Contoh laporan absensi karyawan excel

12-09-2022

Attendance Management: Contoh Absen Online Karyawan di Excel

Sebagai business owner dan HR Manager, tidak ada yang memahami pentingnya karyawan bagi perusahaan lebih baik dari pada Anda. 

Mengelola karyawan dengan tepat akan membantu kesuksesan perusahaan dalam mencapai tujuannya. Salah satu aspek penting dari manajemen karyawan adalah kehadiran.

Manajemen kehadiran yang buruk dapat menyebabkan hilangnya produktivitas dan keuntungan bisnis hingga tingkat turnover yang lebih tinggi. 

Data kehadiran karyawan berguna untuk sejumlah jabatan, seperti manajer, karyawan, employer, supervisor, accountant, tetapi juga guru, siswa, dan orang tua mereka.

Ada 2 alasan utama mengapa pelacakan kehadiran sangat penting:

• Mengurangi ketidakhadiran – ketika karyawan tahu kehadirannya dilacak, karyawan akan membatasi ketidakhadiran yang tidak diperlukan.
• Menunjukkan seberapa produktif karyawan– saat melacak kehadiran, hasil kerja karyawan dapat dibandingkan dengan jumlah kehadirannya.

Adalah tugas HR untuk melacak jam kerja karyawan dan tetap mematuhi undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan. 

Selain itu, gaji karyawan hanya dapat dibayar secara akurat ketika kehadiran mereka dihitung dengan benar. 

Hal ini menunjukkan bahwa manajemen kehadiran yang efektif sangat diperlukan di tempat kerja saat ini. 

Memiliki sistem kehadiran yang dikelola dengan baik dapat meningkatkan profit dan meningkatkan efisiensi perusahaan secara keseluruhan. 

Pada artikel ini, kami telah merangkum berbagai cara agar perusahaan dapat melacak kehadiran karyawannya secara efektif.

Template Absen Online Karyawan di Excel Otomatis

Apa itu Attendance Management?

Attendance Management akan melacak jam kerja karyawan Anda. Ini adalah sistem yang digunakan untuk mendokumentasikan jumlah waktu karyawan bekerja dan jumlah waktu mereka tidak masuk. 

Attendance Management dapat dilakukan dengan mencatat jam kerja karyawan di atas kertas, menggunakan spreadsheet, punching time card, atau menggunakan software absensi online untuk perusahaan Anda.

Perusahaan harus melacak kehadiran karyawan, terutama perusahaan yang ingin meningkatkan skala bisnisnya. 

Saat perusahaan sudah jadi lebih sibuk dan lebih besar, Perusahaan tidak akan bisa memantau kehadiran karyawan seefektif saat tim masih berjumlah sedikit.

Apa pentingnya Attendance Management?

Sistem attendance management membantu HR menghitung jam kerja karyawan secara akurat. Ini akan sangat membantu jika perusahaan memiliki karyawan yang dibayar per jam kerja. 

HR harus dapat menghitung gaji secara tepat untuk dibayarkan kepada karyawan. Dan, HR perlu tahu apakah ada upah lembur yang perlu dibayarkan untuk karyawan.

Jika perusahaan menggunakan sistem clock-in dan clock-out, maka HR dapat mendokumentasikan ketepatan waktu karyawan saat bekerja. HR dapat melihat apakah seorang karyawan cenderung datang terlambat atau keluar lebih awal dari pekerjaan.

Attendance management juga membantu HR melacak jumlah cuti yang digunakan karyawan. Ini sangat penting jika perusahaan memiliki kebijakan yang mengizinkan karyawan menggunakan sejumlah sick leave atau untuk liburan.

Cara Melacak Kehadiran Karyawan

Ada beberapa cara agar perusahaan dapat melacak kehadiran karyawan. 

Meskipun semua ini efektif, cara paling efisien untuk melacak kehadiran karyawan akan bergantung pada jenis bisnis dan ukuran perusahaan..

Absen Online dengan Excel atau Google Spreadsheet

Melacak karyawan secara manual dengan Excel atau Google Spreadsheet akan membantu HR melihat data waktu karyawan datang ke kantor dan waktu karyawan meninggalkan kantor. 

Metode ini biasanya paling cocok untuk perusahaan kecil yang tidak membutuhkan solusi yang lebih kuat. 

Download template excel absensi online GRATIS 

Kelebihan spreadsheet

Mudah digunakan

Menggunakan spreadsheet sebagai attandance tracker sangatlah sederhana. Yang dibutuhkan hanyalah pemahaman yang sangat mendasar tentang Excel atau Google Sheets. 

Pada dasarnya tidak dibutuhkan waktu khusus untuk mempelajarinya, sehingga dapat segera digunakan. 

Pastikan semua karyawan menggunakan template yang sama untuk melacak waktu kehadiran guna memastikan konsistensi.

Hemat Biaya

Google Sheets dapat digunakan secara gratis, sehingga membuat time tracking karyawan pada dasarnya juga gratis.

Scalable

Timesheet CSV juga dapat diskalakan untuk bisnis menengah dengan perhitungan yang lebih rumit untuk menjaga sistem tracking tetap teratur.

Kekurangan spreadsheet

Memakan waktu

Meskipun mudah dikelola untuk bisnis kecil, staf pemrosesan payroll dapat terhambat untuk menangani begitu banyak worksheet karyawan dalam jangka waktu yang lama. 

Disorganized

Meskipun tidak yang ingin membuat kesalahan, memiliki terlalu banyak spreadsheet untuk diolah dapat berpotensi menyebabkan disorganisasi. 

Gangguan dalam proses kehadiran dapat menyebabkan masalah karena departemen HR terburu-buru untuk menyelesaikan penggajian.

Tidak Ada Advance Tracking

Karena melacak kehadiran karyawan dengan cara ini adalah proses manual, HR tidak memiliki Advance Tracking. 

Advance Tracking dapat melacak jam kerja saat karyawan masuk, streamline solusi penggajian, atau menggunakan software lunak canggih untuk meningkatkan workflow dan produktivitas.

Dapat Diedit

Spreadsheet juga dapat dengan mudah dimanipulasi jika jatuh ke tangan yang salah. 

Sistem kehadiran karyawan seharusnya tidak dapat diedit atau setidaknya dapat melacak pengeditan dari waktu ke waktu. Setiap perubahan harus dapat dilacak sehingga sulit bagi siapa pun untuk memalsukan catatan waktu.

Absen Karyawan dengan Punch Card

Time clocks memberikan karyawan akses untuk menggunakan punch card sehingga bisnis memiliki catatan yang tidak dapat diedit terkait data waktu karyawan masuk dan keluar. 

Dengan menggunakan punch card sebagai laporan kehadiran, business owner dan HR Manager dapat mengetahui kapan karyawan bekerja dan kapan tidak, sehingga masalah terkait kehadiran bisa segerda diketahui.

Coba tracking abseni pegawai menggunakan template excel ini!

Kelebihan Punch Card

Lacak kehadiran di skala dasar

Mirip dengan spreadsheet, kartu punch menunjukkan data karyawan ketika sedang bekerja, tidak bekerja, atau istirahat sehingga Anda dapat menyimpan catatan kehadiran yang akurat.

Tidak dapat diedit

Keuntungan paling signifikan yang dimiliki punch card dibandingkan spreadsheet adalah tidak dapat diedit. Saat punch card dimasukkan melalui time clocks, kartu tersebut dicap secara permanen, sehingga karyawan tidak dapat membuat perubahan tanpa diketahui dan disetujui manajer mereka.

Kekurangan kartu punch

Sayangnya, kartu punch memiliki semua kelemahan yang sama dengan spreadsheet karena hanya melacak kehadiran dan tidak ada yang lain. 

Punch card merupakan proses manual, sehingga ada banyak ruang untuk human error.

Potensi kesalahan

Karyawan mungkin lupa clock-in dan clock-out saat bekerja, yang menyebabkan pekerjaan tambahan untuk tracking kehadirannya bagi departemen HR atau accounting.

Di sisi lain, waktu yang dimiliki tim HR atau accounting dapat mereka gunakan untuk pekerjaan yang membantu meningkatkan skala bisnis.

Akurasi

Punch card juga tidak menjamin bahwa karyawan benar-benar berada di tempat atau bekerja. 

Seorang karyawan bisa datang ke kantor, punch kartu mereka, dan kemudian pergi. Ada berbagai trik untuk mensiasati agar perusahaan membayar karyawan saat mereka tidak bekerja.

Absen Online dengan Software

Employee time-tracking software adalah cara termudah untuk melacak kehadiran karyawan karena ini bukan proses manual. 

Karyawan masih harus absen masuk dan pulang dengan tombol yang mudah digunakan melalui aplikasi seluler. 

Namun, perangkat lunak ini memungkinkan Anda untuk lebih memahami karyawan Anda dan merampingkan proses penggajian Anda.

Cara Membuat Absen Online Karyawan di Excel Otomatis

Kelebihan Employee Time-Tracking Software

Melihat ke blindspot

Employee time-tracking software memungkinkan perusahaan untuk melihat di mana karyawan berada. 

Dengan GPS, perusahaan dapat menentukan apakah karyawan berada di dalam gedung saat mereka mengatakannya. 

Perusahaan juga dapat memantau ketika jam istirahat seorang karyawan melebihi dari batas yang ditentukan.

Mencegah korupsi waktu

Speadsheet dan punch card tidak dapat mencegah pencurian waktu kecuali perusahaan memiliki seseorang yang berkeliling di kantor untuk memastikan semua karyawan ada di tempat. 

Hindari biaya lembur yang mahal

Dengan employee time-tracking software, perusahaan dapat melacak lembur karyawan dengan lebih baik sehingga perusahaan tidak terus membayar upah kepada karyawan untuk tetap bekerja ketika mereka tidak benar-benar bekerja. 

Lihat kehadiran secara real time

Employee time-tracking software memungkinkan perusahaan melihat metrik karyawan kapan saja sepanjang hari. 

Ini berarti perusahaan dapat melihat siapa yang masuk setiap saat sepanjang hari secara real time. 

Anda dapat menggunakan fitur ini untuk melakukan check-in random untuk memastikan karyawan benar bekerja.

Terintegrasi dengan sistem penggajian

Salah satu manfaat paling signifikan dari employee time-tracking software adalah terintegrasi dengan sistem penggajian. 

Ini berarti perusahaan dapat memastikan karyawan mendapatkan upah secara akurat dan  tepat waktu. 

Dan, alih-alih memasukkan waktu karyawan secara manual dari spreadsheet atau punch card, departemen penggajian dapat mengintegrasikan dan mengotomatiskan semua data yang diperlukan untuk membuat cek gaji yang akurat.

Kesimpulan – Absen Online Karyawan

Mencatat kehadiran karyawan menggunakan Excel memang umum bahkan masih banyak perusahaan yang menggunakannya.

Namun, absensi menggunakan Excel cukup berisiko apalagi jika perusahaan Anda semakin berkembang.

Pertama, data sangat rentan terhadap dimanipulasi karena file excel bisa diakses oleh siapa saja. Kedua, apabila terjadi kendala teknis atau bencana, file absensi akan memiliki risiko hilang atau rusak.

Ketiga, absensi pegawai tidak real-time sehingga sangat mungkin terjadi adanya potensi kecurangan. Bisa saja karyawan hari ini tidak masuk, namun besok mengaku masuk.

Jika absensi pegawai secara real-time, maka perekaman data dilakukan pada saat karyawan tersebut absen. Sehingga sekalipun data tersebut disalahgunakan, maka akan ketahuan.

Terakhir, mengelola absensi pegawai dengan Excel juga memakan waktu lebih karena data pada Excel biasanya hanya memuat satu jenis data saja.

Meskipun data pada Excel dapat dihitung secara otomatis, peran Anda sebagai pengguna juga berpengaruh sehingga mungkin saja terjadi error atau salah hitung.

Salah satu layanan pencatat absen, absensi online, dan pengelola cuti adalah Abi People.

Dengan Abi People, Anda bukan hanya mendapatkan software tapi layanan dari tim Abhitech. Jadi, Anda tidak perlu buang waktu untuk belajar software baru. Tim Abhitech yang mengerjakannya.