Jelaskan tentang prosedur pengurusan surat keluar

Perusahaan memiliki prosedur penanganan surat masuk dan keluar yang berbeda-beda dan memiliki ketentuan masing-masing dari setiap perusahaan tersebut. Dalam melakukan prosedur atau aturan surat tersebut menjadikan proses surat menyurat perusahaan berbeda-beda sesuai dengan peraturan yang ada pada perusahaan tersebut.

Surat keluar dan surat masuk yang dimiliki oleh perusahaan menjadi alasan utama mengapa setiap perusahaan memiliki prosedur atau penanganan surat masuk dan keluar. Aturan-aturan untuk menjalankan dan melakukan proses persuratan bertujuan agar surat yang dibuat dapat memiliki persetujuan dari pimpinan atau pihak terkait.

Proses persetujuan yang ada pada perusahaan memiliki peranan penting karena akan mempengaruhi kelanjutan surat yang ada pada perusahaan. Surat yang memiliki persetujuan dapat dilanjutkan atau diteruskan dalam pemrosesannya.                                    

Prosedur penanganan surat

Prosedur penanganan surat yang dimiliki tidak hanya penanganan surat masuk atau surat keluar eksternal tetapi juga surat masuk dan surat keluar internal yang selalu membutuhkan persetujuan dari pimpinan. Dalam menangani proses persuratan tersebut, pegawai administrasi persuratan harus mampu menjalankan persuratan sesuai dengan prosedur atau tata cara dalam melakukan proses surat menyurat yang ada pada perusahaan tersebut.

Dalam menangani permasalahan surat menyurat yang ada pada perusahaan, penanganan masalah haruslah sesuai dengan tata cara menangani surat keluar dan surat masuk. Penanganan surat yang harus dilakukan harus sesuai dengan alur atau proses persuratan yang ada. Oleh sebab itu diciptakannya prosedur penanganan surat masuk dan keluar yang ada pada perusahaan.

Masalah persuratan perusahaan tidak hanya  mengenai masalah persuratan eksternal yang menyangkut atau berhubungan dengan pihak lain dari perusahaan, tetapi juga menyangkut dan berhubungan dengan permasalahan internal perusahaan itu sendiri. Dengan adanya hubungan kerjasama dengan pihak eksternal tentunya membutuhkan surat keluar yang ditujukan kepada perusahaan terkait dalam menjalankan urusan persuratan mereka.

Perlunya menggunakan konsep surat dalam persuratan

Dalam menjalankan proses persuratan kepada pihak lain, surat keluar juga membutuhkan konsep persuratan dimana konsep tersebut akan memudahkan dalam melakukan pembuatan surat. Sehingga akan meminimalisir kesalahan pada surat dan akan menjadikan surat sesuai dengan konsep surat yang ada pada perusahaan tersebut. Dengan adanya konsep surat keluar pada perusahaan menjadikan proses surat menyurat akan lebih mudah dilakukan karena sudah memiliki konsep yang mudah untuk ditiru.

Konsep surat menjadikan proses persuratan akan mudah dilakukan dan akan mengurangi kesalahan dalam pembuatan surat dan akan mengurangi revisi surat dari pimpinan. Sehingga konsep surat memudahkan pegawai administrasi dalam melakukan persuratan yang ada pada perusahaan mereka. Konsep surat keluar yang dimiliki memudahkan dalam pengurusan surat yang ada pada persuratan dalam memberikan surat keluar pada perusahaan lain.

Konsep surat keluar yang dimiliki tidak terlepas dari penggunaan prosedur penanganan surat masuk dan keluar yang ada pada perusahaan tersebut. Prosedur penanganan surat sangat penting dilakukan agar surat tidak salah dan tepat sesuai dengan konsep surat yang ada pada perusahaan tersebut.

Setelah menulis surat sesuai dengan konsep surat dari perusahaan, surat diajukan kepada pimpinan dan meminta persetujuan surat keluar yang harus dilakukan dan disetujui oleh atasan atau pihak bersangkutan sehingga surat tersebut mendapatkan surat persetujuan keluar dari pimpinan.

Peranan penting persetujuan pimpinan

Persetujuan pimpinan wajib dilakukan untuk dapat mengetahui apakah surat tersebut layak atau sesuai dengan konsep atau tujuan dari pembuatan surat tersebut. Selain itu, hal ini juga dapat mengetahui apakah surat tersebut perlu dilakukan revisi surat dan menjadikan surat tersebut dapat sesuai dengan konsep persuratan yang ada pada perusahaan tersebut.

Kesalahan pada surat keluar akan berdampak besar karena hal ini akan mempengaruhi kredibilitas dari perusahaan tersebut serta kepercayaan perusahaan tersebut dengan perusahaan yang kita miliki. Oleh sebab itu penanganan surat masuk dan keluar harus dilakukan dengan baik dan tepat untuk memberikan atau mempertahankan rasa percaya perusahaan lain terhadap perusahaan yang kita miliki.

Penggunaan teknologi dalam memudahkan persuratan

Oleh karena banyak faktor mengenai hal-hal yang harus dilakukan saat pembuatan surat keluar dan meminta persetujuan dari pimpinan atas surat keluar, dan semua hal tersebut memiliki proses atau alur yang sangat panjang. Oleh sebab itu dengan penggunaan serta pemanfaatan teknologi dengan baik menjadikan urusan persuratan ini lebih mudah dan sederhana dilakukan.

Pemanfaatan teknologi tersebut adalah dengan penggunaan aplikasi berbasis web yang dapat diakses dengan mudah dan mampu memberikan kemudahan dengan pengaksesan secara web dan penggunaan aplikasi sehingga dapat diakses dan digunakan kapan saja dan dimana saja sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Aplikasi persuratan yang memudahkan dalam membuat surat karena memiliki fitur persuratan berupa pembuatan konsep surat yang akan mudah dilakukan oleh pegawai administrasi dalam pembuatan surat. konsep surat ini juga dapat disesuaikan dengan konsep dari perusahaan tersebut. Memiliki fitur konsep surat menjadikan urusan dan pembuatan surat lebih cepat dilakukan.

Jawaban dalam penerapan kecanggihan teknologi

Dengan penggunaan aplikasi persuratan dapat mengetahui keberadaan surat, serta dapat dengan mudah menyesuaikan dimana letak keberadaan surat tersebut. Aplikasi persuratan yang mampu memberikan fasilitas-fasilitas atau kemudahan tersebut adalah aplikasi persuratan SIPAS yang merupakan aplikasi pengelolaan arsip surat yang akan memudahkan serta memberikan banyak penyajian yang membantu pekerjaan surat menyurat.

Aplikasi SIPAS akan memudahkan membuat konsep surat keluar yang diberikan kepada pihak atau perusahaan lain. Pada persuratan perusahaan akan mampu memberikan berbagai kemudahan dan keefektifan pembuatan surat. Perusahaan yang menggunakan aplikasi SIPAS dalam penerapan persuratan mereka akan memiliki proses persuratan seperti proses yang dilakukan secara manual oleh pegawai administrasi.

Saat penggunaan aplikasi SIPAS, surat yang disetujui oleh pimpinan akan dilakukan scanning dan penyimpanan pada aplikasi SIPAS dan memberikan surat tersebut kepada staf pencatatan ekspedisi untuk dilakukan pencatatan sebelum dikirim ke pihak lain. Kemudian surat tersebut dikirimkan kepada perusahaan lain dan mengubah status surat menjadi status ekspedisi.

Kemudahan yang ditawarkan oleh aplikasi SIPAS menjadikan aplikasi ini banyak diterapkan pada urusan persuratan perusahaan atau instansi baik instansi pemerintahan atau instansi swasta. Bagi perusahaan anda jika menginginkan menerapkan SIPAS, maka dapat request proposal pada laman berikut.

Kesimpulan:

• Prosedur penanganan surat masuk dan keluar penting dilakukan untuk menangani surat masuk dan surat masuk yang ada pada perusahaan
• Pengurusan surat tidak hanya melibatkan proses surat masuk tetapi juga menangani surat keluar
• Dalam membuat surat keluar yang ditujukan kepada pihak lain harus menggunakan konsep surat dalam pembuatannya
• Konsep surat memudahkan dalam pembuatan surat dan menjadikan proses persuratan lebih mudah dan efektif
• Surat keluar memerlukan persetujuan pimpinan untuk diberikan kepada pihak lain
• Proses pembuatan surat keluar yang rumit dan panjang menjadikan proses persuratan harus berubah menjadi proses yang lebih efektif
• Dengan perubahan tersebut menjadikan perubahan pada prosesnya dan memberikan teknologi untuk berperan
• Dalam penerapan teknologi masalah persuratan menggunakan aplikasi dalam penerapannya
• Aplikasi persuratan yang dipakai adalah aplikasi SIPAS yang menjadikan kemudahan dalam pembuatan surat keluar dan diberikan kepada pihak luar dari perusahaan

Kemudian dalam pembuatan konsep surat harus diusahakan agar konsep tersebut sudah dapat mencerminkan surat yang sesungguhnya. Maksudnya harus sudah dapat mencerminkan surat yang baik seperti, yang telah diterangkan sebelumnya.

2. Persetujuan konsep Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetujui oleh pihak yang bertanggungjawab terhadap surat tersebut. Dalam hal ini biasanya adalah orang yang akan menandatangani surat. Untuk surat yang isinya menyangkut lebih dari satu pihak/departeman dalam suatu organisasi biasanya konsep tersebut akan dikonsultasikan terlebih dahulu kepada pihak-pihak/departemen-departemen tadi.

Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep tadi, maka pejabat yang berkepentingan terhadap surat itu akan membubuhkan parafnya pada konsep surat.

3. Pemberian nomor surat
Setelah konsep disetujui, konsep tersebut akan dilengkapi atau diberi nomor surat. Salah satu yang perlu diperhatikan dalam pembuatan/pemberian nomor surat hendaknya yang jelas, sederhana dan mudah dimengerti serta tetap bentuknya. Nomor surat biasanya merupakan gabungan dari nomor-nomor dank ode-kode tertentu, misalnya 231/K/Ps/IX/08, yang artinya:

– 231 = nomor urut surat – K = surat keluar – Ps = kode untuk surat pesanan – IX = bulan pembuatan surat

– 08 = tahun pembuatan surat

4. Pengetikan konsep Setelah konsep surat diberi nomor surat, kemudian diketik. Dalam proses pengetikan ini, biasanya akan dilakukan hal-hal sebagai berikut; • diteliti apakah semua persyaratannya telah lengkap • dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan • memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu, dilihat dari segi waktu pengirimannya dan isinya Setelah kegiatan hal tersebut di atas diteliti, berulang mulai proses pengetikan. Dalam proses pengetikan surat ini perlu diperhatikan bahwa bentuknya harus seragam, sesuai dengan aturan yang ada pada organisasi yang bersangkutan. Selain itu sudah barang tentu harus rapi dan tidak boleh ada kesalahan pengetikan.

Kemudian perlu diperhatikan juga, apabila surat tersebut akan dibuat dalam jumlah yang banyak, maka perlu dipikirkan cara memperbanyak.

5. Penanda tanganan surat Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan surat tersebut siap untuk ditandatangani. Yang dimaksud kelengkapan disini adalah antara lain: amplop, lampiran-lampiran, dan sebagainya. Yang berhak menandatangani adalah orang yang akan bertanggungjawab terhadap

isi surat tersebut. Jadi diserahkan kembali kepada orang yang telah memberikan parafnya pada konsep surat tersebut.

6. Pemberian cap stempel organisasi
Setelah surat ditanda-tangani langkah berikutnya adalah diberi cap stempel organisasi, yaitu disebelah kiri atas tanda-tangan dan mengenai sebagian tanda-tangan orang yang bertanggung jawab langsung terhadap surat yang bersangkutan.

7. Pencatatan surat keluar
Langkah berikutnya adalah pencatatan surat pada Buku Agenda Surat Keluar. Yang dicatat adalah nomor urut, tanggal, tujuan surat, perihal, nomor surat, lampiran, asal surat, dan keterangan.

Contoh Buku Agenda Surat Keluar adalah sebagai berikut:

BUKU AGENDA SURAT KELUAR No Tanggal Tujuan Surat Perihal Nomor Surat Lamp Asal Ket

1 10/09/2008 PT Setia Hati Jl Setia 45 Makasar Penawaran Barang 03/KP/Pn/IX/08 2 Bagian Marketing

Semua surat keluar perlu dicatat padaBuku Agenda Surat Keluar, tujuannya adalah: a. untuk mengetahui banyaknya surat yang telah dibuat b. untuk mengontrol surat yang keluar

c. untuk mengetahui jumlah surat-surat yang telah keluar

8. Pengiriman surat Proses pengiriman surat secara umum ada dua macam, yaitu; • dikirim oleh petugas pengiriman surat • dikirim melalui jasa pengiriman surat Oleh karenanya surat-surat yang akan dikirim perlu dipisah-pisahkan terlebih dahulu, mana yang akan dikirim oleh petugas dan mana yang akan dikirim melalui jasa pengiriman. Untuk yang dikirim melalui jasa pengiriman perlu dipisah-pisahkan lagi menurut jenis jasa pengirimannya,yaitu didasarkan kepada tingkat kepentingannya dan lama waktu pengirimannya. Seperti misalnya apabila akan menggunakan jasa pos, apakah menggunakan jenis kiriman biasa, kilat, kilat khusus, tercatat dan sebagainya. Jadi harus dapat menentukan jenis jasa pengiriman yang tepat sesuai dengan kebutuhan surat yang akan dikirim. Adapun jasa-jasa pengiriman surat yang dapat dipergunakan adalah ada 3 kemungkinan, yaitu; a. Perum Pos dan Giro b. Perum Telekomunikasi c. Swasta a. Perum Pos danGiro

Jasa yang diberikan oleh PerumPos dan Giro sehubungan dengan pengiriman surat adalah mengirimkan Surat Pos. Yang dimaksud dengan Surat Pos adalah nama himpunan umtuk surat, warkat pos, barang cetakan, surat kabar, dan bungkusan kecil.

Tentang jenis pelayanan yang disediakan antara lain adalah; 1. Biasa, jenis pengiriman ini memakan waktu antara 3 hari -7 hariatau lebih, tergantung jauh dekatnya alamat tujuan. 2. Kilat, jenis pengiriman ini memakan waktu antara 1 hari – I minggu. 3. Kilat khusus, jenis pengiriman ini memakan waktu 24 jam. Tetapi belum semua kota di Indonesia terjangkau oleh jenis jasa ini. 4. POSPATAS, yaitu singkatan dari Pos Cepat Antar Kota Terbatas Jasa jenis ini membutuhkan waktu maksimal 12 jam. Pelayanannya hanya antara jam 07.00 – 23.00 dan untuk kota-kota tertentu saja 5. EMS (Express Mail Service), yaitu merupakan sarana yang terpercaya untuk kecepatan dan ketepatan kiriman pos ke luar negeri. Jenis pelayanannya ada 2 macam, yaitu: a. On Schedule Service (EMS/OS) ,yaitu pelayanan pengiriman EMS dengan alamat dan jadwal pengiriman tertentu sesuai dengan kontrak yang dibuat antara pengirim dengan Kantor Pos dan Giro

b. On Demand Service (EMS/OD), yaitu pelayanan pengiriman EMS yang dapat dilakukan setiap saat selama loket masih buka.

6. Kiriman Tercatat, yaitu jenis pengiriman yang aman, biasanya digunakan untuk mengirim dokumen atau surat yang penting dan mempunyai nilai tertentu, seperti surat perjanjian, ijasah dan sejenisnya. Jika menggunakan jasa ini, pengirim akan mendapatkan tanda bukti pengiriman. Tanda bukti ini harus disimpan, sebagai tanda bukti. Setiap jenis pengiriman tadi mempunyai tingkatan tarif biaya yang berbeda-beda. Tentang daftar tarif, biasanya setiap tahun Kantor Pos dan Giro menerbitkan dan diperjual belikan untuk umum. Hal lain yang mempengaruhi besar kecil biaya pengiriman adalah berat-ringannya dokumen yang dikirim. Jadi setiap surat yang akan dikirim melalui Kantor Pos dan Giro harus ditimbang timbang terlebih dahulu, kemudian dilihat di daftar terif untuk menentukan atau memberikan jumlah perangko yang harus ditempel Penimbangan dan Pemberian perangko ini dapat dilakukan sendiri atau oleh Kator Pos dan Giro tempat mengirim. Dalam menggunakan jasa pengiriman melalui Pos dan Giro, penulisan alamat sangat penting untuk diperhatikan. Cara penulisan alamat yang benar menurut petunjuk yang diberikan oleh Perum Pos dan Giro adalah sebagai berikut: a. Susunan alamat agar di tulis pada bagian kanan smapul surat. Selain nama dan tempat tinggal dan alamat, juga nama gang, jalan, nomor rumah, nomor RT dan RW, Kabupaten dan Propinsi ditulis pada susunan alamat tersebut. Yang lebih penting lagi jangan lupa: Cantumkam Nomor Kode Pos pada alamat anda. Contoh: Kepada Yth. Sdri. Alin Nurlina Jl. Rumah Sakit Gg. Sukarasa 8 RT. O7/RW. 02 Kel. Kahuripan, Kec. Tawang

Tasikmalaya 46115

Kepada CV. BUDI PERMADI Jl. Gelatik Dalam 42/151A Bandung 40133 b. Sedangkan semua kiriman untuk alamat Luar Negeri, Cantumkan nama Negara tujuan dan jika ada cantumkan nomor penyaluran pos atau nama daerah antar. Contoh: Miss Cindy Brewer 507 Kanthy Drive, Tecumseh Oklahoma 74873

U.S.A

Felicia Wong Pty.Ltd 6-188. BLK 97, Whampoa Drive

Singapore 12323

2. Perum Telekomunikasi. Jenis jasa yang diberikan olah Perumtel antara lain adalah: – Telegram – Telex – Teletex, yaitu suatu jasa teleks dengan kemampuan pengiriman yang lebih cepat – Telefax (Facsimile), yaitu suatu jasa fotokopi jarak jauh yang dikirimkan melalui media telekomunikasi dengan kemampuan lebih cepat dan lebih murah.

– Electronic Mail (E-Mail), pengiriman berita baik tertulis maupun bentuk suara yang memakai fasilitas gabungan telekomunikasi dan computer sehingga berita tersebut dapat disimpan dan diakses dari seluruh penjuru dunia bagi mereka yang berkepentingan.

2. Jasa Pengiriman Swasta Yang dimaksud disini adalah biro-biro jasa pengiriman yang disediakan oleh pihak swasta seperti ELTEHA dan berbagai biro jasa pengiriman yang lain. Untuk semua surat-surat yang akan dikirimkan, baik oleh petugas sendiri maupun melalui jasa pengiriman, biasanya dibuatkan atau dicatat pada buku Ekspedisi Ekstern. Buku ini mencatat surat-surat yang dikirim, kemana tujuannya, dan siapa yang menerima surat-surat tersebut. Penerima surat akan membubuhkan tanda tangan atau paraf pada buku tersebut sebagai bukti bahwa suratnya telah diterima. Untuk surat yang dikirim melalui jasa pengiriman, yang tanda tangan atau paraf adalah petugas di tempat jasa pengiriman.

Adapun bentuk Buku Ekspedisi Ekstern adalah sebagai berikut:

BUKU EKSPEDISI EKSTERN
No Tgl Pengiriman Nomor Surat Tujuan Paraf Penerima

23 12/09/08 23K/M/Pr/IX/09 CV. Wardana Jalan Perkutut 56

Bandung 40133

Demikianlah aktifitas-aktifitas yang berhubungan dengan mengelola surat keluar. Perlu diketahui bahwa prakteknya akan sangat bervariasi, tergantung pada organisasi masing-masing. Secara umum semakin besar suatu organisasi, maka aktivitas penanganannya akan semakin kompleks dan melibatkan banyak orang.