Mengapa cek dibuat dan diserahkan ke kreditur oleh bagian kasa bukan oleh bendahara

Sistem kas dibagi menjadi dua sub sistem yaitu:

1. Sub sistem penerimaan kas
   a. penjualan tunai
   b. piutang

2. Sub sistem pengeluaran kas
   a. dengan cek
   b. dengan dana kas kecil

Keberadaan sistem pengeluaran kas dapat mendukung pencapaian tujuan dari perusahaan. Sistem tersebut membuat perusahaan lebih mudah dalam mengelola hal- hal yang berkaitan dengan besarnya pengeluaran kas yang terjadi yang pada akhirnya dapat berpengaruh terhadap laba yang diterima perusahaan. Laba tersebut tentunya dapat bermanfaat bagi kelangsungan perusahaan dan pihak pihak yang berkepentingan seperti manajer, karyawan, investor, bank dan lain sebagainya.

Sistem akuntansi pengeluaran kas terdiri dari dua sistem pokok yaitu sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek dan sistem pengeluaran kas dengan uang tunai melalui sistem dana kas kecil (Mulyadi, 2001: 509). Sistem akuntansi pengeluaran kas ini terdiri dari dokumen, catatan akuntansi yang digunakan, unit organisasi yang terkait, dan flowchart yang membentuk sistem akuntansi pengeluaran kas.

SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS DENGAN CEK

      Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan menggunakan cek biasanya ditujukan untuk pengeluaran yang jumlah nominalnya besar. Pengeluaran kas dengan sistem cek ini mempunyai beberapa kebaikan ditinjau dari pengendalian intern, diantaranya :

a.         Pengeluaran kas dengan cek dapat menjamin bahwa cek yang dikeluarkan diterima oleh pihak yang namanya tercantum dalam formulir cek

b.        Transaksi pengeluaran kas dapat direkam oleh bank sebagai pihak luar yang kemudian pihak bank akan mengirimkan rekening koran kepada perusahaan. Rekening koran ini dapat digunakan perusahaan untuk mengecek ketelitian catatan transaksi pengeluaran kas.

c.         Pengeluaran kas dengan cek juga memberikan manfaat tambahan yaitu adanyacancelled chek yang merupakan tanda terima kas dari pihak yang menerima pembayaran. Dengan penggunaan cek dalam pengeluaran kas, check issuer secara otomatis menerima tanda terima kas dari pihak yang menerima pembayaran.

Berdasarkan uraian di atas maka pengeluaran kas dengan menggunakan cek sangat berguna sekali bagi perusahaan karena dapat ditelusur penggunaan cek tersebut. Penelusuran tersebut dapat dilakukan melalui rekonsiliasi bank. Berikut dokumen, catatan, fungsi terkait, jaringan prosedur dan unsur pengendalian intern yang membentuk sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek :

1.        Dokumen yang digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah :

a.         Bukti Kas Keluar (BKK)

Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kasa sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. BKK ini juga dikirimkan kepada kreditur sebagai surat pemberitahuan dan sebagai dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya utang.

b.        Cek

Cek merupakan dokumen perintah kepada bank untuk melakukan pembayaran sejumlah uang kepada pihak/orang yang tercatum dalam dokumen tersebut.

c.         Permintaan cek

Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar.

2.        Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah :

a.         Jurnal pengeluaran kas

Catatan ini digunakan untuk mencatat segala pengeluran kas yang dilakukan oleh perusahaan. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal ini adalah faktur dari pemasok yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas.

b.        Register cek

Register cek ini digunakan untuk mencatat cek-cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembayaran para kreditur perusahaan atau pihak lain.

3.        Fungsi Terkait

Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah :

a.         Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas

Fungsi ini biasanya mengajukam cek kepada fungsi akuntansi (bagian utang) jika memerlukan pengeluaran kas untuk suatu kepentingan perusahaan. Permintaan cek ini harus mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan. Jika perusahaan menggunakan voucher payable system maka bagian utang membuat bukti kas keluar untuk memungkinkan bagian kasa mengisi cek sejumlah permintaan yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran kas.

b.        Fungsi Kas

Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisis cek, memintakan otorisasi cek dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan secara langsung kepada kreditur atau melakukan pemindahbukuan melalui jasa perbankan.

c.         Fungsi Akuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab atas (a) pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan sediaan, pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek, dan pembuatan BKK yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokuemen tersebut.

d.        Fungsi Pemeriksa Intern

Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan penghitungan kas secara periodik dan mencocokkan hasil penghitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi. Selain itu, fungsi ini juga melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas yang ada di tangan dan membuat rekonsiliasi secara periodik.

4. Unit organisasi yang terkait pada sistem pengeluaan kas melalui cek

     1) Bagian yang memerlukan pengeluaran kas

     2) Bagian Akuntansi

     3) Bagian Kassa

     4) Penjual

5. Flowchart sistem pengeluaan kas melalui cek

Sub sistem pengeluaran kas melalui Dana Kas Kecil

Sistem dana kas kecil digunakan perusahaan jika terjadi pengeluaran dengan nominal kecil. Sistem ini dilakukan dengan dua cara yaitu sistem saldo berfluktuasi (fluctuating fund balance system) dan sistem saldo tetap (imprest system

Penyelenggaraan dana kas kecil dengan sistem saldo berfluktuasi dilakukan dengan prosedur sebagai berikut :

     1.       Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil

    2.       Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening Dana Kas Kecil sehingga setiap saat saldo rekening berfluktuasi

    3.       Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil.

Dalam sistem saldo tetap, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:

   1.       Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat mendebit rekening Dana Kas Kecil. Saldo ini tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya kecuali jika saldo yang ditetapkan telah dinaikkan atau dikurangi.

   2.       Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (rekening Dana Kas Kecil tidak dikredit). Bukti-bukti mengenai pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara yang diselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil.

   3.       Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil.

Dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan Dana Kas Kecil adalah:

1.      Bukti Kas Keluar. Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

2.      Cek. Merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang/badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek.

3.      Permintaan Pengeluaran Kas Kecil. Dokumen ini digunakan oleh pemakai kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengeluaran. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang kas kecil menurut nama pengeluaran dana kas kecil.

4.      Permintaan Kembali Dana Kas Kecil. Dokukmen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil.

5.      Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Catatan Akuntansi Yang Digunakan

         1.      Jurnal Pengeluaran Kas (Cash Disbursement Journal). Dalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan dalam pengisian kembali dana kas kecil. Dokumen sumber yang diapakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kasa adalah bukti kas keluar yang telah dicap ”lunas” oleh fungsi kas.

2.      Register Check. Register cek adalah catatan yang digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dana kas kecil

        3.    Jurnal Pengeluaran Kas Kecil. Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan jurnal khusus yang sekaligus berfungsi sebagai alat distribusi Pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil. 

Unit organisasi yang terkait dalam dana kas kecil.

Sistem dana kas kecil dibagi menjadi 3, yaitu pembentukan dana kas kecil, permintaan dan pertanggungjawaban dana kas kecil, dan pengisian kembali dana kas kecil.

Unit organisasi yang terkait pada pembentukan dana kas kecil, adalah :

1)      Bagian Utang

2)      Bagian Kasir/Kassa

3)      Pemegang dana kas kecil

4)      Bagian Jurnal

Unit organisasi yang terkait pada permintaan dan pertanggungjawaban dana kas kecil,adalah :

Pada impress system :

1)      Pemakai dana Kas Kecil

2)      Pemegang dana Kas Kecil

Pada fluctuating fund balance system :

1)      Pemakai dana kas kecil

2)      Pemegang dana kas kecil

3)      Bagian jurnal

4)      Bagian kartu biaya

Unit organisasi yang terkait pada pengisian kembali dana kas kecil, adalah :

1)      Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil

2)      Fungsi Bagian Utang

3)      Bagian Kasa/kasir

4)      Bagian Jurnal

5)      Bagian kartu Biaya

FLOWCHART DANA KAS KECIL :

FLOWCHART PEMBENTUKAN DANA KAS KECIL

Penjelasan:

Bagian Utang:

1)      Menerima surat keputusan mengenai pembentukan dana kas kecil dari Direktur Keuangan.

2)      Membuat bukti kas keluar 3 (tiga) lembar

3)      Mencatat bukti kas keluar dalam register bukti kas keluar.

4)      Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut:

Lembar 1 dan 3 :  Diserahkan ke bagian kasir, dilampiri dengan surat keputusan pembentukan dana kas kecil

Lembar 2           :  Diserahkan ke bagian kartu persediaan dan kartu
biaya untuk diarsipkan.

5)      Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil yang telah dicap lunas dari bagian kasir.

6)      Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran yang tercantum dalam bukti kas keluar ke dalam register bukti kas keluar.

7)      Menyerahkan bukti kas keluar lembar 1 dan surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil ke bagian akuntansi.

Bagian Kasir/Kasa

1)      Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan 3 beserta dokumen pendukungnya dari bagian utang.

2)      Mengisi cek sejumlah uang yang tercantum dalam bukti kas keluar dan memintakan tanda tangan dari yang berwenang atas cek tersebut.

3)      Membubuhkan cap lunas pada bukti kas keluar (lembar 1, 2 dan 3) beserta SK pembentukan dana kas kecil.

4)      Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut:

      Lembar 1 : Diserahkan ke bagian utang beserta SK Pembentukan

      Lembar 2 : Diserahkan bersamaan dengan cek kepada pemegang

                         dana kas kecil

Pemegang Dana Kas Kecil

1)      Menerima cek dan bukti kas keluar lembar 3 dari bagian kasir

2)      Menguangkan cek ke bank

3)      Menyimpan uang tunai yag diambil dari bank

4)      Menyimpan bukti kas keluar dan diarsipkan menurut tanggal

Bagian Jurnal

1)      Menerima bukti kas keluar lembar 1 beserta surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil dari bagian utang

2)      Mencatat bukti kas keluar dalam register cek.

3)      Mengarsipkan bukti kas keluar beserta surat SK tentang pembentukan ke dalam arsip menurut nomor urut bukti kas keluar. Arsip ini disebut arsip bukti kas keluar yang telah dibayar.

FLOWCHART PERMINTAAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN PENGELUARAN DANA KAS KECIL DENGAN METODE IMPRESS :

1)      Membuat permintaan pengeluaran kas kecil rangkap 2. dan  dikirimkan kepada pemegang kas kecil.

2)      Menerima uang dari pemegang kas kecil bersama PPKK lembar 1.

3)      Mengarsipkan sementara PPKK-1 menurut Nomor Urut

4)      Mengeluarkan uang dan mengumpulkan bukti pendukung

5)      Membuat bukti pengeluaran kas kecil (BPKK)

6)      Menyerahkan BPKK dan Dokumen Pendukung (DP) dan PPKK-1 kepada Pemegang kas kecil.

7)      Menerima kembali PPKK lembar ke-1 dari pemegang kas kecil setelah dibubuhi cap lunas

8)      Mengarsipkan kembali PPKK-1

1)      Menerima PPKK lembar 1 dan 2 dari Pemakai dana kas kecil.

2)      Menyerahkan uang kepada pemakai dana kas kecil beserta PPKK1

3)      Mengarsipkan sementara PPKK 2 menurut abjad.

4)      Menerima BPKK, PPKK 1 dan Dokumen pendukung dari pemakai dana kas kecil.

5)      Memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana kas kecil

6)      BPKK 2 dikembalikan kepada pemakai dana kas kecil setelah dicap lunas.

7)      Mengarsipkan sementara BPKK PPKK1 dan Dokumen Pendukung sampai pengisian kembali kas kecil.

FLOWCHART PERMINTAAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN PENGELUARAN DANA KAS KECIL DENGAN METODE FLUCTUATING FUND BALANCE METHOD :

FLOWCHART PENGISIAN KEMBALI DANA KAS KECIL :

Pemegang Dana Kas Kecil

1)      Pemegang Kas kecil membuat Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil (PP3K)

2)      Menyerahkan PP3K lembar 1 dan 2, BPKK dan Dokumen Pendukung kepada Bagian utang.

3)      Menerima Bukti Kas Keluar (BKK) lembar 3 dan Cek dari Bagian Utang

4)      Menguangkan cek ke bank

5)      Menyiimpan uang tunai

6)      Mengarsipkan BKK lembar ke 3

Bagian Utang

1)      Menerima PP3K lembar 1 dan 2, BPKK dan DP dari pemegang kas kecil.

2)      Membuat bukti kas keluar (BKK) 3 lembar

3)      Berdasarkan BKK lembar 1 diisi Register Bukti Kas Keluar

4)      BKK lembar 2 dan PP3K lembar 1 diserahkan ke Bagian Kartu Biaya (jika ada).

5)      BKK lembar 1 dan 3, PP3K lembar 2, BPKK dan Dokumen pendukung diserahkan ke Bagian Kasa

6)      Menerima cek, BKK1, PP3K2, BPKK dan DP dari kasa setelah membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomor cek pada BKK.

7)      Mengisi Register Bukti kas Keluar berdasarkan PP3K1.

8)      Menyerahkan PP3K1 dan 2, BPKK dan Dokumen Pendukung kepada Bagian Jurnal

Bagian Kasa

1)      Menerima BKK1 dan 2, PP3K2, BPKK dan DP dari bagian utang.

2)      Mengisi cek dan meminta tanda tangan aas cek kepada Direktur Keuangan

3)      Menyerahkan Cek dan BKK3 kepada pemegang dana kas kecil.

4)      Menyerahkan BKK1, PP3K2, BPKK dan DP kepada bagian utang setelah membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomor cek pada BKK.

Bagian Jurnal/Akuntansi

1)      Menerima BKK1, PP3K, BPKK dan DP dari  bagian utang.

2)      Mengisi Register cek dari BKK 1

3)      Mengarsipkan BKK1, PP3K, BPKK dan DP menurut Nomor urut.

Bagian Kartu Biaya

1)      Menerima  BKK lembar 2 dan PP3K2 dari bagian utang.

2)      Mengisi kartu biaya berdasarkan BKK 2.

3)      Mengarsipkan BKK2 dan PP3K2 menurut nomor urut.

Page 2