tersumbat dengan sampah dan tanah Pagar masih belum dibina Longkang tiada penutup dan dipenuhi dengan tanah, sampah dan crusher-run Longkang tiada penutup Asrama Pelajar Blok B Bilik AB 010 Bilik AB 019 Bahagian belakang Blok B Bahagian tepi belakang Blok B sebelah kiri Tiada kipas 1 lampu tiada Longkang tiada penutup di bahagian sump dan manhole Aras jalan belakang belum ditambun/disiapkan sebagaimana kontrak menyebabkan aras jalan dan longkang berbeza Penutup sump tiada Lain-lain Laluan belakang Kafeteria Longkang disekeliling gelanggang Jalan belum siap pembinaan sebagaimana dalam kontrak (tidak rata dan belum ditar) Masih belum disiapkan sepenuhnya dan sampah sarap di tepi longkang tidak dibersihkan Gelanggang Serbaguna Garisan dan tiang gelanggang belum dibuat dan dipasang Sumber: Laporan Kerosakan Dan Ketidaksiapan Kerja Bertarikh 27 Ogos 2012 Laporan Lawatan Tapak Dalam Tempoh Tanggung Kecacatan No.1 85 d. Lawatan Audit pada 25 dan 26 September 2012 mendapati kerja pembinaan yang dilaksanakan tidak disiapkan dengan sempurna seperti di gambar berikut: GAMBAR 4.42 Penutup Sump Dan Longkang Belum Dipasang GAMBAR 4.43 Kerja Mengecat Road Marking Belum Dilaksanakan Lokasi: Kampus Jeli (Asrama) Tarikh: 26 September 2012 Lokasi: Jabatan Pembangunan, Infra Dan Perkhidmatan, Kampus Bachok Tarikh: 25 September 2012 Pada pendapat Audit, JKR perlu memastikan kerja pembinaan yang belum disiapkan oleh kontraktor dibuat dengan segera bagi menjamin keselamatan dan keselesaan pengguna serta mematuhi syarat yang ditetapkan dalam kontrak. Selain itu, kerja tersebut hendaklah disempurnakan dalam tempoh DLP bagi mengelakkan sebarang kos tambahan selepas tamat tempoh DLP. Maklum Balas Daripada JKR Diterima Pada 21 Mac 2013. JKR memaklumkan Perakuan Pendudukan Separa telah dikeluarkan bagi Projek Pembinaan Kampus Bachok. UMK telah memiliki bangunan kampus secara berperingkat iaitu bangunan Jabatan Pembangunan, Infra Dan Perkhidmatan pada 1 April 2011, bangunan Fakulti Teknologi Kreatif Dan Warisan pada 4 Julai 2011 dan bangunan Akademik Dan Pembelajaran pada 24 Ogos 2011. CPC telah dikeluarkan mengikut Fasal 13.2.3, Buku Panduan Pentadbiran Kontrak Kerja Raya Edisi Ketiga Tahun 2010. JKR juga memaklumkan bagi Projek Pembinaan Kampus Jeli (Asrama), CPC dikeluarkan secara bersyarat kerana terdapat kecacatan kecil yang disenaraikan kecuali laluan belakang asrama yang telah dikeluarkan dari kontrak dan akan dilaksanakan oleh UMK manakala pagar tidak termasuk dalam skop kontrak. Bagaimanapun, bangunan tersebut telah disahkan berfungsi dan bersedia untuk diduduki. 86 4.4.4.5 Kegagalan Struktur Bumbung a. Mengikut lukisan yang disertakan dalam kontrak, struktur bumbung perlu menggunakan steel roof trusses berdasarkan perincian yang diluluskan oleh perunding. Bagaimanapun, kontraktor tidak mengemukakan perincian lengkap bagi reka bentuk bumbung di Bangunan Akademik Dan Pembelajaran (BAP) kepada perunding untuk kelulusan. b. Semakan Audit mendapati kejadian bumbung runtuh dilaporkan di BAP pada 6 November 2011. Kejadian yang sama juga berlaku di BAP, Fakulti Teknologi Kreatif Dan Warisan serta Jabatan Pembangunan, Infra Dan Perkhidmatan (JPIP) pada 6 Mei 2012. Semakan lanjut mendapati kontraktor telah mengambil tindakan untuk membaiki kerosakan bumbung tersebut. Keadaan bumbung runtuh adalah seperti di gambar berikut: GAMBAR 4.44 Kerangka Bumbung Runtuh Makmal Bahasa Di Tingkat 3 Sumber: Laporan Kerosakan Oleh JPIP Lokasi: Bangunan BAP, Kampus Bachok Tarikh: 6 November 2011 GAMBAR 4.45 Kerangka Bumbung Tertanggal Sumber: Laporan Kerosakan Oleh JPIP Lokasi: Bangunan BAP, Kampus Bachok Tarikh: 6 November 2011 GAMBAR 4.46 Aluminium Louvers Tertanggal Sumber: Laporan Kerosakan Oleh JPIP Lokasi: Bangunan BAP, Kampus Bachok Tarikh: 6 Mei 2012 Sumber: Laporan Kerosakan Oleh JPIP Lokasi: Bangunan Fakulti Teknologi Kreatif & Warisan, Kampus Bachok Tarikh: 6 Mei 2012 87 c. Lawatan Audit pada 25 September 2012 di BAP, Kampus Bachok mendapati pemasangan kekuda bumbung tidak sempurna, kemasan dinding ruang bumbung menggunakan aluminium louvers cladding dan skru berkarat pada sambungan kerangka bumbung. Keadaan di aras bumbung adalah seperti di gambar berikut: GAMBAR 4.47 Pemasangan Anggota Kekuda Bumbung Yang Tidak Sempurna Lokasi: Bangunan Blok Akademik & Pembelajaran, Kampus Bachok Tarikh: 25 September 2012 Lokasi: Bangunan Blok Akademik & Pembelajaran, Kampus Bachok Tarikh: 25 September 2012 GAMBAR 4.48 Kemasan Dinding Ruang Bumbung Menggunakan Aluminium Louvers Cladding GAMBAR 4.49 Skru Berkarat Pada Sambungan Kerangka Bumbung Lokasi: Kampus Bachok Tarikh: 25 September 2012 Lokasi: Kampus Bachok Tarikh: 25 September 2012 Pada pendapat Audit, kajian menyeluruh perlu dilaksanakan terhadap reka bentuk dan pemasangan struktur bumbung bagi memastikan kejadian bumbung runtuh tidak berulang. 88 Maklum Balas Daripada JKR Diterima Pada 21 Mac 2013. JKR memaklumkan tindakan telah diambil oleh kontraktor dengan penambahbaikan reka bentuk oleh perunding yang dilantik oleh kontraktor. Selain itu, pemasangan kerangka bumbung adalah mengikut reka bentuk dan telah disahkan oleh perunding. Perunding telah diarah untuk menyemak kecacatan dan pemasangan aluminium louvers adalah mengikut reka bentuk. Kajian forensik akan dilaksanakan oleh Ibu Pejabat JKR. 4.4.5 Pengambilan Pelajar Melebihi Kapasiti Asrama 4.4.5.1 Asrama pelajar bagi Kampus Jeli telah siap dibina pada bulan April 2012 dengan kapasiti 800 pelajar atau 2 pelajar sebilik. Bagaimanapun, seramai 1,379 pelajar telah menghuni asrama melebihi kapasiti sebenar yang terdiri daripada seramai 633 pelajar baru dan 746 pelajar lama yang dipindahkan dari asrama di Kampus Sementara di Taman Bendahara, Pengkalan Chepa. 4.4.5.2 Lawatan Audit pada 26 September 2012 mendapati keadaan bilik tidak selesa dan sempit kerana terpaksa memuatkan sehingga 4 pelajar. Keadaan bilik adalah seperti di gambar berikut: GAMBAR 4.50 Ruang Bilik Sempit Dan Tidak Selesa Kerana Menempatkan 4 Katil dan Almari GAMBAR 4.51 Ruang Antara Almari Yang Sempit Lokasi: Kampus Jeli (Asrama) Tarikh: 26 September 2012 Lokasi: Kampus Jeli (Asrama) Tarikh: 26 September 2012 Pada pendapat Audit, UMK perlu menentukan pengambilan pelajar yang bersesuaian dengan kapasiti sebenar asrama supaya kemudahan yang selesa dan teratur dapat disediakan kepada pelajar. 89 4.4.6 Kemudahan Kampus Yang Dibangunkan 4.4.6.1 Analisis Audit terhadap tahap kepuasan pelajar mengenai kemudahan yang disediakan di kedua-dua kampus baru iaitu perpustakaan, dewan peperiksaan dan surau mendapati lebih 50 peratus responden berpendapat kemudahan yang disediakan adalah pada tahap sederhana. Bagaimanapun, analisis Audit terhadap kemudahan sukan dan rekreasi mendapati lebih 50 peratus responden berpendapat kemudahan yang disediakan adalah tidak memuaskan. Maklumat lanjut mengenai analisis Audit adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 4.13 TAHAP KEPUASAN PELAJAR TERHADAP KEMUDAHAN KAMPUS FASILITI BAIK KAMPUS BACHOK (%) KAMPUS JELI (%) SEDERHANA TIDAK MEMUASKAN BAIK SEDERHANA TIDAK MEMUASKAN Perpustakaan 37 56 7 17 59 24 Dewan Peperiksaan 41 50 9 32 56 12 Surau 33 56 11 25 62 13 Kemudahan Sukan & Rekreasi Sumber: Soal Selidik Oleh Jabatan Audit Negara 5 30 65 3 38 59 4.4.6.2 Perpustakaan adalah salah satu komponen dalam perancangan asal projek pembinaan Kampus UMK. Bagaimanapun, komponen ini dikeluarkan disebabkan peruntukan kewangan yang terhad. 4.4.6.3 Lawatan Audit pada 25 dan 26 September 2012 mendapati bilik kuliah dijadikan perpustakaan di Kampus Bachok manakala laluan pejalan kaki telah diubah suai untuk dijadikan perpustakaan di Kampus Jeli. Bagaimanapun, perpustakaan tersebut tidak dapat menampung kapasiti pelajar di kedua-dua kampus. Pihak Audit mendapati ruang perpustakaan sempit dan hanya mampu memuatkan 45 orang pelajar di Kampus Bachok dan 50 orang pelajar di Kampus Jeli pada satu masa. Semakan Audit mendapati keadaan perpustakaan adalah seperti di gambar berikut: 90 GAMBAR 4.52 Bilik Kuliah Dijadikan Perpustakaan Dan Hanya Mampu Menempatkan Seramai 45 Pelajar GAMBAR 4.53 Laluan Pejalan Kaki Diubah Suai Perpustakaan Dan Hanya Mampu Menempatkan Seramai 50 Pelajar Lokasi: Kampus Bachok Tarikh: 25 September 2012 Lokasi: Kampus Jeli Tarikh: 26 September 2012 Pada pendapat Audit, pembinaan Kampus UMK telah dibina mengikut siling peruntukan yang ditetapkan. Bagaimanapun, pembangunan kampus perlu diteruskan mengikut perancangan asal serta mengambil kira keperluan pelajar dari semasa ke semasa. Ini bagi memastikan kemudahan asrama dan fasiliti yang lengkap serta sempurna dapat disediakan khususnya kepada pelajar dan kakitangan. Maklum Balas Daripada UMK Diterima Pada 6 Februari 2013. UMK memaklumkan beberapa komponen dalam projek pembinaan kampus terpaksa dikeluarkan kerana kekangan kewangan. UMK telah mengambil langkah memohon peruntukan kepada Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) dalam Third Rolling Plan, RMKe-10 untuk melaksanakan semula pembangunan komponen tersebut. UMK juga telah membuat permohonan projek Private Finance Initiative kepada Unit Kerjasama Awam Swasta menerusi KPT. 4.4.7 Pemantauan 4.4.7.1 Pemantauan perlu dilakukan secara berterusan bagi memastikan kerja yang dilaksanakan mengikut skop dan spesifikasi kerja serta disiapkan dalam masa yang ditetapkan. 4.4.7.2 Semakan Audit mendapati pemantauan terhadap pembinaan projek kampus UMK telah dijalankan oleh JKR Kelantan melalui Mesyuarat Tapak bersama perunding dan kontraktor serta Mesyuarat Pemantauan Projek di 91 peringkat Ibu Pejabat JKR setiap bulan. Pemantauan oleh perunding pula melalui Mesyuarat Teknikal bersama kontraktor setiap bulan. Pada pendapat Audit, mekanisme pemantauan projek telah diwujudkan untuk memantau projek ini. Bagaimanapun, pemantauan yang dilaksanakan kurang berkesan berdasarkan prestasi kemajuan projek yang lewat disiapkan dan kualiti kerja pembinaan yang kurang memuaskan. 4.5 SYOR AUDIT Pihak Audit mengesyorkan UMK dan JKR mengambil tindakan penambahbaikan seperti berikut: 4.5.1 JKR hendaklah membuat pemeriksaan menyeluruh dan memastikan semua kecacatan dan kerja pembinaan yang belum disiapkan dibaiki dengan segera oleh kontraktor sebelum tempoh tanggungan kecacatan tamat. Pemantauan berterusan perlu dilaksanakan untuk memastikan kerja pembaikan adalah berkualiti. 4.5.2 JKR hendaklah memastikan kerja pembinaan yang tidak mengikut spesifikasi dan tidak sesuai diambil tindakan segera bagi menjamin keselamatan dan keselesaan pengguna serta mencapai objektif pembinaan. 4.5.3 JKR hendaklah membuat kajian menyeluruh terhadap reka bentuk dan pemasangan struktur bumbung bagi memastikan kejadian bumbung runtuh tidak berulang demi menjaga keselamatan pengguna. 4.5.4 UMK hendaklah memastikan kemudahan asrama dan fasiliti yang lengkap dan sempurna disediakan kepada pelajar dan kakitangan bagi mewujudkan suasana pembelajaran yang kondusif. Maklum Balas Terkini Berkaitan Dengan Perenggan Ini Boleh Dirujuk Di Muka Surat 320 329 Laporan Maklum Balas Daripada Perbendaharaan Malaysia Ke Atas Isu-Isu Utama Dalam Laporan Ketua Audit Negara Mengenai Pengurusan Aktiviti Badan Berkanun Persekutuan Dan Pengurusan Syarikat Subsidiari Bagi Tahun 2012 Siri 1. 92 UNIVERSITI UTARA MALAYSIA 5. PENGURUSAN ASET 5.1 LATAR BELAKANG 5.1.1 Universiti Utara Malaysia (UUM) telah ditubuhkan pada 16 Februari 1984 yang mengkhusus kepada bidang pengurusan. UUM telah dibuka secara rasminya pada 15 Februari 1984 di Jitra, Kedah dan Kampus Sintok telah dirasmikan oleh Ke Bawah Duli Yang Maha Mulia Tuanku Canselor pada 17 Februari 2004. Kampus Sintok dibina dengan kos berjumlah RM580 juta mempunyai kemudahan penginapan yang dilengkapi perabot dan kelengkapan lain untuk pelajar. UUM telah melaksanakan projek penyewaan perabot di 10 Dewan Penginapan Pelajar (DPP) iaitu DPP MAS, DPP PROTON, DPP TNB, DPP TRADEWINDS, DPP EON, DPP TM, DPP BSN, DPP MISC, DPP PETRONAS dan DPP SIME DARBY untuk menampung seramai 20,000 pelajar. 5.1.2 Pengurusan aset di UUM dilaksanakan oleh beberapa jabatan seperti berikut: a. Unit Perolehan Dan Aset di Jabatan Bendahari bertanggungjawab terhadap pengurusan aset UUM menerusi Integrated Financial Accounting System (IFAS) bagi modul aset dan inventori. Proses pemantauan dibuat bermula daripada penerimaan, penyemakan, pendaftaran, pelabelan, pemeriksaan dan pelupusan aset. b. Jabatan Pembangunan Dan Penyenggaraan (JPP) melaksanakan penyenggaraan terhadap bangunan, infrastruktur, kemudahan dan aset UUM. c. Pusat Komputer membangunkan sistem maklumat berkomputer, membina aplikasi web, multimedia, sistem rangkaian komunikasi kampus, menyediakan khidmat pakar runding berkaitan teknologi maklumat serta penyenggaraan peralatan komputer. d. Pusat Tanggungjawab (PTJ) terdiri daripada jabatan, unit, pusat pengajian dan akademi bertanggungjawab menguruskan aset di PTJ masing-masing. 93 5.1.3 UUM menerima peruntukan daripada Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) bagi perolehan peralatan, penyewaan perabot dan penyenggaraan peralatan. Maklumat peruntukan dan perbelanjaan dari tahun 2010 sehingga 2012 adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 5.1 PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN BAGI TAHUN 2010 SEHINGGA 2012 TAHUN PERUNTUKAN (RM Juta) PERBELANJAAN (RM Juta) PRESTASI PERBELANJAAN (%) 2010 8.78 6.47 73.7 2011 10.39 9.57 92.1 2012 12.48 9.74* 78.0* JUMLAH 31.65 25.78 81.5 Sumber : Bajet Dan Prestasi Belanja UUM Nota : *Perbelanjaan Dan Prestasi Perbelanjaan Setakat September 2012 5.2 OBJEKTIF PENGAUDITAN Pengauditan ini dijalankan untuk menentukan sama ada pengurusan aset dan sewaan perabot di UUM telah dirancang dan dilaksanakan secara cekap, teratur dan berhemat selaras dengan objektif yang ditetapkan. 5.3 SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN 5.3.1 Pengauditan ini meliputi perancangan, pelaksanaan dan pemantauan terhadap pengurusan aset dan sewaan perabot di UUM kecuali kenderaan bagi tahun 2010 sehingga bulan November 2012. Pengauditan ini merangkumi aspek perolehan, penerimaan, pengagihan, penggunaan, penempatan, penyenggaraan, pelupusan, kehilangan dan hapus kira serta penyelenggaraan rekod. 5.3.2 Pemeriksaan telah dibuat terhadap fail, rekod kewangan dan kontrak serta analisis data yang diperoleh daripada Jabatan Bendahari, JPP, Pusat Komputer dan PTJ yang berkaitan. Lawatan telah dijalankan di Pusat Kesihatan, Pusat Sukan, Pusat Komputer, Stor JPP, Jabatan Bendahari, Jabatan Pendaftar, Student Accommodation Centre (SAC) dan DPP. Selain itu, soal selidik telah diedarkan kepada seramai 124 pelajar di DPP dan temu bual serta perbincangan juga dibuat dengan pegawai yang terlibat. 5.4 PENEMUAN AUDIT Pengauditan yang dijalankan antara bulan Oktober sehingga bulan November 2012 mendapati pengurusan aset dan sewaan perabot yang dilaksanakan oleh UUM adalah kurang memuaskan. Antara kelemahan tersebut adalah seperti berikut: 94 i. Kelemahan dalam pengurusan dan pelaksanaan sewaan perabot di DPP. ii. Aset dan inventori berjumlah RM920,871 belum didaftarkan. iii. Perancangan perolehan aset tidak dibuat dengan teliti menyebabkan peralatan yang dibeli tidak digunakan. iv. Kelewatan penyenggaraan aset menyebabkan aset tidak dapat digunakan secara optimum, mengurangkan jangka hayat aset, memerlukan ruang tambahan untuk penempatan aset dan UUM perlu menanggung kos pembaikan yang tinggi. v. Penempatan aset tidak teratur menyebabkan kesukaran menguruskan peralatan, keadaan tidak selamat dan membahayakan keselamatan pengguna. vi. Kelemahan dalam penyelenggaraan rekod menyebabkan risiko terhadap kehilangan dan penyalahgunaan aset. vii. Kes kehilangan dan hapus kira lewat diselesaikan menyebabkan kelewatan tindakan surcaj atau tatatertib ke atas pegawai terlibat. viii. Kelewatan pelupusan menyebabkan ruang simpanan tambahan diperlukan, kemerosotan nilai aset dan UUM tidak mendapat hasil pulangan yang terbaik. Penjelasan lanjut mengenai perkara yang dibangkitkan adalah seperti berikut: 5.4.1 Penyewaan Perabot Di Dewan Penginapan Pelajar 5.4.1.1 Pelantikan Pembekal a. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 menetapkan semua pengurusan perolehan hendaklah dibuat berdasarkan amalan tadbir urus baik dengan mematuhi prinsip perolehan Kerajaan antaranya memberi pulangan yang terbaik bagi setiap ringgit yang dibelanjakan. b. Semakan Audit mendapati tender terbuka penyewaan perabot di 10 DPP bagi tempoh 5 tahun bermula pada 1 Julai 2010 sehingga 30 Jun 2015 telah ditawarkan kepada 5 pembekal yang layak berdasarkan kelulusan Lembaga Pengarah Universiti pada 22 Jun 2010. Pemilihan petender telah mengambil kira syarikat yang menawarkan harga dalam lingkungan 20 peratus daripada anggaran harga UUM iaitu RM1.20 bagi kos sewaan sehari per unit. c. Semakan Audit selanjutnya mendapati kos sewaan sehari per unit bagi setiap pembekal adalah berbeza walaupun membekalkan item perabot yang sama iaitu di antara RM1.09 hingga RM1.35. Sewaan per unit perabot yang dibekalkan oleh pembekal yang dilantik mengandungi 7 jenis perabot yang terdiri daripada katil, almari pakaian, meja belajar, rak buku, papan 95 kenyataan, tilam bujang dan kerusi belajar. Bagaimanapun, terdapat sedikit perbezaan dari segi kualiti, warna dan spesifikasi terhadap perabot yang dibekalkan oleh setiap pembekal tersebut. d. Lima pembekal yang dilantik adalah dari 4 negeri iaitu Selangor, Kuala Lumpur, Negeri Sembilan dan Pulau Pinang. Semakan Audit mendapati kos sewaan yang ditawarkan oleh pembekal dari Pulau Pinang adalah yang terendah berbanding 4 pembekal lain. e. Klausa 4 perjanjian sewaan perabot menggariskan perubahan syarat dan semakan kadar harga di mana UUM boleh mengkaji dan mengubah syaratsyarat di dalam perjanjian dengan persetujuan pihak pembekal dari semasa ke semasa. Semakan Audit mendapati UUM tidak membuat sebarang rundingan atau semakan harga dengan pembekal bagi mendapatkan harga terendah. Analisis Audit mendapati UUM boleh menjimatkan kos sewaan sebanyak RM1.33 juta bagi tempoh sewaan selama 5 tahun jika harga tender diselaraskan mengikut harga tawaran terendah iaitu RM1.09 sehari. Butiran lanjut seperti di jadual berikut: JADUAL 5.2 PERBEZAAN KOS SEWAAN PERABOT DI ANTARA 5 PEMBEKAL NAMA PEMBEKAL LOKASI KOS SEWA SEHARI (RM) UNIT SEWA (Kuantiti) NILAI KONTRAK (RM Juta) (a) NILAI HARGA TERENDAH (RM Juta) (b) PERBEZAAN (RM Juta) (a b) Puncak Bumi Utama Sdn. Berhad Pointry (Malaysia) Sdn. Berhad Meranti Furniture Sdn. Berhad Homestead Wood Industries Sdn. Berhad Kabimas Manufacturing Sdn. Berhad Pulau Pinang 1.09 2,000 3.98 3.98 - Kuala Lumpur 1.10 2,054 4.12 4.08 0.04 Selangor 1.14 2,058 4.28 4.09 0.19 Negeri Sembilan 1.19 2,036 4.42 4.05 0.37 Selangor 1.35 1,536 3.78 3.05 0.73 JUMLAH 9,684 20.58 19.25 1.33 Sumber : Dokumen Kontrak Perjanjian Penyewaan Perabot Pada pendapat Audit, UUM perlu memastikan setiap perolehan yang dibuat dapat menjimatkan kos serta memberi pulangan yang terbaik kepada UUM. 96 Maklum Balas Daripada UUM Diterima Pada 18 Mac 2013. UUM memaklumkan pemilihan pembekal adalah berdasarkan kepada harga yang terendah ditawarkan, pengalaman syarikat mengendalikan kerja perkhidmatan yang sama di lain-lain institusi pengajian tinggi awam (IPTA) dan juga mempunyai kedudukan kewangan yang memuaskan. Perbincangan tidak diadakan dengan pembekal kerana harga yang ditawarkan oleh penender adalah muktamad. 5.4.1.2 Denda Kelewatan Penghantaran a. Mengikut klausa 13.2, perjanjian sewaan perabot menetapkan denda sejumlah RM20.00 seunit perabot akan dikenakan bagi setiap hari lewat penghantaran dan susun atur perabot di DPP selepas 30 Jun 2010. Semakan Audit mendapati denda kelewatan yang dikenakan terhadap 2 pembekal tidak mengikut kadar denda yang ditetapkan iaitu kelewatan bagi tempoh 1 hingga 16 hari hanya dikenakan denda sejumlah RM4,164 atau 1.1 peratus daripada RM380,800 yang sepatutnya dikenakan. Butiran lanjut adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 5.3 DENDA KELEWATAN PENGHANTARAN PERABOT PEMBEKAL ITEM KELEWATAN (Hari) DENDA SEBENAR (RM) (a) DENDA SELEPAS RAYUAN (RM) (b) PERBEZAAN (RM) (a b) PENGURANGAN (%) Puncak Bumi Utama Sdn. Berhad Pointry (Malaysia) Sdn. Berhad 2,380 1 hingga 16 345,800 3,989 341,811 98.9 710 1 hingga 7 35,000 175 34,825 99.5 JUMLAH 3,090 380,800 4,164 376,636 98.9 Sumber : Kertas Kerja Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti b. Kertas cadangan denda/penalti terhadap kelewatan penghantaran perabot telah disediakan oleh Jabatan Bendahari pada 1 Disember 2010 untuk kelulusan Jawatankuasa Pengurusan Universiti. Bagaimanapun, bukti kelulusan tidak dikemukakan kepada pihak Audit. c. Denda rayuan dikira berdasarkan kepada justifikasi pembekal seperti berikut: 97 JADUAL 5.4 JUSTIFIKASI PEMBEKAL NAMA PEMBEKAL Puncak Bumi Utama Sdn. Berhad Pointry (Malaysia) Sdn. Berhad JUSTIFIKASI i. Penerimaan bahan mentah daripada pembekal lewat kerana: Permintaan tinggi terhadap besi. Bekalan besi yang terhad dan syarikat yang berada di Lembah Klang akan mendapat bekalan besi terlebih dahulu berbanding syarikat ini yang terletak di Utara Semenanjung. ii. Kegagalan syarikat yang dilantik oleh pembekal untuk membekalkan tilam kepada UUM mengikut masa yang ditetapkan. Bagaimanapun, tilam sementara telah dibekalkan. Kelewatan penghantaran perabot hanya melibatkan satu item sahaja iaitu almari pakaian dan ianya tidak menjejaskan kemasukan pelajar baru untuk sesi semester Julai 2010/2011. Sumber : Kertas Kerja Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti d. Kelewatan dalam penghantaran perabot tersebut juga menyebabkan pelajar terpaksa menggunakan perabot sementara selama 1 hingga 16 hari. Pada pendapat Audit, UUM hendaklah mematuhi syarat yang ditetapkan dalam perjanjian bagi memastikan kepentingan UUM sebagai penyewa terpelihara. UUM perlu mengambil tindakan yang sepatutnya seperti membuat kutipan denda berdasarkan syarat perjanjian yang ditetapkan kerana telah dipersetujui oleh pembekal semasa menandatangani kontrak. Tambahan pula, klausa rayuan pengurangan denda tidak termaktub di dalam perjanjian. Maklum Balas Daripada UUM Diterima Pada 18 Mac 2013. UUM memaklumkan denda terhadap kelewatan penghantaran perabot ke DPP akan dibincang di peringkat Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU), Jawatankuasa Tetap Kewangan Universiti (JKTK) dan Lembaga Pengarah Universiti (LPU). Bagaimanapun, UUM telah mengambil pendekatan dengan menolak daripada bayaran sewa semasa bagi perabot yang tidak dapat dibekalkan mengikut tempoh yang ditetapkan dengan kadar sewaan harian berjumlah RM175 bagi Pointry (Malaysia) Sdn. Berhad dan RM3,989 bagi Puncak Bumi Utama Sdn. Berhad. Jabatan Bendahari berpandangan denda kelewatan berdasarkan syarat dalam perjanjian digantikan dengan menolak daripada bayaran sewa mengikut kadar sewa harian berdasarkan justifikasi seperti berikut: a. Tempoh menghantar/memasang perabot di DPP oleh pembekal selama 46 hari adalah agak kritikal kerana amalan di tempat lain adalah sekurang-kurangnya 90 hari. 98 b. Kuantiti untuk pembekal perabot adalah besar berbanding dengan IPTA lain iaitu 2,000 set perabot berbanding dengan 800 hingga 1,000 set perabot bagi satu pakej di IPTA yang lain. c. Kelewatan pembekalan perabot tidak menjejaskan proses kemasukan pelajar kerana perabot gantian disediakan sementara menunggu perabot baru dibekalkan. d. Kelewatan ini juga tidak menambahkan sebarang kos dan kerugian kepada Universiti. 5.4.1.3 Denda Kelewatan Pembaikan a. Mengikut klausa 14.2 perjanjian sewaan perabot, pembekal hendaklah membaiki kerosakan atau menggantikan dengan perabot baru sekiranya hilang atau kerosakan tidak ekonomi untuk dibaiki dalam tempoh 24 jam daripada tarikh arahan dibuat atau secara bertulis. Sekiranya pembekal gagal membaiki kerosakan atau membuat penggantian selepas dari tempoh yang ditetapkan, UUM berhak mengambil tindakan denda sejumlah RM20 seunit perabot bagi setiap sehari kelewatan sehingga pembaikan atau penggantian dibuat. b. Semakan Audit mendapati 4 pembekal lewat mengambil tindakan pembaikan iaitu dalam tempoh 1 hingga 924 hari bagi membaiki 351 kerosakan yang terdiri daripada tilam, kerusi, almari, meja dan rak buku di DPP PETRONAS, DPP MAS, DPP PROTON dan DPP BSN. Semakan selanjutnya mendapati aduan kerosakan tilam kepada Kabimas Manufacturing Sdn. Berhad adalah paling tinggi. Ini disebabkan spesifikasi tilam mengikut perjanjian yang ditetapkan oleh UUM adalah berkualiti rendah kerana UUM tidak mempunyai pengalaman dalam penyediaan spesifikasi terhadap penyewaan perabot. c. Semakan Audit selanjutnya mendapati Puncak Bumi Utama Sdn. Berhad dan Kabimas Manufacturing Sdn. Berhad yang menempatkan wakilnya bagi urusan aduan kerosakan tidak dapat mengambil tindakan segera terhadap aduan yang dibangkitkan oleh pelajar kerana lewat dimaklumkan oleh pihak pengurusan DPP. Selain itu, pembekal tidak mempunyai stok perabot yang baru bagi menggantikan perabot yang rosak dalam tempoh 24 jam. d. Denda kelewatan tidak dikenakan terhadap 4 pembekal disebabkan tiada pemantauan oleh UUM bagi memastikan aduan kerosakan yang dilaporkan telah diambil tindakan mengikut tempoh yang ditetapkan. Denda yang tidak dikenakan ini menyebabkan pendapatan UUM berkurangan sejumlah 99 RM447,060 bagi tempoh bulan Julai 2010 sehingga bulan September 2012. Butiran lanjut seperti di jadual dan gambar berikut: JADUAL 5.5 KELEWATAN PEMBAIKAN KEROSAKAN PERABOT OLEH PEMBEKAL PEMBEKAL LOKASI UNIT PERABOT JENIS TEMPOH KELEWATAN (Hari) DENDA YANG PATUT DIKENAKAN (RM) Puncak Bumi Utama Sdn. Berhad DPP TNB 7 - Meja Belajar - Kerusi belajar - Almari - Rak Buku 11 hingga 924 32,620 Pointry (Malaysia) Sdn. Berhad DPP MAS 78 - Tilam - Kerusi Belajar - Almari - Rak Buku - Meja Belajar 1 hingga 196 101,000 Meranti Furniture Sdn. Berhad DPP PETRONAS 2 - Rak Buku - Katil 70 2,800 Kabimas Manufacturing Sdn. Berhad DPP BSN 264 - Tilam 39 hingga 73 310,640 Sumber: Buku Aduan Kerosakan di DPP JUMLAH 351 447,060 GAMBAR 5.1 Rak Buku Yang Sepatutnya Dibekalkan GAMBAR 5.2 Rak Buku Rosak Yang Belum Diganti Lokasi : DPP PROTON Tarikh : 19 November 2012 Lokasi : DPP PROTON Tarikh : 19 November 2012 100 GAMBAR 5.3 Kerusi Yang Sepatutnya Dibekalkan GAMBAR 5.4 Kerusi Sementara Yang Belum Diganti Lokasi : DPP PROTON Tarikh : 19 November 2012 Lokasi : DPP PROTON Tarikh : 19 November 2012 GAMBAR 5.5 Almari Pakaian Patah GAMBAR 5.6 Kaki Katil Patah Lokasi : DPP TNB Tarikh : 19 November 2012 Lokasi : DPP PETRONAS Tarikh : 18 November 2012 Pada pendapat Audit, UUM hendaklah memastikan pembekal mengambil tindakan pembaikan segera seperti yang ditetapkan dalam perjanjian dan denda kelewatan sejumlah RM447,060 perlu dikenakan terhadap pembekal yang gagal mematuhi perjanjian. Selain itu, UUM hendaklah mengambil tindakan segera terhadap aduan kerosakan bagi menjaga keselesaan pelajar dan kepentingan UUM. Maklum Balas Daripada UUM Diterima Pada 18 Mac 2013. UUM memaklumkan akan mengkaji semula tempoh bagi penggantian perabot yang rosak. Pembekal juga telah menyediakan stok tilam dan perabot di Dewan Penginapan Pelajar bagi menggantikan tilam dan perabot yang rosak. Kerosakan rak buku adalah disebabkan oleh masalah serangan anai-anai dan tiada klausa mengenai Act of God dinyatakan mengikut perjanjian sewaan 101 perabot. Sehubungan itu, SAC telah berbincang dengan pembekal mengenai perkara ini dan bersetuju atas dasar budi bicara bagi menggantikan rak tersebut. Ini kerana kuantiti yang rosak adalah kecil dan pembekal memohon SAC membuat kerja rawatan anai-anai terlebih dahulu sebelum penggantian rak baru dibuat. Masalah kunci almari berlaku di DPP MAS di mana kebanyakan kunci tersebut hilang disebabkan oleh kecuaian dan sikap pelajar. Pembekal bersetuju untuk menggantikan keseluruhan sistem kunci tersebut bagi semua almari yang terdapat di DPP MAS. Bagaimanapun, pembekal memerlukan masa bagi melaksanakan kerana ia hanya boleh dilakukan pada musim cuti semester. 5.4.1.4 Perjanjian Lewat Ditandatangani a. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 menetapkan perjanjian perlu ditandatangani selewat-lewatnya 4 bulan daripada tarikh surat setuju terima. b. Semakan Audit mendapati 3 daripada 5 pembekal yang dipilih lewat menandatangani perjanjian selama 2 hingga 3 bulan. Ini disebabkan tiada pemantauan dilakukan oleh UUM bagi memastikan pembekal menandatangani perjanjian mengikut tempoh 4 bulan. Sehubungan itu, kepentingan UUM tidak dilindungi oleh undang-undang sepenuhnya bagi tempoh tersebut. Butiran lanjut adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 5.6 TEMPOH KELEWATAN MENANDATANGANI PERJANJIAN PEMBEKAL TARIKH SURAT SETUJU TERIMA TARIKH PERJANJIAN SEPATUTNYA DITANDATANGANI (a) TARIKH PERJANJIAN DITANDATANGANI (b) KELEWATAN (Bulan) (a-b) Kabimas Manufacturing Sdn. Berhad Pointry (Malaysia) Sdn. Berhad 29.04.2010 28.08.2010 22.12.2010 3 09.05.2010 08.09.2010 20.12.2010 3 Meranti Furniture Sdn. Berhad Sumber : Perjanjian Sewaan Perabot 29.04.2010 28.08.2010 25.11.2010 2 Pada pendapat Audit, UUM perlu memantau dan memastikan perjanjian ditandatangani dalam tempoh 4 bulan dari surat setuju terima bagi memastikan kontrak tersebut sah di sisi undang-undang dan tindakan boleh diambil jika berlaku sebarang pelanggaran syarat oleh pembekal. 102 Maklum Balas Daripada UUM Diterima Pada 18 Mac 2013. UUM memaklumkan penyewaan perabot di DPP merupakan perkhidmatan yang pertama kali dilaksanakan di UUM. Surat pemberitahuan mengenai perjanjian yang perlu ditandatangani lewat dikemukakan kepada pembekal disebabkan tempoh yang singkat iaitu daripada tarikh kelulusan pemilihan tender bagi pembekal yang berjaya sehingga proses penghantaran perabot ke DPP selesai. Semakan terperinci terhadap butiran perjanjian telah dibuat beberapa kali untuk memastikan setiap fakta adalah tepat dan difahami oleh penyewa dan pemberi sewa. Selain itu, permohonan pengurangan duti setem terhadap surat cara perjanjian sewaan perabot oleh pembekal telah beberapa kali ditolak oleh Kementerian Kewangan menyebabkan perjanjian tersebut lewat ditandatangani. Bagaimanapun, pemantauan yang rapi akan dilaksanakan oleh UUM untuk memastikan setiap perjanjian ditandatangani dalam tempoh 4 bulan daripada tarikh surat setuju terima. 5.4.1.5 Bon Pelaksanaan a. Bon Pelaksanaan Terkurang Nilai Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 menetapkan jumlah Wang Jaminan Pelaksanaan adalah sebanyak 5 peratus daripada harga keseluruhan perjanjian. Semakan Audit mendapati bon pelaksanaan berjumlah RM132,451 yang dikemukakan oleh Kabimas Manufacturing Sdn. Berhad telah terkurang nilai sejumlah RM56,765 berbanding RM189,216 yang sepatutnya diterima oleh UUM. Ini disebabkan tiada pemantauan oleh UUM bagi memastikan pembekal mengemukakan bon pelaksanaan seperti yang ditetapkan dalam pekeliling. Pada pendapat Audit, UUM hendaklah memastikan pembekal mengemukakan bon pelaksanaan 5 peratus dari nilai kontrak dan sekiranya pembekal gagal mematuhi perjanjian, UUM akan menghadapi kesukaran untuk menuntut ganti rugi mengikut amaun yang sepatutnya dikutip. Maklum Balas Daripada UUM Diterima Pada 18 Mac 2013. UUM memaklumkan surat rasmi telah dikeluarkan kepada pembekal pada 17 Februari 2013. Sekiranya bon pelaksanaan yang secukupnya tidak dikemukakan, sewa bulanan mulai Mac 2013 akan dipotong sejumlah RM56,765. 103 b. Tempoh Kuat Kuasa Bon Tidak Mengikut Perjanjian i. Mengikut klausa 9.2, perjanjian sewaan perabot menyatakan bon pelaksanaan hendaklah terus kekal berkuat kuasa sehingga 3 bulan selepas tarikh tamat perjanjian iaitu pada 30 September 2015 atau perlanjutan tempoh sewaan. ii. Semakan Audit mendapati tempoh kuat kuasa bon pelaksanaan bagi semua pembekal tamat 3 bulan lebih awal daripada tarikh sepatutnya disebabkan tiada semakan dibuat oleh UUM. Ini mengakibatkan UUM terpaksa menanggung kos tambahan sekiranya pembekal gagal melaksanakan kerja pemindahan perabot selepas tamat kontrak. Pada pendapat Audit, UUM sepatutnya memastikan tempoh kuat kuasa bon pelaksanaan hendaklah mengikut syarat yang telah ditetapkan dalam perjanjian bagi menjaga kepentingan UUM. Maklum Balas Daripada UUM Diterima Pada 18 Mac 2013. UUM memaklumkan surat rasmi telah dikeluarkan pada 23 Januari 2013 bagi lanjutan tempoh bon pelaksanaan selama 3 bulan selepas tarikh tamat perjanjian. 5.4.1.6 Pelupusan Perabot Lama a. Mengikut Buku Panduan Pengurusan Aset Dan Inventori UUM, objektif pelupusan adalah bertujuan untuk memastikan PTJ tidak menyimpan aset dan inventori yang tidak boleh diguna atau tidak diperlukan, menjimatkan ruang simpanan/pejabat dan mendapatkan pulangan yang terbaik. b. Semakan Audit mendapati pelupusan perabot lama di DPP dengan nilai kos RM9.89 juta telah diluluskan oleh Lembaga Pengurusan Universiti pada 22 Jun 2010 bagi perolehan perabot di antara tahun 1990 sehingga 2009. Bagaimanapun, tiada pemeriksaan aset dijalankan sebelum pelupusan dibuat bagi menentukan jenis, bilangan unit dan keadaan fizikal perabot. Ini menyebabkan proses pelupusan tidak dilaksanakan mengikut peraturan yang ditetapkan dan kerugian kepada UUM kerana tidak dapat menetapkan harga minimum bagi pembelian perabot lama. c. Berdasarkan tender penyewaan perabot, pembekal yang berjaya hendaklah menyatakan jumlah tawaran harga untuk perabot lama dan mengangkutnya keluar sebelum menempatkan perabot untuk disewa. Semakan selanjutnya mendapati hanya 4 pembekal telah membuat tawaran harga bagi pembelian 104 perabot lama manakala satu pembekal tidak membuat tawaran harga. Maklumat terperinci mengenainya adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 5.7 TAWARAN PEMBELIAN PERABOT LAMA PEMBEKAL KOS PEMBELIAN PERABOT (RM) HARGA TAWARAN BAGI PERABOT LAMA (RM) Puncak Bumi Utama Sdn. Berhad 2,710,974 5,000 Pointry (Malaysia) Sdn. Berhad 1,934,984 30,000 Meranti Furniture Sdn. Berhad 1,891,966 Tiada Homestead Wood Industries Sdn. Berhad 2,000,509 2,000 Kabimas Manufacturing Sdn. Berhad 1,351,989 5,000 JUMLAH 9,890,422 42,000 Sumber : Dokumen Tender Dan Kertas Minit Lembaga Pada pendapat Audit, UUM perlu memastikan setiap pelupusan mematuhi peraturan yang ditetapkan seperti pelantikan Lembaga Pemeriksa bagi menjalankan pemeriksaan fizikal aset dan dibincangkan dalam mesyuarat Jawatankuasa Pelupusan. Selain itu, UUM perlu menilai dan menetapkan harga minimum bagi setiap aset yang hendak dilupuskan supaya memberi pulangan yang terbaik. Maklum Balas Daripada UUM Diterima Pada 18 Mac 2013. UUM memaklumkan sebelum tahun 2011, tidak ada pelantikan Pegawai Pemeriksa untuk memeriksa aset dan inventori yang hendak dilupuskan. Bagaimanapun, kertas cadangan pelupusan aset dan inventori yang diterima di Jabatan Bendahari telah diperakukan oleh Ketua PTJ untuk dilupuskan sebelum dibawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Kewangan dan Lembaga Pengarah Universiti untuk kelulusan. 5.4.2 Aset Belum Didaftarkan 5.4.2.1 Buku Panduan Pengurusan Aset Dan Inventori UUM menyatakan setiap aset/inventori hendaklah didaftarkan dalam tempoh 4 hari daripada tarikh pengesahan penerimaan aset dan inventori tersebut. 5.4.2.2 Lawatan fizikal yang dijalankan pada 10 dan 11 November 2012 di Pusat Kesihatan Universiti (PKU), Pusat Sukan (PS), Pusat Komputer (PK) dan Jabatan Pembangunan dan Penyenggaraan (JPP) mendapati perkara berikut: a. Sebanyak 25 unit aset dan 74 unit inventori bernilai RM920,871 masih belum didaftarkan dalam sistem Integrated Financial Accounting System (IFAS) disebabkan tiada pemeriksaan aset dijalankan sebelum tahun 2011. 105 b. Aset yang diterima secara sumbangan oleh PTJ tidak didaftarkan di dalam sistem IFAS. c. Unit Pengurusan Aset UUM tidak menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007. Bagaimanapun, UUM telah menubuhkan Jawatankuasa Harta Benda Universiti mulai tahun 2011 bagi memantau pengurusan asetnya. 5.4.2.3 Kegagalan UUM mendaftar aset dan inventori dalam tempoh yang ditetapkan menyebabkan rekod aset dan inventori IFAS tidak lengkap dan tidak kemas kini, perubahan lokasi aset tidak dapat dikenal pasti, penyenggaraan tidak dapat dilakukan mengikut jadual dan risiko kehilangan dan penyalahgunaan peralatan. Maklumat mengenai aset yang tidak didaftarkan di IFAS adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 5.8 ASET BELUM DIDAFTARKAN BUTIRAN HARGA (RM) TARIKH PENERIMAAN ASET KUANTITI INVENTORI PTJ Ceiling Mounted X-Ray System 240,000 24.12.2011 1 - PKU Computed Radiography (CR) System 232,000 24.10.2011 1 - PKU Analyzer Makmal 75,000 15.09.2011 1 - PKU Analyzer Makmal 180,000 12.09.2011 1 - PKU Penghawa Dingin 148,666 11.09.2012 2 - PKU Penghawa Dingin 8,720 14.11.2011 2 - PKU Microscope Labomed Millenium 3,100 28.05.2000 1 - PKU Microscope Olympus CH2 4,885 25.04.1991 1 - PKU Basikal Rekreasi 28,500 TM - 30 PS Basikal Rekreasi Sumbangan TM - 20 PS Go-kart Sumbangan TM 15 - PS Peralatan Gimnasium (Lelaki) TM 1990-24 PS JUMLAH 920,871 25 74 Sumber: Data Di Integrated Financial Accounting System Nota: TM - Tiada Maklumat, PKU Pusat Kesihatan Universiti, PS Pusat Sukan Pada pendapat Audit, UUM perlu mengambil tindakan segera bagi mendaftar aset dan inventori mengikut peraturan yang ditetapkan bagi memastikan pengurusan aset dilaksanakan dengan teratur. 106 Maklum Balas Daripada UUM Diterima Pada 18 Mac 2013. UUM memaklumkan item 1 hingga 9 telah didaftarkan dalam Sistem Aset Inventori Universiti. Bagi aset dan inventori yang diterima secara sumbangan dan yang dibeli pada tahun 1990 dan sebelumnya akan didaftarkan setelah diperakukan oleh Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Kewangan Universiti untuk kelulusan Lembaga Pengarah Universiti. 5.4.3 Peralatan Dibeli Tidak Digunakan 5.4.3.1 Buku Panduan Pengurusan Aset Dan Inventori UUM menyatakan semua aset hendaklah diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur bertujuan mengurangkan pembaziran, menjimatkan kos, mencegah penyalahgunaan, mengelak kehilangan dan mencapai jangka hayat. 5.4.3.2 Lawatan Audit di PKU dan Stor JPP mendapati 57 unit peralatan bernilai RM63,940 tidak digunakan sejak tahun 2010. Ini disebabkan terdapat perolehan peralatan moden seperti pembelian Fully Automated Heamotology Analyzer menggantikan ABX Pentra 60, pembelian Fully Automated Immunoassy Chemistry Analyzer menggantikan Water Still, pembelian Urometer 720 menggantikan Urit-500C dan Clinitek 50 ditempatkan di makmal PKU. Selain itu, terdapat juga sebanyak 51 tong gas di stor JPP yang tidak digunakan. Butiran lanjut adalah seperti di jadual dan gambar berikut: JADUAL 5.9 PERALATAN TIDAK DIGUNAKAN SEJAK TAHUN 2010 BUTIRAN PTJ KUANTITI KOS (RM) ABX Pentra 60 PKU 1 49,500 Water Still PKU 1 3,950 Urit- 500C PKU 1 5,500 Clinitek 50 PKU 3 4,990 Tong Gas Stor JPP 51 TM JUMLAH 57 63,940 Sumber : Pusat Kesihatan Universiti Dan Stor Jabatan Pembangunan & Penyenggaraan Nota: TM - Tiada Maklumat 107 GAMBAR 5.7 Tong Gas Yang Tidak Digunakan Lokasi: Stor JPP Tarikh: 12 November 2012 Maklum Balas Daripada UUM Diterima Pada 18 Mac 2013. UUM memaklumkan peralatan perubatan yang bernilai RM63,940 adalah peralatan perubatan yang telah outdated. Pusat Kesihatan Universiti telah mengemukakan senarai peralatan tersebut kepada Jawatankuasa Pelupusan Universiti Bilangan 17 Tahun 2012 dan akan dibentangkan untuk kelulusan Jawatankuasa Tetap Kewangan pada 21 Mac 2013 dan Lembaga Pengarah Universiti pada 28 Mac 2013. Tong gas pula, telah dilupuskan dengan kaedah jualan semula kepada pengedar Syarikat Petronas Dagangan Berhad pada 26 Februari 2013. Hasil jualan pelupusan adalah berjumlah RM2,142. 5.4.3.3 Semakan Audit selanjutnya mendapati 98 unit peralatan bernilai RM27,528 belum digunakan sejak dibeli. Butiran lanjut seperti di jadual dan gambar berikut: JADUAL 5.10 PERALATAN YANG DIBELI BELUM DIGUNAKAN BUTIRAN PTJ KUANTITI KOS (RM) Back Up Ups PK 17 5,576 ipad 64GB 3G Wifi PK 1 5,270 Kabinet Besi Berlaci Stor JPP 24 7,800 Almari Besi Dua Pintu Stor JPP 3 930 Whiteboard Stor JPP 9 1,665 Folding Table Stor JPP 20 3,200 Kerusi Banquet Stor JPP 9 747 Arm Chair Stor JPP 15 2,340 JUMLAH 98 27,528 Sumber : Pusat Komputer (PK) Dan Stor Jabatan Pembangunan Dan Penyenggaraan (JPP) 108 GAMBAR 5.8 Kabinet Besi Berlaci Belum Digunakan GAMBAR 5.9 Almari Besi Dua Pintu Belum Digunakan Lokasi: Stor JPP Tarikh: 12 November 2012 Lokasi: Stor JPP Tarikh: 12 November 2012 GAMBAR 5.10 Back Up UPS Belum Digunakan Lokasi: Stor Pusat Komputer Tarikh: 11 November 2012 Pada pendapat Audit, perancangan perolehan aset tidak dibuat dengan teliti dan tiada pemeriksaan aset secara berkala dijalankan oleh unit yang bertanggungjawab. Maklum Balas Daripada UUM Diterima Pada 18 Mac 2013. UUM memaklumkan pelupusan bagi peralatan yang tidak digunakan sejak tahun 2010 akan dilaksanakan setelah mendapat kelulusan Mesyuarat Jawatankuasa Pelupusan Bilangan 4 Tahun 2013 yang bermesyuarat pada 21 Februari 2013. Kesemua 17 unit Back Up UPS telah diedarkan kepada pegawai untuk kegunaan urusan kerja harian manakala ipad akan digunakan sebagai pinjaman kepada staf Pusat Komputer sekiranya keperluan semasa menjalankan tugas. Manakala sebanyak 20 unit kabinet besi empat laci, 2 unit almari besi dua pintu dan 7 unit whiteboard pula telah diagihkan kepada 7 PTJ iaitu Jabatan Canselori, Pusat Hal Ehwal Dan Kerjasama Antarabangsa, Pusat Pengajian Pendidikan Dan Bahasa Moden, Pusat Pengurusan Penyelidikan 109 Dan Inovasi, Pusat Sukan, UUM Press dan Pusat Pengajian Ekonomi, Kewangan Dan Perbankan. 5.4.4 Kelewatan Penyenggaraan Aset 5.4.4.1 Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 menetapkan penyenggaraan aset Kerajaan perlu dibuat bertujuan untuk memelihara dan memanjangkan jangka hayat aset, mengurangkan kerosakan, menjimatkan perbelanjaan Kerajaan dan menjamin keselamatan pengguna. 5.4.4.2 Lawatan Audit pada 11 November 2012 mendapati sebanyak 24 daripada 28 unit peralatan gimnasium wanita dan 15 daripada 25 Go-kart telah rosak dan belum diambil tindakan pembaikan oleh Pusat Sukan. Pihak Audit dimaklumkan Pusat Sukan gagal mengambil tindakan segera terhadap aduan yang dikemukakan kerana tiada peruntukan bagi membaiki kerosakan tersebut. Rekod penyenggaraan aset secara berkala juga tidak disediakan bagi menentukan sama ada peralatan tersebut masih lagi ekonomi untuk dibaiki dan digunakan. Peralatan yang berkaitan adalah seperti di gambar berikut: GAMBAR 5.11 Motorised Treadmill GAMBAR 5.12 Trimmer Lokasi: Gimnasium Wanita, Pusat Sukan Tarikh: 11 November 2012 Lokasi: Gimnasium Wanita, Pusat Sukan Tarikh: 11 November 2012 110 GAMBAR 5.13 Rowing Machine GAMBAR 5.14 Stepper Lokasi: Gimnasium Wanita Pusat Sukan Tarikh: 11 November 2012 Lokasi: Gimnasium Wanita Pusat Sukan Tarikh: 11 November 2012 GAMBAR 5.15 Go-kart Yang Rosak Lokasi: Litar Go-kart, Pusat Sukan Tarikh: 11 November 2012 Pada pendapat Audit, penggunaan dan penyenggaraan aset perlu dirancang dengan teliti bagi mengelak pembaziran dan aset dapat digunakan secara optimum. Selain itu, UUM juga perlu menyediakan ruangan tambahan bagi menempatkan aset yang tidak digunakan dan menanggung kos pembaikan yang tinggi. Maklum Balas Daripada UUM Diterima Pada 18 Mac 2013. UUM memaklumkan sebanyak 20 unit peralatan gimnasium wanita yang rosak telah dikemukakan kepada Jawatankuasa Pelupusan Universiti pada 3 Disember 2012 untuk dilupuskan dan selebihnya akan dibaiki untuk penggunaan. Sebanyak 15 unit Go-kart telah dikemukakan untuk cadangan pelupusan pada 15 Januari 2013. Kedua-duanya masih menunggu kelulusan Jawatankuasa Pelupusan Universiti. 111 5.4.5 Penempatan Aset Yang Tidak Sesuai 5.4.5.1 Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 menetapkan setiap agensi hendaklah memastikan aset disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pihak yang bertanggungjawab. 5.4.5.2 Semakan Audit mendapati peralatan yang ditempatkan di stor JPP tidak teratur dan praktikal menyebabkan kesukaran untuk menguruskan peralatan dan keadaan yang tidak selamat serta terdedah kepada ancaman haiwan berbisa yang membahayakan pengguna. Selepas teguran Audit, tindakan telah diambil seperti di gambar berikut: GAMBAR 5.16 Peralatan Yang Tidak Disusun Sebelum GAMBAR 5.17 Peralatan Yang Telah Disusun Dengan Teratur Selepas Lokasi: Stor J, JPP Tarikh: 12 November 2012 Lokasi: Stor J, JPP Tarikh: 14 Februari 2013 Pada pendapat Audit, UUM perlu mengambil langkah yang berkesan bagi memastikan asetnya diurus mengikut peraturan yang ditetapkan. Maklum Balas Daripada UUM Diterima Pada 30 Januari 2013. UUM memaklumkan peralatan yang rosak di Stor J, JPP adalah peralatan dari pelupusan yang terdahulu. Pelarasan terhadap fizikal peralatan dengan data dalam sistem sedang dilaksanakan bagi tujuan pelupusan. Pengkelasan dan penyusunan semula peralatan yang masih boleh digunakan telah dilakukan pada 17 Januari 2013. Perancangan untuk aktiviti gotong-royong bagi menyusun semula aset di luar Stor J telah dibuat dan dijangka siap pada akhir bulan Mac 2013. 112 5.4.6 Penyelenggaraan Rekod 5.4.6.1 Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 2009 bagi Tatacara Pengurusan Stor menetapkan setiap pengeluaran atau pinjaman barang hendaklah direkodkan dengan lengkap dan kemas kini bagi memastikan tiada penyalahgunaan. 5.4.6.2 Semakan Audit terhadap Daftar Pinjaman Peralatan Sukan menunjukkan seramai 288 daripada 659 peminjam tidak mengemas kini tarikh pemulangan dan tidak menandatangani daftar tersebut. Sehubungan itu, pihak Audit tidak dapat memastikan jenis dan bilangan peralatan yang dipinjam telah dipulangkan dalam tempoh yang ditetapkan. Semakan lanjut di Stor K, JPP juga mendapati rekod penggunaan bagi 342 unit audio sistem tidak diselenggarakan disebabkan tiada pemantauan oleh penyelia. Pada pendapat Audit, UUM perlu menambah baik pengurusan penyelenggaraan rekod bagi mengelak daripada berlakunya kehilangan atau penyalahgunaan aset. Maklum Balas Daripada UUM Diterima Pada 18 Mac 2013. UUM memaklumkan Daftar Pinjaman Peralatan telah dikemas kini dan dibuat penambahbaikan selaras dengan teguran Audit. Staf dan pelajar yang ingin membuat pinjaman peralatan dikehendaki mengisi borang pinjaman aset dan inventori setiap kali peralatan dipinjam dan perlu disahkan oleh pegawai di unit berkaitan atau wakil Pengarah. Pinjaman peralatan sukan dikawal melalui 2 kaedah iaitu bagi pinjaman harian, peminjam dikehendaki menandatangani buku log semasa meminjam dan semasa pemulangan. Bagi pinjaman lebih dari sehari, peminjam dikehendaki mengisi borang yang telah disediakan. 5.4.7 Kehilangan Dan Hapus Kira 5.4.7.1 Garis Panduan Dan Prosedur Kerja UUM bagi Pengurusan Peralatan Terhadap Kehilangan Aset Kerajaan menyatakan tindakan yang perlu diambil adalah melaporkan kepada Ketua Jabatan serta-merta dan melaporkan kepada polis dalam tempoh 24 jam. Laporan awal perlu disediakan dalam tempoh 2 hari dan melantik Jawatankuasa Penyiasat dalam tempoh 2 minggu serta menyediakan laporan akhir dalam tempoh 2 bulan daripada tarikh laporan awal. 5.4.7.2 Semakan Audit mendapati 21 kes kehilangan aset dari tahun 2009 bernilai RM57,825 terdiri daripada 15 unit komputer riba, 5 unit projektor dan seunit monitor lewat diambil tindakan. Tindakan membuat laporan polis lewat diambil sehingga 87 hari, laporan awal lewat disediakan sehingga 900 hari dan 113 laporan akhir lewat disediakan sehingga 540 hari. Ini disebabkan UUM kurang peka dengan peraturan yang ditetapkan dan pemantauan yang kurang berkesan. Kelewatan menyelesaikan kes kehilangan dan hapus kira menyebabkan tindakan surcaj atau tatatertib ke atas pegawai terlibat lewat dikenakan. Pada pendapat Audit, UUM perlu mengambil tindakan segera bagi menyelesaikan kes kehilangan dan hapus kira bagi memastikan tindakan yang sewajarnya dapat dikenakan terhadap pegawai yang bertanggungjawab. Maklum Balas Daripada UUM Diterima Pada 18 Mac 2013. UUM memaklumkan kehilangan aset dan inventori sebanyak 23 kes telah dilaporkan di antara tahun 2009 hingga 2012. Daripada jumlah tersebut, sebanyak 5 kes telah selesai dijalankan dan tindakan surcaj telah disyorkan oleh Jawatankuasa Siasatan manakala 18 kes lagi masih dalam siasatan. UUM mengambil langkah pemantauan dengan lebih berkesan melalui hebahan maklumat mengenai proses kehilangan melalui Buku Panduan Pengurusan Aset Inventori serta emel dalaman mengenai laporan berkaitan kepada pegawai yang terlibat dengan urusan pentadbiran. 5.4.8 Pelupusan 5.4.8.1 Mengikut Buku Panduan Pengurusan Aset Dan Inventori UUM, objektif pelupusan adalah bertujuan untuk memastikan PTJ tidak menyimpan aset dan inventori yang tidak boleh diguna atau tidak diperlukan, menjimatkan ruang simpanan atau pejabat dan mendapatkan pulangan yang terbaik. 5.4.8.2 Pemeriksaan fizikal dan semakan Audit terhadap rekod dan dokumen berkaitan mendapati kelemahan seperti berikut: i. Dokumen bagi pelupusan aset yang dilakukan pada tahun 2010 dan 2011 tidak disediakan. ii. Sijil pelupusan perabot bagi tahun 2012 masih belum disediakan. iii. Sebanyak 29 unit monitor dan 15 unit kerusi yang rosak dan masih belum diambil tindakan pelupusan. Peralatan tersebut diletakkan di laluan tangga kecemasan. iv. Stor pelupusan Pusat Komputer dan JPP tidak disenggara dengan baik kerana terdapat peralatan yang telah lama rosak tidak dilupuskan. 114 5.4.8.3 Perkara ini berlaku disebabkan rekod pelupusan aset tidak dikemas kini. Ruang penyimpanan tidak disediakan bagi menempatkan aset untuk dilupuskan sementara menunggu proses kelulusan. Aset yang rosak dan belum diambil tindakan pelupusan adalah seperti di gambar berikut: GAMBAR 5.18 Kerusi Rosak Diletakkan Di Laluan Tangga Kecemasan GAMBAR 5.19 Monitor Rosak Diletakkan Di Laluan Tangga Kecemasan Lokasi: Tangga Kecemasan, Pejabat Bendahari Tarikh: 11 November 2012 Lokasi: Tangga Kecemasan, Pejabat Pendaftar Tarikh: 12 November 2012 GAMBAR 5.20 Perkakasan Elektronik Yang Belum Dilupuskan GAMBAR 5.21 Perabot Yang Belum Dilupuskan Lokasi: Stor Pelupusan, Pusat Komputer Tarikh: 11 November 2012 Lokasi: Stor Pelupusan, JPP Tarikh: 12 November 2012 Pada pendapat Audit, UUM perlu memastikan tindakan pelupusan diambil dengan segera bagi memastikan nilai aset tidak mengalami kemerosotan dan mengelakkan pertambahan kos untuk menyediakan ruang stor. 115 Maklum Balas Daripada UUM Diterima Pada 18 Mac 2013. UUM memaklumkan pelaksanaan pelupusan pada tahun 2010 dan sebelumnya tidak dijalankan dengan konsisten dan sempurna. Pada tahun 2011, urusan pelupusan dijalankan mengikut perancangan dan direkodkan dalam fail pelupusan dan sijil pelupusan telah dikeluarkan pada 9 Disember 2012 kepada 10 PTJ yang berkenaan. Stor pelupusan Pusat Komputer masih dalam proses penambahbaikan terutama dari segi keselamatan, keselesaan dan kekemasan susun atur. Perancangan untuk menjalankan gotong-royong bagi JPP menyusun semula peralatan di sekitar stor pusat telah dibuat dan dijangka siap sepenuhnya pada bulan Mei 2013. Jabatan Pendaftar sedang menyediakan senarai pelupusan bagi 29 unit monitor komputer. Sebanyak 15 buah kerusi di Jabatan Bendahari telah diluluskan untuk pelupusan oleh Jawatankuasa Pelupusan Universiti Bilangan 3 Tahun 2013 pada 19 Februari 2013. 5.4.9 Pemantauan 5.4.9.1 Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 menetapkan Pegawai Pengawal hendaklah memastikan pengurusan aset alih Kerajaan dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan. Peraturan UUM juga menghendaki setiap PTJ memastikan aset dan inventori didaftarkan dan dikemas kini dalam Integrated Financial Accounting System yang dipantau oleh Jabatan Bendahari. PTJ juga bertanggungjawab mengurus pelupusan, kehilangan, menyediakan laporan pemeriksaan aset dan inventori serta mengemukakan kepada Unit Pengurusan Aset di Jabatan Bendahari. 5.4.9.2 Semakan Audit mendapati Unit Pengurusan Aset UUM gagal melaksanakan tugas dan tanggungjawab dalam pengurusan aset dan inventori. Unit Harta Benda di JPP yang bertanggungjawab terhadap pelupusan aset tidak melaksanakan dan mengemas kini rekod pelupusan aset dan inventori dengan teratur. Pemantauan terhadap pengurusan aset dan inventori yang tidak berkesan menyebabkan wujud banyak kelemahan seperti yang dinyatakan dalam laporan ini. Pada pendapat Audit, UUM perlu memantau dengan rapi dan berkesan untuk memastikan aset UUM diurus dengan sempurna mengikut peraturan yang telah ditetapkan. 116 Maklum Balas Daripada UUM Diterima Pada 18 Mac 2013. UUM memaklumkan perubahan struktur Universiti dari Sistem Fakulti ke Sistem Kolej Pengajian mulai tahun 2008 telah menyebabkan kawalan terhadap projek penyewaan perabot Dewan Penginapan Pelajar (DPP) tidak diuruskan dengan sempurna kerana urusan aset dan inventori DPP juga diletakkan di bawah tanggungjawab kolej. Mulai tahun 2011, Sistem Kolej telah ditukarkan kepada Sistem Pusat Pengajian dan pegawai tadbir ditugaskan secara khusus untuk menjaga aset dan inventori pusat pengajian masingmasing dan DPP. Mulai bulan Januari 2013, UUM telah menerima pakai sepenuhnya Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 tahun 2007 mengenai Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan. 5.5 SYOR AUDIT Pihak Audit mengesyorkan UUM memberi pertimbangan bagi menambah baik pengurusan aset dan sewaan perabot seperti berikut: 5.5.1 UUM hendaklah merancang perolehan aset dengan teliti supaya aset digunakan secara optimum bagi mengelakkan pembaziran. 5.5.2 UUM hendaklah memantau dengan rapi dan berkesan terhadap aset bagi memastikan aset yang dibekalkan mengikut spesifikasi, berada dalam keadaan yang baik serta mematuhi syarat dan terma perjanjian yang dipersetujui. 5.5.3 UUM hendaklah menjalankan pemeriksaan fizikal terhadap semua aset bagi memastikan kewujudannya dan sentiasa dalam keadaan baik untuk digunakan. 5.5.4 UUM hendaklah mematuhi prosedur pelupusan, kehilangan dan hapus kira aset dan inventori mengikut peraturan yang ditetapkan. Rekod aset hendaklah dikemas kini dengan lengkap dan teratur. Maklum Balas Terkini Berkaitan Dengan Perenggan Ini Boleh Dirujuk Di Muka Surat 330 341 Laporan Maklum Balas Daripada Perbendaharaan Malaysia Ke Atas Isu-Isu Utama Dalam Laporan Ketua Audit Negara Mengenai Pengurusan Aktiviti Badan Berkanun Persekutuan Dan Pengurusan Syarikat Subsidiari Bagi Tahun 2012 Siri 1. 117 KUMPULAN WANG SIMPANAN PEKERJA 6. PENGURUSAN PELABURAN HARTANAH LUAR NEGARA 6.1 LATAR BELAKANG 6.1.1 Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) ditubuhkan di bawah Ordinan Kumpulan Wang Simpanan Pekerja pada tahun 1951 sebagai skim persaraan wajib dan dikawal selia oleh Kementerian Kewangan. Mulai 1 Jun 1991, Ordinan ini telah dipinda dan diganti dengan Akta Kumpulan Wang Simpanan Pekerja 1991 (Akta 452). Fungsi dan aktiviti utama KWSP adalah untuk menerima caruman, memproses pengeluaran kepada ahli atau waris yang layak serta melaburkan wang untuk kepentingan ahli. 6.1.2 Seksyen 3 Akta Kumpulan Wang Simpanan Pekerja 1991 membenarkan KWSP untuk memperoleh, memindah, melupus dan mengurus kepentingan harta alih dan tak alih tertakluk kepada kelulusan Lembaga atau terma yang ditetapkan. Seksyen 26(2)(e) membenarkan KWSP untuk melabur di luar Malaysia dengan kebenaran bertulis daripada Menteri Kewangan. Sehubungan ini, KWSP telah memilih pelaburan hartanah sebagai salah satu komponen alokasi aset strategik tahunannya untuk mengoptimumkan pulangan bagi tujuan pembayaran dividen tahunan. 6.1.3 Alokasi Aset Strategik (SAA) adalah strategi pengurusan aset pelaburan yang digunakan oleh KWSP bagi mencapai pulangan yang konsisten untuk tempoh jangka panjang dalam julat risiko yang dibenarkan untuk setiap kelas aset. SAA KWSP adalah terdiri daripada Sekuriti Kerajaan Malaysia, Pinjaman/Bon, Ekuiti, Pasaran Wang dan Hartanah. KWSP telah membuat pelaburan berjumlah RM526.75 bilion pada tahun 2012 berbanding RM469.04 bilion pada tahun 2011. 6.1.4 Pelaburan hartanah KWSP adalah terdiri daripada pelaburan hartanah domestik, luar negara serta infrastruktur. Pelaburan hartanah luar negara diurus oleh Seksyen Hartanah Global dan Seksyen Hartanah Serantau Dan Domestik di Jabatan Pasaran Persendirian. Seksyen ini bertanggungjawab merancang portfolio hartanah dan pengurusan sumber, menjalankan due diligence dan melaksanakan transaksi berkaitan hartanah. 118 6.1.5 KWSP telah membuat pelaburan di luar negara seperti di United Kingdom melalui subsidiarinya iaitu KWASA Global (Jersey) Limited, pelaburan di Australia melalui CIMB Trust Capital Australia Office Fund No. 1 (AOF1) dan Goodman Industrial Trust manakala pelaburan di Singapura melalui usaha sama dengan Guocoland Singapore Pte. Limited. Butiran lanjut adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 6.1 PELABURAN LUAR NEGARA KWSP SEHINGGA TAHUN 2012 NEGARA United Kingdom HARTANAH Sebanyak 7 unit bangunan komersial (pegangan ekuiti KWSP 100 peratus) One Sheldon Square 40 Portman Street 65 Fleet Street 11-12 St. James Square K2 East Smithfield Sainsbury Unit Reading International Projek usaha sama di tapak Battersea Power Station dengan pegangan ekuiti seperti berikut: Sime Darby Property (Hong Kong) Ltd. Sebanyak 40 peratus Setia International Ltd. Sebanyak 40 peratus KWSP sebanyak 20 peratus Jumlah pendedahan pelaburan adalah 292.40 juta. KOS PELABURAN (Juta) (RM Juta) 751.50 * 3,689.50 * 42.00 208.00 Jumlah 793.50 3,897.50 Australia Sebanyak 4 unit bangunan komersial (Pemegang Amanah CIMB Trust Capital AOF1)- AUD100 juta Sebanyak 6 unit bangunan (Pemegang amanah KWASA Goodman Industrial Trust Australia)- AUD153.30 juta 50 Marcus Clarke Street AUD230.43 juta Jumlah pendedahan pelaburan adalah AUD483.73 juta AUD231.70 735.60 Singapura Melalui usaha sama projek Tanjung Pagar seperti berikut : Guocoland Singapore Pte. Ltd. Sebanyak 80 peratus KWSP sebanyak 20 peratus Jumlah pendedahan pelaburan adalah SGD295 juta SGD138.30 339.00 Sumber: Penyata Kewangan Dan Minit Mesyuarat Panel Pelaburan Nota: * Kos Pelaburan Selepas Pembiayaan Semula JUMLAH BESAR 4,972.10 6.2 OBJEKTIF PENGAUDITAN Pengauditan ini dijalankan untuk menilai sama ada pengurusan pelaburan hartanah luar negara KWSP telah dirancang dan dilaksanakan dengan cekap dan teratur selaras dengan objektif yang ditetapkan. 6.3 SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN Pengauditan ini meliputi aspek perancangan, pelaksanaan dan pemantauan terhadap pengurusan pelaburan 3 daripada 7 hartanah KWSP di United Kingdom bagi tahun 2010 sehingga 2012 iaitu One Sheldon Square, 65 Fleet Street dan Reading International Business Park. Semakan telah dibuat terhadap rekod dan dokumen yang berkaitan pengurusan pelaburan hartanah di Jabatan Pasaran Persendirian. Semakan 119 juga dilakukan di pejabat pengurus korporat, penasihat pelaburan, pengurus hartanah dan pengurus perakaunan di London serta Jersey, United Kingdom. Temu bual dengan pegawai berkenaan dan wakil peguam KWASA Global (Jersey) Limited serta lawatan ke lokasi hartanah juga dilakukan. 6.4 PENEMUAN AUDIT Pengauditan yang dijalankan antara bulan Julai hingga September 2012 mendapati pengurusan pelaburan hartanah KWSP di United Kingdom telah diuruskan dengan baik. Penjelasan lanjut mengenai pengurusan hartanah adalah seperti berikut: 6.4.1 Prestasi Pelaburan Hartanah 6.4.1.1 Prestasi keseluruhan pelaburan KWSP sehingga tahun 2012 adalah berjumlah RM526.75 bilion dan sejumlah RM12.75 bilion adalah merupakan pelaburan hartanah dan infrastruktur. Maklumat lanjut alokasi aset pelaburan KWSP adalah seperti di jadual dan carta berikut: JADUAL 6.2 PELABURAN KWSP BAGI TAHUN 2010 HINGGA 2012 PELABURAN TAHUN 2010 (RM Bilion) TAHUN 2011 (RM Bilion) TAHUN 2012 (RM Bilion) Sekuriti Kerajaan Malaysia Dan Setaraf 125.03 132.00 140.64 Pinjaman/Bon 136.00 152.80 150.22 Ekuiti 151.75 162.09 204.20 Pasaran Wang 21.48 12.34 18.94 Hartanah Dan Infrastruktur 6.03 9.81 12.75 JUMLAH 440.29 469.04 526.75 Sumber: Penyata Kewangan 120 JADUAL 6.3 PENDAPATAN PELABURAN KASAR KWSP BAGI TAHUN 2010 SEHINGGA 2012 PELABURAN TAHUN 2010 TAHUN 2011 TAHUN 2012 (RM Bilion) (RM Bilion) (RM Bilion) Sekuriti Kerajaan Malaysia Dan Setaraf 5.59 5.96 6.26 Pinjaman/Bon 6.72 7.24 9.68 Ekuiti 10.88 13.07 13.91 Pasaran Wang 0.70 0.65 0.57 Hartanah Dan Infrastruktur 0.17 0.31 0.60 JUMLAH 24.06 27.23 31.02 Sumber: Penyata Kewangan 6.4.1.4 Selaras dengan peningkatan dalam pelaburan hartanah dan infrastruktur, KWSP telah menerima sejumlah RM596 juta pulangan pelaburan hartanah pada tahun 2012 iaitu pencapaian sebanyak 16 peratus melebihi sasaran pendapatan yang berjumlah RM515 juta. Maklumat lanjut adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 6.4 PENDAPATAN PELABURAN KASAR HARTANAH DAN INFRASTRUKTUR BERBANDING SASARAN BAGI TAHUN 2010 SEHINGGA 2012 TAHUN SASARAN SEBENAR PENCAPAIAN (RM Juta) (RM Juta) (%) 2010-174 - 2011 315 310 98 2012 515 596 116 Sumber: Penyata Kewangan Dan Minit Mesyuarat Panel Pelaburan Pada pendapat Audit, prestasi pelaburan hartanah KWSP pada tahun 2012 adalah baik kerana telah memperoleh pendapatan pelaburan yang melebihi sasaran. 6.4.2 Kelulusan Pelaburan Luar Negara 6.4.2.1 KWSP telah membentangkan cadangan pelaburan luar negara dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Pelaburan berdasarkan faktor berikut: a. KWSP tidak dapat mencapai unjuran Alokasi Aset Strategik (SAA) yang ditetapkan sebanyak 2 peratus berbanding pencapaian 0.9 peratus bagi pelaburan hartanah di dalam negara pada tahun 2009. b. Transaksi pelaburan hartanah yang terhad di Malaysia menyebabkan KWSP perlu bersaing dengan pelabur hartanah yang lain. c. Mempelbagaikan bentuk pelaburan hartanah KWSP ke arah pasaran yang mampu memberikan pulangan yang kompetitif pada kadar risiko yang bersesuaian. 122 d. Mengurangkan risiko pelaburan hartanah yang bergantung sepenuhnya pada pasaran Malaysia. 6.4.2.2 Panel Pelaburan KWSP dan Kementerian Kewangan telah meluluskan pelaburan luar negara pada tahun 2010 seperti berikut: a. Membuat pelaburan hartanah di luar negara sehingga USD3 bilion atau RM11.67 bilion untuk tempoh 3 tahun secara terus atau secara usaha sama dengan pelabur lain dari Malaysia atau luar negara. b. Mengkaji had pelaburan selepas 3 tahun tertakluk kepada prestasi pelaburan yang dicapai. Selain itu, Kementerian Kewangan juga telah memberi mandat kepada Panel Pelaburan untuk meluluskan setiap pelaburan hartanah luar negara KWSP. Pada pendapat Audit, proses kelulusan bagi membuat pelaburan di luar negara telah dilaksanakan mengikut peraturan yang ditetapkan. 6.4.3 Kelulusan Kajian Semula Alokasi Aset Strategik 6.4.3.1 KWSP melaksanakan kajian semula SAA setiap 3 tahun dengan mengambil kira perubahan dalam ekonomi, peraturan berkaitan dan risiko pelaburan. Sehubungan itu, KWSP telah melantik perunding untuk melaksanakan kajian semula SAA bagi tahun 2011 hingga 2013. Hasil kajian menunjukkan jumlah alokasi pelaburan luar negara KWSP adalah sehingga 23 peratus pada tahun 2013 dan boleh meningkat sehingga 34 peratus daripada jumlah keseluruhan pelaburan KWSP. 6.4.3.2 Semakan Audit mendapati kajian semula SAA bagi pelaburan luar negara daripada 20 peratus kepada maksimum 23 peratus dari jumlah pelaburan terkumpul telah diluluskan oleh Menteri Kewangan pada bulan Oktober 2011. SAA KWSP terkini adalah seperti di jadual berikut: 123 JADUAL 6.5 ALOKASI ASET STRATEGIK PELABURAN KWSP TAHUN 2011 HINGGA 2013 TAHUN 2008 HINGGA 2010 KELAS ASET ALOKASI ASET (%) JULAT (%) SUB-KELAS ASET ALOKASI ASET (%) ALOKASI ASET (%) Domestik 21 21 Ekuiti 37 27-47 Luar Negara 14 9 Ekuiti Persendirian 2 1 Bon Kerajaan Domestik 25 29 Instrumen Berpendapatan Tetap 55 47-63 Bon Bukan Kerajaan Bukan Domestik 25 29 Hartanah Dan Infrastruktur 5 2-8 Luar Negara 5 5 Hartanah Domestik 2 2 Hartanah Luar Negara 2 - Infrastruktur 1 - Pasaran Wang 3 Baki 3 4 JUMLAH 100 100 100 Sumber: Jabatan Kuantitatif Dan Analisa Prestasi 6.4.3.3 SAA terkini bagi pelaburan luar negara adalah sebanyak 23 peratus daripada keseluruhan jumlah aset KWSP yang terdiri daripada 15.5 peratus pelaburan ekuiti, 5 peratus pelaburan instrumen berpendapatan tetap dan 2.5 peratus pelaburan hartanah dan infrastruktur. Maklumat lanjut adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 6.6 ALOKASI ASET STRATEGIK PELABURAN LUAR NEGARA PERATUSAN SAA KELAS ASET SUB-KELAS ASET TAHUN 2008 HINGGA 2010 (%) TAHUN 2011 HINGGA 2013 (%) Ekuiti Instrumen Berpendapatan Tetap Hartanah Dan Infrastruktur Luar Negara 9.0 14.0 Ekuiti Persendirian 1.0 1.5 Luar Negara 5.0 5.0 Hartanah Luar Negara - 2.0 Infrastruktur - 0.5 JUMLAH 15.0 23.0 Sumber: Jabatan Kuantitatif Dan Analisa Prestasi Nota: Kelulusan SAA Pelaburan Luar Negara adalah 15 peratus bagi tahun 2008-2010. Bagaimanapun, kelulusan daripada Kementerian Kewangan adalah sehingga 20 peratus berdasarkan jumlah maksima bagi pelaburan ekuiti luar negara (12 peratus) dan instrumen berpendapatan tetap (8 peratus) 6.4.3.4 SAA bagi Hartanah dan Infrastruktur adalah 5 peratus daripada jumlah pelaburan dengan julat antara 2 hingga 8 peratus. Semakan Audit mendapati prestasi hartanah dan infrastruktur tahun 2012 hanya mencapai 2 peratus berbanding SAA yang ditetapkan. Bagaimanapun, prestasi tersebut 124 masih dalam peratusan julat yang telah diluluskan. Prestasi keseluruhan pelaburan KWSP bagi tahun 2012 adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 6.7 PELABURAN KWSP BERBANDING ALOKASI ASET STRATEGIK TAHUN 2012 PELABURAN (RM Bilion) PERATUS PELABURAN (%) SAA (%) Sekuriti Kerajaan Malaysia 140.64 27 25 Pinjaman/Bon 150.22 28 30 Ekuiti 204.20 39 37 Pasaran Wang 18.94 4 3 Hartanah dan Infrastruktur 12.75 2 5 JUMLAH 526.75 100 100 Sumber: Penyata Kewangan Pada pendapat Audit, kelulusan SAA telah dilaksanakan mengikut peraturan yang ditetapkan dan pelaburan hartanah KWSP masih dalam peratusan julat SAA yang telah diluluskan. 6.4.4 Pemilihan Pelaburan Hartanah Di United Kingdom KWSP telah memperuntukkan sejumlah RM11.67 bilion bagi pelaburan hartanah luar negara. Semakan Audit mendapati sejumlah 900 juta atau RM4.41 bilion (37.8 peratus) telah diperuntukkan bagi pelaburan hartanah luar negara di United Kingdom. Antara faktor pemilihan pelaburan di United Kingdom adalah seperti berikut: a. Pasaran Hartanah di United Kingdom adalah antara pasaran terbesar di dunia. b. Perundangan di United Kingdom menyebelahi pemilik bangunan di mana terma perjanjian penyewaan asal masih kekal sekiranya berlaku pertukaran pemilik bangunan. c. Kadar sewaan hartanah di United Kingdom adalah berbentuk upward revision sahaja di mana kadar sewaan adalah berdasarkan harga pasaran semasa dan akan kekal sekiranya harga pasaran jatuh. d. Risiko penyewaan rendah kerana unjuran penyewaan adalah untuk 10 tahun, pendapatan minimum adalah sebanyak 5 peratus dan jangkaan pulangan pelaburan pula melebihi 10 peratus. e. Risiko pemilikan hartanah juga rendah kerana terma penyewaan adalah Full Repairing and Insuring atau Triple Net Leases di mana penyewa akan bertanggungjawab terhadap kos pembaikan dan insurans. 125 6.4.5 Penubuhan Syarikat Offshore Special Purpose Vehicle 6.4.5.1 KWSP telah membuat pelaburan hartanah di United Kingdom menerusi subsidiarinya, KWASA Global (Jersey) Limited yang ditubuhkan secara syarikat offshore special purpose vehicle (SPV). Pemilihan struktur pelaburan secara syarikat offshore SPV adalah bertujuan: a. Mengurangkan beban cukai di mana syarikat SPV di Jersey, United Kingdom hanya dikenakan cukai sebanyak 20 peratus berbanding 25 peratus bagi syarikat lain yang ditubuhkan di United Kingdom. b. Memudahkan perolehan hartanah dan kos transaksi penjualan saham syarikat tidak akan dikenakan duti setem berbanding duti setem sepatutnya 4 peratus. c. Pinjaman di United Kingdom adalah berbentuk non-recourse iaitu menghadkan liabiliti pinjaman kepada aset syarikat offshore SPV sahaja. d. Menghantar keuntungan ke Malaysia tanpa dikenakan sebarang cukai pendapatan disebabkan di Jersey, United Kingdom tidak mengenakan cukai pendapatan. 6.4.6 Perolehan Hartanah Di United Kingdom 6.4.6.1 KWSP telah membuat pelaburan 7 hartanah di United Kingdom dengan kos perolehan bernilai 1.02 bilion atau RM4.98 bilion. Maklumat lanjut adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 6.8 PELABURAN HARTANAH KWSP DI UNITED KINGDOM HARTANAH TARIKH PEROLEHAN JENIS PEGANGAN One Sheldon Square 03.11.2010 Bebas 40 Portman Square 30.11. 2010 Pajakan Sehingga Tahun 2133 65 Fleet Street 12.01.2011 Bebas 11-12 St. James Square 11.08.2011 Bebas Sainsbury Unit 26.08.2011 Bebas K2 East Smithfield 28.09.2011 Virtual Freehold (999 years) Reading International 04.10.2011 Bebas Sumber: Jabatan Pasaran Persendirian 6.4.6.2 Semakan Audit terhadap perolehan 3 hartanah yang bernilai 460.53 juta atau RM2.26 bilion adalah seperti di jadual berikut: 126 GAMBAR 6.5 Pandangan Luar GAMBAR 6.6 Pandangan Dalam Lokasi: Bangunan Reading International Tarikh: 14 September 2012 Lokasi: Bangunan Reading International Tarikh: 14 September 2012 6.4.6.4 Semasa lawatan Audit ke 65 Fleet Street didapati penyewa telah selesai melaksanakan pengubahsuaian bangunan yang ditanggung sepenuhnya oleh penyewa. Gambar semasa dan selepas pengubahsuaian adalah seperti berikut: GAMBAR 6.7 Kerja Semasa Pengubahsuaian GAMBAR 6.8 Kerja Semasa Pengubahsuaian Lokasi: Bangunan 65 Fleet Street Sumber: Laporan Suku Tahun Penasihat Hartanah 2012 Lokasi: Bangunan 65 Fleet Street Sumber: Laporan Suku Tahun Penasihat Hartanah 2012 128 GAMBAR 6.9 Ruang Legar Selepas Pengubahsuaian GAMBAR 6.10 Kafeteria Selepas Pengubahsuaian Lokasi: Bangunan 65 Fleet Street Tarikh: 12 September 2012 Lokasi: Bangunan 65 Fleet Street Tarikh: 12 September 2012 6.4.6.5 Semakan lanjut mendapati pertukaran hak milik hartanah telah selesai dilaksanakan dan geran hartanah disimpan oleh peguam asal hartanah tersebut. Pada pendapat Audit, KWSP telah membuat perolehan hartanah yang memenuhi kriteria yang ditetapkan dan pertukaran hak milik hartanah juga telah selesai dilaksanakan. 6.4.7 Pembiayaan Semula Pelaburan Hartanah Luar Negara 6.4.7.1 Panel Pelaburan telah meluluskan alokasi aset pelaburan hartanah di United Kingdom berjumlah 900 juta atau RM4.41 bilion. Pada bulan Ogos 2011, pihak pengurusan KWSP telah memaklumkan kepada Panel Pelaburan mengenai jangkaan pelaburan hartanah luar negara akan melebihi alokasi aset pelaburan yang telah diluluskan. Semakan Audit mendapati Panel Pelaburan telah meluluskan tambahan alokasi aset pelaburan hartanah untuk tempoh sementara sejumlah 146 juta atau RM715.40 juta kepada 1.05 bilion atau RM5.13 bilion. Panel Pelaburan juga telah menyarankan supaya pihak pengurusan membuat pelaburan tidak melebihi had amaun yang telah diluluskan oleh Menteri Kewangan selaras dengan saranan Perdana Menteri. 6.4.7.2 Semakan lanjut mendapati KWSP telah membuat pembiayaan semula daripada institusi kewangan di luar negara bagi 3 hartanah yang telah dibeli iaitu One Sheldon Square, 40 Portman Square dan 65 Fleet Street untuk tempoh 5 tahun dan perjanjian telah ditandatangani pada bulan Mac 2012. 6.4.7.3 KWSP juga telah menubuhkan syarikat offshore SPV iaitu KWASA UK Solo Limited untuk menghadkan kuasa pembiaya hanya kepada 3 hartanah tersebut. Pembiayaan tersebut telah dipindahkan ke akaun KWSP setelah 129 ditolak kos pengurusan pembiayaan pada bulan Mei 2012 dengan kos pelaburan terkini berjumlah 746 juta atau RM3.66 bilion berbanding alokasi aset yang diluluskan berjumlah 900 juta atau RM4.41 bilion. 6.4.7.4 Semakan selanjutnya mendapati pembiayaan pelaburan telah mengurangkan risiko tukaran mata wang asing bagi KWSP kerana kutipan sewa dalam mata wang sterling pound akan digunakan untuk membayar pembiayaan tersebut. Pada pendapat Audit, KWSP telah melaksanakan pembiayaan pelaburan dengan baik kerana tidak melebihi alokasi aset yang dibenarkan. 6.4.8 Pelantikan Penasihat Pelaburan 6.4.8.1 KWSP telah menggunakan khidmat penasihat pelaburan bagi mengurangkan risiko pelaburan melalui kepakaran dan rangkaian penasihat pelaburan. Semakan Audit mendapati sebanyak 19 syarikat asing dan tempatan yang mempunyai pengalaman dan kemahiran di United Kingdom telah dinilai dan KWSP memilih 4 syarikat asing untuk ditawarkan Request For Proposal. 6.4.8.2 KWSP telah membuat perbandingan unjuran tunai bagi yuran yang dikenakan. Antara perkara yang dipertimbangkan adalah andaian membeli 10 bangunan dengan menggunakan 10 SPV, pulangan sewaan 6 peratus, semua kos terlibat dan pegangan hartanah untuk tempoh 7 tahun. Semakan selanjutnya mendapati KWSP telah melantik 2 penasihat pelaburan berdasarkan kriteria berikut: a. Merupakan antara 3 syarikat pelaburan hartanah terbesar di dunia. Mempunyai pengalaman luas dalam pelaburan hartanah di United Kingdom dan mempunyai prestasi yang baik. b. Mempunyai perkhidmatan sokongan, rangkaian yang luas, mempunyai unit risiko dan proses yang mantap bagi memastikan keadaan risiko terkawal. c. Mempunyai lebih banyak peluang pelaburan dalam rangkaian pelaburan hartanah di United Kingdom. d. Mempunyai lebih banyak peluang kerana proses penawaran hartanah oleh penasihat pelaburan (pengurus dana) diberi kepada pelanggannya secara giliran. e. Mempelbagaikan pelaburan di United Kingdom dengan lebih baik kerana setiap penasihat pelaburan mempunyai strategi pelaburan yang berbeza. f. Membuat cross check pelaburan hartanah dari segi pembelian hartanah atau strategi yang diambil oleh penasihat pelaburan. 130 6.4.8.3 Selain itu, cadangan anggaran yuran yang telah dikemukakan oleh 2 penasihat pelaburan tersebut adalah dalam unjuran aliran tunai yang diluluskan iaitu sejumlah 65.99 juta atau RM323.35 juta untuk tempoh 7 tahun. Anggaran yuran tersebut adalah meliputi yuran penasihat pelaburan dan juga semua kos pelaburan seperti duti setem, yuran agen, kos due diligence serta kos penjualan. 6.4.8.4 Semakan Audit juga mendapati antara tanggungjawab yang dilaksanakan oleh penasihat pelaburan adalah seperti berikut: a. Menyediakan laporan suku tahun. b. Menyediakan laporan tahunan Asset Business Plan. c. Menerima bajet tahunan yang diperlukan. d. Menguruskan perlindungan insurans hartanah. e. Mengambil insurans yang meliputi kecuaian profesional. f. Cadangan hartanah. g. Menyelenggara rekod sewaan termasuk semakan semula kadar sewaan. h. Menjalankan initial due diligence ke atas setiap hartanah yang dicadangkan. 6.4.8.5 Semakan lanjut mendapati penasihat pelaburan akan memberi cadangan bagi sebarang semakan semula kadar sewaan hartanah. Bagaimanapun, ia tertakluk kepada kelulusan Lembaga Pengarah. Pada pendapat Audit, penasihat pelaburan yang dilantik oleh KWSP telah menjalankan tanggungjawab seperti yang dinyatakan dalam perjanjian. 6.4.9 Pelantikan Perunding Lain 6.4.9.1 KWSP juga telah melantik beberapa perunding lain bagi menguruskan hartanah di United Kingdom iaitu bidang pengurusan hartanah, pengurusan perakaunan, pengurusan korporat dan peguam syarikat. Antara tanggungjawab yang telah dilaksanakan oleh perunding tersebut adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 6.10 TANGGUNGJAWAB YANG DILAKSANAKAN OLEH PERUNDING LAIN PERUNDING TANGGUNGJAWAB Pengurus Hartanah Mendapatkan kelulusan bertulis KWSP sebelum memasuki mana-mana perjanjian melibatkan pengurusan hartanah. Menyediakan penyata akaun bulanan/ sukuan bagi terimaan dan perbelanjaan. Menyelenggara rekod sewaan termasuk semakan semula kadar sewaan. Mengambil insurans indemniti profesional atas kecuaian. Menyediakan laporan tunggakan sewa daripada penyewa. Menyediakan laporan ketidakpuasan hati daripada penyewa. 131 PERUNDING TANGGUNGJAWAB Pengurus Perakaunan Menguruskan rekod perakaunan dan membuat penyesuaian bank setiap suku tahun. Menyediakan penyatuan akaun setiap suku tahun. Menyediakan Penyata Kewangan Tahunan. Menguruskan percukaian syarikat bersesuaian dengan struktur percukaian di UK. Mendaftar dan menyimpan dokumen berkaitan Register Of Company di Jersey, UK seperti berikut: Pengurus Korporat a. Memorandum and Articles of Association b. Members and Secretaries Register c. Director s Register d. Share Certificate e. Board of Director Minutes And Resolution f. Shareholders meeting and minutes g. Annual Return h. Perjanjian pinjaman i. Fail setiap syarikat SPV dan dokumen berkaitan Menguruskan akaun bank bagi tujuan kutipan sewa, services charge dan rental guarantees. Peguam Syarikat Bertanggungjawab dalam pengurusan dan kawalan oleh pengarah syarikat Kwasa Global (Jersey) Limited. Memastikan syarikat mematuhi ciri-ciri syarikat Jersey. Bertanggungjawab dalam pengurusan terhadap Jersey Property Unit Trust. Bertanggungjawab dalam proses perundangan melibatkan proses/penjualan hartanah. Bertanggungjawab dalam proses perundangan mendapatkan pembiayaan. Sumber: Perjanjian Perunding 6.4.9.2 Laporan suku tahunan oleh penasihat pelaburan menyatakan salah satu penyewa hartanah di 65 Fleet Street mempunyai sewa tertunggak berjumlah 51,500 atau RM252,350 sehingga bulan Jun 2012. Penyewa tersebut didapati telah menyewakan ruang berkenaan kepada penyewa lain tanpa pengetahuan pengurus hartanah. Peguam syarikat telah menghantar surat tawaran sewaan dan perjanjian penyewaan ditandatangani pada bulan Ogos 2012. Semakan Audit juga mendapati tunggakan sewa bagi penyewa terdahulu telah diselesaikan oleh penyewa baru pada bulan September 2012 yang berjumlah 61,800 atau RM302,820 termasuk Value Added Tax. Pada pendapat Audit, perunding yang dilantik oleh KWSP iaitu pengurus hartanah, pengurus perakaunan, pengurus korporat dan peguam syarikat telah menjalankan tanggungjawab seperti yang dinyatakan dalam perjanjian. 6.4.10 Analisis Pendapatan Hartanah 6.4.10.1 Analisis pendapatan telah dibuat terhadap Penyata Kewangan tahun 2011 dan 2012 bagi 3 hartanah luar negara. Analisis Audit mendapati Reading International telah mencatat pendapatan sejumlah RM51.44 juta dalam tahun 2012 berbanding RM12.40 juta pada tahun 2011. Peningkatan sejumlah RM39.04 juta adalah disebabkan pendapatan hanya diiktiraf bagi tempoh 3 bulan dari bulan Oktober 2011 iaitu tarikh penubuhan syarikat. 132 6.4.10.2 Pada tahun 2012, One Sheldon Square telah mencatatkan keuntungan selepas cukai yang berjumlah RM10.89 juta dan Reading International berjumlah RM22.68 juta. Selain itu, 65 Fleet Street pula telah mengalami kerugian selepas cukai sejumlah RM0.15 juta kesan daripada peningkatan perbelanjaan kewangan berikutan pembiayaan semula dan pembayaran faedah kepada Shareholder Advance. Maklumat lanjut adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 6.11 ANALISIS PENDAPATAN HARTANAH ONE SHELDON SQUARE 65 FLEET STREET READING INTERNATIONAL ITEM TAHUN 2011 TAHUN 2012 TAHUN 2011 TAHUN 2012 TAHUN 2011 TAHUN 2012 (RM Juta) (RM Juta) (RM Juta) (RM Juta) (RM Juta) (RM Juta) Pendapatan 46.70 46.70 42.64 44.07 12.40 51.44 Tolak: Perbelanjaan pentadbiran 4.02 4.54 3.82 4.68 0.88 3.61 Perbelanjaan kewangan 33.64 42.35 32.83 39.65 6.12 25.15 Pelarasan nilai hartanah (16.17) (12.25) 34.38 (0.002) 25.84 - Jumlah perbelanjaan 21.49 34.64 71.03 44.33 32.84 28.76 Keuntungan/(Kerugian) dalam tahun 25.21 12.06 (28.39) (0.26) (20.44) 22.68 Cukai (1.81) (1.17) (1.24) 0.11 - - Keuntungan/(Kerugian) dalam tahun selepas tolak cukai Sumber: Laporan Pengurus Perakaunan 23.40 10.89 (29.63) (0.15) (20.44) 22.68 6.4.10.3 Analisis terhadap Penyata Kewangan Kumpulan KWASA Global (Jersey) Limited mendapati keuntungan selepas cukai berjumlah RM60.45 juta pada tahun 2012 telah berkurangan sejumlah RM3.84 juta atau 6 peratus berbanding RM64.29 juta pada tahun 2011. Penurunan ini juga disebabkan oleh kesan pembiayaan semula pelaburan hartanah oleh Kwasa Global (Jersey) Limited. Butiran lanjut seperti di jadual berikut: JADUAL 6.12 ANALISIS PENDAPATAN DI PERINGKAT KUMPULAN KWASA GLOBAL (JERSEY) LIMITED ITEM TAHUN 2011 (RM Juta) TAHUN 2012 (RM Juta) Pendapatan 193.81 367.00 Tolak: Perbelanjaan pentadbiran 124.96 217.16 Perbelanjaan kewangan - 45.96 Bahagian keuntungan usaha sama selepas cukai - (0.37) 133 ITEM TAHUN 2011 (RM Juta) TAHUN 2012 (RM Juta) Jumlah perbelanjaan 124.96 262.75 Keuntungan 68.85 104.25 Cukai (4.56) (8.48) Lain-lain Perbelanjaan Komprehensif - (35.32) Keuntungan Selepas Cukai 64.29 60.45 Sumber: Laporan Pengurus Perakaunan 6.5 RUMUSAN Secara keseluruhannya, pengurusan pelaburan hartanah luar negara KWSP di United Kingdom adalah baik dan memberi pulangan yang menguntungkan serta mencapai objektif pelaburan yang ditetapkan. Pelaburan hartanah KWSP pada tahun 2012 telah meningkat kepada RM12.75 bilion berbanding RM9.81 bilion pada tahun 2011. Pendapatan pelaburan hartanah pada tahun 2012 berjumlah RM595.63 juta meningkat sejumlah RM286.03 juta atau 92.4 peratus berbanding sejumlah RM309.60 juta pada tahun 2011. 134 KUMPULAN WANG PERSARAAN (DIPERBADANKAN) 7. PENGURUSAN PELABURAN EKUITI 7.1 LATAR BELAKANG 7.1.1 Kumpulan Wang Persaraan (Diperbadankan) [KWAP] ditubuhkan pada 1 Mac 2007 di bawah Akta Kumpulan Wang Persaraan 2007 (Akta 662) dan dikawal selia oleh Kementerian Kewangan. Objektif penubuhan KWAP adalah untuk mengurus dana persaraan yang akan digunakan bagi membantu Kerajaan Persekutuan membiayai tanggungan pencen negara. Selaras dengan objektif ini, KWAP bertanggungjawab mengurus dana yang dilaburkan dalam ekuiti, instrumen pendapatan tetap, hartanah dan pelaburan alternatif yang diluluskan oleh Panel Pelaburan KWAP. Pelaburan KWAP terdiri daripada Saham Tersiar Harga, Saham Tidak Tersiar Harga, Sekuriti Kerajaan Malaysia, Sekuriti Hutang Persendirian, Bon Kuasi, Pengurus Dana Luar, Penyertaan Dalam Dana Ekuiti Persendirian, Pinjaman, Pelaburan Dalam Syarikat Subsidiari dan Syarikat Bersekutu serta Pasaran Wang. 7.1.2 Pelaburan Ekuiti adalah terdiri daripada Saham Tersiar Harga dan Saham Tidak Tersiar Harga yang dilanggan secara syariah dan konvensional yang dilaksanakan secara pengurusan dalaman dan luaran. Pengurusan dalaman portfolio pelaburan ekuiti dilaksanakan oleh Jabatan Ekuiti di KWAP manakala pengurusan luaran pula dilaksanakan oleh Pengurus Dana Luar yang dilantik oleh KWAP. 7.1.3 Sehingga 31 Disember 2012, pelaburan KWAP berjumlah RM86.75 bilion iaitu 97.8 peratus daripada dana KWAP berjumlah RM88.73 bilion. Kos pelaburan ekuiti KWAP pula berjumlah RM30.15 bilion dan jumlah pendapatan keseluruhan pelaburan ekuiti berjumlah RM3.14 bilion dengan pulangan atas pelaburan (ROI) sebanyak 11.3 peratus. 7.2 OBJEKTIF PENGAUDITAN Pengauditan ini dijalankan untuk menilai sama ada pengurusan pelaburan ekuiti KWAP telah dilaksanakan dengan cekap dan teratur serta selaras dengan objektif yang ditetapkan. 135 7.3 SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN Pengauditan ini dijalankan terhadap pengurusan pelaburan ekuiti KWAP bagi tempoh Januari 2009 sehingga Mei 2012 dengan tumpuan diberikan kepada aspek perancangan, pelaksanaan dan pemantauan. Skop pengauditan adalah termasuk pengurusan pelaburan dalam Saham Tersiar Harga dan Saham Tidak Tersiar Harga, pelaburan syarikat subsidiari di luar negara dan bersekutu, pengurus dana luar, keperluan sumber manusia, bajet, keperluan kewangan, pemantauan dan penyelenggaraan rekod. Semakan Audit telah dijalankan terhadap fail, rekod kewangan, dokumen kontrak dan dokumen lain serta menganalisis data yang berkaitan. 7.4 PENEMUAN AUDIT Secara keseluruhannya, pengauditan yang dijalankan antara bulan Jun sehingga bulan September 2012 mendapati pelaburan ekuiti telah diuruskan dengan baik dan mencapai objektifnya. Bagaimanapun, terdapat beberapa kelemahan yang dikenal pasti seperti berikut: i. Pelaburan KWAP dalam saham TIME dotcom Berhad (TdC) menyebabkan KWAP menanggung kerugian kerana tiada pulangan dividen, kerugian belum direalisasi berjumlah RM302.10 juta serta rugi terjejas atas penjualan TdC berjumlah RM209.55 juta. ii. Sebanyak 3 kaunter Saham Tersiar Harga yang telah dikeluarkan daripada KWAP Universe of Securities masih lagi terdapat di senarai kaunter saham yang aktif dalam Sistem Pelaburan Integrated Fund Investment Management System (MFUND). iii. Penyelenggaraan rekod kertas kerja dan minit mesyuarat Jawatankuasa Pelaburan tidak dikemas kini. Penjelasan lanjut mengenai perkara yang diperhatikan adalah seperti berikut: 7.4.1 Prestasi Pelaburan 7.4.1.1 Dana KWAP terdiri daripada caruman pencen yang diterima daripada Kerajaan Persekutuan, Badan Berkanun, Pihak Berkuasa Tempatan dan agensi lain. Dana ini merangkumi peruntukan kumpulan wang terkanun, rizab dan geran yang diterima daripada Kerajaan. Sehingga akhir tahun 2012, dana KWAP berjumlah RM88.73 bilion berbanding dengan RM78.93 bilion pada tahun 2011. Ini menunjukkan peningkatan sejumlah RM9.80 bilion pada tahun 2012 atau 12.4 peratus berbanding tahun 2011. 136 7.4.1.2 Sehingga akhir tahun 2012, KWAP telah melabur RM86.75 bilion atau 97.8 peratus daripada dana sejumlah RM88.73 bilion berbanding pelaburan pada tahun 2011 berjumlah RM78.65 bilion atau 99.6 peratus daripada dana berjumlah RM78.93 bilion. Butiran lanjut adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 7.1 DANA BERBANDING PELABURAN KWAP BAGI TAHUN 2009 SEHINGGA 2012 TAHUN JUMLAH DANA (RM Bilion) PELABURAN (RM Bilion) * PERATUSAN YANG DILABUR (%) 2009 61.50 61.25 99.6 2010 70.52 69.34 98.3 2011 78.93 78.65 99.6 2012 88.73 86.75 97.8 Sumber: Laporan Tahunan KWAP 2011 Serta Penyata Kewangan KWAP Dan Kumpulan Bagi Tahun Berakhir 31 Disember 2012 Nota: * Perbezaan Di Antara Jumlah Dana KWAP Dan Pelaburan KWAP Adalah Amaun Dalam Aset Dan Liabiliti Semasa 7.4.1.3 Jumlah kos pelaburan ekuiti KWAP pada tahun 2012 ialah RM30.15 bilion yang terdiri daripada Saham Tersiar Harga berjumlah RM28.14 bilion, Saham Tidak Tersiar Harga berjumlah RM0.39 bilion, Penyertaan Dalam Dana Ekuiti Persendirian berjumlah RM0.22 bilion, Pelaburan Dalam Syarikat Subsidiari berjumlah RM1.37 bilion dan Pelaburan dalam Syarikat Bersekutu berjumlah RM16.67 juta. Kadar pertumbuhan pelaburan ekuiti pada tahun 2012 adalah sebanyak 18.3 peratus, tahun 2011 sebanyak 46.1 peratus dan tahun 2010 sebanyak 7.3 peratus. Butiran lanjut adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 7.2 PORTFOLIO PELABURAN EKUITI KWAP BAGI TAHUN 2010 SEHINGGA 2012 INSTRUMEN KOS PELABURAN (RM Juta) 2010 2011 2012 Saham Tersiar Harga * 16,520.73 24,062.77 28,144.01 Saham Tidak Tersiar Harga ** 393.14 393.14 393.14 Penyertaan Dalam Dana Ekuiti Persendirian * 134.22 247.91 223.02 Saham Dalam Syarikat Subsidiari ** 383.04 770.97 1,368.90 Saham Dalam Syarikat Bersekutu ** 16.67 16.67 16.67 JUMLAH KOS PELABURAN 17,447.80 25,491.46 30,145.74 KADAR PERTUMBUHAN (%) 7.3 46.1 18.3 Sumber: Laporan Tahunan KWAP 2010 & 2011 Serta Penyata Kewangan KWAP Dan Kumpulan Bagi Tahun Berakhir 31 Disember 2012 Nota:* Selepas Peruntukan Rosot Nilai ** Pada Nilai Kos 137 7.4.1.4 KWAP telah menetapkan sasaran ROI bagi setiap instrumen pelaburan melalui Pelan Perniagaan Tahunan KWAP. Penilaian pertengahan tahun bagi setiap sasaran yang telah ditetapkan akan dilaksanakan bagi mengemas kini sasaran berdasarkan keadaan ekonomi dan pasaran semasa. Pendapatan pelaburan bersih KWAP bagi tahun 2012 telah meningkat sejumlah RM1.41 bilion atau 32.5 peratus berbanding pendapatan pelaburan bersih pada tahun 2011 berjumlah RM4.34 bilion. Peningkatan ini sebahagian besarnya disumbangkan oleh pendapatan dalam pelaburan saham yang merangkumi keuntungan jualan saham, dividen saham dan tuntutan cukai atas dividen. Peningkatan ini juga disokong oleh sentimen positif dalam peningkatan nilai pasaran saham pada tahun 2012 yang menyebabkan elaun rosot nilai pelaburan dicatat semula sejumlah RM2.21 juta berbanding elaun rosot nilai sejumlah RM321.09 juta bagi tahun 2011. 7.4.1.5 Pulangan atas pelaburan (ROI) KWAP untuk pelaburan ekuiti pada tahun 2012 adalah sebanyak 11.3 peratus, tahun 2011 sebanyak 10.6 peratus dan tahun 2010 sebanyak 14.4 peratus. Prestasi pulangan pelaburan ekuiti KWAP bagi tahun 2010 sehingga 2012 adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 7.3 PRESTASI PULANGAN PELABURAN EKUITI BAGI TAHUN 2010 SEHINGGA 2012 PENDAPATAN PULANGAN PELABURAN (RM Juta) 2010 2011 2012 Keuntungan Jualan Saham 1,453.84 1,090.91 1,748.09 Dividen Saham 708.32 804.64 995.47 Tuntutan Cukai Atas Dividen 64.36 72.42 65.50 Pendapatan Pengurus Dana Luar 202.17 300.22 307.57 Modal Dana Ekuiti Persendirian (9.98) 13.52 21.52 JUMLAH PENDAPATAN EKUITI 2,418.71 2,281.71 3,138.15 KADAR PERTUMBUHAN 73.7% -5.7% 37.5% PULANGAN ATAS PELABURAN (ROI) 14.4% 10.6% 11.3% Sumber: Laporan Tahunan KWAP 2010 & 2011 Serta Penyata Kewangan KWAP dan Kumpulan Bagi Tahun Berakhir 31 Disember 2012 Maklum Balas Daripada KWAP Diterima Pada 14 Disember 2012. KWAP memaklumkan prestasi pendapatan pelaburan ekuiti, secara am, bergantung kepada prestasi pasaran saham. Penurunan pendapatan pelaburan ekuiti sebanyak 5.6 peratus adalah disebabkan prestasi Bursa Malaysia yang lembap pada tahun 2011 yang mencatatkan kenaikan hanya 0.8 peratus berbanding 19.3 peratus pada tahun 2010. Oleh yang demikian, Pulangan atas Pelaburan (ROI) yang dicatatkan sebanyak 10.6 peratus bagi tahun 2011 adalah sangat memuaskan dan melebihi sasaran pulangan 138 minimum sebanyak 6 peratus berbanding prestasi pasaran saham pada tahun 2011. 7.4.2 Pelaburan Saham Tersiar Harga 7.4.2.1 Seksyen 14(1)(h), Akta Kumpulan Wang Persaraan 2007 (Akta 662), memberi kuasa kepada Panel Pelaburan KWAP untuk melabur dalam Saham Tersiar Harga di Bursa Malaysia. Polisi dan Garis Panduan Pelaburan (IPG) KWAP menggariskan peraturan khusus bagi pelaksanaan pelaburan dalam semua instrumen pelaburan KWAP termasuklah pelaburan dalam Saham Tersiar Harga. KWAP hanya boleh melabur dalam Saham Tersiar Harga selepas mendapat kelulusan Panel Pelaburan KWAP untuk disenaraikan dalam KWAP Universe of Securities. Portfolio Saham Tersiar Harga KWAP dikategorikan kepada Portfolio Core, Portfolio Khas dan portfolio lain yang diluluskan oleh Panel Pelaburan KWAP. 7.4.2.2 Saham TIME dotcom Berhad a. Pelaburan Portfolio Khas saham TIME dotcom Berhad (TdC) telah dibuat pada bulan November 2001 melalui Tawaran Awam Permulaan (IPO) TdC sebanyak 273.86 juta unit saham dengan kos berjumlah RM903.75 juta pada nilai IPO RM3.30 sesaham. b. Mengikut Polisi dan Garis Panduan Pelaburan, penjualan saham yang rugi hendaklah mendapat kelulusan daripada Jawatankuasa Pelaburan. Ketua Jabatan Ekuiti juga boleh mencadangkan kepada Jawatankuasa Pelaburan untuk penjualan saham yang mencatatkan rugi belum direalisasi melebihi 20 peratus secara konsisten melebihi 6 bulan. c. Semakan Audit mendapati Panel Pelaburan telah meluluskan penjualan kesemua unit saham TdC secara berperingkat pada harga minimum RM0.90 sesaham. Keputusan ini dibuat berikutan prestasi saham TdC yang tidak memuaskan dengan mencatatkan nilai pasaran lebih rendah daripada nilai IPO. Pegangan saham TdC oleh KWAP sehingga 15 Mac 2013 adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 7.4 PEGANGAN SAHAM TIME dotcom BERHAD SEHINGGA 15 MAC 2013 KUANTITI (Unit Juta) PEGANGAN TERUS (%) HARGA KOS (RM Juta) HARGA PASARAN (RM Juta) KERUGIAN BELUM DIREALISASI NILAI (RM Juta) PERATUS (%) 32.94 5.75 433.22 131.12 (302.10) (69.73) Sumber: Sistem MFUND Modul Equity 139 d. Semakan Audit juga mendapati KWAP tidak menerima pulangan dividen sepanjang pemilikan saham TdC sehingga 15 Mac 2013. KWAP hanya menerima capital repayment pada 30 Mei 2012 berjumlah RM3.65 juta berikutan aktiviti penstrukturan semula modal berbayar oleh TdC. Rekod pegangan saham TdC oleh KWAP dari tahun 2001 sehingga 15 Mac 2013 adalah seperti berikut: JADUAL 7.5 REKOD PEGANGAN SAHAM TIME dotcom OLEH KWAP SEHINGGA 15 MAC 2013 TAHUN BELIAN (Unit Juta) JUALAN (Unit Juta) BAKI AKHIR (Unit Juta) 2001 273.86-273.86 2007 - (29.83) 244.03 2008 - (0.47) 243.56 2009 4.94 (17.51) 230.99 2010 - (38.16) 192.83 2011 - (6.10) 186.73 2012 - (7.61) 179.12 2013 - - 179.12 Capital Restructuring Pada 30 Mei 2012 (146.18) PEGANGAN PADA 15 MAC 2013 32.94 Sumber: Jabatan Kustodian, KWAP Dan Sistem MFUND Modul Enquiry e. Semakan lanjut melalui Sistem Integrated Fund Investment Management System (MFUND) dan rekod Jabatan Kustodian, KWAP mendapati jumlah kerugian atas jualan saham TdC sepanjang tahun 2007 sehingga 15 Mac 2013 adalah berjumlah RM209.55 juta seperti di jadual berikut: JADUAL 7.6 KERUGIAN JUALAN SAHAM TIME dotcom MENGIKUT PORTFOLIO DARI TAHUN 2007 SEHINGGA 15 MAC 2013 PORTFOLIO KUANTITI (Unit Juta) TAHUN JUALAN KERUGIAN JUALAN (RM Juta) CORE 1 * 14.58 2010 27.75 CORE 2 * 9.72 2010 19.03 CORE 3 * 6.48 2010 12.85 CORE 4 * 1.62 2011 3.03 4.25 2007 6.81 9.21 2007 15.58 KHAS 16.02 2007 27.54 0.35 2007 0.59 0.47 2008 0.91 140 PORTFOLIO KUANTITI (Unit Juta) TAHUN JUALAN KERUGIAN JUALAN (RM Juta) 5.47 2009 12.31 4.30 2009 9.68 0.65 2009 1.46 KHAS 2.15 2009 4.78 7.38 2010 14.85 4.48 2011 8.40 7.61 2012 43.98 JUMLAH 94.74 209.55 Sumber: Sistem MFUND Modul Enquiry Nota: * Terdapat Pemindahan Saham TdC Berjumlah 32.4 Juta Unit Daripada Portfolio Khas Kepada Portfolio Core Pada 17 Ogos 2010. Kesemua Saham Tersebut Telah Dijual. Pada pendapat Audit, pelaburan KWAP dalam saham TIME dotcom Berhad (TdC) menyebabkan KWAP menanggung kerugian kerana kejatuhan harga saham, tiada pulangan dividen, kerugian belum direalisasi yang tinggi serta rugi atas penjualan saham TdC. Maklum Balas Daripada KWAP Diterima Pada 18 Mac 2013. KWAP memaklumkan bahawa Panel Pelaburan hanya meluluskan supaya KWAP menjual keseluruhan saham TdC pada harga RM0.90 sesaham. Ketua Jabatan Ekuiti KWAP telah mengambil inisiatif untuk melakukan cadangan susulan untuk menjual saham TdC pada harga pasaran dan cadangan ini telah diterima oleh Panel Pelaburan. Sehubungan itu, Jabatan Ekuiti telah mengambil inisiatif untuk menjual saham TdC secara berperingkat dengan mengambil kira keadaan pasaran dan faktor kekangan volume limitation. Ini penting bagi memastikan penjualan tidak menyebabkan harga saham susut secara signifikan memandangkan pegangan saham KWAP yang besar. Pada masa kini, KWAP sentiasa memantau perkembangan TdC dan keadaan semasa pasaran saham agar jumlah kerugian dapat diminimumkan. 7.4.3 Sistem Pelaburan Integrated Fund Investment Management System 7.4.3.1 Sistem Pelaburan Integrated Fund Investment Management System (MFUND) merupakan sistem utama bagi memproses transaksi keseluruhan portfolio pelaburan KWAP. Sistem ini telah digunakan secara sepenuhnya pada bulan Oktober 2010. 141 7.4.3.2 Pengauditan terhadap sistem MFUND mendapati perkara berikut: a. Jabatan Ekuiti KWAP telah mewujudkan KWAP Universe of Securities yang menyenaraikan kaunter Saham Tersiar Harga di mana ia boleh dilanggan oleh KWAP. Polisi dan Garis Panduan Pelaburan KWAP menetapkan Panel Pelaburan bertanggungjawab terhadap penambahan dan penghapusan kaunter Saham Tersiar Harga. b. Jabatan Penjelasan Pelaburan bertanggungjawab mewujudkan security code dalam Sistem MFUND bagi setiap kaunter Saham Tersiar Harga selepas mendapat kelulusan Panel Pelaburan untuk disenaraikan dalam KWAP Universe of Securities. Jabatan Risiko dan Pematuhan pula bertanggungjawab dalam memasukkan had harga pembelian bagi pembelian Saham Tersiar Harga di dalam Sistem MFUND. c. Semakan Audit terhadap Sistem MFUND dan rekod manual Jabatan Penyelidikan mendapati 3 kaunter Saham Tersiar Harga yang telah dikeluarkan daripada KWAP Universe of Securities tetapi masih lagi terdapat dalam senarai kaunter saham yang aktif dalam Sistem MFUND. Bagaimanapun, semakan Audit mendapati tiada transaksi bagi 3 kaunter berkenaan. d. Semakan Audit juga mendapati tiada prosedur bertulis khusus disediakan bagi menunjukkan pengagihan tugas kepada Jabatan yang berlainan bagi pewujudan security code dan pengemaskinian ke atas harga siling dalam Sistem MFUND. Pengagihan tugasan hanya berdasarkan kepada Manual Sistem MFUND yang dikeluarkan oleh pihak vendor, User Access Matrix yang disediakan oleh Jabatan Teknologi Maklumat KWAP dan Fail Meja individu. Pada pendapat Audit, pengemaskinian terhadap rekod dalam Sistem MFUND hendaklah dilaksanakan secara teratur dan sistematik bagi mengelakkan berlakunya transaksi pelaburan dalam kaunter Saham Tersiar Harga yang telah dikeluarkan daripada KWAP Universe of Securities. KWAP perlu mewujudkan prosedur yang khusus bagi memperincikan pengagihan kuasa bagi pengemaskinian KWAP Universe of Securities dalam Sistem MFUND yang melibatkan pewujudan security code bagi Saham Tersiar Harga yang baru, pengemaskinian harga siling, dan penghapusan security code bagi Saham Tersiar Harga yang telah diluluskan untuk dikeluarkan daripada KWAP Universe of Securities. 142 Maklum Balas Daripada KWAP Diterima Pada 18 Mac 2013. KWAP memaklumkan bahawa 3 kaunter saham tersiar harga yang diketengahkan oleh pihak Jabatan Audit Negara telah pun dikeluarkan daripada KWAP Universe of Securities. Jabatan Penyelidikan KWAP sedang di dalam proses mengemas kini dan mengetatkan prosedur pengemaskinian rekod saham tersiar harga. Jangkaan selesai tindakan adalah pada 30 April 2013. 7.4.4 Penyelenggaraan Rekod 7.4.4.1 Kertas Kerja dan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pelaburan Tidak Dikemas kini a. Jawatankuasa Pelaburan KWAP telah ditubuhkan pada 11 Jun 2007 yang bertanggungjawab untuk membincang dan mencadangkan kepada Panel Pelaburan perkara berkaitan aktiviti pelaburan KWAP selaras dengan Polisi dan Garis Panduan Pelaburan KWAP. Jawatankuasa Pelaburan dipengerusikan oleh Ketua Pegawai Eksekutif KWAP dan dianggotai oleh 5 Ketua Jabatan termasuklah Jabatan Ekuiti, Jabatan Pendapatan Tetap, Jabatan Pelaburan Alternatif, Jabatan Strategi Portfolio dan Jabatan Risiko Dan Pematuhan. Setiausaha Jawatankuasa Pelaburan dilantik secara giliran setiap tahun merangkumi warga kerja KWAP yang terlibat dalam aktiviti pelaburan KWAP. b. Terma Rujukan Jawatankuasa Pelaburan menetapkan bahawa Setiausaha Jawatankuasa Pelaburan hendaklah menyediakan, mengedarkan kepada ahli-ahli dan menyimpan minit-minit semua perbincangan dan keputusan yang dibuat pada mesyuarat Jawatankuasa Pelaburan dengan baik dan teratur. c. Semakan Audit mendapati tiada tempat penyimpanan yang khusus disediakan bagi menyimpan semua kertas kerja mesyuarat dan minit mesyuarat menyebabkan penyelenggaraan dokumen berkenaan kurang teratur. Pada pendapat Audit, tempat penyimpanan yang khusus perlu disediakan supaya rekod mesyuarat disimpan dengan teratur dan kemas kini. 143 Maklum Balas Daripada KWAP Diterima Pada 18 Mac 2013. Pihak KWAP telah mengemas kini rekod mesyuarat dan menyimpannya di tempat yang khusus. Inisiatif juga telah diambil untuk menyimpan minit mesyuarat Jawatankuasa Pelaburan di dalam bentuk softcopy di bawah persekitaran terkawal. 7.5 PEMANTAUAN 7.5.1 Pemantauan pengurusan pelaburan adalah penting bagi memudahkan pihak pengurusan mengenal pasti kelemahan dan masalah yang dihadapi pada peringkat awal dan seterusnya membolehkan tindakan diambil dengan kadar segera untuk menyelesaikannya. 7.5.2 Semakan Audit mendapati KWAP memantau pengurusan Pelaburan Ekuiti melalui Lembaga Pengarah, Panel Pelaburan, Jawatankuasa Pelaburan, Pengurusan KWAP dan Jabatan Pengurusan Risiko Dan Pematuhan. Pada pendapat Audit, Lembaga Pengarah dan Panel Pelaburan telah melaksanakan pemantauan terhadap pengurusan pelaburan dengan baik. 7.6 SYOR AUDIT Pihak Audit mengesyorkan KWAP mengambil tindakan terhadap perkara berikut: 7.6.1 Panel Pelaburan KWAP hendaklah memastikan pelaburan ekuiti dibuat dalam syarikat yang mampu berdaya saing dan boleh memberi pulangan dalam bentuk dividen dan keuntungan modal. 7.6.2 Bahagian Pengurusan Pelaburan KWAP hendaklah mengemas kini dan menyelenggara rekod pelaburan supaya lebih teratur. Maklum Balas Terkini Berkaitan Dengan Perenggan Ini Boleh Dirujuk Di Muka Surat 342-344 Laporan Maklum Balas Daripada Perbendaharaan Malaysia Ke Atas Isu-Isu Utama Dalam Laporan Ketua Audit Negara Mengenai Pengurusan Aktiviti Badan Berkanun Persekutuan Dan Pengurusan Syarikat Subsidiari Bagi Tahun 2012 Siri 1. 144 JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA 8. PELAKSANAAN STANDARD ACCOUNTING SYSTEM FOR GOVERNMENT AGENCIES DI BADAN BERKANUN PERSEKUTUAN 8.1 LATAR BELAKANG 8.1.1 Pada tahun 1996, Kerajaan telah memutuskan satu pakej perakaunan yang terdapat di pasaran diubah suai menjadi pakej perakaunan standard bagi kegunaan Badan Berkanun Persekutuan. Kerjasama di antara Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU), Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM), Jabatan Audit Negara dan pakar runding yang dilantik oleh Kerajaan telah menghasilkan satu pakej perakaunan yang dinamakan Standard Accounting System For Government Agencies (SAGA). Pakej ini direka bentuk bagi memenuhi keperluan standard perakaunan dan pengauditan yang ditetapkan serta laporan kewangan untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Jemaah Menteri dan Parlimen. Pelaksanaan SAGA merupakan satu langkah penting Kerajaan untuk mempertingkat kecekapan pengurusan kewangan dan perakaunan di Badan Berkanun Persekutuan (BBP). 8.1.2 Sehubungan itu, MAMPU telah mengeluarkan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 1996 dan Bilangan 1 Tahun 2007 yang menetapkan garis panduan bagi membantu Ketua Pengurusan BBP melaksanakan sistem perakaunan berkomputer yang standard dengan menggunakan pakej SAGA. JANM telah ditetapkan sebagai lead agency yang bertanggungjawab mengurus dan mengawasi pelaksanaan sistem perakaunan berkomputer SAGA ini. Bermula pada tahun 2004, MAMPU telah menyerahkan projek perluasan SAGA kepada JANM. 8.1.3 JANM telah memulakan projek membiayai pelaksanaan SAGA Fasa 1 di 12 BBP pada tahun 2005 dengan kos berjumlah RM10.75 juta. JANM juga telah melantik perunding bagi membantu pelaksanaan perluasan SAGA ini dengan kos berjumlah RM5.88 juta. 8.1.4 Selain Fasa 1, JANM telah melaksanakan projek perluasan SAGA Fasa 2 di 10 BBP pada tahun 2008 dengan kos berjumlah RM12.11 juta. Pelaksanaan SAGA Fasa 3 pula bermula pada tahun 2007 melibatkan 15 BBP dengan kos berjumlah RM2.50 juta. Fasa 3 merupakan projek menaik taraf SAGA versi 6.0, 6.4, 7.0 dan 7.2 yang sedia ada kepada versi 7.4 bertujuan memastikan kesinambungan dan keseragaman sistem untuk semua pengguna SAGA. 145 8.1.5 Pada tahun 2009, pelaksanaan SAGA diteruskan dengan Fasa 4 di 7 BBP dengan kos berjumlah RM6.89 juta. Versi SAGA yang dibangunkan adalah versi 8.0 di mana mempunyai penambahan modul iaitu Report Writer dan Branch Accounting. 8.1.6 Pada tahun 2010, perluasan SAGA diteruskan melalui Fasa 5 dengan kos berjumlah RM5.61 juta yang dilaksanakan oleh 3 pembekal. Fasa 5 merupakan fasa terakhir yang dibiayai oleh JANM. Butiran BBP yang terlibat mengikut fasa pelaksanaan adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 8.1 BUTIRAN PELAKSANAAN SAGA MENGIKUT FASA FASA PEMBEKAL AGENSI YANG TERLIBAT TARIKH KUAT KUASA KONTRAK TARIKH TAMAT KONTRAK KOS KONTRAK (RM Juta) 1 Century Software (M) Sdn. Berhad i. Universiti Tun Hussein Onn Malaysia (UTHM) ii. Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) iii. Maktab Kerjasama Malaysia (MKM) iv. Lembaga Kemajuan Wilayah P.Pinang (PERDA) v. Perbadanan Tabung Pembangunan Kemahiran (PTPK) vi. Universiti Malaysia Sabah (UMS) vii. Lembaga Penduduk Dan Pembangunan Keluarga Negara (LPPKN) viii. Lembaga Kemajuan Pertanian Kemubu (KADA) ix. Lembaga Kemajuan Johor Tenggara (KEJORA) x. Perbadanan Harta Intelek Malaysia (MYIPO) xi. Lembaga Kenaf & Tembakau Negara (LKTN) xii. Lembaga Pembangunan Seni Visual Negara (LPSVN) 01.07.2005 31.12.2008 10.75 2 Century Software (M) Sdn. Berhad i. Universiti Sultan Zainal Abidin (UniSZA) ii. Universiti Malaysia Kelantan (UMK) iii. Kumpulan Wang Amanah Persaraan (KWAP) iv. Suruhanjaya Hak Asasi Manusia (SUHAKAM) v. Suruhanjaya Tenaga (ST) vi. Universiti Pertahanan Nasional Malaysia (UPNM) vii. Lembaga Perindustrian Nanas Malaysia (NANAS) viii. Akademi Sains Malaysia (ASM) ix. Lembaga Pelabuhan Kuantan (LPKTN) 25.02.2008 24.03.2010 9.99 x. Universiti Malaya (UM) 05.11.2008 04.12.2010 2.12 3 Century Software (M) Sdn. Berhad i. Institut Penyelidikan & Kemajuan Pertanian Malaysia (MARDI) ii. Lembaga Kemajuan Ikan Malaysia (LKIM) iii. Universiti Malaysia Terengganu (UMT) iv. Lembaga Kemajuan Perindustrian Malaysia (MIDA) v. Lembaga Minyak Sawit Malaysia (MPOB) vi. Perbadanan Labuan (PL) vii. Perbadanan Tabung Pendidikan Tinggi Nasional Malaysia (PTPTN) viii. Lembaga Lada Malaysia (MPB) ix. Lembaga Pembangunan Langkawi (LADA) x. Universiti Putra Malaysia (UPM) Serdang & Bintulu xi. Perbadanan Kemajuan Kraftangan Malaysia (PKKM) 01.12.2007 30.04.2009 2.50* 146 FASA PEMBEKAL AGENSI YANG TERLIBAT TARIKH KUAT KUASA KONTRAK TARIKH TAMAT KONTRAK KOS KONTRAK (RM Juta) xii. Lembaga Pelabuhan Bintulu (LPB) xiii. Lembaga Pelabuhan Klang (LPK) xiv. Majlis Sukan Negara (MSN) xv. Perbadanan Aset Keretapi (PAK) 4 Century Software (M) Sdn. Berhad i. Perbadanan Pengurusan Sisa Pepejal Dan Pembersihan Awam (PPSPPA) ii. Suruhanjaya Koperasi Malaysia (SKM) iii. Lembaga Kemajuan Pertanian Muda (MADA) iv. Suruhanjaya Perkhidmatan Air Negara (SPAN) v. Akademi Seni Budaya Dan Warisan Kebangsaan (ASWARA) vi. Malaysian Institute Of Road Safety Research (MIROS) vii. Lembaga Promosi Kesihatan Malaysia (LPKM) 10.12.2009 09.10.2012 6.89 Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) 24.08.2010 23.08.2013 0.91 Prominent Multimedia Sdn. Berhad Majlis Peperiksaan Malaysia (MPM) 24.08.2010 23.08.2013 0.76 Perbadanan Stadium Merdeka (PSM) 24.08.2010 23.08.2013 0.72 5 Triple Edge Sdn. Berhad Institut Penyelidikan Pembangunan Belia Malaysia (IPPBM) 16.08.2010 15.08.2013 0.60 Yayasan Pelajaran Mara (YPM) 22.10.2010 21.10.2013 0.88 Century Software (M) Sdn. Berhad Majlis Agama Islam Wilayah Persekutuan (MAIWP) Perbadanan Perusahaan Kecil Dan Sederhana Malaysia (SME CORPORATION) 11.10.2010 10.10.2013 1.00 11.08.2010 10.08.2013 0.74 JUMLAH 37.86 Sumber: Perjanjian Di Antara Kerajaan Malaysia Dan Pembekal * Kos adalah bagi projek menaiktaraf versi SAGA sedia ada di 15 Badan Berkanun Persekutuan ke versi 7.4 8.1.7 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 2011 iaitu Pelaksanaan Sistem Perakaunan Standard Bagi Agensi Kerajaan SAGA telah dikeluarkan bagi menggantikan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 2007. JANM telah mengambil tindakan mengeluarkan pekeliling ini selaras dengan syor Audit di dalam Laporan Ketua Audit Negara Tahun 2008 iaitu mengutamakan pematuhan kepada kriteria SAGA. Berdasarkan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 2011, BBP tidak lagi perlu menggunakan pakej SAGA seperti sebelum ini tetapi boleh menggunakan sistem perakaunan berkomputer yang mematuhi kriteria SAGA seperti yang ditetapkan di dalam pekeliling tersebut dan sijil pematuhan akan dikeluarkan oleh JANM. Selain itu berdasarkan pekeliling ini, SAGA telah ditafsirkan sebagai satu konsep sistem perakaunan berkomputer dan telah membatalkan tafsiran SAGA sebagi satu pakej perakaunan standard di dalam Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 2007. 147 8.2 OBJEKTIF PENGAUDITAN Pengauditan dijalankan untuk menilai sama ada pelaksanaan SAGA di BBP di bawah pengurusan dan penyeliaan JANM dilaksanakan dengan cekap, teratur dan mencapai objektif yang ditetapkan. 8.3 SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN Pengauditan meliputi aspek pengurusan dan pelaksanaan SAGA di BBP yang dikawal selia oleh JANM dari Fasa 1 hingga Fasa 5 yang melibatkan 51 BBP. Skop pengauditan adalah bagi tahun 2005 hingga 2012. Semakan dibuat terhadap fail, dokumen dan rekod yang berkaitan serta analisis soal selidik dijalankan terhadap BBP yang menggunakan SAGA. Selain itu, perbincangan dan temu bual telah diadakan bersama pegawai yang terlibat serta lawatan dan walkthrough sistem juga dijalankan di 11 BBP iaitu YPM, LP KUANTAN, SME CORPORATION, SUHAKAM, LKTN, KADA, LADA, UM, PERDA, MADA dan KEJORA. 8.4 PENEMUAN AUDIT Pengauditan yang telah dijalankan sehingga bulan Oktober 2012 mendapati secara keseluruhannya prestasi pelaksanaan SAGA kurang memuaskan. Antara kelemahan dalam pengurusan dan pelaksanaan SAGA adalah seperti berikut: i. Prestasi pelaksanaan SAGA kurang memuaskan. ii. Kos penyenggaraan tahunan SAGA adalah tinggi iaitu antara RM114,100 hingga RM439,460. iii. Kelewatan pembangunan Projek SAGA di BBP antara 1 hingga 27 bulan. iv. Perjanjian Projek SAGA lewat ditandatangani antara 1 hingga 18 bulan. v. Kelewatan penyerahan source code oleh Century Software (M) Sdn. Berhad kepada JANM adalah antara 7 hingga 71 bulan. Penjelasan lanjut mengenai kelemahan yang diperhatikan adalah seperti berikut: 8.4.1 Prestasi Pelaksanaan 8.4.1.1 Objektif SAGA adalah untuk menyediakan kemudahan penyelenggaraan set akaun yang lengkap dan terkini, membolehkan penutupan akaun setiap hari, menyediakan kemudahan perakaunan pengurusan kewangan dengan lebih berkesan dan menyediakan penyata kewangan tepat pada masa yang ditetapkan. 8.4.1.2 Semakan Audit berdasarkan analisis soal selidik, hasil lawatan, analisis surat pengurusan Audit dan laporan penilaian semula mendapati secara 148 keseluruhannya prestasi pelaksanaan SAGA adalah kurang memuaskan. Butiran lanjut adalah seperti berikut: 8.4.1.3 Kajian Prestasi Pelaksanaan a. Pihak Audit telah mengedarkan soal selidik bagi menilai tahap prestasi pelaksanaan SAGA terhadap 51 BBP daripada Fasa 1 hingga 5. Dalam tempoh pengauditan dijalankan, sebanyak 3 daripada 51 BBP masih dalam peringkat pembangunan sistem iaitu Perbadanan Stadium Malaysia (PSM), Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) dan Majlis Agama Islam Wilayah Persekutuan (MAIWP). Sehubungan itu, prestasi sistem bagi 3 BBP tersebut masih belum dapat dinilai manakala 5 daripada 51 BBP pula tidak memberi maklum balas. Status maklum balas soal selidik adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 8.2 STATUS MAKLUM BALAS SOAL SELIDIK SAGA PERKARA AGENSI (Bil.) CATATAN Maklum balas diterima 43 Analisis Audit telah dijalankan. Maklum balas tidak dapat diberi 3 Masih dalam peringkat pembangunan sistem. Tiada maklum balas 5 MIDA, MKM, PTPTN, LPPKN dan LKIM. JUMLAH 51 Sumber: Pengedaran Soal Selidik Oleh Jabatan Audit Negara b. Analisis Audit terhadap soal selidik mendapati sebanyak 55.8 peratus responden tidak dapat menyediakan dokumen sokongan penyata kewangan dengan tepat melalui SAGA, sebanyak 65.1 peratus responden masih menyediakan penyata kewangan dan pelaporan secara manual, sebanyak 90.7 peratus responden menyatakan SAGA memerlukan penambahbaikan untuk memenuhi keperluan agensi dan sebanyak 53.5 peratus responden menyatakan SAGA tidak mempunyai keupayaan log off pengguna secara automatik bagi sesuatu tempoh masa. Penilaian prestasi SAGA adalah seperti di carta berikut: 149 Pada pendapat Audit, SAGA sepatutnya membantu agensi menjana laporan penyata kewangan bagi mencapai objektif utama pelaksanaan sistem tersebut. Bagaimanapun, hanya 35 peratus responden yang dapat menjana laporan kewangan dengan tepat melalui SAGA. Sehubungan itu, penambahbaikan SAGA perlu dibuat secara berterusan supaya masalah penyediaan penyata kewangan melalui sistem dapat diatasi. Maklum Balas Daripada JANM Diterima Pada 20 Februari 2013. JANM memaklumkan secara keseluruhan SAGA telah boleh digunakan oleh agensi, walaupun terdapat elemen yang tidak mesra pengguna yang memerlukan kemahiran pengguna seperti Report Writer yang merupakan tool yang penting dalam penghasilan laporan penyata kewangan. Tanpa kecekapan dan keupayaan untuk memahami modul ini, agensi tidak dapat menjana laporan dengan tepat. Ketepatan laporan ini adalah berdasarkan kepada Chart of Account dan range yang betul di dalam SAGA. Penambahbaikan secara berterusan akan dilaksanakan oleh JANM dan pembekal selain menyediakan laporan format JPKA dan waran udara dalam SAGA serta menyediakan kursus Report Writer secara berterusan kepada agensi. 8.4.1.4 Masalah Penggunaan SAGA a. Pengauditan telah dijalankan terhadap 11 BBP bagi menilai prestasi pelaksanaan SAGA dan menganalisis surat pengurusan yang telah dikeluarkan oleh juruaudit kepada agensi bagi tahun kewangan 2008 hingga 2011. Penemuan Audit adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 8.3 MASALAH UTAMA PENGGUNAAN SAGA DI AGENSI AGENSI MASALAH UTAMA SUMBER Yayasan Pelajaran MARA Lembaga Pelabuhan Kuantan Penyatuan akaun tidak dapat dibuat bagi tahun kewangan 2011 iaitu tahun pertama menggunakan SAGA kerana masalah akaun bagi company K03 yang melibatkan pertukaran mata wang Yen. Pertukaran wakil antara pembekal menyukarkan pihak YPM. Kesukaran pihak Audit menyemak lejar yang tidak mempunyai butiran dan susunan teratur bagi mendapatkan dokumen sokongan. Penyata kewangan tidak dapat dijana melalui SAGA bagi tahun 2010 dan 2011 kerana masalah data aset yang tidak terkini, baki di dalam modul pinjaman kakitangan dan baki di laporan pengumuran penghutang tidak sama dengan baki Lejar Am. Agensi tidak dapat menjana Lembaran Imbangan, Penyata Pendapatan, Senarai Penghutang Perdagangan, Senarai Pemiutang, Senarai Pinjaman Komputer dan Pinjaman Kenderaan melalui SAGA. Lawatan Audit Surat pengurusan Audit bagi tahun kewangan 2011 Lawatan Audit Surat pengurusan Audit bagi tahun kewangan 2010 151 AGENSI MASALAH UTAMA SUMBER Perbadanan Perusahaan Kecil Dan Sederhana Malaysia Penyata kewangan tahun 2011 lewat dikemukakan kepada Jabatan Audit Negara kerana masalah penutupan akaun yang pertama kali menggunakan SAGA versi 8.0. Lawatan Audit Suruhanjaya Hak Asasi Malaysia Lembaga Kenaf Dan Tembakau Negara Penyata penyesuaian bank masih disediakan secara manual. Laporan pendahuluan dan kakitangan disediakan secara manual kerana data tidak tepat berikutan sering kali berlaku pertindihan bagi akaun yang dicaj. Pihak SUHAKAM membuat penutupan akaun bagi tahun kewangan 2011 dengan bantuan pembekal dan dikenakan caj sebanyak RM31,500. SAGA tidak dapat digunakan dan menyebabkan agensi mengeluarkan Laporan Penyata Kewangan Tahun 2010 menggunakan sistem lama. Imbangan Duga, Lejar Am dan liabiliti yang dihasilkan tidak mempunyai butiran yang lengkap. Wujud perbezaan di antara Lejar Am dan Imbangan Duga. Penyata kewangan tidak dapat dijana melalui sistem kerana data tidak tepat. Masalah berulang walaupun telah diperbetulkan oleh pembekal sejak tahun 2006 iaitu: - Baki akhir bulanan Buku Tunai tidak dibawa dengan betul sebagai baki awal bulan berikutnya; - Amaun di Laporan Aset tidak sama dengan lejar aset; dan - Baki dalam penyata peminjam menunjukkan baki yang salah kerana mengambil kira baki peminjam yang telah melangsaikan pinjaman. Amaun tanggungan di Modul Kawalan Bajet tidak sama dengan amaun tanggungan Pesanan Tempatan. Laporan tuntutan perjalanan tidak sama dengan Lejar Am. Modul Aset di dalam SAGA tidak digunakan dan digantikan dengan sistem My Asset sejak tahun 2008 kerana baki di lejar tidak sama dengan baki di laporan. Kekerapan pertukaran wakil pembekal menyukarkan LKTN. Pembetulan dilakukan oleh pihak pembekal bersifat sementara. Lawatan Audit Surat pengurusan Audit bagi tahun kewangan 2010 dan 2011 Lawatan Audit Surat pengurusan Audit bagi tahun kewangan 2008, 2009 dan 2010 Lembaga Kemajuan Pertanian Kemubu Lembaga Pembangunan Langkawi Universiti Malaya Lembaga Kemajuan Wilayah Pulau Pinang Report Writer Tools tidak digunakan kerana sukar difahami dan terlalu teknikal. Modul e-sewaan iaitu modul tambahan yang dibangunkan oleh pembekal SAGA belum stabil dan laporan pengumuran penghutang tidak dapat digunakan. Penyata penyesuaian bank dan penyata kewangan masih disediakan secara manual. Masalah Ringkasan Gaji tidak seimbang, maklumat akaun bank hilang dan potongan zakat bulan semasa tidak diambil kira di Modul Gaji yang sering berulang. Baki di Buku Tunai tidak sama dengan baki di Lejar Am. Modul Executive Information System tidak digunakan kerana agensi tidak berkeyakinan terhadap maklumat yang dijana. Penyata kewangan, laporan penghutang sewaan dan pajakan tidak dapat dijana melalui sistem kerana format pelaporan yang tidak memenuhi keperluan agensi dan data tidak tepat. Masalah kerap berlaku dalam proses menghantar terimaan harian daripada Modul Receipting ke Modul Terimaan sejak tahun 2009. Lawatan Audit Lawatan Audit Lawatan Audit Lawatan Audit Lembaga Kemajuan Pertanian Muda Penyata kewangan tahun 2010 dan 2011 masih disediakan menggunakan UBS disebabkan terdapat banyak masalah SAGA yang belum selesai. Masalah di Modul Gaji iaitu maklumat bank wujud sebanyak 2 kali dan kenaikan gaji tahunan bagi bulan Julai 2012 tidak dapat dilaksanakan secara automatik menyebabkan proses/semakan manual terpaksa dilakukan oleh pengguna. Penyata penyesuaian bank tidak dapat disediakan sejak Lawatan Audit Surat pengurusan Audit bagi tahun kewangan 2010 152 AGENSI MASALAH UTAMA SUMBER Januari 2012. Proses menjana slip gaji yang lama iaitu satu hingga satu jam setengah bagi semua staf untuk satu bulan. Lembaga Kemajuan Johor Tenggara Lembaga Penduduk dan Pembangunan Keluarga Negara Maktab Kerjasama Malaysia Lembaga Perindustrian Nanas Malaysia Penyediaan penyata kewangan dan laporan pengurusan disediakan secara manual sejak tahun 2006. Modul Pinjaman Perumahan dan Cukai Harta tidak memenuhi spesifikasi seperti amalan di agensi. Terdapat perbezaan amaun di antara Lejar Am dan Penyata Penyesuaian Bank pada tahun 2010. Masalah penyelarasan baki di antara rekod manual dan SAGA bagi aset, pinjaman kakitangan dan buku tunai. Penyata Penyesuaian Bank tidak dapat dijana melalui sistem. Penyata penyesuaian gaji tidak dapat disesuaikan dengan lejar am di dalam sistem. Daftar Bil janaan SAGA tidak digunakan kerana maklumat bilangan hari yang tercatat pada daftar tersebut tidak menunjukkan gambaran sebenar tempoh proses pembayaran setiap bil. Nombor rujukan untuk baucar pembayaran menggunakan cek tidak mengikut turutan dan bercampur dengan baucar bayaran untuk panjar wang runcit. Terdapat perbezaan antara baki di dalam SAGA dan penyata kewangan yang disediakan secara manual melibatkan pendapatan, Liabiliti Semasa, Kumpulan Wang Pembangunan dan Kumpulan Wang Mengurus. Lawatan Audit Surat pengurusan Audit bagi tahun kewangan 2010 Surat pengurusan Audit bagi tahun kewangan 2008 dan 2009 Surat pengurusan Audit bagi tahun kewangan 2009 dan 2010 Surat pengurusan Audit bagi tahun kewangan 2009 Perbadanan Tabung Pembangunan Kemahiran Perbezaan baki akhir di SAGA dengan laporan penyata kewangan yang dihantar kepada pihak Audit. Surat pengurusan Audit bagi tahun kewangan 2010 Lembaga Pembangunan Seni Visual Negara Institut Penyelidikan Keselamatan Jalan Raya Malaysia Akademi Sains Malaysia Lejar Am di SAGA tidak mempunyai nombor rujukan baucar. Surat pengurusan Audit bagi tahun kewangan 2010 Kesukaran pihak Audit menyemak lejar yang tidak mempunyai butiran dan susunan teratur bagi mendapatkan dokumen sokongan. Terdapat perbezaan antara baki di dalam SAGA dan penyata kewangan yang disediakan secara manual melibatkan Kumpulan Wang Pembangunan dan Kumpulan Wang Mengurus. Surat pengurusan Audit bagi tahun kewangan 2010 Surat pengurusan Audit bagi tahun kewangan 2010 Universiti Sultan Zainal Abidin Kesukaran pihak Audit menyemak lejar yang tidak mempunyai butiran dan maklumat baki. Surat pengurusan Audit bagi tahun kewangan 2010 Universiti Malaysia Kelantan Terdapat perbezaan amaun di dalam senarai pemiutang dengan senarai pengumuran pemiutang dalam SAGA. Sumber: Surat Pengurusan dan Lawatan Audit Surat pengurusan Audit bagi tahun kewangan 2010 Pada pendapat Audit, masalah SAGA yang tidak ditangani dengan sebaiknya oleh pembekal telah menjejaskan proses menjana penyata kewangan dengan tepat dan lengkap. Masalah yang berulang dan kerap berlaku di dalam SAGA menjejaskan operasi kewangan harian di Badan Berkanun Persekutuan ini kerana kaedah manual terpaksa dilakukan bagi memastikan kesinambungan perakaunan di agensi. 153 Maklum Balas Daripada JANM Diterima Pada 20 Februari 2013. JANM memaklumkan pengguna mempunyai kemudahan untuk menyalurkan masalah yang dihadapi iaitu melalui Request For Services (RFS) yang dipantau terus oleh pembekal dan JANM. Pemantauan juga dibuat melalui lawatan penyenggaraan oleh pembekal sebanyak 4 kali setahun dan mesyuarat status Fasa 1, 2, 3 dan 4 sebanyak 2 kali bagi setiap fasa dalam tahun 2012 serta dijadualkan 3 kali bagi tahun 2013. Mesyuarat status Fasa 1, 2, 3 dan 4 yang terkini telah dilaksanakan pada bulan Februari 2013. Selain itu, pengguna juga diingatkan sentiasa membuat susulan terhadap RFS yang telah di log masuk bagi memastikan tindakan yang sewajarnya telah diambil oleh pembekal. Walaupun menghadapi masalah operasi, namun terdapat agensi yang telah berjaya menggunakan SAGA dengan baik dan telah dianugerahkan sijil pematuhan SAGA pada tahun 2012 seperti Lembaga Promosi Kesihatan Malaysia dan Suruhanjaya Pengurusan Air Negara. 8.4.1.5 Laporan Penilaian Semula Pelaksanaan a. Penilaian Semula Pelaksanaan (PIR) bertujuan untuk menilai tahap prestasi projek SAGA sama ada telah mencapai objektif yang ditetapkan dan menilai prestasi pelaksanaannya di BBP. Selain itu, PIR adalah perlu untuk mengetahui sejauh mana faedah daripada projek yang dijalankan telah dicapai, mengenal pasti faedah lain dan menambah baik kaedah untuk pelaksanaan seterusnya. PIR bagi projek SAGA di bawah Fasa 1 dan 2 telah dijalankan oleh perunding yang dilantik manakala bagi Fasa 3 dan 4 telah dilaksanakan oleh JANM. b. Semakan Audit mendapati hasil penilaian semula pelaksanaan SAGA mengikut fasa adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 8.4 PENILAIAN SEMULA PELAKSANAAN SISTEM SAGA FASA TARIKH LAPORAN RINGKASAN LAPORAN PENILAIAN 1 07.08.2008 2 31.07.2009 Modul EIS masih belum digunakan kecuali di UTHM kerana agensi tidak dapat extract data yang diperlukan daripada modul lain untuk tujuan pelaporan. Modul Payroll, Cash Book dan Accounts Payable (AP) mencatatkan jumlah RFS tertinggi. Fungsi deposit dan refund tiada dalam modul AP dan Accounts Receivable (AR) serta fungsi Loan To tidak dimasukkan dalam modul Loan & Leases. Proses di dalam SAGA melibatkan multiple screens yang tidak perlu. Manual latihan dan pengguna tidak mesra pengguna dan tidak komprehensif. Kebanyakan laporan tidak komprehensif dan memenuhi keperluan agensi kerana reporting tool sedia ada tidak mesra pengguna dan mempunyai fungsi terhad untuk customisation. Aktiviti penutupan akaun tidak dapat dilaksanakan pada masanya kerana masalah Lejar Am dan sub lejar yang tidak sama. Sepanjang 4 hingga 5 bulan tempoh penggunaan sistem, didapati laporan penyata kewangan yang lengkap belum dapat dijana dan Modul EIS serta semua portal (Customer, Supplier dan Staff) masih belum dapat digunakan kerana modul asas di 154 FASA TARIKH LAPORAN RINGKASAN LAPORAN PENILAIAN dalam SAGA belum stabil. Kelewatan penyelesaian aduan oleh pembekal turut memberi kesan kepada kelancaran operasi harian kewangan di agensi. Agensi masih memerlukan penambahbaikan di dalam sistem untuk memenuhi keperluan perakaunan di agensi masing-masing. Penambahbaikan perlu dilakukan oleh pembekal terhadap manual pengguna dan latihan yang diberikan supaya dapat membantu agensi. Agensi perlu menyalurkan aduan melalui RFS Help Desk Services secara online bagi tujuan pemantauan yang lebih berkesan. 3 & 4 05.11.2011 Sumber : Laporan PIR Oleh KPMG dan JANM Latihan yang diberikan kepada pengguna tidak berkesan dan tidak membantu. Agensi daripada Fasa 4 menyatakan walaupun dokumen kewangan dapat dijana melalui sistem namun terdapat banyak kelemahan yang memerlukan semakan terperinci oleh pihak pembekal. Sebanyak 8 agensi daripada Fasa 3 dan 2 agensi daripada Fasa 4 tidak dapat menjana laporan dengan tepat melalui sistem. Tiada fungsi automatic log off dan Public Key Infrastructure di sistem yang digunakan oleh agensi Fasa 3. Pembekal tidak menyelesaikan RFS mengikut Service Level Agreement yang ditetapkan. Agensi menyatakan SAGA memerlukan penambahbaikan bagi memenuhi keperluan agensi. Pada pendapat Audit, penilaian terhadap SAGA di setiap fasa menunjukkan masalah yang hampir sama dialami oleh BBP dan kelemahan sistem masih tidak dapat diatasi. Tindakan tegas perlu diambil untuk mengatasi masalah tersebut supaya SAGA dapat dimanfaatkan seperti yang ditetapkan. Maklum Balas Daripada JANM Diterima Pada 20 Februari 2013. JANM memaklumkan pihaknya, pembekal dan agensi akan membaiki kelemahan SAGA yang dihadapi secara berterusan melalui mesyuarat bulanan bersama pembekal. Penambahbaikan terhadap sistem dari versi 7.4 ke versi 8.0 telah dilakukan dalam usaha untuk menambah baik kualiti perkhidmatan yang diberikan. Penambahbaikan telah dilakukan dari masa ke semasa seperti penyediaan format standard Laporan JPKA, waran udara dan JANM sedang mengkaji keperluan menyediakan format standard bagi penyata aliran tunai dan penyata perubahan ekuiti memandangkan terdapat sebilangan agensi yang tidak dapat menjana sendiri laporan ini menggunakan report writer tools yang disediakan. 8.4.2 Kesan Masalah Pelaksanaan SAGA Kelemahan dalam pelaksanaan SAGA yang tidak dapat diatasi telah menyebabkan kelewatan bagi mengemukakan penyata kewangan kepada Ketua Audit Negara, pertukaran kepada sistem kewangan lain dan menaik taraf SAGA sedia ada oleh 2 Badan Berkanun Persekutuan. Pemerhatian lanjut adalah seperti berikut: 155 8.4.2.1 Kelewatan Mengemukakan Penyata Kewangan Kepada Ketua Audit Negara a. Merujuk kepada Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 4 Tahun 2007, Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan Badan Berkanun Persekutuan (BBP) hendaklah dikemukakan kepada Ketua Audit Negara tidak lewat daripada 30 April selepas berakhirnya tahun kewangan BBP. Semakan Audit bagi tahun kewangan 2008 sehingga 2011 mendapati 10 BBP telah lewat mengemukakan penyata kewangan kepada Jabatan Audit Negara selama 10 hingga 61 hari disebabkan masalah SAGA atau agensi baru mula mengguna pakai sistem tersebut. Butiran kelewatan adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 8.5 KELEWATAN MENGEMUKAKAN PENYATA KEWANGAN BAGI TAHUN 2008 SEHINGGA 2011 DISEBABKAN MASALAH SAGA TAHUN KEWANGAN BERAKHIR 31 DISEMBER AGENSI DI ANTARA SEBAB PENANGGUHAN YANG BERKAITAN SISTEM SAGA TEMPOH KELEWATAN (Hari) Universiti Malaysia Kelantan SAGA tidak dapat menjana Penyata Perubahan Ekuiti dan Penyata Aliran Tunai. Penyelesaian kepada masalah yang diutarakan kepada pembekal menyebabkan masalah lain yang timbul dan kelewatan pembekal menyelesaikan masalah. 31 2011 Perbadanan Perusahaan Kecil Dan Sederhana Malaysia Masalah modul fixed asset, investment, staff loan dan bank reconciliation menyebabkan ketidakstabilan semasa proses penutupan akaun pada akhir tahun. 29 Suruhanjaya Koperasi Malaysia Tahun pertama SAGA dilaksanakan di Bahagian Audit Koperasi dan terdapat masalah ketidakstabilan modul semasa penutupan akaun pada akhir tahun yang menyebabkan kelewatan penutupan akaun Kumpulan Wang Amanah. 15 2010 Suruhanjaya Koperasi Malaysia SAGA yang mula diguna pakai pada 1 Julai 2010 didapati tidak stabil dan memerlukan tindakan pembetulan oleh pembekal. 31 Lembaga Kemajuan Pertanian Muda Kesukaran mengesahkan angka yang dijana daripada SAGA. 60 Perbadanan Aset Keretapi Masalah pelarasan data daripada Sistem Daftar Aset Tetap dengan SAGA yang menyebabkan sebahagian besar aset tidak direkodkan dalam penyata kewangan. 10 2009 Lembaga Pelabuhan Johor 32 Lembaga Pelabuhan Tanjung Pelepas Masalah SAGA untuk menyediakan penyata kewangan. 32 Lembaga Perindustrian Nanas Malaysia Pertukaran sistem perakaunan secara manual kepada SAGA. 15 2008 Lembaga Kemajuan Terengganu Tengah Perbadanan Kemajuan Filem Nasional Malaysia Masalah SAGA untuk menyediakan penyata kewangan tahunan. Sumber : Laporan Ketua Audit Negara Tahun 2008 Sehingga 2011 Pengesahan Penyata Kewangan Dan Prestasi Kewangan Badan Berkanun Persekutuan 15 61 156 b. Masalah semasa pembangunan dan pelaksanaan SAGA ini adalah disebabkan ia berbentuk pakej perakaunan dan tidak dapat memenuhi keseluruhan keperluan sesebuah BBP. Pelaksanaan sistem secara parallel juga tidak diamalkan semasa pertama kali penutupan tahun kewangan dilaksanakan menggunakan SAGA. Sekiranya berlaku masalah sistem semasa penutupan akaun tahunan, BBP perlu menyelesaikan masalah tersebut dengan bantuan pembekal yang menyebabkan kelewatan penyerahan penyata kewangan. Pada pendapat Audit, BBP hendaklah merancang penggunaan SAGA bagi penutupan penyata kewangan kali pertama dengan teliti dan melaksanakan secara parallel sebelum SAGA digunakan sepenuhnya bagi mengelakkan kelewatan penutupan penyata kewangan tahunan. Maklum Balas Daripada JANM Diterima Pada 20 Februari 2013. JANM memaklumkan pendekatan bagi pelaksanaan pertama kali SAGA boleh dilaksanakan secara parallel atau big bang mengikut keupayaan agensi. Selain itu, kelewatan agensi menghantar penyata kewangan bagi tahun 2011 tidak sepenuhnya berpunca daripada SAGA. 8.4.2.2 Pertukaran Kepada Sistem Kewangan Lain a. Pembangunan SAGA versi 7.4 di Universiti Malaya (UM) bermula pada tahun 2008 dengan kos berjumlah RM2.12 juta di bawah pembangunan Fasa 2. Skop pelaksanaan adalah merangkumi ibu pejabat dan pusat tanggungjawab. Kronologi pelaksanaan SAGA di UM adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 8.6 KRONOLOGI PELAKSANAAN SAGA DI UNIVERSITI MALAYA TARIKH BUTIRAN 16.09.2008 Tarikh sebenar mula projek pembangunan sistem. 05.11.2008 Tarikh perjanjian berkuat kuasa. 01.07. 2009 Tarikh live run SAGA. 04.11.2009 Tarikh tamat kontrak. 14.11.2011 Final Acceptance Certificate ditandatangani. 15.11.2011 07.12.2011 14.11.2011 hingga 14.11.2012 Mesyuarat khas di antara JANM dan UM yang dipengerusikan oleh Timbalan Akauntan Negara (Korporat) telah diadakan dan pembekal diberi tempoh sehingga 18 November 2011 untuk menyelesaikan semua isu tertangguh. Jawatankuasa Teknikal SAGA mendapati masalah berkaitan EIS dan Penyata Penyesuaian Bank belum diselesaikan oleh pembekal. Tempoh waranti. 24.04.2012 Kementerian Kewangan tidak meluluskan pelanjutan tempoh perjanjian di antara JANM dan pembekal. Sumber : Perjanjian SAGA, Rekod UM Dan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal SAGA 157 b. Semakan Audit mendapati pembangunan sistem sepatutnya diselesaikan oleh pembekal pada 20 Julai 2009. Bagaimanapun, UM tidak bersetuju untuk menandatangani Final Acceptance Certificate kerana tidak berpuas hati dengan tahap prestasi SAGA. Butiran lanjut adalah seperti berikut: i. Penyata Penyesuaian Bank - Baki di Buku Tunai dan baki di Lejar Am adalah tidak sama. Jumlah yang telah dipadankan masih diambil kira sebagai unmatched di dalam penyata dan data pembayaran tidak dikemas kini di dalam Lejar Am. ii. Masalah transaksi Buku Tunai dan Akaun Penghutang masih berlarutan menyebabkan transaksi Lejar Am tidak dikemas kini dengan sepatutnya. iii. Modul EIS tidak digunakan oleh UM memandangkan ia tidak memenuhi kehendak pengurusan dan UM tidak berkeyakinan terhadap maklumat yang diperoleh melalui SAGA. iv. Masalah di Modul Gaji sering berlaku seperti Ringkasan Gaji tidak seimbang, maklumat akaun bank hilang dan tidak dapat dikesan kerana tiada audit trail dan potongan zakat bulan semasa tidak diambil kira menyebabkan potongan cukai tidak tepat. c. Bagaimanapun, Final Acceptance Certificate telah ditandatangani pada 14 November 2011 dengan kelewatan selama 27 bulan daripada tarikh sepatutnya ditandatangani. Semakan Audit mendapati Kementerian Kewangan telah memberi kelulusan khas untuk membuat bayaran akhir sejumlah RM229,522 kepada pihak pembekal dan tidak meluluskan pelanjutan tempoh perjanjian di antara JANM dan pembekal. d. UM memaklumkan pakej SAGA yang dilaksanakan di UM adalah mengikut keperluan JANM dan berasaskan job processes. Oleh itu, kebanyakan proses adalah tidak bersesuaian dengan persekitaran kerja UM walaupun penambahbaikan dan customisations telah dilaksanakan. Sehubungan itu, Lembaga Pengarah Universiti telah meluluskan penukaran kepada sistem pengurusan kewangan baru mulai tahun 2013. Pada pendapat Audit, pelaksanaan SAGA di UM tidak mencapai objektif pembangunan sistem dan menyebabkan agensi perlu bertukar kepada sistem kewangan yang lain setelah RM2.12 juta dibelanjakan. 158 Maklum Balas Daripada JANM Diterima Pada 20 Februari 2013. JANM memaklumkan pelaksanaan sistem yang baik adalah berdasarkan kepada Business Requirement Study yang dilakukan pada peringkat awal pembangunan sistem. JANM mendapati UM telah membuat banyak enhancement semasa proses pembangunan sistem yang menyebabkan kelewatan daripada jadual asal. Faktor rangkaian juga merupakan penyumbang kepada kelewatan pembangunan SAGA di UM. JANM telah mengadakan mesyuarat dengan UM pada 8 Februari 2013 dan memutuskan JANM akan membantu UM berunding mengenai kos penyenggaraan SAGA bagi tahun 2013 dan UM akan mengemukakan permohonan kelulusan reka bentuk sistem baru pada mesyuarat Jawatankuasa Pemandu SAGA Bilangan 2/2013. 8.4.2.3 Menaik Taraf SAGA Sedia Ada a. Lembaga Kemajuan Johor Tenggara (KEJORA) telah mengguna pakai SAGA versi 7.4 sejak tahun 2006 dengan kos berjumlah RM0.78 juta di bawah pembiayaan Fasa 1. Bagaimanapun, pada awal tahun 2012, pengurusan KEJORA telah memutuskan untuk bertukar kepada sistem kewangan baru berdasarkan justifikasi berikut: i. SAGA tidak dapat menjana laporan penyata kewangan yang lengkap serta mempunyai aspek teknikal yang sukar dibuat penambahbaikan. ii. Modul pinjaman perumahan dan cukai harta tidak memenuhi spesifikasi seperti amalan yang dilaksanakan di KEJORA. iii. Sistem sedia ada hanya memenuhi 25 peratus daripada kriteria pematuhan SAGA seperti ditetapkan dalam Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bilangan 1 Tahun 2011. iv. Kos penyenggaraan sistem yang tinggi. v. Kebergantungan kepada pembekal bagi menyelesaikan sesuatu masalah dan 46 peratus masalah diselesaikan melebihi tempoh masa. b. Pada bulan Disember 2012, Lembaga Perolehan Khas SAGA di JANM telah memutuskan untuk menawarkan sebut harga bagi sistem kewangan baru kepada pembekal yang paling berkelayakan daripada senarai pendek yang dikemukakan oleh KEJORA. Perolehan adalah dibiayai sepenuhnya oleh KEJORA. 159 Pada pendapat Audit, pelaksanaan SAGA di KEJORA tidak mencapai objektif pembangunan sistem dan menyebabkan agensi perlu membuat perolehan untuk menaik taraf sistem sedia ada bagi memenuhi keperluan perakaunan di agensi dan mematuhi kriteria SAGA mengikut pekeliling. Maklum Balas Daripada JANM Diterima Pada 20 Februari 2013. JANM memaklumkan KEJORA telah menggunakan SAGA versi 7.4 mulai tahun 2006 dan evolusi sistem perlu dilakukan bagi menambah baik sistem sedia ada. Sistem sedia ada juga tidak meliputi fungsi KEJORA sebagai Pihak Berkuasa Tempatan. 8.4.3 Penyenggaraan SAGA Di Bawah Pembiayaan Agensi 8.4.3.1 Kos Penyenggaraan Yang Tinggi a. Kos penyenggaraan SAGA akan ditanggung oleh BBP selepas tamat tempoh waranti pembangunan SAGA. Kos penyenggaraan tahunan yang dikenakan oleh pembekal merangkumi yuran tahunan pengguna aplikasi, yuran bagi lesen pangkalan data dan lesen 4Js serta yuran interface. Pihak pembekal akan melaksanakan lawatan sebanyak 4 kali setahun ke BBP iaitu 2 kali lawatan teknikal dan 2 kali lawatan functional. b. Pada bulan Jun 2011, persetujuan telah dicapai antara JANM dan pembekal berkenaan penetapan harga siling penyenggaraan dan BBP juga boleh melaksanakan rundingan harga dengan pembekal. Kementerian Kewangan telah dimaklumkan berkaitan perkara ini melalui surat pada 7 Julai 2011. Harga struktur baru penyenggaraan ini mula diguna pakai pada bulan Ogos 2011 sekiranya agensi masih belum menandatangani perjanjian penyenggaraan bagi tahun semasa atau selepas tempoh perjanjian sedia ada tamat atau selepas tamat tempoh waranti pelaksanaan SAGA. Berdasarkan struktur baru penyenggaraan tersebut, caj bagi aplikasi setiap modul yang diguna pakai telah digugurkan kerana ia merupakan kos bagi penambahbaikan sistem. c. Berdasarkan amalan, kos penyenggaraan tahunan yang dikenakan bagi sesuatu sistem yang dibangunkan adalah antara 10 hingga 20 peratus daripada kos pembangunan sistem tersebut. Bagaimanapun, analisis Audit terhadap kos penyenggaraan SAGA bagi tahun 2011 dan 2012 mendapati kos yang dikenakan adalah antara 20.7 peratus hingga 41.3 peratus daripada kos perolehan sistem iaitu melebihi 20 peratus daripada amalan. Kos ini masih tinggi dan membebankan BBP terutama yang bersaiz kecil dan sederhana. Analisis lanjut adalah seperti di jadual berikut: 160 TAHUN JADUAL 8.7 KOS PENYENGGARAAN SAGA BAGI TAHUN 2011 DAN 2012 AGENSI d. KOS PEMBANGUNAN SISTEM (RM) KOS PENYENGGARAAN (RM) % Suruhanjaya Koperasi Malaysia 1,064,091 439,460 (bagi tempoh 15 bulan) 41.3 2012 Universiti Malaysia Sabah 1,004,760 299,000 29.8 Universiti Tun Hussein Onn Malaysia 1,118,470 299,060 26.7 Lembaga Kemajuan Wilayah Pulau Pinang 754,789 180,000 23.8 Lembaga Kemajuan Pertanian Kemubu 808,003 239,760 29.7 Lembaga Kenaf dan Tembakau Negara 614,585 150,360 24.5 2011 Agensi Kelayakan Malaysia 534,126 129,760 24.3 Lembaga Kemajuan Johor Tenggara 703,177 164,000 23.3 Akademi Sains Malaysia 551,798 114,100 20.7 Sumber : Perjanjian Penyenggaraan Di Antara Pembekal Dan Agensi Dan Perjanjian Projek SAGA Fasa 1,2 & 4 Pada pendapat Audit, kos penyenggaraan tahunan yang dikenakan hendaklah dikaji semula kerana caj yang dikenakan adalah tinggi berbanding caj penyenggaraan untuk sistem kewangan lain. Selain itu, masalah SAGA masih berlaku di BBP berkenaan walaupun lawatan teknikal dan functional telah dijalankan oleh pembekal. Maklum Balas Daripada JANM Diterima Pada 20 Februari 2013. JANM memaklumkan kajian kos penyenggaraan yang telah dilakukan pada tahun 2011 adalah kos yang kompetitif jika dibandingkan dengan kos bagi produk yang berada di pasaran antarabangsa masa kini. Struktur harga baru berdasarkan lesen pengguna telah dilaksanakan di mana caj lesen tidak dapat dikurangkan lagi kerana tertakluk kepada lesen pihak ketiga. Struktur lama kos penyenggaraan adalah berdasarkan modul dan lebih mahal. 8.4.3.2 Klausa Penalti Di Dalam Perjanjian Penyenggaraan a. Semasa penetapan harga siling penyenggaraan antara JANM dan pembekal, penalti terhadap kelewatan penyelesaian masalah Request For Services (RFS) oleh pembekal iaitu sejumlah RM100 setiap hari bagi setiap RFS sehingga diselesaikan telah dipersetujui. Klausa ini dimasukkan di dalam setiap perjanjian penyenggaraan bagi melindungi kepentingan BBP. b. Semakan Audit terhadap perjanjian penyenggaraan antara Lembaga Pelabuhan Kuantan dan pembekal bertarikh 1 Jun 2012 mendapati klausa berkaitan penalti tersebut tidak dimasukkan di dalam perjanjian. 161 c. Service Level Agreement di dalam perjanjian penyenggaraan antara pihak pembekal dan BBP ada menyatakan tempoh penyelesaian masalah oleh pembekal adalah sehingga 10 hari berdasarkan tahap kritikal seperti di jadual berikut. TAHAP KRITIKAL Stopped Production Impeding Production JADUAL 8.8 TEMPOH PENYELESAIAN RFS MENGIKUT PERJANJIAN PENYENGGARAAN JENIS ERROR Data disebabkan oleh aplikasi SAGA, laporan, cetakan, fungsi, perkakasan dan customised fungsi/laporan. Data disebabkan oleh aplikasi SAGA, laporan, cetakan, fungsi, perkakasan dan customised fungsi/laporan. HARI BEKERJA DIPERLUKAN Failure/Functional Fungsi dan permohonan baru. 10 Sumber: Perjanjian Penyenggaraan 3 7 d. Semakan Audit terhadap 8 BBP mendapati pembekal gagal menyelesaikan RFS mengikut tempoh yang ditetapkan dalam perjanjian. Analisis Audit terhadap RFS yang telah selesai (Closed RFS) dan RFS yang belum selesai (Open RFS) berbanding tempoh penyelesaian maksimum selama 10 hari mendapati anggaran kelewatan penyelesaian adalah sehingga 592 hari. Butiran lanjut adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 8.9 RFS YANG TELAH DAN BELUM DISELESAIKAN MELEBIHI TEMPOH AGENSI SEMAKAN RFS SETAKAT CLOSED RFS (SELESAI) MELEBIHI TEMPOH BIL. RFS ANGGARAN KELEWATAN (Hari) OPEN RFS (BELUM SELESAI) MELEBIHI TEMPOH BIL. RFS ANGGARAN KELEWATAN (Hari) Lembaga Kemajuan Pertanian Kemubu 13.06. 2012 2 3-33 4 3-95 Universiti Malaysia Kelantan 30.09.2012 Tiada maklumat 7 2 281 Suruhanjaya Hak Asasi Manusia 27.02.2012 16 3-98 3 31 248 Lembaga Kenaf Dan Tembakau Negara 12.04.2012 13 1-206 5 10 87 Perbadanan Tabung Pembangunan Kemahiran Lembaga Kemajuan Wilayah Pulau Pinang 31.10.2012 29 1-592 - - 30.06.2012 19 1-136 Tiada maklumat Universiti Tun Hussein Onn Malaysia 31.10.2012 24 1-198 - - Suruhanjaya Tenaga 31.10.2012 48 1-563 2 3-208 Sumber: Senarai RFS Berdasarkan Rekod Agensi Pada pendapat Audit, BBP hendaklah memastikan klausa berkaitan penalti dimasukkan di dalam perjanjian penyenggaraan dan memantau penyelesaian masalah sistem oleh pembekal berdasarkan tempoh yang ditetapkan. Penalti kepada pembekal hendaklah dikenakan bagi 162 penyelesaian masalah yang melebihi tempoh seperti dinyatakan di dalam perjanjian. Maklum Balas Daripada JANM Diterima Pada 20 Februari 2013. JANM memaklumkan klausa penalti dan Service Level Agreement telah dimasukkan di dalam template perjanjian penyenggaraan yang telah dikemukakan kepada agensi. Agensi juga telah diberi peringatan dari semasa ke semasa untuk mengenakan penalti seperti yang termaktub di dalam perjanjian. Agensi seharusnya bertanggungjawab bagi memastikan semua klausa yang menjaga kepentingan agensi telah dimasukkan dalam perjanjian dan disemak oleh Penasihat Undang-Undang di agensi dan Kementerian. JANM turut memaklumkan RFS yang memerlukan tempoh penyelesaian yang panjang adalah RFS yang melibatkan modification dan enhancement. 8.4.4 Pembangunan Projek SAGA 8.4.4.1 Prestasi Pembangunan Projek SAGA a. Pembangunan sistem hendaklah mengikut pelan pelaksanaan dan kelewatan projek hendaklah disertakan dengan kelulusan lanjutan tempoh perjanjian daripada Kementerian Kewangan. JANM telah melaksanakan pembangunan projek SAGA secara berfasa bermula pada tahun 2005. Prestasi keseluruhan pembangunan projek SAGA telah dinilai berdasarkan semakan terhadap tarikh sepatut siap di dalam perjanjian berbanding tarikh sebenar Final Acceptance Certificate ditandatangani. Butiran prestasi pembangunan projek SAGA sehingga bulan Oktober 2012 adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 8.10 PRESTASI PEMBANGUNAN PROJEK SAGA SEHINGGA BULAN OKTOBER 2012 FASA STATUS PEMBANGUNAN SISTEM 1 2 3 4 Sebanyak 11 BBP mengalami kelewatan antara 2 hingga 4 bulan manakala Perbadanan Tabung Pembangunan Kemahiran mengalami kelewatan selama 12 bulan. Tempoh waranti di bawah pembiayaan JANM telah tamat. Sebanyak 8 BBP mengalami kelewatan antara 2 hingga 6 bulan manakala Suruhanjaya Tenaga mengalami kelewatan selama 19 bulan. Tempoh waranti di bawah pembiayaan JANM telah tamat. Kelewatan pembangunan UM selama 27 bulan dan masih dalam tempoh waranti. Sebanyak 15 BBP mengalami kelewatan selama 1 hingga 18 bulan. Tempoh waranti di bawah pembiayaan JANM telah tamat. Sebanyak 2 BBP iaitu SPAN dan MADA mengalami kelewatan selama 2 bulan manakala sebanyak 5 BBP siap mengikut jadual iaitu PPSPPA, SKM, ASWARA, MIROS dan LPKM. Tempoh waranti dan penyenggaraan di bawah pembiayaan JANM telah tamat. 5 a. CIDB Pembangunan mengalami kelewatan selama 16 bulan. Modul Perolehan, Pendaftaran Syarikat, Akaun Belum Bayar dan Gaji telah mula digunakan dengan lancar. Modul Budget Control, Akaun Belum Terima dan Fixed Asset telah digunakan tetapi masih mengalami masalah. 163 FASA STATUS PEMBANGUNAN SISTEM b. MPM Pembangunan mengalami kelewatan selama 16 bulan. Pembekal telah memohon pelanjutan tempoh perjanjian sehingga 30 Jun 2012. Sehingga 30 September 2012, sistem belum bersedia untuk live sepenuhnya kerana masalah di Modul Bajet. Pada 1 Oktober 2012, agensi kembali menggunakan sistem lama dan mengunci masuk baucar yang bermula 1 Julai 2012. c. PSM Pembangunan mengalami kelewatan selama 16 bulan. Hanya Modul Payroll telah live di PSM bermula bulan Mei 2012. Modul lain masih dalam peringkat pengujian. d. IPPBM Pembangunan sistem siap mengikut tempoh dan sistem dalam tempoh waranti. e. YPM Kelewatan siap selama 4 bulan. Sistem dalam tempoh waranti. f. MAIWP Sistem SAGA telah live di MAIWP pada bulan September 2012. Bagaimanapun, sebanyak 4 modul belum dilaksana iaitu Modul Payroll, Staff Loan, Investment dan Fixed Asset, format baucar, resit dan PO masih belum memenuhi keperluan agensi dan laporan ringkasan PO, laporan daftar bil, dan laporan eksekutif belum dapat dijana. Integrasi dengan sistem agihan zakat juga belum stabil. g. SME CORPORATION Kelewatan siap selama 2 bulan. Sistem dalam tempoh waranti. Sumber : Perjanjian Antara Pembekal Dan Kerajaan Malaysia, Final Acceptance Certificate Dan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal SAGA b. Semakan Audit mendapati pembangunan SAGA di setiap fasa telah mengalami kelewatan antara 1 hingga 27 bulan. Setakat bulan Oktober 2012, pembangunan SAGA di 3 BBP masih belum selesai iaitu MPM, CIDB dan PSM. c. Mengikut perjanjian, tempoh pelaksanaan SAGA di MPM, CIDB dan PSM mengambil masa selama 10 bulan iaitu sehingga 23 Jun 2011. Bagaimanapun, sehingga bulan Oktober 2012, pembangunan SAGA masih belum selesai disebabkan pembekal menghadapi masalah kekurangan kakitangan memandangkan projek pelaksanaan SAGA melibatkan 3 BBP secara serentak. Kelewatan juga disebabkan PSM lewat menyediakan maklumat yang diperlukan oleh pembekal dan penstrukturan semula organisasi di CIDB pada awal tahun 2012. JANM telah menguatkuasakan Liquidated Ascertained Damages (LAD) terhadap kelewatan pembangunan sistem bermula daripada tarikh jangkaan FAT iaitu pada 23 Jun 2011 hingga tarikh FAT sebenar. Setakat 15 Mac 2013, LAD yang dikuatkuasakan ke atas PSM berjumlah RM93,549, CIDB berjumlah RM118,235 dan MPM berjumlah RM98,551. 164 d. Kelewatan pembangunan projek di MAIWP pula disebabkan penambahan modul AP Zakat dan penambahbaikan fungsi akaun kawalan. Selain itu, terdapat 24 penambahbaikan lain yang menyebabkan pembekal memerlukan tambahan tempoh masa. Tiga pelanjutan tempoh pelaksanaan telah diluluskan oleh JANM sehingga 7 Ogos 2012. Setakat ini, sistem telah live namun belum digunakan sepenuhnya di MAIWP. 8.4.4.2 Kelewatan Penyelesaian Aduan Semasa Pembangunan SAGA a. Berdasarkan perjanjian pelaksanaan di setiap fasa, penyelesaian Request For Services (RFS) ditetapkan mengikut tempoh seperti di jadual berikut: JADUAL 8.11 TEMPOH PENYELESAIAN RFS MENGIKUT PERJANJIAN PELAKSANAAN TAHAP KRITIKAL Stopped Production Impeding Production JENIS ERROR Data disebabkan oleh aplikasi SAGA, laporan, cetakan, fungsi, perkakasan dan customised fungsi/laporan. Data disebabkan oleh aplikasi SAGA, laporan, cetakan, fungsi, perkakasan dan customised fungsi/laporan. HARI BEKERJA DIPERLUKAN 3 6-9 Failure Minor Fungsi Permohonan baru 13 Ditentukan semasa mesyuarat Functional Minor Fungsi Permohonan baru. Sumber: Perjanjian Pelaksanaan Antara Kerajaan dan Pembekal 26 Ditentukan semasa mesyuarat b. Semakan Audit terhadap RFS yang telah selesai (Closed RFS) dan RFS yang belum selesai (Open RFS) di 6 BBP berbanding tempoh penyelesaian maksimum selama 26 hari mendapati anggaran kelewatan seperti di jadual berikut. Berdasarkan analisis tersebut, didapati pembekal gagal menyelesaikan RFS yang dikemukakan oleh BBP mengikut tempoh yang ditetapkan seperti di dalam perjanjian. Butiran lanjut adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 8.12 RFS YANG TELAH DAN BELUM DISELESAIKAN MELEBIHI TEMPOH AGENSI SEMAKAN RFS SETAKAT BIL. RFS CLOSED RFS (SELESAI) MELEBIHI TEMPOH ANGGARAN KELEWATAN (Hari) OPEN RFS (BELUM SELESAI) MELEBIHI TEMPOH BIL. RFS ANGGARAN KELEWATAN (Hari) Lembaga Kemajuan Pertanian Muda 10.07.2012 23 1-212 9 1-450 Suruhanjaya Koperasi Malaysia 31.10.2012 76 1-212 2 155-226 Perbadanan Perusahaan Kecil Dan Sederhana Malaysia 28.05.2012 4 3-124 8 8-211 165 AGENSI SEMAKAN RFS SETAKAT BIL. RFS CLOSED RFS (SELESAI) MELEBIHI TEMPOH ANGGARAN KELEWATAN (Hari) OPEN RFS (BELUM SELESAI) MELEBIHI TEMPOH BIL. RFS ANGGARAN KELEWATAN (Hari) Universiti Malaya 20.07.2012 183 1-778 24 18 795 Lembaga Kenaf Dan Tembakau Negara 12.04.2012 23 2-121 - - Perbadanan Tabung Pembangunan Kemahiran Sumber: Senarai RFS Berdasarkan Rekod Agensi 31.10.2012 32 2-142 - - Pada pendapat Audit, pembangunan SAGA hendaklah dilaksanakan dengan komitmen tinggi antara pembekal dan agensi serta pemantauan yang berterusan oleh pihak JANM. Kelewatan menyiapkan pembangunan SAGA akan menjejaskan operasi harian perakaunan di Badan Berkanun Persekutuan. JANM hendaklah menguatkuasakan Liquidated Ascertained Damages bagi setiap kelewatan Projek SAGA oleh pembekal. Maklum Balas Daripada JANM Diterima Pada 20 Februari 2013. JANM memaklumkan pihaknya memantau kelewatan pembangunan SAGA dan berusaha memastikan pembekal menyiapkan sistem seperti dipersetujui. JANM memaklumkan IPPBM, YPM dan SME Corporation telah menggunakan maklumat dari SAGA bagi pengeluaran penyata kewangan tahunan mulai tahun 2011 manakala MAIWP akan mula mengeluarkan penyata kewangan tahunan bagi tahun 2012. CIDB, MPM dan PSM masih tidak menggunakan SAGA sepenuhnya kerana sistem tersebut masih tidak stabil dan memerlukan penambahbaikan. Agensi dijangka dapat menggunakan SAGA sepenuhnya mulai suku kedua tahun 2013. 8.4.5 Pengurusan Perjanjian Pelaksanaan Projek SAGA 8.4.5.1 Kelewatan Menandatangani Perjanjian a. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007, Tatacara Pengurusan Perolehan Kerajaan Secara Tender menetapkan perjanjian hendaklah ditandatangani dalam tempoh 4 bulan daripada tarikh Surat Setuju Terima. b. Kesemua perolehan projek SAGA dilaksanakan melalui tender kerana nilai perolehan melebihi RM200,000 bagi setiap projek. Semakan Audit mendapati kesemua perjanjian antara Kerajaan dan syarikat pembekal lewat ditandatangani bagi tempoh 1 hingga 18 bulan selepas tarikh Surat Setuju Terima. Selain itu, semakan Audit mendapati perjanjian untuk projek Fasa 1 dan Fasa 3 telah ditandatangani selepas tarikh tamat perjanjian iaitu pada 2 166 April 2009 dan 30 April 2009. Tempoh kelewatan menandatangani perjanjian bagi setiap projek SAGA adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 8.13 KELEWATAN MENANDATANGANI PERJANJIAN PROJEK SAGA FASA PEMBEKAL AGENSI (Bil.) TARIKH SURAT SETUJU TERIMA TARIKH PERJANJIAN KELEWATAN (Bulan) 1 12 25.05.2005 17.08.2006 10 9 10.12.2007 10.08.2009 15 2 Century Software (M) Sdn. Berhad 1 05.11.2008 21.10.2009 7 3 15 02.10.2007 10.08.2009 18 4 7 25.11.2009 15.07.2010 3 5 Prominent Multimedia Sdn. Berhad Triple Edge Sdn. Berhad CIDB 10.08.2010 10.05.2011 5 MPM 10.08.2010 10.05.2011 5 PSM 10.08.2010 10.05.2011 5 IPPBM 10.08.2010 07.03.2011 3 YPM 01.10.2010 07.03.2011 1 Century Software (M) Sdn. Berhad MAIWP 01.10.2010 07.03.2011 1 SME CORPORATION Sumber : Perjanjian Antara Pembekal Dan Kerajaan Malaysia 10.08.2010 09.06.2011 6 Pada pendapat Audit, JANM perlu memastikan perjanjian ditandatangani dalam tempoh ditetapkan bagi melindungi kepentingan Kerajaan dan pelaksanaan projek SAGA berjalan dengan cekap dan teratur. Maklum Balas Daripada JANM Diterima Pada 20 Februari 2013. JANM memaklumkan kelewatan menandatangani perjanjian disebabkan draf perjanjian mengambil masa yang lama untuk diputuskan oleh Penasihat Undang-Undang di Kementerian Kewangan dan pihak pembekal. Setiap pembayaran yang dilakukan semasa perjanjian belum ditandatangani telah diberi kelulusan khas oleh Perbendaharaan. 8.4.5.2 Pengurusan Source Code a. Merujuk kepada klausa Object Code and Source Code di dalam perjanjian Fasa 1 hingga 5, Century Software (M) Sdn. Berhad perlu menyerahkan kepada ejen escrow salinan source code bagi perisian SAGA pada tarikh Final Acceptance Date. Bagaimanapun, semakan Audit mendapati penyerahan source code kepada ejen escrow hanya dilaksanakan pada bulan Julai 2012 iaitu kelewatan selama 7 hingga 71 bulan daripada tarikh sepatut serah seperti di jadual berikut: 167 JADUAL 8.14 KELEWATAN PENYERAHAN SOURCE CODE PROJEK SAGA KEPADA EJEN ESCROW FASA TARIKH SEPATUT SERAH TARIKH SEBENAR SERAH KELEWATAN (Bulan) 1 Ogos 2006 71 2 Oktober 2010 21 3 Ogos 2009 Julai 2012 35 4 Disember 2010 19 5 Disember 2011 7 Sumber : Final Acceptance Certificate dan Surat Pelantikan Ejen Escrow b. Selain itu, semakan Audit mendapati klausa Object Code and Source Code yang tidak jelas seperti berikut: i. Tidak menyatakan jenis dokumen dan format (hardcopy/softcopy) yang perlu diserahkan kepada JANM dan dokumen tambahan. ii. Tidak menyatakan keadaan yang membenarkan JANM mengambil alih projek pembangunan sistem sekiranya pembekal gagal menyiapkan projek dan penamatan kontrak bukan atas sebab syarikat dibubarkan. iii. Tidak menyatakan JANM atau BBP diberi kebenaran untuk mendapatkan source code bagi penambahbaikan sistem oleh pembekal lain atau agensi berkenaan. Perkara ini telah dibangkitkan di dalam Laporan Ketua Audit Negara Tahun 2008. Pada pendapat Audit, pembekal tidak memandang serius terhadap klausa ini dan telah lewat menyerahkan source code kepada ejen escrow sejak Fasa 1. Pemilikan source code adalah penting untuk penambahbaikan sistem pada masa akan datang. Pemantauan yang berterusan oleh JANM berkaitan perkara ini hendaklah dipertingkatkan kerana kelewatan penyerahan source code boleh menjejaskan kepentingan Kerajaan. Maklum Balas Daripada JANM Diterima Pada 20 Februari 2013. JANM memaklumkan akan mengambil kira saranan pihak Audit bagi memastikan pengurusan source code diuruskan dengan baik untuk pembangunan projek perakaunan di masa hadapan. 168 8.5 SYOR AUDIT Pihak Audit mengesyorkan tindakan berikut diberi pertimbangan bagi meningkatkan prestasi pelaksanaan SAGA seterusnya mencapai objektif yang ditetapkan: 8.5.1 Pemantauan yang lebih berkesan hendaklah dilakukan oleh JANM secara berterusan terhadap BBP yang terlibat bagi memastikan penggunaan optimum SAGA dan masalah berkaitan diselesaikan oleh pembekal mengikut tempoh ditetapkan. 8.5.2 JANM perlu melaksanakan prosedur jaminan kualiti bagi memastikan versi SAGA yang dinaik taraf adalah sempurna. Perkara ini juga telah dibangkitkan di dalam Laporan Ketua Audit Negara Tahun 2008. 8.5.3 Penambahbaikan terhadap SAGA secara berterusan dan komitmen pembekal amat diperlukan bagi membantu BBP terus mengguna pakai sistem ini. 8.5.4 Mengkaji semula kos penyenggaraan SAGA kerana caj yang dikenakan kepada BBP adalah tinggi. 8.5.5 Pengurusan perjanjian hendaklah dipertingkatkan dengan menandatangani perjanjian mengikut tempoh yang ditetapkan dan menguruskan pemilikan source code dengan sebaiknya bagi melindungi kepentingan Kerajaan dan BBP yang terlibat. Maklum Balas Terkini Berkaitan Dengan Perenggan Ini Boleh Dirujuk Di Muka Surat 345 354 Laporan Maklum Balas Daripada Perbendaharaan Malaysia Ke Atas Isu-Isu Utama Dalam Laporan Ketua Audit Negara Mengenai Pengurusan Aktiviti Badan Berkanun Persekutuan Dan Pengurusan Syarikat Subsidiari Bagi Tahun 2012 Siri 1. 169 BAHAGIAN II PENGURUSAN SYARIKAT SUBSIDIARI BADAN BERKANUN PERSEKUTUAN 9. PENDAHULUAN 9.1 Akta Audit 1957, Seksyen 5(1)(d) memberi kuasa kepada Ketua Audit Negara untuk mengaudit syarikat yang menerima geran/pinjaman daripada Kerajaan Persekutuan atau Negeri dan sesebuah syarikat di mana lebih daripada 50 peratus modal saham berbayar dipegang oleh Kerajaan Persekutuan atau Negeri atau Agensi Kerajaan sekiranya mendapat perintah daripada Yang di-pertuan Agong. Sehubungan itu, satu perintah yang dinamakan Perintah Audit (Akaun Syarikat) 2009 telah diwartakan pada 17 Disember 2009 bagi membolehkan Ketua Audit Negara menjalankan pengauditan terhadap syarikat berkenaan. Sehingga kini, 204 syarikat subsidiari dan syarikat sub-subsidiari Badan Berkanun Persekutuan (BBP) telah diwartakan untuk diaudit oleh Ketua Audit Negara. 9.2 Objektif penubuhan syarikat subsidiari BBP adalah untuk melaksanakan pelbagai aktiviti seperti perniagaan, pelaburan dan sosio ekonomi. Pelaksanaan penubuhannya adalah bagi mendapat keuntungan dan pulangan yang munasabah serta memberi perkhidmatan yang cekap dan berkesan kepada orang awam. 9.3 Penyata kewangan syarikat subsidiari dan sub-subsidiari BBP diaudit oleh juruaudit yang dilantik selaras dengan kehendak Akta Syarikat 1965. Sebanyak 3 syarikat subsidiari Badan Berkanun Persekutuan telah diaudit untuk sesi pembentangan pertama tahun 2013 di Parlimen. Ketua Pegawai Eksekutif Badan Berkanun Persekutuan dan Kementerian berkenaan juga dimaklumkan tentang perkara yang akan dilaporkan untuk pengesahan. Maklum balas yang diterima daripada syarikat subsidiari BBP telah diambil kira dalam Laporan ini. 173 PIHAK BERKUASA KEMAJUAN PEKEBUN KECIL PERUSAHAAN GETAH 10. PENGURUSAN RISDA BAJA SDN. BERHAD 10.1 LATAR BELAKANG RISDA Baja Sdn. Berhad (RBSB) dahulunya dikenali sebagai Kumpulan Kilang Sawit RISDA Sdn. Berhad (KKSR) merupakan syarikat milikan penuh Pihak Berkuasa Kemajuan Pekebun Kecil Perusahaan Getah (RISDA) yang ditubuhkan pada 13 November 1978 di bawah Akta Syarikat 1965. RBSB mula beroperasi secara rasmi pada 1 September 2009. Modal dibenarkan RBSB berjumlah RM10 juta dan modal berbayar berjumlah RM7 juta. Visi RBSB adalah menjadi pembekal utama baja sebatian kepada pekebun kecil dan misi RBSB adalah untuk membekalkan pekebun kecil dengan baja berkualiti pada harga yang terbaik. RBSB merupakan sebuah syarikat yang terlibat dalam perniagaan menyedia dan membekal baja sebatian kepada pekebun kecil yang menyertai Program Tanam Semula dan Program Peningkatan Produktiviti Getah. Selaras dengan tanggungjawab itu, RBSB bekerjasama dengan Konsortium Baja Nasional Sdn. Berhad untuk mendapatkan bekalan bahan mentah yang berkualiti daripada pengeluar dunia dan menghasilkan baja sebatian. Bahan mentah tersebut akan diproses mengikut formula yang ditetapkan oleh RISDA dengan kos yang rendah. 10.2 OBJEKTIF PENGAUDITAN Pengauditan ini dijalankan untuk menilai sama ada prestasi kewangan RBSB, pengurusan aktiviti, tadbir urus korporat dan pengurusan kewangan telah dilaksanakan dengan teratur selaras dengan objektif penubuhannya. 10.3 SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN Pengauditan meliputi aspek prestasi kewangan berdasarkan penyata kewangan beraudit bagi tahun berakhir 31 Disember 2007 sehingga 2011 dan pengurusan aktiviti, tadbir urus korporat dan pengurusan kewangan bagi tahun 2009 sehingga bulan Mei 2012. Semakan Audit telah dijalankan terhadap fail, dokumen dan rekod berkaitan di RBSB. Selain itu, temu bual, soal selidik, lawatan ke kilang memproses baja dan Stor Pusat RISDA, pemeriksaan fizikal terhadap pengurusan pemprosesan dan penjualan baja sebatian serta peralatan dan aset telah dibuat. 174 10.4 PENEMUAN AUDIT Pengauditan yang dijalankan pada bulan Jun 2012 mendapati secara keseluruhannya, prestasi kewangan dan pengurusan kewangan serta tadbir urus korporat RBSB adalah baik. Bagaimanapun, pengurusan aktiviti pembekalan baja sebatian yang dilaksanakan oleh syarikat adalah memuaskan. Antara kelemahan yang diperhatikan adalah seperti berikut: i. Skop tanggungjawab semua pihak terlibat dalam perjanjian antara RBSB dan RISDA tidak dinyatakan dengan jelas dan kenaan penalti sekiranya terma dan syarat tidak dipatuhi. ii. Tiada pemantauan terhadap proses pengambilan dan penghantaran baja menyebabkan berlakunya kerosakan terhadap beg baja akibat pengendalian yang tidak teratur semasa di kilang dan beg baja pecah disebabkan keadaan fizikal lori. iii. Ketiadaan kawalan terhadap penghantaran baja ke stor RISDA/SMR menyebabkan RBSB lewat mengemukakan tuntutan bayaran kepada RISDA/SMR kerana perlu memastikan nota penghantaran diterima sebelum tuntutan bayaran dibuat. Penjelasan lanjut mengenai kelemahan yang diperhatikan adalah seperti berikut: 10.4.1 Prestasi Kewangan Analisis kewangan telah dibuat berdasarkan penyata kewangan yang telah diaudit bagi tahun 2007 sehingga 2011. Analisis trend dan nisbah digunakan untuk menilai prestasi kewangan syarikat. Secara keseluruhannya prestasi kewangan RBSB bagi tahun 2007 sehingga 2011 adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 10.1 KEDUDUKAN PENDAPATAN, PERBELANJAAN DAN UNTUNG RUGI BUTIRAN 2007 (RM Juta) 2008 (RM Juta) 2009 (RM Juta) 2010 (RM Juta) 2011 (RM Juta) Pendapatan - - 36.66 73.69 58.95 Pendapatan Lain 0.42 0.45 0.31 0.29 0.95 Jumlah Pendapatan 0.42 0.45 36.97 73.98 59.90 Belanja Operasi - - 32.76 64.19 52.83 Kos Kakitangan 0.10-0.46 0.99 1.06 Susut Nilai 0.02 0.02 0.03 0.05 0.08 Perbelanjaan Lain 4.31 0.82 0.49 1.81 1.16 Jumlah Perbelanjaan 4.43 0.84 33.74 67.04 55.13 Keuntungan /(Kerugian) Sebelum Cukai Dan Zakat (4.01) (0.39) 3.23 6.94 4.77 Cukai 0.10 0.10 0.19 1.70 1.13 175 BUTIRAN 2007 (RM Juta) 2008 (RM Juta) 2009 (RM Juta) 2010 (RM Juta) 2011 (RM Juta) Zakat - - 0.20 0.14 0.10 Keuntungan/ (Kerugian) Selepas Cukai Dan Zakat (4.11) (0.49) 2.84 5.10 3.54 Sumber: Penyata Kewangan Syarikat Bagi Tahun Kewangan Berakhir 31 Disember 2007 Sehingga 2011 10.4.1.1 Analisis Trend a. Prestasi kewangan RBSB adalah baik bagi tahun 2009 sehingga 2011 iaitu mencatat keuntungan selepas cukai dan zakat bagi tahun 2009 sejumlah RM2.84 juta, 2010 sejumlah RM5.10 juta dan 2011 sejumlah RM3.54 juta. Bagaimanapun, pada tahun 2007 dan 2008, RBSB mengalami kerugian sejumlah RM4.11 juta dan RM0.49 juta. Kerugian tersebut adalah disebabkan aktiviti pembekalan baja sebatian hanya dimulakan pada 1 September 2009. b. Pendapatan utama RBSB adalah daripada jualan baja dan jualan bahan mentah. Pendapatan RBSB bagi tempoh 5 tahun iaitu dari tahun 2007 sehingga 2011 menunjukkan trend yang meningkat sejumlah RM0.42 juta pada tahun 2007 kepada RM73.98 juta pada tahun 2010. Bagaimanapun, jumlah pendapatan pada tahun 2011 menurun kepada RM59.90 juta berbanding jumlah pendapatan tahun 2010 disebabkan penurunan hasil jualan baja dan peningkatan kos bahan mentah. c. Perbelanjaan RBSB meliputi kos jualan, kos kakitangan, susutnilai dan kos pentadbiran. Secara keseluruhannya, perbelanjaan RBSB menunjukkan trend meningkat dalam tempoh 5 tahun iaitu dari tahun 2007 berjumlah RM4.43 juta kepada RM55.13 juta pada tahun 2011. Keadaan ini bersesuaian dengan trend pendapatan yang diperoleh pada setiap tahun. 10.4.1.2 Analisis Nisbah Kewangan Semakan terhadap penyata kewangan yang telah diaudit bagi tahun 2007 sehingga 2011 bertujuan menentukan tahap prestasi kewangan RBSB yang meliputi nisbah semasa, margin untung bersih, nisbah hutang dan pulangan atas ekuiti. Butiran lanjut seperti di jadual berikut: 176 JADUAL 10.2 ANALISIS NISBAH KEWANGAN BUTIRAN 2007 2008 2009 2010 2011 Nisbah Semasa 112.91:1 244.74:1 2.21:1 1.96:1 3.36:1 Margin Untung Bersih (%) (978.6) (108.9) 7.7 6.9 5.9 Nisbah Hutang (%) 2.4 2.2 44.5 50.6 30.4 Pulangan Atas Ekuiti (%) (58.7) (7.1) 40.7 72.8 50.6 Sumber: Penyata Kewangan Syarikat Bagi Tahun Kewangan Berakhir 31 Disember 2007 Sehingga 2011 a. Nisbah Semasa Nisbah semasa adalah ukuran yang digunakan bagi menilai kekukuhan kewangan syarikat. Nisbah ini menunjukkan kemampuan syarikat menjelaskan hutang jangka pendek dengan membandingkan aset semasa dan liabiliti semasa. Nisbah semasa pada kadar 2:1 dan ke atas menunjukkan syarikat mempunyai kecairan yang tinggi dan berupaya menampung liabiliti semasanya. Secara keseluruhannya nisbah semasa RBSB bagi tahun 2007 sehingga 2011 menunjukkan penurunan daripada 112.91 kali pada tahun 2007 kepada 3.36 kali pada tahun 2011.Bagaimanapun, penurunan ini tidak menjejaskan keupayaan RBSB untuk menampung liabiliti semasanya. b. Margin Untung Bersih Margin untung bersih menunjukkan keupayaan RBSB untuk menjana keuntungan bagi pendapatan yang diperoleh. Margin untung bersih RBSB menunjukkan penurunan iaitu 7.7 peratus pada tahun 2009 kepada 5.9 peratus pada tahun 2011 disebabkan penurunan hasil jualan, peningkatan kos kakitangan, pentadbiran dan kos jualan. Selain itu, RBSB telah mencatat kerugian selepas cukai dan zakat selama 2 tahun berturut-turut iaitu sejumlah RM4.11 juta bagi tahun 2007 dan sejumlah RM0.49 juta bagi tahun 2008. c. Nisbah Hutang Analisis nisbah hutang dibuat dengan membandingkan jumlah liabiliti dan jumlah aset syarikat untuk menilai kestabilan syarikat. Mengikut piawaian industri, syarikat boleh dianggap kurang bergantung kepada pinjaman jika peratus nisbah hutang kurang daripada 50 peratus. Nisbah hutang RBSB dari tahun 2007 sehingga 2009 adalah kurang daripada 50 peratus. Bagaimanapun, nisbah hutang RBSB meningkat kepada 50.6 peratus pada tahun 2010 disebabkan oleh peningkatan jumlah terhutang kepada pembekal dan menurun kepada 30.4 peratus pada tahun 2011. 177 d. Pulangan Atas Ekuiti Pulangan atas ekuiti merupakan pendekatan yang digunakan untuk menilai peratusan pulangan terhadap pelaburan pemegang saham. Pada umumnya, semakin tinggi peratusan pulangan atas ekuiti menunjukkan prestasi syarikat semakin baik kerana ia menggambarkan syarikat berupaya menghasilkan keuntungan yang tinggi kepada pemegang saham. Pada tahun 2010, terdapat peningkatan pulangan atas ekuiti sebanyak 32.1 peratus kepada 72.8 peratus berbanding 40.7 peratus pada tahun 2009. Bagaimanapun, pada tahun 2011 pulangan atas ekuiti mencatat penurunan sebanyak 22.2 peratus kepada 50.6 peratus berbanding 72.8 peratus pada tahun 2010. Pada pendapat Audit, secara keseluruhannya prestasi kewangan RBSB pada tahun 2009 sehingga 2011 adalah baik mengambil kira aktiviti pembekalan baja sebatian hanya dimulakan pada 1 September 2009. 10.4.2 Pengurusan Aktiviti RBSB merupakan syarikat yang terlibat dalam perniagaan jualan baja sebatian untuk tanaman getah dan kelapa sawit bagi pekebun kecil dan SMR. RBSB memperoleh kontrak membekalkan baja sebatian melalui tender yang dikeluarkan RISDA, ESPEK Sdn. Berhad, RISDA Semaian Dan Landskap Sdn. Berhad serta RISDA Plantation Sdn. Berhad. RBSB telah melantik 5 kilang bagi memproses baja yang dikehendaki pelanggannya. Formulasi baja ditentukan oleh Jawatankuasa Baja RISDA yang terdiri daripada Lembaga Getah Malaysia, Lembaga Minyak Sawit Malaysia, Universiti Putra Malaysia dan Institut Penyelidikan Dan Kemajuan Pertanian Malaysia. Jenis baja yang dikeluarkan untuk bekalan pekebun kecil dan SMR adalah seperti di jadual berikut: PEKEBUN KECIL JADUAL 10.3 JENIS BAJA SEBATIAN UNTUK PEKEBUN KECIL DAN SYARIKAT MILIKAN RISDA JENIS BAJA FORMULASI TANAMAN RISDA 1 10.7 : 16.6 : 9.5 : 2.4 Getah Muda RISDA 4 10.0 : 6.0 : 21.0 Getah Matang RISDA 3S 9.9 : 5.8 : 16.4 : 2.9 Sawit Tanah Marginal RISDA 5S 15.0 : 15.0 : 6.0 : 4.0 Sawit Muda RISDA 6S 12.0 : 8.0 : 20.0 : 2.7 : 0.5 Sawit Matang SYARIKAT MILIKAN RISDA MPOB F1 10.0 : 5.4 : 16.2 : 2.9 : 0.5 Sawit Muda MPOB F1 ext K 10.0 : 5.0 : 20.0 : 2.0 : 0.5 Sawit Muda 178 JENIS BAJA FORMULASI TANAMAN MPOB F4 9.0 : 6.0 : 18.0 : 2.0 : 0.5 + 22% org + 10% zeolite Sawit Matang BSSM 4 9.5 : 5.0 : 20.0 : 3.0 : 0.5 Sawit Matang Debu Fosfat 28% P205 Semasa Menanam Sumber : Laporan Bahagian Operasi RBSB Penemuan Audit terhadap pengurusan penjualan baja adalah seperti berikut: 10.4.2.1 Prestasi Penjualan Baja Sebatian a. Sasaran jualan baja sebatian RBSB tahunan adalah bergantung kepada permintaan dan kontrak yang diperoleh menerusi RISDA dan SMR. Semakan Audit mendapati RBSB tidak mencapai sasaran jualan baja sebatian yang ditetapkan bagi tahun 2009 sehingga 2011. Bagaimanapun, pencapaian sasaran jualan baja sebatian menunjukkan peningkatan setiap tahun iaitu sebanyak 68.4 peratus pada tahun 2009 kepada 98.8 peratus pada tahun 2011. Sehingga bulan Jun 2012, RBSB telah mencatat jualan baja sebatian berjumlah RM38.54 juta atau 87.2 peratus berbanding sasaran jualan baja sejumlah RM44.18 juta. Butiran lanjut adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 10.4 SASARAN DAN PENCAPAIAN JUALAN BAJA SEBATIAN BAGI TAHUN 2009 SEHINGGA 2012 TAHUN SASARAN JUALAN (RM Juta) PENCAPAIAN JUALAN (RM Juta) (%) 2009 52.83 36.14 68.4 2010 84.52 64.76 76.6 2011 58.89 58.20 98.8 2012* 44.18 38.54 87.2 Sumber : Belanjawan Tahunan Dan Penyata Kewangan RBSB Nota* : Sasaran Dan Pencapaian Jualan Baja Sebatian Sehingga Jun 2012 b. Bagaimanapun, RBSB berjaya memperoleh keuntungan bagi menampung kos jualan dan kos pentadbiran syarikat. Butiran lanjut adalah seperti di jadual berikut: 179 JADUAL 10.5 PRESTASI JUALAN BAJA SEBATIAN BAGI TAHUN 2009 SEHINGGA BULAN JUN 2012 BUTIRAN 2009 (RM Juta) 2010 (RM Juta) 2011 (RM Juta) 2012* (RM Juta) Jualan Baja 36.14 64.76 58.20 38.54 Jualan Bahan Mentah 0.52 8.93 0.75 0.66 Kos Jualan (32.76) (64.19) (52.83) (29.16) UNTUNG KASAR 3.90 9.50 6.12 10.04 Sumber: Penyata Kewangan Syarikat Nota: * Jualan Baja Sebatian Dan Bahan Mentah Serta Kos Jualan Sehingga Jun 2012 Pada pendapat Audit, RBSB tidak mencapai sasaran jualan baja sebatian yang ditetapkan bagi tahun 2009 sehingga 2011. Bagaimanapun, secara keseluruhannya prestasi jualan baja sebatian RBSB adalah baik. Maklum Balas Daripada RBSB Diterima Pada 20 Mac 2013. RBSB memaklumkan RISDA sedang mengukuhkan polisi tawaran baja SMR melalui RISDA Holdings Sdn. Berhad manakala Konsortium Baja Nasional Sdn. Berhad (KBN) telah ditawarkan tempoh 4 tahun oleh Kementerian Kewangan mulai tahun 2013. KBN bercadang mengadakan MOU dengan RBSB untuk membekalkan baja RISDA sepanjang tempoh tersebut pada akhir bulan April 2013. 10.4.2.2 Penghantaran Baja Sebatian a. RBSB memperoleh kontrak membekalkan 4,000 tan metrik baja jenis RISDA 1 daripada RISDA bagi tempoh bulan Januari sehingga Julai 2012 bernilai RM5.36 juta. Perjanjian di antara RBSB dan RISDA ini telah menetapkan bahawa RBSB bertanggungjawab membekal dan menghantar baja ke tempat yang dinyatakan oleh RISDA termasuk menghantar, memunggah naik dan memunggah turun baja ke stor RISDA. Selain itu, kontrak tersebut juga menetapkan penalti yang akan dikenakan sekiranya tahap kandungan nutrisi yang dianalisis tidak memenuhi spesifikasi yang ditetapkan. Formula bayaran penalti yang dikenakan adalah seperti berikut: Penalti (RM) = 2 x (Nilai Baja + Kos Analisis + Kos Pengangkutan) b. Semakan Audit mendapati RISDA telah melantik RISDA Fleet Sdn. Berhad (RISDA Fleet) iaitu salah satu SMR bagi menguruskan penghantaran baja ke stor RISDA di seluruh negara. RBSB tidak mempunyai kawalan terhadap penghantaran baja tersebut walaupun dipertanggungjawabkan sehingga baja tersebut sampai ke stor RISDA sebagaimana dinyatakan dalam kontrak. Wakil RISDA hanya memastikan kerja memunggah naik dan memunggah 180 turun baja dilaksanakan dengan baik. Penyelia stor RISDA tidak akan menerima beg baja yang rosak dan pecah seperti gambar berikut: GAMBAR 10.1 Beg Baja Yang Rosak (Jahitan Terbuka) GAMBAR 10.2 Beg Baja Pecah Lokasi: Stor Pusat RISDA Di Pelabuhan Klang, Selangor Tarikh: 1 Ogos 2012 Lokasi: Stor Pusat RISDA Di Pelabuhan Klang, Selangor Tarikh: 1 Ogos 2012 c. Pihak Audit mendapati beg baja yang rosak dan pecah disebabkan cara pengendalian yang tidak teratur semasa di kilang dan keadaan fizikal lori. Keadaan fizikal lori yang digunakan untuk penghantaran baja sebatian ke stor RISDA adalah seperti di gambar berikut: GAMBAR 10.3 Keadaan Lantai Lori Yang Berkarat Dan Permukaan Lantai Yang Tidak Rata GAMBAR 10.4 Keadaan Besi Pengadang Lori Yang Berkarat Dan Tajam Lokasi: Stor Pusat RISDA Di Pelabuhan Klang, Selangor Tarikh: 1 Ogos 2012 Lokasi: Stor Pusat RISDA Di Pelabuhan Klang, Selangor Tarikh: 1 Ogos 2012 Pada pendapat Audit, perjanjian antara RBSB dan RISDA hendaklah menyatakan dengan jelas skop tanggungjawab semua pihak terlibat dan mengenakan penalti sekiranya terma dan syarat tidak dipatuhi. Selain itu, RBSB dan RISDA perlu memantau kerja yang dilaksanakan oleh RISDA Fleet bagi memastikan baja yang dihantar kepada pelanggan berada dalam 181 keadaan baik dan segala masalah yang dihadapi dapat diselesaikan dengan segera. Maklum Balas Daripada RBSB Diterima Pada 20 Mac 2013. RBSB memaklumkan Service Level Agreement antara RISDA dengan Risda Fleet akan diperbaharui pada bulan Jun 2013. Penguatkuasaan urusan kualiti dari RISDA, RBSB dan Risda Fleet dipantau melalui Mesyuarat Interaktif dan Mesyuarat Penyelarasan Stor mingguan atau berkala oleh Bahagian Bekalan Dan Input Pertanian RISDA. Selain itu, Risda Fleet akan dikenakan denda sekiranya berlaku kekurangan berat akibat kerosakan beg atau kehilangan. RISDA telah membuat pindaan terhadap dokumen kontrak. Kontrak tersebut merupakan kontrak pembekalan dan tidak termasuk penghantaran. Kelewatan penghantaran adalah bukan tanggungjawab RBSB dan tidak dikenakan penalti. 10.4.2.3 Kelewatan Penerimaan Nota Penghantaran a. Mengikut Peraturan Operasi (SOP) Urusan Pesanan Penghantaran Dan Pembayaran Baja, surat tuntutan bayaran akan dikemukakan kepada RISDA/SMR selepas RBSB menerima salinan asal pesanan tempatan, nota penghantaran dan invois. RBSB tidak menetapkan tempoh bagi melaksanakan proses tuntutan bayaran daripada RISDA/SMR. b. Semakan Audit terhadap 7 pesanan tempatan mendapati RBSB mengambil masa yang lama antara 12 hingga 202 hari untuk menerima nota penghantaran dari Stor Pusat RISDA. Ini menyebabkan tuntutan bayaran lambat dikemukakan kepada RISDA/SMR. Butiran berkaitan adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 10.6 TEMPOH PENERIMAAN NOTA PENGHANTARAN DAN TUNTUTAN BAYARAN TARIKH PESANAN TEMPATAN DARIPADA RISDA/SMR NOMBOR DO TARIKH DO TARIKH DO DITERIMA OLEH STOR (A) TARIKH DO DITERIMA OLEH RBSB (B) KELEWATAN (HARI) (B A) TARIKH INVOIS/ TUNTUTAN KEPADA RISDA/SMR 22.11.2010 Zon Utara, Stor Pusat Sungai Petani 000936 000937 000957 000969 000970-05.05.2011 13.05.2011 18.05.2011 18.05.2011 11.05.2011 06.05.2011 14.05.2011 19.05.2011 19.05.2011 12.07.2011 24.11.2011 24.11.2011 01.06.2011 01.06.2011 62 202 194 12 12 25.05.2011/ 25.11.2011 20.9.2011 Zon Utara, Stor 01240 01241 09.01.2012 09.01.2012 10.01.2012 10.01.2012 06.03.2012 06.03.2012 56 56 26.01.2012/ 12.03.2012 182 TARIKH PESANAN TEMPATAN DARIPADA RISDA/SMR NOMBOR DO TARIKH DO TARIKH DO DITERIMA OLEH STOR (A) TARIKH DO DITERIMA OLEH RBSB (B) KELEWATAN (HARI) (B A) TARIKH INVOIS/ TUNTUTAN KEPADA RISDA/SMR Pusat Sungai Petani 01242 01244 09.01.2012 10.01.2012 10.01.2012 11.01.2012 06.03.2012 06.03.2012 56 55 22.6.2011 Zon Selatan, Stor Pusat RISDA Segamat 002602 002603 02.12.2011 02.12.2011 06.12.2011 06.12.2011 10.01.2012 10.01.2012 35 35 30.12.2011/ 20.01.2012 10.11.2010 Zon Timur, Stor Pusat Gading Paloh 595597 595663 595664 595702 595704 595706 11.1.2011 13.1.2011 13.1.2011 14.1.2011 14.1.2011 14.1.2011 11.01.2011 14.01.2011-14.01.2011-14.01.2011 - - - - - - - - - - - - 28.02.2011/ 13.07.2011 30.9.2011 Zon Tengah, Stor Pusat Sri Gading 01452 01454 01455 01456 01457 01481 05.04.2012-05.04.2012 05.04.2012 05.04.2012 10.04.2012 06.04.2012 06.04.2012 06.04.2012 06.04.2012 06.04.2012 10.04.2012 18.06.2012 18.06.2012-18.06.2012 18.06.2012-73 73-73 73-27.04.2012/ 19.8.2011 Zon Timur, Stor Pusat Sri Gading 01282 01284 01285 01286 01288 01289 01.02.2012 01.02.2012 01.02.2012 08.02.2012 09.02.2012 09.02.2012-02.02.2012 09.02.2012 08.02.2012-10.02.2012 18.04.2012 18.04.2012 18.04.2012 18.04.2012 18.04.2012 18.04.2012-76 69 70-68 29.02.2012/ 25.04.2012 22.6.2011 Zon Tengah, Stor Pusat Kapar 002811 002813 002814 002816 002818 21.02.2012 21.02.2012 22.02.2012 23.02.2012 24.02.2012 21.02.2012 21.02.2012 22.02.2012 24.02.2012 24.02.2012 19.04.2012 19.04.2012 19.04.2012 19.04.2012 19.04.2012 Sumber: Pesanan Tempatan (LO), Nota Penghantaran (DO) Dan Invois RBSB 58 58 57 55 55 29.02.2012/ 25.04.2012 Pada pendapat Audit, RBSB, RISDA Fleet dan RISDA perlu mengadakan perbincangan dan persetujuan bersama bagi menyelesaikan masalah kelewatan penerimaan nota penghantaran dan mencari kaedah terbaik bagi mempercepatkan proses tuntutan pembayaran. Maklum Balas Daripada RBSB Diterima Pada 20 Mac 2013. RBSB memaklumkan bagi mengatasi masalah kelewatan tersebut, Bahagian Bekalan Dan Input Pertanian RISDA (BBIP) telah mengubah SOP dari tempahan yang biasa dibuat oleh BBIP untuk Stor Pusat kepada urusan itu dibuat oleh Stor Pusat sendiri. RBSB boleh mendapat nota penghantaran daripada penyelenggara stor selepas diterima oleh mereka. Semasa urusan bayaran, semakan dibuat oleh Pegawai RISDA Negeri yang menjaga Stor Pusat akan mengemukakan nota penghantaran bersama invois RBSB. Pesanan tempatan, nota penghantaran dan invois diperlukan untuk membolehkan sesuatu bayaran dibuat ini menyebabkan RBSB terpaksa menunggu semua consignment selesai dalam sesuatu pesanan sebelum bayaran dituntut sekiranya pesanan dibuat dalam bilangan consignment yang ditetapkan. 183 10.4.3 Pengurusan Kewangan 10.4.3.1 Pengurusan kewangan sesebuah syarikat yang teratur dan cekap dapat membantu memelihara aset syarikat, mengelakkan penyelewengan dan kesilapan, memastikan ketepatan dan kesempurnaan rekod perakaunan, seterusnya membolehkan maklumat kewangan disediakan dengan segera dan boleh dipercayai. 10.4.3.2 Semakan Audit mendapati RBSB mempunyai tatacara kewangan dalam menguruskan kewangan syarikat. Pengurusan kewangan RBSB dilaksanakan mengikut undang-undang dan peraturan kewangan yang ditetapkan. Maklum Balas Daripada RBSB Diterima Pada 3 Disember 2012. RBSB memaklumkan polisi serta SOP yang diamalkan oleh SMR adalah selaras dengan polisi badan induk iaitu RISDA yang berkuatkuasa pada 1 Mei 2009. Mesyuarat Lembaga RBSB kali ke-164 yang diadakan pada 16 Oktober 2012 telah membincangkan semula polisi melibatkan semua prosedur kewangan termasuk tatacara pengurusan aset bagi mengukuhkan polisi syarikat. 10.5 SYOR AUDIT Pihak Audit mengesyorkan RISDA dan RBSB memberi pertimbangan kepada perkara berikut: 10.5.1 RISDA dan RBSB hendaklah memastikan perjanjian memperjelaskan skop tanggungjawab semua pihak terlibat dan denda hendaklah dikenakan sekiranya terma dan syarat tidak dipatuhi. 10.5.2 RBSB perlu membuat pemantauan terhadap proses pengambilan dan penghantaran baja bagi mengurangkan kerosakan terhadap beg baja. 10.5.3 RBSB hendaklah menyelesaikan masalah kelewatan penerimaan nota penghantaran dengan mengadakan perbincangan antara RISDA dan RISDA Fleet. Maklum Balas Terkini Berkaitan Dengan Perenggan Ini Boleh Dirujuk Di Muka Surat 355-358 Laporan Maklum Balas Daripada Perbendaharaan Malaysia Ke Atas Isu-Isu Utama Dalam Laporan Ketua Audit Negara Mengenai Pengurusan Aktiviti Badan Berkanun Persekutuan Dan Pengurusan Syarikat Subsidiari Bagi Tahun 2012 Siri 1. 184 PIHAK BERKUASA KEMAJUAN PEKEBUN KECIL PERUSAHAAN GETAH 11. PENGURUSAN SMALLHOLDERS DEVELOPMENT CORPORATION SDN. BERHAD 11.1 LATAR BELAKANG Smallholders Development Corporation Sdn. Berhad (SHDC) diperbadankan di bawah Akta Syarikat 1965 pada 22 April 1978. SHDC adalah sebuah syarikat yang dimiliki sepenuhnya oleh Pihak Berkuasa Kemajuan Pekebun Kecil Perusahaan Getah (RISDA) dengan modal dibenarkan dan berbayar berjumlah RM10 juta. Aktiviti SHDC adalah menyediakan perkhidmatan kawalan keselamatan, pengurusan dan perundingan, penyewaan, perniagaan am dan pengangkutan. 11.2 OBJEKTIF PENGAUDITAN Pengauditan ini dijalankan untuk menilai sama ada prestasi kewangan, pengurusan aktiviti SHDC, pengurusan kewangan dan tadbir urus korporat telah dilaksanakan dengan teratur selaras dengan objektif penubuhannya. 11.3 SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN Pengauditan meliputi aspek prestasi kewangan, pengurusan aktiviti, pengurusan kewangan, tadbir urus korporat dan pemantauan bagi tahun 2007 sehingga bulan Ogos 2012. Semakan terhadap dokumen dan fail serta laporan dijalankan di Ibu Pejabat SHDC Jalan Ampang, Kuala Lumpur. Temu bual telah diadakan dengan pegawai yang telibat dengan pengurusan Perkhidmatan Kawalan Keselamatan serta Perkhidmatan Pengurusan Dan Perundingan. 11.4 PENEMUAN AUDIT Pengauditan yang dijalankan antara bulan Julai sehingga Ogos 2012 mendapati prestasi kewangan dan pengurusan kewangan serta tadbir urus korporat SHDC adalah baik. SHDC telah mencatat keuntungan selepas cukai sejumlah RM0.72 juta dalam tahun 2011 berbanding RM0.54 juta pada tahun 2010. Bagaimanapun, pengurusan aktiviti Perkhidmatan Kawalan Keselamatan serta Perkhidmatan Pengurusan Dan Perundingan adalah memuaskan. Antara kelemahan yang diperhatikan adalah seperti berikut: 185 i. Sebanyak 5 jenis perkhidmatan kawalan keselamatan telah dirancang dalam Pelan Strategik Tahun 2009 sehingga 2013 tetapi hanya 2 jenis perkhidmatan sahaja dilaksanakan sehingga bulan Ogos 2012. ii. Peraturan mengenai aktiviti perkhidmatan kawalan keselamatan tidak dipatuhi sepenuhnya seperti syarat lantikan, tapisan keselamatan dan latihan. iii. Tawaran projek dan pelantikan kontraktor tidak mengikut peraturan perolehan SHDC. iv. Kegagalan kontraktor mematuhi syarat dalam perjanjian menyebabkan matlamat projek tidak dapat dicapai sepenuhnya. Penjelasan lanjut mengenai perkara yang dibangkitkan adalah seperti berikut: 11.4.1 Prestasi Kewangan Analisis kewangan telah dibuat berdasarkan penyata kewangan diaudit bagi tahun 2007 sehingga 2011. Analisis trend dan nisbah digunakan untuk menilai prestasi kewangan syarikat. Secara keseluruhannya prestasi kewangan SHDC bagi tahun 2007 sehingga 2011 adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 11.1 KEDUDUKAN PENDAPATAN, PERBELANJAAN DAN KEUNTUNGAN/(KERUGIAN) SHDC TAHUN KEWANGAN BUTIRAN 2007 (RM Juta) 2008 (RM Juta) 2009 (RM Juta) 2010 (RM Juta) 2011 (RM Juta) Pendapatan 11.76 8.78 8.01 10.10 9.54 Pendapatan Lain 1.21 0.57 0.52 1.47 1.10 Jumlah Pendapatan 12.97 9.35 8.53 11.57 10.64 Belanja Operasi 4.24 3.27 5.89 8.11 6.47 Kos Kakitangan 0.99 1.19 1.03 1.30 1.34 Susut Nilai 0.21 0.20 0.17 0.17 0.06 Perbelanjaan Lain 10.42 5.35 0.75 1.07 1.95 Kos Kewangan 0.02 0.10 0.02 0.02 0.01 Jumlah Perbelanjaan 15.88 10.11 7.86 10.67 9.83 Keuntungan/(Kerugian) Sebelum Cukai (2.91) (0.76) 0.67 0.90 0.81 Cukai 0.02 0.09 0.21 0.36 0.09 Keuntungan/(Kerugian) Selepas Cukai (2.93) (0.85) 0.46 0.54 0.72 Sumber: Penyata Kewangan Diaudit SHDC Bagi Tahun Berakhir 31 Disember 2007 Sehingga 2011 186 11.4.1.1 Analisis Trend a. Analisis terhadap prestasi kewangan bagi tahun 2007 sehingga 2011 mendapati SHDC mengalami kerugian selepas cukai bagi tahun 2007 dan 2008 sejumlah RM2.93 juta dan RM0.85 juta. Bagaimanapun, pada tahun 2009, 2010 dan 2011, SHDC telah mencatatkan keuntungan selepas cukai sejumlah RM0.46 juta, RM0.54 juta dan RM0.72 juta. b. Pendapatan SHDC diperoleh daripada perkhidmatan kawalan keselamatan, perniagaan am, sewa, yuran pengurusan dan perundingan. Selain itu, SHDC juga memperoleh pendapatan daripada dividen dan faedah simpanan tetap. Pada tahun 2010, pendapatan SHDC meningkat sejumlah RM3.04 juta atau 35.6 peratus berbanding tahun 2009. Bagaimanapun, pada tahun 2011 pendapatan SHDC menurun sejumlah RM0.93 juta atau 8 peratus berbanding tahun 2010. c. Perbelanjaan SHDC dari tahun 2007 sehingga 2011 juga menunjukkan penurunan dari RM15.88 juta pada tahun 2007 kepada RM9.83 juta pada tahun 2011. Penurunan perbelanjaan disebabkan oleh penurunan kos langsung, kos kewangan dan cukai. 11.4.1.2 Analisis Nisbah Kewangan Analisis nisbah kewangan telah dijalankan terhadap butiran dalam penyata kewangan dari tahun 2007 sehingga 2011 bagi menilai prestasi kewangan SHDC seperti di jadual berikut: JADUAL 11.2 ANALISIS NISBAH KEWANGAN BUTIRAN TAHUN 2007 2008 2009 2010 2011 Nisbah Semasa 0.97 : 1 0.88 : 1 1.60 : 1 1.68 :1 2.14 : 1 Margin Untung Bersih (%) (22.6) (9.1) 5.4 4.7 6.8 Pulangan Atas Ekuiti (%) (29.3) (8.5) 4.6 5.3 7.1 Sumber: Penyata Kewangan Diaudit SHDC Bagi Tahun Berakhir 31 Disember 2007 Sehingga 2011 a. Nisbah Semasa Nisbah semasa adalah ukuran yang digunakan bagi menilai kekukuhan kewangan syarikat. Nisbah ini menunjukkan kemampuan syarikat menjelaskan hutang jangka pendek dengan membandingkan aset semasa dan liabiliti semasa. Nisbah semasa pada kadar 2:1 dan ke atas menunjukkan syarikat mempunyai kecairan yang tinggi dan berupaya menampung liabiliti semasanya. Nisbah semasa SHDC menunjukkan peningkatan daripada 1.68 kali pada tahun 187 2010 kepada 2.14 kali pada tahun 2011 iaitu menunjukkan keupayaan SHDC menampung liabiliti semasa bagi tahun 2011. b. Margin Untung Bersih Margin untung bersih menunjukkan keupayaan SHDC untuk menjana keuntungan bagi pendapatan yang diperoleh. Margin untung bersih SHDC menunjukkan peningkatan daripada 4.7 peratus pada tahun 2010 kepada 6.8 peratus pada tahun 2011. Peningkatan margin untung bersih pada tahun 2011 disebabkan oleh penurunan perbelanjaan yang membolehkan syarikat mencatatkan keuntungan selepas cukai sejumlah RM0.72 juta. c. Pulangan Atas Ekuiti Pulangan atas ekuiti bertujuan untuk mengukur pulangan ke atas modal syarikat iaitu pulangan bersih yang diperoleh bagi pelaburan yang telah dibuat. Pulangan atas ekuiti SHDC telah meningkat daripada 5.3 peratus pada tahun 2010 kepada 7.1 peratus pada tahun 2011 iaitu menunjukkan syarikat berupaya memberi pulangan kepada pemegang sahamnya. Pada pendapat Audit, secara keseluruhannya prestasi dan kedudukan kewangan SHDC adalah baik dengan peningkatan keuntungan selepas cukai dari tahun 2009 sehingga 2011. 11.4.2 Pengurusan Aktiviti a. Aktiviti SHDC adalah menyediakan perkhidmatan kawalan keselamatan, pengurusan dan perundingan, penyewaan, perniagaan am dan pengangkutan. Pengurusan aktiviti yang cekap dapat memastikan kelancaran perjalanan syarikat dan seterusnya menjamin pencapaian objektif. Sasaran keuntungan bagi setiap aktiviti ditetapkan dan menjadi petunjuk aras kepada prestasi syarikat. Pendapatan daripada aktiviti SHDC bagi tahun 2009 sehingga 2011 adalah seperti di jadual berikut: 188 JADUAL 11.3 PENDAPATAN DARIPADA AKTIVITI SHDC BAGI TAHUN 2009 SEHINGGA 2011 AKTIVITI Perkhidmatan Kawalan Keselamatan Perkhidmatan Pengurusan Dan Perundingan 2009 (RM) 2010 (RM) 2011 (RM) 3,097,855 3,409,872 4,642,176-949,748 2,928,194 Pendapatan Sewa 1,158,565 1,499,773 1,022,055 Perniagaan Am 2,798,692 229,629 942,962 Pengangkutan 956,157 4,012,172 - JUMLAH 8,011,269 10,101,194 9,535,387 Sumber: Penyata Kewangan SHDC b. Pendapatan tertinggi bagi tahun 2011 adalah melalui perkhidmatan kawalan keselamatan berjumlah RM4.64 juta diikuti dengan perkhidmatan pengurusan dan perundingan berjumlah RM2.93 juta. Pendapatan daripada penyewaan adalah berjumlah RM1.02 juta diikuti dengan perniagaan am berjumlah RM0.94 juta. Pihak Audit telah memilih pengurusan Perkhidmatan Kawalan Keselamatan serta Perkhidmatan Pengurusan Dan Perundingan untuk diaudit berdasarkan aktiviti yang menjanakan pendapatan tertinggi syarikat. 11.4.2.1 Pengurusan Perkhidmatan Kawalan Keselamatan Pada 1 Jun 1990, SHDC telah menyediakan perkhidmatan kawalan keselamatan tanpa senjata kepada RISDA dan syarikat subsidiarinya. Bahagian Keselamatan SHDC bertanggungjawab terhadap pengurusan perkhidmatan kawalan keselamatan yang diketuai oleh seorang Pengurus dan dibantu oleh seorang Eksekutif. Bahagian Keselamatan berfungsi untuk menyediakan perkhidmatan kawalan keselamatan terhadap bangunan pejabat, stor dan ladang milik RISDA serta syarikat subsidiarinya. Penemuan Audit terhadap pengurusan perkhidmatan kawalan keselamatan adalah seperti berikut: a. Perancangan Strategik Perancangan strategik bagi Perkhidmatan Kawalan Keselamatan bagi tahun 2009 sehingga 2013 adalah seperti di jadual berikut: 189 JADUAL 11.4 PERANCANGAN STRATEGIK PERKHIDMATAN KAWALAN KESELAMATAN Perkhidmatan Yang Ditawarkan Strategi Kawalan Statik Premis. Kawalan Rondaan Ladang. Kawalan Bersenjata. Kawalan Orang Kenamaan. Kawalan Penghantaran Wang Cash In Transit. Menyediakan perkhidmatan kawalan keselamatan untuk semua premis dan ladang RISDA dan anak syarikat pada tahap 100% bagi tahun 2011. Sebagai sebuah syarikat yang menyedia kawalan keselamatan untuk pasaran luar pada tahun 2010. Menjelang 2013, sasaran nilai pasaran 1.3% daripada sasaran keseluruhan iaitu RM22 juta. RISDA Bancian oleh SHDC terdapat 260 premis. 100% mulai tahun 2011. Kawalan 24 jam sehari. Mohon kadar caj kawalan dinaikkan setanding industri. Kursus asas kepada pengawal keselamatan. Pelan Tindakan Luar RISDA Tahun 2010 50 premis atau 100 pengawal. Tahun 2011 100 premis atau 200 pengawal. Tahun 2012 150 premis atau 300 pengawal. Tahun 2013 200 premis atau 400 pengawal. Sasaran Pelanggan i. Agensi di bawah Kementerian Luar Bandar dan Wilayah (KKLW). ii. Sekolah. iii. Syarikat di bawah agensi Kerajaan. Sumber: Perancangan Strategik SHDC Bagi Tahun 2009 Sehingga 2013 Semakan Audit mendapati daripada 5 perkhidmatan kawalan keselamatan yang dirancang untuk ditawarkan, 3 daripadanya belum dilaksanakan iaitu kawalan bersenjata, kawalan orang kenamaan dan kawalan penghantaran wang. Sehingga bulan Ogos 2012, hanya kawalan statik dan kawalan rondaan dilaksanakan di mana SHDC telah memberi perkhidmatan kawalan keselamatan kepada 105 atau 40.4 peratus daripada 260 premis RISDA secara keseluruhannya tidak termasuk syarikat subsidiari yang lain. Maklum Balas Daripada SHDC Diterima Pada 18 Mac 2013. SHDC memaklumkan syarikat hanya memiliki Lesen Untuk Agensi Persendirian yang meliputi kawalan statik dan kawalan rondaan. Keperluan perkhidmatan kawalan bersenjata, kawalan orang kenamaan dan kawalan penghantaran wang tidak relevan kepada kontrak perkhidmatan yang sedia ada. Setakat bulan Mac 2013, SHDC menyediakan khidmat kawalan keselamatan terhadap 119 atau 62.3 peratus daripada 191 premis dan ladang RISDA. SHDC akan berusaha untuk mendapatkan peluang menyediakan perkhidmatan kawalan keselamatan di semua premis dan ladang milik RISDA serta syarikat subsidiari. 190 b. Pengawal Keselamatan i. Pelantikan Pengawal Keselamatan Melebihi Umur 65 Tahun Mengikut Pekeliling Agensi Persendirian Bilangan 4 Tahun 2010, Kementerian Dalam Negeri telah menetapkan syarat pelantikan pengawal keselamatan adalah berumur antara 18 hingga 65 tahun. Semakan Audit mendapati 14 daripada 247 atau 5.7 peratus pengawal keselamatan yang dilantik berumur melebihi 65 tahun. Pelantikan ini tidak mematuhi Pekeliling Agensi Persendirian Bilangan 4 Tahun 2010. Pada pendapat Audit, SHDC perlu mematuhi pekeliling yang ditetapkan dan memastikan pengawal keselamatan yang dilantik berumur tidak melebihi 65 tahun. Maklum Balas Daripada SHDC Diterima Pada 18 Mac 2013. SHDC memaklumkan setakat bulan Februari 2013, seramai 8 pengawal yang berumur melebihi 65 tahun. SHDC mengambil tindakan menamatkan perkhidmatan terhadap 8 pengawal terbabit secara berperingkat sebelum berakhir 31 Disember 2013. Penamatan perlu dijalankan secara berperingkat disebabkan jangkaan mencari pengganti akan mengambil masa. ii. Tapisan Keselamatan Menurut Pekeliling Agensi Persendirian Bilangan 4 Tahun 2010, Kementerian Dalam Negeri menetapkan kesemua pengawal keselamatan hendaklah lulus tapisan keselamatan atau sekurang-kurangnya telah melakukan proses tapisan keselamatan dalam sistem iaitu Sistem Agensi Persendirian Dan Pengawal Keselamatan. Pekeliling tersebut juga menetapkan hanya pengawal yang telah lulus tapisan sahaja dibenarkan bekerja. Semakan Audit mendapati kesemua 247 pengawal keselamatan SHDC yang diambil bekerja tidak menjalani tapisan keselamatan. Semakan lanjut mendapati SHDC telah mengemukakan surat permohonan bertarikh 20 Jun 2012 untuk menjalankan tapisan keselamatan terhadap pengawal keselamatannya kepada Kementerian Dalam Negeri. Pada pendapat Audit SHDC hendaklah membuat tapisan keselamatan secara online melalui sistem dan memastikan pelantikan pengawal keselamatan lulus tapisan keselamatan. 191 Maklum Balas Daripada SHDC Diterima Pada 18 Mac 2013. SHDC memaklumkan telah mendapat kata laluan daripada Kementerian Dalam Negeri (KDN) pada 7 Ogos 2012 yang membolehkan semakan dan tapisan dilakukan secara online. Maklumat keseluruhan 247 orang pengawal tersebut telah dihantar kepada KDN melalui sistem. Bagaimanapun, sistem ini memerlukan maklumat kad pengenalan lama dan maklumat ibu bapa pengawal diisi. Maklumat tersebut tiada dalam rekod SHDC. Oleh itu pengurusan perlu mendapatkan maklumat tersebut daripada semua pengawal dengan mengarahkan pengawal mengisi borang untuk diserahkan kepada penyelia. Perkara ini akan diselesaikan selewat-lewatnya pada 30 Jun 2013. iii. Latihan Menurut Pekeliling Agensi Persendirian Bilangan 4 Tahun 2010, Kementerian Dalam Negeri menetapkan pengawal keselamatan hendaklah menjalani latihan induksi/dalaman syarikat dalam masa 7 hari daripada tarikh pelantikan. Selain itu, pengawal keselamatan juga hendaklah menjalani Latihan Asas Pengawal Keselamatan Tahap 1 yang ditetapkan oleh Kementerian Dalam Negeri dalam tempoh 3 bulan selepas lulus ujian tapisan keselamatan. Semakan Audit mendapati SHDC tidak menyediakan Latihan Asas Pengawal Keselamatan Tahap 1 kepada pengawal keselamatan. Hanya penyelia pengawal keselamatan sahaja yang menghadiri Kursus Sesi Rejuvenasi Penyelia-penyelia SHDC. Pada pendapat Audit, semua pengawal keselamatan SHDC perlu menjalani Latihan Asas Pengawal Keselamatan Tahap 1 untuk meningkatkan tahap kompeten dalam menjalankan tugas. Maklum Balas Daripada SHDC Diterima Pada 18 Mac 2013. SHDC memaklumkan Kursus Keselamatan diadakan secara berperingkatperingkat bagi melancarkan operasi syarikat dan mengelakkan daripada pos kawalan tidak dikawal. SHDC telah melaksanakan 2 kali kursus pada tahun 2012 dan sekali pada tahun 2013 yang melibatkan seramai 77 pengawal. Kursus yang dijalankan merangkumi kaedah pencegahan kebakaran, keterampilan diri dan komunikasi berkesan termasuk yang berkaitan dengan bidang tugas pengawal terutama kuasa menurut Kanun Keseksaan dan Kanun Aturcara Jenayah. 192 11.4.2.2 Perkhidmatan Pengurusan Dan Perundingan Perkhidmatan Pengurusan dan Perundingan merupakan salah satu aktiviti utama SHDC yang menjana pendapatan tinggi kepada syarikat. Salah satu aktiviti pengurusan yang dipilih untuk tujuan pengauditan adalah Projek Integrasi Ternakan Lembu. a. Projek Integrasi Ternakan Lembu Di Ladang Ulu Tiram Johor Bahru, Johor SHDC telah dilantik oleh RISDA sebagai Integrator ternakan lembu secara integrasi di ladang kelapa sawit di Ladang Ulu Tiram, Johor. Projek ini melibatkan 44 peserta yang terdiri daripada pekebun kecil di Negeri Johor. Pada 21 Mei 2009, RISDA telah menyalurkan sejumlah RM440,000 kepada SHDC untuk mengurus Projek Integrasi Ternakan Lembu dan SHDC telah melantik MBA Farm Sdn. Berhad sebagai kontraktor bagi mengurus projek tersebut. Penjelasan lanjut mengenai perkara yang dibangkitkan adalah seperti berikut: i. Pelantikan Kontraktor Tidak Mengikut Peraturan Perolehan Mengikut Peraturan Perolehan SHDC, perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja bernilai melebihi RM20,000 hendaklah dibuat secara sebut harga. Dalam perjanjian yang dimeterai antara SHDC dengan MBA Farm Sdn. Berhad, SHDC telah memperuntukkan sejumlah RM428,440 bagi tujuan melaksanakan projek tersebut. Pada 23 April 2010, SHDC telah menjelaskan bayaran berjumlah RM428,440 kepada kontraktor. Semakan Audit mendapati pelantikan MBA Farm Sdn. Berhad bercanggah dengan peraturan perolehan SHDC kerana tidak dibuat secara sebut harga memandangkan jumlah projek melebihi RM20,000. Selain itu, SHDC tidak menjalankan due diligence terhadap kontraktor yang dilantik secara rundingan terus bagi mengurus projek ini. Maklum Balas Daripada SHDC Diterima Pada 18 Mac 2013. SHDC memaklumkan Mesyuarat Lembaga Pengarah Kali Ke 1 Tahun 2010 pada 28 April 2010 telah mengambil maklum pengurusan projek tersebut berdasarkan piawaian Good Animal Husbandry Practise. Mesyuarat juga mengambil maklum bagi menjimatkan kos projek terutama pembinaan kandang dengan persetujuan RISDA Johor, SHDC telah menggunakan kandang milik MBA Farm Sdn. Berhad. SHDC akan memastikan semua 193 perolehan SHDC yang berjumlah RM20,001 hingga RM500,000 perlu diluluskan oleh Jawatankuasa Perolehan melalui kaedah sebut harga. ii. Penamatan Kontrak Mengikut perjanjian antara SHDC dengan MBA Farm Sdn. Berhad, keduadua pihak berhak memberi notis bertulis selama 3 bulan kepada pihak satu lagi untuk menamatkan perjanjian jika berlaku keadaan seperti pelanggaran terhadap peruntukan dan syarat perjanjian. Semakan Audit mendapati, MBA Farm Sdn. Berhad telah menghantar notis penamatan sebagai Kontraktor Projek. Oleh itu, SHDC telah menuntut daripada MBA Farm Sdn. Berhad supaya membayar balik wang pendahuluan yang telah diberikan pada bulan April 2010, dividen dan yuran pengurusan termasuk faedah berjumlah RM545,926. SHDC dan MBA Farm Sdn. Berhad telah bersetuju agar MBA Farm Sdn. Berhad melunaskan hutang tersebut mengikut jadual bayaran yang telah ditetapkan. Semakan lanjut mendapati sehingga bulan Disember 2012 tiada bayaran telah diterima daripada MBA Farm Sdn. Berhad. Pada pendapat Audit, pengurusan Projek Integrasi Ternakan Lembu ini adalah lemah. SHDC tidak mempunyai pengalaman dan kepakaran dalam mengurus projek ternakan menyebabkan projek tidak dapat diteruskan. Selain itu, pelantikan kontraktor bercanggah dengan peraturan perolehan syarikat. Maklum Balas Daripada SHDC Diterima Pada 18 Mac 2013. SHDC memaklumkan RISDA Holdings Sdn. Berhad telah melantik firma guaman untuk mengambil tindakan undang-undang terhadap MBA Farm Sdn. Berhad. Notis Tuntutan telah dikeluarkan pada 2 Ogos 2012 kepada MBA Farm Sdn. Berhad. Saman akan dikemukakan sekiranya bayaran ini masih belum diperoleh. Sehingga kini MBA Farm Sdn. Berhad masih gagal membayar balik wang tersebut dan RISDA Holding Sdn. Berhad telah mengarahkan firma guaman memfailkan saman dan penyataan tuntutan di Mahkamah Tinggi Shah Alam pada 3 Disember 2012. Mahkamah telah menetapkan 27 Mac 2013 untuk merekodkan Penghakiman Persetujuan di hadapan Hakim Mahkamah Tinggi Shah Alam untuk mendapatkan bayaran sejumlah RM520,160 termasuk faedah 4 peratus menjadikan berjumlah RM545,926 daripada MBA Farm Sdn. Berhad. 194 11.4.2.3 Pemantauan Aktiviti Pemantauan adalah aspek pengurusan yang perlu dilakukan secara berterusan bagi memastikan aktiviti diurus dengan cekap supaya segala kelemahan dan masalah dapat dikenal pasti dengan segera. SHDC telah mewujudkan mekanisme pemantauan di peringkat Bahagian, Pengurusan Atasan dan Lembaga Pengarah bagi memastikan perkhidmatan dilaksanakan dengan cekap dan teratur. a. Pemantauan terhadap aktiviti Perkhidmatan Kawalan Keselamatan Semakan Audit mendapati Bahagian Keselamatan ada menyediakan Laporan Aduan dan Tindakan, Laporan Prestasi Kehadiran dan Laporan Rumusan Bulanan. Persempadanan kawasan pemantauan oleh penyeliaan cawangan juga telah diadakan. Selain itu mesyuarat Lembaga Pengarah SHDC ada membincangkan isu dan masalah aktiviti yang berkaitan. b. Pemantauan terhadap Projek Integrasi Ternakan Lembu Semakan Audit mendapati SHDC ada menyediakan Laporan Kemajuan Projek Integrasi Lembu. Selain itu, kemajuan projek juga ada dibincangkan di mesyuarat Lembaga Pengarah SHDC. Pada pendapat Audit, pemantauan aktiviti Perkhidmatan Kawalan Keselamatan dan Projek Integrasi Ternakan Lembu telah dilaksanakan dengan memuaskan. 11.5 SYOR AUDIT Pihak Audit mengesyorkan SHDC mengambil tindakan penambahbaikan terhadap kelemahan yang dibangkitkan supaya kelemahan tersebut tidak berulang dalam pelaksanaan projek seperti berikut: 11.5.1 Menumpukan sepenuh perhatian dan memantapkan perkhidmatan kawalan statik dan rondaan yang sedia ada dan menyediakan perkhidmatan kawalan keselamatan kepada semua premis dan ladang milik RISDA serta syarikat subsidiari. 11.5.2 Memantapkan perkhidmatan kawalan keselamatan dan memastikan pekeliling Kementerian Dalam Negeri dipatuhi. 11.5.3 Mengkaji semula strategi perniagaan dan memastikan SHDC menjalankan aktiviti yang mempunyai kepakaran dan menguntungkan. 195 11.5.5 Menjalankan due diligence terhadap kontraktor yang dilantik bagi mengurus sesuatu projek. Maklum Balas Terkini Berkaitan Dengan Perenggan Ini Boleh Dirujuk Di Muka Surat 359 363 Laporan Maklum Balas Daripada Perbendaharaan Malaysia Ke Atas Isu-Isu Utama Dalam Laporan Ketua Audit Negara Mengenai Pengurusan Aktiviti Badan Berkanun Persekutuan Dan Pengurusan Syarikat Subsidiari Bagi Tahun 2012 Siri 1. 196 MAJLIS AGAMA ISLAM WILAYAH PERSEKUTUAN 12. PENGURUSAN INSTITUT PROFESIONAL BAITULMAL SDN. BERHAD 12.1 LATAR BELAKANG Institut Profesional Baitulmal Sdn. Berhad (IPB) ditubuhkan pada 23 April 1992 di bawah Akta Syarikat 1965 dengan pegangan 70 peratus oleh Majlis Agama Islam Wilayah Persekutuan (MAIWP) dan 30 peratus oleh Yayasan Wilayah Persekutuan. Modal yang dibenarkan dan modal berbayar berjumlah RM5 juta. IPB merupakan institusi pendidikan swasta yang menawarkan kursus jangka pendek dan kursus profesional seperti The London Chamber of Commerce and Industry International Qualification (LCCIIQ), Certified Accounting Technician (CAT) serta Certified Tax Institute of Malaysia (CTIM). Selain itu, IPB juga menawarkan kursus Pra-The London Chamber of Commerce and Industry (Pra-LCCI) dan turut menjalankan program usaha sama dengan Universiti Teknologi Mara dan Universiti Terbuka Malaysia. 12.2 OBJEKTIF PENGAUDITAN Pengauditan ini dijalankan untuk menilai sama ada prestasi kewangan IPB, pengurusan aktiviti, tadbir urus korporat dan pengurusan kewangan telah dilaksanakan dengan teratur selaras dengan objektif penubuhannya. 12.3 SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN Pengauditan ini meliputi aspek prestasi kewangan dan pengurusan aktiviti yang dijalankan. Pengauditan dijalankan dengan meneliti Akta Syarikat 1965, Memorandum dan Artikel Syarikat, peraturan kewangan syarikat, minit mesyuarat Lembaga Pengarah, Pekeliling Kerajaan dan rekod berkaitan dengan pengurusan IPB dari tahun 2009 sehingga bulan Januari 2012. Analisis kewangan adalah berdasarkan penyata kewangan diaudit bagi tahun berakhir 31 Disember 2007 sehingga 31 Disember 2011. Selain itu, temu bual dan perbincangan telah diadakan dengan pegawai yang berkenaan. 12.4 PENEMUAN AUDIT Pengauditan yang dijalankan pada bulan Februari dan Mac 2012 mendapati prestasi kewangan IPB bagi tahun kewangan 2007 sehingga 2011, pengurusan kewangan serta tadbir urus korporat adalah baik. Bagaimanapun, pengurusan aktiviti mengenai pengendalian kursus adalah memuaskan kecuali perkara berikut: 197 (RM Juta) 1.8 1.6 1.4 1.2 1 0.8 0.6 0.4 0.2 0 1.48 CARTA 12.2 TREND KEUNTUNGAN 1.62 0.29 0.41 2007 2008 2009 2010 2011 1.66 Tahun Keuntungan Sebelum Cukai, Zakat dan Dividen Sumber: Penyata Kewangan Syarikat Bagi Tahun Kewangan 2007 Sehingga 2011 12.4.1.1 Analisis Trend a. Prestasi kewangan IPB mengalami peningkatan bagi tahun 2007 sehingga 2011. Sumber pendapatannya adalah daripada yuran pengajian pelajar, yuran pendaftaran dan caj lain semasa kemasukan pelajar. Pada tahun 2009, keuntungan bersih telah menurun sejumlah RM0.87 juta atau 75.7 peratus menjadi RM0.28 juta berbanding RM1.15 juta pada tahun 2008. Ini disebabkan oleh penurunan pendapatan kendalian dan pendapatan lain serta peningkatan perbelanjaan pentadbiran. Antara peningkatan perbelanjaan yang ketara adalah gaji, bonus dan elaun kakitangan. Bagaimanapun, keuntungan bersih IPB telah meningkat sejumlah RM1.05 juta atau 362.1 peratus dari RM0.29 juta pada tahun 2010 kepada RM1.34 juta pada tahun 2011. 12.4.1.2 Analisis Nisbah Kewangan Semakan terhadap penyata kewangan tahun 2007 sehingga 2011 telah dibuat bagi menentukan tahap prestasi kewangan IPB meliputi nisbah semasa, margin untung bersih dan nisbah hutang seperti di jadual berikut: 199 JADUAL 12.2 ANALISIS NISBAH KEWANGAN BUTIRAN 2007 2008 2009 2010 2011 Nisbah Semasa 3.1:1 3.8:1 4.2:1 3.8:1 3.7:1 Margin Untung Bersih (%) 11.3 16.4 4.4 3.9 15.0 Nisbah Hutang (%) 30.1 26.0 23.2 25.7 25.7 Sumber: Penyata Kewangan Syarikat Bagi Tahun Kewangan 2007 Sehingga 2011 a. Nisbah Semasa Nisbah semasa adalah ukuran yang digunakan bagi menilai kekukuhan kewangan syarikat. Nisbah ini menunjukkan kemampuan syarikat menjelaskan hutang jangka pendek dengan membandingkan aset semasa dan liabiliti semasa. Nisbah semasa pada kadar 2:1 dan ke atas menunjukkan syarikat mempunyai kecairan yang tinggi dan berupaya menampung liabiliti semasanya. Nisbah semasa IPB bagi tahun 2007 sehingga 2011 adalah baik iaitu jumlah aset semasa mencukupi untuk menampung jumlah liabiliti semasa. b. Margin Untung Bersih Margin untung bersih menunjukkan keupayaan IPB untuk menjana keuntungan bagi pendapatan yang diperoleh. Peningkatan nisbah ini menunjukkan kecekapan sesebuah syarikat menjalankan perniagaan. Margin untung bersih IPB telah meningkat daripada 11.3 peratus pada tahun 2007 kepada 15 peratus pada tahun 2011. c. Nisbah Hutang Analisis nisbah hutang dibuat dengan membandingkan jumlah liabiliti dan jumlah aset syarikat untuk menilai kestabilan syarikat. Mengikut piawaian industri, syarikat boleh dianggap kurang bergantung kepada pinjaman jika peratus nisbah hutang kurang daripada 50 peratus. Nisbah hutang IPB dari tahun 2007 sehingga 2011 antara 23.2 peratus hingga 30.1 peratus menunjukkan IPB berada dalam kedudukan stabil. Pada pendapat Audit, secara keseluruhan kedudukan prestasi kewangan IPB pada tahun 2007 sehingga 2011 adalah baik dan mencatat pertumbuhan dalam keuntungan bersih. Keuntungan selepas cukai syarikat meningkat RM1.05 juta atau 362.1 peratus dari RM0.29 juta pada tahun 2010 kepada RM1.34 juta pada tahun 2011. 200 12.4.2 Pengurusan Aktiviti Aktiviti utama IPB adalah memberikan perkhidmatan pendidikan dengan menawarkan kursus profesional dalam pelbagai bidang bagi melahirkan profesional dan meningkatkan taraf ekonomi umat Islam. Butiran kursus yang ditawarkan oleh IPB dan tempoh pengajian adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 12.3 KURSUS YANG DITAWARKAN KURSUS Program Usaha Sama UiTM - Diploma Pengajian Perniagaan - Diploma Perakaunan - Diploma Sistem Maklumat Perakaunan - Diploma Sains Komputer - Pra Perdagangan Program Universiti Terbuka Malaysia* - Ijazah Perakaunan - Ijazah Pentadbiran Perniagaan Kursus Profesional - The London Chamber of Commerce and Industry International Qualification (LCCIIQ) - Certified Accounting Technician (CAT) - Certified Tax Institute of Malaysia (CTIM) Kursus Jangka Pendek - UBS Accounting System - Malaysian University English Test (MUET) Nota (*): Pengambilan Pelajar Bermula Pada Tahun 2009 Sumber: Unit Pemasaran Syarikat TEMPOH PENGAJIAN (BULAN) 36 36 36 36 6 36 36 18 18 36 - - 12.4.2.1 Pemberian Biasiswa Kepada Pelajar IPB a. Bahagian Baitulmal MAIWP menawarkan 3 kategori biasiswa kepada pelajar IPB seperti di jadual berikut: JADUAL 12.4 KATEGORI TAJAAN BIASISWA BAITULMAL MAIWP KURSUS / KATEGORI BIASISWA PRA LCCI (RM) LCCIIQ (RM) CAT (RM) CTIM (RM) PRA DIPLOMA (RM) DIPLOMA (RM) Bantuan Penuh -Yuran -Intensif Inggeris -Elaun Sara Hidup 2,000-1,500 2,000 600 1,500 1,850 600 1,500 2,500 600 1,500 1,700-1,500 - - 1,500 Bantuan Penuh Tanpa Elaun -Yuran -Intensif Inggeris -Elaun Sara Hidup 2,000 - - 2,000 600-1,850 600-2,500 600-1,700 - - - - 1,500 Bantuan Separuh Tanpa Elaun -Yuran -Intensif Inggeris -Elaun Sara Hidup 1,000 - - 1,000 600-925 600-1,250 600-850 - - - - 1,500 Sumber: Unit Pengurusan Kewangan Syarikat 201 b. Semakan Audit mendapati sehingga 31 Disember 2011, sejumlah RM1 juta biasiswa tidak dapat diagihkan kepada pelajar oleh IPB berikutan kelewatan menerima wang biasiswa daripada pihak MAIWP. Biasiswa ini tidak diagihkan kerana terdapat pelajar yang telah berhenti dan biasiswa ditahan atas sebab masalah disiplin. Semakan Audit selanjutnya mendapati wang biasiswa tersebut masih disimpan oleh IPB dan tidak dikembalikan kepada MAIWP. Pada pendapat Audit, usaha penajaan biasiswa oleh MAIWP perlu diteruskan bagi membantu kewangan pelajar yang mengikuti kursus di IPB. Bagaimanapun, pengurusan biasiswa antara IPB dan MAIWP perlu ditambahbaik supaya tidak berlaku kelewatan pengagihan biasiswa manakala wang biasiswa yang tidak diagihkan hendaklah dikembalikan kepada MAIWP. Maklum Balas Daripada IPB Diterima Pada 18 Mac 2013. MAIWP telah dimaklumkan bahawa Jabatan Kewangan IPB akan berbincang berkenaan wang biasiswa yang tidak diagihkan. 12.4.2.2 Kursus Pra-LCCI Tidak Mencapai Objektif Yang Ditetapkan a. Kursus Pra-LCCI mula dilaksanakan pada bulan Jun 2008 dengan kemasukan 26 pelajar. Objektif kursus adalah untuk memberi peluang kepada pelajar yang mempunyai pencapaian akademik yang rendah dalam Sijil Pelajaran Malaysia (SPM). Selain itu, kursus tersebut juga bertujuan memantapkan pengetahuan akademik pelajar sebagai persediaan bagi mengikuti kursus di peringkat yang lebih tinggi iaitu kursus LCCIIQ. b. Syarat kemasukan umum bagi mengikuti kursus Pra-LCCI adalah lulus subjek Matematik atau Bahasa Inggeris pada peperiksaan SPM dan jangka masa kuliah adalah selama 16 minggu. Pelajar Pra-LCCI hendaklah lulus semua mata pelajaran bagi membolehkan mereka diserap ke kursus LCCIIQ seperti di jadual berikut: 202 JADUAL 12.5 MATA PELAJARAN BAGI KURSUS PRA-LCCI MATA PELAJARAN KULIAH SEMINGGU (JAM) Asas Bahasa Inggeris 4 Kemahiran Membaca 2 Asas Matematik 4 Asas Perakaunan 4 Kemahiran Berkomputer 4 Kemahiran Penyelidikan 2 Program Motivasi 2 JUMLAH 22 Sumber: Unit Pengurusan Akademik Syarikat c. Semakan Audit terhadap rekod pengambilan pelajar mendapati hanya seramai 276 pelajar atau 34.8 peratus berjaya melanjutkan pelajaran ke kursus LCCIIQ manakala seramai 189 pelajar atau 23.8 peratus telah berhenti sebelum tamat pengajian. Selain itu, seramai 329 pelajar atau 41.4 peratus telah gagal dalam peperiksaan dan tidak layak menyambung pelajaran ke kursus LCCIIQ. Secara keseluruhannya, seramai 518 pelajar atau 65.2 peratus telah berhenti dan diberhentikan. Butiran semakan adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 12.6 PRESTASI PELAJAR PRA-LCCI TAHUN BILANGAN KEMASUKAN BILANGAN BERHENTI BILANGAN DIBERHENTIKAN (GAGAL) BILANGAN KE KURSUS LCCIIQ PERATUSAN KE KURSUS LCCIIQ (%) 2008 26 1 11 14 53.8 2009 175 14 64 97 55.4 2010 420 121 195 104 24.8 2011 173 53 59 61 35.3 JUMLAH 794 189 329 276 34.8 Sumber: Unit Kemasukan Dan Rekod Syarikat Pada pendapat Audit, pengendalian kursus Pra-LCCI perlu dikaji semula sama ada perlu diteruskan atau digantikan dengan kursus yang bersesuaian dengan tahap akademik pelajar. Ini adalah kerana jumlah pelajar yang berhenti dan diberhentikan adalah 65.2 peratus. Maklum Balas Daripada IPB Diterima Pada 17 Julai 2012. IPB memaklumkan tujuan kursus Pra-LCCI diwujudkan adalah sebagai tapisan awal kepada pelajar bagi melanjutkan pengajian ke peringkat LCCIIQ. Program tersebut dijalankan bagi mengurangkan pembaziran wang Baitulmal di mana 203 pelajar yang gagal di peringkat Pra-LCCI tidak dibenarkan meneruskan pengajian. 12.5 SYOR AUDIT Pihak Audit mengesyorkan IPB dan MAIWP mengambil tindakan terhadap perkara berikut: 12.5.1 IPB perlu memastikan semua wang biasiswa Baitulmal MAIWP yang tidak diagihkan kepada pelajar dikembalikan kepada MAIWP serta menyediakan laporan agihan biasiswa secara berkala. Selain itu, MAIWP perlu menyediakan garis panduan mengenai pemberian dan pengagihan biasiswa ini supaya pengurusan biasiswa dilaksanakan dengan teratur. 12.5.2 IPB perlu mengkaji semula keperluan kursus Pra-LCCI sama ada perlu diteruskan atau digantikan dengan kursus yang bersesuaian dengan tahap akademik pelajar untuk mengelakkan pembaziran wang ringgit dan juga tenaga pengajar. Maklum Balas Terkini Berkaitan Dengan Perenggan Ini Boleh Dirujuk Di Muka Surat 364-365 Laporan Maklum Balas Daripada Perbendaharaan Malaysia Ke Atas Isu-Isu Utama Dalam Laporan Ketua Audit Negara Mengenai Pengurusan Aktiviti Badan Berkanun Persekutuan Dan Pengurusan Syarikat Subsidiari Bagi Tahun 2012 Siri 1. 204 PENUTUP PENUTUP 1. Pengauditan prestasi terhadap 7 projek dan aktiviti mendapati Badan Berkanun Persekutuan mempunyai perancangan yang baik untuk melaksanakan projek dan aktivitinya. Bagaimanapun, dari segi pelaksanaannya masih ada beberapa kelemahan yang perlu ditangani segera bagi memastikan sesuatu projek dan aktiviti dilaksanakan dengan cekap, ekonomi, berkesan dan mencapai objektif yang ditetapkan. Beberapa agensi telah mengambil tindakan pembetulan selepas teguran Audit, namun langkah pembetulan perlu dilaksanakan secara berterusan. Memandangkan pengauditan adalah berdasarkan kepada pensampelan dan skop tertentu, Ketua Pegawai Eksekutif perlu mewujudkan sistem check and balance untuk memastikan pemeriksaan secara menyeluruh dijalankan. Ini adalah bertujuan untuk menilai sama ada projek dan aktiviti lain mempunyai kelemahan yang sama dan seterusnya mengambil tindakan pembetulan serta penambahbaikan. Langkah ini adalah perlu untuk memastikan projek dan aktiviti dilaksanakan mengikut jadual dan agensi mendapat value for money. 2. Prestasi kewangan dan pengurusan aktiviti syarikat subsidiari Badan Berkanun Persekutuan juga perlu dipantau oleh Ketua Pegawai Eksekutif untuk memastikan tadbir urus korporat yang baik serta dapat bersaing dengan syarikat lain secara global. 3. Selain memenuhi kehendak perundangan, saya berharap Laporan ini dapat dijadikan asas untuk memperbaiki segala kelemahan (lessons learnt), memantapkan usaha penambahbaikan serta meningkatkan akauntabiliti dan integriti. Secara tidak langsung, ia akan menyumbang ke arah pencapaian Program Transformasi Negara bagi memenuhi slogan Rakyat Didahulukan, Pencapaian Diutamakan serta memenuhi keperluan, kepentingan dan aspirasi setiap warga Malaysia. JABATAN AUDIT NEGARA Putrajaya 25 Mac 2013 207 DICETAK OLEH PERCETAKAN NASIONAL MALAYSIA BERHAD KUALA LUMPUR, 2013 www.printnasional.com.my email: Tel.: 03-92366895 Faks: 03-92224773 WJD000719 |
Salah satu tujuan dibuatnya aplikasi lpb pda adalah untuk efisiensi kertas (paperless).
Pos Terkait
Copyright © 2024 apacode Inc.
