Apa yang dimaksud mail merge

Apakah kamu sering merasa kebingungan jika harus mengirim surat atau undangan dengan jumlah penerima cukup banyak? Kalau iya, solusinya adalah mail merge. Sama halnya dengan mailing list, mail merge adalah fitur yang bisa kamu manfaatkan untuk memudahkan pekerjaan tersebut.

Dengan menggunakan mail merge, kamu hanya perlu melakukan switch data nama penerima dan bisa langsung mencetaknya. So, bagaimana cara menggunakan mail merge? Yuk simak panduannya berikut ini.

Pengertian Mail Merge

Mail merge adalah fitur dalam Microsoft Word yang sering digunakan dalam pembuatan surat, sertifikat, amplop, undangan, serta dokumen tertentu. Para pengguna seakan dimudahkan dengan adanya fitur tersebut sehingga kebutuhan membuat dokumen khusus bisa segera diselesaikan secara praktis.

Asal mula istilah mail merge adalah surat massal, sehingga berfokus dalam menciptakan surat yang memiliki banyak penerima sekaligus. Fiturnya selalu memiliki kaitan terhadap proses pembuatan dokumen yang mirip dan memiliki perbedaan pada data kecil.

Mengenal pengertian mail merge tersebut semestinya mampu membuka ide baru bagi para pekerja kantoran. Bagaimana tidak, fasilitas ini selalu bisa menjadi andalan apabila kamu butuh tahap formatting suatu surat dan dokumen dalam waktu cepat.

Keunggulan utama mail merge adalah prosesnya cepat, mudah, praktis, dan sederhana sesuai database milik pengguna.

Fungsi Mail Merge

Seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa fungsi mail merge adalah membuat jumlah surat secara massal dalam sekali proses. Ketika digunakan pada sistem Microsoft Word, nantinya bisa menggunakan banyak metode yang tersedia di dalamnya.

Tidak sedikit pula dari kalangan pengguna yang masih cukup awam terkait cara mail merge karena jarang dipakai. Padahal, tugas utama mail merge adalah sebagai pembantu saat membutuhkan fitur yang membuat format secara terstruktur.

Terutama dalam surat penting, biasanya sering diterapkan oleh pihak perusahaan berdasarkan contoh mail merge sesuai template. Apabila sudah mempunyai satu template, nantinya hanya perlu melakukan edit sesuai kebutuhan dari jenis surat dan dokumennya.

Bahkan, kamu mampu menentukan siapa saja yang akan menjadi penerima surat berdasarkan undangan secara mudah. Tidak perlu lagi menulis satu per satu dalam dokumen Microsoft Word yang berbeda asalkan formatnya masih sama.

Dari penjelasan di atas, bisa dikatakan bahwa mail merge adalah menu utama untuk membuat format surat secara mudah.

Tentunya, pengertian mail merge tidak hanya sampai situ saja karena mempunyai berbagai macam fitur penting. Melalui ilmu terkait cara menggunakan mail merge, harusnya bakal terasa bahwa proses penyusunan dokumen semakin efektif dan efisien.

Namun, kamu juga perlu memahami tentang seluruh fiturnya agar bisa memanfaatkan menu tersebut secara maksimal. Penggunaan fitur pada contoh mail merge dapat dilakukan dalam proses pembuatan dokumen yang hanya ada sedikit perbedaan saja.

Misalnya terkait perbedaan nama, alamat, dan data khusus lainnya yang identik dengan kebutuhan serta tujuan suratnya. Dengan kata lain, fitur ini terbilang sangat cocok apabila dimanfaatkan dalam membantu pembuatan sertifikat, amplop, surat, dan dokumen serupa lainnya.

Selain itu, fitur tambahan mail merge adalah bantuan terhadap segala pekerjaan yang berkaitan dengan persiapan dokumen menjadi cepat.

Baca juga: 6 Contoh Email untuk Kepentingan Bisnis yang Terbaik

Cara Menggunakan Mail Merge di Microsoft Word

Cara menggunakan mail merge dengan baik dan benar tentu bisa dilakukan sesuai panduan yang mudah. Berikut beberapa langkahnya.

Cara menggunakan mail merge yang pertama adalah masuk ke Microsoft Word dan gerakkan kursor ke “menu bar” di bagian atas. Nantinya, kamu bisa langsung klik pada opsi Mailings, lalu Start Mail Merge untuk menemukan cara mail merge sesuai menu yang tersedia.

2. Buat format dokumen

Setelah berhasil masuk ke dalam menu tersebut, pilih contoh mail merge sesuai format yang ada. Pada umumnya, opsi untuk pemilihan format dapat dilakukan seperti Letters, Email Messages, Envelopes, Labels, dan List.

Kamu bisa memilih format Normal Word Document apabila ingin melakukan custom terhadap penggunaan fitur tersebut. Jadi, para pengguna dapat mengatur sendiri kebutuhan membuat formatnya supaya terasa lebih fleksibel.

3. Tulis naskah pada worksheet

Setelah berhasil menentukan format, kini saatnya berlanjut untuk memulai cara menggunakan mail merge sesuai tujuan. Kamu bisa mengisi naskah yang ingin ditulis pada Worksheet yang telah disediakan.

Di bagian ini, kamu dapat menulis seperti nama penerima, alamat, telepon, tanggal, keperluan, dan masih banyak lagi.

4. Pilih penerimaan dokumen

Cara menggunakan mail merge berikutnya yaitu menentukan siapa saja penerima dari dokumen yang telah dibuat. Saat berada di tahap ini, kamu perlu menyesuaikan semua calon penerima sesuai rencana dan tujuan pembuatan suratnya.

Ketika draft naskahnya sudah selesai, klik pada menu Mailings, lalu pilih opsi Select Recipients. Dari situ, kamu dapat memilih penerima berdasarkan daftar data yang telah dibuat sebelumnya melalui jenis file sesuai produk Microsoft lainnya.

5. Atur posisi naskah dan data

Masih membahas cara mail merge, kini saatnya untuk mengatur posisi antara naskah beserta data yang sudah dibuat. Langkahnya dapat ditempuh melalui opsi Use an Existing List sesuai daftar file dalam drive.

Fungsi fitur mail merge adalah sebagai langkah praktis ketika penggabungan data berdasarkan kolom dan baris tertentu. Setelah selesai melakukan pengaturan, format perintah bakal diterapkan secara otomatis sesuai data di file tersebut.

6. Cek format dokumen, pastikan sudah benar

Tahap lanjutan ketika menggunakan mail merge adalah proses pengecekan terhadap format dokumen sebelum melakukan finishing. Untuk memeriksa hasil dari keseluruhan naskah, klik pada opsi Preview Results.

Menu tersebut bakal menunjukkan seperti apa hasil pengolahan data pada dokumen sesuai pengaturan yang ditentukan. Melalui tampilan worksheet tersebut, kamu masih bisa melakukan penyesuaian agar terlihat rapi dan menghindari kesalahan data.

7. Simpan file mail merge

Langkah terakhir dalam menggunakan mail merge adalah tahap penyimpanan file setelah memastikan isi naskah dan dokumennya benar. Terdapat tiga opsi berbeda yang muncul saat klik Finish & Merge untuk menyelesaikan tahap pembuatan surat massal.

• Edit Individual Document dapat digunakan untuk menyimpan file baru.
• Print Documents biasa dipakai untuk mencetak dokumen tanpa perlu disimpan dulu.
• Send E-mail Messages dapat dimanfaatkan untuk mengirim file tersebut ke dalam format email.

Baca juga: Cara Memilih Layanan Email Profesional untuk Kebutuhan Bisnis Kamu!

Contoh Mail Merge

Dalam pembuatan contoh mail merge, tentunya kamu dapat melakukan pencarian terkait bentuk naskah dan alur berdasarkan gambar. Dengan tambahan panduan di atas, harusnya semakin mudah pula bagi kamu dalam mempelajari cara mail merge melalui Microsoft Word.

Nah, buat kamu yang sekarang sedang mengembangkan bisnis, tentunya kamu membutuhkan email bisnis untuk mengirimkan penawaran. Selain itu dengan email bisnis kamu juga bisa membuat perusahaan menjadi lebih profesional dan meningkatkan kepercayaan pelanggan.

Kamu dapat menggunakan layanan Jagoan Hosting yaitu email bisnis. Mulai dari paket data Rp15.000 per bulan saja lho, Sob!

Itu dia panduan mengenai apa itu mail merge dan cara menggunakannya. Sekarang, kamu sudah mendapatkan solusi dari pekerjaanmu, bukan? Jangan lupa simak info tutorial lengkap lainnya di Blog Jagoan Hosting.

Mail Merge adalah salah satu fitur dalam Microsoft Word yang dapat dipakai untuk mempermudah kegiatan seputar persuratan. Melansir laman situs Microsoft Support, Mail Merge membuat pengguna bisa membuat kelompok dokumen yang dipersonalisasikan untuk setiap penerima.

Untuk mencari tahu lebih jelasnya, simak uraian berikut ini.

Mail Merge pada Microsoft Word

Menyadur dari Modul Praktikum Otomasi Perkantoran yang ditulis Rani Susanto, Mail Merge adalah sebuah fasilitas di dalam Microsoft Word yang digunakan untuk menangani masalah surat-menyurat dan dapat dikirim ke beberapa tujuan atau penerima.

Contohnya, pembuatan surat undangan, surat tagihan, surat promosi penjualan, dan berbagai jenis pembuatan dokumen lainnya.

Keunggulan dari menggunakan Mail Merge adalah dapat memudahkan pekerjaan sang pembuat surat atau dokumen. Dengan memanfaatkan Mail Merge, pengguna dapat mengirim surat ke beberapa penerima yang berbeda meskipun hanya membuat satu jenis surat.

Fitur Mail Merge dapat menangani pembuatan empat jenis dokumen, yaitu:

1. Label Surat (Mailing label)

Adapun hal penting yang terdapat dalam suatu Mail Merge, antara lain sebagai berikut.

1. Main Document atau Dokumen Utama

Main document adalah dokumen utama yang tidak berubah atau tetap berdasarkan surat yang dibuat. Apabila diketikkan teks atau informasi lain pada dokumen utama, akan ada format dasar dari surat yang akan dikirimkan.

2. Data Source atau Sumber Data

Sumber data merupakan data tujuan yang akan digabungkan (merge) di dokumen utama. Sumber data bisa berasal dari:

• Microsoft Office Outlook Contact List

• Microsoft Office Excel Worksheets

• Microsoft Office Word Tables

• Microsoft Office Access Database Tables

Cara Menggunakan Mail Merge untuk Pengiriman Email Massal

Mengutip laman situs Microsoft Support, berikut cara menggunakan Mail Merge untuk mengirim pesan email secara massal.

Sebelum memulai, buka dokumen kosong dalam Word lalu ketikkan isi pesan email yang ingin dikirim. Untuk mengirim email, program email yang kompatibel dengan MAPI Outlook atau Gmail harus diinstal.

1. Siapkan dokumen utama kamu, yaitu dengan cara, Masuk ke Surat > Mulai Gabungan > Pesan Email.

2. Siapkan milis. Milis tersebut adalah sumber data kamu. Jika tidak memiliki milis, kamu bisa membuatnya saat menggabungkan surat. Namun, Jika kamu menggunakan lembar bentang Excel, format kolom Kode Pos sebagai teks untuk mempertahankan angka nol. Selain itu, jika kamu ingin menggunakan kontak Outlook, pastikan Outlook program email dalam format default dan versi yang sama seperti Word.

3. Tautkan milis kamu ke pesan email.

4. Tambahkan konten personalisasi ke pesan email.

5. Lakukan pengecekan kembali dan selesaikan.

6. Simpan pesan personalisasi.