Pengetahuan tentang front office hotel

Sebelum memasuki dunia kerja di industri pariwisata dan perhotelan ada baiknya menngikuti pembelajaran dan pelatihan secara intensif selama 1 tahun sehingga kalian bisa mengetahui gambaran dunia pekerjaan industri pariwisata dan perhotelan. Pastinya kalian ingin sukses dalam industri pariwisata dan perhotelan serta ingin mendapatkan posisi yang lebih tinggi saat bekerja di hotel.

Nah, biar tidak bingung ada baiknya kalian mengenal lebih dekat pekerjaan di hotel? Simak penjelasan berikut ini mengenai berbagai macam posisi di divisi Front Office.

1. Greeter and Bell boy
   Seorang Greeter bertugas sebagai penyambut tamu ketika tamu tersebut masuk ke lobby hotel. Kemudian,Greeter ini mengarahkan tamu ke Reception untuk melakukan check in process. Melihat pekerjaan tersebut, posisi lowongan seorang Greeter ini membutuhkan calon pencari kerja yang memiliki kemampuan berbahasa asing secara aktif. Biasanya, tugas seorang Greeter ini merangkap sebagai Bell Boy untuk mengantarkan barang-barang yang dibawa oleh tamu dengan menggunakan Trolley. Nah, disinilah terjadi percakapan dengan para tamu.
2. Front Desk Attendant /Reception
   Tugas seorang Front Desk Attendant (FDA) atau Reception adalah melayani transaksi check in dan check out tamu hotel dan menerima pembayaran dari tamu. Selain itu, FDA juga sebagai pusat informasi hotel. Seorang FDA akan selalu berkoordinasi dengan staff Housekeeping di dalam mengelola room. Seorang FDA juga harus memiliki kemampuan berbahasa asing secara aktif, memiliki kepribadian yang ramah, suka membantu orang lain dan memiliki ketrampilan komputer yang baik.
3. Bell Driver
   Tugas seorang Bell Driver ini adalah mengantar dan menjemput tamu hotel ke tempat tujuan dan menjemput tamu dari bandara atau stasiun sesuai dengan reservasi yang dilakukannya. Seorang Bell Driver juga harus memiliki kepribadian yang ramah, gemar membantu orang lain, aktif dalam berkomunikasi, mengetahui tempat-tempat wisata beserta rute dikotanya.
4. Guest Relation Officer (GRO)
   Tugas seorang GRO ini adalah melayani tamu V.I.P dan tamu V.VIP hotel mulai dari check in hingga tamu VIP tersebut masuk ke dalam kamarnya serta memenuhi kebutuhan tamu V.I.P tersebut selama berada di hotel. Biasanya, posisi GRO ini untuk wanita, tetapi ada juga di beberapa hotel yang mempunyai staff GRO laki-laki. Keahlihan dalam berkomunikasi aktif, hubungan interpersonal yang baik dan menguasai beragam bahasa menjadi kunci sukses untuk Anda menempati posisi ini.
5. Telephone Operator (Call Center)
   Tugas seorang Call Center adalah menerima dan menjawab telepon hotel yang berasal dari tamu yang ingin melakukan reservasi lewat telepon. Tidak hanya telepon dari tamu saja, melainkan dari semua telepon masuk, kemudian seorang Call center akan menghubungkan telepon masuk tersebut ke departemen yang akan dituju. Setiap malam, tugas Call Center ini adalah merangkum semua aktifitas dan biaya telepon yang masuk dan keluar serta melakukan wake up call kepada tamu-tamu yang telah memesan.
6. Front Office Admin
   Tugas seorang admin di FO departemen adalah mencakup kegiatan pengadministrasian dokumen, hingga permintaan barang ke Gudang. Seorang admin di FO biasanya merangkap menjadi FDA sesuai kebutuhan dan wewenang dari FO Manager.
7. Night Audit
   Posisi Night Audit sebenarnya masih menjadi perdebatan karena posisi ini bisa menjadi bagian dari Accounting Department ataupun di Front Office Department. Tugas seorang Nigh Auditor adalah memeriksa dan memverifikasi kesesuaian data yang bersumber dari sistem komputer Front Desk Agent dengan transaksi keuangan. Selain itu, Night Auditor juga menghitung Occupancy bulanan hotel sehingga bisa untuk dijadikan sebagai sumber data bagi General Manager untuk membuat keputusan. Seorang Night Auditor ini bertugas di malam hari setelah Reception melakukan Closing.

Itulah 7 pekerjaan di hotel yang perlu kalian ketahui lebih dekat. Kalian bisa dengan teliti membaca bahwa ada banyak hal yang perlu menjadi perhatian, terutama keahlian dalam komunikasi Bahasa Inggris. Untuk bisa memantapkan dan menjadi percaya diri dalam komunikasi Bahasa Inggris, kalian perlu mengikuti pelatihan di kampus Indonesia Tourism School (ITS). Proses belajar standar hotel bintang 5, instruktur berpengalaman di industri pariwisata, perhotelan dan kapal pesiar. Mau sukses dan berkualitas internasional di industri pariwisata dan perhotelan, kuliah aja di ITS!

A. Pengertian Front Office
Front office adalah department di sebuah hotel yang berada di bagian paling depan dan bertanggung jawab terhadap segala proses pemesanan kamar, baik saat proses check-in maupun check-out. Front office istilah dari bahasa inggris, “Front” artinya depan dan “Office” artinya kantor. Jadi front office bisa diartikan sebuah department di hotel yang letaknya di bagian depan dan tidak jauh dari lobby atau pintu depan hotel.

Karena letaknya berada di paling depan, area ini menjadi yang paling sibuk karena paling sering dilihat dan berhubungan langsung dengan setiap tamu yang datang. Adapun front office juga disebut dengan guest service area (area pelayanan tamu), sementara yang bertugas di sana biasa disebut dengan guest service agent atau front liner.

Selain itu front office merupakan department yang bisa dikatakan menjadi first impression tamu dari sebuah hotel, oleh sebab itu mereka yang bertugas harus bisa memperlakukan tamu dengan baik dan harus mengetahui segala informasi yang ada di hotel.

B. Fungsi Front Office
Adapun fungsi dan tugas bagian front office di antaranya,
1. Melakukan penjualan kamar hotel
Ini merupakan fungsi dan tugas utama front office di sebuah hotel yaitu melakukan penjualan kamar. Maksud menjual di sini adalah menyewakan kamar yang ada kepada para tamu yang datang. Segala aktivitas yang berkaitan dengan menjual kamar hotel meliputi di antaranya,
a. Menerima pesanan kamar
b. Menangani tamu yang datang langsung untuk memesan kamar (walk-in guest)
c. Menangani tamu yang telah melakukan reservasi sebelumnya
d. Melakukan pendaftaran tamu
e. Menentukan kamar tamu

2. Menyampaikan segala informasi tentang hotel
Karena front office berada di bagian depan, maka department ini bertanggung jawab untuk menyampaikan segala hal yang ditanyakan tamu mengenai informasi hotel yang meliputi di antaranya,
a. Semua produk layanan di dalam hotel
b. Semua fasilitas umum hotel (area dalam maupun luar)

3. Mengkoordinasi pelayanan tamu
Untuk dapat melayani para tamu dengan baik mulai saat check-in sampai dengan check-out, front office biasanya akan berkomunikasi dengan bagian department lain di hotel untuk mempermudah proses yang ada terutama dalam menangani permasalahan termasuk keluhan tamu.

4. Menyusun laporan status kamar
Bagian front office harus menyusun laporan status kamar hotel dengan jelas dan memperbaruinya setiap saat agar tidak mendapati kesulitan dalam menjualnya. Pekerjaan front office di sini sangat berhubungan dengan department housekeeping untuk mendapatkan informasi status kamar. Adapun informasi yang harus disusun dan dilaporkan yaitu di antaranya,
a. Kamar yang siap huni
b. Kamar yang sedang dibersihkan
c. Kamar yang sedang dalam perbaikan
d. Perpindahan kamar
e. Kamar yang out-of-order

5. Mengurus pembayaran tamu
Front office berwenang dalam melakukan pencatatan segala keuangan dari transaksi tamu hotel seperti pembayaran sewa kamar baik tunai maupun non-tunai ataupun deposito. Sedangkan untuk pencatatan keuangan hotel secara menyeluruh dilakukan oleh bagian akuntansi. Department front office di sini melakukan kegiatan terkait hal berikut di antaranya,
a. Mempersiapkan pembayaran tamu
b. Membuka rekening tamu
c. Menyusun rekening tamu
d. Mencatat transaksi pada rekening tamu
e. Membatasi jumlah kredit
f. Melaksanakan prosedur check-out

6. Menyusun riwayat kunjungan tamu
Segala aktivitas yang ada di dalam hotel biasanya akan dicatat dalam bentuk database tidak terkecuali riwayat kunjungan tamu. Data riwayat tamu seperti nafas kehidupan, karena apabila tamu tersebut kembali lagi untuk menginap, maka pihak hotel telah mempunyai informasi penting tentang tamu tersebut.

7. Melayani segala komunikasi via telepon, dll.
Sebuah hotel memang harus mempunyai standart pelayanan komunikasi yang baik termasuk pelayanan komunikasi via telepon, faksimili, internet, email, dll. Bagian front office wajib menangani layanan komunikasi tersebut di antaranya,
a. Menerima semua pembicaran via telepon
b. Menerima dan membalas komunikasi via email atau faksimili
c. Melakukan layanan wake-up call
d. Dan lain-lain

8. Menangani barang bawaan tamu
Front Office harus melayani semua tamu yang datang dengan baik, termasuk dalam menangani barang bawaan tamu untuk menginap. Adapun aktivitas yang berkaitan di antaranya,
a. Menangani barang bawaan tamu yang datang
b. Menangani barang bawaan tamu yang akan check-out
c. Menangani barang bawaan tamu yang melakukan perpindahan kamar

C. Tujuan Front Office
Jadi alasan dibentuknya department front office dalam sebuah hotel memiliki tujuan utama di antaranya,
1. Untuk meningkatkan pendapatan hotel serta tingkat hunian kamar dari tahun ke tahun
2. Untuk meningkatkan jumlah tamu langganan
3. Untuk memenuhi segala kebutuhan dan kepuasan tamu
4. Untuk membentuk sebuah citra hotel yang positif

D. Peran Front Office
Front office merupakan department yang harus ada dalam pengurusan sebuah hotel. Bagian ini umumnya berada di area depan bangunan hotel agar mudah dijangkau oleh tamu khususnya dalam mendapatkan informasi dan pemesanan.

Menurut Bagyono dan Sambodo (2006) menjelaskan bahwa front office ini merupakan bagian yang vital dalam menentukan keberhasilan sebuah bisnis penginapan. Karena pendapatan terbesar sebuah hotel bersumber dari penjualan kamar, sementara pendapatan terbesar kedua bersumber dari sektor food and beverage.

Adapun peran vital dari front office di antaranya,
1. Memberikan kesan pertama dan terakhir bagi tamu yang menginap
2. Sebagai tempat pusat informasi dan komunikasi
3. Sebagai pusat syaraf dan nadi sebuah hotel
4. Sebagai pusat koordinasi seluruh pelayanan hotel
5. Sebagai sumber informasi potensial dalam pemasaran dan penjualan hotel

E. Bagian Front Office Department
Dalam kebanyakan hotel, bagian-bagian Front Office terdiri dari 6 seksi utama. Namun dalam pelaksanaanya, setiap bagian Front Office ini dapat dipecah lagi menjadi bagian yang lebih rinci dan dengan tugasnya masing-masing.
1. Reservasi (Reservation), merupakan salah satu seksi atau bagian yang ada di Front Office department, yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam menangani pemesanan kamar hotel yang dilakukan oleh para calon tamu.
2. Reception, adalah salah satu seksi atau bagian yang ada di Front Office department, yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam menangani kedatangan tamu tamu, yaitu dengan melakukan registrasi kepada tamu yang sudah melakukan reservasi kamar. Atau juga dengan kata lain reception bertugas dalam menangani tamu check-in, check-out, dan pindah kamar.
3. Information, adalah salah satu seksi atau bagian yang ada di Front Office department yang memiliki tugas dan tanggung  jawab dalam menyiapkan dan memberikan informasi kepada tamu yang menginap di hotel. Namun terkadang, bagian Front Office yang satu ini sering dijadikan satu dengan bagian reception.
4. Concierge atau Uniformed Service, adalah salah satu seksi atau bagian yang ada di Front Office department yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam menangani barang bawaan tamu, baik itu tamu check-in, check-out, dan pindah kamar. Bagian Front Office yang satu ini juga melayani penitipan barang  bawaan tamu.
5. Telephone Operator, merupakan salah satu seksi atau bagian yang ada di Front Office department yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam menangani sambungan telepon yang ada di hotel, baik itu sambungan telepon yang berasal dari dalam hotel, maupun sambungan telepon yang berasal dari luar hotel.
6. Front Office Cashier, adalah salah satu seksi atau bagian yang ada di Front Office department yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam menangani pembayaran tagihan tamu (guest bill). Segala transaksi yang dilakukan di hotel, maka akan ditangani oleh Front Office cashier.

 Dari keenam bagian Front Office tersebut, setiap seksi memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing-masing, namun setiap bagian Front Office ini juga saling terkait satu sama lain karena setiap bagian ini berada dalam satu department yang sama, yaitu Front Office department.

Apa saja tugas front office hotel?

Front office meliputi apa saja?

Apa yang harus dimiliki seseorang yang berada pada posisi front office?

Apa saja tugas pokok seorang FDA?