Dokumen yang digunakan untuk melakukan suatu pemesanan barang kepada produsen adalah

Purchase order adalah dokumen yang sering dijumpai dalam suatu perusahaan khususnya perusahaan dagang dengan keperluan pembelian barang yang sangat banyak.

Biasanya purchase order digunakan saat perusahaan ingin membeli barang dari distributor atau produsen. Sebenarnya, bisa  saja sih memesan barang melalui telepon. Tapi, bayangkan jika barang yang diperlukan sangatlah banyak!

Pasti cukup rumit untuk menjelaskan satu-satu jenis barang yang akan dibeli. Cari tahu lengkapnya apa itu purchase order!

Apa itu Purchase Order?

Purchase Order adalah bukti tertulis resmi perusahaan untuk membeli barang dari serta sebagai kontrak kesepakatan barang apa saja yang ingin dibeli perusahaan dari distributor atau produsen.

Kalau dilihat sekilas, hal ini hampir mirip dengan invoice. Padahal, dari sumber penerbitannya sangat berbeda. PO diterbitkan perusahaan untuk pengajuan membeli barang, sementara invoice dikeluarkan perusahaan atau distributor atau produsen setelah melakukan kesepakatan berdasarkan PO untuk menerima pembayaran yang menjadi hak mereka. Cukup beda jauh, kan?

Baca Juga: Karakteristik dan Ciri Perusahaan Dagang

Mengapa Perusahaan Perlu Menggunakan Purchase Order?

Purchase order sangatlah penting untuk suatu perusahaan. Berikut ini adalah contoh nya :

Misalkan, PT XYZ adalah perusahaan retail skala menengah  yang menjual berbagai macam bahan pokok seperti beras, gula, tepung terigu, dll. Suatu hari, PT XYZ hampir kehabisan stok tepung terigu eceran di gudang dan ingin membeli dari produsen tepung untuk kembali dijual.

PT Makmur Terus adalah produsen tepung terigu  ternama di Indonesia yang telah lama menjadi mitra PT XYZ. PT XYZ pun akhirnya membeli tepung terigu kemasan 1 Kg sebanyak 200 bungkus.

Datanglah tepung terigu kemasan 1 Kg sebanyak 200 bungkus kepada PT XYZ dari PT Makmur Terus. 

Setelah diperiksa, ternyata tepung terigu yang datang dari PT XYZ kurang 30 bungkus. Padahal, PT XYZ telah membayar untuk tepung terigu kemasan 1 Kg sebanyak 200 bungkus kepada PT Makmur Terus. PT XYZ pun melakukan komplain kepada PT Makmur Terus demi mendapatkan hak yang sesuai dengan pembayaran.

Namun, PT Makmur Terus menyanggah komplain PT XYZ karena merasa sudah mengirimkan tepung terigu kemasan 1 Kg tepat sebanyak 200 bungkus sesuai dengan pesanan via telepon.

Ternyata tanpa diketahui PT Makmur Terus, seorang staff PT Makmur Terus melakukan kesalahan saat melakukan pengiriman. Kesalahan tersebut yaitu lupa memasukkan sebanyak 30 bungkus tepung terigu kemasan 1 Kg ke dalam truk pengiriman. Jika sudah kejadian begini, siapa yang dirugikan? Tentu saja PT XYZ yang merugi.

PO berperan penting sebagai dokumen rujukan perusahaan dalam mengatasi hal seperti ini.

Perusahaan dapat menjadikan PO bukti ketika barang yang diterima tidak sesuai jumlah atau kondisinya sesuai dengan kesepakatan bersama. Dari pihak distributor atau produsen, PO dapat menjadi bahan acuan barang dan pelayanan macam apa yang harus mereka berikan kepada perusahaan pembeli.

Jadi, purchase order turut membina hubungan baik antara perusahaan dan distributor atau produsen.

Baca juga: Berkarir di Bidang Procurement? Pahami Dulu Tentang Procurement!

Cara Membuat Purchase Order

Untuk membuat purchase order (PO), adapun alur proses yang perlu ditempuh mulai dari pembuatan pesanan hingga penutupan. Berikut langkah-langkahnya:

Langkah pertama yang perlu dilakukan untuk membuat PO adalah membuat pesanan pembelian.

Ketika pelanggan memesan sejumlah barang atau layanan yang dijual oleh perusahaan, pelanggan perlu membuat rincian pesanan sesuai ketentuan yang diminta perusahaan kemudian rincian pesanan tersebut akan dikirimkan ke departemen pembelian untuk disetujui.

Sebelum rincian PO yang dibuat dikirimkan ke vendor atau produsen, langkah kedua adalah mendapat persetujuan departemen pembelian atau pengadaan.

Apabila departemen pembelian menyetujui permintaan pembelian, maka departemen akan mengeluarkan pesanan pembelian untuk dikirimkan kepada vendor.

Setelah PO disetujui, maka pesanan pembelian akan diteruskan ke vendor yang bekerja sama dengan perusahaan.  Kemudian vendor akan meninjau pesanan secara menyeluruh dengan memperhatikan jumlah barang, harga, total jatuh tempo, dan sebagainya.

Apabila barang yang dipesan tersedia, maka vendor akan menyetujui pesanan tersebut baik melalui email atau menggunakan software e-procurement.

Namun, jika vendor tidak memiliki barang yang sedang dipesan atau ada masalah lain terkait dengan pesanan, pesanan pembelian akan ditandai dan dikirimkan ke pelanggan untuk didiskusikan lebih lanjut.

Setelah vendor memberitahu perusahaan bahwa mereka dapat memenuhi pesanan tersebut, maka secara otomatis terjadi kontrak yang mengikat. Kontrak ini merupakan dokumen legal yang disetujui oleh dua belah pihak yaitu perusahaan dan vendor.

Kontrak tersebut harus menyertakan detail perusahaan, nomo PO, tanggal pengiriman, informasi vendor, harga, detail pesanan, syarat pembayaran dan informasi pembayaran.

Langkah kelima adalah vendor harus mengirimkan barang kepada perusahaan. Usahakan barang yang dikirimkan disertai dengan nomor PO pada kemasan nya. Hal ini bertujuan untuk memudahkan perusahaan mengetahui pesanan mana yang datang.

Setelah menerima barang, usahakan perusahaan melakukan pemeriksaan kualitas barang dan memberi tahu vendor jika ditemukan kecacatan pada barang.

Baca Juga: Penjelasan Surat Jalan Barang

Setelah vendor mengirimkan barang, selanjutnya perusahaan akan menerima barang. Perusahaan perlu menggunakan teknik 3-way matching untuk memastikan bahwa nomor PO dan detail pesanan (jumlah dan harga barang yang dipesan) sesuai dengan pesanan pembelian, invoice, dan slip kemasan.

Setelah dipastikan PO sesuai dan tidak ditemukan kesalahan, langkah terakhir adalah  invoice yang telah disetujui dikirimkan ke tim keuangan perusahaan untuk dilakukan proses pembayaran kemudian PO ditutup.

Format Purchase Order

Untuk membuat dokumen PO diperlukan format khusus agar memudahkan proses pemesanan. Lantas, bagaimana format PO yang benar? Simak dibawah ini.

1. Header. Pada bagian ini berisikan informasi rinci mengenai perusahaan Anda, termasuk nama perusahaan, alamat kantor, tanggal pesanan, dan nomor pesanan
2. Informasi Vendor. Pada bagian ini penting untuk mencantumkan informasi vendor yang bekerja sama dengan perusahaan. Informasi ini mencakup nama vendor, alamat vendor, dan nama kontak.
3. Dikirimkan Untuk.  Tentukan kemana pesanan harus dikirim, seperti apa metode pengirimannya, apa syarat pengirimannya, dan tanggal pengiriman yang diinginkan.
4. Detail Pesanan. Untuk setiap barang yang disertakan dalam pesanan, perusahaan perlu mengurutkan barang berdasarkan kode produk atau nomor SKU, nama produk, jumlah unit yang diminta, harga per unit, dan tanggal pengiriman setiap barang.
5. Selesaikan pesanan pembelian dengan memberikan subtotal, diskon, pajak, biaya pengiriman, dan total keseluruhan pemesanan.

Komponen Purchase Order

Karena melibatkan hubungan baik antara perusahaan dan distributor atau produsen, pembuatannya pun tidak boleh sembarangan dan harus sangat mendetail sesuai dengan komponen yang ditentukan. Komponen penting tersebut ditulis sejelas-jelasnya agar tidak terjadi kesalahpahaman.

1. Nama pembuat pengaju pesanan
2. Nama perusahaan pengaju pesanan
3. Alamat pengiriman barang
4. Alamat penagihan barang
5. Tanggal pengiriman
6. Nomor telepon perusahaan pengaju pesanan
7. Alamat email perusahaan pengaju pesanan
8. Nama barang
9. Kuantitas barang
10. Harga barang
11. Metode pembayaran yang diinginkan
12. Cara pengiriman yang diharapkan
13. Nomor pesanan
14. Syarat dan ketentuan transaksi untuk disepakati

Baca Juga: Mengenal Stock Opname: Fungsi dan Manfaat nya

Manfaat Purchase Order

Seperti yang telah dijelaskan, purchase order menjadi dokumen acuan bagi perusahaan dalam melakukan pemesanan barang.

Dokumen acuan yang dimaksud ternyata bermanfaat besar bagi perusahaan dan distributor atau produsen itu sendiri, loh! Apa saja manfaat nya?

1. Menghindari penipuan

Meski pun distributor atau produsen merupakan pihak terpercaya yang sejak lama bekerja sama, tak menghindari  kemungkinan bahwa bisa saja penipuan dapat dilakukan oleh distributor atau produsen dengan mengurangi jumlah barang yang disepakati.

Tanpa Dokumen PO, perusahaan tidak punya bukti otentik dan resmi untuk melakukan komplain. Nah, Dokumen PO (Purchase Order) bermanfaat untuk menghindari penipuan tersebut karena jumlah barang yang diminta sudah jelas tertera.

2. Mengamankan Stok Barang

Perusahaan bisa sedikit tenang dan tak perlu khawatir tidak mendapatkan barang untuk dijual kembali. Apalagi jika barang tersebut laris manis dan cepat habis di pasaran.

Ketika order telah sampai dan diproses oleh distributor atau produsen, mereka akan sesegera mungkin mengirimkan barang kepada perusahaan sesuai jumlah yang diminta. Stok barang dalam gudang perusahaan pun aman dan hati perusahaan tentram karena ketersediaan barang dagangan mereka terjamin.

Baca Juga: Menganl Quality Control Barang Produksi dalam Perusahaan

3. Memastikan Harga

Harga adalah hal krusial bagi perusahaan untuk dipastikan terlebih dahulu sebelum mengajukan purchase order. Umumnya distributor atau produsen akan mengirimkan penawaran harga. 

Akan tetapi, bisa saja distributor atau produsen mengubah harga jika perusahaan melakukan pemesanan tanpa PO. Untuk kondisi seperti ini, PO bermanfaat untuk mengingat dan memastikan bahwa harga yang disepakati tidak akan berubah dan berpatokan kepada purchase order

4. Parameter Kualitas Distributor atau Produsen

Purchase order juga bermanfaat untuk melakukan penilaian kualitas distributor atau produsen. Dalam hal ini, perusahaan mencantumkan jumlah dan jenis barang yang diminta.

Apakah distributor atau produsen mampu secara tepat waktu mengirimkan barang yang diminta sesuai jumlah dan jenisnya?

Jika distributor atau produsen mampu melakukan hal tersebut, tandanya mereka handal dan memiliki kualitas pelayanan yang baik sehingga perusahaan dapat meneruskan kerjasama seterusnya.

Baca Juga: Jenis Usaha Paling Menjanjikan di Masa Pandemi

Dapat disimpulkan bahwa purchase order harus dilakukan apabila perusahaan menginginkan transaksi yang aman. Saat transaksi berjalan aman terkendali, perusahaan tak perlu was-was dan bisnis perusahaan akan ikut lancar bukan? 

Semoga dapat penjelasan mengenai purchase order dapat bermanfaat sebagai wawasan baru untuk perusahaan Anda!