You're Reading a Free Preview
PENYIMPANAN ARSIP SISTEM WILAYAH Berdasarkan dengan kebutuhan sistem geografis dapat dikelola menurut 3 (tiga) tingkatanm yaitu menurut nama negara, nama pembagian wilayah administrasi negara, dan nama pembagian wilayah administrasi khusus. Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.
Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini– Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali (guide).– Penyimpanan surat melalui prosedura. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.b. Membaca suratc. Memberi kode suratd. Mencatat surat pada kartu kendalie. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masingf. Menyimpan surat g. Menyimpan kartu kendali Filing sistem wilayah/geografi adalah suatu filing arsip melalui pengklasifikasian surat/warkat berdasarkan wilayah dengan berpedoman kepada daerah atau alamat surat. Sistem ini banyak di pakai oleh kantor atau instasi yang mempunyai cabang/perwakilan di beberapa darah. Kelebihan sistem wilayah ini antara lain sebagai berikut :
Kelemahanya antara lain :
MENYUSUN DAFTAR KLASIFIKASI Daftar klasifikasi disusun berdasarkan pembagian wilayah. Pembagian wilayah ini dapat mengikuti pembagian wilayah pemerintahan seperti ; propinsi/daerah tingkat 1,kota/kabupaten daerah tingkat 2m,dan seterusnya. Pada sistem ini , surat masuk maupun keluar yang alamatnya dalam satu wilayah yang sama dengan suatu surat atau wakat lainnya, dapat disimpan dalam bersama-sama satu berkas atau tempat penyimpanan Contoh daftar klasifikasi :
C.MENYIAPAKAN PERALATAN ATAU PERLENGKAPAN
PROSEDUR PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI Prosedur penyimpanan, antara lain sebagai berikut :
Kode di ambil dari daftar klasifikasi..
Prosedur Penemuan Kembali Seperti telah di sampaikan di muka kearsipan sistem wilayah adalah suatu sistem filing arsip melalui pengklasifikasian surat/warkat berdasarkan letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah atau alamat surat. oleh karena itu , kode arsip mengacu kepada daftar klasifikasi yang telah di buat. Penemuan kembali arsip dapat ditempuh dengan prosedur sebagai berikut:
|