Tuesday, August 20, 2019 Pengadaan
Untuk menunjang motivasi pegawai dalam menyelesaikan suatu pekerjaan sangat bergantung pada sarana dan sistem pengelolaan yang efektif. Tanpa adanya fasilitas sarana dan prasarana kantor, tidak mungkin tujuan suatu lembaga dapat tercapai.
| Ilustrasi: Sarana dan Prasarana Kantor |
Baca juga: Barang Habis Pakai dan Tidak Habis Pakai Kantor
Pengadaan sarana dan prasarana kantor itu dapat berupa tanah, bangunan, perabot, alat kantor/buku, kendaraan, dan sebagainya. Pengadaan sarana dan prasarana kantor tersebut dapat dilakukan melalui lelang, penunjukan langsung, belanja, membuat sendiri, dan menerima hibah dari pihak lain. Khusus belanja pengadaan sarana dan prasarana fasilitas kantor melalui prakualifikasi dan pascakualifikasi tersebut biasanya dilakukan oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah (K/L/PD) yang memerlukan pengadaan fasilitas kantor dalam jumlah besar dan tak sanggup dilakukan sendiri oleh instansi tersebut, sehingga harus melibatkan Penyedia. Dalam pelaksanaanya kegiatan pengelolaan sarana dan prasarana kantor harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:- Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan;
- Menentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan;
- Menyediakan dan menggunakan fasilitas sarana dan prasarana kantor dalam kegiatan operasional;
- Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran operasional yang berlaku;
- Menyimpan dan memelihara perlengkapan kantor;
- Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor;
- Menghapuskan perlengkapan sarana dan prasarana kantor yang sudah tidak dapat digunakan sesuai dengan prosedur penggunaan barang.
- Klasifikasi alat-alat, menggolong-golongkan alat-alat yang berfungsi sejenis atau menghasilkan barang-barang tertentu yang sama.
- Spesifikasi dan perincian alat-alat dengan menggunakan kemampuannya.
- Standarisasi peralatan/barang dengan pertimbangan penggunaan dalam jangka waktu berapa lama dan pertimbangan efisiensi kinerja alat/barangnya.
- Sebisa mungkin mengurangi pembiayaan/pembelian baru dengan mencari benda-benda yang dibutuhkan dari benda-benda yang berstock lebih.
- Menimbulkan kompetensi antar Penyedia dengan membuat spesifikasi barang yang akan dibeli, dan mengadakan penelitian atau pertimbangan yang seksama diantara Penyedia dengan baik.
- Mendapatkan keterangan-keterangan terbaru atas barang-barang, keadaan pasar dan harga.
- Mendapatkan keterangan-keterangan mengenai perkembangan baru atas barang-barang, dan cara yang telah disempurnakan mengenai cara pengepakan.
- Mempertimbangkan semua biaya bagi barang-barang perbekalan tersebut sampai siap digunakan.
Prosedur Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor
Prosedur pengadaan sarana dan prasarana kantor berbeda pada setiap instansi, perbedaan ini disebabkan beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan/fasilitas kantor, tingkat kompetensi antar karyawan, dan juga perbedaan jenis bidang usaha yang bergerak pada perusahaan tersebut. Pada umumnya pengadaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut ini:- Unit pengguna mengajukan bon permintaan/surat permohonan kepada bagian gudang dengan bon permintaan peralatan/perlengkapan;
- Bagian administrasi gudang memeriksa stock barang yang diminta apakah masih tersedia di dalam gudang;
- Apabila permintaannya memenuhi syarat, selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan;
- Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan peralatan/perlengkapan (barang) sesuai dengan bon permintaan dan disampaikan kepada unit pengguna;
- Tim administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut,
- Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi maupun secara fisik,
- Tim administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya,
- Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.
Cara Belanja Fasilitas Sarana dan Prasarana Kantor (Office Supplies) yang Baik
Belanja sarana dan prasarana dalam ruang lingkup kantor/perusahaan harus disesuaikan dengan kebutuhan agar tidak mubazir. Untuk menentukan sarana dan prasarana apa saja yang akan dipilih/digunakan maka harus didaftarkan dahulu perlengkapan yang dibutuhkan tersebut. Berikut ini cara belanja fasilitas kantor yang baik.- Ceklis alat kantor yang akan dibeli
- Memperhatikan apakah alat kantortersebut akan berguna atau tidak
- Memilih teman berbekanja yang tepat
- Memperhatikan waktu dalam membeli alat kantor
- Mencari toko alat kantor yang sesuai dengan kebutuhan
- Memperhatikan penawaran dari supplier sendiri
Baca juga: Cara Mencari Supplier untuk Mendapatkan Harga Terbaik
Sebenarnya tidak sulit cara belanja sarana dan prasarana untuk keperluan kantor. Meminta saran dan bantuan kepada rekan kantor yang lebih tahu atau lebih senior juga tidak ada salahnya. Kamu bisa menyisihkan waktu sekitar satu minggu untuk melengkapi kebutuhan alat kantor tempatmu bekerja.Karakteristik Sarana dan Prasarana Kantor yang Baik
Dalam memilih berbagai perlengkapan sarana dan prasarana kantor, ada beberapa hal yang harus diperhatikan agar kamu tidak menyesal setelah membeli sarana dan prasarana kantor yang kamu butuhkan. Dalam membeli barang apa saja, termasuk dalam membeli fasilitas sarana dan prasarana kantor, kamu tidak seharusnya tergoda oleh harga-harga yang murah tanpa kamu ketahui kualitas dari barang-barang tersebut. Berikut ini adalah beberapa karakteristik atau ciri-ciri peralatan kantor (sarana dan prasarana) yang baik, yaitu :- Peralatan kantor tersebut benar-benar dibutuhkan atau mempunyai nilai guna untuk membantu pekerjaan kantor;
- Sarana dan prasarana kantor yang akan dibeli mempunyai kualitas yang baik dengan harga yang sesuai;
- Dapat membantu pekerjaan kantor sehari-hari menjadi lebih efektif dan efisien.
Baca juga: Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor
Tersedianya sarana dan prasarana kantor yang cukup dengan kualitas yang baik menjadi bagian penting yang perlu disiapkan secara optimal dan berkesinambungan sehingga dapat menjamin kelancaran aktivitas kerja pegawai.
Demikianlah penjelasan mengenai pengelolaan sarana dan prasarana kantor. Semoga bermanfaat!
You're Reading a Free Preview
Page 3 is not shown in this preview.
A. Definisi Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana (Barang Habis Pakai)
Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005) menyebutkan perencanaan berasal dari kata rencana yang mempunyai arti rancangan atau rangka dari sesuatu yang akan dilakukan atau dikerjakan pada masa yang akan datang. Menurut Terry (2005), perencanaan adalah menetapkan pekerjaan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang digariskan. Hal serupa juga diungkapkan oleh Sondang P. Siagian bahwa perencanaan dapat diartikan sebagai keseluruhan proses perkiraan dan penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan (Sondang P. Siagian).
Berdasarkan definisi-definisi di atas, secara garis besar perencanaan dapat didefinisikan sebagai kegiatan menggambarkan terlebih dahulu kegiatan dimasa mendatang atau memikirkan kegiatan di masa mendatang pada masa sekarang. Perencanaan terkait dengan sarana dan prasarana dapat berupa rancangan pembelian, pengadaan, perawatan, pendistribusian ataupun pembuatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan.
Perencanaan kebutuhan disini mempertimbangkan berbagai faktor kebutuhan yang harus dipenuhi. Dimana factor ini haruslah berdasarkan data real diantaranya jenis, jumlah, kondisi, distribusi, dan komposisi, serta menyesuaikan dengan besaran anggaran yang disediakan. Sehingga perancangan disini akan berhasil, tepat dan berdaya guna.
B. Tujuan dan Manfaat Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana (Barang Habis Pakai)
Pada dasarnya tujuan diadakannya perencanaan sarana dan prasarana, diantaranya:
1) Untuk menghindari terjadinya kesalahan dan kegagalan yang tidak diinginkan,
2) Untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi dalam pelaksanaannya.
Ketika terjadi kekeliruan dalam penetapan perencanaan kebutuhan atau menetapkan kebutuhan sarana dan prasarana yang kurang/tidak memandang kebutuhan ke depan, dan kurang cermat dalam menganalisis kebutuhan sesuai dengan dana yang tersedia dan tingkat kepentingan, akan menyebabkan tujuan sebuah organisasi sulit bahkan tidak dapat tercapai maksimal.
Adapun manfaat yang dapat diperoleh dengan dilakukannya perencanaan sarana dan prasarana, diantaranya:
1) Dapat membantu dalam menentukan tujuan, (
2) Meletakkan dasar-dasar dan menentukan langkah-langkah yang akan dilakukan,
3) Menghilangkan ketidakpastian, dan
4) Dapat dijadikan sebagai suatu pedoman atau dasar untuk melakukan pengawasan,
pengendalian dan bahkan juga penilaian agar nantinya kegiatan dapat berjalan
secara efektif dan efisien.
C. Persyaratan Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana (Barang Habis Pakai)
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :
1. Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.
2. Tentukan jenis, kuantitas, dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
3. Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia.
4. Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional.
5. Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.
6. Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.
7. Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku
Dalam perencanaan sarana dan prasaran pendidikan persekolahan, maka ada beberapa
persyaratan-persyaratan yang harus diperhatikan sebagai berikut;
1. Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan harus
dipandang sebagai bagian integral dari usaha peningkatan kualitas proses belajar mengajar.
2. Perencanaan harus jelas. Untuk hal tersebut maka kejelasan suatu rencana dapat
dilihat pada:
3. Tujuan dan sasaran atau target yang harus dicapai serta ada penyusunan perkiraa5n
biaya/harga keperluan pengadaan.
b. Jenis dan bentuk tindakan/kegiatan yang akan dilaksanakan.
c. Petugas pelaksana, misalnya; guru. Karyawan, dan lain-lain.
d. Bahan dan peralatan yang dibutuhkan.
e. Kapan dan di mana kegiatan dilaksanakan.
f. Harus diingat bahwa suatu perencanaan yang baik adalah yang realistis, artinya rencana tersebut dapat dilaksanakan.
3. Berdasarkan atas kesepakatan dan keputusan bersama dengan pihak-pihak yang terlibat dalam perencanaan. Mengikuti pedoman (standar) jenis, kuantitas dan kualitas sesuai dengan skala prioritas.
Perencanaan pengadaan sesuai dengan plafon
anggaran yang disediakan.
- Mengikuti prosedur yang berlaku.
- Mengikutsertakan unsur orang tua murid,
- Fleksibel dan dapat menyesuaikan dengan keadaan, perubahan situasi dan kondisi yang tidak disangka-sangka.
- Dapat didasarkan pada jangka pendek (1 tahun), jangka menengah (4-5 tahun), jangka panjang (10 – 15 tahun).
D. Spesifikasi Kebutuhan Sarana Prasarana (Barang Habis Pakai)
Spesifikasi barang yang perlu direncanakan:
a. Barang habis pakai
Kegiatan perencanaan barang habis pakai:
1) Menyusun daftar perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan
2) Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang
3) Menyusun rencana pengadaan barang
b. Barang tak habis pakai
1) Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada
2) Memperkirakan biaya perlengkapan
3) Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia
4) Menyusun rencana pengadaan tahunan
c. Barang tidak bergerak
1) Tanah
Perencanaan tanah sebagai berikut;
a) Menyusun rencana pengadaan tanah
b) Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah
c) Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan
d) Mengadakan survei harga dilokasi
e) Mengajukan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan baik di daerah maupun pusat, dengan melampirkan data yang disusun dari hasil survey
2) Bangunan
Perencanaan bangunan meliputi:
a) Mengadakan survei tentang keperluan bangunan
b) Mengadakan perhitungan luas bangunan
c) Menyusun rencana anggaran biaya
d) Menyusun tahapan rencana anggaran yang disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang disediakan dengan memperhatikan skala prioritas
E. Prosedur Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana (Barang Habis Pakai)
Kebutuhan akan sarana dan prasarana idealnya harus direncanakan, baik perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana untuk jangka panjang, jangka menengah, jangka pendek. Imron dalam buku Persepektif Manajemen Pendidikan Berbasis Sekolah menyatakan bahwa ada sejumlah langkah-langkah atau prosedur dalam perencanaaan pengadaan sarana dan prasarana, yaitu :
1. Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang diajukan oleh setiap unit kerja dan atau menginventarisasi kekurangan perlengkapan sekolah.
2. Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan sekolah untuk periode tertentu, misalnya untuk satu semester atau satu tahun ajaran.
3. Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang tersedia sebelumnya.
4. Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran sekolah yang tersedia. bila dana yang tersedia tidak memadai untuk mengadakan kebutuhan tersebut, maka perlu dilakukan seleksi terhadap semua kebutuhan perlengkapan yang telah direncanakan dengan melihat urg ensi setiap perlengakapan yang dibutuhkan. Semua perlengkapan yang urgen segera di daftar
5. Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau anggaran yang tersedia bila ternyata masih melebihi anggaran yang tersedia, maka perlu dilakukan seleksi lagi dengan cara membuat skala prioritas.
6. Menetapan rencana pengadaan akhir.