Jelaskan pengertian dari surat elektronik

Surat elektronik adalah salah satu contoh modernisasi yang terbentuk dari kemajuan teknologi informasi yang mampu diterapkan dalam berbagai bidang seperti perdagangan, layanan jasa, instansi pemerintah atau swasta dan masih banyak lagi. Pada perusahaan-perusahaan penggunaan surat memiliki banyak kegunaan, dalam melakukan kerja sama maupun perjanjian dengan perusahaan lain membutuhkan surat.

Persuratan dalam perusahaan merupakan contoh surat menyurat yang dapat dilakukan secara manual atau konvensional dan menggunakan cara modern dengan penggunaan aplikasi. Dari penginputan surat secara konvensional maupun modern memiliki kelebihan masing-masing. Perusahaan yang menerapkan menggunakan cara modern haruslah menggunakan aplikasi pendukungnya yang membantu kegiatan persuratan.

Apa itu surat elektronik?

Surat elektronik atau surel merupakan persuratan yang dilakukan secara digital atau online yang merupakan contoh modernisasi yang mana surat diolah melalui aplikasi yang menggunakan perkembangan teknologi berupa internet. Penerapan aplikasi e-surat ini menjadi contoh surat menyurat yang menjadikan pencatatan surat secara modern dapat dilakukan dengan tepat dan efisien. Penghematan waktu dan biaya menjadi faktor utama dari pemilihan aplikasi surat menyurat.

Persuratan yang sebelumnya dilakukan secara manual dengan membutuhkan waktu dan tenaga yang banyak, menjadikan perpindahan dari persuratan manual ke cara yang modern dan menggunakan aplikasi. Penggunaan atau penerapan aplikasi e-surat dalam urusan semua bidang adalah contoh dari modernisasi yang menggunakan peran teknologi informasi secara optimal. Surat elektronik juga mampu menghadirkan dan memberikan fitur-fitur yang membantu persuratan perusahaan yang menerapkannya.

Manfaat surat elektronik

Surat elektronik merupakan bentuk dari contoh surat menyurat yang menerapkan peran teknologi dalam kehidupan manusia. Penggunaan surat digital tentunya harus menggunakan aplikasi dalam penerapannya, manfaat yang didapat dari penggunaan surat digital adalah:

Dengan menerapkan persuratan moderen menjadikan urusan persuratan lebih menghemat waktu dan tenaga kerja pada persuratan moderen dilakukan secara otomatis dan mampu dilakukan secara bersamaan dalam pendistribusiannya

Penerapan e-surat menjadikan mudah dalam pengkategorian surat berdasarkan jenisnya dan menentukan relasi surat secara baik

Penggunaan yang dilakukan secara mobile menjadikan surat dapat dijangkau kapanpun dan dimanapun  dengan mudah

Penggunaan aplikasi surat elektronik

Contoh modernisasi yang lain termasuk dalam bentuk penerapan aplikasi dalam penggunaan aplikasi surat menyurat. Aplikasi persuratan menjadikan urusan persuratan perusahaan menjadi lebih efisien dan praktis. Aplikasi berbasis web yang dapat diakses secara mobile maupun melalui aplikasi. Dalam penggunaan aplikasi e-surat ini menjadikan peran teknologi informasi dimanfaatkan sebaik-baiknya. Dengan penggunaan aplikasi berbasis web yang berbentuk persuratan digital menjadikan surat elektronik yang diterima perusahaan lebih mudah diolah dan diurus.

Aplikasi e-surat adalah aplikasi mobile yang dapat digunakan melalui aplikasi atau web sehingga memudahkan dalam koordinasi surat yang ada. E-surat memudahkan urusan dari yang sebelumnya pengarsipan dan pencatatan dilakukan secara konvensional dan manual menjadi lebih modern dan praktis. Aplikasi surat elektronik juga merupakan aplikasi berbasis web yang mengatur pengelolaan surat masuk dan keluar dari perusahaan.

Aplikasi surat elektronik memiliki kelebihan dan manfaat yang sangat menguntungkan karena surat digital yang diterima lebih mudah digunakan dan diarsipkan. Dengan aplikasi berbasis web berbentuk persuratan digital pengarsipan surat dapat dilakukan secara otomatis dan lebih cepat. Surat masuk dan keluar perusahaan dapat dipilih dan direlasikan sesuai dengan korelasinya. Dengan beragamnya manfaat yang diperoleh dari penggunaan aplikasi elektronik, maka perusahaan atau instansi harus memilih aplikasi yang tepat yang mampu menyesuaikan kebutuhan dari perusahaan tersebut.

Dengan alasan tersebut dan menjawab kebutuhan dari perusahaan maka hadir aplikasi surat menyurat SIPAS atau Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat. SIPAS merupakan aplikasi surat menyurat yang berbasis web yang sudah digunakan banyak perusahaan dan instansi pemerintah dalam urusan persuratan perusahaan mereka. Dengan menerapkan SIPAS, surat digital yang di dapat oleh suatu perusahaan menjadi lebih mudah untuk dikontrol dan digunakan.

Penerapan aplikasi SIPAS dalam persuratan digital

Penggunaan aplikasi e-surat dalam penanganan masalah persuratan digital menjadi lebih mudah dan efisien. Aplikasi surat menyurat yang memudahkan pekerjaan manusia menjadi opsi dan alternatif untuk membantu menyelesaikan tugas persuratan. Aplikasi SIPAS berbentuk aplikasi mobile yang dapat diakses dan digunakan kapanpun dan dimanapun dengan mudah. SIPAS merupakan contoh modernisasi yang sangat menerapkan peran teknologi informasi di dalam pengaplikasiannya.

Pada aplikasi SIPAS memiliki fitur yang mampu mengetahui tracking surat, sehingga dapat mengetahui keberadaan surat. Aplikasi SIPAS memudahkan dalam melakukan pendistribusian surat masuk dan keluar, oleh karena itu pendistribusian dapat dilakukan secara efisien tanpa membutuhkan jasa pengantar. Aplikasi persuratan kantor ini memiliki fitur pencarian dimana memudahkan dalam mencari surat yang diinginkan dan dipastikan data yang dimiliki akan tersimpan secara aman dan terpusat tanpa khawatir akan hilang.

Fitur pelaporan data yang dilakukan secara berkala dan bertahap memudahkan dalam melakukan laporan kepada pimpinan. Aplikasi persuratan digital ini menjadikan sekretaris perkantoran atau staf admin mudah untuk memonitoring surat keluar dan surat masuk. Terdapat fitur penomoran secara otomatis sehingga nomor surat dapat dicatat secara urut tanpa khawatir terdapat nomor surat yang terlewat. Penomoran surat yang dilakukan secara manual menimbulkan potensi kesalahan dalam pemberian nomor surat. Contoh modernisasi yang dimanfaatkan secara optimal dan maksimal sangat membantu urusan manusia dalam menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang ada.

Kesimpulan

Peran teknologi informasi harus diterapkan dengan baik dan maksimal dalam segala aspek kehidupan manusia. Contoh modernisasi dalam bidang administrasi perkantoran adalah contoh surat menyurat yang menggunakan aplikasi. Aplikasi surat elektronik menjadikan kemudahan dalam menghadapi persuratan yang selalu ada dan masuk di perusahaan.

Dengan begitu dapat disimpulkan bahwa aplikasi surat digital memiliki banyak manfaat dan kegunaan, yang diantaranya adalah:

• Memudahkan dalam penanganan surat digital
• Penghematan waktu dan tenaga karena pendistribusian surat dilakukan secara otomatis
• Pelaporan data yang dilakukan secara terpusat
• Pemberian nomor otomatis
• Disposisi surat dilakukan dengan akurat

Pengertian Email – Email (electronic mail) atau surat elektronik berfungsi sebagai alat pengirim pesan melalui perantara teknologi komputer, laptop dan smartphone yang terhubung dengan jaringan internet.

Email digunakan untuk mengirimkan data, entah itu dalam bentuk file teks, gambar, audio ataupun video. Dengan menggunakan email, aktifitas pengiriman data seperti misalnya surat menyurat jadi lebih mudah dan cepat dibandingkan menggunakan jasa manusia (pos).

Ada beberapa layanan yang menyediakan pembuatan email diantaranya adalah Yahoo mail, AOL, Yandex, zoho, ICloud, Microsoft Outlook dan yang paling populer dan sering digunakan adalah Gmail besutan raksasa teknologi asal Amerika – Google.

Pengertian Email

Email adalah cara pengiriman surat dalam bentuk digital melalui jaringan internet. Hanya dengan berbekal laptop, komputer, atau telepon pintar, Anda bisa mengirimkan email dengan lampiran data yang juga berbentuk digital tanpa perlu menggerakkan badan sama sekali.

Metode yang sangat mudah ini tentu jauh berbeda jika dibandingkan dengan cara konvensional. Anda, yang termasuk dalam generasi tua, pastilah pernah merasakan repotnya ketika ingin mengirimkan surat pada zaman dahulu.

Selain harus memiliki amplop beserta perangkonya, Anda juga harus pergi ke kotak atau kantor pos terdekat. Belum lagi jika alamat yang dituju mengalami kendala, seperti pemiliknya pindah atau salah tulis alamat, maka suratnya akan kembali kepada pengirim.

Penantian masa tunggu surat konvensional memang sangat menyiksa sekaligus membuang waktu. Karena hal itulah, penggunaan email semakin populer baik di dalam dunia kerja maupun dalam kegiatan sehari-hari.

Kesimpulan

Pengertian email adalah metode pertukaran pesan antar manusia dengan menggunakan perangkat elektronik seperti komputer, laptop atau smartphone yang terhubung jaringan internet.

Fungsi Email

Fungsi email secara harfiah adalah untuk mengirim serta menerima pesan. Dengan fungsi attachment pada aplikasi email, Anda bisa melampirkan berbagai jenis data, seperti foto, video, dan lainnya.

Akan tetapi, pada kenyataannya, email memiliki manfaat lain di dalam dunia internet lebih dari sekadar mengirim atau menerima pesan. Berikut ini beberapa poin fungsi dan manfaat email.

1. Sebagai Identitas Diri secara Personal

Di era layanan digital yang begitu menjamur seperti sekarang, email sering digunakan sebagai cara untuk mengonfirmasi identitas.

Layanan seperti jasa keuangan digital, pembelian buku daring, sampai aktivasi telepon genggam sering kali menggunakan sarana email untuk memverifikasi identitas penggunanya.

2. Alat untuk Mendaftarkan Diri di Berbagai Situs dan Media Sosial

Media sosial, gim daring, serta layanan digital lainnya sering kali meminta alamat email dalam proses pendaftaran pengguna barunya. Tentunya Anda memiliki akun media sosial seperti Facebook, Twitter, atau Instagram, bukan?

Hampir semua pendaftaran akun media sosial seperti ini membutuhkan alamat email. Setelah melakukan pendaftaran, biasanya Anda akan menerima email yang dikirim dari pihak media sosial tersebut untuk mengonfirmasi kebenaran alamat email yang didaftarkan.

3. Email sebagai Media Promosi

Para pebisnis yang memiliki toko daring sering menggunakan alamat email pelanggannya sebagai sarana mempromosikan bisnisnya. Meski email adalah cara paling lawas untuk mempromosikan sebuah barang atau jasa, cara ini masih sering dipakai.

Biasanya, pebisnis mengumpulkan alamat email pelanggannya melalui layanan berlangganan newsletter yang ada di dalam halaman website-nya. Dengan menggunakan layanan email jenis marketing, kegiatan promosi akan semakin optimal.

Cara Kerja Email

Secara konsep, mengirim email sama saja dengan mengirim surat secara konvensional. Anda harus memiliki alamat yang dituju, perangkat seperti laptop atau telepon genggam, dan tentunya jaringan internet. Berikut cara beberapa langkah kerja email secara singkat.

1. Setelah Anda mengetikkan email dan mengirimkannya ke alamat yang dituju, server akan mengidentifikasi alamat yang dituju.
2. Setelah alamat penerima email ditemukan, server akan mengirimkan pesan kepada server email Pesan yang dikirim akan tersimpan di server email penerima sampai pengguna membukanya sendiri.
3. Setelah pengguna email menyadari dan membuka pesan baru tersebut, aplikasi email akan mengunduh pesan yang tersimpan di dalam server ke dalam komputer.
4. Setelah proses ini selesai, pengguna bisa membaca isi pesan yang sudah dikirim tersebut.

Macam-Macam Email

Walaupun terkesan praktis, sebenarnya email memiliki banyak jenis tergantung dari kegunaannya. Berikut beberapa jenis email yang paling umum.

1. POP Mail

POP Mail alias Post Office Protocol adalah jenis email khusus yang hanya bisa dibuka dan dibaca dari Internet Service Provider yang digunakan. Ini adalah jenis layanan email yang paling sering dipakai perusahaan untuk berkomunikasi secara internal dengan karyawannya.

Kelebihan lainnya, layanan email jenis ini adalah dapat dibaca secara luring melalui telepon genggam maupun komputer.

2.  Web Mail

Email jenis ini adalah yang paling umum digunakan masyarakat. Email ini, seperti layanan email pada Google dan Yahoo, hanya bisa diakses dengan membuka halaman website-nya.

Kelebihan layanan email jenis ini adalah Anda dapat mengirimkan pesan serta membaca email di mana pun.

3. Forward Mail

Email jenis ini merupakan layanan untuk pengguna email yang sering mengganti alamat email-nya. Dengan mendaftarkan diri pada layanan email ini, pengguna tetap mendapatkan pemberitahuan apabila terdapat pesan baru di alamat email lamanya.

Layanan email jenis ini bisa dikatakan berfungsi sebagai perantara antaralamat email. Karena sifatnya sebagai perantara, jangka waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan email lebih panjang dibandingkan layanan email biasa.

Kelebihan Layanan Email

Berikut beberapa kelebihan dari layanan email yang tak bisa digantikan dengan jasa layanan pengiriman surat secara konvensional.

1. Menawarkan Efisiensi Waktu

Waktu tunggu cara berkirim surat dengan cara lama membuat email begitu menggiurkan. Bagaimana tidak?

Jika dengan layanan konvensional, sebuah surat baru bisa sampai di tujuan dalam waktu satu minggu bahkan sebulan. Namun, dengan email, sebuah pesan bisa sampai hanya dengan hitungan menit dan detik, tergantung pada kualitas jaringan internet.

Penerima email juga bisa langsung menerima dan mengakses pesan yang dikirim, jika terhubung dengan internet. Semua proses berkirim pesan dengan cara digital seperti ini dapat dilakukan dalam waktu yang begitu singkat.

2. Menawarkan Efisiensi Biaya

JIka surat konvensional menagih jasa biaya antar dengan perangko, email sama sekali tidak membutuhkan biaya untuk jasa pengirimannya, selain biaya jaringan internet yang dibutuhkan.

Apalagi, email menawarkan sesuatu yang tidak bisa digantikan oleh layanan jasa pengiriman surat konvensional, yaitu jarak penerima tidak memengaruhi biaya kirim.

Tidak peduli sejauh apa pun alamat penerima, biaya yang dikeluarkan tetap sama, yaitu tidak ada. Sedangkan dengan cara konvensional, semakin jauh alamat penerima, biaya yang ditagih akan semakin besar.

3. Menawarkan Cara yang Praktis

Pengiriman surat secara konvensional merepotkan, mulai dari mempersiapkan amplop, kertas, perangko dan harus pergi ke kantor pos atau mencari kotak pos.

Dengan fasilitas email kita dapat berkirim surat tanpa harus berpanas-panasan keluar rumah atau mengeluarkan modal untuk membeli perangko.

4. Menawarkan Keamanan Data

Cara pengiriman surat secara konvensional yang membutuhkan surat secara fisik membuat keamanan dan kerahasiaan pesan menjadi rentan untuk dicuri. Sedangkan surat dalam bentuk digital sebaliknya.

Email memiliki kata kunci yang membuatnya lebih tangguh dalam menghadapi ancaman penyadapan. Dengan teknologi yang canggih, email dapat mengenkripsi pesan yang dikirim, sehingga hanya pengirim dan penerima yang dapat membaca pesan.

5. Menawarkan Kerapian Data

Dengan email, data akan menjadi lebih tertata dan rapi. Kita bisa mensortir data, menyimpan atau menghapus data yang dirasa sudah tidak terpakai.

Kekurangan Layanan Email

Jika membahas tentang email, pastilah yang teringat hanya sisi baiknya saja. Betapa email membuat kehidupan manusia begitu mudah untuk bisa berkomunikasi dengan sesamanya.

Namun, sebenarnya email juga memiliki sisi negatif yang mungkin tidak disadari. Berikut beberapa kekurangan dari layanan email.

1. Sangat Tergantung pada Perangkat seperti Laptop, Komputer, atau Telepon Genggam

Bagaimana pun perangkat elektronik seperti komputer, laptop ataupun smartphone bukanlah barang murah yang bisa dimiliki semua orang. Kalaupun memilikinya perangkat harus terkoneksi dengan jaringan internet. Bagi sebagian orang tentu ini adalah kekurangan email.

2. Sangat Tergantung dengan Jaringan Internet

Tidak semua daerah memiliki koneksi dan jaringan internet yang baik. Untuk Anda yang tinggal di daerah pinggiran, pastilah pernah merasakan susah sinyal dan betapa susahnya untuk sekadar menelepon, apalagi untuk mengirim email.

Kegiatan saling berkirim email membutuhkan keadaan di mana baik si pengirim maupun penerima berada di daerah yang memiliki jaringan internet yang baik. Kegiatan berkirim  email memang masih menjadi sebuah kemewahan.

3. Pengetahuan Tentang Email adalah Sesuatu yang Terbatas

Tidak semua orang paham dan mengerti cara menggunakan email. Aktivitas yang punya basis data di internet seperti ini lumayan susah untuk dimengerti oleh generasi tua dan masyarakat di daerah pinggiran yang belum tersentuh jaringan internet.

Mungkin karena hal tersebut, kantor pos masih tetap ada sampai sekarang dan perusahaan pun masih menyediakan cara berkirim lamaran pekerjaan dalam bentuk fisik.

Sejarah Singkat Email

Email adalah sesuatu yang sangat terasa lumrah di zaman sekarang. Rasanya sangat susah untuk membayangkan bahwa pada awalnya email hanyalah sebuah program yang mampu saling berkirim pesan dalam mesin yang sama.

Sejarah email dimulai pada tahun 1968, ketika jaringan ARPANET, sejenis internet di zaman sekarang, mulai tumbuh dan berkembang. ARPANET itu sendiri awalnya hanyalah sebuah proyek komunikasi yang dibangun untuk institusi militer dan pendidikan.

Selanjutnya, perkembangan email mulai menunjukkan kemajuan. Seorang insinyur bernama Ray Tomlinson bertugas untuk membuat suatu sistem komunikasi yang kemudian proyek ini dinamakan SNDMSG.

SNDMSG adalah sebuah program yang mampu membuat orang, yang memiliki mesin yang sama, saling berkirim pesan. Tentu saja, Anda tak bisa membandingkannya dengan email di zaman sekarang yang sudah sangat mudah untuk digunakan.

Cara berkirim pesan dalam program ini hampir menyerupai cara Anda saat menulis dan berkirim pesan melalui email. Setelah pesan seleksi ditulis, pesan akan dikirim pada kotak surat yang ada di mesin yang sama.

Perkembangan email terus bergerak maju. Ray Tomlinson terus membuat inovasi dan berhasil membuat SNDMSG mampu mengirim pesan di dalam jaringan ARPANET. Mungkin bisa dibilang ini adalah bentuk email paling lawas.

Surel pertama yang dikirim di dunia ini adalah pesan berbunyi “QWERTYUIOP”. Kemudian pada tahun 1972, Ray kembali mengenalkan sebuah ikon “@” sebagai pemisah antara identitas email dengan domain alamat email.

Awalnya, email adalah sebuah layanan yang berbayar. Salah satu program yang paling terkenal adalah Eudora. Namun, dengan cepat Eudora tergeser dari kedudukannya karena ada program baru yang lebih baik dan gratis, yaitu Netscape dan Internet Explorer.