Contoh laporan tkj tentang surat masuk

Laporan Pengarsipan, Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar

Diunggah oleh

adianto tanjung

75%(16)75% menganggap dokumen ini bermanfaat (16 suara)

11K tayangan33 halaman

Informasi Dokumen

klik untuk memperluas informasi dokumen

Deskripsi:

LAPORAN PRAKERIN APK

Hak Cipta

© © All Rights Reserved

Format Tersedia

DOCX, PDF, TXT atau baca online dari Scribd

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

  • Bagikan di Facebook, terbuka di jendela baru

    Facebook

  • Bagikan di Twitter, terbuka di jendela baru

    Twitter

  • Bagikan di LinkedIn, terbuka di jendela baru

    LinkedIn

  • Bagikan dengan Email, membuka klien email

    Email

  • Salin Tautan

    Salin Tautan

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

75%75% menganggap dokumen ini bermanfaat, Tandai dokumen ini sebagai bermanfaat

25%25% menganggap dokumen ini tidak bermanfaat, Tandai dokumen ini sebagai tidak bermanfaat

Apakah konten ini tidak pantas?

Laporkan Dokumen Ini

Unduh sekarang

SimpanSimpan Laporan Pengarsipan, Pengelolaan Surat Masuk Dan S... Untuk Nanti

75%(16)75% menganggap dokumen ini bermanfaat (16 suara)

11K tayangan33 halaman

Laporan Pengarsipan, Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar

Diunggah oleh

adianto tanjung

Deskripsi:

LAPORAN PRAKERIN APK

Deskripsi lengkap

SimpanSimpan Laporan Pengarsipan, Pengelolaan Surat Masuk Dan S... Untuk Nanti

75%75% menganggap dokumen ini bermanfaat, Tandai dokumen ini sebagai bermanfaat

25%25% menganggap dokumen ini tidak bermanfaat, Tandai dokumen ini sebagai tidak bermanfaat

Tanamkan

Bagikan

Cetak

Unduh sekarang

Lompat ke Halaman

Anda di halaman 1dari 33

Cari di dalam dokumen

You're Reading a Free Preview
Pages 7 to 14 are not shown in this preview.

Buy the Full Version

You're Reading a Free Preview
Pages 18 to 27 are not shown in this preview.

Buy the Full Version

Puaskan Keingintahuan Anda

Segala yang ingin Anda baca.

Kapan pun. Di mana pun. Perangkat apa pun.

Tanpa Komitmen. Batalkan kapan saja.

Contoh laporan tkj tentang surat masuk

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

  • Bagikan di Facebook, terbuka di jendela baru
  • Bagikan di Twitter, terbuka di jendela baru
  • Bagikan di LinkedIn, terbuka di jendela baru
  • Bagikan dengan Email, membuka klien email
  • Salin Tautan

  • Beranda

  • Buku

  • Buku audio

  • Dokumen

    , aktif

Kalau mau bentuk Doc Full (Ms Office)salin link "..........................." (tanpa tanda petik) ini ke browser anda. Tunggu 5 detik lalu klik Skip di atas kanan layar anda dan Klik downloa…

Dengan mengucap puji syukur kepada Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat, hidayah serta inayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Magang yang berjudul “Prosedur Surat Masuk dan Surat Keluar di Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Jawa Tengah”.


 Laporan magang ini disusun guna memenuhi sebagian persyaratan untuk menyelesaikan studi bagi mahasiswa Program Diploma III Administrasi Perkantoran Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Diponegoro Semarang. Penulis menyadari tanpa adanya bantuan dari beberapa pihak, laporan magang ini tidak akan mungkin dapat terselesaikan dengan lancar dan baik. Oleh karena itu, penulis menyampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu, terutama kepada :


1.      Bapak Drs. Budi Santoso, M.Si, selaku Kepala Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melaksanakan Praktek Kerja (Magang).

2.      Bapak Drs. Tri Laksono, MM Sekretaris Kepala Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah sudah memberikan fasilitas serta pengarahan tentang sistem kerja dan  tugas pokok masing-masing pegawai.

3.      Ibu Dr. Hartuti Purnaweni, MPA selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan pengawasan, didikan, dan perhatiannya kepada Saya selama melaksanakan Praktek Kerja (Magang) di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

4.      Ibu Prof. Dr. Dra. Sri Suwitri, M.Si selaku sebagai Dosen Wali yang telah memberikan didikan dan perhatian selama melaksanakan Praktek Kerja (Magang) di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

5.      Ibu Hesti Lestari, MS selaku Pengelola Magang dan Ketua Jurusan D-III Administrasi Perkantoran yang telah mengarahkan dan mengijinkan Saya Praktek Kerja (Magang) di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

6.      Ibu Linda Widiastuti Ariningrum, S.Sos, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian yang sudah memberikan pengarahan selama Saya Praktek Kerja (Magang) di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

7.      Ibu Retno Fajar, S.Sos,MM selaku Kepala Sub Bagian Program yang selalu memberikan arahan kepada Saya selama Praktek Kerja (Magang) di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

8.      Bapak Taviv Suhendra, S.Sos, M.Si yang telah menjadi Pembimbing Magang selama melaksanakan Praktek Kerja (Magang) di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

9.      Bapak dan Ibu Staff di Bidang Umpeg (Umum dan Kepegawaian) dan Bidang Program yang telah banyak memberi informasi dan data kepada penulis.

10.  Kedua orang tua Saya yang telah memberikan kasih sayang, motivasi, semangat dan biaya yang tidak akan pernah terganti.

11.  Kakek dan nenek Saya yang selalu memberikan semangat dalam melaksanakan Praktek Kerja (Magang).

12.  Adik Saya yang selalu memberikan kasih sayang dan motivasi dalam melaksanakan Praktek Kerja (Magang).

13.  Sahabat-sahabat Saya yang selalu memberikan semangat dalam melaksanakan Praktek Kerja (Magang).

14.  Kakak Lesriwita alumni D-III Administrasi Perkantoran yang sudah memberikan gambaran mengenai pembuatan laporan dalam melaksanakan Praktek Kerja (Magang) di Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Jawa Tengah.

15.  Kakak Heny Handayani dan kakak Khairani selaku Kakak Tingkat D-III Administrasi Perkantoran yang sudah memberikan arahan dan gambaran mengenai pembuatan laporan dalam melaksanakan Praktek Kerja (Magang) di Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Jawa Tengah.

16.  Teman-teman Saya D-III Administrasi Perkantoran angkatan 2013 yang selalu memberikan motivasi dalam pembuatan laporan dalam melaksanakan Praktek Kerja (Magang) di Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Jawa Tengah.

17.  Semua pihak yang telah turut membantu penulis, baik langsung maupun tidak langsung. Hanya terima kasih yang tulus yang mampu penulis ucapkan.


Penulis menyadari masih terdapat banyak kesalahan dan kekurangan dalam penyusunan laporan ini. Oleh karena itu kritik dan saran dari berbagai pihak sangat diharapkan demi kesempurnaan laporan ini. Semoga dengan terselesaikannya laporan ini, dapat menjadi titik tolak penulis untuk menjadi lebih maju dan bersungguh-sungguh untuk kedepannya. Penulis juga berharap, semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi pembaca dalam menuju hal perubahan, Amin.




     Semarang, 15 April 2016



                Betty Nugrahanti Mawengku

                14020413060045











DAFTAR ISI


HALAMAN COVER DEPAN………………………….…………………………i

HALAMAN PENGESAHAN………………………………………………….…ii

KATA PENGANTAR………………………………………………………..…..iii

DAFTAR ISI……………………………………………………………………...vi

BAB I PENDAHULUAN………………………………………...……………….1

1.1.   Latar Belakang……………………………………………………………1

1.2.   Pokok Permasalahan………………………………………………….…..3

1.3.   Kerangka Pemikiran/Konsep……………………………………………..3

1.3.1.Pengertian Surat……………………………………………………….3

1.3.2.Bentuk Surat…………………………………………………………..4

1.3.3.Jenis Surat……………………………………………………...……...4

1.3.4.Bagian-bagian Surat…………………………………………….……..5

1.3.5.Tujuan Penulisan Surat……………………………………...………...5

1.3.6.Fungsi Surat…………………………………………………….……..6

1.3.7.Macam-macam Surat……………………………………..……...........6

1.4.   Tujuan Kegiatan Praktek Kerja (Magang)………………………………..7

BAB II GAMBARAN UMUM LOKASI MAGANG……………………..……..8

2.1. Sejarah Singkat Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah….....8

2.2. Visi dan Misi Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah………9

2.3. Struktur Organisasi Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa

Tengah…………………………………………………………………....11

2.4. Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi

 Jawa Tengah…………..…………………………………………………12

2.4.1. Tugas Pokok Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah….12

2.4.2.Fungsi Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah………....12

2.4.3.Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan…………………………………….13

BAB III LAPORAN PENGAMATAN/HASIL KEGIATAN MAGANG……21

3.1. Diskripsi Pelaksanaan Magang……………………………………….....21

3.2. Kegiatan Selama Magang…………………………………………….…22

3.3. Analisis Hasil……………………………………………………………23

3.3.1. Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan……………………...…….23

3.3.1.1. Prosedur Penanganan Surat Masuk di Kantor Dinas Pemuda

             dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah………………………….....23

3.3.1.2. Prosedur Penanganan Surat Keluar di Kantor Dinas Pemuda

             dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah………………………….....29

3.3.1.   Hambatan yang dialami dalam menangani surat masuk dan surat

keluar di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah……...31

3.3.2.   Cara mengatasi hambatan yang dialami dalam menangani surat

masuk dan surat keluar di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi

Jawa Tengah………………………………………………………...32

3.4.   Pengetahuan, Pengalaman, Kemampuan atau Ketrampilan yang

penulis dapatkan selama pelaksanaan Praktek Kerja (Magang) di

Kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah……………33

3.4.1.   Pengetahuan…………………………………………………….…...33

3.4.2.   Pengalaman…………………………………………………..……...33

3.4.3.   Kemampuan…………………………………………………………33

BAB IV PENUTUP……………………………………………………………...35

4.1. Kesimpulan……………………………………………………...…...….35

4.2. Saran……………………………………….…………………………….37

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN







BAB I


PENDAHULUAN


1.1.   Latar Belakang


Surat menyurat merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting dalam menunjang operasioanalisasi suatu organisasi atau kantor. Pada setiap kegiatan kantor baik pemerintah maupun swasta, dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan diperlukan adanya kegiatan kantor yang ada hubungannya dengan prosedur surat masuk dan surat keluar. Oleh karena itu perlu adanya kegiatan administrasi atau pengelolaan surat yang tertib dan teroganisasi. Sebagai diketahui bahwa surat merupakan salah satu sarana komunikasi secara tertulis untuk menyampaikan informasi dari pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi). Informasi yang ada dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainnya.




Dalam buku Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran menurut Durotul Yatimah (2009:121) dalam praktik komunikasi, surat merupakan salah satu pilihan yang bisa digunakan dari beberapa saluran komunikasi yang tersedia, misalnya koran, telepon, radio, televisi, dan sebagainya. Sebagai media komunikasi tertulis, surat memiliki keunggulan dibandingkan dengan media komunikasi lainnya, diantaranya sebagai berikut :


1.      Dapat merekam informasi secara panjang lebar,

2.      Paraktis (mudah),

3.      Dapat menyimpan rahasia,

4.      Efektif (informasi bisa langsung sampai ke tujuan),

5.      Ekonomis.

Penulis memilih magang di Dinas Pemuda Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah dan ditempatkan pada Bagian Kepegawaian, karena penulis ingin mengetahui bagaimana prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.


Surat yang masuk ke Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah setiap harinya sangat banyak baik dari instansi pemerintahan ataupun swasta. Surat masuk misalnya : surat undangan, surat pengantar, surat pemberitahuan, surat permohonan bantuan, surat keterangan, surat tugas, surat edaran, surat pernyataan, surat pengumuman, surat peringatan, surat ucapan terima kasih, surat perintah kerja, surat perjanjian kerja, surat pemberian izin, surat keputusan, surat permohonan izin, surat pengusulan, surat susulan, surat kuasa, surat panggilan dan surat berita acara. Sedangkan surat keluar misalnya : surat undangan, surat keputusan, surat perintah tugas, surat nota dinas dan lain-lain.


Dalam menangani surat masuk agendaris harus teliti, karena sering mengalami kekeliruan dalam mendisposisi dan mendistribusikan surat. Hal ini terjadi karena kurang teliti dalam mengklasifikasikan surat-surat tersebut. Permasalahan lainnya yaitu ketika wewenang utama pendistribusian pemegang oleh Pemimpin Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah tidak berada di tempat, karena pemenuhan tugas menghadiri undangan di lokasi Semarang maupun luar Semarang. Sehingga terdapat pelimpahan wewenang kepada Sekretaris Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.


Kelancaran proses surat masuk dan surat keluar tergantung dengan keberadaan Pimpinan Dinas Pemuda dan Olahraga, terutama surat – surat yang bersifat “segera” harus segera didistribusikan kepada staff yang berwenang untuk menanganinya. Seorang agendaris pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian yang bertugas untuk mengurusi surat masuk, surat keluar, mencatat jadwal pimpinan, membuat lembaran buku register surat masuk dan surat keluar, membuat lembaran disposisi dan lain-lain. Melihat tugasnya yang begitu banyak sehingga seorang agendaris di kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah harus bisa mengatur waktunya sebaik mungkin.


1.2.   Pokok Permasalahan


Untuk lebih memfokuskan dan memperjelas topik yang dibahas dalam permasalahan yang dikaji dalam penyususnan Laporan Magang  ini, maka penulis membatasi ruang lingkup masalah tentang.


1.      Bagaimana prosedur surat masuk dan surat keluar di Kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah ?

2.      Hambatan apa saja yang dialami dalam menangani surat masuk dan surat keluar di Kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah ?

3.      Bagaimana cara mengatasi hambatan yang dialami dalam menangani surat masuk dan surat keluar di Kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah ?


1.3.   Kerangka Pemikiran/Konsep


1.3.1.   Pengertian Surat


Dalam buku Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran menurut Durotul Yatimah (2009:123), surat adalah salah satu sarana komunikasi secara tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak (orang, instansi atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi atau organisasi). Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya.





1.3.2.   Bentuk Surat


Dalam buku Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran menurut Durotul Yatimah (2009:150), penempatan bagian-bagian surat biasanya termuat dalam bentuk tertentu, yang berbeda satu sama lain bergantung pada tiap-tiap organisasi yang menggunakannya. Bentuk surat biasa “style”. Beberapa bentuk surat yang sudah kita kenal diantaranya :


1.            Bentuk resmi (official style)

2.            Bentuk balok/lurus penuh (full block style)

3.            Bentuk balok yang diubah/lurus (block style)

4.            Bentuk setengah balok/lurus (semi block style)

5.            Bentuk inden/lekuk (indented style)

6.            Bentuk paragraf menggantung (hanging paragraf)


1.3.3.   Jenis Surat


Dalam buku Manajemen Sekretaris menurut Saiman (2002:76), kegiatan kantor ditemukan bermacam-macam surat. Surat dibagi menjadi bermacam-macam dan tergantung pada segi mana penggunaanya.


1.            Surat menurut wujudnya : kartu pos, warkat pos, surat bersampul, nota, telegram dan surat pengantar.

2.            Surat menurut tujuannya : surat pemberitahuan, surat perintah, surat permintaan, surat panggilan, surat peringatan, surat keputusan, surat perjanjian, surat laporan, surat pesanan dan surat penawaran.

3.            Surat menurut sifat isi dan asalnya : surat dinas, surat niaga dan surat pribadi.

4.            Surat menurut jumlah penerimanya : surat biasa, surat edaran dan surat pengumuman.

5.            Surat menurut keamanan isinya : surat sangat rahasia, surat segera dan surat biasa.

6.            Surat menurut prosedur pengurusannya : surat masuk dan surat keluar.

7.            Surat menurut jangkauannya : surat intern dan surat ekstern.


1.3.4.   Bagian-bagian Surat


Dalam buku Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran menurut Durotul Yatimah (2009:136), bagian – bagian surat terdiri dari :


a.       Kepala surat                                  h.  Alenia Pembuka

b.      Nomor surat                                  i.  Isi Surat

c.       Tanggal surat                                 j.  Alenia penutup

d.      Lampiran                                       k.  Salam Penutup

e.       Hal atau perihal                             l. Pengirim Surat

f.       Alamat yang dituju                       m. Tembusan Surat

g.      Salam pembuka                             n. Inisial


1.3.5.   Tujuan Penulisan Surat


Setiap kegiatan yang dilakukan oleh setiap orang atau organisasi pasti mempunyai tujuan, demikian juga penulisan surat mempunyai tujuan - tujuan tertentu, diantaranya :


1.            Ingin menyampaikan warta atau informasi kepada pihak lain.

2.            Ingin mendapat balasan atau tanggapan dari penerima atau pihak yang dikirim tentang informasi yang disampaikan tersebut.

3.            Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah tanggap.


Sumber : http://heriyanto-tatacarasuratmenyurat.blogspot.co.id/

1.3.6.   Fungsi Surat


Dalam buku Surat Menyuarat Lengkap menurut Y.S. Marjo (2000:15), fungsi surat yang aktif dalam kehidupan masyarakat sehari – hari adalah :


a.       Sebagai wakil atau duta dari sipenulis atau sipengirim surat.

b.      Sebagai bahan bukti hitam diatas putih yang mempunyai kekuatan hokum.

c.       Referensi dalam merencanakan atau menindaklanjuti suatu aktifitas.

d.      Alat pengingat.

e.       Alat untuk memperpendek jarak, penghemat tenaga/waktu.

f.       Bukti sejarah dan kegiatan suatu organisasi atau badan usaha.

g.      Jaminan keamanan, misalnya surat jalan.

h.      Alat promosi pihak pengirim.


1.3.7.   Macam-macam Surat


Macam – macam surat dinas terdiri dari :

a.       Surat Pengumuman                                   m. Surat Panggilan Kerja

b.      Surat Permohonan Izin                             n. Surat Undangan

c.       Surat Pemberitahuan                                 o. Surat Pemberian Izin

d.      Surat Berita Acara                                    p. Surat Keterangan

e.       Surat Rekomendasi                                   q. Surat Keputusan

f.       Surat Peringatan                                        r. Surat Bantahan

g.      Surat Perintah                                           s. Surat Perjanjian Kerja

h.      Surat Laporan                                           t. Surat Pernyataan

i.        Surat Pengantar                                         u. Surat Kuasa

j.        Surat Perintah Perjalanan Dinas                v. Surat Tugas

k.      Surat Pengusulan                                      w. Surat Perjanjian Jual Beli

l.        Surat Perjanjian Sewa Menyewa


Sumber : http://ghesa123.weebly.com/home/macam-macam-surat-dinas

1.4.   Tujuan Kegiatan Magang


Tujuan diadakannya kegiatan Magang oleh Program DIII Administrasi Perkantoran yaitu :


1.            Meningkatkan pengetahuan, pengalaman, kemampuan, dan ketrampilan mahasiswa.

2.            Mendapatkan masukan guna umpan balik dalam usaha penyempurnaan materi mata kuliah.

3.            Membina dan meningkatkan kerjasama antara Program Studi Diploma III Administrasi Perkantoran FISIP UNDIP dengan instansi Pemerintah, maupun, pihak Swasta dimana mahasiswa ditempatkan.


Pada umumnya, pengiriman surat menginginkan dari pembaca surat adalah hal – hal sebagai berikut :


1.            Pembaca atau penerima surat percaya tentang hal atau masalah yang tertulis

2.            Pembaca mau menerima pandangan – pandangan, gagasan atau keputusan – keputusan dari pengirim.

3.            Pembaca membalas surat dan meminta informasi lebih lanjut.

4.            Pembaca memberi penjelasan atau informasi kepada pengiriman.

5.            Pembaca memenuhi segala permintaan kita atau pengirim.

6.            Pembaca atau penerima dapat memahami segala pengaduan pengirim.

7.            Pembaca selalu ingin mengadakan komunikasi dan menjadi relasi kita.








BAB II


GAMBARAN UMUM LOKASI MAGANG


2.1.    Sejarah Nama Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah


Sumber : Buku Pembangunan Kepemudaan dan Keolahragaan Provinsi Jawa Tengah Tahun 2011. Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.


Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah berdiri pada tahun 2007. Dengan telah dibentuknya Kementrian Pemuda dan Olahraga pada era kepemimpinan Presiden Susilo Bambang Yudhoyono, makin kuat untuk dibentuknya Dinas yang menangani permasalahan olahraga dan pemuda di daerah provinsi Jawa Tengah. Seiring ditunjuknya Menteri Pemuda dan Olahraga (MENPORA) muncul penggabungan – penggabungan dan pemecahan pada dinas daerah yang sudah ada. Dinas Pendidikan dan Kebudayaan dipecah menjadi Dinas Pendidikan dan Dinas Pariwisata Jawa Tengah. Salah satu sub dinas yang mengampu Pendidikan Luar Sekolah dan Olahraga (PLS OR) di Disdik dengan perkembangan yang ada menjadi cikal bakal dibentuknya Dinas Pemuda dan Olahraga (DINPORA) Provinsi Jawa Tengah.


Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah merupakan Perwujudan dari dibentuknya MENPORA dan merupakan gabungan dari Sub dinas Pendidikan Luar Sekolah dan Olahraga yang didalamnya ada bidang kepemudaan dan keolahragaan serta Biro Pemuda dan Olahraga di Sekretaris Daerah (SETDA) Jawa Tengah, lalu kedua dinas tersebut dilebur menjadi satu sehingga menjadilah Dinas Pemuda dan Olahraga dibentuk dengan Peraturan Pemerintah Nomor 38 tahun 2007 Pasal 7 ayat 2, yang diterapkan oleh Gubernur Jawa Tengah Bapak Ali Mufiz dan Sekretaris Provinsi Jawa Tengah Bapak Hadi Prabowo.


Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah beralamat di Jalan Ki Mangunsarkoro No. 12 Semarang. Dinas Pemuda dan Olahraga dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 6 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah Provinsi Jawa Tengah dengan struktur organisasi sebagai berikut:


1.      Kepala Dinas

2.      Sekretaris

-          Sub Bagian Program

-          Sub Bagian Keuangan

-          Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

3.      Bidang Kepemudaan

-          Seksi Pemberdayaan dan Pengembangan Pemuda

-          Seksi Perlindungan Pemuda dan Pemberdayaan Lembaga Kepemudaan

4.      Bidang Keolahragaan

-          Seksi Pemberdayaan dan Pengembangan Olahraga

-          Seksi Pengembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, Industri  dan Lembaga Keolahragaan

5.      Bidang Sarana Prasarana dan Kemitraan

-          Seksi Pembinaan dan Pengembangan Sarana Prasarana

-          Seksi Kemitraan, Informasi Kepemudaan dan Keolahragaan


2.2.    Visi dan Misi Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah


-          VISI


“MEWUJUDKAN KEPEMUDAAN DAN KEOLAHRAGAAN YANG SEMAKIN BERKUALITAS DAN BERDAYA SAING”.




-          MISI


1.            Meningkatkan Sistem Informasi, Sinergitas Dan Kemitraan Dengan Thakeholder Kepemudaan Dan Keolahragaan;

2.            Meningkatnya Kualitas Dan Kuantitas SDM Kepemudaan Dan Keolahragaan Yang Berkarakter;

3.            Menguatkan Kelembagaan Kepemudaan Dan Keolahragaan Yang Dinamis, Partisipasif Dan Berbudaya;

4.            Meningkatkan Kualitas, Kuantitas Sarana Dan Prasrana Kepemudaan Dan Keolahragaaan;

5.            Meningkatkan Kualitas Pelayanan Teknis Administratif Pengelolaan Keuangan, Umum Dan Kepegawaian.


Sumber : http://dinpora.jatengprov.go.id/article/view/30


















2.3.  Struktur Organisasi Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi JawaTengah


 



















                                      

 



Sumber : http://dinpora.jatengprov.go.id/article/view/77

2.4. Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah

                       

Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 6 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata kerja Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah dan Peraturan Gubernur Nomor 68 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah dapat diuraikan tugas pokok, fungsi dan struktur organisasi DINPORA sebagai berikut :


2.4.1. Tugas Pokok Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah


Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 68 tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi Dan Tata Kerja Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan Pemerintahan Daerah Bidang Kepemudaan dan Keolahragaan berdasarkan asas otonomi daerah dan tugas pembantuan.


2.4.2.   Fungsi Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah


Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksudkan diatas, Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah mempunyai fungsi :


-          Perumusan Kebijakan Teknis Bidang Pembinaan Pemuda dan Olahraga;

-          Penyelenggaraan Urusan Pemerintahan dan Pelayanan Umum Bidang Pembinaan Kepemudaan dan Keolahragaan;

-          Pembinaan dan Fasilitasi bidang kepemudaan dan keolahragaan lingkup provinsi dan kabupaten/kota;

-          Pelaksanaan tugas di Bidang Kepemudaan, Keolahragaan, Sarana Prasarana Olahraga dan Kemitraan;

-          Pemantauan, Evaluasi dan Pelaporan Bidang Kepemudaan dan Keolahragaan;

-          Pelaksanaan Kesekretariatan Dinas;

-          Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur sesuai dengan tugas dan fungsinya.


2.4.3.   Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan


Dalam Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 68 tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi Dan Tata Kerja Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan Pemerintahan Daerah bidang Kepemudaan dan Keolahragaan berdasarkan asas otonomi daerah dan tugas pembantuan. Penataan kelembagaan Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah diatur dalam Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 68 tahun 2008 tentang Uraian Tugas Sekretariat, Bidang, Subbagian dan Seksi Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah terdiri dari :


A.    Kepala Dinas


Kepala Dinas mempunyai Tugas Pokok dan Fungsi sebagaimana yang dimaksud dalam Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.


B. Sekretaris


1) Tugas Sekretaris

Sekretaris mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaran tugas secara terpadu, pelayanan administrasi, dan pelaksanaan di bidang program, keuangan, umum dan

kepegawaian.


2) Fungsi Sekretaris

Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, Sekretaris mempunyai fungsi :

o   Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi, dan pelaksanaan di bidang program;

o   Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi, dan pelaksanaan di bidang keuangan;

o   Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi, dan pelaksanaan di bidang umum dan kepegawaian;

o   Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.


a) Subbagian Program

Subbagian Program mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi, dan pelaksanaan di bidang program, meliputi : Koordinasi perencanaan, pemantauan, evaluasi dan pelaporan serta pengelolaan sistem informasi di Lingkungan Dinas.


b) Subbagian Keuangan

Subbagian Keuangan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi, dan pelaksanaan di bidang keuangan, meliputi : Pengelolaan keuangan, verifikasi, pembukuan dan akuntansi di lingkungan Dinas.


c) Subbagian Umum dan Kepegawaian

Subbagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi, dan pelaksanaan di bidang Umum dan Kepegawaian, meliputi : Pengelolaan administrasi kepegawaian, hukum, humas, organisasi dan tatalaksana, ketatausahaan, rumah tangga dan perlengkapan di Lingkungan Dinas.


C.     Bidang Kepemudaan


1) Tugas Bidang Kepemudaan

Bidang Kepemudaan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan, dan pelaksanaan di bidang pemberdayaan dan pengembangan pemuda serta perlindungan pemuda dan pemberdayaan lembaga kepemudaan.


2) Fungsi Bidang Kepemudaan

Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, Bidang Kepemudaan mempunyai fungsi :

o   Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pemberdayaan dan pengembangan pemuda;

o   Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang perlindungan pemuda dan pemberdayaan lembaga kepemudaan;

o   Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.


a) Seksi Pemberdayaan dan Pengembangan Pemuda

Seksi Pemberdayaan dan Pengembangan Pemuda mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pemberdayaan dan pengembangan pemuda, meliputi :

·         Pengembangan keserasian kebijakan pemberdayaan;

·         Pengembangan IPTEK, dan keimanan dan ketaqwaan (IMTAQ);

·         Peningkatan profesionalisme, kepemimpinan dan kepeloporan, aktivitas kepemudaan yang berskala Provinsi;

·         Fasilitasi dan dukungan aktivitas kepemudaan lintas Kabupaten/Kota;

·         Pembangunan pusat pemberdayaan pemuda, pendidikan dan pelatihan kepemudaan tingkat Provinsi;

·         Pembinaan terhadap kegiatan kepemudaan;

·         Pembinaan pemberian bimbingan, supervisi dan konsultasi urusan pemerintahan di bidang kepemudaan;

·         Pembinaan pendidikan dan pelatihan di bidang kepemudaan; serta

·         Pengembangan manajemen, wawasan dan kreativitas di bidang kepemudaan.


b) Seksi Perlindungan Pemuda dan Pemberdayaan Lembaga Kepemudaan

Seksi Perlindungan Pemuda dan Pemberdayaan Lembaga Kepemudaan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang perlindungan pemuda dan  pemberdayaan lembaga kepemudaan, meliputi :

·         Pengembangan kapasitas dan kompetensi lembaga kepemudaan;

·         Pencegahan dan Perlindungan bahaya destruktif;

·         Koordinasi antar Dinas terkait, koordinasi dengan lembaga non Pemerintah, koordinasi antar Provinsi dan Kabupaten Kota;

·         Pembinaan terhadap organisasi kepemudaan;

·         Pembinaan koordinasi pemerintahan antar susunan pemerintahan;

·         Pembinaan penyusunan pemberian pedoman standart pelaksanaan urusan pemerintahan;

·         Pembinaan perencanaan, penelitian, pengembangan, pengaturan pengawasan terhadap pelaksanaan norma dan standart di bidang kepemudaan.


D.    Bidang Keolahragaan         


1) Tugas Bidang Keolahragaan

Bidang Keolahragaan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pemberdayaan dan pengembangan olahraga, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, industri dan lembaga keolahragaan.


2) Fungsi Bidang Keolahragaan

Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, Bidang Keolahragaan mempunyai fungsi :

o   Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan

o   pelaksanaan di bidang pemberdayaan dan pengembangan

o   olahraga;

o   Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, industri dan lembaga keolahragaan;

o   Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.


a) Seksi Pemberdayaan dan Pengembangan Olahraga

Seksi Pemberdayaan dan Pengembangan Olahraga mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan bidang

pemberdayaan dan pengembangan olahraga, meliputi :

·         Pengembangan dan keserasian kebijakan olahraga;

·         Pembinaan dan pengembangan keolahragaan;

·         Pengelolaan keolahragaan;

·         Penyelenggaraan pekan dan kejuaraan olahraga;

·         Pendanaan keolahragaan;

·         Pengembangan manajemen olahraga;

·         Peningkatan profesionalisme atlet, pelatih, manajer dan pembina olahraga;

·         Pengaturan sistem penganugerahan, penghargaan dan kesejahteraan pelaku olahraga, pemberdayaan dan pemasyarakatan olahraga serta peningkatan kebugaran jasmani masyarakat, aktivitas keolahragaan skala Provinsi, Nasional dan International;

·         Fasilitasi dan dukungan aktivitas keolahragaan lintas Kabupaten/Kota;

·         Kerjasama antar Kabupaten/Kota skala Provinsi, Pemerintah dan International;

·         Pendanaan keolahragaan;

·         Pembangunan sentra pembinaan prestasi olahraga;

·         Pembinaan terhadap kegiatan keolahragaan, pembinaan pengelolaan olahraga dan tenaga keolahragaan;

·         Pembinaan dan pengembangan prestasi olahraga termasuk olahraga unggulan;

·         Pembinaan koordinasi pemerintahan antara susunan Pemerintahan di Provinsi;

·         Pembinaan perencanaan;

·         Pengaturan pengawasan terhadap pelaksanaan norma dan standart di bidang keolahragaan, pengawasan terhadap penyelenggaraan olahraga maupun pengawasan terhadap pelaksanaan anggaran/dana.


b) Seksi Pengembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi,

Industri dan Lembaga Keolahragaan Seksi Pengembangan Ilmu Pengetahuan dan

Teknologi, Industri dan Lembaga Keolahragaan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan bidang

pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, industry dan lembaga keolahragaan, meliputi :

·         Pengembangan IPTEK Keolahragaan, pembangunan dan pengembangan industri olahraga;

·         Koordinasi antar Dinas atau Instansi terkait, koordinasi dengan lembaga non Pemerintah dan masyarakat, koordinasi antara Provinsi dan Kabupaten atau Kota;

·         Pembinaan pendidikan dan pelatihan di bidang keolahragaan;

·         Pembinaan dan pengembangan industri olahraga;

·         Pengawasan terhadap pelaksanaan anggaran atau dana;

·         Pembinaan terhadap organisasi keolahragaan;

·         Penelitian, pengembangan, pemantauan, dan evaluasi pelaksanaan urusan pemerintahan di bidang keolahragaan.

E.     Bidang Sarana Prasarana dan Kemitraan


1) Tugas Bidang Sarana Prasarana dan Kemitraan

Bidang Sarana, Prasarana dan Kemitraan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pembinaan dan pengembangan sarana prasarana, kemitraan, dan informasi kepemudaan dan keolahragaan.


2) Fungsi Bidang Sarana Prasarana dan Kemitraan

Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, Bidang Sarana Prasarana dan Kemitraan mempunyai fungsi :

o   Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pembinaan dan pengembangan sarana prasarana;

o   Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang kemitraan dan informasi kepemudaan dan keolahragaan;

o   Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.


a) Seksi Pembinaan dan Pengembangan Sarana Prasarana

Seksi Pembinaan dan Pengembangan Sarana Prasarana mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pembinaan dan pengembangan sarana

prasarana, meliputi :

·         Peningkatan prasarana dan sarana;

·         Pembangunan dan peningkatan prasarana dan sarana olahraga;

·         Fasilitasi dan dukungan aktivitas keolahragaan lintas Kabupaten atau Kota.


b) Seksi Kemitraan dan Informasi Kepemudaan dan

Keolahragaan Seksi Kemitraan dan Informasi Kepemudaan dan Keolahragaan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang kemitraan dan informasi kepemudaan dan keolahragaan meliputi :

·         Pengembangan kemitraan Pemerintah dengan

·         Masyarakat dalam pembangunan;

·         Kemitraan dan kewirausahaan olahraga;

·         Pengembangan jaringan dan sistem informasi;

·         Pengembangan kerjasama dan informasi keolahragaan.

























BAB III


LAPORAN PENGAMATAN/HASIL KEGIATAN MAGANG


3.1.   Diskripsi Pelaksanaan Magang


Penyusunan laporan ini, merupakan hasil penulis telah melakukan magang di Kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah pada tanggal 13 Januari 2016 sampai dengan tanggal 13 April 2016. Adapun jadwal kegiatan magang yang penulis lakukan yaitu :


1.      Apel Pagi


Apel pagi dilaksanakan secara rutin setiap hari Senin sampai dengan Jumat dimulai pukul 07.00 WIB sampai selesai.

.

2.      Pengisian Kartu Kendali


Di Dinas Pemuda dan Olahraga diajarin caranya pengisian kartu kendali surat masuk dan surat keluar, kemudian bagaimana caranya memasukan kode nomor surat sesuai isi surat sesuai Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 68 Tahun 2008.


3.      Pengisian Lembar Disposisi Surat


Dikasih tahu bagaimana caranya mendisposiskan surat masuk dan bagaimana proses surat masuk yang datang ke kantor Dinas Pemuda dan Olahraga.





4.      Mengoprasikan Komputer


Di kantor juga diajarin cara membuat surat keluar, cara mengetik buku agenda surat masuk dan surat keluar, cara mengetik Surat Perjanjian Pekerjaan di Lingkungan Dinad Pemuda dan Olahraga, Cara mengetik Evaluasi Kelengkapan Dokumen Administrasi Penyerahan Hasil Kegiatan APBD – APBN Tahun Anggaran 2015, cara mengetik Format Usulan Kegiatan Kelitbang Tahun 2017, cara mengetik Materi Sasaran dan Prioritas, cara mengetik Rencana Program Kegiatan SKPD dan cara mengetik Rekapituliasi RKA/KAK Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah Tahun Anggaran 2017.


5.      Mencatat Jadwal Pimpinan dan Pegawai


Di kantor juga diajarin bagaimana cara menjadwal kegiatan Kepala Subbag dan Pegawai di Bagian Program Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.


6.      Mengedarkan Surat


Di sana juga diajarin cara mengedarkan surat keluar atau dokumen – dokumen ke bagian – bagian lain dalam lingkungan Dinas Pemuda dan Olahraga.


7.      Menerima Telepon


Di kantor juga dikasih tahu cara menelepon dan menerima telepon dengan baik dan benar.


3.2.   Kegiatan Selama Magang


Selama tiga bulan melakukan Praktek Kerja (Magang) di Kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah penulis ditempatkan di Sub Bagian Umum dan kepegawaian selama 1 (satu) bulan kemudian dipindah di Sub Bagian Program selama 2 (dua) bulan dibagian Agendaris untuk menangani surat masuk dan surat keluar. Selama melaksanakan Praktek Kerja (Magang) penulis mendapatkan banyak pengetahuan tentang surat-menyurat baik mengagenda, mendisposis, mengarsip dan mendistribusikan surat. Diskripsi Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar, hambatan yang dialami dalam menangani surat masuk dan serta menangani hambatan yang dialami dalam menangani surat masuk dan surat keluar.


3.3.   Analisis Hasil


Setelah selesai magang penulis memperoleh data mengenai analisa surat yang menggambarkan bagaimana dan untuk apa saja surat menyurat itu digunakan dalam Prosedur Surat Masuk dan Keluar Pada Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah. Untuk itu, analisa surat menyurat merupakan salah satu cara yang dapat membantu dalam terlaksananya kegiatan administrasi.


3.3.1.   Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan


3.3.1.1. Prosedur Penanganan Surat Masuk di Kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah


Surat masuk adalah surat yang masuk ke instansi Pemerintahan Kantor  Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah yang berasal dari intern instansi maupun ekstern instansi. Surat masuk intern misalnya surat pemerintahan seperti : surat Balai Kota, Setda, Dinsospora, Bappeda, Dinas Pendidikan, Dinas Kesehatan, Dinas Hubkominfo, Dinas Bina Marga, Dinas PSDA, Dinas Industri dan Perdagangan, Dinas Koperasi dan UMKM, Dinas Cipkataru, Dinas Pertanian dan Holtikultural, Bupati, Lembaga Pengembangan Manajemen Akuntansi Pemerintahan, Bupati, Dinsos, Dewan Pengurus, Gerakan Pramuka Kwartir dan lain – lain yang merupakan cakupan dari kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah. Sedangkan surat ekstern merupakan surat yang berasal dari perusahaan – perusahaan dan organisasi swasta lainnya.

Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam suatu kantor. Cara atau prosedur pengurusan surat – surat masuk apabila telah diterima oleh staf Pengadministrasian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah. Setelah surat diterima maka staff agendaris harus segera mulai dengan pengurusan surat – surat itu agar segera dapat diserahkan kepada Pimpinan secepat mungkin. Adapun alat – alat yang dibutuhkan oleh Staff Agendaris dalam pengurusan surat masuk adalah antara lain : Gunting atau cutter untuk membuka amplop surat, steples atau hechter, bolpoint, kartu kendali, lembar diposisi, dan buku agendaris untuk mencatat surat – surat masuk.


Prosedur Penanganan Surat Masuk antara lain :


1.      Menerima Surat


Surat yang masuk dari instansi atau organisasi lain diterima oleh PKD atau security yang bertugas untuk menerima surat. Biasanya semua surat masuk diantarkan di Bagian Umum dan Kepegawaian tepatnya di bagian staff pengadministrasian umum. Staff Administrasi Umum yang bertugas menangani surat masuk tersebut. Kemudian surat tersebut dibuka menggunakan gunting atau cutter.


2.      Pembacaan Surat


Surat – surat dibaca untuk dikategorikan menurut jenisnya yaitu surat yang “Amat Sangat Rahasia”, “Sangat Rahasia”, “Rahasia”, “Biasa”, “Penting”, “Sangat Penting”, “Amat Sangat Penting”, “Amat Sangat Segera”, “Sangat Segera” dan “Segera”. Jika surat tersebut “Amat Sangat Rahasia”, “Sangat Rahasia” dan “Rahasia”, staff agendaris tidak boleh membuka kecuali Pimpinan. Untuk Surat yang berisikan “Amat Sangat Segera”, “Sangat Segera” dan “Segera” berarti surat tersebut harus segera dinaikkan ke unit pengolah.


3.      Penelitian Surat


Surat yang sudah dibuka satu persatu diteliti untuk memastikan apakah ada surat yang sama, alamat yang dituju benar atau salah, perihal dan isi surat sudah benar atau belum.


4.      Pengisian surat


Surat yang sudah dibaca selanjutnya dilampiri Kartu Kendali dan Lembar Diposisi. Kemudian baru pengisian Kartu Kendali dan Lembar Diposisi. Kartu Kendali terdiri dari 3 (tiga) rangkap dengan warna yang berbeda (putih = lembar I; kuning = lembar II; merah = lembar III) untuk memudahkan dalam pengendalian. Sedangkan Lembar Disposisi untuk memudahkan dalam pengolahan surat, kemudian surat baru dinaikkan ke Sekretaris.


Contoh Gambar Lembar Diposisi


Mengisi lembar diposisi tersebut dengan hal – hal sebagai berikut :


  i.      Asal Surat :

Pada bagian ini akan dicantumkan nama instansi atau organisasi yang mengirim.

ii.      Tanggal Surat :

Pada bagian ini dicantumkan tanggal pembuatan surat. Tanggal sangat penting untuk dilampirkan karena bisa digunakan sebagai dasar untuk melaksanakan sesuatu dan bisa memudahkan penggandaan.


iii.      Nomor Surat :

Pada bagian ini berisi nomor urut terbitnya surat, kode surat dan angka tahun pembuatan surat.


iv.      Tanggal Penerima Surat :

Bagian ini juga penting untuk ditulis karena digunakan untuk mengetahui waktu penerimaan surat.


v.      Nomor Agenda :

Nomor agenda surat ditulis untuk mengetahui nomor urut surat yang masuk.


Contoh Gambar Kartu Kendali


Mengisi kartu kendali tersebut juga hampir sama dengan pengisian lembar diposisi, akan tetapi ada tambahan pada kartu kendali  antara lain :




a.       Kode Surat :

Kode yang ditulis untuk pembuatan nomor surat sesuai Peraturan Gubernur Jawa Tengah No. 68 Tahun 2008.


b.      Nomor Urut Surat :

Nomor urut surat ditulis untuk mengetahui nomor agenda surat masuk.


c.       Isi Ringkasan :

Isi ringkasan penting ditulis karena untuk pengetahai perihal dan maksud surat tersebut.


d.      Lampiran :

Lampiran surat ditulis untuk mengetahui berapa lembar surat yang terlampir.


e.       Pengelola :

Pengelola surat ditulis untuk mengetahui bahwa surat tersebut sudah diteruskan kepada Kasubbag atau Kasi dilingkungan instansi.


f.       Tanda Terima :

Tanda terima di cantukan untuk mengetahui bahwa surat sudah diterima oleh Pimpinan.


g.      Catatan :

Catatan ditulis untuk mengetahui apa saja yang dibutuhkan atau dibawa.


Nama – nama bagian atau staf yang berhak menangani surat lebih lanjut adalah :


1.      Kepala Dinas

2.      Sekretaris

a.       Kasubbag Program

b.      Kasubbag Keuangan

c.       Kasubbag Umum dan Kepegawaian

3.      Kabid Kepemudaan

a.       Kasi Pemberdayaan dan Pengembangan Pemuda

b.      Kasi Perlindungan Pemuda dan Pemberdayaan Lembaga Kepemudaan

4.      Kabid Keolahragaan

a.       Kasi Pemberdayaan dan Pengembangan Olahraga

b.      Kasi Pengembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, Industri  dan Lembaga Keolahragaan

5.      Kabid Sarana, Prasarana dan Kemitraan

a.       Kasi Pembinaan dan Pengembangan Sarana Prasarana

b.      Kasi Kemitraan dan Informasi Kepemudaan dan Keolahragaan


5.      Menyortir Surat


Surat yang sudah naik Kesekretaris, baru sekretaris menyortir surat – surat bagi pimpinan berdasarkan sifat – sifat surat, terutama surat yang bersifat Rahasia, Penting atau Segera untuk ditangani. Selanjutnya menggolongkan atau membagi surat ke dalam surat pribadi dan dinas. Sekretaris membaca, meneliti dan mencatat di lembar disposisi tentang isi surat untuk memberi saran kepada pimpinan, apabila diberi wewenang untuk masalah yang berkaitan dengan surat tersebut. Kemudian surat dinaikkan ke Pimpinan untuk menanggapi perihal surat dan saran dari Sekretaris. Setelah itu surat turun ke Sekretaris untuk diteruskan kepada Kasubbag – kasubbag di lingkungan kantor.


Surat yang sudah turun ke bagian lingkungan kantor misalnya surat turun kepada Kasubbag program dan surat tersebut diterima oleh staff agendaris program. Lalu di lampiri diposisi Ibu untuk menyediakan catatan kecil, kepada pegawai bagian program siapa yang akan menangani dan bertanggungjawab atas surat tersebut.

                                 

                  Contoh Gambar Disposisi

                  Ibu / Kasubbag Program


6.      Mengagenda Surat Masuk


Setelah itu surat turun ke staff agendaris bagian program, surat tersebut difotocopy, disimpan / diarsip dan di agenda surat masuk supaya memudahkan dalam penemuan surat jika suatu waktu dibutuhkan kembali. Kemudian surat baru diberikan kepada pegawai yang bertanggungjawab untuk mengurus perihal surat tersebut.


Demikan prosedur penanganan surat masuk di kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.


3.3.1.2. Prosedur Penanganan Surat Keluar di Kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah


Surat keluar adalah surat yang akan dikirim ke instansi lain atau perusahaan lain sesuai dengan alamat yang dituju. Surat keluar merupakan surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, isi surat yang sudah benar dan ditandatangani pejabat yang berwewenang / Pimpinan kantor) yang dibuat oleh instansi pemerintahan kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah untuk ditujukan / dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain.


Prosedur Penanganan Surat Keluar antara lain :


1.      Pengkonsepan Surat


Konsep surat dipersiapkan terlebih dahulu oleh unit pengelolah atau masing – masing staff penanggungjawab Dinas Pemuda dan Olahraga yang akan mengirim surat. Surat yang dibuat oleh staff Dinas Pemuda dan Olahraga yang terdiri dari bermacam – macam surat misalnya :


a.       Surat Undangan                                        l. Surat Pengantar

b.      Surat Pemberitahuan                                 m. Surat Permohonan Bantuan

c.       Surat Keterangan                                      n. Surat Tugas

d.      Surat Edaran                                             o. Surat Pernyataan

e.       Surat Pengumuman                                   p. Surat Peringatan

f.       Surat Ucapan Terima Kasih                      q. Surat Perintah Tugas

g.      Surat Perjanjian Kerja                               r. Surat Pemberian Izin

h.      Surat Keputusan                                       s. Surat Permohonan Izin

i.        Surat Pengusulan                                      t. Surat Susulan

j.        Surat Kuasa                                               u. Surat Panggilan

k.      Surat Berita Acara                                                v. Nota Dinas


2.      Pemprosesan Surat


Surat yang telah siap diproses kemudian dinaikkan ke Kepala Bagian, setelah itu dinaikkan ke Sekretaris selanjutnya dinaikkan lagi kepada Kepala Instansi untuk ditandatangani, proses yang teliti ini dilakukan agar sejak dari staff yang pertama menangani dapat diantisipasi apakah surat tersebut sudah benar atau belum. Selanjutnya surat turun ke staff agendaris untuk dimintakan tanggal pembuatan surat dan nomor surat sesuai kode masalah surat tersebut kepada staff administrasi umum. Setelah itu surat baru dicatat dan atau diketik dalam buku agenda surat keluar.


3.      Pengiriman Surat


Surat yang sudah diproses oleh staff agendaris, kemudian difotocopy dan diarsip, baru yang surat asli diserahkan kepada staff yang bertanggungjawab yang mengkonsep surat keluar tersebut untuk dikirim. Pengiriman surat biasanya dilakukan oleh staff Dinas Pemuda dan Olahraga itu sendiri.


Demikan prosedur penanganan surat keluar di kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.


3.3.2.      Hambatan yang dialami dalam menangani surat masuk dan surat keluar di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah


Hambatan yang dialami penulis selama melakukan pekerjaan tentang prosedur surat masuk dan surat keluar pada kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah meliputi :


1.      Permasalahan pada surat masuk yaitu:


a.       Surat yang sering bolak – balik ke ruangan pimpinan dan sekretaris kantor untuk pendisposisian, hal ini menyebabkan tidak efisien.

b.      Ketika Pimpinan Kantor menghadiri rapat ke luar atau sedang melaksanakan tugas ekstern, banyak surat yang menumpuk dan tidak bisa segera diproses sebagaimana mestinya.

c.       Ada surat yang hilang sebelum didistribusikan kepada staff pengelola, disebabkan adanya kekurangtelitian dalam pemprosesan surat.

d.      Adanya surat langsung naik ke Kepala Sub Bagian dan langsung turun atau didistribusikan kepada staff pengelola, sebelum surat diagenda dan diarsip.


2.      Permasalahan pada surat keluar antara lain :


a.       Jika staff pengelola meminta nomor surat butuh ketelitian untuk mengamati permasalahan surat.

b.      Keterlambatan dalam pengiriman surat yang disebabkan oleh ketidakhadiran Pimpinan Kantor.


3.3.3.      Cara mengatasi hambatan yang dialami dalam menangani surat masuk dan surat keluar di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah


Dalam menyikapi hambatan yang dihadapi penulis selama melaksanakan Praktek Kerja (Magang), yang lebih memfokuskan pada penangangan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.


Adapun cara untuk mengatasi hambatan pada penanganan surat masuk antara lain:


a.       Pada surat masuk untuk menghindari surat yang bolak – balik untuk meminta pendisposisian, maka surat diserahkan kepada staff pengadministrasian terlebih dahulu sambil menunggu surat masuk berikutnya.

b.      Untuk menghindari surat yang menumpuk, ketika Pimpinan Kantor menghadiri rapat keluar, maka wewenang penandatanganan surat dilimpahkan kepada Sekretaris Kantor.

c.       Untuk menghindari kehilangan surat sebelum pendistribusian, maka penulis dituntut lebih teliti dalam kepengurusan surat masuk.




Adapun cara untuk mengatasi hambatan pada penanganan surat keluar antara lain:


a.       Untuk menghindari kesalahan pada pemberian nomor surat keluar, maka penulis dituntut lebih teliti.

b.      Untuk menghindari keterlambatan surat pada pengiriman surat, maka wewenang penandatangan surat dilimpahkan kepada Sekretaris Kantor.


3.4.   Pengetahuan, Pengalaman, Kemampuan atau Ketrampilan yang penulis dapatkan selama pelaksanaan Praktek Kerja (Magang) di Kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah


3.4.1.      Pengetahuan


Dalam pelaksanaan Praktek Kerja (Magang) ini, penulis mendapatkan pengetahuan mengenai pendistribusian, pengolahan dan penanganan surat masuk dan surat keluar Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.


3.4.2.      Pengalaman


Selama pelaksanaan Praktek Kerja (Magang) di Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Jawa Tengah pengalaman yang penulis dapat mengenai dunia kerja yang ada dilapangan, yang merupakan penerapan teori yang penulis pelajari selama mengikuti kuliah di jurusan DIII Administrasi Perkantoran FISIP UNDIP selama ini.


3.4.3.      Kemampuan


Kemampuan yang penulis dapat dari penanganan surat masuk dan surat keluar di Kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah antara lain :


a.       Tata cara pengolahan surat masuk mulai dari penerimaan surat, pendisposisian surat, pengadendaan surat dan pendistribusian surat kepada staff penanggungjawab pengolah surat.

b.      Tata cara pengolahan surat keluar mulai dari pengkonsepan surat, pemprosesan surat dan pengiriman surat kepada instansi yang dituju.

c.       Kemampuan mengoprasikan komputer dengan baik.

d.      Kemampuan mengklasifikasi surat, menurut sifat : surat biasa dan surat rahasia. Sedangkan menurut urgensi : surat biasa, surat segera dan surat penting.

Surat yang sifatnya segera atau penting harus segera ditangani.






















BAB IV


PENUTUP


4.1. Kesimpulan


Dengan adanya surat menyurat dapat mempermudah komunikasi secara tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain. Surat menyurat merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting dalam menunjang operasioanalisasi Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah. Oleh karena itu perlu adanya kegiatan administrasi atau pengelolaan surat yang tertib dan teroganisasi.


1.      Terdapat beberapa Prosedur Surat Masuk dan Surat Keluar diantaranya :


A.    Prosedur Penanganan Surat Masuk :


a.       Menerima Surat              d. Pengisian surat

b.      Pembacaan Surat            e. Menyortir Surat

c.       Penelitian Surat              f. Mengagenda Surat Masuk 


B.     Prosedur Penanganan Surat Keluar :


a.       Pengkonsepan Surat

b.      Pemprosesan Surat

c.       Pengiriman Surat


2.      Hambatan prosedur surat masuk dan surat keluar pada kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah meliputi :



A.    Permasalahan pada surat masuk yaitu:


·         Surat yang sering bolak – balik ke ruangan pimpinan dan sekretaris kantor untuk pendisposisian, hal ini menyebabkan tidak efisien.

·         Ketika Pimpinan Kantor menghadiri rapat ke luar atau sedang melaksanakan tugas ekstern, banyak surat yang menumpuk dan tidak bisa segera diproses sebagaimana mestinya.

·         Ada surat yang hilang sebelum didistribusikan kepada staff pengelola, disebabkan adanya kekurangtelitian dalam pemprosesan surat.

·         Adanya surat langsung naik ke Kepala Sub Bagian dan langsung turun atau didistribusikan kepada staff pengelola, sebelum surat diagenda dan diarsip.


B.     Permasalahan pada surat keluar antara lain :


-          Jika staff pengelola meminta nomor surat butuh ketelitian untuk mengamati permasalahan surat.

-          Keterlambatan dalam pengiriman surat yang disebabkan oleh ketidakhadiran Pimpinan Kantor.


3.      Mengatasi hambatan yang dialami dalam menangani surat masuk dan surat keluar di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah meliputi :


A.    Adapun cara untuk mengatasi hambatan pada penanganan surat masuk antara lain:


o   Pada surat masuk untuk menghindari surat yang bolak – balik untuk meminta pendisposisian, maka surat diserahkan kepada staff pengadministrasian terlebih dahulu sambil menunggu surat masuk berikutnya.

o   Untuk menghindari surat yang menumpuk, ketika Pimpinan Kantor menghadiri rapat keluar, maka wewenang penandatanganan surat dilimpahkan kepada Sekretaris Kantor.

o   Untuk menghindari kehilangan surat sebelum pendistribusian, maka penulis dituntut lebih teliti dalam kepengurusan surat masuk.


B.     Adapun cara untuk mengatasi hambatan pada penanganan surat keluar antara lain:


·         Untuk menghindari kesalahan pada pemberian nomor surat keluar, maka penulis dituntut lebih teliti.

·         Untuk menghindari keterlambatan surat pada pengiriman surat, maka wewenang penandatangan surat dilimpahkan kepada Sekretaris Kantor.


4.2. Saran


Pada proses penerimaan prosedur surat masuk, biasanya terdapat kesalahan dan tidak ketelitian sehingga masih ada surat yang hilang sebelum didistribusikan kepada staff pengelola. Cara untuk mengatasinya adalah sebagai seorang staff agendaris yang bertugas menangani surat masuk harus teliti dan konsekuen dalam pengurusan surat – surat tersebut, sedangkan untuk prosedur pengiriman surat keluar, biasanya terdapat kesalahan pada pembuatan isi surat. Jadi sering terjadi naik turunnya surat atau revisi dalam pembuatan surat keluar. Untuk mengatasinya yaitu dengan memahami dan meneliti surat sebelum dinaikkan kepada pimpinan, dan membuat template untuk beragam surat guna meminimalisir kesalahan.

Bagaimana cara menangani surat masuk?

Prosedur pengurusan surat masuk meliputi :.
Menerima surat masuk..
Mensortir surat masuk..
Menetapkan dan menentukan arah surat..
Menggolong-golongkan surat atas dasar sifatnya..
Mencatat surat dalam rangka mengendalikan informasinya..
Menyampaikan surat kepada unit pengolah..

Bagaimana cara buat laporan PKL SMK?

Cara Membuat Laporan PKL yang Baik dan Benar.
Sampul/cover. Di dalam sampul, kamu wajib menulis judul laporan, nama penyusun, dan identitas instansi pendidikan seperti logo, nama, dan alamat..
Halaman pengesahan. ... .
Kata pengantar. ... .
Daftar isi. ... .
Pendahuluan. ... .
Tinjauan umum perusahaan. ... .
Hasil PKL. ... .
Penutup..

Apa yang dimaksud dengan surat masuk?

Surat masuk: adalah surat yang diterima dan ditujkan kepada bagian Tata Usaha dan Kearsipan.

Mengapa pengelolaan surat harus diatur?

Tujuan pengurusan surat menurut Drs. Boedi Martono adalah agar surat dapat sampai kepada pihak yang berkepentigan dengan cepat, tepat, aman serta dengan biaya yang sekecil mungkin.