Apa fungsi surat dan bagaimana kriteria surat yang baik

Table of Contents Show

Perbedaan Surat Resmi dengan Tidak Resmi
Fungsi Surat Resmi
Jenis Surat Resmi
Cara Membuat Surat Resmi
Video yang berhubungan

Nama Five Vi, sempat masuk jajaran artis cantik dan seksi Tanah Air kala awal masuk ke dunia hiburan. Bahkan sosok…

Ada yang masih ingat dengan mantan suami Manohara sang Pangeran Kelantan? Sosoknya dahulu pernah viral lantaran melakukan KDRT terhadap Manohara.…

Anggota Komisi I DPR RI, H. Muhammad Iqbal mengkritik podcast Deddy Corbuzier yang menghadirkan pasangan gay atau LGBT dalam podcastnya…

Tiap pasangan pasti mendambakan hubungan langgeng dan bahagia. Namun untuk mewujudkan hal tersebut, tentunya tak semudah membalikkan telapak tangan. Ada…

Nama Syahrini memang tak pernah lepas dari dunia keartisan termasuk gosip-gosip yang sering menerpa banyak selebritis. Bahkan Syahrini disebut salah…

Pasangan sesama jenis alias gay Ragil Mahardika dan Frederik Vollert diundang oleh Deddy Corbuzier di podcast-nya pada Sabtu 7 Mei…

Usai diceraikan oleh mantan istrinya, Puput, nyatanya tak membuat Doddy Sudrajat berhenti mencari pasangan. Bahkan baru-baru ini disebut-sebut sosok Doddy…

Selebgram Lucinta Luna terus menjadi sorotan usai keputusan melakukan operasi ganti kepala. Lucinta Luna diketahui baru saja selesai melakukan perubahan…

Begini nasib artis cantik yang pernah dituding jalin hubungan dengan Ariel NOAH. Siapa yang masih ingat dengan artis sekaligus presenter,…

Artis cantik Zarina Zainuddin sempat membuat publik geger karena jalinan asmaranya dengan suami orang. Dikutip dari GridPop.id, artis asal negeri…

JATIM | 25 Juli 2020 20:30 Reporter : Edelweis Lararenjana

Merdeka.com - Surat menyurat adalah salah satu sarana penyampaian informasi secara tertulis yang masih digunakan hingga saat ini. Apabila ditinjau dari sifat isinya, surat adalah jenis karangan (komposisi) paparan. Di dalam paparan, pengarang mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakannya. Demikian pula yang terjadi di dalam surat.

Dan jika ditinjau dari fungsinya, surat merupakan suatu alat atau sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efisien, efektif, ekonomis dan praktis. Dibandingkan dengan alat komunikasi lisan, surat mempunyai kelebihan-kelebihan. Apa yang dikomunikasikan kepada pihak lain secara tertulis, misalnya berupa pengumuman, pemberitahuan, dan sebagainya, akan sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya.

Jenis surat terdiri dari beberapa macam, tergantung pada isi, keamanan isi, jangkauan penggunaan dan berbagai segi lainnya. Maka dari itu, berikut ini adalah penjelasan mengenai jenis surat yang umum terdapat dan tersebar di kalangan masyarakat yang perlu diketahui.

2 dari 6 halaman

Jenis surat berdasarkan isinya dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu:

Surat pribadi, yaitu surat yang berisi masalah pribadi yang ditunjukan kepada keluarga, teman atau kenalan.
Surat dinas/resmi, yaitu surat yang berisi masalah kedinasaan atau administrasi pemerintah. Surat dinas/resmi hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat dikirimkan oleh semua pihak yang memiliki hubungan dengan instansi tersebut. Karena sifatnya resmi, surat resmi harus ditulis dengan menggunakan bahasa ragam resmi. Contoh surat dinas/resmi diantaranya adalah surat keputusan, instruksi, surat tugas, surat edaran, surat panggilan, nota dinas, pengumuman, dan surat undangan rapat dinas.
Surat niaga/dagang, yaitu surat yang berisi masalah perniagaan/ perdagangan. Surat dagang dibuat oleh suatu perusahaan yang ditujukan kepada semua pihak. Contoh surat niaga/dagang diantarannya adalah surat permintaan penawaran, surat penawaran jasa, surat pesanan, surat tagihan, surat permohonan lelang, dan periklanan

3 dari 6 halaman

©Shutterstock/YURALAITS ALBERT

Jenis surat berdasarkan keamanan isinya dibedakan menjadi empat, yaitu:

Surat sangat rahasia, yaitu surat yang berisi dokumen/ naskah yang sangat penting yang berhubungan dengan rahasia keamanan Negara. Surat tersebut ditandai dengan kode SR atau SRHS (Sangat Rahasia). Contohnya, yaitu dokumen dari Departemen Penerangan, dokumen dari Negara tetangga, dokumen di kalangan kemiliteran.
Surat rahasia, yaitu surat yang berisi dokumen penting yang hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya. Contohnya, yaitu surat rekomendasi dan laporan konduite dari seorang pejabat (DPPP).
Surat terbatas, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh para pejabat tertentu. Surat tersebut harus dibahas, dipertimbangkan semasak-masaknya sebelum diinformasikan kepada pihak-pihak yang bersangkutan. Contohnya, yaitu hasil rapat pimpinan terbatas, usul pengangkatan pegawai baru, dan laporan perjalanan.
Surat biasa, yaitu surat yang berisi masalah biasa, bukan rahasia, yang bila diketahui oleh orang lain tidak meragukan lembaga atau pejabat yang bersangkutan. Contohnya, yaitu surat edaran, surat undangan, surat ucapan terima kasih, pengumuman, dan pemberitahuan.

4 dari 6 halaman

Jenis surat berdasarkan derajat penyelesaiannya dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu:

Surat sangat segera (kilat), yaitu surat yang isinya harus segera mungkin diketahui oleh penerima surat dan harus sesegera mungkin diselesaikan atau ditanggapi. Contohnya, yaitu surat pemberitahuan tenaga penguji, surat tugas penyusun soal ujian, dan surat undangan rapat-rapat dinas.
Surat segera, yaitu surat yang isinya harus segera diketahui dan ditanggapi. Contohnya, yaitu surat lamaran pekerjaan, surat usul kenaikan pangkat, surat penawaran tugas belajar ke luar negeri.
Surat biasa, yaitu surat yang isinya tidak harus segera diketahui, ditanggapi.

5 dari 6 halaman

©Shutterstock.com/winnond

Jenis surat berdasarkan jangkauan penggunaannya dibedakan menjadi dua, yaitu:

Surat intern, yaitu surat yang hanya digunakan untuk berkomunikasi dalam satu kantor/ instansi yang bersangkutan. Contohnya, yaitu memo dan nota. Memo, yaitu surat yang berisi catatan singkat tentang pokok-pokok persoalan. Sedangkan nota, yaitu surat yang hanya dibuat oleh atasan untuk bawahan.
Surat ekstern, yaitu surat yang digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak- pihak di luar kantor/instansi yang bersangkutan.

6 dari 6 halaman

Jenis surat berdasarkan jumlah penerima yang dituju dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu:

Surat edaran, yaitu surat yang beredar di luar kantor/ instansi yang bersangkutan. Isi surat ini ada kalanya hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan (edaran khusus), dan adakalanya disebarkan kepada lingkup yang lebih luas (edaran umum).
Pengumuman, yaitu surat yang ditunjukkan kepada para pejabat, para karyawan, dan masyarakat umum.
Surat biasa, yaitu surat yang khusus ditujukan kepada seseorang, pejabat, atau instansi tertentu.

(mdk/edl)

tirto.id - Surat resmi adalah surat yang dipakai untuk urusan kerja atau instansi. Surat sendiri sering dipakai untuk berbagai kebutuhan, baik personal maupun urusan pekerjaan yang berkaitan dengan instansi. Surat resmi merupakan surat yang dikeluarkan oleh perseorangan, organisasi, maupun instansi tertentu, yang sifatnya formal dan berkepentingan resmi. Biasanya surat ini menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang bersangkutan.

Perbedaan Surat Resmi dengan Tidak Resmi

Selain itu, terdapat perbedaan mendasar antara surat resmi dengan surat tidak resmi, yakni penggunaan bahasa dan penulisan. Surat resmi memakai bahasa yang sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) dengan beberapa ketentuan penulisan.

Berikut beberapa fungsi, jenis, komponen penulisan surat resmi sebagaimana dilansir dari karya ilmiah Syafiq Hakim Noor yang berjudul "PENINGKATAN KETERAMPILAN MENULIS SURAT RESMI MELALUI PENDEKATAN KETERAMPILAN PROSES"

Fungsi Surat Resmi

Surat resmi atau surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih, terutama dalam surat-surat perjanjian.
Surat resmi atau surat dinas sebagai alat pengingat, karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan.
Surat resmi atau surat dinas sebagai bukti sejarah, seperti pada surat–surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi.
Surat resmi atau surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat putusan atau surat instruksi.
Surat resmi atau surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.

Jenis Surat Resmi

Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya bahwa berdasarkan tujuannya, penulisan surat resmi atau surat dinas dapat digolongkan sebagai berikut.

Surat pemberitahuan
Surat perintah
Surat permintaan atau permohonan
Surat peringatan dan teguran
Surat susulan
Surat panggilan
Surat pengantar
Surat keputusan
Surat perjanjian
Surat penawaran, pesanan, dan sebagainya.

Cara Membuat Surat Resmi

Berikut tata cara dan langkah-langkah dalam membuat surat resmi:

1. Kepala Surat Atau Kop Surat

Kop surat merupakan identitas pertama yang dilihat oleh penerima surat. Kop surat ini memiliki fungsi sebagai media promosi, mengetahui alamat dan nama instansi, memberikan informasi tentang jenis kegiatan dan/atau bidang usaha.

2. Nomor Surat

Penomoran surat pada surat resmi bertujuan untuk memudahkan instansi dalam pengarsipan atau penyimpanan data kapan terakhir pembuatan dan pengeluaran surat. Nomor surat berisi nomor urut, bulan, dan tahun pembuatan/pengeluaran surat. Letak nomor surat biasanya di bawah kop surat di sebelah kiri. Sama halnya dengan kop surat, nomor surat memiliki fungsi sebagai berikut:

Memudahkan pencarian kalau surat dibutuhkan.
Memudahkan penyimpanan administratif.
Membantu dalam pengelompokan surat sesuai dengan jenis isi surat tersebut.
Memudahkan pengontrolan frekuensi pengiriman surat.

Saat Anda membuat nomor surat, ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu:

Bulan dan tahun pembuatan surat
Kode tujuan surat, contoh UR (Undangan Rapat)
Kode kedudukan surat, contoh KEI = Surat Keluar
Nomor surat yang dikeluarkan harus sesuai dengan urutan surat, dihitung mulai nomor akhir pembuatan surat.

Contoh:

Nomor: 017/UR/II2018
017: Menunjukkan surat ke -17
SPK: Undangan Rapat
II: Dibuat pada bulan ke-3 (Maret)
2018: Dibuat pada tahun 201

Untuk Lampiran disertakan kalau ada, tetapi kalau tidak ada cukup diberi tanda (-).

3. Tanggal Penulisan Surat

Tanggal penulisan surat berfungsi untuk mengetahui kapan surat tersebut di buat. Dengan adanya tanggal penulisan, maka akan diketahui masa berlakunya surat tersebut. Oleh karenanya, tanggal penulisan surat adalah komponen yang sangat penting didalam penulisan sebuah surat resmi.

4. Lampiran

Lampiran merupakan dokumen yang ikut dilampirkan dalam pembuatan surat resmi oleh suatu instansi maupun perseorangan. Lampiran memiliki fungsi untuk menunjukkan jika ada dokumen penting sebagai penunjang surat tersebut. Contoh:

No: –
Lamp: 3 Lembar
Perihal: –

Hal ini menunjukkan jika surat itu menyertakan 3 lembar dokumen di dalam surat tersebut.

5. Perihal

Perihal dalam surat resmi merupakan hal pokok yang merupakan tujuan utama dalam surat tersebut. Dengan demikian penerima dapat segera mengetahui tujuan pengirim mengirimkan surat resmi tersebut.

6. Alamat Tujuan

Hal terpenting di dalam dalam sebuah surat adalah kepada siapa surat itu ditujukan. Oleh sebab itu alamat surat menjadi hal jangan sampai salah kata atau salah tujuan. Penulisan alamat dilakukan sebanyak dua kali, yang pertama pada amplop surat dan yang kedua pada isi surat itu sendiri. Untuk isi surat alamat tidak harus ditulis lengkap sebab sudah ditulis di dalam amplop.

7. Salam Pembuka

Salam pembuka juga merupakan komponen penting dalam sebuah surat resmi. Hal ini dikarenakan salam pembuka berfungsi sebagai pembuka sebelum sampai ke inti atau pokok isi surat. Contoh kata kata salam pembuka seperti Assalamualaikum, Dengan Hormat, Salam Sejahtera dan lain sebagainya.

8. Isi Surat

Isi surat adalah komponen utama dari sebuah surat, di mana pokok-pokok atau inti yang sedang dibahas tertuang di dalam isi surat. Di dalam sebuah surat terdapat bagian-bagian seperti karangan yang lainnya, yaitu bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup. Tujuan dari bagian pembuka ini adalah sebagai pengantar untuk pembaca sebelum mengetahui inti surat. Di dalam pembuka juga berisi inti masalah yang akan disampaikan kepada penerima surat. Inti. Merupakan komponen pokok inti isi surat ada pada sebuah surat. Bagian ini berisi bagian utama yang akan disampaikan kepada pengirim. Pada bagian penutup, berisi tentang penegasan, simpulan, ucapan terima kasih. Dengan demikian, bagian penutup menandai jika uraian pokok yang akan disampaikan melalui surat sudah berakhir. Penulisan penutup pada surat resmi sebaiknya singkat namun tegas.

9. Salam Penutup

Salam penutup berisi kata-kata penutup yang umumnya digunakan untuk menambahkan kesantunan di dalam berkomunikasi. Meskipun salam penutup ini baik jika digunakan dalam sebuah surat, namun bukan berarti semua surat wajib menggunakan salam penutup. Salam penutup hanya digunakan dalam surat resmi yang contohnya seperti pada surat-surat berita.

10. Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab

Pada surat resmi salah satu komponen yang disertakan yaitu nama penanggung jawab dan tanda tangan. Nama penanggung jawab adalah penanda jika nama tersebut yang bertanggung jawab dan dikuatkan dengan tanda tangan. Penanda tangan dalam surat harus sesuai dengan nama orang yang tercantum pada surat tersebut.

11. Tembusan

Tembusan digunakan ketika jika terdapat pihak yang di anggap perlu mengetahui isi surat itu.

Baca juga: Bagaimana Membuat Surat Lamaran Kerja yang Baik?