Posted on January 15, 2022January 31, 2022 Surat merupakan suatu alat komunikasi tertulis yang berasal dari salah satu pihak yang ditunjukan kepada pihak lain untuk menyampaikan suatu pesan informasi. Informasi tersebut bisa berupa pernyataan, pemberitahuan, permintaan , laporan, sanggahan , dan sebagainnya. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa surat adalah salah satu alat komunikasi tertulis untuk mengadakan hubungan dengan pihak lain. Jenis-Jenis Surat
 Bagian-Bagian Surat dan Fungsinya Setiap surat memiliki bagian bagian dan masing masing bagian memiliki fungsi yang berbeda. Letak bagian surat tersebut tergantung pada bentuk tubuh surat yang dipakai. Apabila penulis menggunakan bentuk tubuh bentuk lurus , maka letak atau bagian bagiannya akan berbeda dengan penulis yang memakai bentuk tubuh lekuk .Pada dasarnya surat resmi dan surat bisnis memiliki bagian bagian surat seperti berikut ini:
Kepala Surat Setiap surat resmi biasanya memiliki kepala surat . Kepala surat ini digunakan sebagai identitas diri lembaga atau instansi yang mengirim surat. Didalam kepala surat terdapat nama dan alamat instansi atau keterangan lain mengenai instansi atau lembaga tersebut. Nomor Surat Setiap surat resmi atau surat dinas yang keluar biasanya disertakan nomor surat. Pada nomor surat sering menggunakan kode tertentu . Nomor surat memiliki fungsi untuk sebagai berikut :
Contoh: ZZZ/001/GG-YYY/PP/XX/TT
Tanggal Surat Dalam surat resmi penulisan tanggal tidak perlu didahului nama tempat atau kota karena nama itu telah tercantum pada kepala. Berbeda dengan surat pribadi yang perlu dicantumkan nama tempat atau kota saat surat itu ditulis.Tanggal, bulan, dan tahun harus ditulis lengkap dan dibelakang angka tahun diberi titik (.) . Untuk fungsi tanggal surat sendiri yaitu untuk sebagai refrensi dan alat pemberi informasi tentang waktu kapan surat itu dibuat. Contoh : 1 Maret 2022 Lampiran Surat yang melampirkan sesuatu misalnya proposal, kuitansi, akte notaris, dan sebagainya dalam bagian surat perlu dituliskan kata “lampiran” yang diikuti jumlah yang dilampirkan.Lampiran berfungsi sebagai petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan bersama surat yang bersangkutan. Hal atau Perihal Surat Setiap surat resmi selalu mencantumkan pokok atau inti surat tersebut yang lazim disebut “Hal atau Perihal“. Dengan membaca hal atau perihal yang ada dalam surat , pembaca akan langsung mengetahui apa yang akan dibicarakan didalam surat tersebut.Untuk penulisan perihal lebih baik singkat asal cukup bagi pembaca untuk mengetahui pesoalan pokok meskipun belum membaca lengkap isi surat. Alamat Surat Pada umumnya alamat surat terdiri dari 2 macam, yaitu alamat yang tertera pada sampul dan alamat yang tercantum pada surat itu sendiri. Dalam penulisan alamat surat sebaiknya disebutkan nama orang yang dituju dan di depan nama dicantumkan sebutan “Bapak, Ibu, Saudara, Nyonya, Tuan, Nona” tergantung kepada siapa surat itu dikirim. Namun bila pengirim surat tersebut menyebut secara resmi dengan jabatan atau gelar akademis maka ditulis tanpa didahului Bapak, Ibu, Saudara, Nyonya, Tuan, Nona . Jika ditujukan kepada perorangan Contoh : Yth. Bapak Ilhamuddin, S.Kom Jln. Kolam Medan Estate 39102 Jika ditujukan kepada nama jabatan Contoh : Yth. Direktur PT Mitra Sejahtera Jln. Denai 39102 Denai, Medan Ditujukan kepada lembaga atau instansi atau perusahaan Contoh : PT ALAT KACA Jln. Kolam 39102 Medan Estate, Medan Salam Pembuka Dalam salam pembuka surat merupakan tanda hormat kepada penerima surat sebelum memulai membaca isi surat. Contoh salam pembuka yang biasanya dipakai :
Isi Surat / Tubuh Surat Isi surat terdiri dari alinea pembuka, isi surat dan alenia penutup. Alinea pembuka adalah pengantar ke isi surat yang sesungguhnya. Alenia pembuka berfungsi untuk menarik pembaca kepada pokok pembicaraan dalam surat tersebut. Contoh :
Isi surat yang sesungguhnya memuat suatu informasi yang disampaikan penulis kepada penerima surat. Isi tersebut bisa berupa laporan, pemberitahuan, pernyataan, dan lain lain. Dalam penulisan isi surat hendaknya ditulis secara singkat dan jelas sehingga menghindarkan dari salah tafsir dan menjadi efisien. Hindari penulisan kata atau istilah yang tidak lazim dan yang susah dipahami oleh penerima yang dapat mengakibatkan tujuan dan sasaran surat tidak tercapat. Alinea penutup adalah simpulan dari isi surat. biasanya alinea penutup berisi harapan penulis atau ucapan terima kasih kepada penerima surat.Alinea penutup menandakan pembicaraan telah selesai . Contoh :
Salam Penutup Salam penutup terdapat diantara alinea penutup dan tanda tangan pengirim . Contoh salam penutup :
Nama Organisasi atau Lembaga Biasanya nama organisasi atau lembaga dibuat dalam bentuk stempel atau cap. Stempel ini berfungsi untuk menegaskan bahwa surat itu sah dan resmi. Nama Terang dan Tanda Tangan Penanggung Jawab Surat di tandatangani oleh pejabat yang berhak atau berwenang . Nama Terang dan Tanda Tangan Penanggung Jawab berfungsi sebagai identitas penanggung jawab untuk mengetahui dari mana surat itu dikeluarkan. Tembusan Tembusan surat atau tindisan dikirimkan ke instansi lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan. Tembusan biasanya diletakan di sudut kiri bawah dengan menuliskan Tembusan atau Tindasan atau Distribusi kepada. Contoh :
Inisial Inisial adalah singkatan nama yang biasanya diambil dari huruf pertama nama pembuat penulis surat tersebut yang berfungsi mengetahui siapa yang menulis / mengetik surat tersebut. Contoh : VN/MA VN Singkatan dari Viani Setianingsih (Pengetik) |
Bagian dari surat dinas yang berisi sesuatu yang disampaikan kepada penerima surat adalah
Pos Terkait
Copyright © 2024 apacode Inc.
