Mengetahui tentang Bagian-bagian Surat merupakan salah satu syarat dan ketentuan penulisan surat yang baik dan benar yang ditulis artikel kemarin (lihat di sini). Nah untuk itu, Zona Siswa pada kesempatan kali ini akan mencoba menguraikan tentang Bagian-bagian Surat. Semoga bermanfaat. Show Bagian-bagian surat yang saya akan uraikan di bawah ini merupakan bagian-bagian surat resmi, bagian-bagian surat resmi tersebut adalah sebagai berikut ini: 1. Kepala Surat/ Kop Surat Kepala surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi. Bagian surat yang pertama ini berisi:
Biasanya setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan tanggal pembuatan. 2. Tempat dan Tanggal Surat Pencantuman tempat dan tanggal surat tersendiri ditujukan untuk memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan surat tersebut. Untuk tempat biasanya tidak dicantumkan kembali jika tempat sudah ditulis di kepala surat yang berupa alamat instansi. Tapi bagi surat bukan resmi yang tidak memiliki kepala surat, wajib menuliskan tempat di bagian surat ke 2 ini.
Contoh: 3. Nomor Surat Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi biasanya menggunakan penomoran terhadap surat yang dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Penomoran surat tersebut berfungsi untuk:
Contoh: 4. Lampiran Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran bisa ditiadakan. 5. Hal Pada bagian surat ke lima ini berisi hal atau perihal. Hal berfungsi memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.
 6. Alamat Dalam Terdapat dua alamt yang dituliskan dalam surat, yaitu alamat luar (yang ditulis di sampul surat) dan alamat dalam (yang ditulis di dalam surat). Alamat yang dimaksud dalam bagian ini merupakan alamat dalam. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat dalam ini, hal-hal tersebut adalah sebagai berikut:
Contoh: 7. Salam Pembuka Bagian surat yang ke 7 adalah salam pembuka yang berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma.
Contoh: 8. Isi Surat
9. Salam Penutup Salam penutup merupakan penutup surat yang biasanya menggunakan kata: "Hormat saya, Hormat kami, Wassalam". Penulisan salam penutup tersebut seperti salam pembuka, diawali oleh huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma. 10.Nama Jelas Pengirim dan Tanda tanganSetelah salam penutup, terdapat nama jelas pengirim surat beserta tanda tangannya. 11. Tembusan Tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.
Contoh: Posisi ke 12 bagian surat resmi tersebut di atas bisa saja berubah, tergantung format atau bentuk surat. Ke 12 bagian tersebut di atas merupakan bagian-bagian surat resmi, sedangkan jika sobat ingin menulis surat yang sifatnya kurang atau tidak resmi ada bagian-bagian yang dihilangkan seperti, kepala surat/ kop surat. Untuk lebih memahami penjelasan bagian-bagian surat di atas mari kita lihat contoh surat di bawah ini:
Terima kasih sudah berkenan membaca artikel Bagian-bagian Surat di atas. Jika terdapat kesalahan baik dari segi penulisan maupun penjelasan, mohon kritik dan saran yang membangun dari sobat sekalian. Semoga bermanfaat.^^
Surat adalah sebuah alat komunikasi berbentuk tulisan yang menghubungkan dua pihak atau lebih. Perkembangan teknologi membuat cara berkomunikasi melalui surat menjadi berubah, misalnya surat pribadi yang digantikan pesan cepat. Salah satu jenis surat yang keberadaanya masih cukup sering digunakan adalah surat dinas (surat resmi). Surat dinas adalah jenis surat yang digunakan untuk kepentingan formal oleh antar lembaga/instansi atau lembaga ke perorangan. Bentuk surat dinas mencakup bagian-bagian penting yang menunjukkan bentuk formal. Bagian-bagian surat resmi meliputi kop surat (kepala surat), nomor surat, lampiran, hal (garis besar isi surat), tanggal, alamat, salam pembuka, isi surat, salam penutup, dan tembusan surat. Surat dinas memuat keperluan dinas yang sifatnya resmi yang penulisannya dilakukan oleh instansi. Pembuatan surat dinas digunakan untuk kepentingan yang menyangkut lembaga atau kedinasan seperti undangan rapat, pemberitahuan, permohonan maaf, dan kepentingan resmi lainnya. Pembeda surat dinas dengan jenis surat lainnya terdapat pada struktur penulisan. Struktur penting pada surat dinas meliputi bagian-bagian surat resmi yang terdiri dari kop surat, nomor surat, tanggal surat, lampiran, perihal, alamat surat, salam pembuka, isi surat, serta nama dan tanda tangan. Sobat idschool dapat menyimak lebih banyak bagian-bagian surat dinas melalui masing-masing ulasan di bawah. Baca Juga: Penulisan Daftar Pustaka Dari Berbagai Sumber Bagian-Bagian Surat Resmi – Kop SuratKop surat menjadi identitas surat dinas agar penerima tahu pengirim surat tersebut. Letak kop surat berada di bagian paling atas dari bagian-bagian surat resmi lainnya. Bagian kop surat resmi terdiri dari logo instansi, nama instansi, alamat instansi, nomor telepon, faksimile, dan email. Logo instansi pada bagian kop surat biasanya berada pada bagian kiri. Disamping logo terdapat nama instansi dan informasi lainnya. Nama instansi dicetak lebih besar dari info lain seperti alamat, alamat instansi, nomor telepon, faksimile, dan email. Contoh bentuk kop surat pada surat resmi adalah seperti berikut. Baca Juga: Contoh-Contoh Kalimat Ambigu 2. Nomor SuratNomor surat merupakan kode penomoran pada surat resmi dengan format yang sudah ditentukan oleh pihak instansi/lembaga. Format nomor surat resmi dibuat dengan kode tertentu dengan tujuan agar mudah dikenali. Adanya nomor surat pada surat resmi akan memudahkan dalam identifikasi surat dari divisi mana. Misalnya, surat resmi dari direktur akan memiliki penomoran yang berbeda dengan surat dari sekretaris. Dengan perbedaan melalui kode tertentu akan memudahkan seseorang dalam mengenali identitas surat. Letak nomor surat resmi ditampilkan pada bawah kop surat. Dalam nomor surat biasanya terdapat tahun, bulan, dan kode-kode tertentu. Contoh format nomor surat dinas: A/01/CK.02/VIII/2020 Penjelasan:
3. Tanggal SuratTanggal surat pada surat dinas menunjukkan waktu pembuatan surat tersebut. Tanggal penerbitan surat ditulis dengan urutan tanggal, nama bulan, dan tahun. Letak tanggal surat berada di bawah kop surat di pojok sebelah kanan. Pada surat resmi yang terdapat kop surat, sebelum tanggal tidak perlu disertakan kota ata daerah asal surat. Sedangkan penulisan tanggal pada surat resmi yang tidak ada kop surat, tanggal didahului dengan kota atau daerah, misalnya pada surat lamaran pekerjaan. Contoh penulisan tanggal pada surat resmi:
4. LampiranBeberapa surat resmi atau surat dinas disertai dengan dokumen lain yang ingin atau perlu disertakan. Untuk surat resmi yang menyertakan lampiran, bagian surat pada halaman pertama merupakan pengantar. Selanjutnya, dokumen pendukung disertakan di belakangnya. Banyaknya lampiran disebutkan pada bagian pengantar surat yang letaknya di bawah nomor surat. Sedangkan surat resmi yang tidak menyertakan lampiran tidak perlu memberikan keterangan banyaknya lampiran. Baca Juga: Struktur Kalimat yang Benar + Contoh 5. Bagian-Bagian Surat Resmi – PerihalKeterangan perihal dalam surat resmi akan memudahkan penerima untuk mengetahui poin penting dari surat. Misalnya, surat berisi permohonan untuk memberikan sambutan suatu acara maka pada bagian perihal dapat ditulis permohonan pemberian sambutan. Bagian perihal diusahakan dalam frasa yang pendek tapi mencakup poin penting. Jika perihal terpaksa memuat kalimat panjang maka penulisannya perlu dibuat dalam dua baris. 6. Alamat SuratPihak yang dituju atau pihak yang akan menerima surat dituliskan pada bagian alat yang terletak di bawah perihal. Alamat mencantumkan siapa penerimanya dan di mana alamatnya. Penulisan penerima surat tidak perlu mencatumkan kata kepada, melainkan langsung dengan yang terhormat (Yth.) yang diikuti nama penerima. Penerima yang memiliki gelar (misalnya: direktur, kepala sekolah, dsb) tidak perlu mencatumkan nama sapaan Bapak/Ibu. Sedangkan penerima yang disebutkan namanya secara langsung didahului dengan sapaan Bapak/Ibu. Selanjutnya, alamat surat dituliskan setelah pencantuman nama penerima surat. Contoh penulisan nama dan alamat penerima surat:
Baca Juga: Apa Itu Promina (Kata Ganti)? 7. Salam PembukaSalam pembuka dalam surat resmi berguna untuk mengawali surat. Salam pembuka dapat disesuaikan dengan aturan instansi atau menyesuaikan siapa penerimanya. Bagian pembuka pada surat resmi biasanya berupa salam atau bentuk sapaan lainnya. Penulisan salam pembuka hanya perlu menggunakan huruf besar di awal kalimat dengan diakhiri tanda koma, Contoh salam pembuka pada surat resmi:
8. Bagian-Bagian Surat Resmi – Isi SuratBagian isi surat resmi disusun menggunakan bahasa formal dan kalimat sesuai ejaan yang disempurnakan (EYD). Isi surat sebaiknya dibuat secara efektif dengan pembahasan yang seperlunya saja. Sebisa mungkin bagilah isi surat ke dalam beberapa paragraf agar pembaca lebih paham. Contoh penyusunan isi surat per paragrag adalah sebagai berikut.
9. Nama dan Tanda TanganNama dan tanda tangan dalam surat resmi mewakili identitas pengirim surat yang diletakkan pada bagian akhir surat. Keterangan jabatan pembuat surat juga diperlukan untuk memberikan keterangan lebih kepada penerima surat. Selain itu, pada bagian atas nama dan tanda tangan perlu juga menyertakan cap instansi atau lembaga. Keberadaan cap akan meyakinkan keaslian surat resmi tersebut dibuat oleh pihak terkait. Demikianlah tadi ulasan bagian-bagian surat resmi yang terdiri dari kop surat, nomor surat, tanggal surat, lampiran, perihal, alamat surat, salam pembuka, isi surat, serta nama dan tanda tangan. Terimakasih sudah mengunjungi idschool(dot)net, semoga bermanfaat! Baca Juga: Contoh Kesalahan pada Surat Resmi dan Perbaikannya |
Bagian surat alamat dalam alamat yang dituju posisi pengetikanya berada di
Pos Terkait
Copyright © 2024 apacode Inc.
