Suatu tata cara kerja atau cara menjalankan suatu pekerjaan disebut

>>Tata kerja, Prosedur kerja, dan Sistem kerja<<

Dalam mengartikan tata kerja,prosedur dan sistem kerja akan kita pisahkan pengertian unntuk masing-masing supaya jelas dalam memahaminya. • Tatakerja merupakan cara melaksankan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil guna atau bisa mencapai tingkat efisien yang maksimal. • Prosedur kerjamerupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana,kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat di selesaikan. • Sistem kerja merupakan susunan antara tatakerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam melnyelesaikan suatu pekerjaan. Metode sistem kerja merupakan kesatuan ide yang dapat diaplikasikan dimana penggunaan konsep ”sistem kerja” dianggap sebagai titik untuk memahami, menganalisa dan memperbaiki sistem dalam suatu organisasi, baik IT termasuk di dalamnya ataupun tidak. Dasar dari metode sistem kerja, antar lain : 1. Hubungan antara sistem kerja dan bidang sistem informasi Konsep dari sistem kerja yaitu kasus umum yang mencakup sistem informasi, projects, rantai nilai, rantai supply dan kasus spesial lainnya. 2. Warisan dari komponen dan properti dari sistem kerja Kasus spesial dari sistem kerja, sistem informasi dan projects mungkin mewariskan elemen sistem, properti dan generalisasi dari sistem kerja secara umum. 3. Pemahaman tujuan dan kunci sukses dari sistem informasi Sistem informasi yang ada mendukung satu atau lebih dari sistem kerja yang mungkin tidak sama sekali, sebagian ataupun seluruhnya menggunakan sistem informasi. 4. Pengaplikasian prinsip umum mengenai sistem kerja Kesatuan dari prinsip umum yang berhubungan dengan sistem kerja merupakkan dasar dari metode sistem analisa dimana bisnis dan pekerja IT dapat menggunakan apapun yang berguna bagi mereka. 5. Model siklus hidup sistem kerja Sistem informasi dan sistem kerja Aktifitas-aktifitas dalam proses bisnis dibatasi menjadi enam tipe dari aktifitas yang bersifat komputerisasi ataupun manual, antara lain : 1. Mendapatkan informasi 2. Menerima informasi 3. Mentransmisikan informasi 4. Memanipulasi informasi 5. Menyimpan informasi 6. Menampilkan informasi Misalnya: Mengenai sistem kearsipan perpustakaan: 1.Mengkalsifakasi buku berbahasa inggris dan berbahasa indonesia. 2.Pengkodean buku atau coding 3.Mengatur buku yang sudah diberi kode yang sudah disediakan

Jadi dengan adanya sistem kerja,tatkerja dan prosedur kerja menjadikan pelaksanaan fungsi menajemen dan kebijaksanaan pimpinan mejadi lebih terarah,terkoodinir dan terkontrol dengan baik.

ANALISA JABATAN Merupakan suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing jabatan secara sistematis yaitu : 1. apa yang dilakukan pekerjapada jabatan tersebut. 2. apa wewenang dan tanggung jawabnya. 3. mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan. 4. bagaimana cara melakukannya. 5. alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaannya. besar upah dan lamanya jam bekerja. 6. pendidikan, pengalaman dan latihan yang dibutuhkan.

7. keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut.

Job Description : Pembuatan diskripsi jabatan (job description) yang wajar dilakukan melalui suatu analisis jabatan. Dari analisis jabatan yang dilaksanakan tersebut, maka akan dilakukan penelitian terhadap aspek-aspek jabatan melalui pengamatan dan/atau pengisian kuesioner baik secara tertutup maupun terbuka (wawancara) – oleh mereka yang menduduki suatu jabatan tertentu. Berdasarkan hasil pengumpulan data ini, kemudian akan dilakukan analisis jabatan yang selanjutnya dituangkan dalam bentuk diskripsi jabatan. Sering juga terjadi, diskripsi jabatan dibuat terlebih dahulu–tanpa melalui analisis jabatan terutama pada perusahaan (atau struktur organisasi) yang baru dibentuk. Dalam hal ini lebih tepat untuk dikatakan sebagai “disesuaikan” menurut kondisi ataupun kenyataan yang terjadi pada saat diimplementasikan. Di dalam menyusun sebuah diskripsi jabatan, maka ada lima konsep dasar yang dasar dijadikan pertimbangan, yaitu: • Diskripsi jabatan adalah suatu dokumen singkat dari informasi faktual yang merupakan tugas-tugas yang harus dilakukan dan merupakan pertanggungjawaban yang melekat erat pada sebuah jabatan tertentu. • Dalam diskripsi jabatan akan teruraikan garis-garis besar lingkup jabatan tersebut dan jabatan-jabatan lainnya dalam organisasi/perusahaan dan prasyarat-prasyarat jabatan.

• Diskripsi jabatan selalu mendasarkan pada hakekat pekerjaan daripada individu yang melaksanakannya, dengan demikian orientasi yang termasuk di dalam skripsi jabatan akan menekankan pada aktifitas-aktifitas yang harus dilakukan oleh individu yang memegang jabatan itu.

• Diskripsi jabatan juga merupakan berbicara mengenai informasi-informasi yang selektif yang diperoleh dari laporan analisis jabatan. Oleh karenanya diskripsi jabatan akan menampilkan pernyataan-pernyataan (statements) yang relevan dengan jabatan tersebut.
• Data yang tercatat dalam diskripsi jabatan akan lebih ditekankan pada hakekat atau sifat dari jabatan yang bersangkutan.

Job Specification Spesifikasi jabatan memberikan suatu gambaran mengenai kualifikasi kepribadian yang dituntut dalam suatu jabatan. Spesifikasi jabatan tersebut akan memberi identifikasi dan formulasi secara jelas tentang syarat-syarat jabatan yang dituntut dari seseorang yang nantinya dipromosikan untuk menduduki suatu jabatan tertentu. Prasyarat yang ditentukan seharusnya relevan dengan tugas-tugas pokok maupun spesifikasi/kondisi kerja yang akan dihadapi (baik yang menyangkut kemampuan fisik maupun mentalnya). Berdasarkan ketetapan mengenai prasyarat jabatan ini, maka manajemen akan bisa memiliki acuan dasar untuk melakukan program recruiting maupun training (pelatihan). Spesifikasi

jabatan harus dibedakan dari analisis jabatan, karena spesifikasi jabatan pada hakekatnya disimpulkan atau didasarkan dari hasil analisis jabatan. Agar suatu jabatan bisa berhasil dilaksanakan dengan sebaik-baiknya maka disusun suatu prasyarat jabatan yang secara spesifik ditetapkan sebagi berikut:

1. Prasyarat Pengetahuan (Knowledge)
Meliputi pengetahuan yang dibutuhkan untuk tiap-tiap jabatan seperti pengetahuan teknis, profesional, administrasi/manajemen dan sebagainya.

2. Prasyarat Keterampilan (Skill)
Masalah keterampilan (skill) ini sulit untuk diidentifikasikan maupun didefinisikan, keterampilan merupakan bentuk-bentuk perilaku yang penting dalam memberikan identifikasi dan tolok ukur seseorang secara efektif. Ketrampilan dikembangkan dari proses latihan yang teratur, rutin disamping tentunya juga tergantung pada kemampuan mental bawaan dan atribut fisik seseorang.

3. Prasyarat Sikap (Attitude)
Prasyarat ini yang paling sulit untuk diukur. Sikap pada hakekatnya merupakan kecenderungan seseorang untuk bertindak yang sangat tergantung pada aspek kognitif, afektif dan psikomotorik. Agar tetap bisa berguna, maka spesifikasi jabatan harus selalu diperiksa – terlebih-lebih akan diterapkan dievaluasi dan dikoreksi kembali apakah spesifikasi / prasyarat suatu jabatan masih memadai (up-to-date) mengingat adanya perubahan/perkembangan yang mungkin terjadi.

Sumber: http://jurnal-sdm.blogspot.com/2009/04/job-description-definisi-dan-proses.html
http://beeboibie.blogspot.com/2009/12/tata-kerja-dan-sistem.html
http://www.ittelkom.ac.id/library/index.php

Berikut ini saya ringkas dari berbagai sumber berkaitan dengan prosedur kerja dan aturan kerja.

PROSEDUR KERJA DAN ATURAN KERJA

Prosedur kerja adalah  suatu rangkaian dari tata kerja yang saling berhubungan satu dengan yang lain dimana terlihat adanya suatu urutan tahap demi tahap dan jalan yang harus ditempuh dalam rangka menyelesaikan suatu bidang tugas.

Tata kerja adalah suatu cara dalam pelaksanaan suatu tugas atau pekerjaan dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang dan biaya yang tersedia seefisien mungkin.

Sistem kerja adalah rangkaian antara tata kerja dan prosedur kerja yang dapat membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka pelaksanaan suatu bidang pekerjaan.

Manfaat tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja :

1. Sebagai pola kerja yang dapat menjabarkan tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan kebijaksanaan dalam kegiatan pelaksanaan yang nyata.
2. Sebagai standardisasi dan pengendalian kerja setepat-tepatnya
3. Sebagai pedoman kerja bagi para pelaksana atau semua pihak yang berkepentingan.

Asas-asas penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja

1. Menyatakan secara tertulis dan tersusun secara sistematis, serta tertuang dalam bentuk manual atau pedoman pelaksanaanya.
2. Mengkomunikasikan atau menginformasikan secara sistematis kepada semua petugas yang bersangkutan
3. Menyelaraskan dengan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku dan kebijakan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi
4. Meninjau dan mengevaluasi kembali secara periodic. Apabila perlu direvisi harus disesuaikan dengan keadaan
5. Memberikan dorongan kepada pelaksanaan kegiatan secara efisien dan memberikan jaminan dengan tujuan untuk menjaga sumber-sumber yang berada di bawah pengendalian organisasi.

Pengaturan pokok dibidang tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja dalam organisasi

1. Setiap pimpinan mewajibkan bawahannya untuk dapat menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi baik di dalam lingkungan instansi masing-masing maupun dengan instansi atau kantor lain
2. Setiap pimpinan satuan organisasi mewajibkan bawahannya untuk dapat mengikuti petunjuk dan bertanggung jawab kepada masing-masing atasan dengan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.
3. Setiap pimpinan organisasi mewajibkan bawahannya untuk dapat mengolah dan memanfaatkan laporan yang dapat digunakan sebagai bahan untuk mengambil suatu keputusan, menyusun laporan lebih lanjut dan memberikan segala petunjuk
4. Setiap satuan organisasi diwajibkan untuk memberikan suatu tembusan kepada satuan organisasi lain secara fungsional yang mempunyai hubungan kerja dalam penyampaian suatu laporan.

Lingkungan kerja adalah setiap ruangan tertutup atau terbuka, bergerak atau tetap di mana tenaga kerja bekerja atau yang sering dimasuki tenaga kerja untuk keperluan suatu usaha dan di mana terdapat sumber-sumber nahaya.

Unsur lingkungan kerja antara lain :

Tenaga kerja adalah orang yang bekerja, yang terdiri dari :

ü  Pekerja  : orang yang bekerja di suatu perusahaan/kantor/organisasi  dan bertanggung jawab untuk menyelesaikan segala tugas dan pekerjaan yang diserahkan oleh pimpinan suatu perusahaan/organisasi/kantor

ü  Pengusaha  : seorang atau sekelompok orang atau suatu badan hokum yang memiliki atau berhak mewakili pemilik suatu perusahaan/organisasi/kantor.

ü  Direktur : orang yang memimpin secara langsung suatu perusahaan/organisasi/kantor dan bertugas untuk mengorganisasi semua pekerja yang berada dibawahnya.

ü  Pegawai pengawas : orang yang mempunyai keahlian di dalam mengawasi para pekerja dan menguasasi pengetahuan dasar dalam bidang keselamatan dan kesehatan kerja.

Bahaya kerja adalah suatu keadaan yang dapat mengakibatkan kecelakaan/kerugian berupa cedera, penyakit dan kerusakan di dalam melaksanakan fungsi yang telah ditetapkan

Tempat kerja adalah tempat untuk bekerja yang memenuhi berbagai persyaratan, seperti penerangan/cahaya, tata warna, ventilasi/pengaturan udara, dekorasi, suara bising, music dan keamanan.

Penerangan harus baik agar tidak mengakibatkan kerusakan pada mata para pekerjanya, ada 2 macam penerangan :

• Penerangan alami yang berasal dari sinar matahari
• Penerangan buatan berasal dari cahaya lampu
• Tata warna

Warna yang digunakan hendaknya mempunyai sifat yang dapat merangsang perasaan manusia, seperti perasaan senang, bersemangat dsb. Selain itu warna juga berfungsi sebagai pemantul sinar yang diterimanya.

Ventilasi atau pengaturan udara yang baik dimana suhu berkisar antara 13 – 24 derajat celcius. Pengaturan udara yang baik akan membuat pekerja dapat bekerja dengan lancar karena mendapat udara yang segar dan nyaman.

Dekorasi yang baik harus memperhatikan letak, susunan dan tata warna perlengkapan yang akan dipasangnya

Lingkungan kerja yang baik menghindari suara bising dari kendaraan bermotor karena setiap pekerja membutuhkan konsentrasi di dalam menyelesaikan suatu pekerjaan

Ada baiknya perusahaan/kantor/organisasi memutar music untuk membangkitkan semangat kerja.

Merupakan unsure yang sangat penting dalam menciptakan suatu lingkungan kerja yang baik.

Memahami aturan kerja

Sistem kerja yang baik membantu terbentuknya tata kerja yang baik. Sebuah sistem mengandaikan adanya kesinambungan dan sinergi antara aturan, tugas yang dilaksanakan, pelaksanaan aturan dan output yang dihasilkan dan sistem kerja selalu terbuka pada hal-hal baru dan perubahan.

Perusahaan yang baik selalu memerlukan perangkat, aturan dan tata kelola yang baik agar menghasilkan sesuatu yang baik pula.

Tujuan suatu perusahaan/kantor/organisasi dituangkan dalam visi dan misinya, visi sebagai konsep ideal yang dijabarkan ke dalam misinya sebagai penerapan langkah atau strategi yang baik. Karena itu tata kelola perusahaan harus memenuhi prinsip-prinsip mendasar yang perlu dijalankan secara benar dan perlu dikembangkan kerjasama tim yang baik dengan berbagai pihak, terutama dari seluruh karyawan dan top managemen sehingga memberikan banyak manfaat termasuk bagi stakeholder.

Visi adalah cita – cita atau impian sebuah organisasi atau perusahaan yang ingin dicapai di masa depan untuk menjamin kelestarian dan kesuksesan jangka panjang.

Misi adalah pernyataan tentang apa yang harus dikerjakan oleh lembaga dalam usahanya mewujudkan Visi. Dalam operasionalnya orang berpedoman pada pernyataan misi yang merupakan hasil kompromi intepretasi Visi. Misi merupakan sesuatu yang nyata untuk dituju serta dapat pula memberikan petunjuk garis besar cara pencapaian Visi.

Mengenal dan melaksanakan  prinsip –prinsip tata kelola perusahaan yang baik

 1.   Prinsip akuntabilitas (accountability)

Memuat kewenangan – kewenangan yang harus dimiliki oleh semua pihak yang terlibat dalam perusahaan/organisasi dengan memahami visi dan misi, target perusahaan, peran, tugas, tanggung jawab, menaati sistem dan prosedur, melakukan proses cek and balance, melakukan penilaian kinerja, pertanggungjawaban dan mendokumentasikan hasil pekerjaan.

2.   Prinsip pertanggungjawaban ( responsibility)

Mengelola perusahaan/organisasi secara bertanggung jawab  dengan memahami aturan, menerapkan sistem tata nilai dan budaya perusahaan, menaati sistem dan prosedur dalam pengambilan keputusan, bekerja sesuai standar operasional, terdapat pendelegasian wewenang, dan mempertanggung jawabkan hasil kerja secara teratur.

3.   Prinsip keterbukaan (transparency)

Dalam prinsip ini informasi harus diungkapkan secara tepat waktu, akurat,  obyektif dengan tetap menjaga syarat –syarat kerahasiaan.

Prinsip ini dilaksanakan terutama dalam hal pengambilan keputusan, pelaporan kepada pihak eksternal dan audit

4.   Prinsip kewajaran ( fairness)

Semua pihak yang berkepentingan terhadap perusahaan memiliki kesempatan untuk mendapatkan perlakuan yang adil dari perusahaan, semua pihak memperoleh hak dan melaksanakan kewajiban secara adil dan wajar.

5.   Prinsip kemandirian (independency)

Para pengelola perusahaan/organisasi dituntut untuk bertindak secara mandiri sesuai peran dan fungsi yang dimiliki tanpa adanya tekanan – tekanan dari pihak manapun yang tidak sesuai dengan sistem operasional.