Mengapa suatu unit kearsipan dalam suatu instansi perlu memiliki jadwal retensi arsip?

KONSULTASI PENYUSUNAN JRA ( PUSAT ) Jadwal Retensi Arsip ( JRA ) adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

Table of Contents Show

Pengertian Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Cara Penetapan Jadwal Retensi Arsip
Mengelola JRA dengan Bantuan Pihak Ketiga
Mengenal Tujuan dan Manfaat Pembuatan Jadwal Retensi Arsip
Menentukan Pengelolaan Jadwal Retensi Arsip sesuai Peraturan Hukum yang Berlaku
Video yang berhubungan

Tata Cara Persetujuan JRA

Pimpinan Lembaga Negara mengajukan permhonan persetujuan rancangan Jadwal Retensi Arsip kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia secara tertulis melalui surat yang di lampiri dengan;
Rancangan Jadwal Retensi Arsip Lembaga Negara dalam bentuk hardcopy dan softcopy. Pada setiap halaman hardcopy diparaf/diotentifikasi oleh Pimpinan Lembaga Negara;
Rancangan Jadwal Retensi Arsip tersebut selanjutnya ditelaah dan di nilai oleh Arsip Nasional Republik Indonesia c.q Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan untuk mendapatkan persetujuan dari Kepala Arsip Nasonal Republik Indonesia

Mekanisme persetujuan JRA lebih lengkap dapat diunduh di siniTata Cara Penetapan Jadwal Retensi Arsip dapat di unduh di sini

KEGIATAN PENERAPAN JRA

UNTUK INFORMASI LEBIH LANJUT DAPAT MENGHUBUNGI:Kearsipan Pusat Arsip Nasional Republik IndonesiaJl. Ampera Raya, No. 7, Jakarta Selatan12560021-7805851 (ext. 502) Email : [email protected] Website : www.anri.go.id

Jadwal retensi arsip (JRA) merupakan salah satu elemen penting dalam pengelolaan arsip, tapi masih banyak yang belum mengetahui tentang pentingnya JRA untuk bagian kearsipan di perusahaan atau instansi pemerintahan. Bahkan menurut Pasal 48 Ayat (1) Undang-Undang Nomor 48 Tahun 2009 tentang Kearsipan juga menyebutkan, “lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki JRA”. Oleh karena itu, Anda harus memahami tentang pentingnya jadwal retensi arsip, khususnya jika Anda mengelola arsip milik instansi pemerintahan.

Lalu, apakah sebenarnya jadwal retensi arsip? Bagi Anda yang belum mengetahui tentang JRA, berikut adalah penjelasan selengkapnya mengenai jadwal retensi arsip sesuai ketentuan yang penting Anda ketahui!

Pengertian Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Menurut lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi setidaknya jangka waktu maksimal penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi mengenai penetapan waktu arsip yang harus dimusnahkan, dinilai kembali, atau digunakan secara permanen, dengan jadwal retensi arsip yang dijadikan sebagai pedoman untuk melakukan penyusutan dan penyelamatan arsip.

Selain itu, Anda juga perlu mengetahui bahwa instansi pemerintahan yang akan menyusun JRA harus mendapatkan persetujuan dari Kepala ANRI terlebih dahulu. Dengan demikian, pentingnya jadwal retensi arsip harus disadari mulai dari dibuatnya draft retensi sebelumnya.

Cara Penetapan Jadwal Retensi Arsip

Menurut Peraturan Kepala ANRI (PERKA) Nomor 22 Tahun 2015 tentang Tata Cara Penetapan Jadwal Retensi Arsip, ada beberapa tahap yang harus dipatuhi agar jadwal retensi arsip sesuai ketentuan. Beberapa di antaranya adalah:

Penyusunan Rancangan atau Draft Jadwal Retensi Arsip

Untuk melakukan penyusunan rancangan jadwal retensi arsip, maka ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penyusunannya, yaitu:

Penyusunan rancangan dilakukan oleh tim kerja yang setidaknya terdiri dari beberapa fungsi, yaitu pimpinan bagian kearsipan, arsiparis, dan juga unit pengolah arsip.
Melakukan identifikasi tugas dan fungsi untuk mendata arsip yang dilaksanakan secara komprehensif dan tepat guna.
Pendataan arsip sebagai bentuk inventarisasi jenis arsip yang diciptakan di unit pengolah arsip, dengan mencantumkan usulan retensi arsip dan juga keterangan untuk membantu pembuatan rancangan jadwal retensi arsip.
Membuat rancangan retensi arsip yang terdiri dari series, berkas, dan juga isi berkas yang dilakukan sesuai pedoman dari ANRI.

Permohonan Persetujuan dari ANRI

Setelah menyusun rancangan JRA, selanjutnya instansi pemerintahan harus mengajukan permohonan agar jadwal retensi arsip dapat disetujui. Hal ini wajib dilakukan, karena ANRI adalah lembaga yang diserahi tugas untuk menyamakan standar kearsipan di seluruh lembaga pemerintahan di Indonesia.

Adapun tata cara pengajuan persetujuan atas JRA yang Anda persiapkan adalah:

Pimpinan instansi pemerintahan melakukan permohonan persetujuan rancangan jadwal retensi arsip kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia secara tertulis melalui surat yang di lampiri dengan rancangan JRA dalam bentuk softcopy dan hardcopy, dengan setiap halaman hardcopy dari rancangan telah diparaf oleh pimpinan instansi pemerintahan.

Rancangan JRA tersebut diteliti dan dinilai oleh ANRI melalui Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan untuk memastikan agar jadwal retensi arsip sesuai ketentuan.
Kepala ANRI memberikan persetujuan melalui surat tertulis setelah rancangan JRA selesai dinilai.

Tahap terakhir dalam penetapan jadwal retensi arsip adalah pengesahan dari Kepala ANRI. Adapun proses pengesahan tersebut melalui beberapa tahap, yaitu:

Pimpinan instansi mengesahkan JRA setelah mendapat persetujuan dari Kepala ANRI.
Salinan dari bukti pengesahan yang telah ditandatangani pimpinan dikirimkan kepada Kepala ANRI sebagai tembusan.

Mengelola JRA dengan Bantuan Pihak Ketiga

Setelah jadwal retensi arsip siap digunakan, pemerintah melalui Pasal 30 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan bahwa instansi pemerintahan dapat menyerahkan pekerjaan terkait arsip dinamis kepada pihak ketiga, sehingga pengelolaan retensi arsip termasuk di dalamnya.

Oleh karena itu, Anda dapat menyerahkan pengelolaan jadwal retensi arsip kepada PrimaDoc, yang telah dipercaya melakukan pengelolaan arsip perusahaan dan instansi pemerintah. Bahkan untuk menjamin kualitas layanannya, PrimaDoc juga memiliki sertifikat ISO 9001:2015 untuk excellent quality.

Selain itu, PrimaDoc juga memiliki aplikasi web-based yang dapat dimanfaatkan untuk pengelolaan arsip dengan optimal. Dalam pengoperasiannya pun, PrimaDoc juga didukung oleh para profesional yang dilengkapi dengan pengetahuan mendalam mengenai kearsipan, sehingga lebih mengerti tentang pengelolaan jadwal retensi arsip sesuai ketentuan.Jadi, tidak perlu ragu lagi beralih menggunakan jasa pengelolaan arsip yang terintegrasi dari PrimaDoc! Hubungi kami sekarang untuk berkonsultasi atau informasi selengkapnya!(Pradana)

Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan elemen penting bagi pusat kearsipan sebuah organisasi, karena menyangkut masa simpan dari arsip yang dibutuhkan oleh perusahaan atau instansi pemerintahan. Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, retensi arsip merujuk pada jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip. Sementara itu, JRA merupakan daftar yang berisi jenis arsip, jangka waktu penyimpanan atau retensi, dan juga keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang akan dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan untuk kebutuhan organisasi pemerintahan atau swasta.

Oleh karena itu, JRA sangat penting bagi perusahaan, karena dibutuhkan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Meskipun begitu, masih banyak yang belum mengetahui pengelolaan jadwal retensi arsip yang optimal. Jika ada kesalahan, bukannya tidak mungkin akan terjadi kesalahan dalam pemusnahan arsip.

Jadi, bagaimanakah cara untuk mengelola jadwal retensi arsip yang tepat? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Mengenal Tujuan dan Manfaat Pembuatan Jadwal Retensi Arsip

Hal pertama yang perlu Anda ketahui sebelum mengetahui pengelolaan jadwal retensi arsip adalah mengenal terlebih dahulu tujuan dari dibuatnya JRA. Beberapa tujuan tersebut meliputi:

Memenuhi persyaratan hukum, yaitu berlandaskan Pasal 53 Ayat (3) Peraturan Pemerintah No.28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang No.43 Tahun 2009 menyebutkan bahwa setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, BUMN, BUMD, dan juga perusahaan swasta diwajibkan untuk memiliki JRA.
Digunakan untuk kepentingan organisasi, karena jadwal retensi arsip dapat menyelamatkan biaya yang dibutuhkan untuk mengelola arsip, karena arsip yang telah habis masa retensinya dapat dimusnahkan. Selain itu, kehadiran pengelolaan jadwal retensi arsip juga memungkinkan perusahaan Anda untuk meningkatkan efisiensi, lebih aman dari beban pertanggungjawaban, dan juga mewujudkan terjadinya penyusutan arsip dengan konsisten di pusat arsip yang dikelola.

Di sisi lain, jadwal retensi arsip yang tepat juga memiliki banyak manfaat bagi perusahaan atau juga instansi pemerintahan, khususnya dalam kegiatan penyusutan arsip antara lain:

Jadwal retensi arsip yang tepat dapat mengelompokkan arsip sesuai dengan rekomendasi penilaiannya, yang dilengkapi dengan keterangan untuk dimusnahkan, dinilai kembali, atau permanen.
Pengelolaan jadwal retensi arsip yang baik juga mampu membuat arsip aktif dan inaktif dapat terkelola lebih baik, karena setiap jenis arsip tidak disimpan pada tempat yang sama.
Efisiensi dari bidang kearsipan lebih meningkat.
Arsip yang memiliki nilai historis atau berisi bukti pertanggungjawaban dapat terselamatkan, karena JRA memastikan agar jenis arsip ini tidak bercampur.

Menentukan Pengelolaan Jadwal Retensi Arsip sesuai Peraturan Hukum yang Berlaku

Menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (PERKA ANRI) Nomor 22 Tahun 2015 tentang Tata Cara Penetapan Jadwal Retensi Arsip, dapat disimpulkan bahwa cara menetapkan jadwal retensi arsip yang tepat dapat terbagi menjadi 3 tahap, yaitu:

Penyusunan rancangan jadwal retensi arsip, meliputi kegiatan perencanaan pendataan arsip, identifikasi tugas dan fungsi, serta pembuatan rancangan. Setelahnya, dilanjutkan dengan pembahasan jenis arsip, retensi arsip, dan keterangan JRA yang dilakukan oleh tim kerja yang memuat setidaknya beberapa unsur dalam organisasi, meliputi pimpinan unit kearsipan, unit pengolah arsip, pengelola arsip atau arsiparis.
Permohonan persetujuan jadwal retensi arsip, bagi Anda yang berada di instansi pemerintahan, draft JRA yang telah ditandatangani oleh pimpinan bidang kearsipan wajib diajukan kepada ANRI. Susunan rancangan dan juga surat permohonan tersebut diajukan kepada Kepala ANRI dalam bentuk softcopy dan hardcopy.
Pengesahan jadwal retensi arsip, yang dilakukan setelah proses pembahasan dan verifikasi selesai dilakukan oleh Kepala ANRI untuk retensi arsip yang dimiliki instansi pemerintahan. Nantinya, ANRI akan mengeluarkan pengesahan dalam bentuk peraturan atau penetapan.

Oleh karena itu, untuk menciptakan jadwal retensi arsip yang tepat, baik perusahaan atau instansi pemerintahan, maka beberapa tahap di atas perlu Anda lakukan. Untuk membantu instansi yang Anda kelola, melakukan alih media arsip digital juga sangat disarankan, sehingga proses pengelolaan jadwal retensi arsip dapat dilakukan dengan maksimal.

Jika Anda masih kebingungan untuk melakukan pengelolaan jadwal retensi arsip sendiri, PrimaDoc dapat menjadi pilihan terbaik, khususnya jika Anda belum memiliki SDM untuk bidang kearsipan yang handal. PrimaDoc merupakan solusi untuk pengelolaan arsip terpadu yang telah banyak membantu perusahaan dan instansi pemerintahan dalam menghadirkan sistem kearsipan yang efisien. Tertarik untuk mengetahui selengkapnya? Hubungi kami di sini dan dapatkan penawaran terbaik dari kami. (Pradana)