Sebutkan minimal tiga kegiatan dari kepala gudang untuk menyelenggarakan administrasi PERGUDANGAN

Loading Preview

Sorry, preview is currently unavailable. You can download the paper by clicking the button above.

E. Administrasi Gudang

Dalam rangka pelaksanaan tanggung jawab atas barang-barang dalam gudang, maka kepala gudang harus membuat/mengadakan pembukuan barang-barang dalam gudangnya.

Kepala gudang harus membuat sistem pembukuan sedemikian rupa sehingga dapat diketahui bahwa catatan barang-barang cocok dengan barang-barang secara ﬁ sik. Kecocokan ini menyangkut baik jenisnya, jumlahnya, nilainya, tempatnya di gudang, kapan diterimanya dan lain-lain yang dianggap perlu.

Untuk keperluan tersebut, maka kepala gudang harus membuat kartu gudang untuk setiap macam barang yang memuat tentang penambahan barang, pengurangan dan persediaan/saldo barang dalam gudang. Kartu gudang yang diletakkan pada tumpukan barang yang bersangkutan, dinamakan pula kartu gudang (label).

Di samping kartu gudang, maka kepala gudang harus membuat pula buku atau kartu stok barang untuk setiap jenis/ukuran barang. Kartu ini disimpan dalam kotak kartu, dengan susunan secara alfabetis.

Dalam melaksanakan tugas tersebut, Bendaharawan barang/kepala gudang/ pengurus barang dan unit-unit harus menyelenggarakan administrasi pergudangan yang baik, yaitu:

b. Membukukan mutasi barang setiap terjadi mutasi.

c. Menyelenggarakan pembukuan dan administrasi barang dalam buku-buku dan/atau kartu-kartu barang, misalnya:

1) Buku Penerimaan Gudang Buku ini memuat semua keterangan-keterangan tentang bukti- bukti atau dokumen-dokumen penerimaan barang.

2) Buku Pengeluaran Gudang Buku ini memuat semua keterangan tentang bukti-bukti penyerahan atau penerimaan barang.

3) Buku Kekayaan Gudang Buku ini memuat dan menunjukkan setiap saat dan jumlah nilai dalam uang dari semua barang yang disimpan di gudang.

4) Kartu Persediaan Barang Kartu ini memuat semua keterangan yang meliputi penambahan, pengurangan, persediaan dan harga dari suatu jenis barang (bahkan dari setiap ukuran dari jenis barang) tertentu.

Ini berarti bahwa setiap jenis, bahkan setiap ukuran tipe dari suatu jenis barang harus dibuatkan kartu tersendiri. Kartu-kartu yang begitu banyak jumahnya itu, harus disimpan dalam kotak/peti khusus untuk itu, dengan susunan secara alfabetis.

Dasar dalam melakukan administrasi gudang pada perusahaan ritel adalah: Barang, PO dan Faktur.

1. Barang yang dikirim supplier diterima oleh bagian Receiving atau Ekspedisi kemudian dicek silang berdasarkan PO.

2. PO (Purchase Order) dikeluarkan oleh Divisi Pembelian (Divisi Buyer) di periksa (chek list) pada bagian tanggal permintaan barang,kuantitas atau jumlah barang per unit, dan keadaan ﬁ sik barang. Apabila kondisi tersebut sudah sesuai dengan permintaan kemudian PO

ditandatangani oleh supplier, petugas receiving dan bagian pembelian sebagai bukti persetujuan. Dokumen-dokumen tersebut terdiri dari tiga rangkap,1 lembar ke bagian EDP (Entry Data Procesing), 1 lembar ke bagian keuangan, dan

1 lembar lagi ke bagian gudang. Barang dari bagian Receiving didistribusikan sesuai dengan sifat/kondisi barang. Barang-barang dalam jumlah banyak, susah didapat, barang-barang program, langsung dikirim ke bagian gudang, akan tetapi barang-barang Fast Moving didistribusikan langsung ke area toko.

Tiap-tiap counter setiap hari mendata barang-barang yang dijual, apabila barang sudah habis atau berkurang seorang pramuniaga bisa melakukan permintan barang ke gudang.

Pencatatan persediaan barang di gudang bisa dilakukan dengan cara manual dan komputerisasi.

1. Pencatatan barang secara manual Pada dasarnya administrasi gudang terdiri dari dua sistem pencatatan, yaitu:

a. Sistem Pencatatan Terus-Menerus (Perpetual System) Pada ”Sistem Pencatatan Terus Menerus” atau disebut juga ”Sistem Buku”, pencatatan persediaan barang dilakukan secara kontinue (terus- menerus). Untuk tiap jenis barang dibuat perkiraan/rekening/kartu atau buku tersendiri. Bertambahnya barang dicatat di sebelah debet dan berkurangnya barang dicatat di sebelah kredit setiap saat terjadi transaksi. Saldo dari perkiraan dicocokkan dengan persediaan barang yang sebenarnya ada.

b. Sistem Pencatatan Secara Periodik (Periodic System) Pada setiap ada transaksi penjualan, maka hanya penerimaan dari penjualan itulah yuang dicatat. Dalam kejadian ini tidak dibuat jurnal untuk mengkredit (mengurangi) perkiraan/rekening persediaan atau perkiraan pembelian senilai harga pokoknya barang yang dijual itu.

Oleh karena itu, harga pokok penjualan ditetapkan berdasarkan daftar perincian persediaan barang yang ada (disebut persediaan ﬁ sik). Dengan

demikian persediaan pada akhir periode akuntansi dilakukan dengan cara menginventarisir atau menghitung persediaan secara ﬁ sik. Kemudian, karena

perhitungan secara ﬁ sik (Physical Inventory) dilakukan sebagai ”Sistem Periodik” (Periodic System).

Dalam sistem pencatatan persediaan barang dapat dilakukan dengan beberapa metode. Metode pencatatan persediaan barang tersebuut antara lain:

a. First-in, First-out (FIFO) Pencatatan dengan metode FIFO berarti barang yang pertama masuk, barang itulah yang lebih dahulu dikeluarkan, atau secara mudah dapat dikatakan masuk pertama, keluar pertama (MPKP).

b. Last-in, First-out (LIFO) Pencatatan dengan metode LIFO berarti barang yang paling akhir masuk, barang itulah yang lebih dahulu dikeluarkan atau dikatakan bahwa masuk akhir, pertama keluar (MAKP).

c. Weight Average Cost (WAC) / Average Cost (AC) Pencatatan dengan metode AC berarti bahwa barang-barang yang dikeluarkan dicatat berdasarkan harga rata-ratanya. Contoh: Persediaan awal 100 unit produk x @ Rp. 1.000,00 Dibeli 100 unit produk x @ Rp. 1.100,00 Dijual 125 unit produk x

 Maka apabila transaksi tersebut dicatat dengan metode FIFO adalah: Pertama diambil 100 unit dengan harga @ Rp1.000,00 Sebagian diambil 25 unit dengan harga @ Rp1.100,00 Jadi, sisa persediaan barang adalah 75 unit dari harga @ Rp1.100,00

 Sedangkan apabila transaksi tersebut dicatat dengan metode LIFO adalah: Pertama diambil 100 unit dengan harga @ Rp1.100,00 Sebagian diambil 25 unit dengan harga @ Rp1.000,00 Sehingga sisa persediaan barang adalah 75 unit dari harga @ Rp1.000,00

 Apabila transaksi tersebut dicatat dengan metode AC adalah: Mencari harga rata-rata dari persediaan barang, yaitu: (100 x Rp1.000) + (100 x Rp1.100) ––––––––––––––––––––––––––––––

= Rp1.050,00 200

maka sisa persediaan barang adalah 75 unit dengan harga @ Rp1.050,00 Adapun dalam pencatatan atau administrasi gudang ini memerlukan buku-

buku, di antaranya adalah:

a. buku perkiraan (general ledger).

b. kartu gudang/kartu persediaan.

c. buku pembantu (subsidiary ledger).

d. buku perkiraan pengembalian dan pengurangan harga.

e. buku-buku perkiraan lain.

You're Reading a Free Preview
Pages 6 to 7 are not shown in this preview.

You're Reading a Free Preview
Pages 14 to 17 are not shown in this preview.

You're Reading a Free Preview
Pages 28 to 62 are not shown in this preview.

You're Reading a Free Preview
Page 12 is not shown in this preview.