Apakah yang dimaksud dengan hambatan teknis?

Tanggal : Juli 16, 2021

Dalam setiap organisasi maupun di dalam semua perusahaan masalah yang paling sering dijumpai yaitu masalah komunikasi. Masalah komunikasi merupakan masalah sensitif yang dapat memberikan dampak bagi individu maupun tim dalam sebuah perusahaan. Komunikasi yang baik dapat meningkatkan efektifitas, efisiensi, dan produktivitas dalam perusahaan.

Lantas bagaimana cara untuk mengatasi hambatan komunikasi dalam perusahaan? Kali ini MY Scorecard (MYSC) tim akan memberikan solusi atas masalah dasar dalam semua tingkat organisasi terutama perusahaan. Tahapan pertama yang harus dilakukan adalah memahami jenis komunikasi yang ada dalam perusahaan. Tahapan kedua yaitu memahami dan mengidentifikasi hambatan yang akan dan sedang terjadi. Tahapan terakhir adalah memahami dan berkomitmen mempraktekan cara mengatasi hambatan komunikasi. Mari kita baca dan pahami rincian dari tiap tahapannya:

Jenis Komunikasi dalam Perusahaan:
1. Jenis komunikasi formal terhubung dengan struktur perusahaan dan kedudukan seseorang dalam perusahaan. Komunikasi formal ini terbagi menjadi beberapa pola:
  1. Komunikasi atas ke bawah
    Komunikasi atas ke bawah (top down communications), jenis komunikasi formal yang berasal dari pimpinan perusahaan ke bawahan. Tujuan komunikasi atas ke bawah untuk memonitor, mengarahkan, mengawasi, dan mengkoordinasi semua tugas kerja yang berada di level yang dibawahi oleh pimpinan tersebut.
  2. Komunikasi bawah ke atas
    Komunikasi bawah ke atas (upward communications), jenis komunikasi formal yang berasal dari bawahan menuju ke atasan. Tujuan komunikasi bawah ke atas untuk memberikan feedback, saran, inovasi, ide, dan informasi. Mempunyai atasan yang open minded sangat diperlukan untuk kemajuan bersama.
  3. Komunikasi Horisontal
    komunikasi horisontal terjadi di antara tim dalam perusahaan. Tujuan komunikasi horisontal untuk berdiskusi, memberikan informasi, bertukar ide, dan rapat tentang progress suatu proyek.
2. Jenis komunikasi informal adalah komunikasi random yang tidak berfokus pada hirarki struktur perusahaan. Komunikasi informal biasanya berupa gosip (isu-isu) dan juga desas desus yang belum tentu benar keberadaan informasinya. Tidak semua komunikasi informal berbentuk negatif, namun juga sifat manusiawi untuk saling berinteraksi dengan membicarakan hobi atau informasi yang mendukung pekerjaan.
Hambatan Komunikasi dalam Perusahaan :

Setelah kita mengetahui macam jenis komunikasi yang ada dalam suatu perusahaan, MYSC akan membahas tentang hambatan yang terjadi dalam perusahaan.Hambatan ini dapat mengurangi efektifitas kerja maupun kesalahpahaman ( miscommunication). Berikut ini 4 jenis hambatan yang kerap kali ditemui dalam suatu perusahaan:
1. Hambatan teknis terjadi karena media komunikasi yang digunakan. Menurut ahli dan penulis buku Personal Management (1976), Cruden dan Sherman menulis jenis hambatan teknis dari komunikasi meliputi:
  1. Prosedur kerja kurang jelas.
  2. Informasi dan penjelasan suatu tugas sangat minim
  3. Adanya ketidaktelitian saat menerjemahkan atau menjalankan tugas
  4. Media komunikasi sering bermasalah
2. Hambatan semantik terjadi karena proses penyampaian pengertian atau ide melalui bahasa atau kata-kata tidak jelas atau berbelit-belit sehingga komunikasi menjadi tidak efektif. Proses penyampaian yang tidak jelas sehingga menimbulkan pengertian yang keliru. Hambatan ini bisa terjadi karena perbedaan bahasa maupun istilah yang tidak umum didengar.
3. Hambatan manusiawi terjadi karena adanya keterlibatan antara faktor yang dimiliki setiap individu, yang dibagi menjadi dua faktor yaitu:
  1. Faktor individual adanya perbedaan emosi, persepsi pribadi, umur, status, penyaringan informasi, dan keterampilan seorang individu dalam perusahaan.
  2. Faktor kultur dan budaya kerja dalam suatu perusahaan. Budaya kerja yang telah terbentuk dalam suatu perusahaan juga mempengaruhi sikap, perilaku individu, dan juga efektifitas komunikasi dalam suatu perusahaan. Hambatan ini berasal dari struktur organisasi yang rumit, kultur komunikasi yang tertutup, dan adanya persaingan tidak sehat antar karyawan.
4. Hambatan situasional terjadi karena adanya faktor sosiologis, antropologis, dan psikologis, dan ekologis. Penyampai komunikasi harus paham dengan situasi yang terjadi. Misalnya terjadi kecelakaan kerja, gangguan teknikal mesin, dan gangguan alam.
Mengatasi Hambatan Komunikasi Dalam Perusahaan

Setelah memahami jenis dan hambatan komunikasi dalam perusahaan. MYSC akan memberikan tips sederhana untuk mengatasi hambatan komunikasi dalam perusahaan :
1. 1. Selalu melakukan maintenance kelayakan media perusahaan
  2. Pelatihan teknologi agar karyawan selalu update dengan teknologi yang baru
2. 1. Menerapkan standar komunikasi yang terdokumentasi dan fokus pada proyek menggunakan metode scrum (baca juga: Metode Scrum MY Scorecard). Komunikasi yang selalu teratur dan terdokumentasi dapat secara efektif dan efisien meningkatkan produktivitas kerja dalam perusahaan.
  2. Memahami adanya keberagaman budaya dan menggunakan bahasa Indonesia
3. 1. Menciptakan budaya kerja yang saling menghormati dan berpikiran terbuka agar keharmonisan antar perbedaan usia, status, dan persepsi agar bisa saling memahami.
  2. Berkomitmen dan bekerjasama untuk memegang teguh etika berkomunikasi
4. 1. Selalu memberikan bukti situasi yang dihadapi agar komunikasi dapat terdokumentasi secara fakta dan dapat didiskusikan bersama jalan keluarnya
  2. Apabila situasi tidak memungkinkan untuk mendokumentasi, maka baik penerima dan penyampai pesan harus mendengarkan dan meng update dengan berita terbaru yang berkaitan dengan situasi yang dihadapi contohnya bencana alam atau terkena wabah penyakit.

Dengan mengetahui jenis komunikasi, hambatan yang dihadapi, dan solusi untuk mengatasi hambatan, Anda dapat mengetahui apa yang salah dari komunikasi dalam tim Anda. Sebagai seorang pemimpin (leader) maupun pemilik usaha, Anda dapat mengedukasi dan bekerjasama dengan segala tingkat struktur perusahaan Anda agar bisa berkomitmen untuk bersama menyelesaikan dan mengurangi masalah komunikasi ini. Dengan memahami masalah, mempraktekan, dan bersama berkomitmen maka akan tercipta budaya perusahaan yang baik, lebih produktif, efisien, dan efektif. Semoga cara yang MY Scorecard berikan dapat diterapkan dan dipraktekan para leader dalam organisasi perusahaan.

Ayo selesaikan masalah komunikasi dan ukur produktivitas kinerja individu tim mu menggunakan MY Scorecard!

Mengukur produktivitas kinerja karyawan manajemen proyek secara rinci dan monitoring progress proyek mudah menggunakan MY Scorecard. Pada aplikasi MY Scorecard aplikasi manajemen proyek, Anda dapat mengatur prioritas pekerjaan, melihat performa kinerja, dan mengontrol manajemen proyek menggunakan gantt chart. Solusi aplikasi manajemen proyek yang dapat membuat tim Anda lebih semangat dan tetap produktif saat bekerja secara WFH dan di kantor dimana saja kapan saja.

Biasanya seseorang akan memperhatikan pesan yang ada kaitannya dengan dirinya. Dengan demikian seseorang menjadi lebih selektif dalam menanggapi sebuah pesan. Bahkan tidak hanya itu, pesan yang diperhatikan adalah pesan yang sesuai dengan perasaan, pikiran dan tingkah laku. Di luar itu, akan bertentangan dengan kepentingan.

c. Motivasi terpendam

Motivasi akan mendorong seseorang berbuat sesuatu yang sesuai benar dengan keinginan, kebutuhan dan kekurangannya. Semakin sesuai dengan motivasi seseorang, kemungkinan besar komunikasi juga akan semakin besar. Sebaliknya, komunikan akan mengabaikan komunikasi ketika tidak sesuai dengan motivasinya.

d. Prasangka

Prasangka merupakan salah satu faktor penghambat komunikasi. Orang yang berprasangka, belum apa-apa sudah bersikap menentang komunikator sebelum komunikasinya dilaksanakan. Orang yang berprasangka emosinya tidak terkontrol dan ia tidak menggunakan pikirannya secara rasional. Akibatnya, komunikasi tidak berjalan secara efektif. Pada sisi lain, terjadinya mis-komunikasi dalam proses komunikasi sering juga sebagai akibat dari munculnya atau timbulnya hambatan atau gangguan-gangguan komunikasi yang sifatnya teknis dan personal seseorang hambatan manusiawi. 90

1. Hambatan Teknis

Keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi. Dari sisi teknologi, semakin berkurang dengan adanya temuan baru dibidang kemajuan teknologi komunikasi dan 90 Secara lebih gamblang dan lengkap dapat diajukan tulisan-tulisan komunikasi seperti Mulayana, Ilmu Komunikasi; Effendy, Ilmu, Teori; Cangara, Pengantar, dan sebagainya. informasi, sehingga saluran komunikasi dapat diandalkan dan efesien sebagai media komunikasi merupakan hambatan teknis komunikasi. Menurut Cruden dan Sherman dalam bukunya Personel Management, 1976, jenis hambatan teknis dari komunikasi : - Tidak adanya rencana atau prosedur kerja yang jelas; - Kurangnya informasi atau penjelasan; - Kurangnya ketrampilan membaca; - Pemilihan media saluran yang kurang tepat; - Hambatan Semantik Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara efektif. Definisi semantik sebagai studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Kata-kata membantu proses pertukaran timbal balik arti dan pengertian komunikator dan komunikan, tetapi seringkali proses penafsirannya keliru. Tidak adanya hubungan antara simbol kata dan apa yang disimbolkan arti atau penafsiran, dapat mengakibatkan kata yang dipakai ditafsirkan sangat berbeda dari apa yang dimaksudkan sebenarnya. Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat sesuai dengan karakteristik komunikannya, dan melihat kemungkinan penafsiran terhadap kata-kata yang dipakainya.

2. Hambatan Manusiawi

Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi, kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat panca indera seseorang, dan lain-lain. Menurut Cruden dan Sherman : a. Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia. Perbedaan persepsi, perbedaan umur, perbedaan keadaan emosi, ketrampilan mendengarkan, perbedaan status, pencairan informasi, penyaringan informasi. b. Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi. Suasana iklim kerja dapat mempengaruhi sikap dan perilaku staf dan efektivitas komunikasi organisasi. Gangguan inilah yang menjadi penghambat dalam proses komunikasi antara pengurus dan nasabah. Gangguan bukan merupakan bagian dari proses komunikasi akan tetapi mempunyai pengaruh dalam proses komunikasi, karena pada setiap situasi hampir selalu ada hal yang mengganggu proses komunikasi tersebut. Gangguan adalah hal yang merintangi atau menghambat komunikasi sehingga penerima salah menafsirkan pesan yang diterimanya. Jika dijabarkan lebih lanjut, hambatan dalam proses komunikasi bisa berupa hal-hal berikut: 1. Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional. 2. Hambatan dalam penyandian atau simbol. Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit. 3. Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi. 4. Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima. 5. Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima atau mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut. 6. Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.