Jika anda seorang pegawai administrasi di sebuah kantor apa saja ruang lingkup pekerjaan Anda?

Memahami ruang lingkup administrasi perkantoran secara umum, Administrasi perkantoran (office administration) dapat diartikan sebagai aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, penyelenggaraan, dan pengawasan berbagai pekerjaan yang berhubungan langsung dengan ruang lingkup di kantor dan tata usaha yang tertib. Dengan kata lain, administrasi perkantoran merupakan seluruh kegiatan teknis dan memiliki peranan pokok didalam pelaksanaan kegiatan operatif, menyajikan laporan kepada direksi, serta berperan dalam menciptakan organisasi perusahaan yang lebih efektif. Tanpa adanya administrasi perkantoran akan berakibat terjadinya ketidak tertiban dalam melaksanakan pekerjaan ketatausahaan yang dapat menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif, menghambat pengambilan kebijakan atau keputusan oleh pimpinan, dan menghambat perkembangan suatu perusahaan.
Seorang administrator bertanggung jawab dalam perencanaan kerja bagi karyawan, pengawasan karyawan, serta meminta pengadaan sarana dan prasarana yang diperlukan atau perbaikan peralatan kantor yang sudah ada. Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup dari kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran.

Berikut ini penjelasan mengenai ruang lingkup administrasi perakantoran :

1. Kegiatan Kantor

Kegiatan kantor merupakan kegiatan yang selalu dilakukan dalam perkantoran dimana semakin luas tujuan perusahaan maka semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Umumnya kegiatan kantor terdri dari beberapa kegiatan antara lain :

a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning)
Proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan meninjau kembali faktor-faktor yang dapat mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Perencanaan perkantoran terdiri dari : perencanaan gedung, tata ruang kantor, penerangan atau pencahayaan, ventilasi, perlengkapan peralatan dan perabotan kantor, anggaran perkantoran, standar kualitas kerja, sistem informasi dan telekomunikasi.

b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)
Pengaturan sejumlah fungsi organisasi dengan fungsi-fungsi meliputi
• Pembagian tugas dan pekerjaan untuk efisiensi dalam organisasi perusahaan.
• Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun dengan bawahan.
• Penyediaan peralatan atau perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.

c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)
Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan yang meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis.

d. Pengawasan Perkantoran (Office Controlling)
Pengawasan perkantoran adalah kegiatan yang mematikan bahwa sasaran dan perencanaan dapat berjalan sesuai dengan target yang ingin dicapai. Objek pengawasan perkantoran terdiri dari : penggunaan peralatan dan perabot kantor, metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor, kualitas pekerjaan kantor, pelayanan kantor, waktu, dan biaya perkantoran.

2. Sarana dan Fasilitas Kerja Kantoran

Kantor merupakan keseluruhan ruang dalam suatu bangunan yang didalamnya terdapat kegiatan tata usaha atau kegiatan manajemen maupun berbagai tugas lainnya. Perkantoran terikat dengan prasarana seperti :

a. Lokasi Kantor
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penentuan lokasi kantor yaitu keamanan, lingkungan, dan harga.

b. Gedung
Faktor-faktor yang menjadi perhatian dalam penentuan gedung yaitu gedung tersebut dapat menjamin keamanan dan kesehatan karyawan, memiliki fasilitas yang memadai, dan harga gedung yang kompetitif seimbang dengan biaya dan keuntungannya.

c. Peralatan
Peralatan dapat digolongkan dalam dua kelompok yaitu : perabotan kantor dan perbekalan kantor.

d. Interior
Interior adalah tatanan perabot atau perangkat yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, misalnya plafon, penerangan, ventilisais, hiasan kantor dan jendela.

e. Mesin-Mesin Kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor memiliki rumus perencanaan mesin yang digunakan sesuai dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan interior.