Cara Membuat Surat Resmi – Dalam kehidupan sehari-hari, komunikasi menjadi hal yang penting untuk menyampaikan informasi. Penyampaian informasi biasanya oleh perseorangan maupun lembaga. Kegiatan tersebut umumnya menggunakan surat resmi. Penting bagi kita mengetahui contoh surat resmi dan bagaimana cara membuatnya. Show
Pentingnya Surat ResmiSurat resmi adalah suatu surat yang diterbitkan oleh perorangan, organisasi, atau lembaga tertentu, yang bersifat formal serta berkepentingan resmi. Seringkali surat resmi menjadi bukti dalam membuat suatu surat perjanjian yang dibutuhkan perusahaan atau lembaga untuk kepentingan dinas. Selanjutnya, surat ini dapat menjadi barang bukti untuk melihat adanya perkembangan terhadap lembaga maupun suatu perusahaan. Surat resmi dalam bentuk surat dinas misalnya, dapat dijadikan sebagai pedoman untuk mengerjakan sesuatu. Contohnya untuk penulisan surat perintah, pengambilan keputusan, dan surat pemberian izin. Apabila Anda diharuskan pergi dinas dengan waktu yang lama, mencari tempat tinggal sementara menjadi hal penting dilakukan. Surat resmi memiliki struktur penulisan baku yang sudah menjadi standar. Untuk menulisnya dengan sesuai Anda harus mengikuti aturan penggunaan bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas, dan dibuat dengan cermat sesuai keperluannya. Surat resmi walaupun dibuat untuk keperluan pribadi harus tetap mengikuti kaidah yang berlaku. Agar terbiasa ada baiknya bagi Anda untuk lebih sering membaca contoh surat resmi agar tidak ada bagian strukturnya yang lupa dicantumkan. Selanjutnya kita akan mempelajari bagian-bagian surat resmi. 1) Kepala SuratDalam setiap surat resmi harus terdapat kepala surat atau kita sering mengenalnya dengan istilah kop surat, hal ini karena kop surat menunjukkan identitas lembaga organisasi pembuat surat. Adapun struktur dari kop surat ini harus mengandung beberapa hal berikut ini:
Kemudian jika surat tersebut dari perusahaan bisa kalian tambahkan macam usaha, bidang kegiatan, nomor izin usaha. Tempat dan tanggal surat adalah keterangan yang menjelaskan lokasi serta kapan ditulisnya surat tersebut. Apabila lokasi penulisan surat sudah tercantum dalam kop surat, maka tidak perlu ditulis kembali, cukup tanggalnya saja. Lokasi penulisan tempat dan tanggal surat umumnya berada di pojok kanan atas sejajar dengan nomor surat. Nama tempat ditulis mendahului tanggal surat. Penulisan nama tempat dan tanggal dipisah dengan tanda koma dan diakhiri dengan tanda titik. 3) Nomor SuratSebagai catatan untuk arsip harus memiliki nomor surat. Setiap lembaga biasanya memiliki sistem penomoran surat masing-masing. Penomoran mempermudah pencatatan dan kategorisasi administrasi arsip surat. Lampiran surat merupakan dokumen tambahan yang dilampirkan ke dokumen surat utama. Lampiran biasanya berisi dokumen pendukung yang menguatkan dokumen utama seperti daftar kegiatan, surat pendukung dari lembaga lain, laporan keuangan lebih mendetail, dan lain sebagainya. Baca juga : 5+ Cara Membuat Surat Pengunduran Diri (Resign) Dari Kerja 5) Hal/PerihalHal/perihal merupakan maksud atau tujuan singkat yang memuat perkara dibuatnya surat. Alamat tujuan kepada siapa ditujukannya. Penulisannya singkat saja karena alamat lengkap tujuan biasanya dicantumkan pada sampul surat. Kata kepada yang sering kita lihat dalam penulisan alamat surat agar efektif tidak perlu lagi digunakan. Tanpa digunakannya kata kepada pun alamat surat yang dimaksud sudah jelas. Dalam hal itu, cukup digunakan frasa Yang Terhormat yang disingkat Yth. (diakhiri tanda titik). Oleh karena itu, penulisan alamat surat sebaiknya sebagai berikut.
Singkatan kata atau kata untuk gelar akademis, pangkat, dan jabatan pada penulisan alamat surat tidak perlu diawali dengan kata sapaan Bapak atau Ibu karena gelar akademis dan pangkat itu sudah merupakan penghargaan kepada orang yang akan dikirimi surat. Baca juga : Cara Membuat Surat Kuasa Bank Beserta Contohnya 7) Salam PembukaSalam pembuka adalah kata sapaan di awal surat. Kata sapaan yang biasa digunakan adalah “Dengan hormat” diikuti dengan tanda baca koma. 8) Isi SuratDi dalam isi surat resmi terdapat beberapa bagian yang harus ada, yaitu pembuka, bagian inti dan penutup. Penjelasannya adalah sebagai berikut : Pembuka, kalimat pembuka berfungsi untuk mengantar pembaca sebelum masuk pada inti pembahasan. Di dalam pembuka surat juga dapat berisi tentang rujukan inti masalah yang akan disampaikan kepada penerima surat. Isi Pokok, bagian isi ini biasanya berisi tentang maksud, tujuan atau keinginan pembuat surat dalam membuat surat. Penyampaian pada bagian ini juga harus jelas, tidak bertele-tele, dan mudah dipahami. Penutup, bagian penutup surat berisi tentang penegasan kembali, simpulan, harapan dan juga ucapan terima kasih. Penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai. Salam penutup ini berisi beberapa kata yang pada umumnya digunakan untuk menambah kesantunan dalam menyelesaikan komunikasi. 10) Nama, Jabatan, dan Tanda TanganSurat dinas akan sah jika terdapat tanda tangan pejabat yang berwenang, seperti pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi. 11) TembusanTembusan merupakan bagian surat yang dipakai untuk menunjukkan adanya pihak atau orang lain yang juga menerima surat tersebut selain penerima surat. Atau jika surat tersebut perlu diketahui juga oleh pihak lain yang mendapat tembusan surat. Contoh Surat ResmiBerikut ini adalah contoh dari surat resmi :  Demikian pembahasan terkait Surat Resmi. Semoga bermanfaat Baca juga : 8 Cara Efektif Mengatur Keuangan Anda Baca juga : Cara Membuat Surat Izin Sekolah Beserta Contohnya Referensi : 15 Contoh Surat Dinas Resmi Pemerintah hingga Sekolah (99.co)
Dalam pemakaian bahasa , bahasa lisan relatif tidak mengalami kesulitan,karena bahasa lisan terbantu dengan adanya gerak gerik , gaya , mimik dan sebagainya. Berbeda dengan bahasa tulis , dalam pemakaiannya bahasa tulis hanya terbatas dengan menggunakan kata kata yang tidak dibantu dengan gaya dan mimik seperti bahasa lisan. Maka dari itu harus berhati hati dalam memilih kata , gaya bahasa dan pemakaian ejaan yang benar. Seperti menulis surat ,dalam hal menulis surat bisa menjadi duta atau wakil dari penulis atau si pengirim surat. Karena sifatnya sebagai duta atau wakil maka penulisan isi surat harus ditulis secara teliti , praktis , obyektif , sistematik dan jelas maksud tujuan penulisan surat. Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis berasal dari salah satu pihak yang ditunjukan kepada pihak lain untuk menyampaikan pesan informasi . informasi itu bisa berupa pemberitahuan , pernyataan , permintaan , laporan pemikiran , sanggahan , dan sebagainnya. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa surat adalah salah satu alat komunikasi tertulis untuk mengadakan hubungan dengan pihak lain. Berikut jenis jenis surat sebagai berikut : Dalam penulisan surat tidak boleh ditulis secara sembarangan atau asal tulis saja tetapi juga harus mengikuti format atau bentuk tertentu . Pemakaian suatu format surat memiliki bagian bagian yang mempunyai fungsi masing masing terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses suatu surat . Bentuk tubuh surat adalah pola atau tata letak susunan kalimat kalimat dengan segala materi yang terdapat pada keseluruhan bagian yang lengkap.Bentuk tubuh surat memiliki berbagai bentuk tergantung pemakaiannya sesuai dengan kebiasaan instansi atau gaya masyarakat tertentu . Namun pada dasarnya bentuk tubuh surat memiliki 2 macam yaitu bentuk lurus / bentuk balok dan bentuk lekuk atau bentuk bergerigi .Sedangkan bentuk yang lain adalah varian atau pengembangan dari kedua bentuk tersebut . Macam-macam bentuk tubuh surat : Ciri-ciri Surat yang BaikDalam menulis surat yang baik juga harus memenuhi banyak syarat dan ciri-ciri. Surat yang baik haruslah obyektif , sistematis , singkat , tidak bertele tele , jelas maksud asalnya , lengkap isinya , sopan , dan menarik wujud fisiknya. Berikut ciri – ciri surat yang baik :
Bagian Surat dan FungsinyaBagian SuratSetiap surat memiliki bagian bagian dan masing masing bagian memiliki fungsi yang berbeda. Letak bagian surat tersebut tergantung pada bentuk tubuh surat yang dipakai. Apabila penulis menggunakan bentuk tubuh bentuk lurus , maka letak atau bagian bagiannya akan berbeda dengan penulis yang memakai bentuk tubuh lekuk .Pada dasarnya surat resmi dan surat bisnis memiliki bagian bagian surat seperti berikut ini : Catatan : Nama bagian surat sama dengan bentuk lain kecuali surat dinas pemerintah. Bagian-bagian surat resmi / bisnis :
Fungsi Bagian SuratBagian-bagian surat mempunya fungsi / penggunaan yang berbeda-beda sesuai dengan namanya seperti berikut ini : Kepala SuratSetiap surat resmi biasanya memiliki kepala surat . Kepala surat ini digunakan sebagai identitas diri lembaga atau instansi yang mengirim surat. Didalam kepala surat terdapat nama dan alamat instansi atau keterangan lain mengenai instansi atau lembaga tersebut. Contoh : DEPARTEMEN AGAMAJALAN MESJID AGUNG TIMUR 4 SURABAYA KODE POS 60234 Nomor SuratSetiap surat resmi atau surat dinas yang keluar biasanya disertakan nomor surat. Pada nomor surat sering menggunakan kode tertentu . Nomor surat memiliki fungsi untuk sebagai berikut :
Contoh : Nomor : 075/DP-APK/V/19
Tanggal suratDalam surat resmi penulisan tanggal tidak perlu didahului nama tempat atau kota karena nama itu telah tercantum pada kepala. Berbeda dengan surat pribadi yang perlu dicantumkan nama tempat atau kota saat surat itu ditulis.Tanggal, bulan, dan tahun harus ditulis lengkap dan dibelakang angka tahun diberi titik (.) . Untuk fungsi tanggal surat sendiri yaitu untuk sebagai refrensi dan alat pemberi informasi tentang waktu kapan surat itu dibuat. Contoh : 30 Desember 2019. LampiranSurat yang melampirkan sesuatu misalnya proposal, kuitansi, akte notaris, dan sebagainya dalam bagian surat perlu dituliskan kata “lampiran” yang diikuti jumlah yang dilampirkan.Lampiran berfungsi sebagai petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan bersama surat yang bersangkutan. Contoh : Lampiran : 2 (dua) bendel proposal Hal atau Perihal Suratsetiap surat resmi selalu mencantumkan pokok atau inti surat tersebut yang lazim disebut “Hal atau Perihal“. Dengan membaca hal atau perihal yang ada dalam surat , pembaca akan langsung mengetahui apa yang akan dibicarakan didalam surat tersebut.Untuk penulisan perihal lebih baik singkat asal cukup bagi pembaca untuk mengetahui pesoalan pokok meskipun belum membaca lengkap isi surat. Contoh : Hal : Permohonan Dana Alamat SuratPada umumnya alamat surat terdiri dari 2 macam, yaitu alamat yang tertera pada sampul dan alamat yang tercantum pada surat itu sendiri. Dalam penulisan alamat surat sebaiknya disebutkan nama orang yang dituju dan di depan nama dicantumkan sebutan “Bapak, Ibu, Saudara, Nyonya, Tuan, Nona” tergantung kepada siapa surat itu dikirim. Namun bila pengirim surat tersebut menyebut secara resmi dengan jabatan atau gelar akademis maka ditulis tanpa didahului Bapak, Ibu, Saudara, Nyonya, Tuan, Nona . Ditujukan kepada perorangan Contoh : Yth. Bapak Saiful AnamJln. Bulak Setro Utara 50A Surabaya 60129 Ditujukan kepada nama jabatan Contoh : Yth. Direktur PT Mandiri LabelindoJln. Suko Asri D 38 Sidoarjo 61258 Ditujukan kepada lembaga atau instansi atau perusahaan Contoh : PT ALAT POS KASIRJln. Bulak Setro Utara 50C Surabaya 60129 Direktur Jenderal BinapentaDepartemen Tenaga KerjaJln. Jenderal Gatot Subroto Kav.51 Jakarta 12940 Salam PembukaDalam salam pembuka surat merupakan tanda hormat kepada penerima surat sebelum memulai membaca isi surat. Contoh salam pembuka yang biasanya dipakai :
Isi Surat / Tubuh SuratIsi surat terdiri dari alinea pembuka, isi surat dan alenia penutup. Alinea pembuka adalah pengantar ke isi surat yang sesungguhnya. Alenia pembuka berfungsi untuk menarik pembaca kepada pokok pembicaraan dalam surat tersebut. Contoh :
Isi surat yang sesungguhnya memuat suatu informasi yang disampaikan penulis kepada penerima surat. Isi tersebut bisa berupa laporan, pemberitahuan, pernyataan, dan lain lain. Dalam penulisan isi surat hendaknya ditulis secara singkat dan jelas sehingga menghindarkan dari salah tafsir dan menjadi efisien. Hindari penulisan kata atau istilah yang tidak lazim dan yang susah dipahami oleh penerima yang dapat mengakibatkan tujuan dan sasaran surat tidak tercapat. Alinea penutup adalah simpulan dari isi surat. biasanya alinea penutup berisi harapan penulis atau ucapan terima kasih kepada penerima surat.Alinea penutup menandakan pembicaraan telah selesai . Contoh :
Salam PenutupSalam penutup terdapat diantara alinea penutup dan tanda tangan pengirim . Contoh salam penutup :
Nama Organisasi atau LembagaBiasanya nama organisasi atau lembaga dibuat dalam bentuk stempel atau cap. Stempel ini berfungsi untuk menegaskan bahwa surat itu sah dan resmi. Nama Terang dan Tanda Tangan Penanggung JawabSurat di tandatangani oleh pejabat yang berhak atau berwenang . Nama Terang dan Tanda Tangan Penanggung Jawab berfungsi sebagai identitas penanggung jawab untuk mengetahui dari mana surat itu dikeluarkan. TembusanTembusan surat atau tindisan dikirimkan ke instansi lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan. Tembusan biasanya diletakan di sudut kiri bawah dengan menuliskan Tembusan atau Tindasan atau Distribusi kepada. Contoh :
InisialInisial adalah singkatan nama yang biasanya diambil dari huruf pertama nama pembuat penulis surat tersebut yang berfungsi mengetahui siapa yang menulis / mengetik surat tersebut. Contoh : VN/MA VN Singkatan dari Vandra Septian (Pengetik)
|
Tata cara membuat surat yang baik dan benar
Pos Terkait
Copyright © 2024 apacode Inc.
