Mengapa kriteria platform yang digunakan perlu dipertimbangkan ketika memilih suatu aplikasi

Berbagai vendor software merancang software manajemen inventaris untuk membantu segala jenis perusahaan, baik yang berskala kecil maupun yang besar, untuk mengotomatiskan manajemen inventaris dan meningkatkan efisiensi bisnis mereka. Mengelola inventaris membutuhkan tingkat ketelitian dan kejelian yang tinggi.

Kesalahan dalam pelacakan, penghitungan, prakiraan, dan pendataan inventaris dapat menimbulkan berbagai masalah serius mulai dari; penyusutan, pengadaan barang yang tidak perlu, stok yang tidak memadai, hingga penundaan pengiriman pesanan yang tentunya dapat mengecewakan konsumen. Kesalahan-kesalahan seperti itu kerap terjadi bila Anda masih mengelola inventaris Anda secara manual. Anda dapat mengontrol manajemen gudang anda secara terkendali dan mengatur rantai suplai anda di berbagai gudang yang terkontrol dengan human-error yang minim menggunakan Software Supply Chain Management dari kami.

Dengan solusi otomatis ini, Anda dapat mengurangi bahkan menghilangkan berbagai human error. Jika Anda merupakan salah satu dari sekian banyak pemilik bisnis yang sedang mencari solusi inventaris otomatis, maka ini adalah artikel yang tepat untuk Anda. Berikut ini adalah beberapa faktor yang perlu Anda pertimbangkan ketika sedang memilih software manajemen inventaris untuk bisnis Anda.

1. Kebutuhan Anda

Sebelum memutuskan untuk membeli software manajemen inventaris, Anda perlu memahami kebutuhan Anda terlebih dahulu. Ketahui apa saja tantangan yang Anda hadapi dalam mengelola inventaris dan apa saja solusi yang Anda harapkan. Tanyakan kepada diri Anda sendiri, misalnya seperti; apakah saya ingin dapat memantau status pengiriman barang ke lokasi lain? Apakah saya hanya butuh untuk mengetahui tingkat persediaan barang saja? Anda perlu menjelaskan kebutuhan Anda secara detail kepada vendor, sehingga Anda bisa mendapatkan harga tetap dengan cepat.

2. Harga

Harga software akan tergantung pada seberapa banyak dan kompleks kebutuhan Anda. Sebaiknya, Anda terlebih dahulu melakukan riset mengenai harga software manajemen inventaris di pasaran, sehingga Anda dapat memutuskan apakah harga yang vendor cukup layak atau terlalu mahal.

Sebelum memutuskan untuk membeli software, Anda juga perlu memastikan bahwa keuangan bisnis Anda sudah cukup stabil untuk rencana tersebut. Cek budget Anda dan tanyakan pada diri Anda; apakah ini saat yang tepat untuk berinvestasi pada teknologi?

Untungnya, dengan kehadiran solusi berbasis Cloud, kini harga software manajemen inventaris menjadi jauh lebih terjangkau. Dengan menggunakan aplikasi sistem Penjualan No.1 untuk Enterprise, anda dapat meningkatkan produktivitas tim penjualan Anda dengan cara penjualan yang lebih cerdas, cepat, dan efektif. Ini menjadi opsi yang paling tepat untuk perusahaan startup, UKM, atau perusahaan-perusahaan dengan anggaran yang terbatas.

3. Kustomisasi

Jika Anda memiliki kebutuhan yang sangat kompleks, maka Anda akan membutuhkan banyak kustomisasi pada software manajemen inventaris Anda. Tanyakan pada vendor apakah software mereka dapat memenuhi kebutuhan Anda yang spesifik dan seberapa bisa vendor melakukan penyesuaian. Jika saat ini Anda sudah memiliki sistem manajemen inventaris dan Anda ingin menambah sistem baru yang menawarkan fitur-fitur yang berbeda, maka pastikan bahwa sistem baru tersebut bisa melalukan kustomisasi dengan sistem yang telah ada. Setiap perusahaan pastilah membutuhkan mengintegrasikan sistem software yang ada untuk keberlangsungan perusahaan mereka. Salah satu sistem yang mereka perlu integrasikan untuk bisnis nya adalah mengimplementasikan sistem ERP di dalam sistem perusahaan mereka.

Sistem ERP dapat mengelola berbagai cabang perusahaan dengan mudah dengan mencatat transaksi secara otomatis dan akurat serta lacak penjualan tiap cabang di dalam satu platform terpusat menggunakan Software ERP terbaik untuk bisnis anda. Dengan menggunakan Software ERP cloud keluaran dari HashMicro, kami dapat membantu anda untuk mengotomatiskan berbagai aspek bisnis dan berbagai macam tipe perusahaan yang tersedia. Anda bisa membuat keputusan yang lebih akurat dengan dukungan software manajemen bisnis tercanggih dari kami.

Baca juga: Optimalkan Inventaris Anda dengan 7 Tips Manajemen Gudang Ini!

4. Kemudahan Implementasi

Ini merupakan faktor yang paling sering pemilik bisnis lupakan. Padahal, poin ini lah yang menentukan seberapa efektif peran software manajemen inventaris dalam bisnis Anda. Jika staf Anda membutuhkan waktu berjam-jam hanya untuk mempelajari seluk beluk software tersebut, maka Anda sebaiknya memilih software lain yang lebih mudah pengimplementasiannya.

5. Integrasi

Anda mungkin belum berpikir untuk mengintegrasikan software manajemen inventaris Anda dengan software lainnya, tetapi Anda mungkin akan membutuhkannya ketika bisnis Anda semakin berkembang. Apalagi, manajemen inventaris sangat terkait dengan area-area lain dalam setiap bisnis. Saat ini saja sudah banyak startup yang menggunakan hingga empat aplikasi untuk menyederhanakan proses bisnis mereka.

Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk memastikan bahwa perangkat lunak yang Anda pilih mendukung integrasi dengan perangkat lunak lainnya. Software manajemen inventaris biasanya sering diintegrasikan dengan software manajemen gudang, akuntansi, eCommerce, dan pembelian.

Anda dapat mendapatkan tour produk demo gratis untuk dapat mengotomatiskan operasional harian bisnis Anda, klik disini!

6. Fleksibilitas

Faktor penting lain yang perlu diperhatikan ketika memilih software manajemen inventaris adalah fleksibilitasnya. Cari tahu apakah software yang sedang Anda pertimbangkan kompatibel dengan perangkat seluler, apakah ia dapat digunakan oleh banyak pengguna, apakah ia berbasis website atau menggunakan server, dan lain sebagainya. Fleksibilitas sangat penting terutama jika Anda memiliki banyak toko atau gudang yang tersebar luas.

Artikel terkait: SaaS ERP: Software Berbasis Cloud yang Dibutuhkan Perusahaan

7. Dukungan yang Lengkap

Setelah Anda membeli software manajemen inventaris, tentu Anda tidak ingin ditinggalkan begitu saja dan mencari tahu sendiri bagaimana cara menggunakannya. Ketika Anda kebingungan mencari data pembelian dari supplier atau ketika staf Anda tidak tahu bagaimana cara mengatur notifikasi tentang tingkat stok yang hampir habis, Anda pasti mengharapkan seseorang untuk menyediakan solusinya secepat mungkin. Oleh karena itu, pastikan bahwa vendor Anda adalah HashMicro karena menawarkan dukungan lengkap yang terdiri dari pelatihan, garansi, dan pendampingan. HashMicro dapat membantu Anda dalam mengoptimalkan tingkat persediaan, pantau proses stock transfer, estimasi kebutuhan inventaris, dan efektifkan pengelolaan stok di setiap lokasi dengan Inventory Management System dari kami. Jadwalkan demo gratis sekarang!

Apa itu Cloud Computing? Hmm..kami tidak akan menjawab pertanyaan itu karena sudah cukup banyak artikel, organisasi dan komunitas di luar sana yang memiliki definisi masing-masing mengenai Cloud Computing salah satunya sebut saja NIST Definition of Cloud Computing yang merupakan organisasi penerap standar teknologi di US, untuk selanjutnya kami tidak ingin menambah kerumitan di kepala anda mengenai hal itu dan akan mencoba untuk lebih fokus mengenai judul tulisan ini.

Memilih penyedia layanan Cloud Computing bukan merupakan hal yang mudah, anda akan di hadapkan pada sejumlah pilihan baik itu penyedia layanan lokal maupun global yang terus bertambah jumlahnya. Masing-masing penyedia layanan memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing, dan menurut Frost & Sullivan (jangan tanya kami siapa mereka), “setiap penyedia layanan Cloud Computing tidak di desain dan dibangun secara sama atau setara”. Jadi anda harus dapat pintar memilih penyedia layanan mana yang sesuai dengan kebutuhan bisnis organisasi anda, tentu saja ada banyak  standar, compliance, framework dan sebagainya diluar sana yang bisa anda jadikan kerangka untuk memulai seleksi. Beberapa contohnya yaitu CCSK dan ENISA  yang memiliki kerangka pengendalian resiko ketika suatu organisasi akan mengadopsi teknologi Cloud Computing. Framework-framework tersebut bisa dikatakan cukup serius dan tidak akan mudah (butuh keahlian khusus) untuk menerapkannya, namun kami sebagai praktisi akan mencoba untuk membantu memberikan informasi awal yang dapat dijadikan bahan pertimbangan ketika organisasi anda akan mengadopsi layanan Cloud Computing (versi kami loh, jadi jangan terlalu banyak berharap) :

1. Keamanan Data

Apakah data anda aman berada di tangan penyedia layanan? Pastikan penyedia layanan anda memiliki mekanisme untuk mengamankan data atau informasi anda yang berharga baik itu di lapisan fisik, virtual maupun personil yang mengoperasikannya. Pada umumnya penyedia layanan telah melakukan investasi yang cukup besar dalam masalah keamanan ini, sebut saja Firewall, IPS/IDS, Anti-DDoS (mahluk apa ini?) dan personil khusus yang memiliki keahlian spesifik dalam hal keamanan jaringan dan data. Kemudian bagaimana jika kita balik pertanyaannya, “Apakah data anda aman berada di tangan organisasi anda sendiri? Apakah organisasi anda memiliki perangkat-perangkat keamanan tingkat tinggi dan terbaik? Apakah organisasi anda memiliki personil yang khusus menangani masalah keamanan data dan jaringan?”

2. Performa Layanan

Anda tentu tidak ingin layanan yang akan Anda bayar setiap bulannya tidak dapat di andalkan atau mungkin sampai tidak bisa digunakan karena performanya yang rendah. Mengukur performa layanan adalah salah satu hal yang perlu diperhatikan ketika memilih penyedia layanan Cloud Computing. Pastikan aplikasi atau layanan anda dapat berfungsi dengan baik di atas teknologi baru ini, biasanya penyedia layanan akan memberikan masa trial atau test drive platform mereka kepada pelanggan potensial. Manfaatkan masa ini untuk melakukan performance benchmark terhadap kemampuan komputasi, jaringan dan media penyimpanan yang mereka miliki. Anda dapat melakukannya secara manual maupun menggunakan beberapa tools yang ada diluar sana.

3. Skalabilitas dan elastisitas

Cloud computing erat kaitannya dengan skalabilitas dan elastisitas, this is the beauty of cloud..(Halah..). Yakinkan diri anda bahwa penyedia layanan yang nantinya akan digunakan oleh organisasi anda memiliki kemampuan untuk scale-up/scale-out tanpa mengganggu layanan yang sedang berjalan. Artinya sumber daya yang anda sewa dapat anda tambahkan dan anda kurangi sesuai dengan kebutuhan anda dan dapat dilakukan dengan dampak yang sangat minimum atau bahkan tidak berdampak sama sekali terhadap aplikasi/layanan yang sedang berjalan.

4. Biaya Layanan

Baiklah kita berada di Indonesia dan semua orang disini sepertinya ingin layanan yang murah dan yang terbaik pada saat yang bersamaan J. Sudut pandang yang harus dijaga adalah objektifitas penilaian atau pengambilan variabel pengukuran, ketika anda mencoba membandingkan satu layanan dengan layanan lainnya, pastikan anda menghitung parameter yang memiliki jumlah dan kemampuan yang setara. Contohnya jika anda membandingkan dari sisi media penyimpanan suatu penyedia layanan Cloud Computing, anda membutuhkan kapasitas sebesar 100GB, maka masing-masing penyedia layanan mungkin saja memberikan harga yang jauh berbeda. Mengapa hal itu bisa terjadi? Karena 100GB di atas platform yang memiliki performa (IOPS) dan tingkat efisiensi (deduplikasi dan kompresi) yang lebih tinggi tentu saja harga nya akan lebih mahal. Jadi sesuaikan biaya layanan dengan performa aplikasi dan tingkat kritikalitas yang ingin dicapai.

5. Dukungan Layanan

Layanan yang nantinya anda miliki tentunya harus didukung dengan baik dalam pengoperasiannya. Beberapa hal yang dapat menjadi pertimbangan anda adalah bagaimana mekanisme penanganan insiden beserta responnya, bagaimana eskalasi dilakukan jika suatu permasalahan terjadi, melalui media apa saja bentuk dukungan yang akan anda dapat nantinya (email, telepon, remote session, on-site, etc). Yang jelas penyedia layanan lokal sepertinya dapat merespon dan berinteraksi lebih baik dalam hal on-site support dan komunikasi bahasa yang digunakan.

6. Yuridiksi dan lokasi data

Hal ini kembali kepada kebijakan organisasi anda, contohnya jika organisasi anda bergerak di bidang finansial kemungkinan besar data anda harus tetap berada di Indonesia atau bahkan tetap berada di lokasi data center anda sendiri yang biasanya layanan yang di tawarkan oleh penyedia adalah Private Cloud (baca deployment model di NIST Definition of Cloud Computing)

7. Portabilitas dan interoperabilitas

Data anda harus dapat anda pindahkan dari satu penyedia layanan ke penyedia layanan lainnya ataupun kembali ke data center anda sendiri dan sebaliknya. Biasanya penyedia layanan akan menyediakan satu format standar tertentu yang bisa digunakan untuk memindahkan data atau beban kerja antar teknologi/platform yang berbeda, salah satu contohnya Open Virtualization Format (OVF).

8. Backup dan Pemulihan Bencana

No cloud is perfect, seperti yang anda ketahui bahkan penyedia layanan Cloud Computing global pun mengalami bencana dan gangguan layanan. Anda harus tanamkan pemikiran ini di awal sehingga anda bisa menghindari atau mengurangi dampaknya. Terus bagaimana jika memang tidak ada penyedia layanan Cloud Computing yang sempurna di luar sana? Jawabannya adalah “Mitigasi”. Tanyakan kepada calon penyedia Cloud Computing anda apakah mereka memiliki opsi layanan backup atau pemulihan bencana di lokasi yang berbeda dimana data-data anda direplikasi dalam periode waktu tertentu, sehingga dampak bencana dapat diminimalisir. Jika tidak maka anda harus mereplikasi layanan anda ke penyedia layanan Cloud Computing yang berbeda (lihat Point#7 interoperabilitas).

9. SLA (Service Level Agreement)

Cloud #9, sengaja kami tempatkan point ini di nomer 9 karena SLA memang erat kaitannya dengan angka 9. Ketika pertama kali anda bertemu dengan calon penyedia layanan Cloud Computing organisasi anda, SLA adalah salah satu hal penting yang harus anda tanyakan dan tentu saja di cek. Mereka bisa saja menyebutkan banyak angka 99,99999 disana, tapi apakah arsitektur platform, facility data center, dan jaringan mereka didesain untuk bisa mencapai angka tersebut? Anda harus memeriksanya terlebih dahulu tentunya, pastikan semuanya redundant setidaknya n+1 sehingga tidak ada single point of failure dan anda dapat tidur tenang di malam hari.