Sebutkan prosedur audit apa yang dapat digunakan untuk mengungkapkan setiap ketidakberesan

IDENTIFIKASI BENTUK-BENTUK KESALAHAN

Tim pelaksana harus mempunyai kemampuan mengidentifikasi tipe-tipe kesalahan dan ketidakberesan yang terjadi pada suatu organisasi yang sedang diperiksa. Penentuan potensi kesalahan dan ketidakberesan serta dampak yang akan terjadi pada laporan keuangan merupakan hal penting dalam menerapkan dan melaksanakan sistem pengendalian intern. Kemampuan tersebut juga penting untuk menetapkan kriteria dalam menentukan kualitas sistem pengendalian intern yang sedang dievaluasi.

Ada dua bentuk dasar kesalahan: (1) kesalahan akuntansi (accounting errors) dan (2) kesalahan sistem (system errors). Kesalahan akuntansi mempengaruhi langsung pada kesalahan pelaporan keuangan. Kesalahan sistem berhubungan erat dengan lemahnya sistem pengendalian intern yang pada gilirannya akan menyulitkan penditeksian kesalahan dan ketidak beresan yang terjadi dalam suatu organisasi.

Accounting Errors

Kesalahan jenis ini akan mempengaruhi secara langsung kesalahan pelaporan keuangan baik sengaja maupun tidak. Kesalahan akuntansi dikelompokkan menjadi 3 (tiga). Semuanya mempunayi dua bentuk yakni kesalahan intensional (sengaja) dan unintensional (tidak sengaja):

1. Kesalahan karena tidak mencantumkan (errors of omissions).
2. Kesalahan karena penyalahgunaan jabatan/wewenang (errors of commissions)
3. Kesalahan karena prinsip akuntansi (errors of principles).

 Errors of omissions, errors of commissions , dan errors of principles yang

disengaja, secara tipikal timbul dari orang-orang yang sengaja berbuat tidak jujur. Kesalahan yang sering terjadi sebagai akibat dari akumulasi ketidakberesan, khususnya kesalahan akuntansi akan berdampak pada tindakan hukum. Bagi para auditor kesalahan semacam ini sebisa mungkin harus dihindari dan dicegah. Salah satunya adalah dengan mendisain sistem pengendalia intern yang memadai.

Sedangkan ketiga kelompok kesalahan tersebut di atas yang sifatnya tidak sengaja lebih cocok bila hanya disebut sebagai kekeliruan (mistake). Kekeliruan semacam ini kemungkinan akibat dari kesalahan proses eletronik, sistem dan beban kerja yang overload, kesalahpahaman intruksi  atau prosedur yang harus dilakukan (human errors), kecerobohan dalam memberi pertimbangan.

Errors of omissions, baik sengaja maupun tidak, terjadi pada fungsi-fungsi pelaksanaan: (1) operasi klerikal; (2) pencatatan transaksi; (3) penjurnalan. Sedangkan errors of commissions bisa timbul ketika para karyawan yang melaksanakan ketiga fungsi tersebut tidak memenuhi syarat, bahkan mengarah pada tindakan penggelapan (fraud). Sementara itu, errors of principles terjadi karena penerapan metode, teknik dan prosedur akuntansi tidak sesuai dengan standar akuntansi keuangan yang berlaku.

System Errors

Kesalahan sistem, tidak dengan sendirinya akan berakibat pada kesalahan penyajian laporan keuangan. Namun, dengan semakin meningkatnya kesalahan tersebut akan berakibat pada kelemahan sistem pengendalian intern, yang pada gilirannya akan berdampak pula pada reliabilitas dan akurasi penyajian laporan keuangan. Kesalahan sistem terdiri dari dua tipe dasar: (1) compliance errors; dan (2) system design deficiencies. Kedua tipe tersebut bisa terjadi karena sengaja maupun tidak sengaja.

Compliance errors    

Compliance errors  yang disengaja (intensional), merupakan perbuatan ketidakpatuhan, karena kegagalan seseorang melaksanakan kebijakan, prosedur dan teknik internal kontrol.

Compliance errors  yang tidak disengaja (unintensional), merupakan tindakan yang sifatnya insidental tapi mengarah pada ketidak patuhan terhadap kebijakan, prosedur dan teknik pengendalian intern. Kesalahan ini terjadi karena beberapa faktor, antara lain:

1. Kesalahan menjalankan fungsi peralatan mekanis atau elektronik
2. Karyawan tidak memahami kebijakan, prosedur dan teknik pengendalian intern
3. Sistem dan mekanisme kerja overload
4. Human error karena kecerobohan atau kekeliruan dalam membuat pertimbangan.

Systems design erros

Systems design erros yang sifatnya sengaja merupakan kesalahan yang dilakukan seseorang dengan cara  mengabaikan pengendalian yang telah ditetapkan atau sistem yang didisain sudah tidak relevan lagi dengan kondisi yang ada. Sistem tersebut sengaja dibiarkan agar ada peluang untuk melakukan penggaran. Dalam banyak hal, para karyaman akan mengetahui kelemahan sistem yang ada. Hal ini berisiko terjadinya penggunaan peluang karena sitem yang lemah tersebut. Kesalahan sistem lebih berpotensi terjadi pada sistem komputerisasi.

Systems design erros yang sifatnya tidak sengaja, berkaitan dengan kondisi dimana para karyawan bahkan pimpinan tidak menyadari akan sistem yang diterapkan. Padahal sistem tersebut salah. Hal ini berpotensi terjadinya akumulasi kesalahan dan pelanggaran, yang baru akan diketahui kalau kesalahan dan ketidaktertiban tersebut menjadi besar.

IDENTIFIKASI BENTUK-BENTUK PENGGELAPAN

Konsep penting yang dipertimbangkan dalam mendisain sistem pengendalian intern adalah pencegahan penggelapan (fraud). Pengendalian terbaik terhadap penggelapan adalah melakukan tindakan-tindakan preventif dari jangkauan orang-orang yang mungkin tergoda melakukan penggelapan. Dalam rangka mengendalikan dan mendeteksi penggelapan, organisasi dan auditornya harus mengenal modus operandi dan metode yang digunakan oleh pelaku penggelapan. Beberapa modus yang umum terjadi adalah sebagai berikut:

1. Theft of assets other than cash (Penggelapan asset selain kas)
2. Theft of cash by failure to account for cash receipt (Penggelapan kas dengan cara sengaja tidak mencatat penerimaan kas)
3. Theft of cash by the execution of frudelent disbursement (Penggelapan kas melalui pengeluaran yang curang)

Penggelapan asset selain kas

Penggelapan inventaris mungkin terjadi tanpa terditeksi dalam jangka waktu lama. Bentuk-bentuk umum penggelapan ini misalnya:

1. Penggelapan dilakukan dengan jumlah yang sedikit tapi frakuensinya sering .
2. Mengirimkan barang atas perintah secara fiktif
3. Mengirimkan barang kepada pihak yang fiktif.

Beberapa cara untuk meminimalisir penggelapan tersebut dapat dilakukan melalui:

1. Pengecekan semua bungkusan yang dibawa keluar masuk oleh karyawan.
2. Pengecekan fisik inventaris secara periodik

dari perspektif sistem pengendalian, untuk mencegah penggelapan tersebut diperlukan pengendalian terpusat dan prosedur yang ketat berkaitan dengan pengeluaran inventaris.

Penggelapan kas dengan cara sengaja tidak mencatat penerimaan kas

Ada beberapa modus yang digunakan antara lain:

1. Penggelapan uang hasil penerimaan tanpa mencatatnya dalam register kas dan kwitansi penerimaan. Tipe ini sulit diditeksi karena tidak ada catatan yang mendukung, sehingga hal bisa dilakukan adalah meningkatkan kualitas pengendalian intern.
2. Mengambil sebagian penerimaan kas dari dan dicatat pada faktur penerimaan dengan jumlah lebih sedikit. Selebihnya dimasukkan di saku. Salah cara pencegahannya adalah melakukan pemisahan fungsi antara penerimaan dan bagian penerimaan.
3. Kas juga bisa diambil di luar kegitan penualan misalnya dari penghailan investasi, bunga dari bank, hasil penualan aktiva tetap dan barang bekas.
4. Pengambilan kas melalui pelaporan yang berbeda antara penerimaan kas dengan bukti transaksi dari penerimaan tunai atau kredit. Jumlah yanag dicatat pada perkiraan penjulan dengan bukti, sementara jumlah yang dicatat di rekening kas direndahkan.
5. Pencatatan potongan penerimaan terlalu tinggi dari yang sebenarnya. Cara ini termasuk cara yang sederhana tapi sulit diditeksi.
6. Mendebit penerimaan kas dengan perkiraan selain kas ketika menerima uang dari pelanggan. Misalnya, penerimaan kas langsung dibebankan pada biaya tertentu (sama-sama debitnya).
7. Pelanggan yang melunasinya dianggap belum melunasi dan langsung dibebankan pada kerugian piutang.
8. Mencatat penerimaan fiktif dan pelanggan fiktif.
9. Mencatat nilai penerimaan dari pelanggan terlalu kecil dari yang sebenarnya, sehingga ketika menerima pembayaran, kelebihannya bisa diambil.
10. Lapping, yakni menunda pencatatan penerimaan kas untuk digunakan kepentingan pribadi (dipinjam atau bahkan diambil). Untuk melunasinya, menggunakan kas dari penerimaan pelanggan selanjutnya. Hal ini bisa berlangsung terus menerus.

Penggelapan kas melalui pengeluaran yang curang

Beberapa bentuk pengambilan kas melalui modus ini antara lain:

1. Pengambilan uang dari kas kecil atau dana taktis. Hal ini bisa dilakukan melalui pemalsuan persetujuan, menggunakan kwitansi lama (merubah tanggal).
2. Pemalsuan check pembayaran
3. Membukukan sejumlah check yang ditolak bank.
4. Menggunakan bukti palsu.
5. Menggunakan pembelian fiktif atau suplier fiktif. Akibatnya lembaga akan mengeluarkan uang untuk melunasinya.
6. Kiting, dengan cara memindah deposit check pada satu bank ke bank lain. Akibatnya akan terjadi double counting.
7. Sengaja menghilangkan atau menyembunyikan retur pembelian.
8. Menyembunyikan potongan pembelian
9. Manipulasi penggajian, dengan berbagai cara. Misalnya, gaji fiktif, jumlah yang dibesar-besarkan, pemotongan gaji.