Apa yang dimaksud dengan agenda rapat

Kita pasti pernah menghadiri rapat yang tidak berjalan secara efektif, misalnya seorang pemimpin rapat yang berbicara dengan terbata-bata karena kurangnya persiapan, pembahasan rapat yang keluar dari inti pembicaraan dan rapat yang tidak menghasilkan keputusan apapun. Permasalahan-permasalahan tersebut diakibatkan karena agenda rapat yang buruk.

Agenda rapat yang efektif merupakan acuan penting untuk menentukan apa saja yang harus dilakukan di awal dan saat rapat berlangsung. Agenda rapat juga membantu anggota tim untuk mempersiapkan diri, meluangkan waktu, membahas topik pembicaraan yang ditentukan dan menghasilkan keputusan yang dibutuhkan. Untuk itu, kita harus mampu merancang agenda rapat yang efektif agar rapat berjalan dengan baik dan produktif. Kita pun dapat mendiskusikan hal-hal penting yang dibutuhkan dan menghasilkan keputusan akhir yang tepat. Nah, kali ini, kita akan membahas 6 tips merancang agenda rapat yang efektif. 6 tips ini akan membantu kita untuk memiliki rapat yang efektif dan produktif sekalipun kita berada dalam rapat besar yang terdiri lebih dari 50 orang.

Jika ingin setiap peserta rapat memiliki keterlibatan, kita harus memastikan bahwa agenda rapat yang dibuat memenuhi kebutuhan anggota tim. Tidak ada salahnya untuk meminta saran dari anggota tim tentang hal-hal apa saja yang perlu dibicarakan dan dibahas dalam rapat. Jika kita memutuskan untuk tidak membahas hal tersebut, berikan alasan yang jelas kepada anggota tim yang mengusulkan, sehingga tidak terjadi kesalahpahaman yang dapat membuat suasana rapat menjadi tidak kondusif.

Setiap orang memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Tentu saja meluangkan sebagian dari waktu yang dimiliki merupakan hal yang patut dihargai. Itulah sebabnya rapat yang dilaksanakan harus berjalan dengan efektif dan produktif. Salah satunya adalah dengan memastikan bahwa topik yang dibahas memengaruhi tim secara keseluruhan, sehingga setiap anggota akan terlihat secara aktif dalam rapat yang berlangsung. 

Tips selanjutnya, buatlah daftar pertanyaan yang harus dijawab oleh peserta sebelum rapat dilaksanakan. Pertanyaan memiliki kekuatan yang sangat besar. Pertanyaan dapat membantu para peserta mempersiapkan dirinya terlebih dahulu sebelum menghadiri rapat. Pertanyaan membuat peserta akan mencari informasi dan menentukan opini yang dimilikinya sendiri. Dengan begitu, setiap orang datang dalam rapat dengan membawa ide masing-masing. 

Biasanya, topik pembahasan rapat hanya terdiri dari gabungan kata, misalnya “relokasi ruang kantor.” Topik ini akan membuat peserta rapat bertanya-tanya, “Ada apa dengan relokasi ruang kantor?”. Peserta tidak akan mengetahui bagaimana mereka dapat mempersiapkan diri karena tidak ada kejelasan. Namun, jika kita membuat topik tersebut dalam bentuk pertanyaan, peserta akan mampu menentukan informasi apa yang perlu dimiliki sebelum mereka menghadiri rapat, seperti “Perlukah kita mengadakan relokasi ruang kantor? Jika ya, bagaimana kita dapat melakukannya? Kondisi seperti apa yang mengharuskan kita mengadakan relokasi ruang waktu?”. Ketika setiap orang mempersiapkan diri dengan informasi yang dibutuhkan, rapat akan berlangsung efektif dan pembahasan tidak akan keluar dari topik yang dibicarakan.

Pastikan bahwa kita juga memberitahu tujuan diadakannya rapat tersebut. Apakah rapat tersebut dilangsungkan untuk sekedar berbagi informasi, mendapatkan saran dan masukan atau untuk menentukan sebuah keputusan? Jika peserta rapat tidak mengetahui jelas apakah mereka harus mendengarkan saja, memberi masukan atau bahkan ikut mengambil bagian dalam penentuan keputusan, rapat tidak akan berlangsung secara efektif.

Bayangkan jika rapat yang diadakan hanya untuk sekedar mendengarkan masukan, sedangkan anggota tim yang datang memiliki harapan bahwa mereka akan menentukan keputusan. Tentu ini akan menimbulkan masalah. Setiap peserta pasti akan menjadi frustasi. Untuk itu, sangatlah penting menyampaikan tujuan dari rapat yang dilaksanakan. Jika rapat bertujuan untuk mengambil keputusan, buatlah aturan dalam pengambilan keputusan. Jika kita adalah pemimpin rapat tersebut, maka dapat menyampaikan aturan ini di awal rapat, misalnya dengan mengatakan “Jika memungkinkan, pengambilan keputusan akan dilakukan berdasarkan suara terbanyak.” Ini berarti bahwa kita membutuhkan keterlibatan setiap peserta rapat. Peserta rapat juga akan menyampaikan suara yang dimiliki. Tentu saja kita akan mendapatkan keputusan yang diinginkan.

Kita perlu menentukan waktu yang diperlukan untuk membahas suatu topik pembicaraan. Mengapa? Pertama, kita akan mengetahui banyaknya waktu yang diperlukan untuk mengadakan rapat, sehingga setiap orang dapat meluangkan waktunya dan tidak merasa terganggu oleh rapat. Kedua, setiap peserta rapat dapat menyampaikan aspirasi yang dimiliki sesuai dengan waktu yang dimiliki. Ketika waktunya telah habis, kita dapat berpindah untuk mendengarkan pendapat yang lainnya. Ini akan membuat rapat berjalan dengan sangat efektif. Setiap orang memiliki kesempatan yang sama untuk berbicara tanpa harus memperpanjang waktu rapat.  

Rapat akan berjalan dengan efektif dan produktif jika kita menyampaikan proses yang dibutuhkan. Proses membantu kita untuk mengetahui langkah-langkah yang diperlukan untuk mendapatkan hasil akhir atau mengambil keputusan, sehingga setiap orang memiliki waktu yang sama dalam memroses informasi yang ada. Misalnya, kita mengadakan rapat untuk membahas target penjualan. Tentukan proses berjalannya rapat tersebut. Katakanlah 10 menit pertama akan digunakan untuk membahas data pelanggan yang dimiliki. Lalu, 15 menit kemudian membahas mengenai cara pendekatan yang telah dilakukan serta kekurangan yang masih perlu diperbaiki dan 10 menit berikutnya dapat digunakan untuk membahas pendekatan-pendekatan baru yang dapat menarik minat pelanggan. Ketika kita memiliki proses yang jelas, alur rapat akan berjalan dengan efektif. Setiap orang dapat membahas hal-hal secara berurutan tanpa harus bolak-balik membahas hal yang telah lalu. Dengan begitu tidak akan ada hal yang terlewatkan. 

Itulah 6 tips merancang agenda rapat. Efektif atau tidaknya sebuah rapat bergantung pada agenda rapat yang dimiliki. Jadi, sebelum kita mengadakan rapat, ada baiknya kita memeriksa kembali agenda rapat yang dimiliki, sehingga rapat akan berjalan dengan efektif, produktif dan mencapai hasil yang diinginkan.

Kunci untuk menjalankan pertemuan formal yang efektif adalah agenda yang dipikirkan dengan matang. Ketika Anda mempersiapkan sebelumnya dengan menulis agenda terlebih dahulu dengan informasi rinci tentang rapat, Anda tidak hanya akan menghemat waktu untuk semua orang yang terlibat, tetapi hasilnya lebih mungkin untuk sukses.

Berikut adalah 5 item yang harus selalu Anda sertakan saat membuat agenda rapat yang efektif:

5. Tentukan tujuan pertemuan. (Atau tujuan)

Ketika agenda termasuk memulai dengan tujuan, Anda lebih fokus pada hasil akhir. sambil membuat sisa agenda rapat, meningkatkan efisiensi rapat Anda bahkan sebelum dimulai.

Lihat daftar pertemuannya!

4. Garis besar daftar topik agenda rapat untuk diskusi

Setelah tujuan rapat ditetapkan, persiapkan rapat dengan daftar topik penting untuk didiskusikan.

Setiap topik diskusi harus membantu dalam mencapai tujuan pertemuan. Daftarnya bisa singkat tetapi harus cukup rinci sehingga anggota tim dapat mempersiapkan pertemuan tim untuk memberikan kontribusi yang efektif.

Metode yang umum adalah memposisikan setiap topik sebagai pertanyaan. Ini memulai proses pemikiran untuk peserta Anda dan memberikan check-in pada relativitasnya terhadap tujuan pertemuan.

Setiap topik harus memiliki pemilik dan jumlah waktu tertentu untuk membahas topik tersebut. Kepemilikan topik memberikan akuntabilitas. Kerangka waktu membuat rapat tetap sesuai jadwal. Unduh agenda pertemuan gratis kami di sini: Unduh Agenda Rapat Konferensi Gratis

3. Identifikasi daftar peserta yang dibutuhkan

Tantangan muncul dengan sendirinya, bukan saat memutuskan siapa yang diundang, tetapi siapa yang tidak diundang. Hanya orang-orang yang benar-benar perlu hadir dalam rapat yang harus ada dalam daftar ini.

Jika Anda telah menetapkan tujuan rapat dan topik rapat yang ditetapkan, Anda harus memiliki dasar yang baik untuk bekerja dengan menyelesaikan daftar peserta Anda. Dengan mengingat hal itu, tanyakan pada diri Anda tiga pertanyaan saat mempertimbangkan setiap peserta rapat. Jika Anda menjawab ya untuk salah satu pertanyaan, tambahkan dia ke daftar agenda:

• Apakah dia perlu hadir untuk mencapai tujuan pertemuan?
• Apakah dia memiliki pengetahuan atau keahlian berharga yang dapat memengaruhi hasil?
• Apakah dia terkena dampak langsung dari hasil akhir tujuan?

Jika Anda tidak yakin, pertimbangkan untuk membuat kehadirannya opsional. Anda selalu dapat mengirim ringkasan, rekaman, atau transkripsi pasca-rapat. Notulen rapat dari pencatat, tidak selalu diperlukan.

Salah satu keluhan terbesar tentang pertemuan bisnis adalah bahwa mereka membuang-buang waktu. Mengelola rapat menjadi lebih mudah saat sinkronisasi berlangsung sekitar 30 menit. Hormati waktu rekan kerja Anda tanpa membuang waktu atau kehilangan hasil.

2. Tinggalkan bagian untuk item tindakan dan diskusi di luar topik di akhir agenda rapat Anda

Topik tak terduga dapat muncul selama rapat yang menjauhkan fokus dari tujuan akhir. Untuk tetap pada jalur dan tepat waktu, “parkir” diskusi di luar topik di “Tempat Parkir”, biasanya di akhir agenda, untuk mengunjungi kembali di luar pertemuan sebelumnya. Istilah umum lainnya untuk ini adalah "Mari kita lakukan ini secara offline."

1. Terakhir, namun tidak kalah pentingnya, periksa kembali detail rapat, seperti waktu, tempat, dan logistik konferensi

Ini sangat penting jika peserta akan berpartisipasi dalam rapat Anda dari jarak jauh. Pastikan semua detail konferensi diuraikan dengan jelas dan benar, termasuk nomor telepon, kode akses, dan tautan apa pun ke ruang rapat online Anda.

Atau, buat rapat dengan FreeConference.com dan detail konferensi diisi di semua undangan dan pengingat, bersama dengan agenda rapat Anda. 

Cobalah untuk mengirimkan agenda setidaknya 48 jam sebelumnya.

Pemberitahuan sebelumnya memberikan waktu kepada peserta untuk mempersiapkan rapat dewan dan untuk memastikan bahwa mereka tidak memiliki konflik dalam jadwal mereka.

Cobalah untuk mengirimkan agenda setidaknya 48 jam sebelumnya.

Pemberitahuan sebelumnya memberikan waktu kepada peserta untuk mempersiapkan rapat dan memastikan bahwa mereka tidak memiliki konflik dalam jadwal mereka.