Jelaskan pengertian surat keluar dengan sistem buku agenda

Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk kedalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut Buku Agenda Masuk (Daily Mail Record).

Buku agenda adalah suatu buku yang digunakan untuk mengagendakan surat masuk maupun surat keluar dalam suatu perusahaan. Petugasnya dinamakan agendaris (mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk.

Fungsi dari buku agenda :

Sebagai alat bukti keluar masuknya surat
Untuk mengetahui jumlah surat masuk maupun keluar dalam kurun waktu tertentu.
Untuk mengetahui penomoran surat keluar.
Untuk membantu dalam melakukan pencarian surat.

Bagan Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda

Langkah - Langkah Pengurusan Surat Masuk dengan Sistem Buku Agenda

Surat-menyurat dalam suatu perusahaan adalah sebuah hal yang umum terjadi. Untuk menjaga agar kegiatan surat menyurat tersebut bisa dapat terkontrol dengan jelas, maka kegiatan surat menyurat juga masuk dalam administrasi yang memerlukan prosedur tersendiri.

Salah satu cara dalam mengelola atau mengurus surat masuk dapat dilakukan dengan sistem buku agenda. Dalam pengurusan surat masuk dengan sistem buku agenda, ada langkah-langkah tersendiri yang bisa dijadikan patokan. Langkah-langkah pengurusan surat masuk dengan sistem buku agenda adalah sebagai berikut :

1. Penerimaan Surat

Surat masuk dapat diterima melalui :

Kurir, dengan menggunakan buku ekspedisi atau lembar pengantar
Kurir kantor pos
Diambil langsung oleh kurir perusahaan bagi yang memiliki alamat kotak pos/ PO BOX di kantor pos

Tugas penerima surat adalah :

Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
Meneliti ketepatan alamat si pengirim
Menandatangani bukti pengiriman surat
Mengantar pada unit penyortir surat (jika dalam organisasi bagian penerima dan penyortir surat pemisah)

Simak juga: Cara Mengisi Lembar Disposisi

2. Penyortiran Surat

Penyortiran surat yaitu kegiatan memisah-misahkan surat sesuai dengan jenisnya yang digunakan untuk pengolahan lebih lanjut.

Adapun tahap-tahap penyortiran surat adalah sebagai berikut :

a. Tahap pertama

Dipisahkan antara surat dinas dan surat pribadi.

b. Tahap kedua

Surat dinas dipilah antara surat rahasia dan surat tidak rahasia

c. Tahap ketiga

Surat tidak rahasia dibuka dan dipisahkan antara surat biasa dan surat penting. Surat biasa diperiksa kelengkapannya, seperti lampiran (jika ada), surat kemudian distempel penerimaan, ditulis tanggal dan nomor urut setiap bulannya.

Tujuan dari penyortiran surat ini adalah :

Untuk mengetahui banyaknya surat masuk
Untuk mengetahui prioritas penanganannya
Untuk mempermudah pengawasan

3. Pencatatan Surat/ Agendaris

Kegiatan pencatatatan surat atau agendaris meliputi:

3.a. Menerima semua surat dari penerima surat

3.b. Membuka sampul surat

3.c. Membubuhkan cap agenda

Sebelum surat dicatat dalam buku agenda, maka terlebih dahulu dibubuhkan stempel agenda pada ruang kosong di bagian atas atau bawah halaman pertama surat.

Stempel agenda bagian arsip dapat berupa:

3.d. Memeriksa kelengkapan surat

Untuk memeriksa kelengkapan surat, dapat digunakan buku agenda yang berisi keterangan-keterangan berikut ini. Keterangan memuat informasi surat tentang lampiran.

Daftar Lampiran Surat yang Hilang

Daftar Lampiran Yang Dikirim Dengan Pos Sendiri

Daftar Lampiran Surat Berharga

e. Membaca surat, menggaris bawahi isi surat dan membuat catatan penting/ memberi tanda yang membantu pembaca surat

f. Mencacat surat dalam buku agenda

Buku Agenda Surat Masuk

Buku Agenda Tunggal

g. Menyampaikan surat yang disertai lembar disposisi kepada pengarah surat

Lembar disposisi adalah lembar yang disediakan oleh pencatat/ agendaris yang dipergunakan untuk membubuhkan disposisi pimpinan.

4. Pengarahan Surat

Setelah menerima surat beserta lembar disposisi dari pencatat surat, surat diteliti kebenarannya, selanjutnya surat diserahkan kepada petugas tata usaha unit pengolah (pengolah surat) yang disertai lembar disposisi yang telah diberi keterangan kepada siapa dan tindak lanjut sesuai dengan kepentingan isis surat. Dari tata usaha unit pengolah, pengarah menerima tanda terima melalui buku ekspedisi intern.

5. Unit Pengolah

Tata usaha unit pengolah setelah menerima dan meneliti surat dan melihat kebenaran disposisi, memberi paraf pada buku ekspedisi intern untuk tanda bukti bahwa surat sudah diterima.
Pimpinan unit pengolah menerima surat dan lembar disposisi, kemudian memberikan disposisi kepada pelaksana pengolah surat untuk ditindaklanjuti.

6. Penyimpanan Surat

Penyimpanan surat merupakan kegiatan menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.

Source image: Google

Buku agenda secara umum didefinisikan sebagai buku catatan bertanggal yang berfungsi sebagai catatan keluar masuknya surat yang dikirim maupun yang diterima oleh suatu kantor, instansi atapun perusahaan. Pengertian secara lain buku agenda merupakan buku yang berfungsi sebagai buku yang digunakan untuk mencatat semua surat-surat keluar masuk dalam waktu satu tahun atau pada periode tertentu.

Baca juga: Lengkapi buku agenda untuk kesibukan hari-hari

1. Buku agenda tunggal

Buku agenda ini merupakan jenis buku yang cocok dipakai untuk pencacatan surat keluar dan surat masuk serta penomoran yang ditulis secara berurutan (campuran) pada setiap halaman per halaman. Buku agenda ini biasanya ditulis dengan format yang terdiri dari nomor surat, tanggal penerimaan surat, nama instansi atau perusahaan pengirim tanggal dan nomor surat, perihal, lampiran, diteruskan pada keterangan dan juga kode arsip.

2. Buku agenda berpasangan

Buku agenda berpasangan ini adalah buku agenda yang penulisan surat masuk dan surat keluar ditulis secara berpasangan dalam satu buku agenda.

3. Buku agenda kembar

Buku agenda jenis ini adalah buku agenda yang dimana buku agenda untuk surat masuk berbeda atau ditulis secara terpisah dengan buku agenda keluar.

1. Bukti surat keluar dan surat masuk

Dengan adanya buku agenda kerja ini, dapat memudahkan dalam pencarian berkas-berkas tertentu karena detail dari setiap surat masuk maupun surat keluar dapat diidentifikasi dengan mudah.

2. Mengetahui jumlah surat masuk dan keluar

Buku agenda dapat sangat membantu apabila suatu kantor, perusahaan atau instansi ingin melihat kembali berapa jumlah surat masuk dan jumlah surat keluar dalam periode tertentu.

3. Mengetahui penomoran surat keluar

Dengan adanya buku agenda, untuk melakukan penomoran dalam pembuatan surat akan menjadi lebih muda karena dengan adanya buku agenda, surat-surat sebelumnya tertulis secara berurutan.

https://snapy.co.id/artikel/jenis-jenis-buku-agenda-yang-perlu-diketahui