Bagi Anda yang bekerja di perusahaan manufaktur tentu tidak asing dengan istilah stock opname bukan? Bagaimana cara melakukan stock opname dengan prosedur yang adalah benar? Simak langkah-langkahnya di Blog Mekari Jurnal! Stock opname adalah kegiatan yang dilakukan untuk menyesuaikan catatan akuntansi dalam bisnis dengan jumlah stok barang atau persediaan yang disimpan perusahaan. Kegiatan ini memang cukup menyita waktu karena Anda akan memeriksa dan melakukan perhitungan barang yang ada di dalam gudang secara langsung. Selain itu, dalam melakukan perhitungan juga tidak boleh ada kesalahan atau ada yang terlewat, karena nantinya akan berpengaruh pada stok barang yang dijualnya. Kapan stock opname harus dilakukan dan bagaimana cara atau tahapan melakukannya, ikuti beberapa tips di bawah ini agar proses perhitungan persediaan barang di gudang dapat berjalan dengan lancar! Apa Itu Pengertian Stock Opname?Pengertian stock opname adalah kegiatan perhitungan persediaan fisik (barang dagang) atau stok yang berada di dalam toko atau gudang. Pada dasarnya, kegiatan ini tidak hanya digunakan untuk menghitung persediaan saja, tetapi juga dapat digunakan untuk menghitung barang atau benda yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan. Pengelolaan kegiatan untuk menyesuaikan catatan akuntansi dengan stk fisik yang disimpan perusahaan ini sangat diperlukan agar biaya operasional yang timbul tidak melebihin batas dan perusahaan bisa menentukan pembelian stok dengan tepat dikemudian hari. Selain itu, tujuan dilakukannya stock opname adalah untuk menyesuaikan catatan akuntansi dengan stok fisik yang disimpan perusahaan. Biasanya hal ini dilakukan pada akhir tahun, namusejumlah perusahaan yang menerapkan sistem pengendalian yang lebih tertata biasanya melakukannya setiap tiga atau empat bulan sekali. Dalam melakukan proses stock opname, selain membutuhkan aplikasi perhitungan stok gudang, Anda juga membutuhkan sebuah tim yaitu tim penghitung dan tim input. Sekarang ini dengan perkembangan teknologi sudah ada barcode. Dengan menggunakan barcode, proses perhitungan stok bisa dilakukan lebih cepat dan efisien. Selain itu dengan menggunakan barcode, kesalahan dalam pencatatan dan perhitungan barang bisa lebih diminimalisir. Salah satu komponen penting agar stok opnamelebih mudah, efisien, dan akurat adalah dengan penggunaan Stock Keeping Unit (SKU). Penerapan SKU juga diyakini membantu perusahaan mengurangi kesalahan pencatatan dan perhitungan stok barang. Stock Keeping Unit atau SKU merupakan identitas berupa kode unik pada setiap barang ritel untuk memudahkan pihak perusahaan mengenal jenis-jenis stok barang. SKU antara satu jenis barang dengan barang lain akan berbeda sebagai penanda. Kode yang digunakan biasanya terkait dengan unsur merek, warna, ukuran, dan tipe barang. Secara teknis, SKU biasanya dicetak dalam barcode untuk memudahkan perusahaan melakukan inventarisasi atau stok opname. Proses Akuntansi Otomatis Minim Risiko Human Error dengan Jurnal. Pelajari selengkapnya! Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang! atau Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang! Kenapa Harus Melakukan Stock Opname?Kegiatan opname stok dilakukan untuk mengetahui secara pasti dan benar tentang persediaan barang yang ada pada catatan pembukuan dan barang yang ada di gudang, apakah jumlahnya sama atau berbeda. Jika ditemukan barang lebih banyak daripada yang tertulis di daftar stok, maka bisa dilakukan pengecekan ulang apakah kemungkinan ada transaksi yang belum dicatat atau kesalahan dalam melakukan pencatatan. Jika terjadi kekurangan, biasanya bisa dilakukan dengan dua cara yaitu dengan membuat jurnal penyesuaian atas kekurangan barang. Bisa juga perusahaan membebankan kepada petugas bagian stok barangmelakukan penggantian atas kekurangan barang. Kegiatan ini juga dapat dilakukan untuk akun-akun seperti kas, piutang, utang dan aktiva lainnya. Beberapa tujuan dilakukannya stock opname yaitu adalah sebagai berikut:
Manfaat Atur dan Hitung Stok BarangManfaat stock opname bagi bisnis dan perusahaan lainnya yaitu sebagai berikut:
Baca juga: Apa itu Cash Opname? Begini Prosedur Pelaksanaanya! Kapan Stock Opname Dilakukan?Masing-masing perusahaan memiliki kebijakan tersendiri terkait periode kegiatan stock opname. Berbeda jenis usaha juga pasti berbeda pula kebijakan untuk menentukan kapan sebaiknya dilakukan perhitungan stok barang ini. Umumnya periode untuk melakukan perhitungan stok dilakukan dalam periode tahunan, per kuartal (4 bulan), triwulan (3 bulan), bahkan ada yang setiap bulan sekali. Tetapi kebanyakan perusahaan melakukan perhitungan dan pengecekan stok adalah per kuartal atau triwulan, karena memang proses inimembutuhkan waktu yang tidak sedikit. Selain itu, para petugas juga harus memeriksa secara detail semua barang dan beserta kondisinya. Untuk menekan risiko selisih dari stok, pada beberapa perusahaan melakukan kegiatan opname stok barang di setiap awal bulan dan dilengkapi dengan pembuatan berita acara opname stok. Tujuannya adalah agar perbedaan stok dapat segera diketahui dan dicari tahu akar dari analisis perhitungannya. Jika penyebabnya adalah jumlah barang, maka jarak waktu ketika melakukan opname stok barang juga semakin lama. Kegiatan ini dapat Anda lakukan di sela hari kerja atau ketika perusahaan sedang tidak beroperasi. Jadi Bagaimana Cara Melakukan Stock Opname?Berikut adalah contoh standar operasional prosedur (SOP) cara melakukan stock opname dengan prosedur atau langkah-langkah yang tepat:
Tahapan Awal dalam Melakukan Stock OpnameTahap ini biasanya dilakukan jauh-jauh hari, sekitar satu minggu sebelum proses stock opname. Di tahap ini, komunikasi akan lebih banyak dilakukan dengan orang gudang. Yang perlu dilakukan pada tahap ini antara lain:
Barang-barang yang tidak perlu dihitung ini antara lain:
Tahap PersiapanPada tahap ini artinya hari pelaksanaan stock opname adalah sudah mendekati hari-H. Tahap persiapan ini biasanya dilakukan pada H-1. Hal yang perlu dilakukan pada tahap ini antara lain:
Tahapan Melakukan Stock OpnameTahap ini adalah hari di mana stock opname dilakukan. Hal yang harus dilakukan pada langkah ini adalah:
Jika Anda sudah memahami arti pengertian stock opname, juga mengetahui langkah-langkahnya, Anda bisa memulai untuk mempraktikkan cara tersebut agar mendapatkan hasil dari opname stok barang yang rapi dan akurat. Hal ini juga dapat menghindari beberapa kesalahan yang dapat terjadi sewaktu-waktu. Beberapa opsi yang biasanya dilakukan jika risiko selisih jumlah adalah hasil selisih stok barang dibebankan kepada perusahaan dengan membuat jurnal penyesuaian. Manfaatkan Software Akuntansi untuk Jaga Stok Barang Tetap AmanKini Anda bisa melakukan prosedur stock opname dengan lebih mudah menggunakan software akuntansi Jurnal. Jurnal terintegrasi dengan 5 software POS termutakhir yaitu iREAP POS Pro, Moka POS, Oktopus POS System, Vend POS dan POS iSeller. IntegrasiJurnaldengan berbagaisoftwarePOS membuat Anda tidak perlu lagi repot-repot menyesuaikan data di POS dengansoftware akuntansi Anda. Proses stock opname memang merepotkan dan menyita banyak waktu, oleh karena itu, manfaatkan aplikasi inventory barang berbasis web untuk membantu pekerjaan Anda dalam mengelola inventory. Jurnal memiliki fitur aplikasi perhitungan stok gudang yang akan memberikan Anda kemudahan dalam proses pemantauan dan perhitungan stok barang di gudang hingga membuat laporan stock opname secara akurat dengan data realtime. Daftarkan bisnis Anda sekarang juga dan nikmati free trial coba gratis 14 hari Aplikasi Jurnaluntuk pengguna baru. Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang! atau Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang! Silahkan tonton tutorial di bawah ini untuk mendapatkan gambaran tentang melakukan stok opname menggunakan Jurnal. Tips Melakukan Stock OpnameBagi Anda pemula dalam hal stock opname tentu masih kebingungan dengan bagaimana cara melakukan kegiatan ini dengan tepat. Untuk itu penting untuk mengikuti beberapa tips berikut ini agar cara melakukan stock opname yang anda lakukan terlaksana dengan benar dan efektif, yaitu adalah sebagai berikut:
Dengan melakukan penjadwalan tentunya stock opname terjadi secara teratur, sehingga tidak menumpuk yang berakibat semakin sulitnya melakukan pendataan. Untuk Anda yang masih bingung menentukan kapan dan seberapa sering stock opname dilakukan bisa menyesuaikan dengan hal berikut:
Waktu penghitungan bisa ditentukan sendiri sesuai dengan kenyamanan Anda seperti setelah jam tutup toko atau sebelum buka toko. Jika tidak memungkinkan, Anda mungkin harus menutup toko selama beberapa jam di waktu operasional.
Langkah pertama yang bisa anda lakukan dalam tahap awal stock opname ialah pemetaan produk. Intruksikan bagian gudang untuk memberikan tag atau sticker pada setiap stok barang yang dimiliki. Hal ini selain mempermudah dalam menemukan barang yang hendak dihitung juga merapikan persediaan gudang yang dimiliki.
Agendakan untuk berkeliling gudang dan membuat denah gudang penyimpanan Anda. Ilustrasikan tiap rak penyimpanan untuk memetakan tempat penyimpanan tiap barang yang ada. Dengan adanya denah ini baik Anda ataupun staf akan lebih mudah menemukan letak barang, apalagi jika mempunyai gudang yang cukup besar atau jenis barang yang beragam. Denah tersebut juga akan berguna pada saat penghitungan. Anda dapat menandai bagian-bagian mana yang telah dihitung sehingga tidak perlu berulang kali mengecek ke tempat yang sama.
Bentuklah tim khusus untuk melakukan penghitungan. Staf yang masuk ke dalam tim ini bukan sembarang staf. Pastikan siapapun yang diberi tanggung jawab dalam pekerjaan ini mempunyai kemampuan menghitung yang mumpuni, memiliki stamina dan konsentrasi yang prima serta teliti. Dengan staf yang kompeten, proses stock opname yang adalah mudah dapat dilakukan lebih mudah dan cepat. Walaupun begitu tetap lakukan briefing sebelumnnya, agar semua pekerjaan yang telah ditentukan berjalan dengan lancar. Selain itu, bekali pula staf Anda dengan asupan tenaga yang cukup. Karena asupan ini penting untuk menjaga konsentarasi dan stamina agar mereka tetap fokus menghitung.
Setelah membuat ilustrasi penyimpanan, tandai pula setiap rak dan barang yang Anda miliki. Selain memudahkan Anda untuk mengenali barang, penandaan ini juga membantu menemukan barang-barang yang terpisah dari kelompoknya. Ini memastikan tidak ada barang yang “nyasar” di tempat yang tidak sesuai. Pemberian tanda ini juga akan sangat membantu ketika melakukan penjualan. Jika barang-barang tidak ditandai, maka transaksi akan terasa lebih sulit karena Anda perlu mencari secara berulang-ulang apabila tidak teliti.
Mencampur aduk stok barang juga akan membuat kebingungan dalam pencatatan dan perhitungan. Pisahkan stok lama dan stok baru untuk mempermudah penghitungan jumlah stok lama yang terjual dan belum terjual. Dengan pemisahan ini Anda juga bisa mengeluarkan stok lama terlebih dahulu. Barang yang pertama kali masuk bisa diletakkan pada posisi yang paling depan agar mudah diambil. Sistem ini dikenal dengan nama First In First Out atau FIFO. Penggunaan aplikasi stok barang dapat membantu hal ini untuk mengurangi risiko kerugian karena produk kadaluarsa.
Tips selanjutnya adalah dengan Cycle countingataupartial stock-takes adalah metode penghitungan stock opname yang dilakukan secara terus menerus atau disebut juga dengan mencicil penghitungan. Dengan cycle counting Anda melakukan penghitungan untuk tiap barang satu persatu secara rutin. Cara ini lebih efektif dibandingkan dengan melakukan penghitungan seluruhnya sekaligus dalam satu waktu. Metode ini cukup menguntungkan karena akan mengurangi kerepotan dan kebingungan. Selain itu Anda dapat lebih dini mendeteksi kekeliruan stok, sehingga tidak perlu waktu yang lama untuk melakukan perbaikan. Anda pun tidak perlu meluangkan waktu khusus atau menutup toko yang justru akan mengurangi penjualan. Cycle counting bisa dilakukan per hari atau per minggu sesuai dengan preferensi tiap usaha. Baca juga:Cara Melakukan Inventory Control yang Tepat Bagi Usaha, Ini Tipsnya!
Saat dilakukan stock opname lakukan perhitungan dua kali agar hasil yang didapat adalah benar serta mengecek kekeliruan. Ada baiknya stok yang sudah dihitung diberi tanda seperti pemakaian label agar tidak terhitung dua kali.
Untuk menjadwalkan stock opname ada baiknya pilih hari dimana tak banyak transaksi terjadi. Ada yang melakukan stock opname setiap bulan namun ada pula yang melakukannya tiap beberapa bulan sekali.
Untuk melakukan penghitungan stok barang lebih cepat dan mudah dengan menggunakan sistem Point Of Sale (POS) atau aplikasi akuntansi. Penghitungan dengan sistem POS lebih mudah karena mampu mengumpulkan data barang dan transaksi dari setiap toko maupun gudang. Setiap proses checkout konsumen baik online atau offline, produk yang dibeli secara otomatis akan dihapus dari stok yang terdaftar. Setelah itu seluruh data stok langsung diperbaharui, sehingga Anda tidak perlu menginput satu persatu. Software akuntansi juga dapatmembantu Anda dalam menghitung jumlah barang yang dimiliki di setiap gudang. Setiap perubahan data yang dilakukan juga akan otomatis mengubah seluruh data yang ada. Selain itu data ini pun akan langsung masuk ke dalam laporan keuangan dalam. Nah, itulah penjelasan lengkap mengenai apa itu pengertian, tujuan, manfaat, langkah-langkah maupun tips dan cara melakukan stock opname yang adalah benar. Semoga informasi ini bisa berguna untuk Anda, dan jangan lupa untuk membagikannya di sosial media.
Kategori : Akuntansi
Artikel Sebelumnya Artikel Selanjutnya Related Articles
Akuntansi,Akuntansi,Akuntansi,Akuntansi Panduan dan Cara Rekapitulasi Jurnal yang Benar
Tak Berkategori Cara Menghitung Laba Ditahan dalam Proses Akuntansi
Bisnis Neraca Pembayaran: Pengertian, Jenis, dan Fungsi
Tak Berkategori Cara Mengatasi Neraca Saldo Tidak Seimbang (Balance)
Nama Lengkap Subscribe |