Sebutkan beberapa prosedur analitis untuk siklus PENGGAJIAN dan personalia

AUDIT SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA

Siklus penggajian dan personalia melibatkan pekerjaan dan pembayaran kepada semua karyawan. Dalam penilaian persediaan perusahaan manufaktur, perusahaan konstruksi, dan industry lainnya tenaga kerja merupakan pertimbangan yang penting. Penilaian dan pengalokasian tenaga kerja yang tidak tepat dapat menimbulkan salah saji terhaap laba bersih yang material. Penggajian juga merupakan bidang dimana sumber daya perusahaan dapat terbuang akibat ketidak efisienan atau pencurian melalui kecurangan.

Dalam audit yang umum, perbedaan utama antara siklus penggajian dan personalia serta siklus lainnya meliputi : (1) Hanya ada satu siklus transaksi untuk penggajian, (2) Transaksi pada umumnya jauh lebih signifikan ketimbang akun neraca terkait, (3) Pengendalian internal terhadap penggajian sudah efektif bagi hamper semua perusahaa, bahkan perusahaan kecil sekalipun. Karena ketiga hal tersebut, maka ketika mengaudit penggajian, biasanya auditor menekankan pengujian pengendalian, pengujian substantive atas transaksi, dan prosedur analitis.

AKUN DAN TRANSAKSI DALAM SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA

Tujuan keseluruhan dari audit siklus penggajian dan personalia adalah untuk mengevaluasi apakah saldo akun yang terpengaruh oleh siklus tersebut telah dinyatakan secara wajar sesuai dengan prinsip prinsip akuntansi yang diterima umum.

Akun T digunakan untuk mengilustrasikan cara informasi akuntansi mengalir melalui berbagai akun dalam siklus penggajian dan personalia. Dalam sebagian besar system, akun gaji dan upah akrual hanya akan digunakan pada akhir periode akuntansi. Beban baru akan dicatat apabila karyawan telah benar benar dibayar dan bukan ketika biaya tenaga kerja terjadi. Akrual untuk tenaga kerja dicatat  dengan ayat jurnal penyesuaian pada akhir periode bagi setiap biaya tenaga kerja yang dihasilkan tetapi belum dibayar.

FUNGSI BISNIS DALAM SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA SERTA DOKUMEN DAN CATATAN TERKAIT

Siklus penggajian dan personalia dimulai dengan merekrut karyawan dan diakhiri dengan membayar karyawan tersebut atas jasa yang mereka laksanakan dan pemotongan pajak oleh pemerintah serta institusi lain dan pajak gaji serta manfaat akrual. Jadi, siklus tersebut melibatkan perolehan jasa dari karyawan yang konsisten dengan tujuan perusahaan, dan akuntansi yang tepat untuk jasa tersebut.

Departemen sumber daya manusian menyediakan sumber yang independen untuk mewawancarai dan merekrut personel yang memenuhi kualifikasi. Departemen tersebut juga merupakan sumber catatan yang independen bagi verifikasi internal atas informasi upah. Termasuk penambahan dan penghapusan gaji serta perubahan upah dan pengurangan.

Biaya orisinal dari SDM, biaya ini merupakan pengorbanan yang terjadi untuk memperoleh dan mengembangkan manusia. Biaya orisinil dari SDM secara tipical termasuk biaya- biaya rekrutmen atau pengerahan, seleksi, penerimaan (hiring), penempatan, orientasi, dan pelatihan ditempat kerja (on-the job training). Beberapa biaya yang disebut di atas merupakan biaya langsung (direct cost) dan biaya tidak langsung (indirect cost). (Islahuzzaman:2006)

Catatan personalia(personel records) meliputi data seperti tanggal mulai bekerja, investigasi personil, tingkat pembayaran, pengurangan yang diotorisasi, evaluasi kinerja dan tanggal berhenti bekerja.

Formulir otorisasi pengurangan. Formulir ini digunakan untuk mengotorisasi  pengurangan gaji, termasuk jumblah pembebasan untuk pemotongan pajak pengasilan, 401(K) dan program tabungan pension lainnya, obligasi tabungan A.S. serta iuran serikat pekerja.

Formulir otorisasi tingkat pembayaran.formulir ini digunakan untk mengotorisasi tingkat pembayaran.

Pencatatan waktu (timekeeping) dan persiapan penggajian merupakan hal yang penting dalam audit penggajian karena mempengaruhi secara langsung beban peggajian dalam setiap periode. Untuk mencegah salah saji dalam empat aktivitas tersebut diperlukan pengendalian yg memadai : (1) Penyiapan kartu waktu oleh karyawan, (2) Pengikhtisaran dan penghitungan pembayaran kotor, pengurangan dan pembayaran bersih, (3) Penyiapan cek gaj, dan  (4) Penyiapan catatan gaji.

Kartu waktu (time card) Adalah dokumen yang mengidentifikasi waktu per jam karyawan mulai dan berhenti bekerja setiap hari serta jumlah jam kerja karyawa.

Tiket waktu pekerjaan Tiket waktu pekerjan adalah formulir yang menunjukkan pekerjaan mana yang dikerjakan karyawan selama periode waktu tertentu.

Sebagaimana diketahui, bahwa misi internal audit adalah untuk membantu manajemen dalam melakukan perbaikan dan peningkatan pengelolaan aktivitas atau program agar mencapai tujuan organisasi . Hal ini diwujudkan dengan jalan menilai dan memberikan saran-saran kepada manajemen tentang cara melaksanakan tiap kegiatan yang lebih ekonomis, lebih efisien, lebih efektif, lebih produktif, dan ketaatan terhadap ketentuan yang berlaku . Agar dapat memberikan rekomendasi tersebut, internal audit harus mempelajari menilai tingkat efisiensi, kehematan (ekonomis) ketaatan, efektivitas, dan produktivitas objek yang diaudit dalam mengelola dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan aktivitasnya. (Islahuzzaman:2005)

File Transaksi Penggajian. File transaksi oleh komputer ini mencantumkan semua transaksi penggajian yang diproses oleh sistem akuntansi selama suatu periode, seperti satu hari, minggu, atau bulan. File tersebut berisi semua informasi yang dimasukkan ke dalam sistem dan informasi tentang sietiap transaksi, seperti nama karyawan dan nomor identifikasi, tanggal, pembayaran kotor dan bersih, berbagai jumlah pemotongan pajak, dan klasifikasi akun atu klasifikasi.

Jurnal atau Daftar Penggajian. Laporan ini dibuat dari file transaksi penggajian dan umumnya mencantumkan nama karyawan, tanggal, jumlah penggajian kotor dan bersih, jumlah pemotongan, serta klasifikasi setiap transaksi.

File Induk Penggajiam File Induk Penggajian (payroll master file) adalah file komputer yang digunakan untuk mencatat transaksi penggajian bagi setiap karyawan dan mempertahankan total upah karyawan yang dibayar selama tahun tersebut hingga tanggal saat ini.

Pembayaran Penggajian . pembayaran diserahkan kepada karyawan sebagai pertukaran atas jasa yang dilaksanakannya. Pembayaran dapat dilakukan dengan cek, tetapi biasanya disetorkan secara langsung ke rekening bank setiap karyawan.

Rekonsiliasi Rekening Bank Penggajian. Rekonsiliasi bank independen merupakan hal yang penting bagi semua akun kas, termasuk penggajian, untuk menemukan kesalahan dan kecurangan. Akun Penggajian imrest (imprest payroll account) adalah akun penggajian terpisah di mana saldo bernilai kecil dipertahankan.

Penyiapan SPT Pajk Penggajian dan Pembayaran Pajak

Sebagian besar sistem penggajian yang terkomputerisasi menyiapkan SPT pajak penghasilan dengan menggunakan informasi tentang transaksi penggajian dan file induk. Untuk mencegah salah saji dan kewajiban pajak serta penalty yang potensial, individu yang kompeten harus memverifikasi output secara independen.

Formulir W-2 Ini adalah formulir yang dikirim ke setiap karyawan yang mengikhtisarkan penghasilan karyawan selama tahun kalender, termasuk pembayaran kotor, pemotongan pajak penghasilan, dan pemotongan FICA (jaminan social).

SPT Pajak Penghasilan Ini adalah formulir yang diserahkan ke unit pemerintah local, Negara bagian, dan federal untuk menunjukkan pembayaran pajak yang dipotong dan pajak perusahaan.

METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN PENGEDALIAN DAN PENGUJIAN SUBSTANTIF ATAS TRANSAKSI

 Prosedur pengujian dan pengujian substantif atas transaksi merupakan alat yang sangat penting untuk memverifikasi saldo akun dalam siklus penggajian dan personalia. Walaupun pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi merupakan bagian yang paling penting dalam menguji penggajian, pengujian dalam bidang ini biasanya tidak bersifat ekstentif. Banyak audit menghadapi risiko salah saji yang material yang rendah atau minimal, walaupun penggajian sering kalu menjadi bidang yang signifikan dari total beban. Ada 3 alasan atas hal ini:

1.      Karyawan kemungkinan besar akan mengajukan keluhan kepada manajemen jika mereka dibayar terlalu rendah

2.      Semua transaksi penggajian secara tipikal seragam dan tidak rumit

3.      Transaksi penggajian merupakan subjek audit pemerintah Negara bagian dan federal menyangkut pemotongan pajak penghasilan, jaminan social, dan pajak pengangguran.

Memahami Pengendalian Internal-Siklus Penggajian dan Personalia

Harus mengenali hal-hal berikut:

·         Pengendalian internal bervariasi dari perusahaan ke perusahaan, karena itu auditor harus mengidentifikas pengendalian, defisiensi yang signifikan, dan kelemahan yang material untuk setiap organisasi.

·         Pengendalian yang akan digunakan oleh auditor untuk mengurangi penilaian risiko pengendalian harus diuji dengan pengujian pengendalian.

·         Jika auditor melaporkan tentang keefektifan pengendalian internal terhadap pelaporan keuangan

·         Pengujian substantif atas transaksi bervariasi tergantung pada risiko pengendalian yang dinilai dan petimbangan audit lainnya

·         Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi akan digabungkan jika memungkinkan dan dilaksanakan dengan cara senyaman mungkin, dengan menggunakan program audit format kerja.

Pemisahan Tugas yang Memadai. Pemisahan tugas merupakan hal yang penting dalam siklus penggajian dan personalia, terutama untuk mencegah pembayaran berlebih dan pembayaran kepada karyawan yang tidak ada atau fiktif.

Pengendalian kunci untuk siklus penggajian dan personalia dalah sebagai berikut:

v  Pemisahan tugas yang memadai. Pemisahan tugas diterapkan terutama untuk mencegah pembayaran berlebih dan  pembayaran kepada karyawan yang tidak ada atau fiktif. Fungsi penggajian harus independen dari bagian SDM yang mengendalikan aktifitas penggajian kunci (seperti  penambahan karyawan atau menghapus karyawan), dan terpisah dari penyimpanan cek gaji yang telah ditandatangani.

v  Otorisasi yang tepat. Hanya bagian SDM yang boleh mengotorisasi untuk menambah atau menghapus karyawan dari daftar penggajian atau mengubah tingkat upah serta potongan. Penyelia karyawan berwenang untuk menentukan jumlah jam kerja, terutama lembur harus diotorisasi oleh penyelia kamar.Persetujuan dapat dibubuhkan dalam timecard atau dikecualikan untuk jam lembur saja.

v  Dokumen dan catatan yang memadai. Dokumen dan catatan yang memadai tergantung pada sifat dan sistem penggajian. Kartu waktu atau catatan cocok digunakan untuk karyawan paruh waktu atau yang dibayar per jam, namun tidak untuk karyawan tetap. Untuk karyawan yang dibayar menurut tingkat potongan atau sistem intensif lainnya, diperlukan catatan bentuk lainnya. Karena tujuan kelengkapan tidak terlalu diperhatikan, dokumen yang telah dipranomori tidak terlalu diperlukan untuk sistem penggajian.

v  Pengendalian fisik terhadap aktiva dan catatan. Akses ke cek gaji yang belum ditandatangani harus dibatasi. Cek harus ditandatangani oleh karyawan yang bertanggungjawab, dan penggajian harus didistribusikan oleh seseorang yang independen dari fungsi penggajian dan pencatatan waktu. Setiap cek yang tidak dicairkan harus langsung disetor kembali. Jika cek ditandatangani oleh mesin, maka akses ke mesin tersebut harus dibatasi.

v Pengecekan yang independen terhadap kinerja. Verifikasi terhadap penghitungan penggajian harus independen. Seorang dari manajer atau karyawan lain harus mereview output penggajian untuk melihat salah saji atau  jumlah yang tidak biasa. Jika tenaga kerja manufaktur mempengaruhi persediaan, atau  jika akumulasi biaya dihitung berdasarkan pekerjaan, maka dibutuhkan pengendalian memadai untuk menghitung memferifikasi pembebanan yang tepat.

1.    Formulir dan Pembayar Pajak Penggajian

Dalam hal pajak, perlu diperhatikan pajak penggajian dan pemotongan pajak lainnya. Jumlahnya seringkali material maupun karena kewajiban potensial akibat lalai menyerahkan formulir pajak (SPT) tepat waktu akan menyebabkan kewajiban yang berat.

v  Penyiapan formulir pajak penggajian. Sebagai pemahaman atas pengendalian internal, auditor harus mereview setidaknya satu jenis formulir pajak penggajian. Jika klien lalai menyiapkan laporan dengan benar, akan muncul kewajiban berupa pajak yang belum dibayar, denda, atau bunga. Formulir  pajak yang dimaksud adalah pajak penghasilan (PPh). Jika auditor yakin bahwa SPT disiapkan secara tidak benar, auditor butuh rekonsiliasi terinci atas informasi yang ada di SPT dan butuh catatan penggajian. Indikasi penyajian tidak benar tersebut mencakup  pembayaran bunga dan denda masa lalu akibat pembayaran yang tidak tepat, personil yang menyiapkan dokumen tersebut adalah orang baru, tidak ada verifikasi internal, dan masalah arus kas yang dikadapi klien.

v  Pembayaran potongan pajak penggajian dan pemotongan lainnya secara tepat waktu. Auditor harus menguji apakah bagian penggajian telah menyetorkan potongan pajak atas karyawan, walaupun biasanya dilakukan dari pengeluaran kas umum. Pengujian tersebut termasuk potongan pajak, iuran pensiun, JHT, JKK, Potongan asuransi, dan tabungan penggajian. Pertama tama, auditor harus tau aturan pajak nya berdasarkan undang undang dan aturan turunannya, termasuk kontran kerja karyawan. Setelah itu, auditor dapat dengan mudah untuk menentukan apakah klien telah melakukan  pepembayaran dengan jumlah benar dan tepat waktu dengan membandingkannya dengan catatan penggajian.

2.        Persediaan dan Pertimbangan Kecurangan Penggajian

Auditor seringkali memperluas prosedur audit penggajian jika penggajian mempengaruhi secara signifikan penilaian persediaan, atau jika auditor menduga kemungkinan adanya transaksi yang curang secara material, seperti karyawan fiktif atau  penipuan jam kerja.

v  Hubungan Antara Penggajian dan Penilaian Persediaan. Jika tenaga kerja merupakan bagian yang material dari penilaian persediaan, auditor harus menekankan pada pengujian pengendalian internal terhadap klasifikasi transaksi penggajian yang tepat. Jika karyawab harus memperhitungkan semua waktunya maka pengujian yang bermanfaat adalah menelusuri cataan jam bebeapa karyawan ke catatan biaya pekerjaan dan menelusuri dari catatan biaya pekerjaan ke kartu waktu.

An audit committee is a committee of directors of an organiza-tion  with specialresponsibilities  to  review  annual  reports,  ob-serve financial statements, and reveal findings before submitted to the board of directors. The  committee  assists  the  commissioner  board to  monitor  the processes  of  financial  statement  reporting  by  the  management  to enhance  the  credibility  of  the  financial  report . AC  func-tions  as  evaluators  and  advocates  for  the  stipulated accountingpolicies,  and  they  are  dependable  in  influencing  the  approach  of the company towards financial reporting, the level of transparency, and  the  compliance  towards  standards  of  practices. An  analysis provided proof of  positive  relationships  between  the  presence of AC  and  the  quality  of  the  financial  statement:  deviation  and  ad-justments  in  revenue  found  in  reports were  correctedin  the  next period, andthe  potentia for  manipulation  was  minimal . (Islahuzzaman:2018)

Ø Persediaan dan Pertimbangan Kecurangan Penggajian

·         Pengujian atas Karyawan yang Tidak Ada

Mengeluarkan cek gaji kepada individu yang tidak bekerja lagi untuk perusaahan (karyawan yang tidak ada) sering kali diakibatkan oleh masih dibayarnya cek karyawan padahal dia sudah berhenti bekerja . Biasanya orang yang melakukan jenis penggelapan ini adalah klerk penggajian , mandor , rekan karyawan atau mungkin mantan karyawan itu sendiri . Untuk menguji karyawan yang tidak ada , auditor dapat menelusuri transaksi yang dicatat dalam jurnal penggajian ke departemen sumber daya manusia untuk menentukan apakah karyawan telah benar-benar bekerja selama periode penggajian .

·         Pengujian atas Kecurangan Waktu

Kecurangan waktu terjadi apabila seorang karyawan melaporkan waktu yang lebih banyak dari yang sebenarnya dikerjakan . Karena kurangnya bukti yang tersedia , biasanya sulit bagi auditor untuk mengungkapkan kecurangan waktu . Salah satu prosedurnya adalah merekonsiliasi total jam yang dibayar menurut catatan penggajian dengan catatan jam kerja yang independen , seperti sering kali diselenggarakan oleh pengendalian produksi . 

·         Laporan beban yang Curang

Penggantian atas beban perjalanan dan hiburan adalah bagian dari siklus akuisisi dan pembayaran ; namun , auditor sering kali melakukan prosedur tambahan sebagai bagian dari pengujian penggajian dan personalia . Pemalsuan laporan beban oleh manajemen dapat menjadi indikator diabaikannya pengendalian internal dan potensi kecurangan di area lainnya . Akibatnya , auditor harus memberikan perhatian khusus pada laporan beban perjalanan dan hiburan bagi pejabat dan direktur serta harus melakukan pengujian dengan memverifikasi persetujuan yang tepat dan tujuan dari perjalanan bisnis , memeriksa tanda terima pendukung dan menentukan apakah penggantian memang ada dalam pedoman perusahaan .

Ø Metodologi Untuk Merancang Pengujian Atas Rincian Saldo

Selama kedua tahap audit yang pertama , auditor menilai resiko pengendalian dan melaksanakan pengujian pengendalian serta pengujian substantif atas transaksi . Setelah menyelesaikan pengujian tersebut dan menilai kemungkinan salah saji akun laporan keuangan dalam siklus penggajian dan personalia , auditor akan mengikuti metodologi untuk merancang pengujian atas rincian saldo . 

·         Mengidentifikasi Risiko Bisnis Klien yang Mempengaruhi Penggajian (Tahap 1)

Risiko bsinis klien yang signifikan yang mempengaruhi penggajian tidak mungkin terjadi pada sebagian besar perusahaan . Aakan tetapi , risiko bisnis klien itu mungkin saja terjadi pada kesepakatan kompensasi yang kompleks , yang mencakup bonus dan rencana opsi saham serta kesepakatan kompensasi yang ditangguhkan lainnya . Seabagai contoh , banyak perusahaan teknologi dan lainnya menyediakan opsi saham yang ekstensif sebagai bagian dari paket kompensasinya untuk karyawan kunci yang secara signifikan mempengaruhi beban kompensasi dan ekuitas pemegang saham . 

·         Menetapkan Materialitas Kinerja dan Menilai Risiko Inheren (Tahap 1)

Kebanyakan perusahaan memiliki sejumlah besar transaksi yang melibatkan penggajian , sering kali dengan total nilai yang besar . Akan tetapi , akun-akun neraca biasanya tidak berjumlah signifikan , kecuali tenaga kerja yang dibebankan ke persediaan .

Selain potensi kecurangan , risiko inheren umumnya juga rendah bagi semua tujuan audit yang berkaitan dengan saldo . Jika sebagian besar transaksi melibatkan kas , ada risiko inheren berupa kecurangan penggajian . Karena itu , auditor sering kali mempertimbangkan pentingnya tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi keterjadian .