Pada fungsi lookup terdapat range yang digunakan untuk menyimpan data yang ingin dicari adalah

Setiap kali anda membuat worksheet yang menyimpan informasi tentang daftar item yang berbeda, seperti produk yang dijual oleh sebuah perusahaan, anda harus memastikan bahwa setidaknya satu kolom dalam daftar yang berisi nilai unik yang membedakan baris tersebut (dan item produk yang diwakili oleh baris) dengan baris lainnya dalam daftar. Menetapkan setiap baris kolom yang berisi nilai unik mengandung arti bahwa anda dapat menghubungkan data dalam satu daftar dengan data dalam daftar yang lain. Misalnya, jika anda menetapkan setiap pelanggan memiliki nomor identifikasi yang unik, anda dapat menyimpan informasi kontak pelanggan dalam satu lembar kerja dan semua pesanan pelanggan dalam worksheet lain. anda kemudian dapat mengasosiasikan pesanan pelanggan dan informasi kontak tanpa harus menulis informasi kontak dalam worksheet setiap kali pelanggan  melakukan pesanan.

misalnya PT. Consolidated Messenger sebuah perusahaan logistik memiliki data seperti pada gambar 1, kolom yang berisi nilai-nilai yang unik, juga disebut sebagai kolom primary key, adalah kolom ShipmentID

Gambar 1. Database Dengan Primary Key

Jika Anda mengetahui kode pengiriman dalam bentuk ShipmentID, tentu tidak akan merasa kesulitan untuk mencari sekitar 20 atau 30 item tentang pengiriman tertentu. Namun, jika Anda memiliki daftar ribuan pengiriman, melihat melalui daftar untuk menemukan sutau pengiriman akan menghabiskan banyak waktu. Untuk mengatasi hal tersebut, Anda bisa menggunakan fungsi LOOKUP.

Fungsi LOOKUP memiliki dua fungsi yaitu Vlookup dan Hlookup. Vlookup digunakan untuk mengetahui nilai pada suatu table secara vertical. Sedangkan Hlookup digunakan untuk mengetahui nilai pada suatu table secara horizontal.

Formula Vlookup =VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

Formula Hlookup =HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)

Keterangan:

• lookup_value: nilai atau sel referensi yang dijadikan kunci dalam pencarian data
• table_array: tabel atau range yang menyimpan data yang ingin dicari. Range untuk contoh tabel di atas adalah: A2:C4 (tabel pertama - VLOOKUP) dan B1:D3 (tabel dua - HLOOKUP).
• col_index_num: nomor kolom yang ingin diambil nilainya untuk fungsi VLOOKUP. Untuk tabel pertama (VLOOKUP): nomor kolom adalah 2, bila ingin mengambil nilai pada kolom Name. Nomor kolom adalah 3, bila ingin mengambil nilai pada kolom Price.
• row_index_num: nomor baris yang ingin diambil nilainya untuk fungsi HLOOKUP. Untuk tabel dua (HLOOKUP): nomor baris adalah 2, bila ingin mengambil nilai sel pada baris Name. Nomor baris adalah 3, bila ingin mengambil nilai sel pada baris Price.
• range_lookup: Nilai logika TRUE atau FALSE, dimana Anda ingin fungsi VLOOKUP atau HLOOKUP mengembalikan nilai dengan metode kira-kira (TRUE) atau mengembalikan  nilai secara tepat (FALSE).

Fungsi VLOOKUP bekerja sedikit berbeda tergantung pada apakah argumen range_lookup disetel ke TRUE atau FALSE. Daftar berikut merangkum bagaimana fungsi bekerja berdasarkan nilai range_lookup:

1.    Jika argumen range_lookup dibiarkan kosong atau set ke TRUE, dan VLOOKUP tidak menemukan yang sama persis untuk lookup_value, fungsi mengembalikan nilai terbesar yang kurang dari lookup_value.

2.    Jika argumen range_lookup dibiarkan kosong atau set ke TRUE, dan lookup_value lebih kecil dari nilai terkecil di Name Range  akan dihasilkan error # N / A

3.    Jika argumen range_lookup dibiarkan kosong atau set ke TRUE, dan lookup_value lebih besar dari semua nilai dalam  Name Range akan dihasilkan nilai terbesar dalam  name range

4.    Jika argumen range_lookup diatur ke FALSE, dan VLOOKUP tidak menemukan yang sama persis untuk lookup_value, fungsi akan menghasilkan # N / A error.

Sebagai contoh fungsi VLOOKUP, pertimbangkan data berikut:

Jika formula =VLOOKUP (E3,Table1,2,TRUE) yang digunakan, ketika anda mengetik CI02 dalam sel E3 dan tekan Enter, fungsi VLOOKUP akan mencari kolom pertama dari tabel, untuk menemukan nilai yang sama persis, dan menghasilkan  nilai Northwind Traders di sel F3.

Gambar 2. Penggunaan Vlookup sebagai Key

Misalkan ada data sebagai berikut:

Gambar 3. Contoh Data Vlookup

Berikut adalah langkah-langkah mengetahui nilai atau hasil dengan fungsi Vlookup:

1.      Klik Sel E5 (untuk mengetahui hasil tujuan)

2.      Ketikkan rumus: =VLOOKUP(D5,$I$9:$L$14,2)

3.      Tekan enter, maka muncul hasil tujuan pada E5

4.      Klik G5 (Untuk mengetahui nilai)

5.      Ketikkan rumus =VLOOKUP(D5,$I$9:$L$14,4)

6.      Tekanlah Enter. Maka akan muncul nilai pada Sel G5

Rumus =VLOOKUP(D5,$I$9:$L$14,4) dibuat dengan cara membawa pointer ke sel D5, disampingnya diberi tanda koma, memblok Tabel 1 range (I9:L14) dan menekan tombol fungsi F4, disampingnya diberi tanda koma, diberi angka 4 dan diberi tanda kurung tutup. Tombol fungsi F4 adalah tombol yang mengubah tanda blok sel menjadi Angka $ dan tanda koma, adalah alamat kolom yang akan diketahui nilainya, yaitu kolom jumlah yang berada di kolom 4 Tabel 1. Jangan lupa memberi tanda kurung dan tanda koma. Untuk mengetahui hasil tujuan pada sel berikutnya, anda tidak perlu mengetik rumus kembali. Arahkan pointer ke ujung bawah sel G5 hingga berubah menjadi lambang plus (+). Draglah mouse kebawah beberapa sel kemudian lepaskan tombol mouse.

Gambar 4. Hasil Data Vlookup

Selanjutnya akan dijelaskan langkah-langkah mengetahui nilai atau hasil dengan fungsi HLOOKUP. Misalkan terdapat data sebagai berikut:

Gambar 5. Contoh Data Hlookup

1.      Klik Sel E11 (untuk mengetahui hasil tujuan)

2.      Ketikkan rumus =HLOOKUP(D11,$B$3:$H$6,2)

3.      Tekan enter. Dan akan muncul hasil tujuan pada sel E11

4.      Klik Sel G11 (untuk mengetahui nilai tiket)

5.      Ketikkan rumus =HLOOKUP(D11,$B$3:$H$6,2)

6.      Tekan Enter, dan akan muncul nilai tiket pada sel G11

Rumus =HLOOKUP(D11,$B$3:$H$6,2) dibuat dengan cara membawa pointer ke sel D5, disampingnya diberi tanda koma, memblok Tabel 1 range (B3:H6) dan menekan tombol fungsi F4, disampingnya diberi tanda koma, diberi angka 2 dan diberi kurung tutup. Tombol fungsi F4 adalah tombol yang mengubah tanda blok sel menjadi angka $ (dollar), selanjutnya angka 2 disamping angka dolar dan tanda koma adalah alamat baris yang akan diketahui nilainya, yaitu baris Fakultas yang berada di baris 2   Tabel 1. Jangan lupa memberi tanda kurung dan tanda koma, pada rumus

Gambar 6. Hasil  Data Hlookup