Sistem Informasi pengarsipan surat masuk dan keluar BERBASIS WEB

Penulis

Tri Nur Ridwan Universitas Dinamika Bangsa
Akwan Sunoto Universitas Dinamika Bangsa
Hendrawan Universitas Dinamika Bangsa

Kata Kunci:

Sistem Informasi, Pengarsipan, Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi

Abstrak

Badan SAR Nasional Jambi merupakan instansi pemerintah yang ada pada Kota Jambi yang pengelolaan data surat masih menggunakan buku. Sehingga terjadi permasalahan yaitu pencarian data surat masuk dan surat keluar yang membutuhkan waktu yang lama, pengelolaan data surat masuk dan surat keluar yang tidak tercatat secara lengkap khususnya untuk tanggal dan nomor surat, dan pembuatan laporan surat masuk dan surat keluar yang membutuhkan waktu yang cukup lama. Oleh karena itu, penelitian ini bertujuan memberikan solusi untuk permasalahan yang terjadi dengan menawarkan sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar menggunakan bahasa pemograman PHP dan DBMS MySQL dimana penulis melakukan pengembangan sistem dengan metode waterfall dan menggunakan pendekatan model sistem unified model language menggunakan use case diagram, activity diagram, class diagram dan flowchart diagram. Sistem baru menghasilkan output yang menampilkan data pegawai, data surat masuk, data diposisi, data surat keluar yang secara terstruktur dan menampilkan laporan-laporan yang diperlukan untuk memudahkan Badan SAR Nasional Jambi dalam pengolahan data.

Table of Contents Show

Kata Kunci:
Referensi

Referensi

R. Ishak, Setiaji, and Akbar, “Keyword : Information System, Management of Incoming and Outgoing Mail, Waterfall Abstrak,” vol. 1, no. 3, pp. 198–209,2020.

I. Ikasari, D. Setiawati, and D. Kristiani, “Aplikasi Managemen Surat Berbasis WEB pada SMK Negeri 1 Boyolali,” JITU J. Inform. Technol. Commun., vol. 4, no. 1, pp. 10–16, 2020.

D. Nurdiana, “Implementasi Aplikasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Keluar Berbasis Web Di Prodi Sistem Informasi,” JURTEKSI (Jurnal Teknol. dan Sist. Informasi), vol. 6, no. 2, pp. 135–144, 2020.

N. Julianti Simanjuntak, S. Suryadi, and G. J. Silaen, “SISTEM PENGARSIPAN SURAT BAGIAN ORGANISASI DAN TATALAKSANA PADA KANTOR BUPATI LABUHANBATU BERBASIS WEB Oleh,” J. Ilm. AMIK Labuhan Batu, vol. 5, no. 3, p. 28, 2017.

E. Hartono and N. Wayan, “Sistem Pengarsipan Surat Masuk Surat,” pp. 204–211,2019.

Riswandi Ishak, Setiaji, Fajar Akbar, and Mahmud Safudin, “Rancang Bangun Sistem Informasi Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis WEB Menggunakan Metode Waterfall,” J. Sist. Inf. dan Sains Teknol., vol. 3, no. 2, pp. 1–13, 2021.

J. Sistem, R. Y. Endra, and S. Hadi, “Aplikasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Framework Codeigniter Pada Polres Pesawaran,” Sist. Inf. Dan Telemat., vol. 12, no. 2, pp. 166–175, 2021.

M. A. Wicaksono, C. Rudianto, and P. F. Tanaem, “Rancang Bangun Sistem Informasi Arsip Surat Menggunakan Metode Prototype,” J. Tek. Inform. dan Sist. Inf., vol. 7, no. 2, pp. 390–403, 2021.

F. Roni et al., “Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Menyurat Berbasis Web Pada STAI Muhammadiyah,” vol. 15, no. 02, pp. 257–264, 2021.

Y. Yulisman, R. Wahyuni, and Y. Irawan, “Aplikasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web pada SMP Negeri 32 Pekanbaru,” J. Teknol. Sist. Inf. dan Apl., vol. 3, no. 4, p. 252, 2020.

M. L. Hamzah, M. A. Pabottingi, E. Saputra, A. Anofrizen, and S. Sutoyo, “Rancang Bangun Sistem Informasi Surat Menyurat Berbasis Web Pada PT. Radar Riau,” INTECOMS J. Inf. Technol. Comput. Sci., vol. 4, no. 1, pp. 9–19, 2021.

I. K. Dewi, “Pengelolaan Administrasi Surat Masuk Dan Surat Keluar Unit Kerja Baak Berbasis Web,” Jursima, vol. 7, no. 2, p. 115, 2019.

Keywords: Sistem Informasi, Arsip, PHP, MySQL, Surat

Abstract

Saat ini teknologi informasi mulai terusdikembangkan dalam setiap instansi atau perusahaan baik pemerintahan maupun swasta untuk mempermudah kegiatan atau proses administrasi yang dilakukan oleh instansi atau perusahaan. Arsip memiliki peranan yang penting dalam setiap instansi atau perusahaan, apabila arsip yang dimiliki dikelola dengan kurang baik maka dapat mengakibatkan sulitnya mendapatkan informasi sehingga berakibat pada terhambatnya proses kegiatan yang lain. Oleh karena itu, sebaiknya arsip dikelola menggunakan sistem yang baik dan benar. Pada penulisan ini, dibahas bagaimana perancangan, pengembangan, dan penerapan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar pada PT. Air Minum Giri Menang Mataram. Sistem ini dibuat dengan menggunakan aplikasi PHP MySQL dan berdasarkan data – data yang telah diperoleh dari PT.Air Minum Giri Menang Mataram, dengan perancangan sistem yang berbasis web ini diharapkan dapat membantu dan mencegah proses yang sangat lama dalam proses penyimpanan maupun pencarian dokumen surat. Dari hasil pengujian sistem dengan pengisian kuisioner dan hasil perhitungannya didapatkan bahwa sebanyak 8% responden menjawabSangat Setuju, 60% responden menjawab Setuju, 32% responden menjawab Cukup, 0% responden menjawab Tidak Setuju, dan 0% responden menjawab Sangat Tidak Setuju maka dapat dikatakan bahwa sistem sudah berjalan dengan baik.

Sistem pengarsipan surat