Jelaskan penggajian pada kegiatan administrasi kepegawaian dan kemukakan contohnya

Pada setiap perusahaan, pasti memiliki bagian administrasi. Salah satunya adalah bagian administrasi kepegawaian. Biasanya, bagian administrasi ini akan mengurus hal-hal yang berkaitan dengan hal administratif perusahaan tersebut. Bagaimana dengan administrasi kepegawaian?

Table of Contents Show

Apa yang Dimaksud Administrasi Kepegawaian?
Fungsi Administrasi Kepegawaian
Fungsi Manajerial
Fungsi Operatif atau Teknis
Tujuan Administrasi Kepegawaian
Ruang Lingkup Sistem Administrasi Kepegawaian
Pengadaan Pegawai
Perencanaan dan Pengorganisasian Pegawai
Pengembangan Pegawai
Pengarahan dan Pengendalian
Jaminan Kesejahteraan Pegawai
C. Pengertian Administrasi Kepegawaian
D. Kegiatan Administrasi Kepegawaian
E. Fungsi Kegiatan Administrasi Kepegawaian
F. METODE PENGAMATAN 1.
Video yang berhubungan

Apa pengertian administrasi kepegawaian serta apa saja tanggung jawabnya? Yuk simak informasinya melalui ulasan di bawah ini!

Apa yang Dimaksud Administrasi Kepegawaian?

Administrasi kepegawaian adalah segala bentuk kegiatan yang berkaitan dengan manajemen atau penggunaan pegawai untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam hal ini, jika administrasi kepegawaian ada dalam suatu perusahaan maka tentunya untuk mencapai tujuan dari perusahaan tersebut.

Beban kerja seorang pegawai atau karyawan harus sesuai untuk masing-masing. Beban kerja yang tidak sedikit harus dibagi secara rata untuk pegawai. Inilah salah satu peran dari administrasi kepegawaian. Jadi, tidak ada pegawai yang kelebihan beban kerja, juga tidak ada pegawai yang memiliki beban kerja sedikit dan banyak menganggur.

Baca juga: Jenis-Jenis Tugas Administrasi dalam Perusahaan

Fungsi Administrasi Kepegawaian

Apa fungsi adanya administrasi kepegawaian ini? Fungsi administrasi kepegawaian sendiri terbagi menjadi dua fungsi yaitu fungsi manajerial dan fungsi operatif atau teknis. Berikut adalah beberapa yang termasuk ke dalam fungsi manajerial dan fungsi operatif atau teknis.

Fungsi Manajerial

Fungsi manajerial sendiri memiliki arti fungsi yang berkaitan dengan pekerjaan yang mengutamakan pengelolaan atau tidak teknis. Hal ini meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian pegawai.

Perencanaan meliputi penentuan kebutuhan pegawai, antisipasi perubahan-perubahan yang terjadi terkait dengan kebutuhan pegawai dan lain-lain. Hal ini termasuk di dalamnya perencanaan untuk mengisi kursi dari posisi yang akan kosong.

Pengorganisasian meliputi pembagian tugas dan wewenang yang juga biasanya ditunjukan melalui hirarki dari struktur organisasi. Pengarahan pegawai ini lebih ke arah peningkatan kinerja karyawan seperti pemberian reward. Untuk pengendalian pegawai ini berupa pengukuran dan penilaian kinerja pegawai berupa pengawasan atau monitoring.

Baca juga : Struktur Organisasi Fungsional: Pengertian, Manfaat & Bentuknya

Fungsi Operatif atau Teknis

Fungsi operatif atau fungsi teknis ini berarti kegiatan yang dilakukan secara fisik dan lebih teknis meliputi pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi hingga pensiunan pegawai.

Pengadaan pegawai ini meliputi proses rekrutmen pegawai dan seleksi. Pengembangan pegawai bisa meliputi pengembangan kemampuan atau skill dari karyawan melalui training, seminar, dan lain-lain. Begitu juga dengan aspek yang lain.

Menciptakan integrasi antar pegawai agar dapat bekerja secara efektif dan kooperatif juga menciptakan loyalitas pegawai dengan perusahaan. Selain itu juga melalui fungsi operatif administrasi kepegawaian ini akan diurus juga berbagai bentuk balas jasa seperti kompensasi hingga tunjangan hari tua pegawai.

Tujuan Administrasi Kepegawaian

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, salah satu peran dari administrasi kepegawaian adalah memastikan beban kerja pegawai sesuai dengan role dan kebutuhan perusahaan.

Sebenarnya apa tujuan dari adanya administrasi kepegawaian ini?

Tujuan utama dari administrasi kepegawaian adalah untuk menyeimbangkan jumlah pegawai dengan kebutuhan perusahaan juga untuk menyesuaikan beban kerja yang ada dengan jumlah pegawai. Hal ini dilakukan untuk memastikan porsi atau kapasitas pekerjaan setiap pegawai sesuai dengan kemampuan dan beban kerjanya.

Tujuan akhirnya tentu dengan adanya administrasi kepegawaian dan penyesuaian jumlah pegawai serta beban kerja, maka produktivitas pegawai akan meningkat, pengerjaan sesuai dan tepat waktu sehingga tujuan atau target perusahaan tercapai.

Ruang Lingkup Sistem Administrasi Kepegawaian

Ruang lingkup sistem administrasi sebenarnya bisa Anda lihat dari fungsi administrasi kepegawaian itu sendiri. Kegiatan yang termasuk ke dalam sistem administrasi kepegawaian tentunya meliputi pengelolaan sumber daya manusia dari suatu perusahaan.

Ruang lingkup sistem administrasi kepegawaian ini meliputi:

Pengadaan Pegawai

Meliputi segala bentuk atau proses rekrutmen pegawai yang dibutuhkan oleh perusahaan. Rekrutmen tentu dilakukan dengan mempertimbangkan kebutuhan dari perusahaan dan kesesuaian posisi dan tugas.

Perencanaan dan Pengorganisasian Pegawai

Perencanaan dan pengorganisasian meliputi penjabaran atau deskripsi cakupan tanggung jawab serta hak dan kewajiban dari karyawan itu sendiri. Perencanaan ini juga termasuk di dalamnya menentukan kebutuhan pegawai juga perubahan-perubahan yang mungkin terjadi.

Pengembangan Pegawai

Pengembangan pegawai akan meliputi kegiatan yang berkaitan dengan peningkatan skill pegawai. Dapat berupa pelatihan dasar, training, seminar, workshop dan lain-lain.

Baca jaga: Pengembangan Karyawan Pasca Gelombang Pandemi COVID-19

Pengarahan dan Pengendalian

Pengarahan dan pengendalian meliputi monitoring kinerja pegawai juga pengarahan agar tetap on track. Tujuannya adalah agar tercapai goals atau target yang telah ditetapkan.

Jaminan Kesejahteraan Pegawai

Ruang lingkup dari sistem administrasi kepegawaian juga meliputi kesejahteraan pegawai. Menciptakan lingkungan kerja yang baik, memberikan kompensasi hingga jaminan hari tua.

Demikian ulasan tentang apa itu administrasi kepegawaian dan hal-hal yang perlu Anda ketahui lainnya. Pengelolaan sumber daya manusia suatu perusahaan atau organisasi memang penting untuk dilakukan, untuk itu Anda perlu mengetahui hal-hal di atas. Semoga ulasan ini bermanfaat!

commit to user Menurut D.S. Widodo 1967 : 4 mengartikan kepegawaian adalah “aktivitas yang berkenaan dengan masalah penggunaan tenaga kerja manusia mulai dari penerimaan, pengembangan sampai pemberhentian”. Dari beberapa pengertian tersebut diatas maka penulis memberikan pengertian kepegawaian yang mengacu pada pendapat D.S. Widodo 1967 : 4 mengartikan kepegawaian adalah “aktivitas yang berkenaan dengan masalah penggunaan tenaga kerja manusia mulai dari penerimaan, pengembangan sampai pemberhentian”.

C. Pengertian Administrasi Kepegawaian

Menurut D.S. Widodo 1967 : 5 mendefinisikan Administrasi Kepegawaian adalah “masalah penggunaan tenaga kerja manusia dalam suatu usaha kerjasama, yang meliputi masalah penerimaan, pengembangan sampai pada pemberhentiannya”. Menurut A.W. Widjaja dalam bukunya Administrasi Kepegawaian Suatu Pengantar 1986 : 16 pengertian administrasi kepegawaian dapat dirumuskan sebagai “ILMU” yaitu “mempelajari segenap proses penggunaan tenaga manusia sejak penerimaan hingga pemberhentiannya”. Menurut Miftah Thoha 1980 : 23 administrasi kepegawaian adalah “suatu kegiatan yang mengurus tenaga kerja manusia, perincian kegiatannya meliputi sejak mulai penerimaaan, kemudian diikuti dengan penempatan, pembimbingan, peningkatan sampai dengan pemberhentian”. Dari pendapat – pendapat diatas, maka menurut penulis pengertian administrasi kepegawaian mengacu pada pendapat D.S. Widodo 1967 : 5 mendefinisikan Administrasi Kepegawaian adalah “masalah penggunaan tenaga kerja manusia dalam suatu usaha kerjasama, yang meliputi masalah penerimaan, pengembangan sampai pada pemberhentiannya”.

D. Kegiatan Administrasi Kepegawaian

Menurut DS. Widodo 1967 : 24-82 Kegiatan administrasi kepegawaian terdiri dari : commit to user

1. Proses Penerimaan Pegawai

Untuk memperoleh tenaga kerja yang baik, dikenal beberapa tindakan proses penerimaan pegawai diantaranya : a. Penerimaan calon-calon pegawai Penerimaan calon-calon pegawai adalah suatu cara untuk memperoleh pelamar sebanyak mungkin dan mendapatkan orang- orang yang cakap serta tepat untuk menduduki suatu jabatan. 1 Metode penerimaan calon pegawai : Ada beberapa cara yang kita kenal dalam penerimaan calon- calon pegawai, yaitu dengan : a Mengadakan pengumuman-pengumuman b Memasang poster-poster c Memasang advertensi d Membuat surat edaran e Mengadakan pidato-pidato penerangan b. Pengujian penyaringan Pengujian disini dimaksudkan sebagai cara-cara pemilihan calon- calon pegawai, untuk memperoleh daftar calon-calon yang cakap dan tepat guna mengisi suatu jabatan. Untuk jabatan-jabatan yang sifatnya khusus, harus dilakukan secara khusus pula. 1 Tujuan dari ujian atau penyaringan pada umumnya, adalah menyusun suatu daftar sejumlah pelamar-pelamar yang memenuhi syarat kecakapan untuk dipekerjakan. 2 Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menguji calon-calon pegawai a Kemahiran Ini adalah kemampuan calon-calon untuk melaksanakan proses fisik dan pikiran sebagai kebiasaan. commit to user b Pengetahuan Calon-calon harus diperiksa, apakah mempunyai pengetahuan yang cukup mengenai peraturan-peraturan dan cara-cara pelaksanaan suatu pekerjaan. c Bakat atau pembawaan Pada umumnya pembawaan seseorang di dalam sesuatu bidang pekerjaan menentukan kemampuannya untuk mencapai pengetahuan dan kecakapan. d Kepribadian seseorang Ini meliputi sifat-sifat kemanusiaan yang luas, beberapa diantaranya mungkin merupakan hasil dari faktor lingkungan. e Perhatian atau kesenangan seseorang Kesenangan seseorang dalam suatu pekerjaan, akan mendorong bertambahnya hasil yang dapat dicapai. f Keadaan Jasmasni Ini meliputi kekuatan, tinggi, berat, ketangkasan, kemampuan menahan lelah dari badan, serta kekuatan-kekuatan ototnya. g Kesehatan badan Kesehatan badan meliputi kekebalan seseorang terhadap suatu penyakit. 3 Peranan ujian Pegawai a Ujian pegawai ini hanyalah sekedar bantuan untuk mengadakan penilaian terhadap para pelamar. b Ujian ini hanya merupakan bantuan ilmiah guna menekan kesalahan sampai batas minimal. c Ujian ini hanyalah merupakan salah satu faset saja dari rangkaian program kepegawaian. d Penyelenggaraan ujian harus dilakukan oleh para tehnisi yang terlatih. e Sebelum disusun suatu program ujian, harus diadakan pengamatan mengenai jabatan dan analisa tugas pekerjaan. commit to user 4 Penggolongan Ujian Pegawai Menurut bentuknya dapat dibedakan : a Ujian tertulis b Ujian lisan c Ujian praktik melaksanakan pekerjaan keterampilan Menurut objeknya dapat dibedakan : a Ujian kecakapan yang bersifat umum b Ujian mengenai bakat ingatan, kelancaran berbicara dan lain- lain c Ujian mengenai kepribadian dan pekerjaan d Ujian mengenai kesehatan dan keadaan jasmani c. Penyusunan Daftar Calon Utama Penyusunan daftar calon utama atau sertifikasi menyangkut dua hal : 1 Membuat suatu daftar yang membuat calon-calon utama, yang dipilih untuk diangkat menduduki suatu jabatan. 2 Memberi saran kepada pejabat yang berwenang mengangkat dan mengisi lowongan pekerjaan yang ada dengan memilih seorang atau lebih yang namanya tercantum dalam daftar calon utama. d. Pengangkatan Sebelum calon utama itu diterima dan diangkat, calon tersebut dipanggil oleh jawatan yang memerlukan tenaga. Calon utama tersebut diperiksa guna menentukan apakah calon-calon dapat diterima dijawatkan itu apa tidak. Bagian urusan pegawai kemudian memberitahukan calon-calon yang diterima, tentang apa jabatannya yang akan dipangku, tentang gaji, hak-haknya dan apa tugas- tugasnya. e. Penempatan Sesudah ada pengumuman tentang siapa-siapa yang diterima dari calon-calon utama itu, dan sesudah ada pengangkatan, maka proses selanjutnya adalah penempatan. Penempatan ini harus dilakukan commit to user secara hati-hati. Karena penempatan yang kurang tepat akan mengakibatkan : 1 Pengeluaran biaya yang tinggi. 2 Kemungkinan merosotnya moril pegawai. 3 Kemungkinan merosotnya hasil produksi. f. Orientasi Pegawai yang baru saja diangkat, memerlukan orientasi baik mengenai tugas-tugas maupun organisasi kerjanya. Orientasi ini menyangkut dua hal : 1 Pelantikan di dalam kantor. 2 Pemberian instruksi mengenai pekerjaan. Dalam hal pengangkatan pegawai di Indonesia dikenal beberapa tingkat yang menunjukkan status pegawai. Seorang pegawai yang baru diangkat, biasanya melalui statusnya sebagai berikut : 1 Sebagai pegawai harian Pegawai harian adalah pegawai yang digaji berdasarkan upah harian tertentu. Pegawai ini akan menerima upah sekali dalam satu bulan, dihitung berdasarkan jumlah hari ia bekerja. Untuk hari libur dan hari tidak masuk bekerja, ia tidak menerima upah. Kedudukan sebagai pegawai harian ini masih sangat lemah, jika ada pengurangan pegawai ialah yang akan terkena lebih dulu. 2 Pegawai bulanan Pegawai ini memperoleh gaji bulanan, artinya gaji tersebut diperhitungkan satu bulan penuh, tidak memperhitungkan berapa hari tidak masuk kerja. 3 Pegawai sementara Perpindahan kedudukan dari pegawai bulanan menjadi pegawai sementara, diperlukan syarat kecakapan. Dan umumnya semua peraturan kepegawaian berlaku baginya. commit to user 4 Pegawai tetap Kedudukan sebagai pegawai tetap, adalah kedudukan yang seharusnya dicapai oleh setiap pegawai setelah melalui fase-fase percobaan dari pegawai harian sampai pegawai sementara. Dalam kedudukannya ini seorang pegawai mempunyai hak-hak penuh sebagaimana tercantum dalam peraturan-peraturan kepegawaian, termasuk juga kewajibannya. Untuk dapat diangkat sebagai pegawai tetap, perlu dipenuhi syarat : 1 Berkedudukan sebagai pegawai sementara 1-3 tahun. 2 Belum melampaui batas umur 35 tahun. 3 Cakap dalam pekerjaannya. 4 Dinyatakan cakap jasmani, untuk melakukan pekerjaan jabatan, yang dinyatakan oleh Majelis Penguji Kesehatan.

2. Analisa Tugas Pekerjaan

Setiap organisasi tanpa melihat bentuk susunan dan bidang kerjanya mempunyai tujuannya sendiri-sendiri untuk dapat mencapai tujuan tersebut sebaiknya dirumuskanlah tugas-tugas organisasi itu. Analisa tugas pekerjaan adalah suatu penelaahan secara teratur dan sistematis mengenai syarat-syarat, sifat, kewajiban dan tanggung jawab yang diperlukan suatu pekerjaan. Manfaat yang dapat diperoleh dari analisis tugas pekerjaan ini, hasilnya dapat digunakan sebagai berikut : a. Penerimaan, penyaringan dan penempatan calon-calon pegawai atas dasar kecakapan seseorang. b. Penilaian kecakapan kerja pegawai. c. Mengembangkan program latihan, guna menambah pengetahuan dan kemahiran d. Menentukan upah minimum pegawai. e. Mempersiapkan penggolongan tugas pekerjaan jabatan. f. Mengadakan standarisasi nama-nama jabatan. commit to user g. Menentukan hubungan pekerjaan, sehingga promosi pemindahan dan pemberian tugas dapat dilaksanakan. h. Menentukan syarat-syarat fisik untuk dapat melakukan pekerjaan dengan baik. i. Menentukan waktu yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan. j. Mempermudah pengawasan.

3. Penggolongan Pangkat dan Jabatan

Dalam penjelasan PP No. 200 th 1961, disebutkan bahwa pangkat adalah kedudukan seorang pegawai yang menunjukkan tingkat dalam rangkaian kepegawaian, jenis, tingkat pekerjaan dan dasar gajinya. Pangkat menunjukkan kedudukan pegawai sebagai subjek, jadi meskipun pindah pekerjaan, pangkat itu dibawa terus. Sedangkan “jabatan”, penjelasan PP No : 200 th 1961, memberi perumusan sebagai kedudukan seorang pegawai yang menunjukkan tugas, hak dan tanggung jawab dalam susunan jawatan kantor. Jabatan itu menitik beratkan kepada fungsi, bukan kepada orangnya.

4. Sistem upah dan gaji

Upah atau gaji yang layak merupakan satu hal yang sangat penting bagi para karyawan. Upah atau gaji adalah suatu bentuk imbangan atau pretasi kerja yang telah diberikan oleh karyawan. a. Hubungan upah dan Gaji dengan program kepegawaian Segenap program kepegawaian mulai dari proses penerimaan pegawai harus sudah mempertimbangkan persoalan upah atau gaji. Demikian pula dalam politik promosi, seharusnya tidak hanya membawa konsekuensi kenaikan kedudukan, melainkan juga dengan kenaikan kompensasinya. Dengan demikian, penentuan gajiupah dan rangkaian kenaikannya perlu mendapatkan perhatian untuk mencegah kekecewaan. commit to user b. Azas-azas penentuan upah gaji Hal-hal yang berpengaruh dalam penentuan upah gaji : 1 Keadaan keuangan suatu organisasi 2 Tingginya pasaran upah gaji 3 Tingginya ongkos hidup 4 Kekuatan perjanjian kerja c. Cara pembayaran upahgaji Cara pembayaran dapat digolongkan menjadi : 1 Pembayaran upahgaji atas dasar waktu Atas dasar pembayaran ini, kita mengenal upah harian, mingguan, bulanan, tahunan dan sebagainya. Pembayaran upah gaji atas dasar waktu akan memungkinkan bila : a Hasil pekerjaan tidak dapat diukur perkesatuan. b Karyawan tidak dapat segera mengetahui besarnya hasil. c Pekerjaannya dapat kerap kali tertunda. d Kualitet pekerjaan dipentingkan. e Pengawasan dapat dijalankan secara baik dan pengawas tahu apa yang dimaksud dengan pekerjaan layak. 2 Pembayaran upah gaji atas dasar hasilnya Atas dasar hasilnya itu, kita mengenal upah potongan yaitu berupa potongan yang dapat diselesaikan. Pembayaran atas dasar hasil akan memuaskan bila : a Hasil dapat diukur perkesatuan b Ada hubungan yang jelas antara usaha dengan jumlah hasil c Pertimbangan-pertimbangan kualitet tidak begitu dipentingkan d Pengawasan tidak dapat dijalankan secara memuaskan d. Beberapa Sistem Upah penggajian Berdasrakan penilaian tugas pekerjaan itu, dikenal sistem dasar perubahan penggajian, yaitu : commit to user 1 Sistem perbandingan Sistem ini terutama dipergunakan oleh organisasi kecil, dimana segenap pekerjaan dapat diketahui oleh pimpinan. Sistem perbandingan ini, akan membuat kesalahan besar jika dalam proses memperbandingkan ini, akan membuat kesalahan besar jika dalam proses memperbandingkan itu justru orang-orangnya yang diperbandingkan, bukan pekerjaannya. 2 Sistem penggolongan pekerjaan Dalam sistem ini tugas-tugas pekerjaan yang ada digolongkan menjadi beberapa golongan pekerjaan, penggolongan tugas pekerjaan tersebut didahului oleh penyelidikan segenap pekerjaan yang ada. Tingkatan gaji upah untuk masing-masing golongan dapat ditentukan secara coba-coba. Semua tugas pekerjaan lalu disesuaikan dengan golongan yang sudah ditentukan. Sistem ini hanya baik untuk organisasi kecil. Untuk organisasi besar, penggolongan akan menjadi sangat ruwet. 3 Sistem penilaian Sistem ini menggunakan daftar petunjuk untuk mengadakan penilaian. Daftar petunjuk itu berisi faktor-faktor pekerjaan yang terbagi atas unsur-unsurnya yang lebih mendetail. Masing-masing unsur dalam daftar tersebut diberi nilai atas dasar kedudukannya dalam pekerjaan. Dalam daftar itu juga disiapkan tingkatan nilai untuk pekerjaan yang harus dinilai. Jumlah angka yang diperoleh menentukan besarnya nilai pekerjaan. Kelemahan sistem ini terletak pada terikatnya faktor-faktor yang sudah ditentukan, sehingga suatu unsur yang mungkin sangat penting dapat diabaikan dalam penilaian. 4 Sistem perbandingan faktor Sistem ini mulai dengan memilih beberapa unsur pekerjaan yang sifatnya umum. Unsur tersebut ditetapkan atas dasar analisa tugas pekerjaan. Faktor-faktor yang sering diambil untuk commit to user memperbandingkan adalah faktor mental, kecakapan, fisik, pertanggungan jawab, cara bekerja dan resiko pekerjaan. Kesukaran utama dalam sistem ini terletak dalam memperbandingkan faktor dan menentukan nilai untuk masing- masing unsur pekerjaan. Kebaikan dari sistem ini adalah pekerjaan-pekerjaan yang tidak sama, yang berbeda-beda unsurnya dapat dinilai.

5. Sistem Penilaian Kecakapan Pegawai

Salah satu masalah penting dalam setiap organisasi kerja adalah masalah pencatatan dan penilaian kecakapan pegawai. Yang dimaksudkan dengan kecapakan disini adalah kecakapan kerja pegawai. Pencatatan dan penilaian ini tidak hanya berguna bagi kenaikan gaji, kenaikan pangkat, pemindahan dan sebagainya tetapi juga untuk mengetahui baik tidaknya cara-cara penerimaan dan pemilihan pegawai yang telah dilakukan. Kesukaran utama dalam melaksanakan sistem ini terletak pada belum adanya kesadaran umum bahwa penilaian itu merupakan syarat memajukan pegawai. Dalam melaksanakan penilaian kecakapan pegawai, harus diarahkan untuk : a. Memajukan tugas-tugas pekerjaan yang ada bukan untuk menghambatnya. b. Memberi bantuan kepada pimpinan agar pekerjaannya dilaksanakan secara efektifitas. c. Menjamin keadilan dalam hubungan kemanusiaan dan hubungan kerja. Maka dapat dikatakan bahwa tujuan utama dalam penilaian pegawai adalah pelaksanaan tugas pekerjaan sebaik-baiknya. 1 Syarat-syarat penilaian kecakapan pegawai Untuk dapat menilai kecakapan pegawai dengan baik ada syarat- syarat yang harus dipenuhi : commit to user a Penilaian itu harus dilakukan secara objektif b Penilaiannya dapat diterima baik oleh pemberi nilai maupun yang diberi nilai Penilaian secara objektif menghendaki agar penilaian itu dilakukan secara tidak memihak. Sedang pihak yang dinilai perlu menerima menyetujui hasil penilaian itu demi jaminan keadilan dan perbaikan dalam pelaksanaan pekerjaan. 2 Metode penilaian kecakapan kerja pegawai Ada beberapa metode yang kita kenal untuk menilai kecakapan kerja pegawai yaitu dengan : a Pencatatan hasil produksi Dalam setiap organisasi kerja, selalu kita dapatkan dua pola tugas pekerjaan yaitu : 1. Yang sifatnya rutin selalu berulang-ulang 2. Yang bukan rutin Sifatnya sangat beraneka ragam meliputi berbagai segi pertanggung jawab, sehingga tidak dapat segera dinilai atas dasar hasilnya. Tugas pekerjaan yang sifatnya rutin umumnya dapat dinilai atas dasar catatan produksinya. Penilaian dengan catatan produksi belum benar-benar dapat dianggap sebab untuk penilaian yang benar–benar objektif syarat keadaan kerja bagi orang satu dengan orang yang lain harus sama seperti tempat pekerjaan, syarat-syarat kerja fisik, kesempatan latihan, kesempatan mempergunakan bahan dan sebagainya. b Pencatatan kerajinan Biasanya pegawai yang rajin bekerja, kecakapannya juga bertambah tetapi dengan memperbandingkan nilai perbandingan nilai kerajinan itu saja, belum dapat dan kurang sempurna. Karena ada perbedaan latar belakang diantara pegawai seperti dasar pendidikan, keadaan rumah tangga dan lain-lain commit to user c Tes atau ujian berkala Metode ini sebagaimana halnya dengan metode catatan produksi, hanya baik untuk pekerjaan rutin dan yang selalu berulang. Dalam metode tas berkala, angka indeks produksi itu hanya didapat pada suatu waktu tertentu, sedang pada catatan produksi penilaian tergantung dari kecepatan dan ketelitian rata-rata dari pegawai dalam waktu yang agak lama. d Skala perbandingan pegawai Cara ini hanya dapat dipakai dengan baik dalam organisasi kecil, yaitu dimana pihak pemberi kerja dapat mengetahui benar-benar kualitas masing-masing pegawai. e Skala perbandingan grafis Dalam metode ini penilaian meliputi berbagai aspek kepegawaian untuk penilaiannya disediakan suatu blanko yang sudah diisi dengan beberapa aspek kepegawaian yang diperlukan dan kolom- kolom nilainya. Penilai terdiri atas dua orang atau lebih. Jumlah nilai yang diperoleh menentukan nilai seseorang. 3 Gunanya penilaian kecakapan pegawai Penilaian dan pencatatan kecakapan pegawai dalam praktek dapat dipakai untuk memenuhi berbagai kebutuhan antara lain untuk : a Memberi kesadaran kepada pegawai, apa yang diharapkan dari mereka dan bagaimana pekerjaan itu dilaksanakan sebaik- baiknya. b Mengakui dan menghargai pekerjaan–pekerjaan yang memang baik. c Bantuan kepada pimpinan guna mengetahui dan mengobati kelemahan-kelemahan kerja. d Catatan, siapa yang harus dilatih. e Catatan perkembangan pekerjaan pegawai. f Memberi bantuan dalam menentukan kenaikan pangkat, kenaikan gaji, pemindahan dan sebagainya. commit to user g Mengecek ketelitian pembagian kerja. h Mengecek kejituan cara penerimaan dan pengujian pegawai.

6. Kenaikan Pangkat dan Pemindahan Jabatan

Dengan adanya pencatatan dan penilaian kecakapan pegawai, pimpinan mempunyai bahan yang objektif dan berada dalam kedudukan yang kuat untuk mengembangkan politik kenaikan pangkat yang sehat. Tujuan dari kenaikan pangkat adalah memperkembangkan, politik dan metode kerja dengan memilih pegawai dari jabatan yang lebih rendah yang mempunyai pengetahuan dan kemampuan untuk melayani kepentingan umum. 1. Pada umumnya, kadang-kadang dimana perlu ada kenaikan pangkat adalah : a. Adanya lowongan jabatan Terbukanya lowongan pekerjaan kebanyakan terjadi karena adanya pegawai yang berhenti, mengundurkan diri atau meninggalkan dengan alasan-alasan lain. Jabatan yang lowong tersebut, dapat diisi oleh pegawai, jawatan itu sendiri yang semula pangkatnya lebih rendah, tetapi dapat juga diambilkan calon-calon dari jawatan lain. b. Realokasi jabatan Kenaikan pangkat dapat juga merupakan hasil pertumbuhan secara berangsur-angsur dari tugas dan pertanggung jawab. c. Pergantian lapangan pekerjaan Kerap kali terjadi seorang pegawai mempunyai kemampuan, kecakapan dan pengetahuan lainnya secara menyolok. Jawatan berdasarkan atas politik kepegawaiannya memberi kesempatan kepada pegawai yang bersangkutan memperoleh pendidikan yang lebih tinggi dalam lapangan lain. Setelah pegawai tersebut berhasil dalam menuntut pendidikan lanjutannya, ia kembali kejawatan dan memperoleh kedudukan yang lebih tinggi. commit to user 2. Pemindahan jabatan Adalah beralihnya seorang pegawai dari satu bagian kebagian lain dalam suatu organisasi dengan tidak ada perubahan pada pangkatnya. Pemindahan jabatan sering digunakan untuk memecahkan berbagai masalah. Tujuan umumnya adalah : a. Mengikuti perkembangan teknologi b. Untuk memperkembangkan karier c. Untuk menghilangkan kejenuhan kerja d. Untuk memenuhi kebutuhan perseorangan e. Untuk tujuan lain

7. Disiplin dan hukuman jabatan

Setiap organisasi memerlukan disiplin dan adanya disiplin itu dapat dilihat bila pegawai dengan senang hati melaksanakan instruksi atasannya dan mematuhi atauran-aturan yang berlaku. Disiplin yang baik adalah hasil bimbingan yang nyata dan terus menerus, yang dilaksanakan dalam rangka tata tertib yang jelas dan tegas. Disiplin itu juga ada jika ada kerjasama yang baik. Untuk mencapai tujuan tersebut, perlu diperhatikan adanya unsur-unsur : a Peraturan yang jelas dan tegas, dengan sangsi hukuman yang sama bagi setiap pelanggaran yang sama. a Penjelasan kepada para karyawan tentang apa yang diharapkan mereka. b Pemberitahuan kepada para karyawan, bagaimana memenuhi ukuran pekerjaan dan peraturan tata tertib. c Penyelidikan yang seksama latar belakang tiap-tiap peristiwa bila terjadi pelanggaran peraturan. d Tindakan disiplin yang tegas bila ternyata telah terjadi pelanggaran. O Glenn stahl dalam bukunya Public Personal Administration mengemukakan beberapa pola hukuman jabatan adalah : commit to user a Peringatan atau teguran b Pemindahan pergantian tugas c Pernyataan tidak cakap d Penurunan dalam daftar susunan pangkat e Skorsing dengan tidak mendapat upah gaji f Penurunan pangkat g Pemecatan

8. Pengembangan Kecakapan Pegawai

Pengembangan kecakapan dan latihan pegawai menduduki tempat yang penting dalam kepegawaian. Salah satu bentuk daripada pengembangan kecakapan pegawai ini, lazim disebut “In Service Training” caranya ialah : a. Latihan secara bersama atau kelompok b. Latihan secara individual c. Menyediakan buku-buku petunjuk dan majalah d. Kursus tertulis e. Dengan menggunakan alat-alat audio visual f. Memberikan tugas belajar g. Mengadakan konferensi-konferensi Dinas h. Memberikan kesempatan magang i. Memberikan kesempatan peninjauan

9. Pemberhentian

Pemutusan hubungan kerja antara karyawan dengan pemberi disebut “pemberhentian”. Jadi pengangkatan adalah permulaan dari masa kerja jabatan sedang pemberhentian adalah pengakhirannya. Ada bermacam-macam hal yang menjadi sebab pemberhentian yaitu : a. Pemberhentian atas kehendak pemberi kerja Pemberhentian semacam ini dapat terjadi misalnya karena pengurangan tenaga semacam ini dapat terjadi misalnya karena commit to user pengurangan tenaga kerja employee reduction. Pengurangan tenaga kerja yang demikian itu, dapat tejadi sebagai akibat mundurnya suatu perusahaan kantor, sehingga tidak ada keseimbangan antara kebutuhan tenaga kerja dengan tenaga riil yang ada. Dalam hal pengurangan tenaga kerja ini, biasanya ditempuh kebijaksanaan : 1 Memberhentikan karyawan yang masih mempunyai status kedudukan lemah. Karyawan yang mempunyai masa kerja sedikit itulah yang biasanya jadi sasaran. Kalau dikemudian hari ternyata bahwa perusahaan atau kantor tersebut memerlukan tambahan lagi, maka karyawan yang diberhentikan itulah yang mendapat prioritas untuk dipekerjakan kembali. 2 Memberhentikan karyawan yang paling tidak cakap tidak efisien kebijaksanaan ini ditempuh atas dasar pertimbangan bahwa administrasi kepegawaian yang baik harus memperoleh dan memperkerjakan orang-orang yang tepat dan memenuhi syarat. Bentuk lain dari pemberhentian atas kehendak pemberi kerja adalah “Pemecatan”. Jadi ini merupakan suatu hukuman jabatan. Pemecatan dapat terjadi karena pelaksanaan pekerjaan yang tidak memuaskan seperti melalaikan tugas kewajiban atau karena tingkah laku perbuatan yang tidak sesuai dengan martabat karyawan. b. Pemberhentian disebabkan hal-hal yang tidak dapat dihindarkan. Seorang pegawai yang meninggal dunia, entah sebagai akibat pelaksanaan tugas atau bukan dianggap bahwa mulai saat itu hubungan kerjanya terputus. Seorang yang terkena wajib militer karena peraturan negara juga diberhentikan dari pekerjaan jabatan yang lama. Di samping itu, pemberhentian dapat juga diberhentikan dari pekerjaan jabatan yang lama. Di samping itu, pemberhentian commit to user dapat juga terjadi karena keputusan pemerintah berhubungan dengan penyelewengan. c. Pemberhentian atas kehendak karyawan sendiri Hal ini dapat terjadi misalnya karena seorang akan mempergunakan hak pensiun. Di samping itu dapat juga terjadi karena alasan-alasan fisik maupun mental. Menurut sifat pemberhentian dapat “dengan hormat” dan dapat pula “tidak dengan hormat”. Dan semua pemberhentian itu dinyatakan dalam surat keputusan.

E. Fungsi Kegiatan Administrasi Kepegawaian

Menurut Widjaja dalam bukunya Administrasi Kepegawaian Suatu Pengantar 1986 : 162 - 163 fungsi administrasi kepegawaian adalah : a. Menyaring orang–orang yang tepat dan bagaimana menempatkan mereka didalam bidang pekerjaan yang tepat. b. Bagaimana memberikan instruksi kepada pegawai baru mengenai teknik– teknik pelaksanaan tugasnya dan tanggung jawabnya. c. Untuk bagaimana mempertahankan lamanya jam kerja yang layak serta syarat–syarat kerja yang baik serta bagaimana cara mencegah terjadinya kecelakaan dan pemborosan. d. Untuk mendapatkan bagaimana pembayaran upah gaji yang layal bagi pekerja. e. Untuk menghadapi hal–hal yang berkenaan dengan kenaikan pangkat dan memajukan taraf pegawai sesuai dengan kecakapannya. f. Mengatur hal–hal yang berhubungan dengan persoalan kesejahteraan pegawai. g. Mengatur hal-hal yang berhubungan dengan perburuhan.