Pihak yang berhak menyusun Jadwal retensi arsip adalah

Retensi surat atau sering disebut dengan arsip surat adalah hal yang harus dilakukan dalam segala urusan yang melibatkan persuratan. Retensi sendiri  menurut KBBI berarti penyimpanan, penahanan yang berhubungan dengan arsip surat. Retensi arsip harus dilakukan oleh perusahaan dengan tujuan mengurangi volume surat yang dimiliki. Semakin banyaknya kegiatan perusahaan yang memerlukan surat, tentunya juga menambah volume surat yang dimiliki oleh perusahaan tersebut.

Maka dari itu terdapat kebijakan organisasi dalam urusan penyusutan volume arsip, kebijakan ini akan menguntungkan untuk menambah ruang penyimpanan surat itu sendiri. Retensi surat tidak hanya dilakukan oleh suatu perusahaan saja, tetapi juga oleh organisasi dan instansi yang melibatkan urusan persuratan.

Pedoman retensi arsip surat perusahaan

Pada Peraturan Pemerintahan No.28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang No.43 Tahun 2009, arti dari retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

Oleh sebab itu perlu adanya Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang berisi sebuah daftar tentang penyimpanan, jenis arsip, dan penetapan tentang surat tersebut (dinilai kembali, dimusnahkan atau dipermanenkan) Jadwal Retensi Arsip sangat membantu organisasi atau perusahaan dalam melakukan penyusutan arsip surat.

Sedangkan pengertian dari Jadwal Retensi Arsip Fasilitas adalah pedoman penyusutan arsip fasilitas keuangan, kepegawaian, perencanaan, evaluasi, dan kerjasama, hukum, organisasi dan ketatalaksanaan, kearsipan, ketatausahaan dan kerumahtanggan, hubungan masyarakat, kepustakaan, informatika/SIM/TIK, pengawasan dan perlengkapan dan jadwal retensi arsip substantif sebagai pedoman penyusutan arsip substantif bidang pembinaan kearsipan, konservasi arsip, pendidikan dan pelatihan kearsipan, akreditasi kearsipan, pengkajian dan pengembangan kearsipan serta jasa kearsipan.

Lembaga pengurus retensi arsip

Retensi arsip surat perusahaan dan organisasi diurus oleh lembaga terpercaya yang ada di Indonesia, lembaga tersebut adalah Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang memiliki pelayanan mengenai pengarsipan surat pada sebuah lembaga atau organisasi yang ada. Pada pelayanan ini tentunya memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang memiliki jangka waktu penyimpanan. Pada Arsip Nasional memiliki kegunaaan dan fungsi untuk melakukan retensi pengarsipan surat pada lembaga.

Retensi surat tidak bisa sembarangan dilakukan oleh lembaga tersebut, harus memenuhi alur dan tahapan yang harus disetujui oleh pemerintah dan mendapat pendapat dari menteri dalam negeri.

Persetujuan dan pendapat menteri dalam negeri juga berhubungan dengan pembuatan Jadwal Retensi Surat, Jadwal Retensi Surat juga dapat mengelompokan arsip surat berdasarkan tindakan yang perlu dilakukan, seperti dinilai kembali, dimusnahkan atau dipermanenkan. Keefektifan dan efisiensi surat lebih baik dan meningkat karena arsip surat akan dikelompokan berdasarkan nilai gunanya. Arsip surat yang memiliki nilai guna dan nilai historis yang menyangkut pertanggungjawaban akan dipisahkan dengan arsip yang tidak memiliki nilai guna.

Cara melindungi retensi arsip

Cara perlindungan arsip harus dilakukan dengan menyelamatkan surat tersebut dengan baik, penyimpanan dan perlindungan dilakukan mulai dari isi maupun fisik dari surat tersebut. Arsip surat tidak hanya disimpan tetapi juga dilakukan pengamanan, perawatan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip itu sendiri.

1. Cara menempatkan dan menyimpan surat harus diletakkan ditempat yang terhindar dari banjir, kebakaran, pencurian dan bencana lain yang mengakibatkan kerusakan atau kehilangan dari surat tersebut.
2. Selain tempat menjadi faktor utama penyimpanan surat tersebut, petugas arsip harus mampu menjaga dan menyimpan rahasia terhadap arsip surat yang ada pada tempat penyimpanan tersebut. Selain itu juga, penyimpanan arsip harus selektif dan sesuai dengan kategori surat. Dan tentunya tidak sembarang orang dapat meminjam arsip surat tersebut.
3. Perlindungan arsip juga dilakukan dengan melakukan pemindahan arsip, pemindahan arsip yang dilakukan secara bertahap agar arsip surat dapat teratur sesuai dengan  jangka waktu pengarsipan  dan jenis atau sifat surat.
4. Pemindahan surat tersebut memisahkan antara arsip inaktif dan arsip aktif surat yang harus dipisahkan secara berkala agar memudahkan dalam pencarian oleh pegawai. Oleh sebab itu pemindahan arsip menjadi penting dilakukan dalam melakukan retensi pengarsipan surat.

Penyusutan retensi arsip surat

Penyusutan arsip penting dilakukan dalam melakukan retensi pengarsipan surat tentunya dengan tujuan agar surat yang sudah tidak aktif tidak mengganggu keberadaan surat aktif pada perusahaan itu sendiri. Penyusutan arsip memiliki beberapa cara yaitu  dengan memindahkan arsip inaktif ke pengelolaan surat yang ada dalam perusahaan itu sendiri. Kedua memusnahkan arsip surat sesuai dengan ketentuan yang berlaku,  dan berikutnya adalah menyerahkan arsip inaktif surat pada pihak yang berwenang yaitu kepada Kearsipan Nasional Republik Indonesia.

Dengan cara penyusutan arsip ini akan memberikan ruang dan tempat untuk persuratan lain yang ingin dilakukan pengarsipan. Akan menjadikan permasalahan pengarsipan surat menjadi lebih rapi dan mudah untuk dilakukan pencarian.

Retensi surat menjadi hal yang harus dilakukan dengan baik oleh setiap lembaga atau perusahaan yang memiliki urusan persuratan karena akan memudahkan dalam melakukan pengarsipan surat dan melakukan persuratan dengan aman dan tentunya akan mengurangi jumlah surat yang ada pada perusahaan tersebut.

Kesimpulan

• Retensi surat menjadi bagian penting dari proses persuratan perusahaan
• Retensi pengarsipan surat harus dilakukan oleh perusahaan atau organisasi yang memiliki proses persuratan
• Aktivitas surat menyurat yang banyak menjadikan volume surat juga bertambah
• Volume atau jumlah arsip surat harus dilakukan pengarsipan agar mampu mengamankan surat perusahaan
• Retensi surat dilakukan untuk memudahkan dalam mengkategorikan surat aktif dan inaktif pada perusahaan
• Arsip surat yang sudah tidak memiliki nilai guna harus dilakukan penyusutan dan dimusnahkan
• Pemusnahan arsip surat tidak bisa sembarangan dan harus dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku
• Kegiatan retensi surat harus dilakukan oleh lembaga yang berwenang
• Lembaga yang berwenang tersebut adalah ANRI atau lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia
• Retensi pengarsipan surat juga memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA)
• Jadwal Retensi Arsip (JRA) harus dilakukan dengan persetujuan kepala negara dengan menyesuaikan dari pendapat menteri luar negeri

1. 
   a.      JADWAL RETENSI ARSIP

Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai guna tiap-tiap berkas.

Untuk menjaga obyektivitas dalam menentukan nilai guna tersebut, jadwal retensi arsip disusun oleh suatu panitia dan yang terdiri dari pejabat yang benar-benar memahami kearsipan, fungsi, dan kegiatan instansinya masing-masing.

Rancangan jadwal retensi arsip yang merupakan hasil kerja panitia tersebut perlu mendapatkan persetujuan dari arsip nasional terlebih dahulu sebelum ditetapkan olen pimpinan lembaga negara yang bersangkutan sebagai jadwal retensi arsip yang berlaku untuk lingkungan organisasinya. Untuk jadwal retensi arsip pemerintah daerah perlu terlebih dahulu memperhatikan pendapat dari menteri dalam negeri.

b.      PEMELIHARAAN ISI DAN FISIK

1)      Perlindungan arsip

1.1.   Tujuan Perlindungan arsip

Perlindungan arsip dimaksudkan sebagai upaya untuk menyelamatkan arsip baik tentang isi maupun fisiknya. Secara nasional arsip mempunyai nilai dan arti penting karena merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan kehidupan bangsa Indonesia.

Sehingga dalam rangka usaha menyelamatkan bahan bukti per tanggungjawaban nasional serta untuk meningkatkan dayaguna dan tepat guna administrasi aparatur negara telah ditetapkan dalam UU no. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Dalam UU itu mengatur lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan pusat dan daerah wajib mengatur, menyimpan, memelihara, dan menyelamatkan arsip dinamis dan wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip nasional.

1.2.   Cara perlindungan arsip

Pada pokoknya upaya menyelamatkan arsip baik tentang isi maupun fisiknya harus dilaksanakan di seluruh kegiatan kearsipan mulai dari penyimpanan, pengamanan, pemeliharaan, perawatan, pemindahan, pemusnahan, sampai penyerahan arsip statis ke arsip nasional.Cara perlindungan arsip dalam kegiatan penyimpanan antara lain:

•  Dibuatkan buku petunjuk tentang pengurusan arsip yang terinci dengan sistem penyimpanan dan tata kerja yang tepat dan efisien serta selalu diadakan penyempurnaan.
• Pengendalian surat yang cermat terutaman untuk surat-surat penting
• Disediakan perlengkapan seperti daftar klasifikasi, kartu-kartu, guide, folder, dan filling cabinet yang cukup memadai.
• Penempatan arsip yang rapi, tertib, dan menjamin pelayanan yang cepat.
• Petugas kearsipan yang memenuhi persyaratan yang dibutuhkan.

1. Cara perlindungan arsip dalam kegiatan pengamanan, antara lain:

1)      Penyediaan ruangan yang aman dari pencurian, kebakaran, banjir, dll

2)      Petugas arsip yang loyal dan dapat menyimpan rahasia

3)      Peminjaman arsip harus selektif, tidak semua pegawai dapat meminjamnya

Cara perlindungan arsip dalam kegiatan pemeliharaan antara lain:

1)        Almari, rak, filling cabinet, hendaknya yang anti karat dan tahan lama.

2)        Ruangan bebas polusi udara, tidak lembab, tidak terkena sinar matahari langsung ke arsip, terhindar dari listrik dan Ac yang dihidupkan terus menerus

3)        Penggunaan bahan arsip yang bermutu tinggi

4)        Tersedianya peralatan untuk pemeliharaan yang cukup

5)        Penggunaan laminas dan microfilm

Cara perlindungan arsip dalam kegiatan penyusutan atau pemindahan, antara lain:

1)      Pembentukan panitia penyusutan/penilaian arsip

2)      Tersedianya jadwal retensi sesuai dengan nilai guna tiap jenis arsip

3)      Tersedianyan formulir survey arsip, daftar ikhtisar arsip, dan daftar pertelaan sementara

Cara perlindungan arsip dalam kegiatan pemusnahan dan penyerahan arsip, antara lain:

1)        Pemusnahan harus sepengetahuan pimpinan dan memperhatikan pertimbangan BPK, BAKN, dan Arsip Nasional

2)        Dibuatkan daftar pertelaan arsip dan berita acaranya

3)        Disaksikan oleh pejabat bidang hukumdan/atau pengawas

2)      Memelihara Arsip

Memelihara arsip dan perawatan arsip dimaksudkan untuk melindungi, mengatasi, dan mengambil langkah-langkah untuk menyelamatkan arsip dan informasinya serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari kemusnahan.

Adapun tata cara pemeliharaan arsip adalah sebagai berikut:

1. Ruangan arsip hendaknya terpisah dengan ruangan kerja lainnya untuk efisien dalam kelancaran pekerjaan umumnya.
2. Hindari adanya kelembaban, untuk menjaga agar arsip itu aman dan tidak rusak.
3. Penggunaan rak yang memadai, sehingga semua arsip akan tersimpan dengan teratur dan rapi.

c.         PENILAIAN ARSIP

Pada suatu saat kegunaan warkat dapat berakhir, warkat-warkat yang semacam itu dianggap sudah tidak lagi mempunyai nilai untuk disimpan. Penilaian arsip penting untuk menentukan dasar kebijakan dalam melaksanakan penyusutan dan penghapusan arsip. Ukuran bernilai atau tidaknya suatu arsip dapat dinyatakan dengan patokan angka pemakaian. Angka pemakaian adalah prosentase dari perbandigan antara jumlah permintaan surat-surat yang diperlukan dengan jumlah surat-surat dalam arsip.

Jumlah permintaan surat

Angka Pemakaian =       Jumlah surat dalam arsip          X 100%

Suatu arsip misalnya terdiri atas 1000 surat, selama jangka waktu tertentu ada permintaan untuk mengambil kembali 100 surat, maka perhitungan angka pemakaiannya:

100

1000          X 100%           = 10%

                         Suatu arsip dikatakan baik apabila:

1. Prosentase angka pemakaian arsip masih tinggi (minimum 15%)
2. Warkat-warkat yang disimpan dalam arsip masih mempunyai manfaat (bernilai)
3. Masih aktif membantu berjalannya organisasi

Pemindahan arsip aktif ke arsip inaktif dapat ditinjau dari 2 sudut, yaitu:

Pelaksanaan pemindahan dilihat dari segi waktu:

1.1.         Pemindahan secara bertahap

1.1.1.      Satu kali dalam waktu tertentu, arsip dialihkan ke unit kearsipan pada waktu yang telah ditentukan.

1.1.2.      Dua kali dalam jangka waktu tertentu, Tahap pertama: arsip inaktif dipisahkan dari arsip aktif akan tetapi masih ditempatkan dalam ruang kerja pengolah. Tahap kedua: pada saat yang telah ditentukan arsip inaktif tersebut dipindahkan ke unit kearsipan .

1.1.3.      Atas dasar waktu minimum-maksimum, Pada waktu yang telah ditentukan arsip akan dipindahkan (minimum 6 bulan, maksimum 1 tahun)

Pelaksanaan pemindahan dilihat dari caranya, yaitu:

1.1.1.      Unit pengolah menyerahkan arsip inaktif beserta kartu kendali merah kepada unit kearsipan. Oleh unit kearsipan kemudian akan dicocokan dengan kartu kendali biru/kuning. Setelah cocok kemudian kartu kendali biru/kuning diserahkan kepada unit pengolah

1.1.2.      Selanjutnya kartu kendali merah akan diserahkan kepada pencatatan untuk dicocokkan dengan kartu kendali putih. Apabila cocok kartu kendali putih akan deiserahkan pada tim penilai.

e.       PENYUSUTAN ARSIP

Adalah kegiatan pengurangan arsip melalui:

1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan intern organisasi
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku
3. Menyerahkan arsip statis dari unit kearsipan ke Arsip Nasional RI

Adapun cara penyusutan dapat dilakukan dengan cara:

1. Pemeriksaan atau pemindahan
2. Pemusnahan
3.  Penyerahan