You're Reading a Free Preview
You're Reading a Free Preview
Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk kedalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut Buku Agenda Masuk (Daily Mail Record). Buku agenda adalah suatu buku yang digunakan untuk mengagendakan surat masuk maupun surat keluar dalam suatu perusahaan. Petugasnya dinamakan agendaris (mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk. Fungsi dari buku agenda :
Bagan Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda
Langkah - Langkah Pengurusan Surat Masuk dengan Sistem Buku Agenda Surat-menyurat dalam suatu perusahaan adalah sebuah hal yang umum terjadi. Untuk menjaga agar kegiatan surat menyurat tersebut bisa dapat terkontrol dengan jelas, maka kegiatan surat menyurat juga masuk dalam administrasi yang memerlukan prosedur tersendiri. Salah satu cara dalam mengelola atau mengurus surat masuk dapat dilakukan dengan sistem buku agenda. Dalam pengurusan surat masuk dengan sistem buku agenda, ada langkah-langkah tersendiri yang bisa dijadikan patokan. Langkah-langkah pengurusan surat masuk dengan sistem buku agenda adalah sebagai berikut : 1. Penerimaan Surat Surat masuk dapat diterima melalui :
Tugas penerima surat adalah :
Simak juga: Cara Mengisi Lembar Disposisi 2. Penyortiran Surat Penyortiran surat yaitu kegiatan memisah-misahkan surat sesuai dengan jenisnya yang digunakan untuk pengolahan lebih lanjut. Adapun tahap-tahap penyortiran surat adalah sebagai berikut : a. Tahap pertama Dipisahkan antara surat dinas dan surat pribadi. b. Tahap kedua Surat dinas dipilah antara surat rahasia dan surat tidak rahasia c. Tahap ketiga Surat tidak rahasia dibuka dan dipisahkan antara surat biasa dan surat penting. Surat biasa diperiksa kelengkapannya, seperti lampiran (jika ada), surat kemudian distempel penerimaan, ditulis tanggal dan nomor urut setiap bulannya. Tujuan dari penyortiran surat ini adalah :
3. Pencatatan Surat/ Agendaris Kegiatan pencatatatan surat atau agendaris meliputi:
3.a. Menerima semua surat dari penerima surat
3.b. Membuka sampul surat 3.c. Membubuhkan cap agenda Sebelum surat dicatat dalam buku agenda, maka terlebih dahulu dibubuhkan stempel agenda pada ruang kosong di bagian atas atau bawah halaman pertama surat. Stempel agenda bagian arsip dapat berupa:
3.d. Memeriksa kelengkapan surat Untuk memeriksa kelengkapan surat, dapat digunakan buku agenda yang berisi keterangan-keterangan berikut ini. Keterangan memuat informasi surat tentang lampiran. Daftar Lampiran Surat yang Hilang
Daftar Lampiran Yang Dikirim Dengan Pos Sendiri
Daftar Lampiran Surat Berharga
e. Membaca surat, menggaris bawahi isi surat dan membuat catatan penting/ memberi tanda yang membantu pembaca surat f. Mencacat surat dalam buku agenda Buku Agenda Surat Masuk
Buku Agenda Tunggal
g. Menyampaikan surat yang disertai lembar disposisi kepada pengarah surat Lembar disposisi adalah lembar yang disediakan oleh pencatat/ agendaris yang dipergunakan untuk membubuhkan disposisi pimpinan. 4. Pengarahan Surat Setelah menerima surat beserta lembar disposisi dari pencatat surat, surat diteliti kebenarannya, selanjutnya surat diserahkan kepada petugas tata usaha unit pengolah (pengolah surat) yang disertai lembar disposisi yang telah diberi keterangan kepada siapa dan tindak lanjut sesuai dengan kepentingan isis surat. Dari tata usaha unit pengolah, pengarah menerima tanda terima melalui buku ekspedisi intern. 5. Unit Pengolah
6. Penyimpanan Surat Penyimpanan surat merupakan kegiatan menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.
Pengertian Surat/Dokumen Masuk dan Keluar Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang/dari suatu organisasi. Sedangkan surat keluar adalah surat yang dikeluarkan suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perorangan maupun kelompok. A. Sistem pengurusan surat masuk dan surat keluar Pengurusan surat masuk dan surat keluar dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu sebagai berikut :
B. Pengurusan surat masuk dan surat keluar sistem buku agenda
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depat kantor (front office) seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Tugas penerima surat adalah mengumpulkan setiap surat yang masuk, meneliti ketetapan alamat dan menandatangani bukti pengiriman surat bahwa surat sudah diterima. Setelah surat di terima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. Ada dua pola penyortiran pada bagian penerimaan surat, yaitu penyortiran berdasarkan alamat tujuan (untuk bagian apa surat ditujukan), lalu penyortiran jenis surat dilihat dari amplopnya dengan ciri khusus. Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda . pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dengan demikian dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan dan tahun. Pencatatan juga memudahkan dalam penyimpanan, sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan masalah surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut. Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang ditunjuk, maka penerima harusmenandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi intern. Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu :
Jika surat selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad, sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.
a. Pembuatan konsep Pembuatan konsep dapat dilakukan secara :
Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh :
Agar ada keseragaman dalam pembuatan konsep surat. Sebaiknya konsep surat ditulis di lembar konsep surat agar lebih rapi dan memudahkan dalam membuat konsep surat serta mencegah ada informasi yang tertinggal. b. Persetujuan konsep Jika konsep surat dibuat oleh konseptor/bawahan, maka konsep tersebut harus mendapat persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adalah memeriksa apakah konsep tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi. c. Pencatatan surat Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut. d. Pengetikan konsep surat Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan dan mempunyai nomor surat, selanjutnya diserahkan kepada juru tik untuk diketik dengan rapi. e. Pemeriksaan pengetikan Juru tik harus memeriksa pengetikan sebelum surat tersebut diprint atau dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan sekecil apa pun, walau pun hanya satu huruf sekali pun. f. Penandatangan surat Setelah surat diketik dengan rapi, maka pejabat yang berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang. g. Pemberian cap dinas Surat yang telah ditandatangani oleh penanggungjawab, selanjutnya diberi cap dinas/stempel sebagai tanda syahnya surat. Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut. h. Melipat surat Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi dengan menggunakan aturan melipat surat. Sementara itu, tembusannya atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat, karena akan disimpan dalam map/folder di laci filling cabinet. i.Penyampulan surat Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang telah disediakan dan direkatkan dengan lem secara rapi. Perhatikan hal-hal berikut :
j. Pengiriman surat Hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman surat, antara lain sebagai berikut :
Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat cara berikut :
k. Penyimpanan surat Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan tembusan atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan. Catatan :
Kartu kendali adalah lembar isisan untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah. Perlu diperhatikan, bahwa yang dicatat dalam kartu kendali tersebut hanya surat masuk dan surat keluar yang sifatnya penting saja, sedangkan untuk surat-surat yang sifatnya biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa.
Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebgai berikut :
Langkah-langkah pengurusan surat keluar biasa adalah sebagai berikut : Unit pengolah mencatat surat keluar biasa dalam dua lembar pengantar surat biasa, kemudian surat asli, lembar pengantar (lembar 1 dan lembar 2), tembusan diteruskan ke pencatat surat unit kearsipan. Pencatat surat menerima surat, tembusan dan lembar pengantar surat biasa (lembar 1 dan lembar 2), kemudian memberi cap stempel tanggal pada tembusan surat dan mengembalikan lagi tembusan dan lembar pengantar 2 kepada unit pengolah.
Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut :
Langkah-langkah pengurusan surat keluar rahasia adalah sebagai berikut :
Sumber: http://kelompok2tugaskkpikelasxiiap2.blogspot.co.id/2015/11/prosedur-penanganan-surat-masuk-dan_65.html |