Seorang data scientist tentu membutuhkan banyak tools untuk menyelesaikan analisis mereka. Salah satu tools yang paling sering digunakan untuk memproses data adalah Microsoft Excel. Aplikasi dengan beragam fitur ini mampu mempermudah bahkan mengkonversi data menjadi analisis data yang mudah dipahami. Salah satu fitur yang paling sering dipakai adalah conditional formatting.
Fungsi conditional formatting dianggap sangat membantu data scientist sebab kemampuannya dalam mengurutkan dan memilih data secara otomatis memudahkan proses analisis. Lalu, apa itu conditional formatting? Bagaimana cara mengaplikasikannya? Berikut ulasannya.
Apa itu conditional formatting dalam Excel?
Aplikasi spreadsheet seperti Microsoft Excel memiliki fitur conditional formatting. Fungsi conditional formatting adalah untuk memungkinkan pengguna mengaplikasikan formatting khusus terhadap cell yang memiliki kriteria khusus. Conditional formatting sering menggunakan format berbasis warna untuk menandai, menunjukkan, atau membedakan sekelompok informasi dari sekumpulan data yang tersimpan dalam file database.
Contohnya, ketika Anda ingin membedakan nilai yang terdapat dalam satu kolom, Anda bisa meng-highlight cell dengan angka nol atau kurang dari dua. Dari sini, Anda dapat menerapkan peraturan-peraturan yang Anda inginkan dengan fungsi conditional formatting yang tersedia.
Apa saja fungsi conditional formatting?
Conditional formatting memiliki sejumlah fungsi yang dapat diterapkan untuk setiap cell yang diinginkan. Berikut ini adalah beberapa fungsi conditional formatting yang dapat Anda gunakan.
1. Logika If-Then
Setiap rules dalam conditional formatting pada dasarnya dibuat berdasarkan logika if-then sederhana: ketika kriteria X adalah benar, maka formatting Y akan diaplikasikan dalam cell tersebut. Anda tidak perlu memasukkan kode logika rumit.
Bahkan, Excel dan aplikasi spreadsheet lain sudah membuatkan parameter built-in sehingga Anda hanya perlu memilih kondisi yang Anda inginkan sebagai rules dalam cell. Ketika sudah mahir, Anda bahkan dapat mengkustomisasi formula untuk mendapatkan format yang diinginkan.
2. Preset Conditions
Dalam Excel, Anda dapat menemukan rules preset, atau pengaturan fungsi yang sudah diatur sebelumnya, untuk membantu pemula mengaplikasikan formatting yang diinginkan.
3. Custom Conditions
Untuk situasi di mana Anda harus memanipulasi preset condition, seperti yang sudah diungkap sebelumnya, Anda dapat menggunakan fungsi ini untuk menciptakan rules unik.
4. Multiple Conditions
Fungsi terakhir adalah dengan mengaplikasikan sejumlah rules untuk satu cell atau lebih. Rules yang diterapkan dapat terdiri dari sejumlah layer yang akan diterapkan sesuai dengan urutannya.
Penerapan conditional formatting akan memudahkan Anda dan tim untuk tetap update terhadap data yang Anda miliki. Sebab, formatting yang diterapkan pada cell yang diinginkan akan menarik perhatian penggunanya. Anda akan dengan mudah menemukan tanggal atau deadline penting karena cell memenuhi nilai yang diinginkan. Hal ini tentu meningkatkan produktivitas masing-masing anggota karena kemudahan menemukan data penting dengan nilai informasi yang berubah-ubah.
Bagaimana cara melakukan conditional formatting dalam Excel?
Ketika sudah tahu jenis-jenis fungsi conditional formatting di atas, maka sudah saatnya menerapkan fungsi tersebut dalam file Excel yang sedang Anda analisis. Berikut ini adalah beberapa cara melakukan conditional formatting paling dasar yang bisa Anda gunakan dalam kebutuhan tertentu.
1. Terapkan highlight rules pada sheet Excel
Cara ini dapat diterapkan untuk memberi warna pada cell yang memenuhi kriteria atau rules yang Anda tentukan. Pertama, persiapkan data yang ingin Anda highlight. Pilih range value yang ingin diberlakukan rules. Pada tab Home, klik Conditional Formating yang ada di kanan atas toolbar, kemudian pilih Highlight Cells Rules. Di situ, akan muncul beberapa rules yang dapat dipilih sesuai kebutuhan. Cell yang memenuhi kriteria akan muncul dengan formatting yang diinginkan.
2. Buat top/bottom rules
Rules ini memungkinkan pengguna untuk menandai nilai top atau bottom dalam satu range. Di tab Conditional Formatting, pilih Top/Bottom Rules. Kotak dialog akan muncul untuk mengatur awal batas range dari top/bottom, serta jumlah data yang ingin ditampilkan. Formatting yang muncul akan disesuaikan dengan preset yang Anda terapkan.
3. Tambahkan data bars
Data bars menunjukkan visualisasi terhadap satu cell. Panjang bar akan menunjukkan nilai satu cell terhadap cell lain dalam satu range tertentu. Data bars punya dua pilihan, gradien dan solid fill, yang bisa Anda pilih berikut warna cell dan teks.
4. Tambahkan color scales
Color scales hampir mirip dengan data bars. Namun, alih-alih menunjukkan panjang bar, color scales akan menunjukkan gradien warna. Tinggi rendahnya nilai suatu cell terhadap suatu range akan ditunjukkan dari perpindahan warna yang Anda pilih.
5. Tambahkan icon sets
Bila sebelumnya fungsi conditional formatting menggunakan warna, maka icon sets justru memunculkan ikon sebagai format cells. Umumnya, ikon yang digunakan adalah ikon panah dengan segala variasinya.
Kesimpulan
Menggunakan fungsi conditional formatting sangat memudahkan data scientist untuk mengidentifikasi nilai dalam satu range data. Dengan begitu, proses identifikasi dalam satu range data akan lebih efisien waktu. Algoritma Data Science School menyediakan pembelajaran mengenai detail penerapan conditional formatting. Sehingga, dalam proses analisis, seorang data scientist dapat menemukan metode yang cepat dan efisien untuk memproses dan mengidentifikasi database yang dimiliki.
Halo sobat ketutrare, bagaimana kabar sobat semua ? semoga selalu dalam keadaan sehat dan sukses ya. Kali ini kita akan belajar Cara Memberi Warna Secara Otomatis pada Kriteria Tertentu di Microsoft Excel.
Apa pentingnya kita mempelajari hal ini ?
Jadi pemberian warna pada sebuah cell atau cell dengan kriteria tertentu akan memudahkan kita untuk membaca sebuah data. Misalnya saja kita punya data nilai siswa yang begitu banyak, dan kita ingin mengetahui mengapa siswa tersebut tidak lulus. Sebenarnya nilai bidang apa yang membuat mereka tidak lulus. Nah dengan bantuan microsoft excel, kita bisa mengetahui nilai-nilai mahasiswa yang anjlok dengan cara memberikan warna yang memudahkan mata untuk membedakan penyebab ketidaklulusan siswa.Apa yang akan kita gunakan ?
Kita akan menggunakan fungsi Conditional Formatting di microsoft excel.
Conditional Formatting di Microsoft Office Excel
Conditional Formatting adalah salah satu fitur di microsoft excel yang dapat memberikan warna atau penanda yang kita inginkan pada suatu cell dengan kriteria tertentu. Conditional Formatting dapat memberikan warna atau penanda tertentu pada suatu cell secara otomatis. Dengan menggunakan condiional formatting, kita akan mendapatkan hasil pada tabel yang lebih mudah ditangkap oleh mata. Selain rapih, tabel dengan conditional formating akan lebih mudah dimengerti oleh kebanyakan orang. Misalnya saja kita ingin setiap cell yang mengandung nilai kurang dari 60 akan otomatis berwarna merah. Atau pada cell yang berisi kata "LULUS" akan otomatis berwarna hijau.Dimana kita mendapatkan Conditional Formatting ini ?
Kita dapat menemukan Conditional Formatting di menu Home - Conditional FormattingLangkah - langkah menggunakan Conditional Formatting
Langkah Pertama, Misalnya kita memiliki sebuah file .xlsx mengenai data ulangan siswa. Terdiri dari 5 mata pelajaran yaitu IPA, IPS, Matematika, Bahasa, dan Budi Pekerti. Selanjutnya kita juga mendapatkan nilai rata-ratanya, serta mendapatkan predikat kelulusan siswa.Berikut ini adalah contoh filenya. Untuk sobat yang ingin menggunakan file ini sebagai latihan, bisa download di halaman DOWNLOAD KETUTRARE.
| contoh file .xlsx yang digunakan untuk mengolah conditional formatting |
- NILAI : " =SUM(C2:G2)/5 "
- STATUS : " =IF(H2>=75,"LULUS","REMIDI") "
Untuk NILAI sobat silahkan letakkan kursor di H2, kemudian masukkan rumus diatas, dan copy rumusnya sampai cell H11. Untuk perhitungan nilai siswa yang lainnya
Untuk STATUS diberikan kondisi ketika nilainya lebih besar atau sama dengan 75, maka mendapat status LULUS, tapi jika tidak menjadi REMIDI.
Langkah Kedua, Kita akan memberikan kondisi warna merah untuk nilai siswa yang berada di bawah 60. Jadi kita block dulu cell C2;G11 (C2 sampai G11). Selanjutnya klik Home - Conditional Formatting.
| contoh file xlsx untuk uji coba conditional formatting |
- Greater than... : adalah fungsi untuk memberikan warna otomatis pada cell dengan kondisi nilai lebih dari yang ditentukan.
- Less than... : adalah fungsi untuk memberikan warna otomatis pada cell dengan kondisi nilai kurang dari yang ditentukan.
- Between... : adalah fungsi untuk memberikan warna otomatis pada cell dengan kondisi antara dua nilai yang memenuhi ketentuan.
- Equal to... : adalah fungsi untuk memberikan warna otomatis pada cell dengan kondisi sama dengan nilai yang ditentukan.
- Text that contain... : adalah fungsi untuk memberikan warna otomatis pada cell dengan kondisi mengandung text yang ditentukan.
- A Date Occuring... : adalah fungsi untuk memberikan warna otomatis pada cell dengan kondisi nilai yang menyerupai tanggal yang ditentukan.
- Duplicate Values... : adalah fungsi untuk memberikan warna otomatis pada cell dengan nilai yang sama / kembar / berulang.
| beberapa fungi dari Highlight Cells Rules di conditional formatting |
Sekarang kita coba aplikasikan untuk memberikan warna merah pada nilai siswa yang kurang dari 60.
Setelah sebelumnya kita block cell C2;G11, kita klik Home - Conditional Formatting - Highight Cell Rules - Less Than ... Sealnjutnya akan muncul popup pengisian kondisi Less Than seperti berikut.
| penggunaan less than untuk conditional formatting |
Pada gambar diatas, kita perhatikan di popup Less Than, kita menempatkan nilai di Format cell that are LESS THAN , disini kita masukkan nilainya. Misalnya seperti contoh 60. Selanjutnya untuk kolom with : Light Red Fill with Dark Red Text yang artinya,
Ketika nilai siswa itu kurang dari 60, maka akan diberikan warna otomatis latarnya merah menyala dengan tulisan Merah Tua .
Jika sobat mencobanya, setelah mengetikkan angka 60, maka otomatis cell C2;G11 akan berubah dengan tanda merah seperti di gambar. Kalau sudah cocok degan kondisinya sobat bisa mengklik OK untuk eksekusi.
Apakah warnanya hanya merah saja ?
Tentu tidak ya sob, ini bisa kita ubah sesuai dengan keinginan. Masih banyak wana seperti hijau, kuning, tulisan merah, border merah dan dengan kehendak kita sendiri (custom format). Sobat hanya perlu mengklik tanda panah / dropdown turun di kolom Light Red Fill with Dark Red Text. Seperti gambar berikut.
| format warna cell yang bisa dipilih |
Ini bisa saja dilakukan sesuai dengan kebutuhan kita ya sob. Misalnya kita akan memberikan kondisi kedua untuk cell C2;G11. Kali ini kita akan coba untuk memberikan warna hijau pada nilai yang melebihi 90. Kita akan menggunakan Greater Than. Dan berikut adalah hasilnya, sobat bisa cocokkan dengan punya sobat dirumah ya.
| hasil cell dengan dua conditional formatting |
Cara Menghapus Conditional Formatting
Pada cara sebelumnya kita sudah berhasil membuat conditional formatting untuk memberikan penanda warna cell pada kriteria tertentu. Sekarang kita akan belajar bagaimana cara menghapu conditional formatting.Langkah pertama, kita block pada cell atau range yang conditional formattingnya ingin kita hilangkan. Klik Home - Conditional Formatting - Clear Rules - dan pilih salah satu caranya. Ada banyak menu clear formatting seperti penjelasan berikut.
| Clear Rules untuk menghapus conditional formatting |
Penjelasan Clear Rules
- Clear Rules from Selected Cells : adalah fungsi untuk menghapus semua conditinal formatting pada cell yang di pilih.
- Clear Rules from Entire Sheet : adalah fungsi untuk menghapus semua conditional formatting pada sheet yang aktif.
- Clear Rules from This Table : adalah fungsi untuk menghapus semua conditonal formatting pada tabel yang dipilih.
- Clear Rules from This Pivot Tabel : adalah fungsi untuk menghapus semua conditional formatting pada pivot tabel yang dipilih.
Yang akan kita gunakan adalah Clear Rules from Selected Cells. Fungsi yang ingin sobat gunakan cocokan dengan kebutuhan masing-masing ya. Ketika clear rules sudah dipilih, cell yang dipilih akan kembali seperti sebelumnya tanpa conditional formatting dan tanpa warna.
Demikian tutorial kali ini mengenai penggunaan Conditional Formatting yaitu Cara Memberi Warna Secara Otomatis pada Kriteria Tertentu di Microsoft Excel. Semoga tutorial kali ini membantu sobat dalam menerapkan conditional formatting untuk kebutuhan masing-masing. Sampai jumpa di tutorial berikutnya.
Salam, ketutrare.
DOWNLOAD MATERI