Apa kelebihan dan fungsi microsoft excel

Tayang 06 Jan 2022 - Dibaca 17 mnt

Melansir Investopedia, Microsoft Excel adalah skill yang penting dimiliki para profesional. Bahkan, kamu bisa mendapat kesempatan promosi karena kemampuan itu.

Memangnya, seperti apakah penggunaan Excel di dunia kerja? Terlebih lagi, selain Microsoft Excel, apa lagi software alternatif yang fungsinya serupa?

Glints akan menjelaskannya dalam artikel ini. Mulai dari pengertian, manfaat, hingga plus minus Microsoft Excel, inilah informasinya.

Pengertian Microsoft Excel

Kita mulai pembahasan dari pengertian Microsoft Excel. Melansir University of Washington, Microsoft Excel atau Excel adalah software untuk analisis data dan dokumentasi.

Software yang satu ini berbentuk spreadsheet, sehingga terdiri dari kolom dan baris. Pertemuan antara kolom dan baris tersebut disebut dengan Cell.

Supaya lebih jelas, perhatikan gambar di bawah ini:

© Screenshot

Seperti namanya, Microsoft Excel dikembangkan oleh Microsoft. Aplikasi spreadsheet yang satu ini masuk ke dalam kelompok software Microsoft Office.

Pentingnya Excel di Dunia Kerja

Setelah memahami pengertian Microsoft Excel, kita bahas penggunaannya di dunia kerja, yuk!

Corporate Finance Institute menuliskan, Microsoft Excel adalah software yang pas untuk merapikan informasi apa pun. Memang, kombinasi kolom dan baris di aplikasi itu membuat data di dalamnya lebih teratur.

Itulah mengapa, di dunia kerja, tujuan penggunaan Microsoft Excel beragam. Beberapa di antaranya yakni:

1. Akuntansi

© Accountingtoday.com

Pertama-tama, ada akuntansi. Di Excel, kamu bisa membuat tabel yang berisi teks dan angka-angka layaknya laporan keuangan.

Kalau angkanya perlu dihitung, tinggal masukkan rumusnya. Dengan alasan ini, Microsoft Excel adalah software yang tepat untuk kegiatan akuntansi.

2. Analisis data

© Towardsdatascience.com

Memang, Excel punya segudang fitur olah data sederhana. Akan tetapi, kemampuan software ini tak sebatas itu saja.

Microsoft Excel juga bisa dipakai untuk menganalisis data yang dengan cara yang lebih canggih. Kamu bisa membuat logika sederhana dengan rumus IF. Selain itu, masih ada rumus lainnya yang lebih kompleks.

Bahkan, melansir Analytics Vidhya, para ahli business analytics sebaiknya mempelajari Excel dulu sebelum mendalami bidang ini lebih lanjut.

Baca Juga: 40 Shortcut yang Menghemat Waktumu Olah Data di Microsoft Excel

3. Kalender editorial

© Someka.net

Tak terbatas di dunia data, Excel juga bisa dipakai oleh para pemasar atau pegiat media. Sulap saja halaman baris dan kolom menjadi sebuah kalender editorial.

Mengutip HubSpot, format kolom dan baris di Microsoft Excel adalah kuncinya. Bentuk tersebut akan memudahkan proses perencanaan konten, seperti:

• membuat kalender
• menjadwalkan konten
• menuliskan keterangan penting lainnya.

4. Data customer relationship management

© Vertex42.com

Melansir Close, Excel juga bisa dimanfaatkan dalam proses customer relationship management. 

Masukkan saja data-data pelanggan ke dalamnya. Dengan begitu, tak ada informasi konsumen yang tercecer di mana-mana.

Dapat disimpulkan, karena banyak dipakai di banyak bidang, kamu harus menguasai skill Microsoft Excel.

Fungsi atau Rumus Microsoft Excel

Seperti yang sudah Glints singgung, Microsoft Excel punya banyak rumus olah data. Rumus-rumus tersebut sering kali disebut dengan fungsi.

Beberapa fungsi yang dimiliki Microsoft Excel adalah:

1. SUM

Pertama-tama, ada SUM. Sejatinya, rumus yang satu ini cukup sederhana. Seperti namanya, SUM dipakai untuk menjumlahkan angka-angka.

Melansir Wall Street Mojo, berikut format rumusnya:

• =SUM(angka pertama yang ingin dijumlahkan,angka kedua yang ingin dijumlahkan,…)

Berikut contoh penggunaannya:

© Screenshot

2. IF

Rumus Microsoft Excel selanjutnya adalah IF. Logika yang satu ini dipakai layaknya “jika” dan “maka” dalam programming sederhana.

Melansir Corporate Finance Institute, berikut rumusnya:

• =IF(logical_test;value_if_true;value_if_false)

Arti dari istilah-istilah di atas yakni:

• logical_test: data yang ingin kamu nilai dan evaluasi
• value_if_true: nilai yang akan muncul jika logical_test benar
• value_if_false: nilai yang akan muncul jika logical_test salah

Jangan lupa, kalau “value_if_true” dan “value_if_false” tidak berupa angka, kamu harus menutup masing-masing nilainya dengan tanda “”.

Supaya lebih jelas, Glints akan memberikan contoh. Misalnya, kamu punya data jumlah like untuk post Instagram perusahaan.

© Screenshot

Kalau jumlah like sebuah post lebih dari sama dengan 300, post dianggap berhasil. Apabila jumlah like post kurang dari 300, post harus dievaluasi.

Rumus IF untuk logika yang satu ini adalah:

• =IF(logika yang ingin diuji;nilainya jika benar;nilainya jika salah)
• =IF(C3>=300;”BERHASIL”;”BUTUH EVALUASI”)

Berikut hasilnya:

© Screenshot

Selain kedua rumus di atas, masih ada fungsi Excel lainnya yang berguna di dunia kerja. Kira-kira, apa sajakah itu?

Yuk, intip daftarnya dengan klik tombol di bawah ini!

SIMAK DAFTARNYA

Kelebihan Microsoft Excel

© Freepik.com, © Microsoft.com

Selanjutnya, kita bahas berbagai kelebihan dari Excel.

1. Bisa diakses lewat beragam OS

Pertama-tama, Excel tersedia untuk banyak platform. Sistem operasi yang didukung oleh Microsoft Excel adalah:

• Windows
• macOS
• Android
• iOS dan iPad OS
• Fire OS

Tak hanya itu, Microsoft Excel juga punya versi website yang bisa kamu akses lewat browser. 

2. Tampilannya mudah dipakai

Kamu yang tak butuh fungsi kompleks tetap bisa memakai software ini secara intuitif. 

Sebab, meski fungsi-fungsi Excel cukup canggih, tampilannya relatif mudah digunakan. Itulah yang menjadi kelebihan Microsoft Excel selanjutnya.

Baca Juga: 3 Langkah Mudah Membuat Grafik yang Menarik di Excel

Kekurangan Microsoft Excel

© Ciscom.com

Sementara itu, beberapa kekurangan Microsoft Excel adalah:

1. Software-nya berbayar

Seperti yang sudah Glints sebutkan, Excel bisa diakses lewat berbagai macam sistem operasi. Sayangnya, akses-akses tersebut berbayar.

Satu-satunya versi Excel yang gratis adalah Microsoft Excel online. Akan tetapi, kamu harus punya koneksi internet untuk memakainya.

Adapun harga pembelian Microsoft Excel versi 2021:

• Excel: 159,99 dolar AS
• Excel Home and Student: 79,99 dolar AS

Perbedaan keduanya adalah izin penggunaan software untuk tujuan komersial.

Excel Home and Student hanya boleh dipakai untuk tujuan pribadi. Ini berbeda dengan Excel yang boleh dipakai untuk tujuan apa pun.

Selain itu, kamu bisa berlangganan Microsoft 365. Kamu pun bisa menikmati semua software dari Microsoft Office.

Harga langganannya dimulai dari 6,99 dolar AS per bulan. Sesuaikan saja dengan kebutuhan dan budget-mu.

2. Jumlah Cell-nya terbatas

Kekurangan Microsoft Excel selanjutnya adalah jumlah Cell-nya yang terbatas. Kalau datamu sangat banyak, kamu harus membuat halaman atau file Excel yang baru.

Melansir situs resmi Excel, batas jumlah baris dan kolom Excel yakni:

• jumlah baris: 1.048.576
• jumlah kolom: 16.384

Dapat disimpulkan, batas jumlah Cell Microsoft Excel adalah:

• = jumlah baris maksimal * jumlah kolom maksimal
• = 1.048.576 * 16.384
• = 17.179.869.184

Lagi-lagi, tak semua orang butuh jumlah Cell lebih dari itu. Maka, sesuaikan saja penggunaan software dengan kebutuhanmu.

Baca Juga: Mau Mahir Excel? Gampang, Ini Rekomendasi 5 Sumber Belajarnya

Alternatif Microsoft Excel yang Gratis

© Pexels.com

Seperti yang sudah Glints singgung, Microsoft Excel adalah software yang berbayar. Walau begitu, kamu tak perlu khawatir.

Ada banyak alternatif Microsoft Excel yang bisa kamu pakai. Alternatif-alternatif tersebut tak kalah canggih, lho.

Melansir TechRepublic, berikut pilihan pengganti Microsoft Excel itu:

• Google Sheet
• WPS Office Spreadsheet
• LibreOffice Calc

Demikian penjelasan Glints seputar pengertian, fungsi, kelebihan, dan kekurangan Microsoft Excel. 

Intinya, kalau kamu harus mengolah atau merapikan data, coba pertimbangkan software ini.

Kalau masih bingung dengan cara menggunakannya, tak perlu khawatir. Artikel-artikel di bawah ini bisa membantumu. Klik link-nya dan baca semua secara gratis: