MODUL PRAKTIKUM M Y O B Version: AccountRight Premier MATA KULIAH: KOMPUTER AKUNTANSI DOSEN: T. HUSAIN DAFTAR ISI DAFTAR ISI... 1-2 CHAPTER 1 SEJARAH, FITUR-FITUR DAN INITIAL SETUP MYOB ACCOUNTRIGHT Premier v19 1.1 Sejarah MYOB... 3 1.2 Fitur-Fitur MYOB AccountRight Premier v19... 4 1.3 Setup Currency Symbol... 5 1.4 Initial Setup MYOB AccountRight Premier v19... 6 1.4.1. Membuat Database Perusahaan Baru... 6 1.4.2. Mengatur Setting Data MYOB... 12 1.4.3. Mengganti Simbol Mata Uang... 13 1.4.4. Mengganti Jenis Pajak... 15 1.4.5. Mengatur Ketetapan Transaksi... 15 CHAPTER 1I MODUL ACCOUNT 2.1 Menyusun Daftar Akun... 16 2.2 Menghapus Akun... 18 2.3 Mengganti Akun... 19 2.4 Membuat Akun Header... 21 2.5 Membuat Akun Detail... 23 2.6 Mengkonversi Account List:... 27 2.6.1. Export Account List... 27 2.6.2.Menyiapkan Account List dari MS. Excel... 28 2.6.3. Import Account List... 32 2.7 Menentukan Preferensi Sistem MYOB... 35 2.8 Menyusun Kode Pajak Pertambahan Nilai... 41 2.9 Menentukan Linked Account dari Menu Setup... 44 CHAPTER 1II MODUL CARD FILE 3.1 Mengelola File Kartu... 48 3.1.1. Menyusun Daftar Rekanan... 48 3.1.2. Menyusun Daftar Item Barang / Jasa... 50 3.1.3. Mengedit dan Menghapus File Kartu... 52 3.2 Membuat Kartu Identifikasi... 53 3.3 Mengelola Kontak Bisnis Perusahaan... 55 3.3.1. Membuat Kontak... 55 3.3.2.Menghapus Kontak... 57 CHAPTER 1V SETUP OPENING BALANCE 4.1 Setup Account Opening Balances... 58 4.2 Setup Costumer Balance... 60 4.2.1.Saldo Awal Piutang Usaha... 61 4.2.2. Laporan Daftar Umur Piutang... 63 4.3 Setup Inventory Balance... 64 4.3.1. Saldo Awal Persediaan Barang Dagang... 64 4.3.2. Laporan Daftar Persediaan Barang Dagang... 66 1 P a g e 4.4 Setup Supplier Balance... 67 4.4.1. Saldo Awal Utang Usaha... 67 4.4.2. Laporan Daftar Umur Utang... 69 4.5 Setup Piutang Karyawan... 70 4.5.1. Membuat Daftar Job untuk Setiap Karyawan... 71 4.5.2. Saldo Awal Piutang Karyawan... 71 4.5.3. Laporan Daftar Piutang Karyawan... 72 4.6 Setup Opening Balance Tahun Lalu... 74 4.6.1. Laporan Neraca Tahun Lalu... 75 4.6.2. Neraca Perbandingan Tahun Lalu... 77 CHAPTER V MODUL BANKING 5.1 Mencatat Cek Keluar... 79 5.2 Mencatat Cek Masuk... 82 5.3 Merekonsiliasi Akun... 83 5.4 Mengelola Cek Keluar dan Cek Masuk... 85 5.4.1.Mencetak Cek... 85 5.4.2. Mencetak dan Mengirim Cek Keluar... 87 5.5 Menggunakan Prepare Bank Deposit... 90 5.6 Menggunakan Bank Register... 91 CHAPTER VI MODUL TIME BILLING 6.1 Activities List... 94 6.2 Enter Activity Slip... 98 6.3 Prepare Time Billing Invoice... 100 6.4 Laporan Daftar Time Billing... 102 CHAPTER VII MODUL PURCHASES 7.1 Enter Bill... 104 7.2 Direct Purchases... 105 CHAPTER VIII MODUL SALES 8.1 Quote... 110 8.2 Order... 113 8.3 Invoice... 114 8.4 Receive Payment... 117 8.5 Sales Return... 119 CHAPTER IX MODUL PAYROLL 9.1 Membuat Kategori Gaji... 123 9.2 Memproses Penggajian Karyawan... 130 CHAPTER X RECORD JOURNAL ENTRIES 10.1 Pencatatan Transaksi... 137 10.2 Jurnal Penyesuaian [Adjustment]... 141 DAFTAR PUSTAKA... 151 2 P a g e CHAPTER I SEJARAH, FITUR-FITUR DAN INITIAL SETUP MYOB ACCOUNTRIGHT PREMIER v19 1.1 Sejarah MYOB MYOB [ Mind Your Own Business ] merupakan perangkat lunak [software] bidang akuntansi yang ditujukan bagi perusahaan berskala kecil, menengah, dan besar yang dikonseptualisasikan secara terpadu [integrated] dengan sistem manajemen bisnis [business management system]. MYOB awalnya dikembangkan oleh MYOB, Ltd. di Australia pada tahun 1991. Di tahun yang sama, produk MYOB meraih kategori Best Accounting Software. Pada tahun 1996, MYOB meletakkan cabang di 6 [enam] negara, yaitu MYOB US, Inc., MYOB Canada Inc., MYOB Australia Pty Ltd., MYOB New Zealand, MYOB UK Ltd. dan MYOB Asia untuk dapat memenuhi pemasaran produk MYOB ke seluruh dunia. MYOB, Ltd. melakukan Initial Public Offering [IPO] di Australian Stock Exchange pada tahun 1999 dan menjadi Most Succesfull Stock Listing di pasar saham Australia. Seiring dengan perkembangan zaman, produk MYOB mengalami percepatan yang luar biasa dan hampir digunakan seluruh perusahaan di dunia. Beberapa manfaat dari penggunaan MYOB antara lain: User friendly Dapat menampilkan data dengan mudah dan cepat Laporan keuangan terbentuk secara otomatis Dapat diaplikasikan pada lebih dari 100 jenis perusahaan Sistem pengamanan data yang cukup memadai Laporan keuangan dapat diaktifkan dengan Microsoft Excel atau Microsoft Word tanpa harus melalui proses ekspor-impor data 3 P a g e 4 P a g e 1.2 Fitur-Fitur MYOB AccountRight Premier v19 MYOB AccountRight Premier v19 dapat digunakan untuk perusahaan yang menggunakan multi-currency [banyak mata uang] dan multi-user [banyak pengguna]. Di samping itu, beberapa fitur-fitur utama yang tertuang pada Menu Command Centre sebagai berikut: A. Menu Bar, yaitu menu yang berisikan perintah-perintah untuk menyelesaikan transaksi-transaksi dalam pembuatan laporan keuangan perusahaan yang terdiri dari: Modul Account; digunakan untuk mengatur akun-akun dan memasukkan transaksi ke dalam bentuk jurnal. Modul Banking; digunakan untuk mencatat penerimaan dan pengeluaran kas secara langsung atau tunai. Modul Sales; digunakan untuk mencatat berbagai hal yang berhubungan dengan transaksi penjualan seperti penjualan secara tunai atau kredit, penerimaan piutang, retur penjualan dan sebagainya. Modul Time Billing; digunakan untuk mencatat informasi aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan penagihan untuk pegawai, pemasok, atau pelanggan. Modul Purchases; digunakan untuk mencatat berbagai hal yang berhubungan dengan transaksi pembelian seperti pembelian secara tunai atau kredit, pembayaran utang, retur pembelian dan sebagainya. Modul Payroll; digunakan untuk mencatat berbagai hal yang berhubungan dengan penggajian karyawan. Modul Inventory; digunakan untuk mencatat berbagai hal yang berhubungan dengan persediaan barang. Modul Card File; digunakan untuk mencatat berbagai kartu yang berhubungan dengan transaksi seperti kartu pelanggan, kartu pemasok, kartu karyawan dan sebagainya. B. Command Button, yaitu tombol perintah yang berisi perintah-perintah dalam pengelolaan data MYOB yang sesuai dengan modul yang dipilih. 5 P a g e C. Command Panel, yaitu bagian yang digunakan untuk menampilkan hasil akhir dari pembuatan data akuntansi. 1.3 Setup Currency Symbol Klik tombol Start pada windows taskbar, pilih Control Panel, kemudian Klik tombol Clock, Language and Region pilih Region and Language Additional Settings... Klik pilihan Currency, kemudian pada Currency Symbol Pilih $ maka akan tampil kotak dialog Costumize Format berikut ini: Klik Apply, kemudian OK 1.4 Initial Setup MYOB AccountRight Premier v19 Ada beberapa cara untuk membuka program MYOB AccountRight Premier v19 dengan Windows 7: 1. Dari menu Task Bar Windows: a. Buka menu Start di Windows b. Pilih All Programs c. Pilih MYOB AccountRight Premier v19 d. Klik +MYOB AccountRight Premier v19+ 6 P a g e 2. Dari Desktop Windows, double klik icon MYOB AccountRight Premier v19 Keterangan: Open Create Explore Membuka Program MYOB AccountRight Premier v19 : Membuka data perusahaan yang telah dibuat sebelumnya : Membuat data baru perusahaan : Menampilkan beberapa keterangan tentang hal-hal baru yang dimiliki oleh MYOB dibandingkan dengan versi sebelumnya What s New : Menampilkan beberapa keterangan tentang hal-hal baru yang dimiliki oleh MYOB Exit : Mengakhiri dan keluar dari program MYOB Tampilan MYOB AccountRight Premier v19 1.4.1. Membuat Database Perusahaan Baru 1. Pilih Create a new company file, untuk membuat file baru di MYOB. Kemudian, Klik Next> 7 P a g e 2. Company Information: Introduction saat Pembuatan File Baru di MYOB a. Company Name: Isikan nama perusahaan, <PT. KJPB> b. ABN: isikan nomor pokok wajib pajak atau NPWP, < > c. Address: isikan alamat perusahaan, nomor telepon, nomor fax dan email dengan data berikut: Alamat : Jl. Pengganguran No.1, Jakarta Barat No. Telp : 021 57575757 No. Fax : - Email : d. Klik Next> Pengisian Informasi Perusahaan di MYOB 3. Accounting Information: periode pembukuan yang akan digunakan. 8 P a g e a. Current Financial Year: tahun pertama kali laporan keuangan dihasilkan, atau disebut dengan tahun tutup buku [2015]. b. Last Month of Financial Year: bulan pertama kali laporan keuangan akan dilakukan tutup buku atau disebut dengan bulan tutup buku [pilih: December]. c. Convertion Month: bulan pertama kali saldo awal akun dimasukkan. Pilihan bulan ini akan mengunci kita untuk tidak dapat mengisikan transaksi sebelum bulan yang dipilih selain saldo awal piutang dan saldo awal utang [pilih: January]. d. Number of Accounting Periods: pilih Thirteen, untuk memberikan tambahan 1 periode setelah bulan ke dua belas. Fungsi ini untuk adjustment auditor atau koreksi fiskal pajak. e. Klik Next Next> Pilihan Periode Pembukuan 9 P a g e Konfirmasi tentang Pilihan Periode yang telah Ditetapkan 4. Accounts List: pilihan jenis akun yang akan digunakan. a. Pilihan untuk memilih salah satu tipe akun yang telah disediakan oleh MYOB. b. Pilihan untuk melakukan impor sendiri daftar akun yang sudah disiapkan oleh konsultan atau akuntan kita. c. Pilihan untuk membuat sendiri daftar akun yang diinginkan. d. Klik Next> Pilihan Pembuatan Akun 5. Company File: pemberitahuan tentang alamat file [directory, folder dan nama file] akan ditempatkan oleh sistem MYOB. Jika kita menginkan tempat tersendiri, klik tombol Change, lalu pilih direktori dan folder yang diinginkan, dan ketik pula nama perusahaan yang di inginkan. Klik Next>. Proses pembuatan file baru akan dilakukan oleh MYOB. Klik Command Centre. 10 P a g e Pilihan Penempatan File [Direktori dan Folder] Penggantian Nama File, Direktori dan Folder Proses Pembuatan File Baru dilakukan oleh MYOB 11 P a g e Pilihan Command Centre setelah Pembuatan File Bar Tampilan Menu Utama, Command Centre di MYOB AccountRight Premier v19 12 P a g e Setup Company Information [Periode Pembukuan] 1.4.2. Mengatur Setting Data MYOB Berikut ini langkah-langkah mengatur database setelah data MYOB terbentuk: 1. Pilih Menu Setup Easy Setup Assistant Setup Easy Setup Assistant [Periode Pembukuan] 2. MYOB menyediakan 5 [lima] pilihan Set Up Account Right Premier sebagai berikut: Costumize; digunakan untuk mengatur sistem program MYOB dan beberapa prosedur yang berhubungan dengan data akuntansi Accounts; digunakan untuk mengatur berbagai hal yang berhubungan dengan daftar akun termasuk penetapan saldo awal 13 P a g e Sales; digunakan untuk mengatur berbagai hal yang berhubungan dengan penjualan Purchases; digunakan untuk mengatur berbagai hal yang berhubungan dengan pembelian Payroll; digunakan untuk mengatur berbagai hal yang berhubungan dengan sistem penggajian karyawan 3. Setelah selesai melakukan semua pengaturan data, klik Close> 1.4.3. Mengganti Simbol Mata Uang Berikut ini langkah-langkah mengganti simbol mata uang: 1. Pilih Menu Setup Preferences 2. Selanjutnya aktifkan checkbox I Deal in Multiple Currencies [System-wide], klik OK 3. Klik Close> 4. Kemudian, Pilih menu List Currencies 14 P a g e 5. Misalnya mengganti mata uang Australian Dollars [local] menjadi rupiah dengan cara, Klik pada mata uang yang akan diganti, kemudian Edit> 6. Setelah selesai menggantinya, klik OK 15 P a g e 1.4.4. Mengganti Jenis Pajak Berikut ini langkah-langkah mengganti jenis pajak: 1. Pilih Menu List Tax Code 2. Pilih salah satu jenis pajak, Klik kemudian ganti jenis pajak pada bagian Tax Code Information. Setelah selesai menggantinya, klik OK 1.4.5. Mengatur Ketetapan Transaksi Berikut ini langkah-langkah mengatur ketetapan transaksi-transaksi yang telah dicatat untuk diubah / dihapus: 1. Pilih Menu Setup Preferences, kemudian pilih tab Security 2. Selanjutnya aktifkan checkbox Transactions CAN T be Changed. They Must be Reserved [System-wide], klik OK CHAPTER II MODUL ACCOUNTS Modul Accounts merupakan modul yang berada di urutan pertama dalam menu Command Centre MYOB yang berfungsi untuk mengatur akun-akun yang digunakan, mencatat transaksi yang terjadi dalam bentuk jurnal, melakukan transfer dana antar akun yang bertipe Bank, dan sebagainya. 2.1 Menyusun Daftar Akun Tahapan berikutnya adalah membuat daftar akun yang akan digunakan sebagai tempat posting setiap transaksi di dalam laporan keuangan. MYOB membagi akun dalam 2 bagian: 1. Header yaitu akun yang digunakan sebagai total dari suatu kelompok akun yang disebut dengan akun. 2. Detail yaitu akun yang merupakan bagian dari akun Header tetapi yang akan digunakan sebagai pos penampung suatu transaksi yang disebut dengan akun dengan kelompok. Akun tipe Detail inilah yang akan digunakan sebagai penampung buku besar. MYOB membagi tipe akun dalam beberapa kelompok dan sub kelompoknya. Berikut ini dijelaskan satu persatu dari fungsi pembagian akun tersebut: Account Number Category 1-0000 Assets 2-0000 Liabilities 3-0000 Equity 4-0000 Income 5-0000 Cost-of Sales 6-0000 Expense 8-0000 Other Income 9-0000 Other Expense Account di dalam MYOB dapat disusun secara hirarki, yaitu Level-1 harus selalu Header, untuk Level 2 dan Level-3 dapat berubah-ubah dari Header menjadi Detail dan sebaliknya. Pada Level 4 harus selalu detail, karena untuk dapat lebih dari 10, maka sistem penulisannya sebagai berikut: 16 P a g e 17 P a g e Contoh Pengelompokkan: Level-1 Level-2 Level-3 Level-4 : Assets : Cash & Equivalent : Cash On Hand : Petty Cash Untuk membuat daftar akun bisa dilakukan dari beberapa cara: a. Dari Command Center: Buka menu Command Centre Pilih Accounts Account List b. Dari menu Utama: Pilih menu List Accounts Tampilan Daftar Akun yang disediakan oleh MYOB 18 P a g e 2.2 Menghapus Akun Akun yang tidak bisa dihapus dalam MYOB adalah akun yang sudah pernah digunakan untuk mencatat suatu transaksi, tidak terhubung dengan linked account yang ditentukan dari menu Setup Linked Account, terhubung dengan linked account pada kode pajak dan terhubung dengan linked account pada kode item barang dan jasa. Untuk menghapus akun tersebut, dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: Buka akun yang akan dihapus, dengan cara double klik akun yang bersangkutan, atau klik [sebelah kiri] Pilih menu Edit [menu utama], kemudian klik Delete Account Cara lain untuk menghapus account yang tidak digunakan, yaitu: Buka menu Setup Easy Setup Assistant, kemudian klik Account Klik Next> Sorot akun yang akan dihapus, tekan tombol Delete [tombol di bawah menu tersebut] 19 P a g e Menghapus Akun dari Easy Setup Assistant Accounts 2.3 Mengganti Akun MYOB telah menyediakan akun yang sudah langsung ada saat kita membuat data file perusahaan baru. Akun tersebut sudah disediakan otomatis dan akun tersebut yang nantinya akan digunakan MYOB sebagai default untuk transaksi yang sifatnya pasti ada di perusahaan. 20 P a g e Akun tersebut ada yang dapat dihapus dan yang tidak dapat dihapus. Akun yang tidak dapat dihapus dapat ganti ke nomor dan nama lain. Akun yang sudah disediakan tersebut adalah: 1-0100 Cheque Account: akun ini sama sifatnya dengan KAS. Sebagai default untuk mencatat transaksi penerimaan kas dan pengeluaran kas. 1-0150 Undeposited Funds: akun ini digunakan sebagai Akun Temporer [sementara] saat kita menerima pembayaran dari pelanggan berupa cek/giro yang belum jatuh tempo. Saat penerimaan cek/giro tersebut akan dicatat mengurangi piutang tetapi belum menjadi kas. 1-0200 Trade Debtors: Piutang Usaha, akun ini digunakan untuk menampung transaksi penjualan kepada para pelanggan. 2-0200 Trade Creditors: Utang Usaha, akun ini digunakan untuk menampung transaksi pembelian pada para pemasok. 3-0800 Retained Earnings: Laba Ditahan, akun ini digunakan sebagai penampung laba periode berjalan setelah suatu file ditutup buku tahunan. Semua laba/rugi periode berjalan akan dipindahkan ke akun Retained Earning ini saat proses tutup buku dilakukan. Akun ini tidak bisa dihapus, hanya bisa diganti ke nomor dan nama lain. Untuk perusahaan perorangan Retained Earning ini diganti dengan Modal Pemilik. Untuk Koperasi Retained Earning ini diganti dengan Sisa Hasil Usaha. 3-0900 Current Year Earnings: Laba Periode Berjalan, akun ini akan digunakan sebagai penampung laba/rugi periode berjalan. Selisih pendapatan, harga pokok dan beban dalam satu periode akan ditampung dalam akun Current Earning, dan nilainya akan ditampilkan pada posisi Neraca di sebelah Equity [Ekuitas]. 3-0999 Historical Balancing: Saldo Histori Awal, akun ini akan digunakan sebagai penyeimbang saldo awal yang dimasukkan ke neraca. Jika neraca awal yang kita masukkan dari menu Setup Balance Account Opening Balance ada selisih antara Harta, Utang dan Modal maka selisih akun tersebut akan dimasukkan ke akun Historical Balancing ini. Karena prinsip akuntansi adalah harus balance setiap transaksi. Akun ini tidak bisa dihapus, hanya bisa diganti ke nomor dan nama lain. Cara untuk mengganti nomor dan nama akun dari menu Easy Setup Assistant: Buka menu Setup Easy Setup Assistant Klik Accounts, kemudian klik Accounts Lists. Klik anak panah putih pada baris akun yang akan diganti 21 P a g e Akan ditampilkan jendela Edit Account. Ganti nomor akun dan nama akun yang sesuai. Silahkan ganti beberapa nomor akun berikut ini sehingga tampil seperti gambar berikut ini: 1-0100 Cheque Account 1-1100 Petty Cash 1-0180 Undeposited Funds 1-1101 Cash in Bank 1-0200 Trade Debtors 1-1103 Accounts Receivable 2-0200 Trade Creditors 2-1100 Accounts Payable 3-0800 Retained Earnings 3-1001 Retained Earnings 3-0900 Current Year Earnings 3-1003 Current Year Earnings 3-0999 Historical Balancing 3-1999 Historical Balancing Mengganti Akun dari Easy Setup Assistant Accounts 2.4 Membuat Akun Header Setelah terbuka window Accounts List Klik tombol New Pilih tipe akun Header Kemudian, tentukan jenis akun yang akan dibuat, terdapat beberapa pilihan akun dengan tipe Header o Asset diawali dengan nomor akun 1-xxxx o Liability diawali dengan nomor akun 2-xxxx o Equity diawali dengan nomor akun 3-xxxx o Income diawali dengan nomor akun 4-xxxx o Cost of Sales diawali dengan nomor akun 5-xxxx o Expense diawali dengan nomor akun 6-xxxx o Other Income diawali dengan nomor akun 8-xxxx o Other Expense diawali dengan nomor akun 9-xxxx 22 P a g e Membuat Akun Baru [Header] Ketikkan nomor akun, cukup hanya mengetikkan empat digit terakhir dari setiap nomor Kemudian, ketik nama akun, maksimal hanya 30 karakter untuk setiap nama akun Klik OK, atau tekan tombol New untuk meneruskan akun header lainnya Klik tombol Down [bawah kiri] untuk menyusun akun detail supaya susunannya agak menjorok ke kanan Silahkan membuat beberapa akun dengan tipe header berikut ini: H/D Tipe Akun No Akun Nama Akun H Aset 1-1000 Current Aset H Aset 1-2000 Fixed Aset H Aset 1-3000 Other Aset H Liability 2-1000 Current Liability H Liability 2-2000 Long Term Liability H Expense 6-1000 Sales Expense H Expense 6-2000 General & Adm. Expense 23 P a g e Notes: Menyusun Level Akun [Down Up] Akun detail dapat disusun di bawah akun headernya dan menjorok ke kanan, dengan cara meletakkan kursor pada baris akun yang bersangkutan, lalu klik tombol Down yang ada di bagian bawah. 2.5 Membuat Akun Detail Untuk membuat kelompok akun Detail, anda tinggal memilih type akun di window Account List tersebut, lalu ketikkan nomor akun dan nama akunnya. Selanjutnya klik tombol New untuk meneruskan pembuatan akun yang lain. 24 P a g e Membuat Akun Baru [Detail] Silahkan membuat beberapa akun dengan tipe detail berikut ini : H/D Tipe Akun No Akun Nama Akun Detail Other Current Asset 1-1102 Marketable Securities Detail Other Current Asset 1-1104 Allowance for Uncollectible AR Detail Other Current Asset 1-1105 Employee Receivable Detail Other Current Asset 1-1106 Other Receivable Detail Other Current Asset 1-1107 Merchandise Inventory Detail Other Current Asset 1-1108 Office Supplies Detail Other Current Asset 1-1109 Value Added Tax In [VAT-In] Detail Other Current Asset 1-1110 Prepaid Income Tax Detail Other Current Asset 1-1111 Prepaid Rent Detail Fixed Asset 1-2100 Land Detail Fixed Asset 1-2101 Vehicles Detail Fixed Asset 1-2102 Accum. Deprec. Vehicles Detail Fixed Asset 1-2103 Equipment Detail Fixed Asset 1-2104 Accum. Deprec. Equipment Detail Other Asset 1-3100 Building in Process Detail Other Current Liability 2-1101 Insurance Liability Detail Other Current Liability 2-1102 Wages & Salaries Payable Detail Other Current Liability 2-1103 Electricity, Telp. & Water Pay. 25 P a g e H/D Tipe Akun No Akun Nama Akun Detail Other Current Liability 2-1104 Value Added Tax-Out [VAT Out] Detail Other Current Liability 2-1105 Income Tax Payable Detail Other Current Liability 2-1106 Dividend Payable Detail Other Current Liability 2-1109 Other Current Liabilities Detail Long Term Liability 2-2101 Bank Loan Detail Equity 3-1000 Common Stock Detail Equity 3-1002 Dividend Detail Income 4-1000 Sales Detail Income 4-1001 Sales Discounts Detail Income 4-1002 Sales Returns Detail Cost of Sales 5-1000 Cost of Good Sold Detail Expense 6-1100 Wages & Salaries Expense Detail Expense 6-1101 Uncollectible Accounts Detail Expense 6-1102 Depreciation Expense - Vehicle Detail Expense 6-1103 Advertising Expense Detail Expense 6-1104 Rent Expense Detail Expense 6-2100 Wages & Salaries Expense Detail Expense 6-2101 Electricity, Water & Telp. Exp. Detail Expense 6-2102 Maintenance Expense Detail Expense 6-2103 News Paper & Tabloids Exp. Detail Expense 6-2104 Income Tax Expense Detail Expense 6-2105 Deprec. Expense - Equipment Detail Expense 6-2106 Supplies Expense Detail Expense 6-2107 Other General & Admin. Exp. Detail Other Income 8-1000 Interest Revenue Detail Other Income 8-1001 Dividend Revenue Detail Other Income 8-1002 Gain on Sales of Mark. Sec. Detail Other Income 8-1003 Other Income Detail Other Expense 9-1000 Bank Charges Detail Other Expense 9-1001 Interest Expense Detail Other Expense 9-1002 Loss on Sales of Mark. Sec. Detail Other Expense 9-1003 Other Expense 26 P a g e Setelah semua daftar akun diatas dapat dibuat satu per satu melalui MYOB atau di impor dari media Tab Delimited Text Files, maka hasilnya akan dimunculkan seperti tampak pada contoh gambar berikut ini: Tampilan Daftar Akun yang telah Dibuat 27 P a g e 2.6 Mengkonversi Account List 2.6.1. Eksport Accounts List Daftar akun yang dibuat di MYOB bisa diisikan satu per satu seperti cara yang sudah ditunjukkan sebelumnya. Selain diisikan satu persatu, ada cara lainnya yaitu menyiapkan daftar akun dalam format Tab Delimited Text File [File.TXT]. File Txt tersebut dapat disusun di dalam program Microsoft Excel lalu disimpan sebagai Tab Delimited Text. Kolom yang dibutuhkan MYOB supaya dapat di-import dari media Ms. Excel diperoleh dengan cara mengeluarkan daftar akun MYOB melalui Export Data. Langkah-Langkahnya: 1. Pilih menu File Export Data Accounts Account Information 3. Klik Continue File Export Data Accounts Account Information Pilihan Saldo Akun yang akan Dilakukan Ekspor Data 28 P a g e 4. Klik Match All Export 5. Tetapkan Directori dan nama folder untuk menempatkan file.txt 6. File Name: ketik nama File Save 7. Proses Export daftar akun akan dilakukan oleh MYOB. Memilih Field [Kolom] Akun yang akan Dilakukan Ekspor Data Memberikan Nama File Hasil Expor Akun [File.TXT] 2.6.2. Menyiapkan Accounts List dari MS. Excel Setelah daftar akun dikeluarkan [ekspor] dari program MYOB untuk mengetahui judul kolom yang dibutuhkan untuk keperluan import daftar akun, selanjutnya file.txt tersebut dapat dibuka dengan program Microsoft Excel. Dengan program Microsoft 29 P a g e Excel kita dapat melakukan pengeditan dengan lebih cepat karena fungsi Copy-Paste di Microsoft Excel lebih fleksibel. Langkah-langkah membuka File.txt dengan Microsoft Excel: Buka program Microsoft Excel. Buka menu File Open [di Microsoft Excel]. Tetapkan lokasi directori dan folder tempat data File.Txt disimpan. File Type: pilih All Files. Pilih dan klik file Accounts_PT.KPJB.TXT, Klik Open Step 1 of 3: Pilih jenis file: Delimited, kemudian pilih: 437 : OEM United Stated Klik tombol Next> Step 2 of 3: pilih Tab, lalu klik tombol Next> Text Import to Ms Excel [Step 1-3] 30 P a g e Text Import to Ms Excel [Step 2-3] Step 3 of 3: pilih Text di setiap kolom, kemudian klik tombol Finish Text Import to Ms Excel [Step 3-3] File Tab Delimited Text File sudah dapat dibuka dengan program Microsoft Excel. Silahkan lakukan pengeditan dan penambahan baris daftar akun yang diinginkan. 31 P a g e File TXT yang telah Dibuka dengan Program Ms. Excel Setelah selesai melakukan editing di Microsoft Excel, selanjutnya simpan kembali file tersebut menjadi Tab Delimited Text File kembali. Klik menu File Save As, lalu isikan [ketik] nama file dan tipe file pilih sebagai Text [Tab Delimited], lalu klik Save. Ketentuan field [kolom] untuk persiapan pengisian data di MYOB: Account No: harus angka, maksimal 5 Digit. Tidak ada angka 7 untuk digit pertama. Account Name: nama akun maksimal 30 karakter. Jika melebihi dari 30, maka karakter ke 31 dan seterusnya akan dihilangkan [dipotong] oleh MYOB saat import dilakukan. Header: isikan H jika akun tersebut sebagai Header atau kosongkan jika sebagai Detail Balance: isikan saldo awal. Hanya untuk akun Detail saja. Account Type: Tipe akun tergantung Header/Detail untuk kelompok Asset dan Liability. Jika kelompok Asset/Liability, maka untuk tipe Header: maka isikan 32 P a g e Asset/Liability. Jika Detail Account, maka pilih salah satu tipe akun. Nama tipe akun harus tepat, tidak boleh salah pengetikan, baik itu huruf maupun spasinya. Berikut tipe akun yang harus sama: Header: Asset, Liability, Equity, Income, Cost of Sales, Expense, Other Income, Other Expense. Detail: Bank, Accounts Receivable, Other Current Asset, Fixed Asset, Other Asset. Credit Card, Accounts Payable, Other Current Liability, Long Term Liability, Other Liability. Equity, Income, Cost of Sales, Other Income, Other Expense. Last Cheque Number: isikan 0 untuk memulai pengurutan voucher payment [Spend Money/Pay Bill] pada transaksi pengeluaran kas untuk setiap akun tipe Bank [Asset] dan Credit Card [Liability]. Tax Code: isikan N-T [Non Taxable] hanya untuk akun dengan status Detail saja. Untuk status akun Header dikosongkan saja. Inactive Account: isikan N jika akun tersebut aktif, atau isikan Y jika akun tersebut non aktif. B/Account Number: Bank Account Number, diisikan hanya untuk akun tipe Bank dan Credit Card. Classification for Statement of Cash Flow: pilih klasifikasi pengelompokan laporan arus kas. Untuk akun dengan tipe Bank dan Credit Card tidak perlu diisikan klasifikasi ini.o : Opetating Activities. Tipe akun : Accounts Receivable, Other Current Asset, Other Asset, Accounts Payable, Other Current Liability. I : Investing Activities. Tipe akun: Fixed Asset. F : Financing Activities. Tipe akun: Long Term Liability dan Equity. Subtotal header Accounts: jika status akun adalah Header, maka sebaiknya field ini diisikan Y [yes], sebaliknya jika status akun adalah Detail, maka dikosongkan saja. 2.6.3. Import Accounts List Daftar akun yang sudah disusun di Microsoft Excel dan di simpan ke media Tab Delimited Text File, tahapan berikutnya adalah memasukkan daftar akun tersebut ke MYOB melalui Import Data. Langkah-Langkahnya sebagai berikut: Buka menu File Import Data Accounts Account Information 33 P a g e File Import Data Accounts Account Information Duplicate Records: pilih Update Existing Record, Klik Continue Pilihan Model: Import Account Cari nama file difolder dan direktori yang sudah disimpan sebelumnya, klik Open. Klik Match All, kemudian klik Import. 34 P a g e Mengambil Field [Kolom] Tabel yang akan Diimpor Menu Konfirmasi: Hasil Proses Impor Akun [Berhasil dan tidak Berhasil] Informasi record yang tidak berhasil di impor akan dibuatkan file oleh MYOB dengan nam file MYOBPLOG.TXT. File tersebut akan diletakkan bersamaan dengan letak folder tempat data MYOB berada. 35 P a g e Pesan Beberapa Proses Impor Akun yang tidak Berhasil dan Tidak Sempurna 2.7 Menentukan Preferensi Sistem MYOB Ada beberapa ketetapan dan kebijakan yang dipilih oleh suatu perusahaan untuk mengoperasikan MYOB. Beberapa preferensi tersebut bisa ditetapkan dari menu Setup Preferences. Pada Tab System: tidak ada pilihan khusus yang ditetapkan di preferensi ini. Preferensi MYOB System 36 P a g e Pada Tab Windows: hilangkan simbol mata uang ditampilkan jendela [Windows] MYOB dan hilangkan pilihan otomatis diperiksa jika terjadi kesalahan pengetikan sesuai dengan Bahasa Inggris. Preferensi MYOB Windows Pada Tab Reports & Forms: hilangkan simbol mata uang di setiap tampilan laporan MYOB dan cetakan voucher transaksi [jika di cetak]. Tetapkan agar selalu menampilkan customisation saat menampilkan sebuah laporan di MYOB. Preferensi MYOB Reports & Forms 37 P a g e Pada Tab Banking: hilangkan pilihan mengutamakan nama penerima cek daripada memo [keterangan] di transaksi pengelauran uang, dan tetapkan pemberian peringatan oleh MYOB jika terjadi nomor voucher [cheque] yang ganda. Preferensi MYOB - Banking Pada Tab Sales: tetapkan pilihan menampilkan nomor Invoice daripada menampilkan nomor PO customer, beri peringatan jika terdapat nomor faktur [invoice] yang ganda. Preferensi MYOB Sales 38 P a g e Pada Tab Sales Terms: untuk memberikan default termin pembayaran piutang dan kode pajak penjualan untuk setiap membuat data customer baru. o Payment id Due: pilih In a Given # of days. o Discount Days: batasan jumlah hari mendapat diskon. o Balance Due Days: jumlah hari jatuh tempo pembayaran. o % Disc. for early Payment: diskon jika membayar lebih awal. o % Monthly Charge for late Payment: denda bulanan jika telat. o Tax Code: N-T [kode baris Pajak saat penjualan] o Freight Tax Code: N-T [kode pajak saat menagih pengangkutan]. Sales Term Default pada Preferensi MYOB Pada Tab Purchases: tetapkan pilihan menampilkan nomor PO perusahaan daripada menampilkan no tagihan supplier, dan beri peringatan jika terdapat nomor pesanan pembelian yang ganda. 39 P a g e Preferensi MYOB Purchases Purchase Terms: untuk memberikan default termin pembayaran utang dan kode pajak pembelian untuk setiap membuat data supplier baru. o Payment id Due: pilih In a Given # of days. o Discount Days: batasan jumlah hari mendapat diskon. o Balance Due Days: jumlah hari jatuh tempo pembayaran. o % Disc. for early Payment: diskon jika membayar lebih awal. o Tax Code: N-T [kode baris Pajak saat penjualan] o Freight Tax Code: N-T [kode pajak saat ditagih pengangkutan]. Purchases Term Default pada Preferensi MYOB 40 P a g e Pada Tab Inventory: pilihan menggunakan harga pokok standard saat membuat transaksi pesanan pembelian atau penerimaan barang yang dipesan. Preferensi MYOB Inventory Pada Tab Security: pilihan penguncian penginputan transaksi sebelum tanggal tertentu. Preferensi MYOB Security User ID: nama pengguna bisa ditentukan dari preferensi ini. Klik tombol User ID s, dan klik New lalu ketik nama user [bisa nama anda sendiri]. Anda juga bisa membuat beberapa nama user lainnya dengan keterbatasan kewenangan yang sudah ditetapkan. 41 P a g e Membuat User Baru pada Data MYOB User ID dan Password Setelah selesai menentukan beberapa preferensi di atas. Selanjutnya, jendela Preference dapat ditutup dengan menekan tombol OK 2.8 Menyusun Kode Pajak Pertambahan Nilai Setiap perusahaan yang sudah menjadi Pengusaha Kena Pajak dan memiliki NPPKP [Nomor Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak] wajib memungut Pajak 42 P a g e Pertambahan Nilai kepada customernya setiap menjual barang atau jasa yang dikenakan tarif pajak sesuai dengan peraturan perpajakan yang berlaku. Umumnya tarif Pajak Pertambahan Nilai tersebut adalah 10% dari Jasa Kena Pajak [JKP] atau Barang Kena Pajak [BKP]. Supaya MYOB menghitung secara otomatis tarif pajak dan jurnal atas pajak tersebut, maka kita akan menentukan tarifnya dan link account [akun yang terkait] dengan jurnal atas pajak penjualan tersebut. Langkah-Langkah menentukan kode pajak sebagai berikut: a. Pilih menu Lists Tax Codes. Melihat Daftar Kode Pajak b. Terdapat beberapa kode pajak yang sudah disediakan oleh MYOB. Kode pajak yang tidak terpakai tersebut dapat dihapus seluruhnya dengan hanya menyisakan kode pajak N-T, serta Anda juga bisa membuat kode pajak sendiri sesuai dengan kebutuhan dan mengikuti peraturan perpajakan yang berlaku suatu saat nanti. c. Untuk menghapus kode pajak tersebut cukup mudah, yaitu klik [sorot] kode pajak yang akan dihapus, lalu klik tombol Edit [kiri atas menu utama] lalu klik sub menu Delete Tax Codes. d. Hapus semua kode pajak dan sisakan hanya tinggal kode pajak N-T saja. 43 P a g e Daftar Kode Pajak yang telah Dihapus e. Untuk membuat kode pajak baru, klik tombol New, lalu isikan informasi tentang kode pajak baru tersebut seperti: f. Kode Pajak, Nama Pajak, Tarif [Rate] dan link Account untuk PPN Keluaran [saat penjualan/sales] serta link account untuk PPN Masukan [saat pembelian/purchases]. Membuat Kode Pajak Baru <P10> 44 P a g e Daftar Kode Pajak yang telah Dibuat 2.9 Menentukan Linked Account dari Menu Setup MYOB disusun untuk membuat sistimatis suatu transaksi dalam pembuatan jurnalnya. Kita tidak perlu membuat jurnal secara manual untuk transaksi pembelian, penjualan, penerimaan pembayaran piutang dan pembayaran utang ke supplier. Transaksi yang sering diulang setiap hari sudah dibuat secara sistimatis supaya membuat jurnal otomatis untuk setiap transaksi tersebut. Supaya jurnal tersebut benar maka kita jura harus menentukan akun yang terhubung dengan transaksi tersebut juga secara otomatis. Contoh: Setiap transaksi pembelian kita akan selalu membuat jurnal: Persediaan xxx.xxx PPN Masukan xxx.xxx Utang Usaha - xxx.xxx Setiap transaksi penjualan kita akan selalu membuat jurnal: Piutang Usaha Penjualan PPN Keluaran Harga Pokok Penjualan Persediaan xxx.xxx xxx.xxx xxx.xxx xxx.xxx xxx.xxx Setiap transaksi pembayaran utang selalu membuat jurnal: Utang Usaha Kas/Bank xxx.xxx xxx.xxx Setiap ada transaksi penerimaan pembayaran dari pelanggan selalu di jurnal: Kas/Bank xxx.xxx 45 P a g e Piutang Usaha xxx.xxx Supaya MYOB bisa membuat jurnal otomatis untuk transaksi pembelian dan penjualan maka kita juga harus menentukan akun yang terkait [link] dengan transaksi pembelian dan penjualan tersebut, khususnya akun untuk Utang Usaha dan Piutang Usaha. MYOB membagi beberapa bagian akun yang terhubung dengan transaksi supaya bisa membuat jurnal otomatis. Link Account tersebut diletakkan di beberapa menu seperti: A. Menu Setup: Setup Linked Accounts 1] Accounts & Banking Linked Account: untuk menentukan akun penampung selisih [penyeimbang] akun saldo awal, laba ditahan dan laba tahun berjalan. Accounts & Banking Linked Accounts 2] Sales Linked Account: untuk menampung buku besar umum piutang, akun kas/bank untuk penjualan tunai, uang muka penjualan, potongan penjualan, 46 P a g e tagihan biaya angkutan, dan denda keterlambatan pembayaran piutang dari pelanggan. Sales Linked Accounts 3] Purchase Linked Account: untuk menampung buku besar umum utang usaha, kas/bank yang dikeluarkan saat terjadi pembelian tunai, akun utang sementara penerimaan barang sebelum ada tagihan, akun tagihan biaya angkut pembelian, uang muka pembelian, potongan pembelian, dan denda keterlambatan pembayaran utang. Purchases Linked Accounts 47 P a g e B. Menu Lists: 1] Tax Code Linked Account: untuk menampung akun PPN Keluaran [untuk transaksi penjualan/sales] dan akun PPN Masukan [untuk transaksi pembelian/purchases]. 2] Item Linked Account: untuk menampung akun persediaan barang [perpetual inventory], akun penjualan dan harga pokok penjualan. CHAPTER III MODUL CARD FILES Modul Card Files merupakan modul yang berada di urutan terakhir dalam menu Command Centre MYOB yang berfungsi untuk membuat daftar rincian orang-orang atau perusahaan yang pernah berhubungan dengan perusahaan. Fasilitas ini akan sangat membantu untuk menjalankan usaha, seperti melihat daftar orang, karyawan maupun perusahaan lainnya. Dari keseluruhan modul Command Centre [hanya modul Card File yang tidak mempengaruhi posisi keuangan perusahaan [tidak berakhir ke menu transaction journal]. 3.1 Mengelola File Kartu Pada saat memasukkan individu atau perusahaan dalam transaksi, maka secara otomatis nama individu atau perusahaan tersebut telah masuk pada daftar File Kartu perusahaan pada jendela Cards List. 3.1.1. Menyusun Daftar Rekanan Rekanan adalah partner kerja didalam berusaha seperti pemasok [suplier] yaitu yang menyediakan barang untuk kita jual kepada pelanggan [customer] yaitu orang/badan usaha yang membeli produk dan jasa yang kita jual. Daftar rekanan disusun dan dibuat pada MYOB dalam satu jendela [windows] yaitu melalui menu Lists Cards. Selain itu, dari menu utama dapat dibuka dari menu Command Centre ~ Card File ~ Card Lists. 48 P a g e 49 P a g e Card File Cards List Cards List Daftar Customer [Accounts Receivable] Klik Card File, pilih Customer New Kemudian, entri beberapa nama pelanggan sebagai berikut: a] PT. ABC b] CV. XYZ c] Mamin Cellular Daftar Supplier / Vendor [Accounts Payable] Klik Card File, pilih Supplier New Kemudian, entri beberapa nama supplier sebagai berikut: a] PT. DEF 50 P a g e Card Information [Customer, Supplier] 3.1.2. Menyusun Daftar Item Barang / Jasa Barang dan Jasa disebut sebagai Item di MYOB. Item ini dimaksudkan adalah satu kode yang dijual dan dibeli. Dijual di isian Enter Sales, dan dibeli di isian Enter Purchases. Daftar Item dapat dibuka melalui menu Lists Item [menu utama]. Selain itu, melalui menu Inventory ~ Item Lists [Command Centre]. 51 P a g e Lists Items [Inventory Items List] Membuat Item Baru [Barang Dagang]: Klik Tombol New di dalam tampilan jendela Item Lists Profile: isikan data barang yang dibeli dan dijual tersebut seperti: O Item Number : kode barang [maks 30 karakter] O Name : nama barang [maks 30 karakter] o I Buy this Item: aktifkan jika barang tersebut dibeli o I Sell this Item: aktifkan jika barang tersebut dijual o I Inventory this Item: aktifkan jika barang tersebut di stock o Cost of Sales Account: akun Harga Pokok Penjualan o Tracking Sales: akun Penjualan o Item Inventory: akun Persediaan Barang 52 P a g e Item Information Profile Item Buying Details o Standard Cost: harga pokok standar o Buying unit of Measure: satuan pembelian [PCS] o Tax Code when Bought: kode pajak saat dibeli [P10] Item Information Buying Details Selling Details o Base Selling Price: harga jual dasar o Selling unit of Measure: satuan unit penjualan [PCS] o Tax Code when Bought: kode pajak saat dijual [P10] Klik OK 53 P a g e Item Information Selling Details Profile: isikan data barang yang dibeli dan dijual tersebut seperti : o Item Number: kode asuransi o Name: nama asuransi o I Sell this Item: aktifkan pilihan ini karena akan ditampilkan di isian Enter Sales o Tracking Sales: akun Utang Asuransi Selling Details: isikan data barang yang dibeli dan dijual tersebut seperti : o Base Selling Price: kosongkan o Selling unit of Measuer: kosongkan o Tax Code when Sold: pilih P10 Klik OK Item Information Asuransi [Selling Details] 3.1.3. Mengedit dan Menghapus File Kartu Berikut ini langkah-langkah menghapus File Kartu MYOB: 1. Klik tombol, kemudian Klik Card List 54 P a g e 2. Untuk mengedit file kartu, Klik kemudian ganti jenis file kartu pada bagian Card Information. Setelah selesai mengubahnya, klik OK 3. Untuk menghapus salah satu file kartu, Kemudian Klik Kanan pada file kartu yang akan dihapus. 4. Klik Delete Card 3.2 Membuat Kartu Identifikasi Identifikasi [Identifiers] digunakan untuk kriteria dalam laporan-laporan dan formulir-formulir. Identifikasi dapat dilakukan sampai dengan 26 karakter, yaitu A ~ Z. Berikut ini langkah-langkah untuk membuat kartu identifikasi: 1. Pilih menu List Identifiers 2. Masukkan keterangan untuk identifikasi yang berhubungan dengan huruf-huruf alfabet yang dipilih 3. Klik OK 55 P a g e Membuat Identifiers 3.3 Mengelola Kontak Bisnis Perusahaan Perusahaan pada prinsipnya akan selalu berhubungan dengan rekan atau relasi pada saat melakukan beberapa transaksi perusahaan. Rekan atau relasi yang sering berhubungan dengan perusahaan dapat dibuatkan daftar kontak, sehingga dapat memudahkan untuk menghubungi maupun melihat data dari rekan atau relasi tersebut. Fasilitas ini disebut dengan Contact Log. 3.3.1. Membuat Kontak Berikut ini langkah-langkah untuk membuat daftar kontak baru: 1. Klik Contact Log pada Modul Card File 56 P a g e 2. Klik tombol dropdown Name, pilih nama kontak yang akan dihubungi, kemudian Klik Use Card. Memilih Nama Rekanan / Relasi 3. Klik New untuk membuat kontak baru. Isikan data-data kontak: o Name: nama kontak yang dihubungi o Date: tanggal kontak o Notes: keterangan singkat tentang diadakannya kontak o Elapses Time: lama terjadinya kontak [durasi] o Recontact Date: tanggal kontak kembali 4. Klik Record Isian Kontak Baru 57 P a g e 3.3.2. Menghapus Kontak Berikut ini langkah-langkah untuk menghapus daftar kontak yang sudah tidak digunakan: 1. Klik Contact Log pada Modul Card File 2. Pilih nama kontak yang akan dihapus catatan kontaknya dengan meng-klik dropdown Name. 3. Klik Edit pada jendela View Contact Log 4. Klik menu Edit Delete Contact CHAPTER IV SETUP OPENING BALANCES Setelah menyiapkan data awal, seperti daftar akun, daftar item, daftar rekenan, daftar pajak, preferensi dan lainnya. Tahapan selanjutnya adalah memasukkan neraca saldo awal bawaan dari data periode sebelumnya ke dalam MYOB. Saldo awal ini tidak hanya sebatas memindahkan neraca saldo per tanggal 31 Desember saja, tetapi juga memasukkan perincian [Sub Ledger] dari buku besar umum [Ledger]. 4.1 Setup Account Opening Balance Jika suatu perusahaan yang akan menggunakan MYOB AccountRight Premier v19 memiliki laporan neraca saldo, maka data tersebut harus dipindahkan ke dalam Account Opening Balance, dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Pilih menu Setup Balances Account Opening Balances Account Opening Balances 2. Saldo awal yang bernilai Minus diketik dengan tanda [-], misalnya untuk perkiraan Akumulasi Penyusutan, Potongan, Retur dan Prive. 3. Masukkan nilai minus jika akun yang ada di neraca saldo, tidak berada dalam posisi normal. Adapun daftar posisi normal dari tiap kelompok akun adalah sebagai berikut: Nama Akun Aset Kewajiban Modal Pendapatan Beban Posisi Normal Debet Kredit Kredit Kredit Debet 58 P a g e 59 P a g e Catatan: Tampilan: Account Opening Balance Mengisikan saldo awal cukup mengetikkan angka saldonya di setiap baris akun yang bersangkutan Amount Left to be allocated = harus NOL 60 P a g e Contoh: Opening Balance [01/01/2015] 4.2 Setup Costumer Balance Setup Customer Balance digunakan untuk men-track saldo Piutang dari pelanggan. Saldo awal piutang merupakan kumpulan piutang dari beberapa pelanggan yang berasal dari penjualan barang ataupun jasa pada periode berikutnya yang belum 61 P a g e dilunasi sampai dengan periode penyusunan laporan keuangan. Saldo dari tiap Supplier akan dikelola sehingga nanti total jumlah piutang tiap Supplier akan berjumlah sesuai dengan saldo piutang yang ada pada neraca saldo. 4.2.1. Saldo Awal Piutang Usaha Neraca saldo yang disajikan atas piutang usaha berjumlah Rp161.500.000,- [Halaman 60], dengan rincian daftar saldo sebagai berikut: PT ABC Rp77.000.000,- CV XYZ Rp49.500.000,- Mamin Cellular Rp34.650.000,- Nilai saldo awal piutang di atas dapat dimasukkan dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Pilih menu Setup Balances Costumer Balances Account Costumer Balances 62 P a g e 2. Pilih rekanan / pelanggan perusahaan yang akan diinput [Contoh: PT ABC] 3. Klik Add Sale, kemudian isikan data saldo awal per pelanggan per faktur, sesuaikan tanggalnya. Kemudian, klik Record 4. Lakukan Langkah yang sama untuk pelanggan yang lain. Isian Saldo Awal Piutang per Pelanggan [Customer] Customer Balance yang telah terisi saldo awal 5. Setelah jumlah invoice yang masih outstanding telah sama dengan saldo Account Receivables di neraca, maka akan muncul notifikasi sebagai berikut: 63 P a g e Notifikasi Costumer Balances [sesuai dengan Account Receivables] 6. Diakhir dengan meng-klik Close 4.2.2. Laporan Daftar Umur Piutang Berikut ini langkah-langkah untuk melihat daftar kolektibilitas piutang usaha: 1. Pilih menu Reports Index to Reports 2. Klik pada pilihan Tab Sales, kemudian pilih Receivables Reconciliation Detail 64 P a g e 3. Klik Display, kemudian tentukan periode cut-off melalui Tab Advance Filters, dan isikan periode Receivables as of: 31/12/2014 [31 Desember 2014] 4. Klik Display Laporan Daftar Umur Piutang atas Saldo Awal Piutang Usaha 4.3 Setup Inventory Balance 4.3.1. Saldo Awal Persediaan Barang Dagang Neraca saldo yang disajikan pada persediaan barang dagang berjumlah Rp191.650.000,- [Halaman 60]. Nilai ini merupakan kumpulan dari beberapa jenis 65 P a g e barang dan masing-masing kuantitas serta harga pokok barang yang bersangkutan. Dalam prakteknya dari beberapa jenis item ini, dapat menjadi puluhan jenis item, bahkan ratusan hingga ribuan jenis item. Rincian barang tersebut dimasukkan dari menu Adjust Inventory pada MYOB. Jumlah nilai dari semua harga pokok barang harus sama dengan nilai yang disajikan di dalam Neraca, dengan rincian: P1 ,- P2 ,- P3 ,- = Rp61.650.000,- = Rp75.600.000,- = Rp54.400.000,- Rincian barang di atas dapat dimasukkan dengan langkah-langkah: 1. Buka menu Command Centre, klik Inventory Adjust Inventory Inventory Journal Number: ter-default otomatis oleh MYOB 2. Date: tanggal saldo awal [1 Januari 2015] 3. Memo: keterangan saldo awal yang muncul di buku besar 4. Item Number: tekan enter, lalu pilih kode barang 5. Quantity: isikan kuantitas barang [saldo awal] 6. Unit Cost: isikan harga pokok per unit untuk setiap barang 7. Amount: otomatis diisikan dari perkalian quantity x unit cost 8. Account: tekan enter, pilih akun buku besar persediaan barang 9. Memo: isikan detail keterangan tambahan di setiap barang 10. Record: tombol untuk memposting transaksi ke buku besar. Adjust Inventory Opening Balance Inventory 66 P a g e Catatan: Tombol Ctrl-R pada keyboard digunakan untuk melihat efek jurnal dari transaksi Adjust Inventory ini. Jurnal Otomatis atas Adjust Inventory [Opening Balance] 4.3.2. Laporan Daftar Persediaan Barang Dagang Berikut ini langkah-langkah untuk melihat daftar persediaan barang dagang: 1. Pilih menu Reports Index to Reports 2. Klik pada pilihan Tab Inventory, kemudian pilih Items Inventory Value Reconciliation 3. Klik Display, kemudian tentukan periode cut-off melalui Tab Advance Filters, dan isikan as of: 01/01/2015 [1 Januari 2015]. 4. Kemudian, klik Tab Report Fields, berikan tanda centang [ ] pada isian Average Cost 67 P a g e 5. Klik Display Reports Inventory Inventory Value Reconciliation Tampilan Laporan Stock Barang 4.4 Setup Supplier Balance 4.4.1. Saldo Awal Utang Usaha Neraca saldo yang disajikan pada utang usaha berjumlah Rp73.000.000,- [Halaman 60]. Angka tersebut merupakan saldo utang kepada para supplier. Kebetulan di dalam contoh kasus ini hanya memiliki satu supplier utama yang memasok barang yang dijualnya ke pelanggan, yaitu PT. DEF agar dapat digunakan untuk mencatat histori pembelian sebelum periode pembukuan awal periode [convertion month]. Saldo awal utang dapat dimasukkan dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Pilih menu Setup Balances Supplier Balances 68 P a g e Account Supplier Balances Pilih rekanan / supplier perusahaan yang akan diinput [Contoh: PT DEF] 2. Klik Add Purchases, kemudian isikan data saldo awal per supplier per faktur, sesuaikan tanggalnya. Klik Record 3. Lakukan Langkah yang sama untuk supplier yang lain. Isian Saldo Awal Utang per Pemasok [Supplier] 69 P a g e Supplier Balance yang telah Terisi 4. Setelah jumlah invoice yang masih outstanding telah sama dengan saldo Account Payables di neraca, maka akan muncul notifikasi sebagai berikut: Notifikasi Supplier Balances [sesuai dengan Account Payables] 5. Diakhir dengan meng-klik Close 4.4.2. Laporan Daftar Umur Utang Berikut ini langkah-langkah untuk melihat daftar umur utang usaha: 1. Pilih menu Reports Index to Reports 2. Klik pada pilihan Tab Purchases, kemudian pilih Payables Reconciliation Detail 70 P a g e 3. Klik Display, kemudian tentukan periode cut-off melalui Tab Advance Filters, dan isikan periode Payables as of: 31/12/2014 [31 Desember 2014] 4. Klik Display Laporan Rekonsiliasi Utang [Daftar Umur Utang] 4.5 Setup Piutang Karyawan Piutang karyawan bukanlah bagian dari Piutang Usaha yang berasal dari transaksi penjualan. Piutang Karyawan dapat dikelompokkan sebagai bagian dari piutang lain- 71 P a g e lain. Jika perusahaan menginginkan perincian dari saldo piutang per masing-masing karyawan, maka dapat menggunakan fasilitas perincian transaksi pada List Job. Sebenarnya pengelompokkan piutang karyawan sebagai bagian dari pekerjaan yang digunakan untuk mengelompokkan histori masing-masing karyawan sesuai dengan histori masing-masing pekerjaan. 4.5.1. Membuat Daftar Job untuk Setiap Karyawan 1. Pilih menu List Job 2. Klik pada pilihan Tab New, kemudian isikan nama-nama karyawan di dalam Job List seperti berikut ini: 3. Klik OK Mengelompokan Piutang Karyawan via Job Lists 4.5.2. Saldo Awal Piutang Karyawan Neraca saldo yang disajikan atas piutang karyawan berjumlah Rp500.000,- [Halaman 60], dengan rincian masing-masing karyawan sebagai berikut: 72 P a g e Ridwan Haru Rp150.000,- Willi Hastono Rp350.000,- Nilai saldo awal piutang karyawan di atas dapat dimasukkan dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Buka menu Accounts dari Command Centre 2. Klik Record Journal Entry 3. Isikan jurnal untuk me-reklasifikasi piutang karyawan secara global ke masingmasing karyawan: 4. Klik Record Mengisikan Saldo Awal Piutang Karyawan masing-masing Job List 4.5.3. Laporan Daftar Piutang Karyawan Berikut ini langkah-langkah untuk melihat daftar piutang karyawan: 1. Pilih menu Reports Index to Reports 2. Klik pada pilihan Tab Accounts, kemudian pilih Jobs Activity Summary 73 P a g e 3. Klik Display, kemudian tentukan kode akun terlebih dahulu pada pilihan Account <1-1105> dan tentukan periode cut-off melalui Tab Advance Filters, dan isikan Date From: 31/12/2014 [31 Desember 2014] 4. Pilih Tab Finishing, berikan tanda centang [ ] pada isian Include Balance Sheet Account 5. Klik Display Laporan Saldo Piutang Karyawan via Job Activity Summary 74 P a g e Laporan Rekonsiliasi Piutang Karyawan [Daftar Umur Piutang Karyawan] 4.6 Setup Opening Balance Tahun Lalu Laporan perbandingan atas laporan Neraca tahun ini [current year] dengan tahun lalu, berfungsi untuk menyajikan laporan arus kas setahun penuh. Laporan arus kas yang disajikan oleh MYOB menggunakan metode Tidak Langsung [Indirect Methods]. Metode Tidak langsung pada laporan arus kas ini digunakan untuk membandingkan saldo akun neraca tahun lalu dengan saldo akun neraca tahun yang bersangkutan. Adapun saldo awal tahun lalu dapat dimasukkan dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Buka menu Accounts dari Command Centre 2. Klik Accounts List, kemudian pilih akun Detail [kelompok neraca] yang memiliki histori saldo tahun sebelumnya [2014] 3. Pilih Tab History, isikan angka saldo tahun lalu di periode 13 di kolom Last FY 2014. 75 P a g e Mengisikan Saldo Akun [History Tahun Lalu] 4.6.1. Laporan Neraca Tahun Lalu Berikut ini langkah-langkah untuk menyajikan laporan neraca: 1. Pilih menu Reports Index to Reports 2. Klik pada pilihan Tab Accounts, kemudian pilih Balance Sheet Standard Balance Sheet 76 P a g e 3. Klik Display, kemudian tentukan cut-off tahun buku melalui Tab Advance Filters, dan isikan Select Period: 13 th As of: 31/12/2014 [31 Desember 2014], Financial Year: Last Year [FY 2014] 4. Klik Display Menampilkan Laporan Neraca Tahun Lalu Laporan Neraca Akhir Tahun 2014 [Last Year] 77 P a g e 4.6.2. Neraca Perbandingan Tahun Lalu Berikut ini langkah-langkah untuk menyajikan laporan neraca: 1. Pilih menu Reports Index to Reports 2. Klik pada pilihan Tab Accounts, kemudian pilih Balance Sheet Last Year Analysis 3. Klik Display, kemudian pilih Tab Advance Filters, dan isikan Select Period: 13 th 4. Klik Display 78 P a g e Laporan Neraca Perbandingan dengan Tahun Lalu CHAPTER V MODUL BANKING Modul Banking merupakan modul yang berada di kedua pertama dalam menu Command Centre MYOB yang berfungsi untuk mencatat penerimaan dan pengeluaran kas secara tunai dengan menggunakan cek. Untuk transaksi yang bersifat non-tunai tidak diperbolehkan dilakukan pencatatan menggunakan modul ini. Modul ini menyediakan beberapa fitur-fitur yang tertuang pada Modul Banking sebagai berikut: Spend Money; digunakan untuk mencatat pengeluaran kas. Receive Money; digunakan untuk mencatat penerimaan kas. Bank Register; digunakan untuk mengetahui pencatatan bank. Reconcile Bank; digunakan untuk melihat dan merekonsiliasi akun. Print Cheque; digunakan untuk mencetak cek keluar. Print/Email Remittance Advices; digunakan untuk mencetak atau mengirim remiten [pengeluaran kas]. Prepare Bank Deposit; digunakan untuk menyimpan transaksi penerimaan melalui cek. Prepare Electronic Payments; digunakan untuk menyimpan transaksi yang berhubungan dengan pembayaran. Transaction Journal; digunakan untuk melihat hasil transaksi yang telah dibuat. 5.1. Mencatat Cek Keluar Jika ada transaksi pengeluaran kas dengan cek dari perusahaan. MYOB AccountRight Premier v19 menyediakan fasilitas Spend Money pada Modul Banking untuk mencatat transaksi pengeluaran. Di samping itu, cek pembayaran dapat dicatat tidak hanya untuk akun-akun bank saja, tetapi juga dari akun lainnya asalkan akun tersebut telah ditetapkan sebagai akun bertipe Detail Cheque. 79 P a g e 80 P a g e Contoh: 03-Jan-2015: Pembayaran Gaji bulan Desember 2014 sebesar Rp23.500.000,- dengan rincian: Divisi Sales & Marketing sebesar Rp7.000.000,- Divisi General & Administrative sebesar Rp16.150.000,- Potongan PPh 21 sebesar Rp375.000,- Untuk mencatat transaksi tersebut di atas, dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Buka menu Command Centre, klik Spend Money Pay from Account 2. Pilih akun penarikan dana cek yang bersangkutan dengan menekan tombol dropdown 3. Bagian Balance akan menampilkan posisi saldo akun sehingga dapat dipastikan bahwa nilai nominal tersebut masih mencukupi, pilih Cash in Bank. Kemudian, centang Tax Inclusive, jika transaksi tersebut mempunyai nilai pajak 4. Hubungan cek ini dengan file kartu pada bagian Card. Bagian Card ini bersifat opsional, tetapi jika diisi maka secara otomatis bagian Payee [penerima uang] juga sama dengan isi Card 5. Cheque Number: Masukkan No.Voucher pengeluaran, <Ketik 01/BKK> 6. Date: 03/01/2015, tekan spasi pada keyboard sehingga akan menampilkan kalender 7. Amount: isikan jumlahnya, <23.125.000>, Memo: ketik keterangan transaksi <Bayar gaji bulan Desember 2014> 8. Payee: ketik <Bagian Gaji dan Upah> 81 P a g e 9. Acct #: pilih akun yang sesuai <6-1100; 6-2100>, Amount: isikan angka setiap akun yang dibayarkan <7.000.000 untuk Divisi Sales & Marketing; 16.500.000 untuk Divisi General & Administrative> kemudian ; dan pilih akun <2-1105> untuk potongan PPh 21 dan isikan angka <-375.000> 10. Job: jika ingin transaksi ini dibebankan dengan Job 11. Memo: ketik keterangan tambahan selain Memo yang di atas Pembuatan Cek Keluar 12. Tekan Ctrl-R, untuk menampilkan jurnal, kemudian klik Record> Jurnal Otomatis atas Spend Money [Banking] 82 P a g e 5.2. Mencatat Cek Masuk Selain mencatat cek keluar, MYOB AccountRight Premier v19 menyediakan fasilitas Receive Money pada Modul Banking untuk mencatat transaksi penerimaan. Contoh: 18-Jan-2015: Diterima pembayaran pinjaman dari karyawan ke Kas atas nama Willi Hastono sebesar Rp150.000,- Untuk mencatat transaksi tersebut di atas, dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Buka menu Command Centre, klik Receive Money Deposit to Account 2. Pilih akun yang berpengaruh pada debit dan menampung cek masuk dengan menekan tombol dropdown 3. ID#: Masukkan No.Voucher penerimaan, <Ketik 01/BKM> 4. Date: 18/01/2015, tekan spasi pada keyboard sehingga akan menampilkan kalender 5. Amount Received: isikan jumlahnya, <150.000>, Memo: ketik keterangan transaksi <Pembayaran pinjaman karyawan a.n. Willi Hastono> 6. Acct #: pilih akun yang sesuai <1-1105>, Amount: isikan angka setiap akun yang dibayarkan <150.000> 7. Job: isikan kode Job atas karyawan tersebut [Net-002] 8. Memo: ketik keterangan tambahan <Piutang Willi> 83 P a g e Pembuatan Cek Masuk 9. Tekan Ctrl-R, untuk menampilkan jurnal, kemudian klik Record> Jurnal Otomatis atas Receive Money [Banking] 5.3. Merekonsiliasi Akun Selain mencatat cek masuk dan cek keluar, MYOB AccountRight Premier v19 menyediakan fasilitas Reconcile Account pada Modul Banking untuk merekonsiliasi antara catatan bank dengan catatan perusahaan melalui rekonsiliasi akun. 84 P a g e Contoh: 18-Jan-2015: Diterima pembayaran pinjaman dari karyawan ke Kas atas nama Willi Hastono sebesar Rp150.000,- Untuk merekonsiliasi akun di atas, dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Buka menu Command Centre, klik Reconcile Accounts 2. Pilih nama akun yang akan direkonsiliasi dengan menekan tombol dropdown 3. Bank Statement Date: Tentukan batas akhir tanggal transaksi yang akan direkonsiliasi. Pada bagian Last Reconciled Date dapat menampilkan tanggal terakhir transaksi yang sudah direkonsiliasi 4. New Statement Balance: Masukkan saldo akhir rekening koran, nilai tersebut telah dinyatakan dengan benar ketika sudah dikliring oleh bank 5. Klik anak panah putih pada transaksi yang akan direkonsiliasi sehingga terpasang tanda centang [ ] atau tekan tombol untuk menandai semua transaksi yang akan direkonsiliasi 6. Klik Reconcile 85 P a g e Rekonsiliasi Akun 7. Selanjutnya akan ditampilkan kotak konfirmasi rekonsilias dari MYOB, kemudian klik Reconcile> Konfirmasi Rekonsiliasi Akun 5.4. Mengelola Cek Keluar dan Cek Masuk 5.4.1. Mencetak Cek MYOB AccountRight Premier v19 menyediakan fasilitas Print Cheque pada Modul Banking untuk mencetak semua cek yang telah keluar dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Buka menu Command Centre, klik Banking Print Cheque 2. Klik OK 3. Pilih Tab Advanced Filters untuk melakukan penyaringan cek yang akan dicetak 86 P a g e Advanced Filters Select from List 4. Selected Bank Accounts: pilih <1-1101, Cash In Bank> 5. Cheque Type: All; untuk mencetak semua jenis cek Reguler; untuk mencetak cek yang dinputkan melalui Spend Money dalam Modul Banking Payable; untuk mencetak cek yang dinputkan melalui Pay Bills dalam Modul Purchases Refund; untuk mencetak cek yang dinputkan melalui Returns & Credits dalam Modul Sales Pay Cheque; untuk mencetak cek yang dinputkan melalui Receive Payments dalam Modul Sales atau Process Payroll dalam Modul Payroll 6. Number of First Cheque in Printer: ketik nomor pertama cek 1 7. Unprint Cheque Only: tekan tombol jika hanya mencetak cek-cek yang belum tercetak 8. Cheque Date from: masukkan interval tanggal tertentu dituliskannya cek, jika ingin mencetak cek berdasarkan tanggal cek. Misalnya: <03/01/2015 s.d. 31/01/2015> 9. Cheque Numbers Between... and: masukkan interval nomor cek tertentu jika ingin mencetak cek berdasarkan nomor cek. 87 P a g e Advanced Filters 10. Klik OK untuk melihat hasil penyaringan dari cek yang akan dicetak 11. Klik Print> Hasil Penyaringan Cek 5.4.2. Mencetak dan Mengirim Cek Keluar Selain memiliki fasilitas mencetak cek, MYOB AccountRight Premier v19 menyediakan fasilitas mengirim cek keluar melalui Print Remittance Advices pada Modul Banking. Berikut ini langkah-langkah mencetak atau mengirim email cek keluar: 1. Buka menu Command Centre, klik Banking Print/Email Remittance Advices 88 P a g e 2. Klik OK 3. Pilih Tab To Be Printed 4. Klik tombol untuk memilih transaksi keluar yang akan dicetak 5. Pilih Tab To Be Emailed 6. Pilih Tab Advanced Filters klik OK Review Remittance To Be Printed Konfirmasi To Be Emailed 7. Selected Bank Accounts: pilih <1-1101, Cash In Bank> 8. Pilih All Cards 9. Non-Aktifkan tombol Unprint or Unsent Remittance Advices Only 10. Aktifkan Payments Date from: masukkan kembali interval tanggal cek keluar tertentu. Misalnya: <03/01/2015 s.d. 31/01/2015> 89 P a g e Advanced Filters 11. Klik OK untuk melihat hasil penyaringan dari cek keluar yang akan diemail Review Remittance To Be Emailed 12. Email Address: masukkan alamat email tujuan 13. Klik tombol untuk memilih cek keluar yang akan diemail 14. Klik Send Email> 90 P a g e 5.5. Menggunakan Prepare Bank Deposit MYOB AccountRight Premier v19 menyediakan fasilitas Prepare Bank Deposit pada Modul Banking untuk melakukan proses penerimaan kas dari pendapatan maupun pembayaran pelanggan. Proses ini terjadi pada saat pencatatan penerimaan pada Receive Money. Untuk melakukan penerimaan kas melalui Prepare Bank Deposit, dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Buka menu Command Centre, klik Prepare Bank Deposit 2. Pilih nama akun penerimaan cek yang bersangkutan dengan menekan tombol dropdown Deposit to Account 3. Select Receipts by: pilih <All Method> 4. ID#: masukkan No.Transaksi, <Ketik BD_01> 5. Date: 31/01/2015, tekan spasi pada keyboard sehingga akan menampilkan kalender 6. Memo: ketik keterangan singkat <Bank Deposit> 7. Klik tombol pada Kolom Deposit yang menunjukkan bahwa transaksi itu akan segera diproses 91 P a g e 8. Klik Record> Prepare Bank Deposit To Be Emailed 9. Hasil dari Prepare Bank Deposit dapat dilihat pada menu Command Centre, klik Transaction Journal ~ pilih Tab Receipts Transaction Journal Receipts 5.6. Menggunakan Bank Register MYOB AccountRight Premier v19 menyediakan fasilitas Bank Register pada Modul Banking untuk melihat atau mengetahui pencatatan bank. Fasilitas ini juga dapat mencatat berbagai transaksi seperti cek, deposito, pembayaran kepada pemasok, pembayaran dari pelanggan, penjualan dan pembelian. 92 P a g e Untuk melihat hasil pencatatan transaksi pada Bank Register, dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Buka menu Command Centre, klik Bank Register 2. Tentukan akun yang berpengaruh pada kas pada bagian Account, pilih <1-1101 Cash in Bank> 3. Date From... to: pilih <01/01/2015 to 31/01/2015> Tampilan: Transaksi pada Bank Register 4. Type: masukkan jenis transaksi yang akan dibuat, dengan ketentuan: 93 P a g e Jika memilih Pay Bills, Spend Money atau Enter Purchase, masukkan nomor cek pada bagian Cheque No. Jika memilih Receive Payments, Receive Money atau Enter Sales, masukkan nomor transaksi pada bagian ID# 5. Date: 31/01/2015, tekan spasi pada keyboard sehingga akan menampilkan kalender 6. Memo: ketik keterangan singkat <Bank Deposit> 7. Klik tombol pada Kolom Deposit yang menunjukkan bahwa transaksi itu akan segera diproses 8. Klik Record> Prepare Bank Deposit To Be Emailed 9. Hasil dari Prepare Bank Deposit dapat dilihat pada menu Command Centre, klik Transaction Journal ~ pilih Tab Receipts Transaction Journal Receipts CHAPTER VI MODUL TIME BILLING Modul Time Billing hanya terdapat pada MYOB AccountRight Plus atau MYOB Premier. Modul ini fungsinya hampir sama dengan Modul Sales, yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan jasa yng tercatat dalam activities list. Activities list juga memiliki sifat yang hampir sama dengan item list [daftar item] pada Modul Inventory. Activities List adalah sebuah daftar [item] yang ditawarkan pada pelanggan, dipakai dalam satuan pemakaian tertentu dengan biaya tertentu, kemudian nantinya dijual kepada pelanggan dan dapat digunakan untuk pemakaian sendiri. Modul Sales menyediakan satu layout [type] penjualan dengan pilihan Time Billing. Pilihan tersebut dapat digunakan untuk memilih activities list yang telah diisikan pada modul Time Billing. 6.1. Activities List Activites list adalah suatu daftar jasa / layanan yang akan dijual pada pelanggan atau akan dipakai oleh perusahaan sendiri dengan sistem perhitungan pembayaran per jam atau per satuan tertentu. A. Type, Status dan Rate a] Tipe dalam pembuatan Activities List dibagi dua, yaitu : Hourly; dasar perhitungan ditetapkan per satuan jam. Non-Hourly; dasar perhitungan selain hourly atau dengan kata lain perhitungan ditetapkan per satuan hari, lembar, borongan, malam, dan per satuan lainnya. b] Status activity list dibagi dua, yaitu: Chargeable: jumlah perhitungan dapat ditagihkan ke pelanggan [invoice]. Non-Chargeable; untuk keperluan intern [tidak ditagihkan kepada pelanggan]. c] Rate adalah dasar perhitungan per satuan yang dipilih. Ada tiga pilihan, yaitu: Use Employee Billing Rate: dasar penagihan jumlah dan satuan/unit ditetapkan oleh personal / employee yang mengerjakan suatu proyek. 94 P a g e 95 P a g e Use Customer Billing Rate: tarif atas kesepakatan dengan pelanggan. Use Activity Rate: tarif berlaku untuk umum per satuan yang ditetapkan. Daftar aktivitas disusun dan dibuat pada MYOB dalam satu jendela [windows] yaitu melalui menu Lists Activites. Selain itu, dari menu utama dapat juga dibuka dari menu Command Centre Time Billing ~ Activities List. Activity List Berikut ini langkah-langkah untuk menginput activity list: 1. Klik Tab New dari menu Activity List 2. Isikan data activity information pada Tab Profile: Kode Nama Aktivitas Type Status Rate TB-01 Jasa konsultasi pemasaran Hourly Chargable Activity @Rp500.000,- / jam TB-02 Jasa pencetakan brosur non-hourly Chargable Lembar @Rp1.000,- / lembar TB-03 Jasa fotocopi Company-Profile - Non-Chargable Lembar - TB-04 Jasa sewa proyektor non-hourly Chargable Activity @Rp300.000,- / hari [Semua Activities List dikenakan PPN, dan sesuaikan jenis pendapatan dengan nama Activities List masing-masing] Pada Tab Profile: Activity ID: kode aktivitas [TB-01] Activity Name: nama aktivitas [Jasa konsultasi keuangan] Description: penjelasan aktivitas [Jasa konsultasi @Rp500.000,- / jam] o Type: pilih <Hourly> o Status: pilih <Chargable> 96 P a g e o Rate: pilih <Use Activity Rate> Activity Rate: Masukkan tarif dasar per satuan <500.000> [tidak termasuk pajak] Income Amount: untuk menampung akun penerimaan <4-2000 Services>. Tax Code: P10 [kode baris Pajak saat penjualan] 3. Klik OK Activity Information Profile Activity [Lakukan Langkah yang sama untuk menginput daftar aktivitas yang lain] Activity List 4. Jika pencatatan selesai klik tombol Close untuk menutup kotak dialog activitites list. 97 P a g e B. Pembulatan Jam; jika menggunakan perhitungan jam maka mungkin dalam pelaksanaannya tidak tepat satu jam, bisa kurang dan bisa lebih sedikit dari satu jam. Pembulatan jam dapat digunakan untuk menentukan apakah sisa waktu tersebut akan dibulatkan ke atas atau ke bawah dengan cara: 1. Pilih menu Setup Preferences 2. Pada Tab System: tetapkan kategori tracking; cek for time billing, enter time in special. MYOB memberikan [6] enam jenis pembulatan mulai dari setiap 1,6,10, 12,15 dan 30 menit. 3. Berikan tanda centang [ ] pada isian Round Timer-Calculated time, pilih up to next billing unit, dengan kriteria: [1] sistem pembulatan dibulatkan ke atas [up to next], [2] sistem pembulatan dihilangkan [down to previous], atau [3] sistem paling dekat [to nearest] dengan perhitungan kurang dari setengah dijadikan up to previous dan jika setengah atau lebih dijadikan sebagai up to next. Sistem Pembulatan Jam 4. Klik OK untuk menyimpan pengaturan sekaligus menutup kotak dialog Preferences. 98 P a g e 6.2. Enter Activity Slip Enter Activity Slip adalah suatu daftar untuk mencatat aktivitas penjualan jasa sekaligus memberikan penagihan secara manual melalui Modul Sales dengan layout time billing Selain itum enter activity slip dapat melakukan aktivitas penjualan jasa dengan perhitungan otomatis pada activity slip, kemudian melakukan penagihan prepare time billing invoice secara bersama atau satu per satu. Contoh: 12-Feb-2015: PT. ABC mengutus Lala untuk mengadakan perjanjian dengan perusahaan atas jasa konsultasi pemasaran untuk me-launching produknya dari pukul 14:00 s.d. 17:50, dengan penanggung jawab Ridwan Haru secara tunai. Di samping itu, PT. ABC meminta layanan tambahan untuk: 1. Jasa pencetakan brosur untuk keperluan eksternal sebanyak 500 buah. 2. Jasa fotocopi untuk company-profile perusahaan sebanyak 10 set. 3. Jasa penyewaan 4 unit proyektor. Berikut ini langkah-langkah untuk menginput activity slip: 1. Buka menu Command Centre, klik Time Billing Enter Activity Slip 2. Isikan data activity slip sebagai berikut: Employee: pilih <Lala> Slip ID#: Masukkan No. Slip ID, <Ketik AS000001> Date: 12/02/2015, tekan spasi pada keyboard sehingga akan menampilkan kalender Costumer: pilih <PT. ABC> Activity: pilih <TB-01> Job: isikan kode Job atas karyawan / penanggungjawab kegiatan tersebut <IS-001 Ridwan Haru> Notes: ketik keterangan tambahan <Launching Produk> Start Time & Stop Time : Tanggal dimulai perhitungan unit per satuan jam, isikan waktu billing-nya <14:00 s.d. 17:50>, atau Klik, maka secara otomatis akan diisikan jam pada sistem komputer kita. Elapsed Time: secara otomatis diisi oleh sistem sebesar selisih antara Start dan Stop Time. 99 P a g e Hour: menghitung otomatis antara Elapsed Time dibagi dengan 12 Minute Billing Unit sehingga menghasilkan 20 unit. Rate 500.000 adalah tarif per jam dengan pembagian setiap 12 menit sekali. [Berarti 1 unit adalah 1 / 5 jam [60/12] dengan tarif 500.000 dibagi 5 = 100.000 x 20 unit. Jadi yang ditagih Rp100.000 x 20 Unit = Rp2.000.000,-] 3. Klik Record untuk menyimpan Activity List. Membuat Activity List [Lakukan Langkah yang sama untuk menginput activity list yang lain] Activity Slip 5. Jika pencatatan selesai klik tombol Close untuk menutup kotak dialog activity slip. 100 P a g e 6.3. Prepare Time Billing Invoice Prepare Time Billing digunakan untuk proses pengambilan data dari Activity Slip, dipilih beberapa slip yang sudah selesai dikerjakan dan siap untuk dikirim tagihan [Invoice]. Contoh: 19-Feb-2015: Perusahaan mengirimkan tagihan kepada PT. ABC untuk dibayar atas jasa konsultasi pemasaran dan aktivitas tambahan lainnya. Berikut ini langkah-langkah untuk mempersiapkan tagihan time billing: 1. Buka menu Command Centre, klik Time Billing Prepare Time Billing Invoice 2. Pilih Activity Slip yang akan dijadikan Invoice: <PT. ABC> Time Billing Costumers Klik OK, sehingga akan ditampilkan form Prepare Time Billing Invoice 3. Pada Tab Work in Progress: tetapkan kategori Costumer, pilih <Lala> 4. Isikan jumlah Bill yang akan ditagihkan, kemudian klik tombol Prepare Invoice 101 P a g e Work in Progress 5. Setelah muncul Form Invoice, maka periksa: Terms : COD Date: isikan tanggal transaksi <19/02/2015>, tekan spasi pada keyboard sehingga akan menampilkan kalender Salesperson: pilih <Lala> Jornal Memo: isikan <Pendapatan Jasa Konsultasi Pemasaran> Paid Today: isikan jumlah Bill yang akan ditagihkan <4.070.000> Payment Method: pilih <Cash> 6. Klik Record, untuk menyimpan transaksi Membuat New Time Billing 102 P a g e 6.4. Laporan Daftar Time-Billing Berikut ini langkah-langkah untuk melihat daftar time billing: 1. Pilih menu Reports Index to Reports 2. Klik pada pilihan Tab Time Billing, kemudian pilih Activity Slip Detail Menampilkan Laporan Time Billing 3. Klik Costumize, kemudian berikan tanda centang [ ] pada pilihan Activities. 4. Tentukan periode laporan melalui Tab Advance Filters pada kolom Dated from: ketik <01/02/2015> dan kolom To: ketik <28/02/2015> 5. Klik Display Laporan Time-Billing via Report Costumisation Slip Detail Laporan Daftar Time-Billing 103 P a g e CHAPTER VII MODUL PURCHASES Modul Purchases digunakan untuk mencatat pemesanan [Purchases Order], pembelian atau penerimaan barang, pengembalian barang kepada pemasok dan mencetak bukti transaksi, serta pengeluaran yang berhubungan dengan pembelian barang yang diperdagangkan tersebut. Dalam perusahaan menengah setiap ada pembelian harus diketahui dan disetujui oleh atasanya [approve by]. Bagian pembelian sebelum melakukan pesanan keluar [kepada supplier] harus membuatkan permohonan [Quote] pemesanan pembelian kepada atasanya. Tampilan Quote, Order dan Bill sama saja, tetapi warna form-nya berbeda 7.1. Enter Bill Enter Bill merupakan formulir untuk mencatat pembelian barang dagangan atau jasa. Dalam bisnis biasanya pembelian barang dagangan melalui dua cara. Pertama, langsung ke proses pembelian barang sehingga dicatat sebagai pembelian. Kedua, melalui tahap pemesanan barang atau jasa dan penerimaan barang atau jasa yang telah dipesan sebelumnya. Pembelian cara pertama dicatat dengan istilah Purchases, sedangkan proses pemesanan barang pada cara kedua dicatat dengan istilah Purchases Order. Ada [3] tiga macam barang yang dapat dibeli oleh perusahaan: a. Barang habis dipakai atau jasa, yang tidak dicatat dalam stok gudang. b. Barang yang akan dikapitalisasi dan masuk dalam kategori aktiva tetap, seperti :AC, Kendaraan, Mesin-mesin, Peralatan dan lain-lain. c. Barang yang akan dijadikan barang produksi atau barang dagangan yang biasanya dicatat dalam stok gudang. 104 P a g e 105 P a g e 7.2. Direct Purchases Kemungkinan ini sering terjadi pada perusahaan yang melakukan pembelian langsung kepada supplier seperti pasar, toko kecil, swalayan dan sebagainya. Sifat dari pembelian ini adalah seketika tanpa ada pemesanan. Supplier juga jarang berinteraksi dengan perusahaan. Contoh-1: 12-Mar-2015: perusahaan membeli perlengkapan untuk ATK Rp3.500.000,- dan membayar service atas peralatan kantor yang rusak Rp1.860.000,-. Transaksi tersebut langsung dibayar secara tunai kepada PT. DEF [tidak termasuk PPN 10%]. Berikut ini langkah-langkah untuk menginput direct purchases: 1. Buka menu Command Centre, klik Purchases Enter Purchases 2. Atur Linked-Account melalui menu Setup Linked Accounts Purchases Accounts, kemudian pada Bank Account for Paying Bills: pilih <Petty Cash> 3. Ubah Layout: pilih <Miscellaneous> Purchases Linked Accounts - Cash 106 P a g e 4. Supplier: pilih <PT. DEF> 5. Terms: pilih <C.O.D.> 6. Purchases#: Isikan No. Faktur, ketik <PJ000001>, Date: Isikan tanggal faktur, ketik <12/03/2015> atau menekan spasi pada keyboard sehingga akan menampilkan kalender 7. Description: isikan jenis pembiayaan yang dikeluarkan <Membeli perlengkapan untuk ATK; Service peralatan kantor> 8. Acct#: pilih akun yang sesuai dengan jenis biaya tersebut <1-1108 Office Supplies; 6-2102 Maintenance Expense> 9. Amount: isikan jumlah yang harus dibayar atas transaksi tersebut, ketik <3500000;1860000> 10. Job: pilih jenis job / pekerjaan yang sesuai atas pengeluaran tersebut 11. Tax: pilih kode pajak yang sesuai <Ketik P10> 12. Paid Today: isikan jumlah yang dibayar atas pembelian tersebut, ketik <5896000> Purchases - New Miscellaneous 13. Klik Record, sehingga akan menampilkan konfirmasi apakah benar ingin melakukan pembayaran ke supplier tersebut melalui Paid Today ini atau dari Pay Bill 107 P a g e 14. Klik OK Menu Konfirmasi tentang metode pembayaran kepada Supplier Contoh-2: 20-Mar-2015: Perusahaan menerima tagihan dari Klinik Faskes-1 BPJS atas pengobatan karyawan selama bulan Februari [2 orang] sebesar Rp525.000,- atas jasa pengobatan tersebut dan perusahaan membebankan ke akun Beban Karyawan. Berikut ini langkah-langkah untuk menginput direct purchases: 1. Buka menu Command Centre, klik Purchases Enter Purchases 2. Ubah Layout: pilih <Professional> 3. Supplier: pilih <Klinik Faskes-1 BPJS> 4. Purchases#: Isikan No. Faktur, ketik <00000002>, Date: Isikan tanggal pembayaran, ketik <20/03/2015> atau menekan spasi pada keyboard sehingga akan menampilkan kalender 5. Date: isikan tanggal pembiayaan yang dikeluarkan <05/02/2015;09/02/2015> 6. Description:<Pemeriksaan dan obat untuk Ridwan Haru; Pemeriksaan dan obat untuk Willi Hastono> 7. Acct#: pilih akun yang sesuai dengan jenis biaya tersebut <6-2100 Wages & Salaries Expense> 8. Amount: isikan jumlah yang harus dibayar atas transaksi tersebut, ketik <300000;225000> 9. Paid Today: isikan jumlah yang dibayar atas pembelian tersebut, ketik <525.000> 108 P a g e Purchases - New Professional 10. Klik Record, sehingga akan menampilkan konfirmasi apakah benar ingin melakukan pembayaran ke supplier tersebut melalui Paid Today ini atau dari Pay Bill 11. Klik OK Contoh-3: 23-Mar-2015: Perusahaan membeli barang dagangan secara tunai kepada PT. GHI, 4 buah meubelair @Rp985.000,- dengan potongan harga [diskon] sebesar 2% [harga termasuk PPN 10%]. Berikut ini langkah-langkah untuk menginput direct purchases: 1. Buka menu Command Centre, klik Purchases Enter Purchases 2. Ubah Layout: pilih <item> 3. Supplier: pilih <PT. GHI> 4. Purchases#: Isikan No. Faktur, ketik <00000003>, Date: Isikan tanggal pembelian, ketik <23/03/2015> atau menekan spasi pada keyboard sehingga akan menampilkan kalender 5. Supplier Inv#: isi dengan nomor faktur [jika ada] 6. Bill: isikan jumlah barang yang dibeli <4> 7. Item Number: isikan kode barang yang dibeli <pilih P1> 109 P a g e 8. Price: isikan harga beli yang harus dibayarkan atas transaksi tersebut, ketik <985000> 9. Disc: isikan dengan persentase potongan pembelian <2%> 10. Tax: pilih kode pajak yang sesuai <Ketik P10> 11. Comment: isikan dengan komentar yang akan disampaikan kepada supplier <pilih Thank you!> 12. Ship Via: isikan dengan keterangan pengiriman barang 13. Promise Date: isikan dengan tanggal kesanggupan membayar jika merupakan pembelian kredit 14. Freight: isikan ongkos angkut pengiriman barang [jika ada] 15. Paid Today: isikan jumlah yang dibayar atas pembelian tersebut, ketik <3861200> Purchases - New Item 16. Klik Record, sehingga akan menampilkan konfirmasi apakah benar ingin melakukan pembayaran ke supplier tersebut melalui Paid Today ini atau dari Pay Bill 17. Klik OK CHAPTER VIII MODUL SALES Modul Sales digunakan untuk mencatat pesanan penjualan [Sales Order], retur penjualan dan penerimaan yang berhubungan dengan penjualan tersebut. Pada dasarnya pemrosesan data dengan Modul Sales hampir sama dengan mengisi faktur penjualan dalam praktik akuntansi secara manual. Namun, proses penjualan dapat dimulai secara berurutan atau langsung ke proses yang lebih tinggi urutannya. Proses yang lebih rendah urutannya dapat diubah ke proses yang lebih tinggi tetapi proses sebaliknnya tidak bisa. Pencatatan Penjualan status order pencatatan penjualan pada umumnya dimulai dengan tahap Quote kemudian statusnya diubah menjadi Order, dan terakhir Invoice. 8.1. Quote Quote merupakan fasilitas untuk menginput data penawaran barang kepada pelanggan. Penginputan dokumen ini tidak akan menghasilkan jurnal, dikarenakan belum adanya dana maupun barang yang berkurang. Contoh-1: 04-Apr-2015: Perusahaan membuat quote atas penjualan barang dagangan kepada PT. JKL berupa Product01 sebanyak 10 unit [No.Quote: QT040415]. Biaya angkut ditetapkan sebesar Rp200.000,- dengan syarat 2/10, n/30. Jika terlambat melakukan pembayaran akan dikenakan denda sebesar 2%. Barang akan dikirim pada tanggal 07-Apr-2015. Berikut ini langkah-langkah untuk menginput Quote: 1. Buka menu Command Centre, klik Sales Enter Sales 2. Pilih Tab QUOTE 3. Ubah Layout: pilih <Item> 110 P a g e 111 P a g e 4. Costumer: pilih <PT. JKL> 5. Terms: pilih <2% 10 Net 30> Select Layout - Item Credit Terms - Invoice Isikan persentase keterlambatan pembayaran: ketik <2%> 6. Non-Aktifkan tanda centang [ ] pada isian Tax Inclusice 7. Invoice#: isikan No. Quote, ketik <QT040415>, Date: Isikan tanggal penawaran barang, ketik <04/04/2015> atau menekan spasi pada keyboard sehingga akan menampilkan kalender 8. Costumer PO#: isikan nomor referensi pemesanan barang dari pelanggan [jika ada] 112 P a g e 9. Ship: isikan jumlah kuantitas barang yang dijual di setiap baris item, ketik <10> 10. Item Number: tekan Enter kemudian pilih kode barang yang dijual, pilih <P1 Product01> 11. Description: secara otomatis akan terisi nama barang sesuai dengan kode pada kolom Item Number [isi terlebih dahulu pada look for] 12. Price: ketik harga penjualan per unit barang 13. Job: isikan nomor job [jika ada] 14. Tax: masukkan kode pajak [jika ada] 15. Salesperson: isikan dengan nama karyawan bagian penjualan [jika ada] 16. Comment: field ini dimanfaatkan untuk mencatat nomor faktur pajak penjualan kepada pelanggan [customer] 17. Ship Via: isikan dengan keterangan pengiriman barang [jika ada] 18. Promised Date: isikan dengan tanggal kesanggupan membayar dari pelanggan, ketik <07/04/2015> 19. Freight: isikan dengan ongkos angkut pengiriman barang <200000> 20. Klik Save Quote untuk menyimpan hasil pencatatan Sales - New Item - Quote 113 P a g e 8.2. Order Order merupakan fasilitas untuk menginput data pemesanan barang yang dilakukan antara pelanggan dengan perusahaan. Penginputan dokumen ini dapat menghasilkan jurnal, jika terjadi penginputan uang muka [DP] di kotak Paid To Day. Contoh-2: 05-Apr-2015: Diterima konfirmasi bahwa quote atas PT JKL No. QT040415 telah disetujui untuk dijadikan order dengan No. PO050415. Pembayaran dimuka sebesar Rp2.000.000,- Berikut ini langkah-langkah untuk mencatat pesanan penjualan [sales order]: 1. Buka menu Command Centre, klik Sales Sales Register 2. Pada Search By: pilih <Customer> lalu pilih nama pelanggan / konsumen <PT. JKL>, Dated From: tentukan periode yang ingin dipilih, ketik <01/01/2015> To: <30/04/2015> 3. Pilih data transaksi yang akan dibuat pesanan penjualannya, dengan men-double klik Sales Register - Order 4. Klik Tab [Change to Order] 5. Invoice#: isikan nomor pemesanan barang, ketik < PO040415> 6. Date: masukkan tanggal pencatatan transaksi <05/04/2015> 7. Costumer PO#: isikan nomor referensi pemesanan barang dari pelanggan [jika ada] 114 P a g e 8. Salesperson: isikan dengan nama karyawan bagian penjualan [jika ada] 9. Comment: field ini dimanfaatkan untuk mencatat nomor faktur pajak penjualan kepada pelanggan [customer] 10. Ship Via: isikan dengan keterangan pengiriman barang [jika ada] 11. Promised Date: isikan dengan tanggal kesanggupan membayar dari pelanggan, ketik <07/04/2015> 12. Freight: isikan dengan ongkos angkut pengiriman barang <200000> 13. Paid Today: isikan jumlah pembayaran dimuka atas pemesanan tersebut, ketik <2.000.000> 14. Klik Record Sales - New Item - Order 8.3. Invoice Invoice merupakan fasilitas untuk menginput data barang yang dikirim ke pelanggan. Penginputan dokumen ini pasti akan menghasilkan jurnal yang berkaitan dengan persediaan. Selain itu akan menghasilkan jurnal yang berkaitan dengan penerimaan pembayaran uang muka maupun pendapatan angkut jika kotak keduanya terisi. Untuk penjualan tunai, maka Jumlah Paid To Day diisi dengan jumlah yang sama dengan Total Amount. 115 P a g e Contoh-3: 07-Apr-2015: Dikonfirmasi bahwa order atas PT JKL No. PO050415 telah selesai dikerjakan dan langsung dikirimkan kepada pelanggan. Berikut ini langkah-langkah untuk membuat faktur tagihan [invoice]: 1. Buka menu Command Centre, klik Sales Sales Register 2. Buat dan atur Linked-Account beriku ini melalui menu Setup ~ Linked Accounts ~ Sales Accounts Sales Linked Accounts 3. Pada Search By: pilih <Customer> lalu pilih nama pelanggan / konsumen <PT. JKL>, Dated From: tentukan periode yang ingin dipilih, ketik <01/04/2015> To: <30/04/2015> 4. Pilih data transaksi yang akan dibuat faktur tagihannya, dengan men-double klik 116 P a g e Sales Register - Order 5. Klik Tab [Change to Invoice] 6. Invoice#: isikan nomor faktur penjualan, ketik <INV-04> 7. Date: masukkan tanggal pencatatan transaksi <07/04/2015> 8. Costumer PO#: isikan nomor referensi pemesanan barang dari pelanggan, ketik <PO050415> 9. Salesperson: isikan dengan nama karyawan bagian penjualan [jika ada] 10. Comment: field ini dimanfaatkan untuk mencatat nomor faktur pajak penjualan kepada pelanggan [customer] 11. Ship Via: isikan dengan keterangan pengiriman barang [jika ada] 12. Promised Date: isikan dengan tanggal kesanggupan membayar dari pelanggan, ketik <07/04/2015> 13. Freight: isikan dengan ongkos angkut pengiriman barang <200000> 117 P a g e 14. Klik Record Sales - New Item - Invoice 8.4. Receive Payment Receive Payment merupakan fasilitas yang digunakan untuk menginput penerimaan pembayaran atas invoice maupun penerimaan pembayaran uang muka atas Order ataupun Invoice. Contoh-4: 12-Apr-2015: Pelunasan 10 unit barang dagangan dari PT JKL atas PO050415 sebesar Rp17.037.500,- Berikut ini langkah-langkah untuk mencatat penerimaan pembayaran [receive payment]: 1. Buka menu Command Centre, klik Sales Sales Register 2. Pada Search By: pilih <Customer> lalu pilih nama pelanggan / konsumen <PT. JKL>, Dated From: tentukan periode yang ingin dipilih, ketik <01/04/2015> To: <30/04/2015> 3. Pilih Open Invoices, pilih data transaksi yang akan dibuatkan bukti receive payment, dengan men-double klik 118 P a g e Sales Register - Order 4. Klik Tab [Change to Payment] 5. ID#: masukkan nomor faktur penjualan <CR000004> 6. Date: masukkan tanggal pembayaran atas pelunasan barang dagangan <12/04/2015> 7. Amount Received: isikan jumlah yang harus dibayarkan atas transaksi tersebut <17037500> 8. Memo: ketik <Payment01; PT. JKL> 9. Financial Charge: tekan Tab sampai baris Out of Balance bernilai 0 [Nol]. Sales Receive Payments 119 P a g e 10. Klik Record 8.5. Sales Return Sales Return terjadi akibat pelanggan atau konsumen mengembalikan barang yang telah dibeli karena sesuatu hal, misal barang tersebut rusak dan lain-lain. Contoh-5: 13-Apr-2015: Diterima pengembalian barang dari PT. JKL dengan nomor bukti retur R04-1 sebanyak 2 unit Berikut ini langkah-langkah untuk mencatat transaksi retur penjualan: 1. Buka menu Command Centre, klik Sales Enter Sales 2. Pilih Tab INVOICE 3. Ubah Layout: pilih <Item> 4. Costumer: pilih <PT. JKL> 5. Date: masukkan tanggal transaksi retur penjualan <13/04/2015> 6. Costumer PO#: ketik <R04-1> 7. Ship: isikan jumlah kuantitas retur barang dengan tanda Min [-] 8. Item Number: tekan Enter kemudian pilih kode barang yang dikembalikan, pilih <P1 Product01> 9. Description: secara otomatis akan terisi nama barang sesuai dengan kode pada kolom Item Number [isi terlebih dahulu pada look for] 10. Journal Memo: ketik <Sales01; PT. JKL> 11. Payment Method: ketik <Cash> 12. Tekan Ctrl+R untuk menampilkan jurnal transaksi retur penjualan 120 P a g e Jurnal Transaksi Retur Penjualan 13. Klik OK, kemudian Record 14. Buka kembali menu Command Centre, klik Sales Sales Register 15. Pilih Tab Return & Credits 16. Pada Search By: pilih <Customer> lalu pilih nama pelanggan / konsumen <PT. JKL>, kemudian pilih data transaksi return penjualan 17. Klik Tab [masuk ke Jendela Settle Returns & Credits] 18. ID#: masukkan nomor faktur penjualan <CR000004> 19. Date: masukkan tanggal pengembalian barang dagangan dari PT. JKL <13/04/2015> 20. Amount Applied: isikan jumlah yang harus dikembalikan atas transaksi tersebut <3767500> 121 P a g e 21. Klik Record Settle Returns & Credits 21. Klik OK MYOB AccountRight Premier v19 secara otomatis memasukkan nilai retur penjualan pada akun penjualan pada sebelah Debit. Agar nilai retur penjualan tersebut masuk pada akun return penjualan, maka diperlukan pembuatan Reverse Journal [jurnal pembalik] untuk transaksi ini, dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Buka menu Command Centre, klik Accounts Record Journal Entry 2. General Journal#: ketik <GJ000002> 3. Date:masukkan tanggal transaksi, ketik <13/04/2015> 122 P a g e 4. Memo: ketik <Jurnal Pembalik Retur Penjualan PT. JKL > 5. Pilih kode akun terlebih dahulu pada Acct#: <4-1002 Sales Returns> kemudian masukkan nilai retur penjualan pada kolom Debit 6. Pilih kode akun selanjutnya Acct#: <4-1000 Sales > kemudian sesuaikan nilai penjualan pada kolom Kredit Mencatat Jurnal Pembalik Retur Penjualan 7. Tekan Ctrl+R untuk menampilkan jurnal pembalik retur penjualan 8. Klik Record> Jurnal Transaksi Retur Penjualan CHAPTER IX MODUL PAYROLL Modul Payroll merupakan modul yang berada di keenam pertama dalam menu Command Centre MYOB yang berfungsi untuk melakukan pengaturan penggajian, yang terdiri dari membuat daftar kategori gaji, pengurangan gaji, pembebanan biaya pada karyawan, mencetak slip gaji dan sebagainya yang berhubungan dengan penggajian. Modul ini menyediakan beberapa fitur-fitur yang tertuang pada Modul Payroll sebagai berikut: Payroll Categories; digunakan untuk membuat dan mengedit kategori-kategori gaji. Enter Timesheet; digunakan untuk mencatat penggajian karyawan dengan sistem penggajian per jam. Process Payroll;digunakan untuk mencatat penggajian karyawan dengan sistem penggajian per periode. Pay Liabilities; digunakan untuk mencatat pembayaran kewajiban penggajian karyawan. Pay Superannuation; untuk mencatat pembayaran dana pensiun karyawan. Print Paycheques; digunakan untuk mencetak cek yang berhubungan dengan penggajian. Prepare Electronic Payments; digunakan untuk memproses pembayaran karyawan, utang dan pembayaran lain yang melalui cek. Print/Email Pay Slips; untuk mencetak atau mengirim lewat email slip penggajian karyawan. Print Payment Summaries; digunakan untuk mencetak faktur-faktur pembelian yang belum terbayar. Transaction Journal; digunakan untuk melihat hasil transaksi yang telah dibuat. 9.1 Membuat Kategori Gaji Sebelum melakukan proses penggajian karyawan, MYOB AccountRight Premier v19 menyediakan fasilitas Payroll Categories pada Modul Payroll untuk melakukan 123 P a g e 124 P a g e pencatatan penggajian, kategori-ketegori sudah terpasang pada masing-masing karyawan. Di samping itu, konfirmasi atas penggunaan skala pajak yang berlaku pada sistem default MYOB dengan memilih menu Setup Load Payroll Tax Tables. Kotak Dialog: Load Tax Tables Klik Load Tax Tables. Dalam mengatur setup penggajian dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1] Buka menu Command Centre, pilih Modul Payroll Payroll Categories sehingga akan menampilkan konfirmasi setup penggajian berikut ini: 125 P a g e Menu Konfirmasi: Setup Penggajian 2] Klik OK, sehingga akan tampil ketentuan-ketentuan Payroll Information yang terdiri dari: a. The Current Payroll Year End June 30: masukkan tahun penggajian yang berlaku sekarang, <Ketik 2015> b. Numbers of Hours in a Full-Time Work Week: masukkan jumlah jam kerja dalam seminggu. Nilai yang anda masukkan akan digunakan untuk memperhitungkan gaji dan jumlah pemotongan pajak dalam pembayaran cek. MYOB akan menggunakan nilai yang diinput untuk menghitung secara tepat jam dan jumlah uang dalam periode pembayaran, <Ketik 48> c. Witholding Payer Number: masukkan nomor pembayaran atau perusahaan, <Ketik 00 111 222 333> d. Round Net Pay Down to a Multiple of: masukkan nilai pembulatan dari pembayaran bersih, dimulai dari 1 sampai 100 sen. Hal ini penting untuk catatan pembulatan pembayaran yang meningkat sampai mencapai jumlah dari pengurangan pajak dengan pembulatan sen [meminta ijin pada para karyawan terlebih dahulu sebelum membulatkan pembayaran mereka], <Ketik 100> e. Tax Table Revision Date: menampilkan default tanggal revisi daftar pajak. f. Default Supernnuation fund; digunakan untuk menentukan dana pensiun standar. Jenis dana pensiun dapat dipilih dengan mengklik tombol dropdown sehingga menampilkan Menu Select from List. Jika ingin membuat jenis dana pensiun sendiri dapat mengklik tombol New, selanjutnya dapat mengisi ketentuan yang ada pada Tab Edit Supernnuation Fund Details. 126 P a g e Menu Edit: Superannuation Fund g. State or Territory Payroll Tax; digunakan untuk menentukan Negara atau wilayah pajak penggajian dengan menekan tombol.kemudian, tentukan Negara atau wilayah yang digunakan sebagai acuan ketentuan pajak penggajian, nomor registrasi dan sebagainya pada jendela Payroll Information. General Payroll Information 3] Setelah semua ketentuan telah dimasukkan, klik OK, sehingga akan ditampilkan kotak dialog AccountRight Premier yang menginformasikan tahun penggajian yang telah dimasukkan. 127 P a g e Konfirmasi: Tahun Penggajian 4] Klik OK, jika pengisisan tahun tersebut sudah benar. Setelah selesai mengatur setup penggajian, dapat dilanjutkan dengan pembuatan kategori-kategori gaji dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1] Buka menu Command Centre, pilih Modul Payroll Payroll Categories sehingga akan menampilkan Payroll Categories List berikut ini: Payroll Categories List 2] Pada Payroll Categories List terdapat beberapa tabulasi, yaitu: Wages; menampilkan semua daftargaji yang sesuai dengan jenis gaji/upah dalam sistem MYOB. 128 P a g e Supernnuation; menampilkan semua jenis dana pensiun yang sesuai dalam sistem MYOB. Entitlements; menampilkan semua jenis hak dari karyawan yang sesuai dalam sistem MYOB. Deductions; menampilkan semua jenis pemotongan gaji yang dalam sistem MYOB. Expenses; menampilkan semua jenis biaya yang sesuai dalam sistem MYOB. Taxes; menampilkan semua jenis pajakpenggajian yang sesuai dalam sistem MYOB. Jenis-jenis kategori tersebut masih dapat ditambah maupun diganti sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 3] Klik New, untuk membuat kategori gaji baru dengan ketentuan: a. Wages Name: masukkan nama jenis gaji, <Ketik Gaji per Minggu> b. Type of Wages: masukkan tipe penggajian berikut: Salary; jika jenis gaji yang dibuat digunakan untuk menghitung pendapatan karyawan dalam jumlah pembayaran yang ditentukan tiap waktu, bulan atau tahun. Hourly; jika jenis gaji yang dibuat digunakan untuk menghitung pendapatan dalam hitungan jam. <Pilih Salary> c. Optional Account: klik [ ] pada Override Employees Wage Account, jika jenis gaji yang akan dibuat mengabaikan akun biaya gaji. d. Overide Account: tetapkan akun berikut ini: <6-1100 Wages & Salaries Expenses> e. Klik untuk dan tandai nama karyawan yang ditentukan untuk menerima jenis gaji yang dibuat sehingga akan ditampilkan jendela Linked Employees berikut ini: 129 P a g e Linked Employees Tentukan daftar nama karyawan, [ ] Lala, kemudian Klik OK f. Klik untuk memilih jenis pemotongan gaji yang dibebaskan, <Klik [ ] PAYG Witholding> g. Klik OK Wages Exemptions - PAYS Witholding 130 P a g e Wages Information 4] Diakhir dengan mengklik OK 9.2 Memproses Penggajian Karyawan Setelah menyediakan kategori-kategori gaji untuk para karyawan, selanjutnya untuk mencatat gaji para karyawan dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1] Buka menu Command Centre, pilih Modul Payroll Process Payroll sehingga akan menampilkan Select Pay Period berikut ini: 131 P a g e Select Pay Period 2] Jenis penggajian yang akan diproses ditetapkan dengan ketentuan sebagai berikut: Process all employees paid; jika proses penggajian untuk semua karyawan yang akan diproses Process individual employee; jika proses penggajian untuk salah satu karyawan tertentu <Pilih Process individual employee: Lala> 3] Payment Date: masukkan tanggal penggajian, <Ketik 01/06/2015> atau menekan spasi pada keyboard sehingga akan menampilkan kalender. 4] Pay leave in advance; klik [ ] jika perusahaan ingin menggaji karyawan di muka untuk beberapa bulan berikutnya. MYOB akan menampilkan kotak dialog Leave In Advence berikut ini: Kotak Dialog: Leave In Advance 132 P a g e 5] Pay Periode Start: masukkan tanggal awal periode pengajian, <Ketik 01/06/2015> dan Pay Periode End: masukkan tanggal akhir periode pengajian, <Ketik 30/06/2015> atau menekan spasi pada keyboard sehingga akan menampilkan kalender 6] Klik Next> MYOB akan menampilkan bagian Select & Edit Employee s Pay berikut ini: Kotak Dialog: Select & Edit Employee s Pay [Nama karyawan yang telah dipilih untuk diproses penggajian akan ditampilkan dalam tabel di atas] 7] Klik untuk mengedit penggajian karyawan yang bersangkutan. MYOB akan menampilkan rincian penggajian karyawan pada bagian Pay Employee berikut ini: a. Pay from Account, bertujuan untuk menentukan akun yang dihubungkan dengan pencatatan penggajian karyawan. b. Payment Method; digunakan untuk menentukan metode pembayaran gaji karyawan sebagai berikut: Cash; jika pembayaran secara langsung Cheque; jika pembayaran melalui cek Electronik; jika pembayaran elektronik <Pilih Cash> c. Cheque Number: Masukkan nomor cek pembayaran. 133 P a g e d. Payee: masukkan alamat karyawan, <Ketik Jl. F1, Blok A, Jakarta Barat> [jika pada saat membuat daftar karyawan pada Modul Card sudah disertai dengan alamat lengkap, maka secara otomatis alamat akan ditampilkan secara default]. e. Amount: masukkan jumlah dari masing-masing kategori gaji jumlahnya dengan rincian: [1] 6-2100 <5000000>, [2] 6-1100 <1250000> [jika semua nilai gaji telah dimasukkan, maka Net Pay akan menampilkan jumlah total bersih gaji dari gaji karyawan tersebut. Pay Employee f. Setelah selasai melakukan pengeditan, Klik OK 8] Pilih Tab Preview Pay Details, untuk melihat Detail Report dari penggajian karyawan yang bersangkutan. 134 P a g e Tampilan: Laporan Penggajian Karyawan 9] Klik Record> [MYOB akan menampilkan menu konfirmasi untuk memproses penggajian karyawan yang bersangkutan]. Klik Continue> Menu Konfirmasi: Penggajian 10] Klik OK, akan menampilkan Process Payments berikut ini: 135 P a g e Kotak Dialog: Process Payments 11] Klik Spend Money; kemudian pilih <1-1101 Cash in Bank> pada Pay from Account dan pilih <Lala> pada Card kemudian Klik Record> 12] Klik Next> Kotak Dialog: Process Payments 136 P a g e 13] Pada bagian Print Pay Employee Pay Slips; klik Print or Email Pay Slips untuk mencetak atau mengirim lewat email slip penggajian karyawan yang bersangkutan 14] Diakhir dengan mengklik Finished> Kotak Dialog: Print Employee Pay Slips CHAPTER X RECORD JOURNAL ENTRY Transaksi-transaksi secara kronologis dicatat ke dalam sebuah catatan Pencatatan ini disebut dengan Jurnal. Untuk membantu mengorganisasi catatan-catatan transaksi atau jurnal ini. MYOB AccountRight Premier v19 mengelompokkannya dalam 6 [enam] kelompok jurnal, yaitu: General [Jurnal Umum], Disbursements [Jurnal Pengeluaran Kas], Receipts [Jurnal Penerimaan Kas], Sales [Jurnal Penjualan], Purchases [Jurnal Pembelian] dan Inventory [Jurnal Persediaan]. Modul ini menyediakan beberapa fitur-fitur transaksi yang dicatat melalui Record Journal Entry sebagai berikut: Transfer Uang; antar bank, bank ke kas, kas ke bank, dan pengisian dana kas kecil. Receivables; Piutang selain piutang dagang karena penjualan barang / jasa sebagai kegiatan utama perusahaan. Payables; Hutang selain hutang dagang karena pembelian barang sebagai kegiatan utama perusahaan. Pembelian Aset Tetap: secara tunai maupun kredit. Penjualan Aset Tetap: secara tunai maupun kredit. Pencatatan Modal: prive, deviden dan yang terkait dengan modal. Pendapatan selain kegiatan utama perusahaan: pendapatan bunga bank, sewa ruang. Pembayaran biaya produksi: administrasi dan umum termasuk pembayaran pajak. Biaya-biaya lainnya: bunga bank, pajak atas bunga bank, dan denda. Adjustment: Jurnal penyesuaian yang dilakukan setiap akhir periode akuntansi. 10.1 Pencatatan Transaksi Pencatatan transaksi umum [journal entry] dapat dilakukan dengan langkahlangkah sebagai berikut: 137 P a g e 138 P a g e Contoh-1: 11-Jun-2015: Dijual surat berharga secara tunai 1000 lembar dengan harga @Rp100,- kepada CV. PQR dengan kurs 108. Harga pokok surat berharga senilai Rp10.000.000,-. Transaksi tersebut dikenakan PPh Pasal 4 ayat 2 sebesar 0,1% dari harga jual [09/BKM]. Transaksi tersebut dapat diselesaikan dengan membuka menu Command Centre, pilih Modul Banking Receive Money. Kemudian isikan: a. Deposit to Account: pilih <1-1100 Petty Cash> b. ID#: isikan nomor Voucher Penerimaan, <Ketik 09/BKM> c. Date: masukkan tanggal transaksi, <Ketik 11/06/2015> d. Payment Method: pilih <Cash> e. Memo: masukkan keterangan atas transaksi tersebut, <Ketik: Jual 1000 lbr saham, CV.PQR, Kurs 108> f. Acct#: <1-1102 Marketable Securities> dengan Amount: <10000000>; kemudian sesuaikan nilai PPh Pasal 4 [2] dan keuntungan penjualan pada baris akun selanjutnya atas transaksi tersebut. g. Amount Received: masukkan jumlah penerimaan, <Ketik 10790000> Banking Receive Money Penjualan Surat Berharga 139 P a g e h. Tekan Ctrl-R, untuk menampilkan jurnal, kemudian klik Record> Jurnal Otomatis atas Penjualan Surat Berharga Contoh-2: 12-Jun-2015: Diterima hasil investasi saham PT GHI senilai Rp10.000.000,- dengan kepemilikan 20% [10/BKM]. Transaksi tersebut dapat diselesaikan dengan membuka menu Command Centre, pilih Modul Banking Receive Money. Kemudian isikan: a. Deposit to Account: pilih <1-1101 Cash in Bank> b. ID#: isikan nomor Voucher Penerimaan, <Ketik 10/BKM> c. Date: masukkan tanggal penerimaan, <Ketik 12/06/2015> d. Acct#: <8-1001 Dividend Revenue> dengan Amount: <10000000>; kemudian sesuaikan nilai PPh Pasal 23 pada baris akun selanjutnya atas transaksi tersebut. e. Amount Received: masukkan jumlah penerimaan, <Ketik 8500000> f. Memo: masukkan keterangan atas transaksi tersebut, <Ketik: Dividen dari PT. GHI> 140 P a g e Banking Receive Money Penerimaan Dividen g. Klik Record> Contoh-3: 15-Jun-2015: Dibayarkan angsuran hutang bank jangka panjang senilai Rp75.000.000,- dengan bunga 12% / tahun [03/BKK]. Transaksi tersebut dapat diselesaikan dengan membuka menu Command Centre, pilih Modul Banking Spend Money. Kemudian isikan: a. Pay from Account: pilih <1-1101 Cash in Bank> b. ID#: isikan nomor Voucher Pengeluaran, <Ketik 03/BKK> c. Date: masukkan tanggal pembayaran, <Ketik 15/06/2015> d. Acct#: <2-2101 Bank Loan> dengan Amount: <75000000> kemudian sesuaikan beban bunga pada baris akun selanjutnya atas transaksi tersebut. e. Amount: masukkan jumlah pembayaran, <Ketik 87000000> f. Memo: masukkan keterangan atas transaksi tersebut, <Ketik: Angsuran Hutang Bank Jk.Panjang + Bunga> 141 P a g e g. Klik Record> Banking Spend Money Angsuran Hutang Bank + Bunga 10.2 Jurnal Penyesuaian [Adjustment] Adjustment dilakukan pada setiap akhir periode atau periode ke-13 [periode audit akhir tahun]. Penyelesaiannya dilihat dari jenis penyesuaiannya, tetapi sebagian besar diselesaikan dari menu Accounts Record Journal Entry. Supaya jurnal yang dimasukkan di periode penyesuaian ini masuk ke periode tiga belas [periode audit], maka setiap transaksi tersebut diberikan tanda bintang di depan tanggal [*31/12/2015]. Contoh-4: 30-Jun-2015: Mencatat selisih rekonsiliasi bank dengan rekening koran bank yang terdiri dari: Pendapatan bunga [interest revenue] sebesar Rp90.044,-; dan Biaya administrasi bank [bank charge] sebesar Rp250.000,- Transaksi tersebut dapat diselesaikan dengan membuka menu Command Centre, pilih Modul Accounts Record Journal Entry. Kemudian isikan: a. Date:masukkan tanggal pencatatan rekonsiliasi bank, <Ketik 30/06/2015> 142 P a g e b. Memo: ketik <Adjustment atas rekonsiliasi bank per 30-Jun-2015> c. Pilih kode akun terlebih dahulu pada Acct#: <8-1000 Interest Revenue> dan masukkan nilai pendapatan bunga pada kolom Kredit <90044>. Kemudian, pada baris akun selanjutnya pilih Acct#: <9-1000 Bank Charges> dan masukkan juga nilai biaya administrasi bank pada kolom Debit <250000>. Selanjutnya, pilih Acct#: <1-1101 Cash in Bank> dan masukkan selisih nilainya atas transaksi tersebut. General Journal Rekonsiliasi Bank d. Klik Record> Contoh-5: 30-Jun-2015: Mencatat pemakaian perlengkapan kantor selama 6 bulan pada tahun 2015 sebesar Rp20.431.250,- Transaksi tersebut dapat diselesaikan dengan membuka menu Command Centre, pilih Modul Accounts Record Journal Entry. Kemudian isikan: a. Date:masukkan tanggal pencatatan, <Ketik 30/06/2015> b. Memo: ketik <Pemakaian perlengkapan kantor periode 01-Jan s.d. 30-Jun tahun 2015> c. Pilih kode akun terlebih dahulu pada Acct#: <6-2106 Supplies Expense> kemudian masukkan nilai pembebanan atas perlengkapan kantor pada kolom Debit 143 P a g e d. Pilih kode akun selanjutnya Acct#: <1-1108 Office Supplies> kemudian sesuaikan nilai pemakaian perlengkapan kantor pada kolom Kredit e. Klik Record> General Journal Pemakaian Perlengkapan Kantor Contoh-6: 31-Dec-2015: Mencatat kerugian piutang yang diakui untuk tahun 2015 sebesar 5% dari saldo piutang akhir tahun. Transaksi tersebut dapat diselesaikan dengan membuka menu Command Centre, pilih Modul Accounts Record Journal Entry. Kemudian isikan: a. Date:masukkan tanggal pencatatan, <Ketik *31/12/2015> b. Memo: ketik <Penyisihan piutang tak tertagih tahun 2015> c. Pilih kode akun terlebih dahulu pada Acct#: <6-1101 Uncollectible Accounts> kemudian masukkan nilai pembebanan atas piutang tak tertagih pada kolom Debit <8721000> d. Pilih kode akun selanjutnya Acct#: <1-1104 Allowance for Uncollectible AR> kemudian sesuaikan nilai pencadangan piutang tak tertagih pada kolom Kredit 144 P a g e General Journal Piutang tak Tertagih e. Klik Record> Contoh-7: 30-Jun-2015: Mencatat pengakuan hutang atas angsuran PPh Pasal 25 sebesar Rp7.300.000,- Transaksi tersebut dapat diselesaikan dengan membuka menu Command Centre, pilih Modul Accounts Record Journal Entry. Kemudian isikan: a. Date:masukkan tanggal pencatatan, <Ketik 30/06/2015> b. Memo: ketik <Angsuran PPh Pasal 25> c. Pilih kode akun terlebih dahulu pada Acct#: <1-1110 Prepaid Income Tax> kemudian masukkan nilai angsuran PPh Pasal 25 pada kolom Debit <7300000> d. Pilih kode akun selanjutnya Acct#: <2-1105 Income Tax Payable> kemudian sesuaikan nilai pengakuan hutang pajak pada kolom Kredit 145 P a g e General Journal Pengakuan Hutang Pajak e. Klik Record> Contoh-8: 31-Dec-2015: Mencatat pemakaian sewa selama tahun 2015. Sewa dibayar dimuka senilai Rp24.000.000,- per tahun. Transaksi tersebut dapat diselesaikan dengan membuka menu Command Centre, pilih Modul Accounts Record Journal Entry. Kemudian isikan: a. Date:masukkan tanggal pencatatan, <Ketik *31/12/2015> b. Memo: ketik <Beban sewa tahun 2015> c. Pilih kode akun terlebih dahulu pada Acct#: <6-1104 Rent Expense> kemudian masukkan nilai pembebanan sewa pada kolom Debit <24000000> d. Pilih kode akun selanjutnya Acct#: <1-1111 Prepaid Rent> kemudian sesuaikan nilai pengurangan sewa dibayar dimuka pada kolom Kredit 146 P a g e e. Klik Record> General Journal Pemakaian Sewa Tahun 2015 Contoh-9: 31-Dec-2015: Mencatat penyusutan aset tetap selama tahun 2015, dengan rincian: Jenis Aset Manfaat Biaya Perolehan 1-2100 Land - Rp135.000.000,- 1-2101 Vehicles 8 tahun Rp135.000.000,- 1-2103 Equipment 6 tahun Rp817.000.000,- Transaksi tersebut dapat diselesaikan dengan membuka menu Command Centre, pilih Modul Accounts Record Journal Entry. Kemudian isikan: a. Date:masukkan tanggal pencatatan, <Ketik *31/12/2015> b. Memo: ketik <Penyusutan aset tetap 2015> c. Pilih kode akun terlebih dahulu pada Acct#: <6-1102 Depreciation Expense Vehicles; 6-2105 Deprec Expense Equipment> kemudian masukkan beban penyusutan atas masing-masing aset tersebut pada kolom Debit <16875000;102125000> d. Pilih kode akun selanjutnya Acct#: <1-2102 Accum. Deprec. Vehicles; 1-2104 Accum. Deprec. Equipment> kemudian sesuaikan akumulasi penyusutan atas masing-masing aset tersebut pada kolom Kredit 147 P a g e General Journal Penyusutan Aset Tetap e. Klik Record> Contoh-10: 31-Dec-2015: Dijual sebagian aset peralatan kerja sebesar Rp300.000.000,- menggunakan kepada PT DEF menggunakan cek dengan harga perolehan sebesar Rp450.000.000,- Transaksi tersebut dapat diselesaikan dengan membuka menu Command Centre, pilih Modul Banking Receive Money. Kemudian isikan: a. Deposit to Account: pilih <1-1101 Cash in Bank> b. ID#: isikan nomor Voucher Penerimaan, <Ketik 10/BKM> c. Date: masukkan tanggal transaksi, <Ketik 31/12/2015> d. Payor: <PT. DEF> e. Amount Received: masukkan jumlah penerimaan, <Ketik 300000000> f. Payment Method: pilih <Cheque> g. Memo: masukkan keterangan atas transaksi tersebut, <Ketik: Jual Peralatan Kerja, PT. DEF> h. Acct#: <8-1103 Miscellaneous Income> 148 P a g e Banking Receive Money Penjualan Aset Tetap Setelah dihitung peralatan kerja yang masa manfaatnya telah habis diperoleh nilai akumulasi penyusutan sebesar Rp253.847.850,- dari daftar aset tetap, maka laba [rugi] atas penjualan aset tetap dapat dilakukan adjusment sebagai berikut: a. Buka menu Command Centre, pilih Modul Accounts Record Journal Entry b. Date: masukkan tanggal pencatatan, <Ketik 31/12/2015> c. Memo: ketik <Mencatat keuntungan atas penjualan aset tetap> d. Pilih kode akun terlebih dahulu pada Acct#: <8-1103 Miscellaneous Income; 1-2104 Accum. Deprec. Equipment; kemudian koreksi atas jumlah pendapatan lain-lain serta lakukan pendebetan atas akumulasi penyusutan peralatan kerja ke dalam kolom Debit <300000000;253847850> e. Pilih kode akun selanjutnya Acct#: <1-2103 Equipment; 8-1004 Gain on Fixed Asset Disposal> kemudian sesuaikan pengurangan aset tetap peralatan kerja dan sesuaikan selisih nilai penjualan aset tersebut pada kolom Debit jika rugi dan kolom Kredit jika untung. 149 P a g e f. Klik Record> General Journal Keuntungan atas Penjualan Aset Tetap Contoh-11: 31-Dec-2015: Menghitung PPh Badan untuk tahun 2015. Laba sebelum pajak [EBIT] sebesar Rp96.152.911,44 dikoreksi fiskal positif sebesar Rp11.300.000,-. Berapa PPh terutang jika tarif pajak sebesar 25%. Transaksi tersebut dapat diselesaikan dengan membuka menu Command Centre, pilih Modul Accounts Record Journal Entry dan sebelumnya hitunglah: a. Laba Kena Pajak = Rp96.152.911,44 + Rp11.300.000,- = Rp107.452.911,44,- b. Date:masukkan tanggal pencatatan, ketik <Ketik *31/12/2015> c. Memo: ketik <Taksiran PPh Pasal 29 tahun 2015> d. Pilih kode akun terlebih dahulu pada Acct#: <6-2104 Income Tax Expense> kemudian masukkan nilai taksiran PPh Badan Kurang Bayar Pasal 29 pada kolom Debit <107452911,44> e. Pilih kode akun selanjutnya Acct#: <2-1105 Income Tax Payable> kemudian sesuaikan nilai hutang pajak pada kolom Kredit Video yang berhubungan |
Apa yang dimaksud dengan Card File dalam menu utama atau form Command centre
Pos Terkait
Copyright © 2024 apacode Inc.
