Data yang harus disiapkan sebelum membuat pivot table

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Kurniawan Sugi Purwanto (you can also view the original English article)

Masalah yang kita semua hadapi adalah adanya segudang data dan dibutuhkan cara untuk mencernanya. Kita semua mencari cara untuk memahami seperangkat besar data dan mengetahui apa yang diindikasikan oleh data tersebut tentang situasi yang ada.

Fitur PivotTable di Excel adalah suatu sarana analisis drag and drop. Arahkan Excel ke tabel data di spreadsheet Anda, dan pilah-pilah datanya sampai Anda menemukan jawaban atas pertanyaan di atas. Yang paling penting, fitur ini adalah sarana yang mudah digunakan yang berada tepat di dalam Excel, tempat yang sudah dihuni oleh data Anda.

Screenshot di bawah ini menunjukkan contoh PivotTable yang hebar sedang beraksi. Data asli ditampilkan di sisi kiri, ada dua PivotTable berbeda yang digunakan untuk meringkas dan menganalisis datanya.

Tanpa PivotTable, Anda harus menulis sekian rumus untuk memahami data Anda. Saya membuat laporan di bawah ini dalam waktu kurang dari 30 detik dengan bantuan PivotTable. Fitur ini penggunaannya cepat dan hebat. Tutorial ini akan dibuat berdasarkan tutorial terbaru kami tentang PivotTable untuk pemula: 

Keterampilan yang akan kita kembangkan dalam tutorial ini dapat membantu Anda memperdalam pengetahuan PivotTable dan menjadi lebih akrab dengan fitur-fitur canggih.

Bagaimana Menganalisis Data Dengan menggunakan PivotTable di Excel (Lihat & Pelajari)

Di screencast di bawah ini, Anda akan melihat saya memandu beberapa cara untuk menganalisis data Anda dengan menggunakan PivotTable. Jika Anda penasaran terkait cara menggunakannya terhadap data Anda sendiri, tonton untuk belajar lebih banyak tentang kehebatan PivotTable.

Siap untuk mengikuti langkah-langkah tersebut sendiri? Lanjutkan membaca untuk mengikuti instruksi saya langkah demi langkah untuk mengembangkan keahlian analisis PivotTable Anda.

Review: Buat PivotTable Pertama Anda

Unduh ini: Saya telah membuat suatu spreadsheet dengan contoh data untuk Anda unduh secara gratis dan gunakan seiring Anda mengerjakan tutorial ini. Manfaatkan data ini atau data Anda sendiri untuk mempraktekkan keterampilannya sambil jalan.

Untuk mengeset tahap ini bagi suatu tutorial, mari mengulas cara membuat PivotTable. Di Microsoft Excel, mulailah dengan suatu spreadsheet berisi data yang Anda ingin mencerna dan meringkasnya.

Sorot semua kolom di spreadsheet Anda, lalu buka Insert > PivotTable. Saya selalu membiarkan semua pengaturan dalam keadaan default dan tekan OK untuk membuat PivotTable di worksheet baru.

Sekarang, Excel akan membawa Anda ke worksheet baru untuk membuat PivotTable Anda. Di sisi kanan adalah report builder, suatu alat drag and drop untuk memodifikasi PivotTable Anda.

Jika Anda ada masalah dalam membuat PivotTable, pastikan mengecek dua kali hal-hal berikut:

• Pastikan tiap kolom punya header, atau judul kolom yang terletak di baris paling atas.
• Biasanya saya menyorot seluruh kolom supaya PivotTable saya mencakup semua baris yang ditambahkan ke datanya lebih lanjut.
• Tiap baris data semestinya adalah entri yang berdiri sendiri, atau suatu "record" tersendiri.

Ingatlah untuk meninjau tutorial pertama, Bagaimana Membuat PivotTable Pertama Anda, untuk mendapatkan tips-tips lainnya dalam membuat PivotTable pertama Anda.

Sekarang kita sudah meninjau ulang PivotTable 101, sekarang saatnya bergerak menuju teknik yang lebih lanjut.

Menggunakan Struktur PivotTable

Kunci untuk menggunakan PivotTable secara hebat adalah dengan memahami apa yang disebut "report builder". Mari menyelami lebih jauh untuk terlebih dahulu memahami bagaimana cara kerja menu ini.

Bekerja Dengan PivotTable Fields

Di separuh bagian atas menu PivotTable adalah menu Fields. Tiap kolom di data asli Anda ditunjukkan sebagai isian (fields) dengan sendirinya.

Kita bisa melakukan drag and drop field mana saja ke salah satu dari empat kotak berikut: Filters, Columns, Rows, dan Values.

Kotak-kotak yang kita seret ke field akan membentuk penampakan PivotTable. Akan kita telusuri bagaimana masing-masingnya akan mempengaruhi penyajian PivotTable kita.

1. Filters

Ketika Anda memasukkan suatu field ke kotak Filter, PivotTable akan menambahkan opsi untuk memfilter kolom tersebut. Mari mencoba suatu contoh; berikut adalah penataan field sebagaimana saya gunakan di bawah ini:

Di screenshot di bawah ini, saya menyeret Client ke dalam kotak Filters. Di ujung atas PivotTable ada kotak yang bertuliskan Client. Ketika saya mengklik menu dropdown, saya bisa memilih klien mana yang akan saya filter di daftar tersebut. Saya akan mengklik satu klien tunggal, lalu mengklik OK.

Anda bisa melihat PivotTablenya sekarang disaring berdasarkan klien tunggal yang telah saya pilih. Coba juga menyentang kotak Select Multiple Items untuk memilih lebih dari satu pilihan untuk disertakan.

2. Rows

Rows adalah yang tampil di sisi kiri PivotTable. Ketika Anda menyeret suatu field ke kotak "Rows", masing-masing nilai dari field itu akan ditampilkan dalam satu baris.

Di screenshot di bawah ini, Anda bisa melihat dua konfigurasi yang berbeda. Ketika saya menempatkan Client di kotak Rows, perhatikan bahwa masing-masing nama klien akan diletakkan di suatu baris dengan sendirinya.

Di screenshot paling atas, saya meletakkan Client di kotak rows, dan PivotTable telah meletakkan masing-masing nama klien dalam satu baris. Screenshot terbawah menghapus Client sebagai baris, dan menukarkannya dengan tipe Project.

Coba juga untuk menarik berbagai item ke kotak Rows. Pada dasarnya Anda bisa membuat dua lapisan pembagian dengan menumpuk item sebagai baris.

3. Columns

Menyeret suatu field ke kotak Columns akan membuat kolom yang berbeda bagi masing-masing nilai dalam data Anda.

Pada contoh di bawah ini, saya mempertahankan field Client sebagai baris di PivotTable saya. Untuk mendapatkan pandangan lebih terperinci tentang data saya, telah saya tambahkan Project Type di field Column untuk memecah tipe pekerjaan yang saya lakukan untuk tiap kliennya.

Dengan menggunakan kombinasi baris dan kolom Anda akan mendapatkan lebih banyak wawasan terhadap data Anda. Saya suka menggunakan Rows untuk field utama saya, kemudian memecah data berdasarkan kolom dengan menggunakan field Column.

4. Values

Anda bisa membuat seperangkat baris dan kolom yang kompleks, tetapi PivotTable akan benar-benar bermakna apabila Anda menarik suatu field ke kotak Values.

Cara kerja kolom values sedikit berbeda dengan field yang lain. Anda tidak bisa sekedar menyeret sembarang field ke kotak Values dan mendapatkan hasil yang bagus. Kotak ini disiapkan untuk nilai-nilai numerik di data Anda, seperti misalnya jumlah dolar atau jumlah jam yang digunakan.

PivotTable mengizinkan Anda bekerja dengan nilai-nilai Anda dengan berbagai cara. Ketika Anda menyeret suatu field ke dalam kotak Values, seringkali secara default yang ditampilkan adalah Count tiap item. Pada dasarnya, sebagai contoh Excel menghitung tiap kali suatu baris keluar dan menampilkan jumlah item tersebut di PivotTable.

Bagaimana jika kita tidak ingin menampilkan suatu hitungan? Alih-alih kita ingin menampilkan Sum nilai dalam suatu baris (sebagai contoh, menambahkan jumlah semua tagihan yang telah diberikan pada tiap klien).

Klik kanan saja PivotTablenya dan pilih Summarize Values By > Sum. Anda akan mendapatinya di screenshot di atas, yakni sekarang PivotTable menampilkan total untuk tiap klien.

Anda bisa mengubah cara kerja PivotTable dengan nilai (values) untuk menampilkan hitungan, rata-rata, nilai maksimal, nilai minimal, atau produk.

Bagaimana Menemukan Makna Data Anda

Sekarang kita memahami bagaimana cara membangun PivotTable dengan menyeret dan menjatuhkan (drag and drop) field ke dalam salah satu dari empat kotak di report builder. Pertanyaannya: bagaimana kita menggunakan ini untuk memahami data dengan lebih baik?

Ketika membuat suatu PivotTable, saya memulai dengan memutuskan apa yang ingin saya ketahui terlebih dahulu. Jika saya bisa terlebih dahulu menggambarkan hasil akhir, saya bisa memikirkan bagaimana mengatur berbagai field yang ada untuk mendapatkan hasil yang benar.

Dengan melakukan itu saya sering terbantu untuk menyampaikan hasilnya dalam redaksional pertanyaan. Cobalah untuk membuat PivotTable yang menjawab berbagai pertanyaan berikut dari contoh data:

• Klien mana yang paling sering saya tagih di tahun 2016? 2017?
• Pada bulan apa di tahun 2016 saya paling produktif?
• Jenis proyek apa yang dengannya saya menghasilkan tarif per jam tertinggi? Tarif per jam terendah?

Menjaga Sumber Data Anda Terus Diperbarui

Memelihara PivotTable Anda adalah hal yang penting untuk analisis yang bermakna dan benar. Sebelum membuat kesimpulan, mari kita lihat dua fitur penting untuk memastikan PivotTable Anda bekerja dengan benar.

Umpamanya data Anda mengalami evolusi, dan dibutuhkan tambahan baris atau kolom ke spreadsheet Anda. Kita akan butuh untuk memperbarui data yang dimasukkan ke PivotTable.

Setelah memilih PivotTable-nya, cari tab Analyze dan klik Change Data Source. Anda bisa mengetikkan seleksi kolom baru, atau klik panah untuk menyeleksi ulang kolom dan baris mana yang akan dimasukkan ke dalam data Anda.

Memuat Ulang Data PivotTable Anda

Bahkan jika Anda telah memiliki kisaran data yang benar, ketika Anda menambahkan record (baris) baru atau mengubah data aslinya Anda harus memuat ulang (refresh) PivotTable tersebut. Meskipun PivotTable bersifat dinamis dan mudah untuk mengubah laporan yang Anda buat, tetap saja Anda harus memuat ulang PivotTable tersebut.

Untuk memuat ulang PivotTable, mulailah dengan memastikan bahwa PivotTable yang dimaksud telah dipilih. Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan mengklik kanan di dalam PivotTable tersebut dan memilih Refresh. Anda juga bisa menemukan tab Analyze di ribbon dan klik tombol Refresh.

Saya menggunakan PivotTable untuk terus memantau data saya. Secara konstan saya menambahkan baris-baris data baru karena banyak yang terjadi. Memastikan bahwa saya memuat ulang PivotTable secara berkala akan menjamin bahwa datanya kekinian dan akurat.

Menyimpulkan dan Terus Belajar Lebih Banyak 

Tutorial ini membantu Anda menggunakan PivotTable untuk bisa memahami data Anda. Sarana-sarana analisis dasar ini bisa membantu Anda mengerjakan spreadsheet dan memahami data Anda dengan lebih baik.

Pelajari tutorial-tutorial di bawah ini untuk mengerti lebih banyak tentang Excel dan sarana-sarana analisisnya:

• Bagaimana Membuat PivotTable Pertama Anda di Microsoft Excel adalah cara yang hebat untuk memulai tanpa memiliki pengetahuan apapun sebellumnya.
• Bob Flisser memiliki tutorial yang luar biasa tentang potensi analisis Scenario Manager.
• Memahami data Anda adalah bagian kritis dari apa yang disebut "Intelijen Bisnis." Andrew Blackman menjelaskan tentang hal ini dalam karyanya, Apa Itu Intelijen Bisnis?

Bagaimana Anda akan memanfaatkan PivotTable untuk mencerna data dengan lebih baik? Masuklah dengan komentar Anda di bawah ini supaya saya tahu, atau jangan ragu untuk mengajukan pertanyaan.

Apa yang perlu disiapkan dalam membuat PivotTable?

Langkah awal yang benar untuk membuat PivotTable?

Untuk memasukkan data pivot dari banyak langkah yang dilakukan adalah?

Apa saja PivotTable?