Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pokok masalah dokumen disebut sistem

Mengelola sistem kearsipan di tempat kerja, arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun yang diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan (filing system) melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada. Arsip yang sudah siap disimpan, kemudian ditata sesuai sistem kearsipan (filing system) yang digunakan.

Ada 5 (lima) sistem kearsipan yang biasa digunakan, yaitu :

1. Sistem tanggal (Chronological Filing System)

Ini berarti arsip dikelompokkan berdasarkan waktu pembuatan. Baik itu tahun, bulan atau hari. Semua ditata secara detail dan terorganisir. Memudahkan saat mencari track record di waktu tertentu. Sistem ini digunakan apabila kegiatan surat-menyurat belum begitu banyak, agar semua surat dapat disatukan dan diarsipkan dalam satu file untuk tiap periode tertentu, misalnya dalam satu bulan. Namun apabila kegiatan suatu perusahaan atau organisasi sudah berkembang menjadi lebih luas dan lebih padat frekuensinya serta menyangkut berbagai aspek sehingga masalahnya lebih beraneka ragam, maka sistem ini menjadi kurang memadai untuk diterapkan.

2. Sistem abjad (Alphabetic Filing System)

Sistem selanjutnya adalah mengurutkan arsip sesuai abjad dengan urutan A sampai dengan Z. Sistem penyimpanan ini disusun berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/organisasi. Sistem abjad ini merupakan sistem yang tertua, langsung dan yang paling digunakan. Sistem abjad ini disebut juga sistem langsung (Direct Filing System) karena dapat langsung mencari arsip tanpa menggunakan kartu indeks.

3. Sistem wilayah (Geographic Filing System)

Pada umumnya, metode pengarsipan berdasarkan wilayah digunakan untuk proyek pembangunan atau perusahaan yang memiliki cabang diberbagai daerah. Perusahaan memilah-milah arsip sesuai geografis/wilayah. Baik menurut kabupaten, kecamatan atau provinsi tertentu.

4. Sistem nomor (Numeric Filing System)

Sistem penomoran sebetulnya mirip seperti pengurutan berdasarkan tanggal. Namun perbedaannya, nomor ini ditentukan berdasarkan peraturan penyimpanan yang sudah lazim digunakan yaitu :

Penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey, sistem yang disebut juga sistem desimal dengan menggunakan notasi angka 0-9.
Penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut), sistem ini dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar 1.000 sampai 10.000 arsip. Penomoran dimulai dari nomor 1, 2, 3, dan seterusnya.
Penyimpanan arsp berdasarkan nomor terminal digit, sistem penyimpanan berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Nomor urut pada buku arsip dimulai pada nomoe 0000 (4 digit), sehingga arsip bernomor 0000 adalah arsip yang pertama disimpan.

5. Sistem pokok masalah (Subject Filing System)

Subject Filing System adalah metode penyimpanan arsip menurut pokok permasalahan. Solusi atas masalah A dikelompokkan di rak 1, sedangkan solusi atas masalah B diletakkan di rak 2 dan begitu seterusnya.

Tujuan adanya penataan sistem penyimpanan arsip yaitu :

Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien.
Untuk menjadikan setiap record tersebut lebih mudah dicari apabila dibutuhkan untuk referensi.
Menjaga bahan-bahan arsip itu, agar setiap historis dari perusahaan maupun individu dapat ditempatkan di suatu tempat tertentu, baik dalam kelompok, subyek, daerah, maupun bersamaan.
Memudahkan pencarian arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.
Untuk lebih mengembangkan atau lebih menguntungkan apabila bahan arsip itu ditempatkan secara permanen demi untuk kelancaran tugas perusahaan atau kantor selama waktu arsip tersebut digunakan.

Tidak semua arsip mempunyai nilai guna yang abadi, maka tidak semua berkas harus disimpan secara terus menerus, melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan, atau bahkan dimusnahkan. Dikarenakan tidak semua arsip mempunyai nilai guna yang abadi, maka tidak semua berkas harus disimpan secara terus menerus, melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan, atau bahkan dimusnahkan. Perkembangan teknologi dan informasi saat ini dapat mengubah proses kearsipan dengan lebih praktis, cepat dan mudah. Arsip-arsip dapat disimpan dalam bentuk digital berupa mikro film, CD, DVD, hard disk dan sebagainya yang dapat menghemat ruang dan biaya.

. pilihlah masalah penelitian yang berkaitan dengan covid-19. jelaskan alasan anda memilih masalah tersebut! kemudian buatlah draft judul dari masalah … penelitian anda tersebut!

1) jelaskan masing-masing fungsi dari fungsi computer a. input, pemrosesan b. penyimpanan c. pengendalian, output

2. berikan contoh praktis; mengapa dapat terjadi kegagalan (kinerja rendah) dan keberhasilan bumn atau bumd dalam mendukung pembangunan ekonomi atau k … esejahteraan rakyat (misalnya terkait dengan kinerja pln, pt kai, pdam, dll)

2. seorang karyawan bekerja di pt. abc menyisihkan sebagian gajinya untuk diinvestasikan pada sebuah warnet dengan jangka waktu selama 4 tahun dengan … jumlah uang yang dimilikinya sebesar rp 70.000.000 dengan tingkat suku bunga yang disepakati adalah 8%, maka bagaimana perhitungannya?

Ada prinsipnya perencanaan itu untuk membantu tercapainya tujuan suatu organisasi atau perusahaan. apa yang anda ketahui mengenai kontroversi dari per … encanaan? berikan contoh kasusnya.

Apa yang anda ketahui tentang perusahaan dagang dan aap hubungannya dengan jurnal khusus

Apakah yang dimaksud dengan sistem kolaborasi elektronik? berikan contoh aplikasi-aplikasi yang termasuk dalam sistem dan jelaskan

Berikan pandangan anda bahwa mitos kepemimpinan disadari atau tidak mempengaruhi pengembangan organisasi!

Biaya berbasis hubungannya volume kegiatan produksi, beban penyusutan mesin – mesin produksi termasuk dalam golongan biaya ....

. diketahui : neraca saldo 31 maret 2019 keterangan debet kredit kas 10.800.000,- asuransi dibayar di muka 4.800.000,- peralatan 120.000.000,- perleng … kapan kantor 2.600.000,- utang usaha 79.200.000,- modal 58.000.000,- pendapatan 9.000.000,- beban gaji 6.400.000,- beban listrik 1.600.000,- jumlah 146.200.000,- 146.200.000,- informasi tambahan penyesuaian: 1. tarif premi asuransi sejumlah rp400.000,- per bulan. 2. perlengkapan yang masih tersisa di gudang sampai pada tanggal 31 maret 2019 sebesar rp2.000.000,-.

Kearsipan atau filling system merupakan suatu rangkaian kerja yang teratur, mulai dari proses penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan suatu dokumen menurut sistem tertentu sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Saat dibutuhkan, suatu arsip dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan atau filling system memegang peranan penting dalam efektifitas kegiatan dalam sebuah perusahaan atau suatu organisasi. Yakni sebagai sumber informasi dan sebagai sumber referensi bagi suatu perusahaan organisasi. Mengingat arti pentingnya kearsipan atau filling system, pemerintah Indonesia bahkan menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini dapat terlihat dengan adanya peraturan dan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.

TUJUAN PENYIMPANAN ARSIP
Sistem penyimpanan arsip yang baik bertujuan untuk:

Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien.Untuk menjadikan setiap record tersebut lebih mudah dicari apabila dibutuhkan untuk referensi.Menjaga bahan-bahan arsip itu, agar setiap historis dari perusahaan maupun individu dapat ditempatkan di suatu tempat tertentu, baik dalam kelompok, subyek, daerah, maupun bersamaan.Memudahkan pencarian arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.Untuk lebih mengembangkan atau lebih menguntungkan apabila bahan arsip itu ditempatkan secara permanen demi untuk kelancaran tugas perusahaan atau kantor selama waktu arsip tersebut digunakanPERALATAN PENYIMPANAN ARSIP

Berikut ini peralatan yang dibutuhkan untuk membuat penyimpanan arsip lebih efektif:

Map Arsip/ Folder – yaitu lipatan yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpanan arsip atau surat-surat. Map arsip dibagi menjadi beberapa macam, antara lain sebagai berikut:Stopmap folio (map berdaun)Snelhechter (map berpenjepit)Brief Ordner (map besar berpenjepit)Portapel (map bertali)Hanging Folder (map gantung)Sekat Petunjuk/ Guide – yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.Lemari arsip atau Filing Cabinet – Lemari arsip merupakan sebuah lemari besi khusus yang digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen penting sebuah organisasi atau perusahaan, agar terhindar dari berbagai kerusakan yang mungkin terjadi seperti pencurian, kebakaran, serangga, dll. lemari arsip ada juga yang terbuat dari bahan logam, besi atau kayu. Gunakan lemari arsip besi yang memiliki kuat, aman serta memiliki ketahanan terhadap bahaya kebakaran, pencurian dan pembongkaran sangat disarankan untuk penyimpanan dokumen-dokumen berharga dan confidential. harga lemari arsip atau harga lemari arsip besi tergantung dari bahan dasar pembuatannya dan kualitas lemari arsip itu sendiri.Rak ArsipRak arsip merupakan lemari arsip tanpa pintu, digunakan unutk tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Terdapat rak arsip kayu dan rak arsip besi Arsip-arsip yang akan disimpan di rak file atau rak arsip, terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menepatkan label atau judul dari arsip yang ada di dalamnya. rak arsip dikenal juga sebagai rak file atau rak dokumen dan harga rak arsip besi atau harga rak arsip kayu tentu disesuaikan dengan kualitas rak arsip itu sendiri.Kotak/ Almari Kartu/ Card CabinetAdalah tempat penyimpanan kartu kendali, kartu indeks dan lain-lain sehingga penyimpanannya terartur dan rapi dan mudah untuk ditemukan kembali.Tickler FileKotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, ticler file bisa saja diguanakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.Kotak Arsip/ File BoxAdalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder/ map arsip.Rak Sortir – adalah alat yang digunakan untuk memisah-misahkan surat yang diterima, diproses, dikirimkan atau untuk menggolong-golongkan arsip sebelum disimpanTATA CARA PENYIMPANAN ARSIPHorizontal Filing (Flat Filing)Penyimpanan atau pempatan arsip atau dokumen atau map yang dilakukan mendatar (horizontal). Dokumen atau arsip dimasukkan dalam stofmap atau snelhechter kemudian ditumpuk ke atas, disusun secara mendatar/ horizontal dari bawah ke atasVertikal FilingPenempatan atau penyimpanan arsip atau dokumen atau map dilakukan secara tegak lurus (vertikal). Dokumen atau arsip dimasukkan dalam folder (map arsip) kemudian diletakkan berdiri atau tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder atau map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang.Lateral FilingPenempatan atau penyumpanan arsip atau dokumen atau map dilakukan secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping. Arsip atau dokumen dimasukkan dalam snelhechter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan.

SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip sebagai berikut:

Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)

Sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan penemuan kembali dokumen, surat atau warkat berdasarkan urutan abjad.

Keuntungan penyimpanan secara alpabetis:

Dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya.Petunjuk penataan berkas sederhana dan mudah dipahami.Kesalahan berkas mudah dicek ditempat berkas dengan abjad yang sama.Peralatan dan perlengkapan yang diperlukan sangat sederhanaBiaya pelaksanaannya lebih murahDengan penggunaan warna dalam pengkodean, kesalahan/penempatan berkas akan mudah diketahui.Sistem nama mudah diingat.

Kerugian penyimpanan secara alpabetis;

Ada kemungkinan salah penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsistenKemungkinan adanya kesamaan nama sehingga membingungkan.Mudah mengubah beberapa alpabet dalam surat, sehingga serangkaian pemberkasan menjadi tidak sesuai aturan.Penambahan berkas dapat menyebabkan masalahPemberian label pada folder memakan banyak tenaga.

Sistem Tanggal (Chronological Filing System)

Sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan penemuan kembali dokumen, surat atau warkat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.

Kelebihan dari sistem tanggal:

Cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo.Sederhana dan mudah diterapkan karena tanpa klarifikasi.

Kekurangan dari sistem tanggal:

Terjadi kesulitan dalam penemuan kembali bila pinjaman menyebutkan perihal arsip.Sering terjadi kelalaian atau lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan.

Sistem Nomor (Numeric Filing System)

Sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan penemuan kembali dokumen, surat atau warkat berdasarkan kode nomor atau angka sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan.

Kelebihan dari sistem nomor :

Tidak membutuhkan daftar klasifikasi.Sangat fleksibel dan cocok untuk unit pengolah yang melayani masyarakat banyak.Tidak ada arsi yang memiliki kode yang sama.

Kekurangan dari sistem nomor :

Tidak ekonomis dan sulit mencari arsip bila tidak ingat kodenya.
Sistem Wilayah (Geographic Filing System)

Sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan penemuan kembali dokumen, surat atau warkat berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Kelebihan dari sistem wilayah

Pemberkasan langsung dapat dilakukan tanpa rujukan ke indeks.Penentuan tempat berkas secara cepat dilakukan apabila orang yang memerlukannya mengetahui subyek yang dibahas.Dapat diketahui dan diperoleh informasi untuk masing-masing daerah berdasarkan berkas yang disusun.Perkiraan aktifitas berkas dapat segera diketahui apabila berkas dapat ditambah, dikurangi, atau disusun kembali dengan mudah.

Kerugian dari sistem wilayah:

Perlu kerja tambahan karena pemakain harus menyusun dua berkas, yaitu berkas berdasarkan wilayah dan berkas berdasarkan kartu indeks.Bila badan perorangan atau badan memiliki dua alamat, maka manajer arsip harus menyusun berkas kedua alamat tersebut.salah pemberkasan dapat terjadi karena ada dua nama yang sama atau nama jalan yang sama yang terletak di satu daerah atau beberapa daerah tertentu.

Sistem Subyek/ Pokok Masalah (Subject Filing System)

Sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan penemuan kembali dokumen, surat atau warkat berdasarkan kepada isi dari dokumen yang bersangkutan. Sedangkan yang dimaksud dengan pengelolaan arsip sistem pokok masalah adalah tata cara penyimpanan dan penemuan kembali arsip (arsip surat masuk maupun surat keluar) berdasarkan subyek atau pokok masalah /perihal dari arsip itu.

Kelebihan dari sistem pokok masalah/subyek :

Pokok masalah/perihal mudah diingat.Dapat diterapkan untuk semua jenis organisasi.FleksibelBila peminjam lupa menyebutkan pokok masalah, dapat menyebutkan tujuan/asal surat.

Kekurangan dari sistem pokok masalah/subyek:

Dibutuhkan SDM yang berpengetahuan tinggi dalam menentukan pokok permasalahan.
Pastikan selalu gunakan lemari arsip berkualitas tinggi untuk memaksimalkan tempat arsip dokumen yang efektif, aman dan efisien. Untuk mengetahui lebih detail mengenai system penyimpanan arsip yang benar, Anda dapat membaca buku tentang kearsipan atau buku kearsipan terbaru