THE MEANING OF FRONT OFFICE
Front office berasal dari bahasa inggris “front” yang berarti depan, dan “office” berarti kantor. Jadi front office adalah kantor depan. Dalam konteks pengertian hotel, kantor depan merupakan sebuah departemen di hotel yang letaknya di bagian depan. Tepatnya tidak begitu jauh dari pintu depan hotel atau lobby. Area ini merupakan tempat yang paling sibuk di hotel. Dengan lokasi dibagian depan maka front office termasuk dapartemen yang paling mudah dicari dan dilihat oleh tamu.
Untuk menyebut front office, sebagian hotel menggunakan istilah yang lain, yaitu guest service area (area pelayanan tamu). Oleh karena itu kepala dapertemennya disebut guest service manager. Sedangkan petugasnya disebut guest service agent. Namun, demikian istilah front office yang masih sering dipakai baik industri perhotelan maupun di kalangan edukasi.
Sedangkan kata front liner adalah sebutan untuk petugas kantor depan yang langsung berhubungan dengan tamu (direct guest contact seperti reception, cashier, guest relation officer, doorman dan bellboy).Sering kali ditemui pula istilah front desk yang merupakan sebutan lebih sempit untuk seksi penerima tamu. Di sebut front desk karena tugasnya di area counter (desk).
THE FUNCTION OF FRONT OFFICE
Kantor depan hotel memiliki funsi-fungsi penting dalam penyelenggaraan hotel secara menyeluruh.
Fungsi tersebut meliputi:
1. Menjual kamar (reservasi, check-in dan check-out)
2. Menangani informasi, produk atau pelayanan dan informasi umum di luar hotel
3. Mengkoordinasi pelayanan tamu (koordinator dari departement lain di hotel)
4. Melaporkan status kamar (status kamar dapat di update secara manual/ komputerize)
5. Mencatat pembayaran tamu (guest bill/guest folio/guest account)
6. Menyelesaikan pembayaran tamu (pada saat check-out)
7. Menyusun riwayat kunjungan tamu (untuk tujuan peningkatan pelayanan)
8. Menangani telepon, peran, faksimili dan email
9. Menangani barang tamu dan barang-barang bawaannya
Dapartemen kantor depan mengemban misi yang sangat vital bagi keberhasilan bisnis hotel. Sebab produk yang menjadi pendapatan utama (main revenue/income) hotel adalah kamar. Sedangkan pendapatan terbesar kedua adalah dari makanan dan minuman (food & beverage).
Peranan kantor depan yang demikian penting menyebabkan dapartemen tersebut diberi sebutan yang menggambarkan pusat dimana semua departemen lain tergantung padanya. Tanpa kantor depan aktivitas hotel menjadi terganggu. Bahkan pada akhirnya roda perputaran produk dan pelayanan akan berhenti. Demikian dengan kesan pertama dan terakhir yang akan menentukan hasrat dan motivasi tamu untuk kembali lagi atau tidak ke hotel.
PERANAN KANTOR DEPAN BAGI HOTEL :
1. Kesan pertama dan sekaligus kesan terakhir bagi tamu yang menginap di hotel
2. Sebagai pusat sarafnya hotel
3. Sebagai pusat komunikasi
4. Menjaga hubungan dengan tamu dan dapartemen lain di hotel
5. Urat nadi utama sebuah hotel
8. Pusat koordinasi pelanan hotel
9. Konter Informasi bagi tamu
10. Sumber Informasi potensial bagi penjualan dan pemasaran hotel
Baca juga : CARA MENEBAK KARAKTER TAMU
Oleh Aletheia Rabbani 9/04/2021
| Front Office |
A. Pengertian Front OfficeFront office adalah department di sebuah hotel yang berada di bagian paling depan dan bertanggung jawab terhadap segala proses pemesanan kamar, baik saat proses check-in maupun check-out. Front office istilah dari bahasa inggris, “Front” artinya depan dan “Office” artinya kantor. Jadi front office bisa diartikan sebuah department di hotel yang letaknya di bagian depan dan tidak jauh dari lobby atau pintu depan hotel.Karena letaknya berada di paling depan, area ini menjadi yang paling sibuk karena paling sering dilihat dan berhubungan langsung dengan setiap tamu yang datang. Adapun front office juga disebut dengan guest service area (area pelayanan tamu), sementara yang bertugas di sana biasa disebut dengan guest service agent atau front liner.Selain itu front office merupakan department yang bisa dikatakan menjadi first impression tamu dari sebuah hotel, oleh sebab itu mereka yang bertugas harus bisa memperlakukan tamu dengan baik dan harus mengetahui segala informasi yang ada di hotel.
Front Office Menurut Para Ahli
1. Agusnawar (2002:1), front office ialah salah satu departemen atau bagian yang ada di hotel, yang langsung memberikan pelayanan kepada para tamu, mulai dari calon tamu mengadakan pemesanan kamar atau reservasi, hingga tamu tersebut tinggal dan berangkat (check-out) dari hotel.2. Bagyono (2012), front office adalah kantor depan dalam konteks pengertian hotel, Front Office hotel adalah sebuah departement yang ada di hotel yang letaknya di bagian depan hotel. Tepatnya tidak begitu jauh dari pintu depan hotel atau lobbyB. Fungsi Front Office
Adapun fungsi dan tugas bagian front office di antaranya,1. Melakukan penjualan kamar hotelIni merupakan fungsi dan tugas utama front office di sebuah hotel yaitu melakukan penjualan kamar. Maksud menjual di sini adalah menyewakan kamar yang ada kepada para tamu yang datang. Segala aktivitas yang berkaitan dengan menjual kamar hotel meliputi di antaranya,a. Menerima pesanan kamarb. Menangani tamu yang datang langsung untuk memesan kamar (walk-in guest)c. Menangani tamu yang telah melakukan reservasi sebelumnyad. Melakukan pendaftaran tamue. Menentukan kamar tamu2. Menyampaikan segala informasi tentang hotelKarena front office berada di bagian depan, maka department ini bertanggung jawab untuk menyampaikan segala hal yang ditanyakan tamu mengenai informasi hotel yang meliputi di antaranya,a. Semua produk layanan di dalam hotelb. Semua fasilitas umum hotel (area dalam maupun luar)3. Mengkoordinasi pelayanan tamuUntuk dapat melayani para tamu dengan baik mulai saat check-in sampai dengan check-out, front office biasanya akan berkomunikasi dengan bagian department lain di hotel untuk mempermudah proses yang ada terutama dalam menangani permasalahan termasuk keluhan tamu.4. Menyusun laporan status kamarBagian front office harus menyusun laporan status kamar hotel dengan jelas dan memperbaruinya setiap saat agar tidak mendapati kesulitan dalam menjualnya. Pekerjaan front office di sini sangat berhubungan dengan department housekeeping untuk mendapatkan informasi status kamar. Adapun informasi yang harus disusun dan dilaporkan yaitu di antaranya,a. Kamar yang siap hunib. Kamar yang sedang dibersihkanc. Kamar yang sedang dalam perbaikand. Perpindahan kamare. Kamar yang out-of-order5. Mengurus pembayaran tamuFront office berwenang dalam melakukan pencatatan segala keuangan dari transaksi tamu hotel seperti pembayaran sewa kamar baik tunai maupun non-tunai ataupun deposito. Sedangkan untuk pencatatan keuangan hotel secara menyeluruh dilakukan oleh bagian akuntansi. Department front office di sini melakukan kegiatan terkait hal berikut di antaranya, a. Mempersiapkan pembayaran tamub. Membuka rekening tamuc. Menyusun rekening tamud. Mencatat transaksi pada rekening tamue. Membatasi jumlah kreditf. Melaksanakan prosedur check-out6. Menyusun riwayat kunjungan tamuSegala aktivitas yang ada di dalam hotel biasanya akan dicatat dalam bentuk database tidak terkecuali riwayat kunjungan tamu. Data riwayat tamu seperti nafas kehidupan, karena apabila tamu tersebut kembali lagi untuk menginap, maka pihak hotel telah mempunyai informasi penting tentang tamu tersebut.7. Melayani segala komunikasi via telepon, dll.Sebuah hotel memang harus mempunyai standart pelayanan komunikasi yang baik termasuk pelayanan komunikasi via telepon, faksimili, internet, email, dll. Bagian front office wajib menangani layanan komunikasi tersebut di antaranya, a. Menerima semua pembicaran via teleponb. Menerima dan membalas komunikasi via email atau faksimilic. Melakukan layanan wake-up calld. Dan lain-lain8. Menangani barang bawaan tamuFront Office harus melayani semua tamu yang datang dengan baik, termasuk dalam menangani barang bawaan tamu untuk menginap. Adapun aktivitas yang berkaitan di antaranya,a. Menangani barang bawaan tamu yang datangb. Menangani barang bawaan tamu yang akan check-outc. Menangani barang bawaan tamu yang melakukan perpindahan kamarC. Tujuan Front Office
Jadi alasan dibentuknya department front office dalam sebuah hotel memiliki tujuan utama di antaranya,1. Untuk meningkatkan pendapatan hotel serta tingkat hunian kamar dari tahun ke tahun2. Untuk meningkatkan jumlah tamu langganan3. Untuk memenuhi segala kebutuhan dan kepuasan tamu4. Untuk membentuk sebuah citra hotel yang positifD. Peran Front Office
Front office merupakan department yang harus ada dalam pengurusan sebuah hotel. Bagian ini umumnya berada di area depan bangunan hotel agar mudah dijangkau oleh tamu khususnya dalam mendapatkan informasi dan pemesanan.Menurut Bagyono dan Sambodo (2006) menjelaskan bahwa front office ini merupakan bagian yang vital dalam menentukan keberhasilan sebuah bisnis penginapan. Karena pendapatan terbesar sebuah hotel bersumber dari penjualan kamar, sementara pendapatan terbesar kedua bersumber dari sektor food and beverage.Adapun peran vital dari front office di antaranya, 1. Memberikan kesan pertama dan terakhir bagi tamu yang menginap2. Sebagai tempat pusat informasi dan komunikasi3. Sebagai pusat syaraf dan nadi sebuah hotel4. Sebagai pusat koordinasi seluruh pelayanan hotel5. Sebagai sumber informasi potensial dalam pemasaran dan penjualan hotelE. Bagian Front Office Department
Dalam kebanyakan hotel, bagian-bagian Front Office terdiri dari 6 seksi utama. Namun dalam pelaksanaanya, setiap bagian Front Office ini dapat dipecah lagi menjadi bagian yang lebih rinci dan dengan tugasnya masing-masing. 1. Reservasi (Reservation), merupakan salah satu seksi atau bagian yang ada di Front Office department, yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam menangani pemesanan kamar hotel yang dilakukan oleh para calon tamu.2. Reception, adalah salah satu seksi atau bagian yang ada di Front Office department, yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam menangani kedatangan tamu tamu, yaitu dengan melakukan registrasi kepada tamu yang sudah melakukan reservasi kamar. Atau juga dengan kata lain reception bertugas dalam menangani tamu check-in, check-out, dan pindah kamar.3. Information, adalah salah satu seksi atau bagian yang ada di Front Office department yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam menyiapkan dan memberikan informasi kepada tamu yang menginap di hotel. Namun terkadang, bagian Front Office yang satu ini sering dijadikan satu dengan bagian reception.4. Concierge atau Uniformed Service, adalah salah satu seksi atau bagian yang ada di Front Office department yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam menangani barang bawaan tamu, baik itu tamu check-in, check-out, dan pindah kamar. Bagian Front Office yang satu ini juga melayani penitipan barang bawaan tamu.5. Telephone Operator, merupakan salah satu seksi atau bagian yang ada di Front Office department yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam menangani sambungan telepon yang ada di hotel, baik itu sambungan telepon yang berasal dari dalam hotel, maupun sambungan telepon yang berasal dari luar hotel.6. Front Office Cashier, adalah salah satu seksi atau bagian yang ada di Front Office department yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam menangani pembayaran tagihan tamu (guest bill). Segala transaksi yang dilakukan di hotel, maka akan ditangani oleh Front Office cashier.Dari keenam bagian Front Office tersebut, setiap seksi memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing-masing, namun setiap bagian Front Office ini juga saling terkait satu sama lain karena setiap bagian ini berada dalam satu department yang sama, yaitu Front Office department.
Dari berbagai sumber
Download
Ket. klik warna biru untuk link
Lihat Juga
Materi Sosiologi SMA
1. Materi Sosiologi Kelas X. Bab 3. Interaksi Sosial dalam Dinamika Kehidupan Sosial (KTSP)
2. Materi Sosiologi Kelas X. Bab 2. Hubungan Sosial (Kurikulum 2013)
3. Materi Sosiologi Kelas X Bab 2.1 Individu, Kelompok, dan Hubungan Sosial (Kurikulum Revisi 2016)
4. Materi Sosiologi Kelas X Bab 2.2 Individu, Kelompok, dan Hubungan Sosial (Kurikulum Revisi 2016)
5. Materi Ujian Nasional Kompetensi Interaksi Sosial
6. Materi Ringkas Interaksi Sosial
Page 2
If you require any more information or have any questions about our site's disclaimer, please feel free to contact us by email at
All the information on this website - //sosial79.blogspot.com - is published in good faith and for general information purpose only. Sosial79 does not make any warranties about the completeness, reliability and accuracy of this information. Any action you take upon the information you find on this website (Sosial79), is strictly at your own risk. Sosial79 will not be liable for any losses and/or damages in connection with the use of our website. Our Disclaimer was generated with the help of the Disclaimer Generator Online and the Disclaimer Generator.
From our website, you can visit other websites by following hyperlinks to such external sites. While we strive to provide only quality links to useful and ethical websites, we have no control over the content and nature of these sites. These links to other websites do not imply a recommendation for all the content found on these sites. Site owners and content may change without notice and may occur before we have the opportunity to remove a link which may have gone 'bad'.
Please be also aware that when you leave our website, other sites may have different privacy policies and terms which are beyond our control. Please be sure to check the Privacy Policies of these sites as well as their "Terms of Service" before engaging in any business or uploading any information.
By using our website, you hereby consent to our disclaimer and agree to its terms.
Should we update, amend or make any changes to this document, those changes will be prominently posted here.