Bagaimana cara melakukan komunikasi Kantor yang efektif dan efisien

Penelitian yang dilakukan perusahaan Gartner menunjukkan bahwa 70 persen kesalahan dalam bisnis terjadi karena komunikasi yang buruk. Statistik ini secara tidak langsung menunjukkan betapa pentingnya komunikasi yang efektif di tempat kerja. 

Pasalnya, tidak hanya dapat meningkatkan hubungan, keterlibatan, dan produktivitas karyawan, komunikasi yang efektif juga dibutuhkan demi kesuksesan perusahaan secara keseluruhan. 

Itu sebabnya agar kamu mampu menjadi manajer atau karyawan yang turut mendorong kesuksesan perusahaan tersebut, cobalah terapkan beberapa cara komunikasi yang efektif di tempat kerja berikut ini.

1. Berkomunikasi dengan jelas

Kamu harus bisa selalu berbicara dengan jelas dan terarah agar rekan kerja atau anggota tim bisa memahami apa yang kamu butuhkan. Sebab, ketika kamu meracau dan tidak yakin dengan apa yang kamu katakan, orang lain cenderung tidak akan mendengarkan kamu.

Bila hal ini masih sulit untuk kamu lakukan, cobalah untuk menulis poin-poin yang hendak kamu katakan terlebih dahulu sebelum kamu menyampaikan sesuatu yang penting atau saat harus berkomunikasi dengan kelompok yang besar. 

2. Jadilah pendengar yang terlibat 

Saat berkomunikasi dengan orang lain kita terkadang terlalu fokus pada apa yang hendak kita katakan. Padahal komunikasi  yang efektif bukan hanya tentang berbicara dengan baik, namun juga bagaimana kamu mampu menjadi pendengar yang terlibat.

Menjadi pendengar yang terlibat berarti kamu tidak hanya memahami kata-kata dan emosi yang coba disampaikan pembicara, namun juga membantu lawan bicara kamu tersebut merasa didengar dan dipahami. 

Hal ini dapat dilakukan misalnya dengan fokus pada pembicara, menghindari menyela pembicaraan, menunjukkan minat pada percakapan yang dilakukan, dan mengesampingkan penilaian saat mendengarkan lawan bicara untuk benar-benar memahami hal yang mereka coba katakan. 

Salah satu cara komunikasi yang efektif di tempat kerja ini tidak hanya akan menunjang bagaimana kamu mampu memahami informasi yang didengar, namun juga membantu kamu membangun hubungan dan interaksi yang lebih baik dengan sesama rekan kerja atau tim.

Baca juga: 8 Cara meningkatkan kemampuan komunikasi demi kemajuan karier

3. Tegas, jujur dan terbuka

Ketegasan dapat menghasilkan komunikasi yang lebih jelas dan membantu kamu dalam meningkatkan rasa percaya diri serta kemampuan mengambil keputusan. 

Meski begitu, tegas tidak dipahami sebagai sikap agresif dan menuntut, ya. Ingatlah bahwa komunikasi yang efektif bukan tentang memenangkan argumen atau memaksakan pendapat pada orang lain. 

Sebaliknya, ketegasan dapat ditunjukkan dengan mengekspresikan pikiran dan perasaanmu secara terbuka, jujur dan mempertahankan sudut pandang saat berkomunikasi sambil tetap menghormati orang lain dan terbuka pada perspektif mereka. 

Agar dapat meningkatkan ketegasan dalam cara komunikasi yang efektif di tempat kerja, kamu bisa berlatih untuk mengekspresikan pikiran negatif dengan cara yang positif, belajar mengatakan tidak, dan menerima umpan balik secara positif.

4. Perhatikan komunikasi nonverbal

Cara komunikasi yang efektif di tempat kerja dapat dilakukan dengan mengembangkan kemampuan untuk memahami dan menggunakan komunikasi nonverbal. 

Pasalnya, komunikasi nonverbal dapat membantu kamu dalam mengekspresikan diri, terhubung dengan orang lain, mengidentifikasi situasi yang menantang dan membangun hubungan yang lebih baik di tempat kerja. 

Salah satu contoh menggunakan komunikasi nonverbal untuk meningkatkan komunikasi yang efektif adalah dengan menggunakan bahasa tubuh yang terbuka, seperti tidak menyilangkan lengan dan mempertahankan kontak mata dengan lawan bicara. 

Kamu juga dapat menggunakan bahasa tubuh untuk menekankan atau meningkatkan pesan verbal. 

Sementara itu, agar kamu dapat memahami komunikasi nonverbal dengan baik kamu harus melihat semua sinyal nonverbal yang kamu terima secara keseluruhan atau utuh.

5. Pilih medium komunikasi yang tepat 

Dalam lingkungan kerja, komunikasi kerap dilakukan dalam beragam medium, seperti tatap muka, panggilan telepon, konferensi video, pesan teks hingga email.

Agar setiap komunikasi di berbagai medium tetap efektif, cobalah pikirkan apakah medium yang akan kamu gunakan sudah tepat dan dapat mendukung pesan tersampaikan dengan efektif. 

Pertimbangkan beberapa hal seperti  tingkat urgensi topik, ukuran masalah atau pertanyaan yang ingin diajukan, berapa banyak orang yang terlibat dan seberapa formal topik tersebut untuk memutuskan medium komunikasi mana yang terbaik. 

Contohnya, jika kamu hanya ingin mengajukan pertanyaan singkat dan tidak membutuhkan jawaban langsung, maka email bisa menjadi medium yang lebih baik. 

Sebaliknya jika kamu ingin mengomunikasikan hal yang panjang dan kompleks untuk dibahas, maka pilihan medium telepon atau tatap muka sepertinya lebih efektif untuk digunakan. 

6. Gunakan kecerdasan emosional 

Salah satu kunci komunikasi efektif di tempat kerja adalah kecerdasan emosional, istilah yang merujuk pada kemampuan melihat, memahami, mengekspresikan dan mengelola emosi. 

Hal ini penting dimiliki untuk mencegah potensi konflik di tempat kerja. Itu sebabnya usahakan untuk selalu menjaga interaksi di tempat kerja seprofesional mungkin agar komunikasi yang terjadi di tempat kerja pun dapat berjalan secara efektif. 

Salah satu hal sederhana yang bisa kamu lakukan untuk menerapkan cara komunikasi yang efektif di tempat kerja ini adalah dengan berusaha bersikap tenang dan memikirkan dengan matang sebelum menyampaikan pendapat atau bertindak di tempat kerja. 

Baca juga: 12 Alasan pentingnya komunikasi dalam dunia kerja

Dalam setiap aspek pekerjaan, kamu dituntut untuk mampu berkomunikasi dengan satu sama lain. Karena itu penting untuk menerapkan cara komunikasi yang efektif di tempat kerja seperti yang telah dicontohkan tadi.

Dengan menerapkannya kamu pun dapat menjaga hubungan dengan rekan kerja, meningkatkan produktivitas dan mampu membantu perusahaan mencapai tujuan yang diinginkan. 

Sumber:

• careeraddict.com
• helpguide.org
• kaplanprofessional.edu.au
• reed.co.uk
   

Siapa pun yang telah berkolaborasi dengan kolega dalam kelompok sebuah proyek tahu betapa sulitnya untuk berbagi dan menerima ide. Dalam menggerakkan proyek, sangat penting bagi semua orang untuk berkomunikasi.

Hal yang sama berlaku bahkan ketika Kamu mengirim email ke satu rekan kerja. Jika Kamu sampai mengatakan hal yang salah atau memilih kata yang kurang tepat, maka Kamu bisa merusak atau bahkan membahayakan hubungan profesional dengan mereka.

Tapi kabar baiknya adalah Kamu akan mendapatkan berbagai strategi untuk meningkatkan cara  berkomunikasi agar lebih efektif di tempat kerja, hanya dengan membaca ulasan di bawah ini!

Menguasai Dasar-Dasar Komunikasi

Untuk menjadi komunikator yang lebih baik, Kamu harus mendengarkan, mengamati, mengatur, sehingga kemudian bisa terhubung. Langkah ini sangat penting sebagai tahap dasar sebelum memulai komunikasi dengan rekan kerja atau bahkan kolega.

Karena dengan memahami skema pemikiran diatas Kamu akan lebih mudah dalam menyusun strategi. Sehingga keberhasilan untuk mencapai suatu komunikasi yang efektif akan bisa tercapai.

Memahami Gaya Komunikasi

Ketika Kamu sedang mencari tahu bagaimana gaya Kamu berkomunikasi dengan orang lain, Kamu mungkin ingin refleksi diri. Misalnya, apakah Kamu seorang introvert yang membutuhkan waktu untuk memproses dan merenung, atau seorang ekstrovert yang ingin berpikir keras dan mendapatkan feedback langsung?

Kedua tipe kepribadian itu akan sangat berpengaruh dalam proses belajar berkomunikasi. Karena tentu saja keduanya adalah tipe yang bertolak belakang. Tapi jika Kamu bisa memastikan dengan segera pribadi Kamu adalah tipe yang mana, Kamu akan lebih mudah untuk tahap belajar komunikasi yang selanjutnya.

Pastinya juga akan mempermudah kamu untuk menentukan metode yg lebih tepat dan efisien. Tes kepribadian seperti Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) akan sangat berguna dalam mengevaluasi tipe kepribadian dan juga akan mempermudah untuk memahami tipe kepribadian orang-orang di sekitarmu.

Misalnya, Kamu perlu menerapkan pendekatan berbeda dengan pengambil keputusan yang digambarkan sebagai “pemikir” atau “perasa” di MBTI. Pemikir akan didasari dengan skema alasan sebab akibat. Saat berkomunikasi dengan pemikir, Kamu akan lebih fokus pada fakta dan logika.

Sedangkan Perasa di sisi lain, lebih banyak bergantung pada nilai-nilai pribadi. Saat terlibat dengan perasa, Kamu akan menarik nilai-nilai itu dan menekankan dampaknya pada orang lain. Begitulah perbedaan keduanya, sekarang Kamu bisa gambaran yang lebih jelas kan?

Pemecahan Masalah Kelompok

Bahkan ketika Kamu memahami gaya komunikasi Kamu dan kolega, Kamu tetap saja kadang-kadang akan mengalami konflik dan kesalahpahaman, terutama di antara kelompok-kelompok. Ketika masalah muncul dalam suatu kelompok, Kamu mungkin perlu meminta bantuan tim untuk menemukan solusinya dengan segera.

Cobalah  Lakukan Diskusi Kelompok

Untuk menghindari komunikasi yang kurang baik, Kamu bisa memulainya dengan mengirimkan agenda awal, nyatakan dengan jelas tujuan pertemuan di depan, susun sistematis pengambilan keputusan dengan kata kunci, dan klarifikasi kepemimpinan. Selama pertemuan, ikuti empat langkah ini:

Identifikasi Masalahnya

Kamu tidak bisa memecahkan masalah jika orang tidak satu pemikiran denganmu. Maka dari itu sangat penting untuk cari tahu masalah terlebih dulu sebelum Kamu angkat bicara dalam kelompok.

Baca juga: Contoh Surat Perjanjian Kerja

Perasaan Ingin Didengar

Kita semua perlu didengar. Pastikan bahwa setiap orang punya kesempatan untuk membagikan perasaan mereka tentang masalah tertentu yang sedang dihadapi. Karena setiap orang memang punya hak untuk berpendapat dan tentu saja juga feedback dengan mendengar pendapat mereka begitu juga sebaliknya.

Jelaskan Masalahnya

Apakah semua orang memahami semua kerumitan yang terlibat? Jika masalah yang terjadi tidak dijelaskan dengan gamblang maka tidak akan bisa ditemukan penyelesaiannya dengan tepat. Karna setiap orang yang terlibat bahkan tidak tahu dengan jelas masalah yang terjadi. Maka dari itu perlu penjelasan masalah terlebih dahulu.

Kembangkan Solusi

Kamu mungkin ingin mengusulkan beberapa solusi yang bisa mengatasi masalah tersebut. Diskusikan semua opsi dan kemudian persempit ke pilihan terbaik dengan cara mengevaluasi satu persatu dari semua opsi yang ada.

Hasil yang paling diinginkan dari diskusi kelompok adalah konsensus, di mana semua orang menyetujui solusinya. Tetapi ini mungkin tidak selalu layak. Situasi lain mungkin mengharuskan pemilihan suara mayoritas, mediasi pihak ketiga atau arbitrasi, atau bahkan penangguhan sementara dalam diskusi mungkin saja bisa terjadi.

Kritik

Jenis konflik lain yang sering muncul di tempat kerja adalah memberi dan menerima kritik. Meskipun kritik itu normal, sering kali tidak nyaman bagi pihak yang terlibat. Alih-alih menghindarinya, mengapa tidak belajar menawarkan dan menerima kritik dengan lebih baik?

Jika Kamu seorang pemimpin atau manajer, Kamu mungkin berada dalam posisi untuk memberikan kritik kepada karyawan. Untuk membuat ini lebih nyaman, pilih penyampaian yang pribadi dan tidak mengancam. Sampaikan sudut pandang Kamu dengan perincian spesifik, dan berikan data objektif jika memungkinkan. Terakhir, buatlah rencana untuk perubahan sehingga kedua pihak punya harapan yang realistis.

Jika Kamu mendapati diri Kamu berada di ujung kritik, minta contoh-contoh perilaku dan jangan menjadi defensif karena ini hanya akan meningkatkan emosi negatif. Cobalah untuk memparafrasekan tanggapan Kamu sehingga Kamu berdua setuju dengan masalah ini. Akui bila Kamu salah atau punya ruang untuk tumbuh, dan tanyakan bagaimana Kamu bisa meningkatkan diri.

Baca juga: Contoh Surat Lamaran Pekerjaan

Dengan menjaga percakapan tetap kolaboratif dan fokus pada solusi, Kamu akan mempertahankan kontrol emosional. Kita semua pasti pernah membuat kesalahan, tapi yang akan membedakan Kamu dengan yang lain yaitu seberapa efektif Kamu belajar dari kesalahan-kesalahan sebelumnya.