Buku kerja Excel dikenal sangat lambat dan berat karena lebih banyak data/formula/gambar ditambahkan ke dalamnya Show
Terkadang, mudah untuk menyingkirkan timbunan lemak ekstra dan menjaga ukuran file excel tetap terkendali, dan terkadang, tidak Dan karena Excel bukanlah alat berbasis web, kebanyakan dari kita bekerja dan berkolaborasi dengan mengirimkan file Excel melalui email. Dan file Excel besar dengan berat 50 MB mungkin sulit untuk dibagikan dengan kolega/klien Anda Dalam pekerjaan terakhir saya, kami menggunakan klien email Lotus Notes, yang sangat lambat, dan mengirim file Excel yang berat ke sana adalah siksaan Meskipun tidak ada cara ajaib untuk mengurangi ukuran buku kerja Excel, ada beberapa teknik yang dapat Anda gunakan untuk mengurangi beberapa timbunan lemak. Catatan. Dampak dari teknik ini untuk mengurangi ukuran file Excel akan bergantung pada data Anda. Untuk beberapa, ini dapat membantu mengurangi ukuran hingga 50% dan untuk beberapa, ini mungkin hanya mengurangi ukuran hingga 5% Tutorial ini Mencakup Tips Mengurangi Ukuran File ExcelDi bawah ini adalah teknik yang dapat Anda gunakan untuk mengurangi ukuran file buku kerja Excel Anda Untuk setiap tip, saya telah melakukan beberapa pengujian dan menambahkan snapshot untuk menunjukkan dampaknya pada ukuran file. Hasil yang Anda dapatkan akan bervariasi tergantung pada data dan file Anda Berdasarkan buku kerja Anda, Anda bisa menggunakan satu atau beberapa tips ini Hapus Lembar Kerja/Data yang Tidak DiperlukanSolusi terbaik seringkali merupakan solusi termudah Dan teknik ini lebih masuk akal dan lebih sedikit dari sihir Excel Jika Anda memiliki buku kerja Excel yang memiliki beberapa lembar kerja yang tidak diperlukan (dan tidak digunakan dalam rumus apa pun), lihat apakah Anda dapat menghapusnya Ini memiliki korelasi langsung dengan ukuran file Excel. Jadi segera setelah Anda menghapus beberapa lembar kerja dan menyimpan buku kerja, Anda akan langsung melihat ukuran file yang diperkecil Hasil tes Saya membuat file Excel dengan 10 lembar kerja dimana setiap lembar kerja memiliki 2 lembar kerja. 6 juta titik data (26 kolom dengan 100.000 titik data di setiap kolom) Ukuran yang dihasilkan dari buku kerja ini adalah 143 MB (dan perlu waktu cukup lama untuk menyimpan dan membukanya) Sekarang ketika saya menghapus lima lembar, ukurannya berkurang setengahnya (duh) Seperti yang Anda lihat, data yang Anda miliki di lembar kerja Anda memiliki korelasi langsung dengan ukuran file Konversikan ke Format Biner (XLSB)Tahukah Anda bahwa hanya dengan menyimpan file Excel dalam format XLSB dapat memperkecil ukuran file? Ya itu benar Yang harus Anda lakukan adalah sambil menyimpan buku kerja, gunakan. format xlsb Berikut adalah langkah-langkah untuk melakukannya
Hasil tes Saya memiliki buku kerja Excel yang membutuhkan waktu 14. 6 MB ruang Setelah mengonversi file yang sama ke format XLSB, saya dapat memperkecil ukurannya menjadi 10. 4 MB (pengurangan ukuran ~28%) Apa itu XLSB?Saat Anda menyimpan file Excel (. xlsx atau. xlsm), disimpan dalam format XML Misalnya, jika saya mengubah ekstensi file dari file XLSX menjadi ZIP dan kemudian membukanya, inilah yang saya dapatkan Dan jika saya lebih jauh masuk ke folder 'xl' dan kemudian masuk ke folder lembar kerja, itu menunjukkan kepada saya lembar kerja di buku kerja itu (dan lembar kerja ini disimpan sebagai dokumen XML) Sekarang mari lakukan hal yang sama dengan file XLSB Jadi pertama-tama saya mengubah ekstensi file menjadi ZIP, lalu membukanya dan mencari sheet1. Inilah yang Anda dapatkan Anda akan melihat bahwa XLSX dan XLSB menyimpan lembar kerja dalam format yang berbeda XLSX/XLSM menyimpannya sebagai file XML dan XLSB menyimpannya sebagai biner (. bin). Dan tanpa terlalu teknis, file XML berukuran besar dibandingkan dengan file biner Jadi saat Anda menyimpan buku kerja Excel Anda dalam format XLSB, ukuran file berkurang. Dalam contoh kami di atas, pengurangan ukuran adalah ~30% XLSB Vs XLSX/XLSMKetika menggunakan format XLSB, pengurangan ukuran adalah keuntungan yang sangat besar. Tetapi Anda harus sedikit berhati-hati saat bekerja dengan format XLSB Keuntungan format XLSB
Meskipun XLSB tampak hebat, ada beberapa alasan mengapa Anda harus tetap menggunakan file XLSX/XLSM
Sebagai aturan umum, jika ukuran file Anda kecil (kurang dari 5 MB), sebaiknya gunakan format XLSX/XLSM Berdasarkan apa yang saya dengar dari orang-orang dan membaca di banyak forum, banyak orang lebih suka menggunakan XLSB sebagai format file ketika menggunakan Excel Ini adalah artikel bagus untuk memahami format XLSB Hapus Formula yang Tidak PerluTerlalu banyak rumus akan menggembungkan ukuran file buku kerja Anda Jadi jika Anda memiliki kumpulan data yang Anda butuhkan, tetapi tidak memerlukan rumus di dalamnya, lebih baik ubah rumus tersebut menjadi nilai. Berikut adalah langkah-langkah untuk mengonversi rumus menjadi nilai di Excel dengan cepat
Langkah-langkah di atas akan memilih semua sel yang memiliki rumus di dalamnya Sekarang gunakan langkah-langkah di bawah ini untuk mengubah rumus ini menjadi nilai
Langkah-langkah di atas akan mengubah semua sel dengan rumus menjadi nilai Hasil tes Saya membuat file Excel dengan 2. 7 juta titik data (1048576*26) lalu ditambah tiga kolom dengan rumus (SUM, COUNT dan AVERAGE) Kemudian saya mengubah rumus ini menjadi nilai dan menyimpan file dengan nama yang berbeda Di bawah ini adalah hasilnya File tanpa rumus berukuran ~8% lebih kecil (dan perhatikan bahwa saya hanya memiliki 3 kolom rumus) Jika Anda memiliki banyak rumus, itu bisa menambah ukuran CATATAN. Rumus volatil benar-benar dapat menggembungkan ukuran file Anda. Sebagai bagian dari pengujian, ketika saya mengganti rumus SUM dengan rumus volatil (OFFSET), ukuran file akan melonjak (dari 186 MB menjadi 198 MB). Jadi jika Anda memiliki formula volatil yang dapat Anda ganti dengan formula non-volatile, atau dapat mengubahnya menjadi nilai, ini akan membantu Anda mengurangi ukuran file Kompres Gambar (Sebelum dan Setelah Mengunggah)Jika Anda bekerja dengan file Excel yang memiliki gambar di dalamnya, Anda perlu mengoptimalkan gambar tersebut dan memastikan ukurannya lebih kecil Masalah dengan gambar adalah saat Anda mengompresnya, ada juga penurunan kualitas, yang mungkin tidak Anda inginkan Saat bekerja dengan gambar, cara terbaik untuk menjaga agar ukuran file Excel Anda tetap rendah adalah dengan mengompresi gambar sebelum Anda memasukkannya ke dalam Excel Alat online yang bagus untuk melakukannya adalah TinyPNG (atau Anda dapat menggunakan Photoshop atau alat serupa lainnya) Ini adalah alat gratis yang dapat mengurangi ukuran gambar hingga 90% dan tetap mempertahankan kualitas gambar yang layak Di bawah ini adalah tangkapan layar tempat saya dapat mengompres gambar dengan ukuran 3. 9 MB hingga 331 KB dengan penurunan kualitas minimal Setelah Anda mengunggah gambar terkompresi ini ke Excel, Anda dapat mengompresnya lebih lanjut menggunakan opsi bawaan di Excel Berikut adalah langkah-langkah untuk mengompres gambar di Excel
Ini akan memampatkan semua gambar dan membantu Anda mengurangi ukuran file buku kerja Excel Anda Hasil tes Saya menggunakan opsi kompres gambar di Excel menggunakan satu gambar Di bawah ini adalah hasilnya Dengan menggunakan opsi kompres gambar, ukuran file berkurang dari 445 KB menjadi 43 KB (~90% pengurangan ukuran file) Ini akan tergantung pada gambar juga. Gambar yang sudah dikompresi mungkin tidak menghasilkan pengurangan ukuran yang besar Hapus Pivot Cache untuk Menghemat RuangJika Anda bekerja dengan tabel Pivot dan bergumul dengan file Excel yang besar, mengetahui tentang cache Pivot bisa berguna Saat Anda membuat tabel pivot menggunakan kumpulan data, Excel secara otomatis membuat Pivot Cache Cache pivot adalah objek yang menyimpan replika sumber data Meskipun Anda tidak dapat melihatnya, itu adalah bagian dari buku kerja dan terhubung ke Tabel Pivot. Saat Anda membuat perubahan apa pun di Tabel Pivot, itu tidak menggunakan sumber data, melainkan menggunakan Cache Pivot Meskipun Anda berpikir bahwa Anda terhubung langsung ke data sumber, pada kenyataannya, Anda mengakses cache pivot (dan bukan data sumber) saat Anda membuat perubahan di tabel pivot Sekarang karena Anda membuat replika kumpulan data, dibutuhkan beberapa ruang Jadi segera setelah Anda membuat tabel Pivot, Anda akan melihat bahwa ukuran file Excel bertambah Dalam contoh di atas, segera setelah saya menambahkan tabel Pivot, ukuran file bertambah dua kali lipat Sekarang, ada dua cara untuk mengurangi ukuran file saat bekerja dengan tabel Pivot
Mari kita lihat kedua teknik ini Simpan Sumber Data dan Hapus Pivot CacheSetelah selesai dengan tabel Pivot dan menyimpannya, Anda dapat memaksa Excel untuk hanya menyimpan data sumber dan Tabel Pivot yang dihasilkan, dan bukan Cache Pivot Melakukan ini akan membuat file Excel Anda lebih ringan, dan Anda memiliki cara untuk membuat ulang cache Pivot saat Anda membutuhkannya di lain waktu Di bawah ini adalah perbedaan ukuran saat Anda menyimpan file Excel dengan dan tanpa Pivot Cache Berikut adalah langkah-langkah untuk TIDAK menyimpan Cache Pivot
Sekarang saat Anda menyimpan file dengan tabel Pivot, Anda akan melihat ukuran file berkurang Simpan Cache Pivot dan Hapus Data SumberCara lain untuk mengurangi ukuran file Excel adalah dengan menghapus data sumber dari Tabel Pivot dan menyimpan Pivot Cache saja Ini berfungsi karena Cache Pivot adalah gambar cermin dari data Anda dan Anda tidak mengakses data sumber saat membuat perubahan pada Tabel Pivot, sebagai gantinya, Anda menggunakan Cache Pivot Di bawah ini adalah hasil ketika saya menyimpan file Excel tanpa data sumber Untuk melakukan ini, hapus saja datanya (baik dengan menghapus data atau lembar kerja yang memiliki datanya) Saat Anda ingin mendapatkan kembali data sumber, klik dua kali pada sel 'Grand Total' dari tabel Pivot dan itu akan langsung menghasilkan seluruh kumpulan data dalam lembar kerja baru Kompres File (ZIP IT)Ini adalah sesuatu yang dapat Anda lakukan di luar aplikasi Excel Saat Anda meng-zip file Excel, Anda akan segera melihat pengurangan ukuran sekitar 10-15%. Anda kemudian dapat membagikan file zip ini melalui email, dan orang yang menerima ini dapat mengekstrak file tersebut dan menggunakan buku kerja Excel Berikut adalah langkah-langkah untuk Zip file Excel (untuk Windows)
Ini akan membuat file zip untuk buku kerja Excel yang dipilih Anda juga akan melihat pengurangan ukuran file (seperti yang ditunjukkan di bawah ini) Hasil tes Dengan teknik ini, saya dapat mengurangi ukuran file buku kerja Excel sebesar 8% Teknik ini bekerja lebih baik untuk file yang berada dalam kisaran 20-50 MB. Saat ukuran file bertambah, persentase pengurangannya tidak terlalu tinggi Hapus pemformatan DataPemformatan data seperti menerapkan warna latar belakang, atau menambahkan batas, atau mengubah gaya font, semuanya dapat menambah ukuran file Meskipun, berdasarkan pengujian saya, saya perhatikan bahwa itu tidak berdampak besar Di bawah ini adalah ukuran dua buku kerja Excel, satu dengan 2. 6 juta titik data (dalam satu lembar kerja), dan yang lainnya dengan data yang sama tetapi format diterapkan padanya (warna sel, batas, dan dicetak miring) Hasil tes Anda dapat melihat perbedaan antara kedua file tersebut tidak terlalu besar (walaupun itu berdampak ketika Anda memiliki banyak data) File dengan data adalah 14. 6 MB dan file dengan data dan pemformatan adalah 14. 9MB Jadi jika Anda ingin mengurangi ukuran file buku kerja Excel Anda, Anda bisa mencari pemformatan yang tidak Anda perlukan. Menghapusnya dapat menghemat ruang disk Anda Berikut adalah langkah-langkah untuk menghapus semua pemformatan secara instan, sekaligus menjaga data tetap utuh
Hapus pemformatan bersyaratSama seperti pemformatan data biasa, pemformatan bersyarat juga menambah ukuran file Namun, berdasarkan pengujian saya, saya perhatikan bahwa perbedaannya lebih kecil (kecuali jika Anda memiliki banyak aturan yang diterapkan pada banyak lembar dengan kumpulan data yang besar) Namun demikian, sebaiknya hapus pemformatan bersyarat dari kumpulan data mana pun yang tidak Anda perlukan Terlepas dari ukurannya, ada alasan bagus lainnya untuk menghapus pemformatan bersyarat – SPEED Pemformatan bersyarat tidak stabil dan setiap kali ada perubahan di lembar kerja, itu dihitung ulang. Hal ini dapat menyebabkan buku kerja lebih lambat Hasil tes Saya membuat file dengan 27. 2 juta titik data dan menerapkan 5 aturan pemformatan bersyarat untuknya Perbedaan ukuran sepertinya hanya beberapa KB saja Also Read: Tips to Make Slow Excel Spreadsheets Fast Kiat Penguat Kinerja ExcelMeskipun metode di atas akan membantu Anda mengurangi ukuran file Excel, berikut adalah beberapa tips tambahan untuk meningkatkan kinerja Buku Kerja Excel
Semoga metode dan tips dalam tutorial ini bermanfaat Apa lagi yang bisa saya tambahkan ke tutorial ini agar lebih bermanfaat? Anda Mungkin Juga Menyukai Tutorial Excel Berikut
BUKU EXCEL GRATIS Dapatkan 51 Ebook Tips Excel untuk meningkatkan produktivitas Anda dan menyelesaikan pekerjaan lebih cepat
Nama Surel YA - KIRIM SAYA EBOOK 25 pemikiran pada “8 Cara Mengurangi Ukuran File Excel (yang benar-benar berfungsi)”
|