Jelaskan manfaat sebuah perencanaan sebelum melaksanakan kegiatan pembuatan hasil karya

Perencanaan adalah bentuk persiapan yang baik ketika ingin melakukan sesuatu. Perencanaan penting karena pada dasarnya akan menjadi representasi tentang tujuan organisasi serta melibatkan pengambilan keputusan tentang cara dan sarana yang diinginkan untuk mencapai tujuan. Hal ini juga menjadi dasar sebelum bisa mengoptimalkan fungsi manajemen lainnya. Yuk, mari kita mempelajari berbagai manfaat perencanaan dalam berbagai bentuk kegiatan. Perhatikan informasi di bawah ini ya.

Baca Juga: Fungsi Perencanaan atau Planning Dalam Manajemen

Manfaat Perencanaan

Sebuah rencana tidak hanya harus efektif, tetapi juga efisien. Efektivitas suatu rencana berkaitan dengan sejauh mana rencana itu bisa mencapai tujuannya. Sedangkan itu efisiensi rencana berupa bentuk kontribusinya terhadap maksud dan tujuan, diimbangi oleh biaya serta faktor lain yang diperlukan untuk merumuskan sekaligus mengoperasikannya.

Rencana akan bisa disebut efisien jika mencapai tujuan dengan biaya yang masuk akal. Tidak hanya dalam hal waktu, uang atau produksi tetapi juga dalam hal kepuasan individu atau kelompok. Perencanaan dimulai dengan penetapan tujuan dari berbagai bentuk kegiatan yang akan dilakukan. Perencanaan membantu dalam memfokuskan perhatian anggota pada tujuan atau sasaran perusahaan. Tanpa perencanaan, sebuah organisasi tidak memiliki panduan. Hal ini juga memaksa perencana untuk menciptakan susunan rencana yang bisa dipahami setiap lapisan organisasi. Oleh karena itu, perencanaan membawa ketertiban ke dalam organisasi.

Baca Juga: Fungsi Pengorganisasian Dalam Manajemen

Pada dasarnya, berbagai manfaat yang akan bisa didapatkan dari kegiatan perencanaan adalah sebagai berikut ini:

• Membantu memastikan pelaksanaan tugas menjadi tepat sasaran.
• Kegiatan tiap unit akan terorganisir dengan baik, dengan tujuan akhir yang sejalan.
• Dengan memanfaatkan penelitian yang akurat, perencanaan akan bisa membantu dalam menghindari kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.
• Menciptakan standar biaya dan juga pengawasan.
• Planning dapat menjadi cara untuk semakin maju.

4 Jenis Rencana

Ada 4 jenis rencana yang bisa kita manfaatkan ketika ingin menyusun sebuah perencanaan. Jenis-jenis tersebut adalah:

Rencana Hirarki:

Rencana-rencana ini dibuat pada tiga tingkat hierarki utama, yaitu, kelembagaan, manajerial, dan teknis. Rencana untuk ketiga level tersebut adalah;

• Rencana Strategis.
• Rencana Administratif atau Menengah.
• Rencana Operasional juga dapat dikategorikan menurut frekuensi penggunaan.

Rencana Tetap/ Standing Plans:

Rencana tetap dibuat untuk mencakup masalah yang dihadapi pihak manajerial berulang kali. Rencana tetap dapat disebut sebagai Standard Operation Procedure (SOP). Umumnya, lima jenis rencana tetap akan memiliki;

• Misi atau tujuan
• Strategi
• Kebijakan
• Aturan
• Prosedur

Baca Juga: Teks Prosedur: Pengertian, Ciri-Ciri & Strukturnya

Rencana Sekali Pakai:

Rencana sekali pakai disiapkan untuk situasi atau masalah tertentu yang unik dan biasanya akan diganti setelah satu kali digunakan. Umumnya, ada empat unsur yang digunakan atau menjadi perhatian utama untuk rencana jenis ini. Yaitu:

• Tujuan atau Sasaran
• Program
• Proyek
• Anggaran

Rencana Kontinjensi/Darurat:

Rencana darurat dibuat untuk menghadapi situasi yang mungkin muncul jika asumsi ini ternyata salah. Jadi perencanaan kontinjensi adalah pengembangan tindakan alternatif yang akan diambil jika peristiwa yang tidak disangka terjadi.

Ada banyak manfaat perencanaan yang bisa dirasakan. Jika kamu ingin mempelajari materi yang serupa, yuk mulai belajar bersama bimbel online Kelas Pintar. Dapatkan akses produk SOAL yang berisi soal latihan ujian untuk memahami seberapa baik pemahaman kamu dengan berbagai macam soal di dalamnya. Kemudian ada fitur TANYA yang bisa menjawab berbagai pertanyaan mengenai soal dan materi yang belum dikuasai secara gratis. Guru profesional yang sudah tidak diragukan lagi kemampuannya akan menjawab seluruh pertanyaan kamu.

Jadi tunggu apalagi? Ayo belajar di Kelas Pintar!

“Pentingnya Perencanaan Sebagai Salah Satu Fungsi Manajemen”

Oleh : Tri Anung Anindita

Nim : 1001 1202 52

Ilmu Pemerintahan

FISIP – Universitas Riau

A.    Pendahuluan

Setiap organisasi perlu melakukan suatu perencanaan dalam setiap kegiatan organisasinya, baik perencanaan produksi, perencanaan rekrutmen karyawan baru, program penjualan produk baru, maupun perencaan anggarannya. Perencanaan (planning) merupakan proses dasar bagi organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana cara mencapainya. Oleh karena itu, perusahaan harus menetapkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai sebelum melakukan proses-proses perencanaan.

Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutama dalam menghadapi lingkungan ekternal yang berubah dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis dan bukan hanya pada intuisi dan firasat (dugaan).

Salah satu maksud dibuat perencanaan adalah melihat program-program yang akan dijalankan untuk meningkatkan kemungkinan tercapainya tujuan-tujuan organisasi di waktu yang akan datang. Perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif, sehingga manajemen tidak hanya bereaksi terhadap lingkungannya, tapi lebih menjadi peserta aktif dalam dunia usaha.

Pokok pembahasan dalam paper ini berfokus pada perkenalan konsep perencanaan, alasan pentingnya perencanaan dalam mencapai tujuan dan bagaimana mengefektifkan perencanaan tersebut.

B.     Konsep Perencanaan

1.      Proses menentukan bagaimana sistem manajemen akan mencapai tujuan-tujuan,menentukan bagaimana organisasi dapat mencapai apa yang ingin ditujunya (certo, 2003)

2.      Proses menetapkan tujuan-tujuan dan rancangan tindakan, membangun peraturan-peraturan dan prosedur, dan memperhitungkan hasil-hasil yang akan  terjadi dimana yang akan datang (Dessler, 2001)

Dari kedua pendapat ahli tersebut dapat kita simpulkan bahwa perencanaan merupakan proses awal bagi sistem manajemen untuk mencapai tujuan-tujuannya. Hal ini disebabkan perencanaan merupakan proses menentukan rancangan tindakan bagaimana organisasi membangun aturan-aturan dan prosedur demi tercapainya tujuan organisasi tanpa melupakan kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi dalam pelaksanaan perencanaan.

Perencanaan yang dilakukan oleh organisasi harus bersifat fleksibel. Artinya perencanaan tersebut bisa menyesuaikan terhadap lingkungan eksternal yang dinamis. Sebab faktor eksternal merupakan hambatan terhadap pelaksanaan rencana yang akan dilakukan organisasi, sehingga perencanaan itu sedikit banyak bisa diubah tanpa mengubah tujuan untuk apa perencanaan itu dilakukan.

C.    Alasan Pentingnya Perencanaan Dalam Manajemen

Ada beberapa alasan mengapa perencanaan begitu penting terhadap manajemen organisasi, berikut :

1.      Tujuan menjadi jelas dan terarah

Perencanaan sebagai langkah awal dari pencapaian tujuan akan memberikan arah dan kejelasan tujuan tersebut, sehingga semua komponen ataupun elemen-elemen dalam organisasi mengetahui dengan baik tujuan yang hendak dicapai.

2.      Semua bagian yang ada dalam organisasi akan bekerja ke arah satu tujuan yang sama

Ketika semua elemen atau bagian dalam organisasi mengetahui tujuan organisasinya dengan jelas dan benar, maka mereka akan bekerja ke satu arah yang sama. Artinya mereka memahami prosedur apa saja yang akan dilakukan sebagaimana yang telah mereka sepakati dalam perencanaan.

3.      Menolong mengidentifikasikan berbagai hambatan dan peluang

Dengan adanya perencanaan maka organisasi mampu mengidentifikasi berbagai hambatan dan peluang yang ada di lingkungan luar organisasi. Adanya hambatan dan peluang yang datang akan menuntut organisasi mempersiapkan tindakan-tindakan antisipasi ke depan sehingga mereka tetap berada di lajur menuju tujuan awal.

4.      Membantu pekerjaan menjadi lebih efisien dan efektif

Perencanaan memberikan pandangan bagi organisasi mengenai tindakan apa saja yang harus mereka lakukan demi tercapainya tujuan, termasuk di dalamnya biaya dan lamanya waktu yang dibutuhkan sehingga tujuan terealisasi. Hal ini akan membantu organisasi menjadi lebih efektif dan efisien dalam mencapai tujuan.

5.      Perencanaan sendiri dapat diartikan aktivitas pengawasan

Ketika prosedur kerja sudah ada dan jelas, tentu hal ini menjadi sebuah control terhadap pelaksanaan di lapangan. Artinya mereka akan bekerja sesuai prosedur sebab perencanaan sebagai pengawasan.

6.      Perencanaan juga membantu untuk mengurangi resiko dan ketidakpastian

Dalam mencapai sebuah tujuan, terdapat berbagai macam resiko dan ketidakpastian yang akan menghadang dalam pencapaian tujuan organisasi. Oleh karena itu, adanya perencanaan akan memperjelas tindakan-tindakan dan prosedur kerja sehingga ketidakpastian tersebut dapat diminimalisir.

D.    Proses Perencanaan

Sebelum para manager dapat mengorganisasi, memimpin, atau mengendalikan, terlebih dahulu mereka harus membuat rencana yang memberikan arah pada setiap kegiatan organisasi. Pada tahap perencanaan manager menentukan Apa yang akan dikerjakan, Kapan akan dikerjakan, Siapa yang akan mengerjakan dan Bagaimana mengerjakannya.

Kebutuhan akan perencanaan ada pada semua tingkatan manajemen dan semakin meningkat pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi, dimana perencanaan itu mempunyai kemungkinan dampak yang paling besar pada keberhasilan organisasi. Pada tingkatan top manajer pada umumnya mencurahkan hampir semua waktu perencannannya jauh ke masa depan dan pada strategi-strategi dari seluruh organisasi. Manajer pada tingkatan yang lebih rendah merencanakan terutama untuk sub-unit mereka sendiri dan jangka waktu yang lebih pendek.

Terdapat pula beberapa variasi dalam tanggung jawab perencanaan yang tergantung pada ukuran dan tujuan organisasi dan pada fungsi atau kegiatan khusus manajer. Organisasi yang besar dan berskala internasional lebih menaruh perhatian pada perencanaan jangka panjang daripada perusahaahn local. Akan tetapi pada umumnya organisasi perlu mempertimbangkan keseimbangan antara perencanaan jangka panjang maupun perencanaan jangka pendek. Karena itu penting bagi para manajer untuk mengerti peranan perencanaan jangka pendek dan jangka panjang dalam pola perencanaan secara keseluruhan.

Menurut T. Hani Handoko (1999) kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap sebagai berikut :

1.      Menetapkan tujuan

2.      Merumuskan keadaan (proses-proses perencanaan)

3.      Menentukan berbagai alternative tindakan

4.      Mengembangkan rencana dan melaksanakannya

E.     Hubungan Perencanaan Dengan Fungsi Lain

Hubungannya dengan fungsi lain dapat         dijelaskan :

1.      Organizing

Perencanaan menunjukkan cara dan perkiraan bagaimana mengorganisasikan sumber daya-sumber daya organisasi untuk mencapai efektivitas paling tinggi

2.      Directing

Perencanaan menentukan kombinasi paling baik dari sumber daya-sumber daya yang diperlukan untuk mengarahkan, mempengaruhi dan memotivasi karyawan

3.      Controlling

Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan erat. Pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana 

A.    Keberhasilan Perencanaan Dalam Mencapai Tujuan

Dalam mencapai tujuan organisasi, terdapat cara-cara agar tujuan itu dapat terealisasi.

1.      Bahwa pimpinan dan bawahan organisasi harus bekerja sama merumuskan perencanaan, menentukan tujuan, menentukan standar kerja, dan memilih kegiatan yang akan dilaksanakn demi mendorong tercapainya tujuan organisasi.

2.      Kemudian dalam tahap pelaksanaan kerja, bawahan atau karyawan harus menunjukkan kinerja terbaik dan memberikan kemampuan maksimal demi tercapainya tujuan. Di sisi lain pimpinan juga harus memberikan pengarahan bagi karyawan dengan cara yang baik dan harus mampu memotivasi para karyawan.

3.      Setelah tujuan terealisasi, pimpinan dan bawahan hendaknya mengevaluasi tujuan tersebut. Tujuan evaluasi adalah menemukan kekurangan dan kelemahan organisasi dalam pelaksanaan tujuan, mengurangi resiko yang sama untuk tujuan berikutnya, dan sebagai bahan pembelajaran.

A.    Tipe-Tipe Perencanaan

Menurut jangka waktu,  perencanaan digolongkan :

v  Perencanaan jangka panjang

adalah rencana yang akan dijalankan oleh seluruh komponen dalam organisasi atau perencanaan, dan dibuat dalam rangka pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.

v  Perencanaan jangka menengah

adalah rencana yang dijalankan untuk mencapai tujuan jangka menengah dan sebagai dorongan tercapainya tujuan jangka panjang.

v  Perencanaan jangka pendek

adalah rencana yang dijalankan untuk mencapai tujuan jangka pendek, dan sebagai dorongan tercapainya tujuan jangka menengah.

B.     Penutup

Dari uraian di atas dapat kita simpulkan betapa pentingnya perencanaan dalam usaha mencapai tujuan organisasi. Adanya perencanaan akan memberikan arah dan tujuan yang jelas, memberikan pemahaman terhadap pimpinan dan bawahan sehingga bisa saling bekerja sama demi terealisasinya tujuan organisasinya.

Namun di samping itu, perencanaan hanya salah satu fungsi dalam manajemen. Oleh karena keberhasilan pencapaian tujuan bukan berarti hanya tergantung pada satu fungsi perencanaan saja, tetapi ada fungsi-fungsi lainnya, seperti pengorganisasian, mengarahan dan pengawasan.

Keberhasilan perencanaan akan sangat mungkin tercapai apabila pimpinan dan bawahan bekerja sama dan dapat saling memotivasi sehingga kinerja masing-masing semakin tinggi demi tercapainya tujuan organisasi

Daftar Pustaka

Arief Bowo PK, SE., MM. “Perencanaan”. Jakarta: Universitas Mercu Buana, 2008

Ernie Tisnawati Sule, Kurniawan Saefullah. “Pengantar Manajemen”. Jakarta: Kencana,   2005

Tim Dosen Asas Manajemen Universitas Indonesia. “Fungsi Perencanaan”.