Karakteristik sarana dan prasarana Kantor

Ruang Lingkup Pengelolaan Sarana Dan Prasarana Kantor

Sarana dan prasarana merupakan dua hal yang saling menunjang antara yang satu dengan yang satunya lagi. Namun, bukan berarti jika tidak ada salah satu, maka salah satunya lagi tidak berfungsi sama sekali. Pengertian sarana adalah alat yang dapat digunakan untuk melancarkan atau memudahkan manusia dalam mencapai tujuan tertentu. Sarana berhubungan langsung dan menjadi penunjang utama dalam suatu aktivitas. Sarana dapat berbentuk benda bergerak dan tidak bergerak dan umumnya berbentuk kecil dan bisa dipindah-pindah. Sedangkan, prasarana merupakan segala sesuatu yang menunjang secara langsung atau tidak langsung segala jenis sarana. Umumnya prasarana dimiliki dan dibangun oleh organisasi atau perusahaan dalam bentuk benda tidak bergerak.

Ruang lingkup sarana dan prasarana mencakup beberapa hal berikut ini, diantaranya yaitu :

1. Peralatan Atau Perlengkapan Kantor (Office Supplies)

Peralatan atau perlengkapan kantor merupakan alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan dapat selesai lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan atau perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu :

a. Dilihat dari bentuknya :

• Peralatan atau perlengkapan kantor berbentuk lembaran, seperti kertas HVS, kertas folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir, kertas berkop, plastik transparan, kertas karton, kertas buffalo, amplop dan map.
• Peralatan atau perlengkapan kantor berbentuk non-lembaran, seperti pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, gunting, cutter, letter opener, dan perforator.
• Peralatan atau perlengkapan kantor berbentuk buku, seperti buku catatan (block note), buku pedoman organisasi, buku tamu, dan buku agenda surat.

b. Dilihat dari penggunaannya :

• Barang habis pakai, yaitu barang yang pengguanaannya hanya satu atau beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh : kertas, tinta, karbon, klip, pensil dan pulpen.
• Barang tidak habis pakai, yaitu barang yang penggunaannya tahan lama. Contoh : stapler, perforator, cutter, dan gunting.

2. Mesin-Mesin Kantor (Office Machine)

Mesin-mesin kantor merupakan alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik. Contoh : komputer, laptop, LCD, mesin tik manual dan elektrik, mesin fotocopy.

3. Mesin Komunikasi Kantor

Mesin komunikasi kantor merupakan sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh : telepon, interkom, faksimile dan telepon wireless.

4. Perabot Kantor (Office Furniture)

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh : meja, kursi, sofa (meja dan kursi untuk tamu), rak buku, lemari, papan tulis.

5. Interior Kantor (Office Arrangement)

Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyeleseikan pekerjaan. Contoh : gambar presiden dan wakil presiden, gambar lambang negara, bendera, struktur organisasi, lukisan, patung, vas bunga, tanaman, dan jam dinding.

6. Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)

Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dan pekerja.

Fungsi sarana dan prasarana memiliki bentuk yang berbeda-beda sesuai dengan ruang lingkupnya masing-masing. Misalnya saja, sarana dan prasarana di tempat ibadah jelas berbeda dengan sarana dan prasarana di perpustakaan. Akan tetapi, sarana dan prasarana yang berada di ruang lingkup berbeda memiliki tujuan yang sama. Berikut ini adalah beberapa fungsi dari sarana dan prasarana yaitu :

1. Mempercepat proses pekerjaan dan memudahkan pengguna untuk melakukan pekerjaannya dengan efisien.
2. Meningkatkan produktivitas barang atau jasa.
3. Hasil yang berkualitas dan sesuai dengan kebutuhan.
4. Membuat rasa nyaman dan aman bagi penggunanya.
5. Menciptakan rasa puas kepada pengguna.

Dalam proses pengelolaan sarana dan prasarana kantor terdapat beberapa tahapan yang dapat dilakukan, yaitu :

1. Pengadaan

Semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas. Dalam mengadakan sarana dan prasarana tersebut harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu.

2. Penyimpanan

Kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang atau bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.

3. Pemeliharaan

Kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang atau bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.

4. Inventaris

Semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Secara singkat inventaris dapat diartikan sebagai pencatatan terhadap sarana dan prasarana.

5. Laporan

Kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasrana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode tertentu.

Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap organisasi atau perusahaan dimanapun dalam menyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan dapat dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan ketatausahaan atau administrasi yang sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor. Agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien, maka pelaksanaan atau pengelolaan sarana dan prasarana kantor harus dilakukan dengan baik pula.

Perbedaan sarana dan prasarana – Pastinya dalam kehidupan sehari-hari kita sudah sering mendengar tentang kata sarana yang beriringan dengan kata “prasarana”. Bahkan penggunaannya ini dapat diterapkan untuk banyak kepentingan. 

Meskipun sering kita dengar, ternyata ada bedaan sarana dan prasarana yang akan diulas tuntas dalam artikel ini. Namun sebelum mengulas lebih lanjut, kita akan mengintip pengertian dari kata sarana dan kata prasarana menurut beberapa sumber. Nah, berikut ulasannya 

Pengertian sarana dan prasarana 

Ditinjau dari pengertian sarana dan prasarana, ternyata memiliki banyak pengertian. Hal ini tampak dari banyaknya para ahli dan pengkaji yang mencoba mendefinisikan. Langsung saja, berikut adalah pengertian sarana dan prasarana menurut para ahli. 

1. KBBI

Menurut KBBI sarana dan prasarana diartikan sebagai sesuatu yang dipergunakan untuk mencapai tujuan, media dan alat. Sedangkan prasarana sebagai sesuatu yang berperan sebagai penunjang utama terselenggaranya sebuah proses atau kegiatan. 

2. Werang 

Menurut Werang sarana dan prasarana pendidikan adalah proses pengadaan, pengawasan, dan pendayagunaan terhadap peralatan dan prasarana untuk menunjang terwujudnya pendidikan yang bermutu. 

3. Mulyasa 

Berbeda dengan pendapat Mulyasa (2004) yang mendefinisikan sarana dan prasasrana sebagai perlatan baik secara langsung dapat dipergunakan oleh guru, siswa atau siapapun dalam proses belajar mengajar di kelas. Mulyasa pun mencontohkan bentuk dari sarana dan prasarana dalam dunia pendidikan, yaitu adanya gedung, meja, kursi atau papan tulis. 

4. Rohiat 

secara garis besar dan umum, menurut Rohiyat (2012) sarana dan prasarana adalah keseluruhan proses perencanaan, pengadaan pendayagunaan dan pengawasaran sarana dan prasarana yang digunakan demi mencapai tujuan secara efektif dan jelas. 

5. Tholib 

Jika Mulyasa memfokuskan sarana dan prasarana dalam bentuk pendidikan, maka Tholib (2000) juga tidak jauh berbeda dengan Mulyasa yang mendefinisikan dalam perspektif pendidikan. Dimana sarana pendidikan sebagai peralatan yang secara langsung dapat digunakan untuk mencapai pendidikan.

6. Bafadal 

Sedangkan menurut Bafadal (2014) sarana dan prasarana adalah proses kerjasama pendayagunaan semua perlengkapan yang ada secara efektif dan efisien. 

7. Mustari 

Sedangkan menurut Mustari (2014) sarana dan prasarana sebagai kegiataan untuk menata, dan menganalisis kebutuhan serta menginventarisasi, dan pengadaan terhadap barang-barang bergerak ataupun tidak bergerak.

8. Daryanto 

Daryanto pun juga ikut berpendapat bahwasanya prasarana jika dilihat dari segi bahasa dapat diartikan sebagai alat yang tidak langsung digunakan demi mencapai tujuan. 

9. Makin & Baharuddin 

Sedangkan Makin dan Baharuddin (2010) mengartikan prasarana sebagai fasilitas yang secara tidak langsung menunjang jalannya kegiatan

Dari beberapa pendapat di atas, maka dapat disimpulkan bahwa sarana dan prasarana sebagai media untuk memudahkan dalam pencapaian tujuan.

Baca juga: 6 Ciri Fasilitas Perpustakaan Yang Baik

Tujuan Sarana dan Prasarana 

Nah, sebelum masuk kepembahasan tentang perbedaan keduanya, ada tujuan dari kehadiran sarana dan prasarana. Apa saja sih tujuan tersebut? akan di bahas di sub bab di bawah. 

• Membantu melakukan pengadaan secara terencana, seksama dan berhati-hati. Sehingga dapat menyiapkan perlengkapan semaksimal mungkin 
• Memberikan hasil secara efisien dan tepat 
• Membantu pemeliharaan prasaran dan sarana agar siap pakai kapanpun dibutuhkan

Tentu saja masih banyak lagi tujuan dari adanya kedua hal primer ini yang mungkin kamu rasakan sendiri. nah, setelah mengetahui tujuannya, ada juga prinsip-prinsipnya. 

Prinsip-prinsip Sarana dan Prasarana 

Dilihat dari prinsipnya, memang tidak akan habis kita bahas karena ada banyak bentuknya. Untuk mengkerucutkan pembahasan, kita fokus pada prinsip-prinsip sarana prasarana dalam dunia pendidikan. Apa saja itu? Berikut pembahasannya. 

– Prinsip pencapaian tujuan 

Pencapaian tujuan yang dimaksud adalah kesiapan sarana prasarana menjadi dasar penting di dunia pendidikan. Jadi, setiap saat membutuhkan prasarana yang ingin digunakan harus siap juga sarananya, harus selalu siap sedia. 

– Prinsip efisiensi 

Sedangkan prinsip efisiensi yang dimaksud adalah tindakan yang bersifat hati-hati, dilakukan secara terencana. Agar tercipta efisiensi, umumnya disertai dengan petunjuk teknis agar dapt dipraktekan dan dipahami oleh semua stakeholder. 

– Prinsip administrative 

Karena konteksnya di dunia pendidikan, maka tidak heran jika segala kegiatan dan tindakan dilakukan berdasarkan pada undang-undangan, peraturan dan pedoman yang sudah ditetapkan oleh pemerintah. 

– Prinsip kejelasan tanggung jawab

Sedangkan yang dimaksud dengan prinsip kejelasan tanggung jawab lebih menekankan pada mengikutsertakan personil yang ada di sekolah dengan memberikan jobdesk masing-masing agar memudahkan dalam mengimplementasikan sesuai tujuan yang diinginkan. 

– Prinsip kekohesifan 

Prinsip kekohesifan adalah prinsip yang seharusnya dilaksanakan secara kompak. Kompak dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab masing-masing yang sudah diberikan. 

Itulah beberapa prinsip dalam sarana serta prasarana di bidang pendidikan. Jika sebelumnya sudah mempelajari tentang prinsip, maka pada kesempatan kali ini kita akan membahas perbedaan kedua hal tersebut.

Baca juga: 6 Kriteria Perpustakaan Desa Berstandar Nasional

Perbedaan sarana dan prasarana 

Sarana berbeda dengan prasarana, hal ini dapat dibedakan berdasarkan beberapa perspektif. Bisa dilihat dari bentuknya, kepemilikan, fungsi dan berdasarkan pembiayaan pengadaan. Dan berikut pembahasan masing-masing. 

1. Perbedaan berdasarkan bentuk

Perbedaan berdasarkan bentuk, sarana bisa berbentuk fasilitan ataupun alat, sedangkan prasarana bentuknya bisa fasilitas umum saja. Sarana bisa di pindah-pindah, sedangkan prasarana bersifat menetap tidak bisa dipindah seenaknya. 

2. Perbedaan berdasarkan kepemilikan 

Perbedaan berdasarkan kepemilikan, sarana bisa dimiliki oleh individual, pemerintah ataupun swasta. Sedangkan prasarana hanya dimiliki oleh pihak pemerintah saja dan fungsinya sebagai penunjang. 

3. Perbedaan berdasarkan fungsi 

Dilihat berdasarkan fungsinya, sarana sebagai alat utama dalam sebuah kegiatan. Maka tidak heran jika sarana fungsi memiliki peranan penting dalam menyelesaikan sebuah kegiatan. Sedangkan prasarana berdasarkan fungsi berperan sebagai pendukung kegiatan secara umum dari sebuah kegiatan. 

4. Pembiayaan Pengadaan 

Berdasarkan pembiayaan pengadaan, sarana bisa berupa individu dan peserta kegiatan. Jadi semisal kamu ingin melakukan kegiatan event, maka penyelenggara yang siap membiayai semua kegiatan. 

Sedangkan prasarana pembiayaan pengadaan bisa dilakukan oleh pemerintah, masyarakat dan pelaku kegiatan. Prasarana pembiayaan pengadakan yang melibatkan pemerintah, masyakat dan pelaku kegiatan adalah pembayaran pajak atau APBN.

Itulah beberapa perbedaan sarana dan prasarana yang umum kita temukan dan rasakan. Barangkali kamu menemukan perbedaan selain beberapa poin di atas, kamu bisa tuliskan di komentar ya.

Baca juga: 4 Rekomendasi Buku Pengantar Manajemen Untuk Mahasiswa

Contoh sarana dan prasarana 

Membicarakan mengenai contoh sarana dan prasarana sebenarnya tidak terlalu repot dan pelik. Bahkan dalam kehidupan sehari-hari pun kita juga sudah mempraktekannya. Berikut adalah beberapa contoh sarana dan prasarana. 

Dari sedikit contoh sarana dan prasarana di atas, tentu saja masih banyak lagi contoh yang bisa kita temukan dalam kehidupan sehari-hari.  Prinsip dari sarana berperan aktif secara langsung. Sedangkan prasarana hanya sebagai pendukung terselenggaranya kegiatan tersebut.

Baca juga: 6 Masalah Pendidikan Di Indonesia dan Analisisnya

Standar Sarana dan Prasarana 

Secara garis besar, standarisasi sarana dan prasarana menurut Permendiknas No. 24/2007 menyatakan bahwa standar sarana dan prasarana sekolah dibedakan menurut jenjang sekolah. Adapun jenis-jenis sesuai standar yang meliputi satuan pendidikan, lahan, bangunan gedung dan kelengkapan sarana dan prasarana. 

Ternyata dari beberapa standar yang disebutkan dalam permendiknas di atas memiliki aturan main yang berbeda-beda tiap jenjang pendidikan. Nah, buat kamu yang tertarik ingin mengetahui lebih dalam batasan atau standarisasinya, bisa langsung intip di permendiknas ya. Karena jika dijelaskan satu persatu di artikel ini, tidak cukup ruang. 

Ruang Lingkup Sarana dan Prasarana 

Setelah mempelajari tentang pengertian, tujuan, prinsip dari sarana dan prasarana. Maka saat kita membicarakan tentang ruang lingkupanya masih ada banyak lagi capaiannya.  Ruang lingkup tersebut meliputi perencanaan, pengadaan, penyaluran, inventarisasi, pemeliharaan, penyimpanan, penghapusan sarana dan prasarana.

1. Perencanaan 

Perencanaan dapat diartikan sebagai rancangan, atau ada juga yang menyebutnya dengan kerangka yang akan dicapai di masa yang akan datang. Nah, jika konteknys untuk ranah pendeidikan, maka perencanaan adalah sebagai proses perancangan membeli, menyewa, daur ulang, rehabilitasi dsb dalam upaya pemenuhin kebutuhan yang sudah disesuaikan dengan standarisasi.

2. Pengadaan 

Pengadaan adalah kegiatan mengadakan kegiatan dari berbagai kebutuhan yang bertujuan untuk mencapai tujuan secara efektif, efisien, terbuka, transparan adil dan akuntable. 

Kesuksesan pengadaan, dibutuhkan yang namannya analisis jenis program. Adapun langkah yang perlu di siapkan, setidaknya ada sekitar 6 persiapan yang dapat kamu simak sebagai berikut 

• Menampung usulan dari masing-masing unit kerja dan melakukan inventarisasi perlengkapan apa saja yang belum ada
• Membuat susunan perlengkapan sekolah pada periode tertentu 
• Memadukan susunan rencana yang sudah dibuat dengan perlengkapan yang sudah ada 
• Menyesuaikan rencana kebutuhan dengan anggaran yang ada, dan tentu saja sarana prasarana yang menyesuaikan anggaran yang ada
• Memadukan rencana yang paling penting terlebih dahulu, caranya bisa dengan membuat skala prioritas 
• Membuat ketetapan rencana pengadaan akhir

Jadi, untuk membuat sebuah pengadaan, dibutuhkan persiapan yang matang. Tidak hanya sekedar membuat dan membeli begitu saja.

Baca juga: Pengertian Pengadaan Barang Dan Jasa

3. Penyaluran 

Maksud dari penyaluran adalah upaya untuk menyalurkan perlengkapan ke unit atau orang yang membutuhkan barang tersebut. Nah, di sini seorang kepala sekolah wajib mengetahui apa saja yang disalurkan dan kemana disalurkan. 

Sedangkan dalam proses penyaluran, penting sekali memperhatikan beberapa hal penting, yaitu 

• 1. memperhatikan ketepan barang yang disampaikan, baik jumlah maupun jenisnya 
• 2. memperhatikan ketepatan sasaran penyampaian 
• 3. memperhatikan ketepan kondisi barang yang disalurkan 

Dari ketiga proses penyaluran di atas, penting juga ada pihak yang bertanggungjawab dalam proses penyaluran. Setidaknya ada yang bertanggung jawab terhadap alokasi barang, pengiriman barang dan ada yang diberi tugas bertanggung jawab dibidang penerahan barang.

4. Inventarisasi 

Istilah inventarisasi dapat dimaknai sebagai kegiatan untuk melaksanakan pengaturan, penyelenggaraan, penggunaan dan pencatatan barang-barang dan menyusun daftar agar lebih teratur. Pada umumnya inventarisasi diselenggarakan agar lebih teratur, secara administrasi juga tertib dan sebagai arsip. Inventarisasi memiliki tiga jenis kegiatan yang meliputi 

• Pencatatan  
• Pemberian kode
• Pelaporan 

Dari ketiga jenis kegiatan diatas, dibutuhkan laporan pencatatan yaitu buku penerimaan barang, buku induk inventarisasi, buku pembelian barang dan buku kartu stok barang. Beberapa lembaga lain juga ada yang menyediakan buku catatan barang yang bukan inventaris atau yang bukan peminjaman.

5. Pemeliharaan 

Sesuai dengan namannya, pemeliharaan adalah segala sesuatu yang sifatnya merawat, menyimpan dan menjaga bentuk barang agar bisa bertahan lebih lama dan tersimpan baik. Adapun tujuan dari pemeliharaan supaya dapat terkondisikan dan siap untuk digunakan kapan saja.  Cara Pemeliharaan dibagi menjadi dua jenis. 

Pemeliharaan yang dilakukan setiap hari umumnya jenis pemeliharaan yang sewaktu-waktu siap dipakai. Contohnya, mengepel lantai, membersihkan debu komputer, membersihkan meja dan lain sebagainya. 

• Pemeliharaan secara berkala 

Sedangkan pemeliharaan yang bersifat berkala lebih ditekankan pada pemeliharaan yang dapat dilakukan sesekali waktu. Misalnya, mengecet tembok, mencuci bendara, membersihkan kaca jendela dan lain sebagainya. 

Jadi, setiap kali membahas tentang sarana prasarana, kita tidak melulu membicarakan perbedaan keduanya. Ternyata masih ada banyak sekali sub pembahasan yang bisa kita angkat.  Salah satunya tujuan melakukan pemeliharaan. Diantarannya sebagai berikut. 

• Mengoptimalkan masa pakai perlengkapan 
• Menjamin kesiapan operasional 
• Menjamin ketersediaan perlengkapan 
• Menjamin keselamatan dan keamanan
• Penyimpanan 

Penyimpanan dapat diartikan sebagai upaya untuk menampung barang yang sudah dimiliki. Ada dua aspek dalam melakukan penyimpanan, yaitu aspek fisik dan aspek administratif. 

Aspek fisik adalah wadah yang mampu menambung barang. Baik barang milik negara ataupun barang yang berasal dari pengadaan. Bentuk aspek fisik ini bisa berbentuk gedung. Nah, membicarakan masalah gedung, ada beberapa macam gedung loh, ada gedung pusat, gedung penyalur, gedung transit dan gedung pemakai. 

Aspek administratif adalah hal-hal yang sifatnya melakukan pencatatan demi mendukung pelaksanaan kegaitan dalam penyimpanan. Kegiataan pelaksaan yang bekerja secara administratif ada bagian urusan tata usaha, bagian pemeliharaan, urusan pengeluaran, urusan penerimaan dan penyimpanan dan masih banyak lagi. 

Aspek administratif memiliki prosedur dan cara menyimpan barang dengan cara penerimaan dan penyimpanan. 

Penerimaan administrasi dapat berbentuk :

1. Menerima pemberitahuan pengiriman barang dari pihak menerima barang 
2. Memeriksa barang yang diterima baik fisik ataupun kelengkapan administrasi 
3. Membuat cerita acara penerimaan dan hasil pemeriksaan barang 

Ranah kegiatan penyimpanan barang dapat dilakukan dengan beberapa cara sebagai berikut :

1. Meneliti barang yang hendak disimpan 
2. Menyiapkan barang sesuai klasifikasi harga, model, atau jenis 
3. Mencatat barang ke dalam buku penerimaan, kartu stok dan kartu barang 
4. Membuat denah lokasi barang akan disimpan dimana 
5. Pengeluaran barang dilakukan berdasarkan SPMB atau Surat Perintah Mengeluarkan Barang

Ternyata saat membicarakan tentang perbedaan sarana dan prasarana, masih ada banyak sekali bahasan turunan yang tidak kalah penting. 

Semoga dari pembahasan yang cukup panjang dan melelahkan di baca ini ada manfaatnya. (Irukawa Elisa)