Tuliskan hal-hal yang berkaitan dengan kecepatan dan ketepatan penemuan arsip

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Arsip adalah catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu pokok permasalahan ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula. Dari defenisi tersebut dapat diartikan bahwa arsip memulai nilai penting karena merupakan bahan bukti mengenai suatu kegiatan dari berbagai kegiatan dari berbagai tingkatan masyarakat baik pemerintah, swasta, maupun perorangan.

Arsip merupakan bahan bukti mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintah dan kehidupan berbangsa. Arsip mempunyai peranan penting dalam penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan sistem dan prosedur kerja untuk menyajikan informasi yang lengkap, cepat, dan benar.

Dalam manajemen kearsipan arsip bedasarkan fungsinya dibagi atas dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis dibagi atas arsip aktif dan arsip inaktif.

Permasalahan yang terjadi pada arsip dinamis aktif dan inaktif yaitu kurangnya kesadaran dan kepedulian tentang bagaimana penyelamatan arsip yang mulai menumpuk. Sehingga diperlukan pemahaman dalam pengolahan arip tersebut

B.     Rumusan Masalah

1.      Menjelaskan tentang konsep arsip aktif

a.       Pengertian Arsip Aktif

b.      Asas Pengorganisasian Pengelolaan Arsip

c.       Sistem Pengelolaan Arsip

d.      Sistem Penyimpanan Arsip

e.       Sistem Pemberkasan Arsip

f.       Penataan Arsip Aktif

2.      Menjelaskan tentang konsep arsip inaktif

a.       Pengertian Arsip Inaktif

b.      Tujuan Pengelolaan Arsip Inaktif

c.       Prosedur Pengelolaan Arsip Inaktif

d.      Penyimpanan Arsip Inaktif

e.       Penataan Arsip Inaktif

f.       Penyusunan Rencana Penataan Arsip Inaktif

C.     Tujuan

Tujuan dari pembuatan makalah ini adalah agar pembaca dapat mengetahui tentang konsep arsip aktif dan inaktif serta pembagiannya, yaitu pengertian, asas pengoganisasian arsip aktif, pengelolaan arsip, sistem penyimpanan arsip, sistem pemberkasan arsip, dan penataan arsip.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Arsip Aktif

1.      Pengertian Arsip Aktif

Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinngi dan atau terus-menerus. Hal penting yang harus diperhatikan dalam pengelolaan arsip aktif yaitu kecepatan dan ketepatan penemuan kembali arsip yang diperlukan karena, tinnginya frekuensi penggunaan terhadap arsip aktif menyebabkan arsip aktif sebagai bagian atau unsur penting dalam mendukung pekerjaan dan mendukung proses pengambilan keputusan. (Sambas Ali Muhidin & Winata, 2016)

Menurut Betty R. Rick (1992) arsip aktif dalam suatu organisasi berjumlah sekitar 25% dari seluruh arsip tercipta, 10% masuk kategori simpan permanen, artinya tidak boleh dimusnahkan, 30% termasuk kategori arsip inaktif yang harus disimpan di pusat arsip (records center), dan 35% tidak mempunyai nilai guna dan harus dimusnahkan. (Sambas Ali Muhidin & Winata, 2016)

2.      Asas Pengorganisasian Pengelolaan Arsip

Menurut Tuti Sri widyanti (2012), asas pengorganisasian arsip yanitu penyelenggaraan dan penyimpanan arsip yang didasarkan pada kebutuhan organisasi dengan melihat besar kecilnya organisasi dan dan volume arsip tercipta. Pada suatu organisasi perlu adanya unit kerja yang bertanggung jawab dalam kegiatan pengurusan surat masuk dan keluar, yaitu:

a.       Unit kerja atau pengolah, yaitu satuan unit yang melaksanakan tugas sesuai dengan tugas da fungsinya

b.      Unit kearsipan, yaitu unit yang bertanggung jawab dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar (dalam hal pengurusan surat) serta bertanggung jawab terhadap pengelolaan arsip inaktif yang berasal dari unit kerja.

Asas-asas dalam pengorgnisasian pengelolaan arsip yaitu:

a.       Asas Sentralisasi

Asas sentralisasi adalah penyelenggaraan atau penanganan arsip dilakukan dengan cara di pusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip. Penyimpanan arsip secara statis memiliki prinsip bahwa penyimpanan arsip aktif suatu organisasi di satu tempat. (aulia, 2012)

Ciri-ciri organisasi yang menerapkan asas pengelolaan arsip sentralisasi adalah:

1)      Arsip organisasi disimpan disuatu tempat

2)      Organisasi kecil

3)      Volume arsip sedikit

4)      Unit-unit berada dalam satu lokal.

Keuntungan pengelolaan arsip aktif secara sentralisasi menurut Tuti Sri Widianti (2012), yaitu:

1)      Memberikan prosedur yang konsisten

2)      Mengidentifikasi pertanggung jawaban dan penanggung jawab

3)      Menjaga arsip aktif yang berkaitan secara bersama

4)      Memberikan pelayanan yang seragam bagi semua unit kerja atau depertemen

5)      Meminimalkan duplikasi arsip aktif

6)      Memberikan penggunaan ruang, peralatan, dan personalia secara lebih baik

7)      Memungkinkan lebih terjaminnya keamanan arsip aktif

8)      Memberikan cara penemuan arsip sekali jalan.

Kelemahan pengelolaan arsip aktif secara sentralisasi yaitu organisasi besar akan dihadapkan paada masalah keterlambatan penanganan arsip aktif yang berakibat pada inefisiensi dan inefektivitas.

Pengurusan surat dengan asas sentralisasi

Surat

Bagan tersebut menggambarkan bahwa pengurusan surat masuk dan keluar dengan menggunakan asas sentralisasi dilakukan satu pintu melalui unit kerja di pusat. Semua surat terlebih dahulu diterima oleh unit kerja pusat , kemudian di distribusikan kepada unit kerja yang dimaksud pada alamat tujuan surat. 

Penyimpanan arsip bedasarkan asas sentralisasi

Bagan tersebut menunjukan bahwa penyimpanan arsip dengan asas sentralisasi dilakukan secara terpusat, artinya unit kerja yang menerima surat sesuai dengan alamat tujuan, tidak menyimpan surat, tetapi disimpan di unit kerja yang secara hakiki berada di atasnya.

b.      Desentralisasi

Sistem pengelolaan desentralisasi adalah cara penyimpanan arsip di tiap-tiap unit kerja atau depertemen .

Ciri-ciri organisasi yang menerapkan asas pengelolaan arsip desentralisasi yatu:

1)      Arsip aktif dan inaktif disimpan di tiap-tiap unit kerja

2)      Unit kerja mempunyai otonomi dalam pengelolaan arsip aktif dan inaktif

3)      Sistem pengelolaan arsip aktif dan inaktif di setiap unit kerja tidak seragam

4)      Organisasi besar dan volume arsip banyak

5)      Unit-unit berada dalam satu lokasi atau dibeberapa lokasi

6)      Penggunaan peralatan tidak maksimal.

Menurut Tuti Sri Widianti (2012) asas desentralisasi cocok digunakan untuk kondisi:

1)      Jika informasi yang diperlukan hanya yang diciptakan oleh satu unit kerja

2)      Volume arsip yang ada di unit-unit kerja besar

3)      Organisasi yang besar, yaitu memiliki unit-unit kerja yang kompleks.

Keuntungan dari sistem desentralisasi adalah arsip yang dibutuhkan akan lebih mudah dan lebih cepat diperoleh karena prosedur tidak sulit.

Kelemahan dari asas desentralisasi yaitu:

1)      Tiap-tiap unit mempunyai cara penyimpanan masing-masing sehingga tidak ada keseragaman dalam sistem pengelolaan arsip aktif secara keseluruhan

2)      Tiap-tiap unit kerja atau departemen menyimpan arsipnya masing-masing menyebabkan tidak semua arsip yang berkaitan disimpan secara bersama

3)      Beberapa unit kerja atau departemen mungkin mengopi arsip yang sama

4)      Penggunaan peralatan tidak secara maksimum karena setiap unit kerja akan melakukan pengadaan peralatan masing-masing

5)      Tiap-tiap unit kerja atau departemen menyimpan arsip dengan cara yang berbeda-beda sehinnga jaminan atas keamanan arsip kurang optimal.

Pengurusan surat menurut asas desentralisasi

Surat                                        surat                            surat                           

Bagan tersebut menggambarkan bahwa pengurusan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan asas desentralisasi dilakukan secara mandiri oleh tiap-tiap unit kerja, mulai dari pencatatan, pendistribusian, sampai pada pengolahannya.

Pengendalian informasi surat pada asas desentralisasi dilakukan secara mandiri. Maksudnya, setiap unit kerja melakukan penyimpanan  masing-masing. Dengan demikian, setiap unit kerja memiliki tempat penyimpanan arsip, baik central file maupun unit kearsipan.

c.       Kombinasi ( Gabungan sentralisasi dan desentralisasi )

Kombinasi pengelolaan arsip aktif memperbolehkan unit-unit kerja mengelola arsip aktifnya di bawah kontrol sistem sentralisasi. Ciri-ciri asas gabungan yaitu:

1)       Arsip aktif disimpan di tiap-tiap unit kerja

2)      Arsip inaktif organisasi disimpan di unit kearsipan

3)      Unit kerja mempunyai otonomi dalam pengelolaan arsip aktif

4)      Meminimalkan penggunaan peralatan

5)      Memudahkan pergerakan arsip sejak penciptaan sampai penyusutan

6)      Unit-unit kerja berada dalam satu lokasi atau dibeberapa lokasi.

Keuntungan dari asas kombinasi yaitu adanya kontrol sentralisasi, yakni berkaitan dengan keseragaman sistem penyimpanan dan penemuan kembali, meminimalkan salah pemberkasan dan kehilangan arsip, terpusatnya pengadaan peralatan sehinnga akan lebih efesien dan efektif, memudahkan pergerakan arsip sesuai dengan jadwal retensi dan penyusutan arsip, dan memberikan perasaan mantap bagi manajemen atau pengelolaan arsip.

Kelemahan dari asas gabungan yaitu problem yang melekat dalam tiap-tiap sistem dapat muncul pada sistem kombinasi dan arsip yang berkaitan tidak disimpan secara bersama-sama dalam satu kesatuan

Pengurusan surat pada sistem gabungan yaitu dilakukan secara mandiri oleh tiap-tiap unit kerja, mulai dari pencatatan, pendistribusian, sampai pengolahannya. Setelah surat diterima oleh setiap unit kerja, unit kerja memberikan laporan kepada unit pusat untuk dicatat atau diregistrasi oleh tata usaha pusat. Fisik arsip tetap berada di unit kerja penerima surat atau tidak diberikan kepada unit kerja pusat.

Penyimpanan arsip dengan asas gabungan dilakukan secara mandiri untuk arsip aktif, sedangkan untuk menyimpan arsip inaktif dilakukan di unit kearsipan pada unit kerja diatasnya atau unit kerja pusat. Dengan demikian, setiap unit kerja yang berada dibawahnya hanya memiliki central file atau hanya menyimpan arsip aktif dan tidak memiliki unit kearsipan. (Muhidin, 2016)   

3.      Sistem Pengelolaan Arsip

Sistem-sistem pengelolaan arsip ( Rini Susilowati, 2011 )

a.       Sistem Resolusi

Berlangsung sekitar tahun 1602 sampai 1800. Sistem ini dilakukan voc ketika melakukan kegiatan perdagangan di indonesia. Prinsip-prinsip pengelolaan arsip sistem resolusi, antara lain:

1)      Prinsip seri disusun secara kronologis mulai dari tanggal 1 januari sampai tanggal 31 desember tahun bersangkutan

2)      Berganti tahun maka tanggal akan mulai dengan 1 januari kembali atau sesuai dengan kebutuhan

3)      Banyaknya surat dalam satu bundel tidak harus 1 tahun, bergantung pada kebutuhan.

b.      Sistem Agenda

Pertama kali dikembangkan di inggris, merupakan sistem tertua di dunia dikenal juga dengan nama sistem register. Pelaksanaan pengurusan suratnya menggunakan sarana buku (buku agenda) untuk pencatatan buku dan buku ekspedisi untuk distribusinya. Mulai dikenalkan di indonesia pada tahun 1800-an. Karakteristik pengurusan arsip ini adalah penyimpanan surat tidak dalam satu berkas atau surat masuk disimpan secara terpisah dengan copy (tindasan) surat keluarnya.

Prinsip yang digunakan dalam pengelolaan arsip agenda adalah:

1)      Pengurusan arsip masuk:

a)      Surat masuk dicatat dalam buku catatan atau daftar penerimaan

b)      Surat dan buku ekspedisi dibawa ke tujuan dan penerimaan surat harus memaraf pada buku ekspedisi

c)      Hal terpenting untuk dimasukkan ke dalam buku genda adalah nomor urut (bukan masalah)

d)     Nomor urut dalam satu tahun dimulai dengan periode 1 januari sampai 31 desember

e)      Tahun berikutnya dimulai dengan nomor 1 kembali, dan seterusnya.

2)      Pengurusan arsip keluar:

a)      Surat keluar adalah surat yang dikirimkan sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari suatu organisasi agar terjalin rangkaian hubungan timbal balik yang serasi

b)      Jika surat keluar sudah disetujui, lalu diregistrasi untuk diberi kode atau nomor surat

c)      Kode atau nomor surat diperoleh dari petugas yang memberi nomor surat keluar.

Apabila buku agenda sudah terisi penuh, harus diganti dengan buku yang baru. Penulisan nomor akan berlanjut dari buku yang lama ke buku yang baru. Kelemahan dari arsip sistem agenda adalah sulitnya dalam penemuan kembali arsip dan terpisahnya surat masuk dan surat keluar sehingga memerlukan banyak waktu dalam penemuannya kembali. (Muhidin, sistem pengelolaan arsip, 2016)

c.       Sistem Verbaal

Berkembang dari tahun 1861 sampai 1924. Sistem verbal adalah sistem pengelolaan arsip bedasarkan kesamaan arsip. Arsip yang diterima diberi nomor verbaal. Nomor verbaal merupakan nomor surat yang dicatat dan bukan merupakan petunjuk urutan atau subyek surat atau arsip.

d.      Sistem Kaulbach

Berkembang sekitar tahun 1916 sampai dengan 1942. Sistem ini diperkenalkan oleh D.Buijze dan pertama kali dilaksanakan di indonesia (Batavia) oleh Pinan Kaulbach.

Pada pengelolaan sistem kaulbach, arsip dicatat dan diatur dengan menggunakan kartu kaulbach. Penggurusannya dilakukan bedasarka masalahnya dan pengelompokan arsip dilakukan bedasarka klasifikasi masalah. Klasifikasi ini menggunakan kode huruf dan angka.

e.       Sistem Tata Naskah

Sistem pengelolaan arsip yang dilakukan dengan cara menciptakan, mengolah, memelihara, mengendalikan, dan menyajikan arsip secara kronologis dalam berkas yang sama. Pengelolaan arsip dengan tata naskah pada umumnya menggunakan beberapa sarana pencatat, sebagai berikut:

1)      Map takah, digunakan untuk memberkaskan dan memproses surat yang mempunyai kriteria tertentu

2)      Buku indeks, merupakan buku klasifikasi arsip informasi surat yang disusun bedasarkan fungsi organisasi

3)      Buku takah, yaitu tempat mencatat tulisan dinas yang sedang diproses

4)      Lembar catatan, yaitu sarana untuk mencatat disposisi, pengarahan pimpinan, tanggapan atau sarana dari staf, mencatat penyelesaian suatu tulisan dinas

5)      Buku harian takah, yaitu digunakan untuk membuat catatan haria untuk semua takah yang dibuka

6)      Kartu pemeriksaan peredaran takah (KPPT), digunakan untuk mencatat dan mengendalikan peredaran naskah

7)      Buku ekspedisi takah, digunakan sebagai sarana untuk pengiriman takah

8)      Buku daftar pembukaan takah, digunakan untuk mencatat pembukaan setiap harinya

9)      Sampul takah rahasia, digunakan untuk mengirim takah rahasia.

Kelebihan pengurusan surat dengan sistem takah adalah informasi surat yang berkaitan sudah dijadikan satu berkas sejak surat diterima. Kelemahan dari sistem takah yaitu banyaknya sarana yang dibutuhkan untuk menunjang kegiatan pengurusan surat.

f.       Sistem Kearsipan Pola Baru

Mulai diperkenalkan di indonesia pada tahun 1976 (yayan daryan2015). Sistem ini membahas secara menyeluruh dalam penyelenggaraan kegiatan kearsipan.

Pengelolaan arsip dalam sistem kearsipan pola baru adalah:

1)      Sarana pencatatan surat masuk dan surat keluar yang termasuk surat penting dilakukan dalam surat kendali, sedangkan untuk surat biasa dan surat rahasia dicatat dalam lembar pengantar surat biasa atau rahasia. Untuk surat masuk dibuat 4 rangkap, dengan warna putih, hijau, kuning, merah, sesuai dengan keinginan.  Untuk surat keluar, kartu kendali dibuat 3 rangkap, dengan warna putih, kuning, dan merah.

2)      Pengurusan surat masuk melalui kartu kendali meliputi kegiatan penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan.

Tugas penerima:

a)      Penerima naskah dinas yang disampaikan baik oleh pengantar, pos, caraka, maupun perorangan

b)      Meneliti kebenaran alamat dinas tersebut

c)      Membubuhkan paraf pada bukti penerima

Tugas pengarah:

a)      Membaca naskah dinas dan menentukan naskah dinas penting atau naskah dinas biasa

b)      Mencantumkan disposisi pengarah pada bagian kanan atas naskah dinas

c)      Menentukan kode klasifikasi dan indeks pada naskah dinas penting.

Tuga pencatat:

a)      Mencantumkan nomor urut pada naskah

b)      Mencatat naskah dinas penting dalm kartu kendali

c)      Mencatat naskah dinas biasa dan tertutup dalam lembar pengantar.

Tugas pengendali:

a)      Penerima naskah dinas beserta 4 lembar kartu kendali dan naskah dinas biasa serta naskah dinas tertutup beserta 2 rangkap lembar pengantar dan pencatat

b)      Meneliti kebenaran nomor kode dan pengisian kartu kendali serta meneliti kelengkapan lampiran

c)      Menyusun kartu kendali lembar II bewarna hijau dalam lemari katalog bedasarkan instansi dan menurut urutan.

Tugas penyimpanan:

a)      Menyimpan kartu kendali III bewarna kuning yang diterima kembali dari tat usaha pengolah ke dalam file sebagai pengganti arsip selama naskah dinas masih berada di unit pengolah

b)      Menerima naskah dinas dan kartu kendali lembar III dan IV bewarna kuning dan merah dari pengendali

c)      Mengisi lembar di posisi rangkap 2

3)      Pengurusan surat keluar melalui sistem kartu kendali meliputi kegiatan yang dilaksanaka oleh tata usaha pengolah dan unit kearsipan.

Tugas dari tata usaha pengolah, yaitu:

a)      Mencatat naskah dinas keluar dalam kartu kendali rangkap 3 bewarna putih, kuning, merah

b)      Menyampaikan konsep da net beserta 3 kartu kendali kepada pengendali pada unit kearsipan

c)      Menyimpan kartu kendali bewarna merah menurut urutan nomor kode

d)     Mengendalikan naskah dinas yang belum selesai pengolahannya dan menyampaikan naskah dinas yang sudah selesai pengolahannya kepada penyimpan.

Tugas dari pengendali, yaitu:

a)      Memberikan nomor urut pada kaartu kendali

b)      Menyimpan kartu kendali bewarna putih menurut urutan nomor kode

c)      Menyampaikan kartu kendali bewarna kuning kepada penyimpan

d)     Mengembalikan kartu kendali bewarna merah kepada tata usaha pengolah

e)      Mengembalikan konsep yang diterima dari pengirim kepada tata usaha pengolah.

4)      Pengurusan surat dengan sistem kendali harus dilengkapi pula dengan daftar pengendali surat masuk dan keluar. Daftar pengendali surat masuk atau keluar adalah daftar yang dipergunakan untuk menginventarisasi naskah dinas masuk dan dinas keluar, yang sudah dicatat dalam kartu kendali sekaligus sebagai alat kontrol.

5)      Pengurusan surat biasa atau rahasia menggunakan lembar pengantar. Lembar pengantar adalah formulir yang dipergunakan sebagai alat penyampaian untuk naskah dinas biasa dan naskah dinas rahasia atau tertutup.

6)      Penataan berkas dilaksanakan berdasarkan masalah (subjek) surat dengan menggunakan pola klasifikasi untuk mempermudah pemberkasan secara kronologis, logis, dan konsisten.

7)      Kerangka penataan berkas meliputi:

a)      Sekat pertama (guide i) diberi judul primer, yaitu pokok masalah

b)      Sekat kedua (guide 2) diberi judul sekunder, yaitu submasalah

c)      Sekat ketiga (guide 3) diberi judul tertier, yaitu submasalah

d)     Folder, yaitu tempat surat atau arsip.

g.      Sistem Pengelolaan Arsip Menurut UU No. 43 tahun 2009

Secara umum kegiatan pengolahan arsip meliputi:

1)      Pencatatan arsip, dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa sarana pencatatan. Dalam pasal 35 ayat 2 PP no. 28 tahun 2012 sarana pencatatan arsip yang dianjurkan adalah menggunakan buku agenda. Buku agenda dikelompokkan menjadi dua jenis, yaitu buku agenda biasa dan kendali. Buku agenda biasa digunakan untuk surat yang tidak memerlukan tindak lanjut, sedangkan buku agenda kendali digunakan untuk surat yang memerlukan tindak lanjut.

2)      Pemberkasan arsip. Pemberkasan arsip dilakukan bedasarkan klasifikasi arsip. Ada empat instrumen yang diperlukan dalam kegiatan pemberkasan arsip, yaitu tata naskah, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.

4.      Sistem Penyimpanan Arsip

a.       Pengertian Sistem Penyimpanan Arsip

Penyimpanan arsip adalah salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa yang akan datang. Prinsip dasar sebagai pertimbangan dalam penyimpanan arsip menurut ANRI No. 12 tahun 2000 yaitu:

1)      Kondisi lingkungan, meliputi lokasi, kontrol lingkungan, perlindungan.

2)      Pengamanan, meliputi pemeliharaan, penanganan arsip, kemudahan akses.

Proteksi, meliputi peralatan dan tempat penyimpanan arsip, setiap alat da tempat penyimpanan dijamin bersi ANRI No. 12 tahun 2000 yaitu:

3)      Kondisi lingkungan, meliputi lokasi, kontrol lingkungan, perlindungan.

4)      Pengamanan, meliputi pemeliharaan, penanganan arsip, kemudahan akses.

5)      Proteksi, meliputi peralatan dan tempat penyimpanan arsip, setiap alat da tempat penyimpanan dijamin bersih untuk menjamin kebersihan.

Pemberkasa adalah penempatan naskah kedalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga mejadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unti kerja.

Tujuan penggunaan sistem penyimpanan arsip adalah dapat memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu menyediakan informasi yang tepat serta menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna serta barhasil guna.

b.      Macam Sistem Penyimpanan Arsip

Terdapat lima macam sistem penyimpanan arsip, yaitu:

1)      Penyimpanan Sistem Abjad (alphabetic filing system), yaitu sistem penyimpanan atau penataan arsip bedasarkan abjad, disusun mulai huruf A sampai Z.

Keleibihan dari sistem abjad yaitu:

a)      Alphabatic storage does not require an index and is, therefore, a direct acces is a methode of accessing records by going directly to the file without first referring to an index or a list of name for location in the file. Maksudnya penyimpanan sistem abjad tidak memerluka indeks dan oleh karena itu akses langsung adalah metode untuk mengakses catatan dengan langsung masuk ke file tanpa terlebih dahulu merujuk pada indeks atau daftar nama untuk lokasi pada file.

b)      All records for correspondent names that begin with numbers written as digits are filed before all alphabetic names according. Knowing this rule facilitates storage and retrieval. Maksudnya yaitu semua catatan untuk nama koresponden yag dimulai dengan angka yang ditulis sebagai digit diajukan sebelum semua nama abjad sesuai. Aturan ini memudahkan penyimpanan dan pengambilan.

c)      The alphabetic dictionary (A to Z) order of arrangement is simple to understand. Maksudnya urutan kamus abjad A sampai Z mudah dimengerti.

d)     Storage is easy if standard prosedures are followed. Maksudnya penyimpanan akan mudah jika prosedur diikuti dengan baik.

e)      Misfile are easily checked by axamining alphabetic sequence. Maksudnya misfile mudah diperiksa dengan cara examining urutan abjad.

f)       The direct accses feature can save time and, thus, reduce, costs of operation. Maksudnya fitur akses langsung dapat menghemat waktu dan dengan demikian mengurangi biaya operasi.

g)      Related records from one name, either a company or an individual, are grouped together. Maksudnya catatan terkait dari satu nama, baik perusahaan atau individu, dikelompokkan bersama.

Kelemahan dari sistem abjad yaitu:

a)      Misfiling is prevalent if rules for alphabetic storage are not established and followed. Maksudnya mizfiling lazim jika peraturan untuk penyimpanan abjad tidak ditetapkan dan diikuti.

b)      Similar names may cause confusion, especially when spelling are not precise. Maksudnya nama yang serupa dapat menimbulkan kebingungan, terutama bila ejaannya tidak tepat.

c)      Transposition of some letters of the alphabet is easy, causing filing sequence to be out of order. Maksudnya transposisi beberapa huruf abjad itu mudah, sehingga urutan pengarsipan tidak sesuai.

Prosedur peyimpanan arsip sistem abjad menurut read dan ginn (2010: 163) meliputi, memeriksa, mengindeks, memberi kode, membuat tunjuk silang, mengurutka, menyimpan.

2)      Penyimpanan Sistem Masalah ( subject filing system), yaitu sistem penyimpanan arsip bedasarkan pokok permasalahan dalam arsip.

Kelebihan penyimpanan arsip sistem masalah menurut read dan ginn (2010: 217) yaitu

a)       Subjects are easier to remember than names

b)      Related records are easier to find

c)      Related records sre not scattered throuhghout the files.

Kelemahan penyimpanan arsip sistem masalah yaitu:

a)      Main subject title and subdivisions may overlap as the list of subject title grows

b)      Concise, clearly defined, and uniformly started subject titles may be difficult to select

c)      Inconsistent subject title coding on records can make storage and retrival difficult.

Prosedur penyimpanan dan penemuan arsip sistem masalah menurut read dan ginn (2010: 234-240) adalah memeriksa, mengindeks, membuat kode, membuat tunjuk silang, mengurutkan, menyimpan, menemukan.

3)      Penyimpanan Sistem Wilayah (geographic filing system), yaitu sistem penyimpanan atau penataan arsip bedasarkan letak wilyah dengan berpedoman kepada daerah, kota, negara, atau nama wilayah tertentu lainnya sebagai pokok permasalahan. Prosedur penyimpanan arsip sistem wilayah yaitu memeriksa dan mengindeks, membuat kode, membuat tunjuk silang, mengurutkan, menyimpan.

4)      Penyimpanan Sistem Kronologis/Tanggal (chronological filing system) yaitu sistem penyimpanan atau penataan arsip bedasarkan urutan waktu.

5)      Penyimpanan Sistem Nomor (numerical filing system) yaitu penyimpanan atau penataan arsip berdasarkan nomor, arsip dikelompokkan berdasarkan permasalahan, kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu. Metode penomoran dalam numerical sistem meurut read dan ginn yaitu consecutive numberig method, nonsecutive numbering methods, other numeric systems.

5.      Sistem Pemberkasan Arsip

Berkas adalah himpunan arsip yang dihimpun atas kesamaan urusan, kesamaan masalah, dan kesamaan jenis. Penataan berkas adalah kegiatan menata dokumen dalam bentuk berkas dan mengatur berkas dalam tatanan yang sistematis agar penemuan kembali informasi dengan cepat dan tepat dan mempermudah dalam penyusutan arsip. Tujuan penataan berkas adalah menyimpan arsip yang tercipta dengan rapi, mengamankan arsip dari kehilangan atau kerusakan, menemukan kembali informasi dengan tepat dan cepat, mempermudah penyusutan arsip. Sistem pemberkasan arsip dibagi dua yaitu:

a)      Sistem pemberkasan alfabetis, yaitu metode penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif bedasarkan alfabet atau urutan abjad.

b)      Sistem pemberkasan numerik, yaitu metode penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif dengan menggunakan pengenal nomor sebagai kode.

c)      Pemberkasan alfanumerik, yaitu metode penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan menggunakan kode gabungan huruf dan angka.

6.      Penataan Arsip Aktif

a)      Pengertian penataan arsip aktif

Penataan arsip aktif yaitu kegiatan pengaturan informasi dan fisik arsip aktif untuk kepentingan penemuan kembali arsip. Penataan arsip bertujuan agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna.

b)      Peralatan penataan arsip

1)      Guide/sekat/divider adalah lembar penyekat untuk mengelompokkan berkas arsip dalam rangka penataan berkas bedasarkan alfabetis, nomor, kronologis, sebagai petunjuk letak penyimpanan berkas sehingga memudahkan penemuan berkas. Guide dibagi tiga yaitu guide primer,sekunder, dan tersier.

2)      Folder adalah sarana untuk menyimpan arsip sehingga arsip dapat dihimpun dalam satu wadah. Folder memiliki kode yang berguna untuk membedakan antara subjek satu dengan lainnya.

3)      Map gantung adalah sejenis map yang dilengkapi dengan tembaga pada bagian atasnya, yang berfungsi untuk menggantung map tersebut di dalam laci.

4)      Filing cabinet adalah lemari arsip yang terdiri atas laci-laci besar untuk menyimpan arsip secara vertikal. Memiliki batas lebih kurang 5000 lembar kertas HVS

5)      Ordner adalah map besar dengan ukuran puggung sekitar 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit.

6)      Tunjuk silang adalah formulir yang digunakan untuk mengetahui lokasi penyimpanan arsip yang saling berkaitan dengan lokasi penyimpanan yang berlainan.

c.       Langkah-langkah penataan arsip aktif

Dilaksanakan disetiap unit pengolah arsip, disesuaikan dengan sistem penyimpanan arsip yang digunakan oleh organisasi.

Langkah-langkah penataan arsip menurut ANRI yaitu:

1)      Pemeriksaan, dilakukan untuk mengetahui kelengkapan, kondisi fisik arsip, dan keterkaitan dengan arsip lain.

2)      Penyortiran, dilakukan untuk memilah antara kelompok arsip yang satu dan kelompok lain.

3)      Penentuan indeks, dilakukan untuk menentukan nama jenis arsip atau kata tangkap atau kata kuncisesuai dengan materi arsip.

4)      Penentuan kode, dilakukan bedasarkan kelompok subjek, subsubjek, da subsubsubjek yag berupa gabungan huruf dan angka.

5)      Pembuatan label, dilakukan pada sekat penunjuk, folder, dan peralatan penyimpanan arsip lain.

6)      Pembuatan tunjuk silang, dilaksanakan untuk meghubungkan berkas yang satu dengan yang lain yang memiliki keterkaitan informasi.

7)      Penempatan arsip, dilakukan sesuai dengan lokasi atau kelompok subjeknya.

8)      Penyusunan daftar arsip aktif, daftar arsip aktif meliputi daftar isi berkas dan daftar berkas.

d.      Penggunaan atau layanan arsip aktif

Dilakukan untuk memenuhi kepentingan dalam kegiatan perencanaan, pengambilan keputusan, layanan kepentingan publik, perlindungan hak, atau penyelesaian sengketa. Langkah-langkah penemuan kembali arsip atau prosedur:

1)      Permintaan, baik melalui lisan maupun tulisan

2)      Pencarian arsip dilokasi simpan

3)      Penggunaan tanda keluar

4)      Pencatatan

5)      Pengambilan atau pengiriman

6)      Pengendalian

7)      Pengembalian

8)      Penyimpanan kembali.

B.     Arsip Inaktif

1.      Pengertian Arsip Inaktif

Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun (UU No. 43 tahu 2009). Arsip inaktif berfungsi sebagai referensi atau rujukan saja, pada umumnya arsip inaktif hanya dibutuhkan informasinya dalam rangka penyusunan atau pelaksanaan kegiatan organisasi (ANRI, 2009).

Arsip inaktif biasanya ditempatkan dipusat arsip, yaitu bangunan yang biasanya secara khusus di desain dan dikontruksi untuk menyimpan, mengolah, pelayanan arsip sebelum dimusnahkan.

2.      Tujuan Pengelolaan Arsip Inaktif

Bedasarkan ANRI: modul manajemen arsip inaktif(2009: 6-7), tujuan pengelolaan arsip inaktif adalah mampu menyediakan arsip yang benar, pada waktu yag cepat, untuk orang yang tepat, dan dengan biaya seefesien mungkin.

3.      Prosedur Pengelolaan Arsip Inaktif

Arsip yang telah memiliki masa inaktif dipindahkan dari unit pengolah ke unit kearsipan untuk dilakukan penataan. Arsip yang diterima unit kearsipan harus memiliki syarat sebagai berikut (ANRI, Modul Manajemen Kearsipan , 2009):

a.       Telah melewati masa simpan aktif sesuai dengan JRA

b.      Telah dinilai unit pengolah atau unit kerja bahwa arsip tersebut

c.       Fisik dan informasinya telah ditata dalam daftar arsip inaktif

d.      Fisik dan daftar arsip telah dilakukan pemeriksaan oleh unit pengolah dan unit kearsipan secara bersama-sama

e.       Berita acara pemindahan dan daftar arsip yang akan dipindahkan telah ditanda tangani oleh unit pengolah dan unit kearsipan.

Prosedur pengolahan arsip inaktif yang dapat dilakukan meliputi hal-hal berikut:

a.       Pemindahan arsip, pemindahan arsip inaktif dari central file yang berada di unit kerja ke pusat arsip. Langkah-langkah yang harus dilalui yaitu menentukan waktu arsip dapat dipindahkan, menentukan arsip yang akan dipindahkan, menyiapkan arsp yang akan dipindahkan, menerima arsip.

b.      Penataan dan penyimpanan, meliputi pemeriksaan, pendeskripsian, penyortiran, penataan arsipdalam bloks, pembuatan daftar arsip

c.       Pelayanan arsip, dapat berupa peminjaman arsip atau pemberian servis informasi yang terkandung di dalam arsip yang disimpan

d.      Pemusnahan, pada umumnya dilakukan ketika masa penyimpanan arsip inaktif telah selesai. (ANRI, Modul Manajemen Arsip Inaktif, 2009)

4.      Penyimpanan Arsip Inaktif

a.       Prinsip dasar penyimpanan arsip inaktif

1)      Murah, penyimpanan arsip inaktif harus murah karena fungsi dan frekuensi penggunaannya sudah menurun

2)      Luas, ruang simpan arsip inaktif harus didesain luas, agar dapat menampung volume arsip inaktifyang relatif banyak

3)      Aman, keamanan menyangkut fisik dan informasi arsip.

4)      Mudah diakses, dapat ditemukan kembali setiap kali dibutuhkan. (ANRI, Modul Manajemen Arsip Inaktif, 2009)

b.      Standar minimal penyimpanan arsip inaktif

1)      Standar minimal gedung penyimpanan arsip inaktif

a)      Lokasi, berada di daerah yang jauh dari segala sesuatu yang dapat membahayakan atau mengganggu,dll.

b)      Kontruksi dan bahan baku, dibuat untuk dapat bertahan dari cuaca dan tidak mudah terbakar, gunakan bahan-bahan yang tidak mendatangkan rayap,dll.

c)      tata  ruang, terbagi atas ruang kerja dan ruang penyimpanan arsip inaktif,dll.

2)      Standar ruang penyimpanan arsip inaktif

a)      Beban muatan, didasarkan pada berat dari rak dan arsip yang disimpan.

b)      Kapasitas ruang simpan, luas ruang simpan sangat bergantung pada kondisi dan kemampuan instansi.

c)      Suhu dan kelembapan,menjaga sirkulasi udara , suhu tidak lebih dari 20 derejat dan kelembapan tidak boleh lebih 50%.

d)     Cahaya dan penerangan, tidak menyilaukan berbayang, dan sangat kontras. Sinar matahari tidak boleh langsung mengenai arsip.

e)      Rayap, bangunan tempat penyimpanan arsip sebaiknya tidak menggunakan kayu, lantai bangunan sebaiknya disuntik DDT, dll.

f)       Angin, fondasi gedung di desain mampu menahan terpaan angin kencang.

g)      Rak, ketinggian rak disesuaikan dengan ketinggian atap ruang.

h)      Rak, peralatan, dan perlengkapan lainnya harus dijamin aman, mudah diakses, dan terlindung dari hama.

i)        Boks, digunakan boks ukuran besar dan kecil, dibuat dari bahan kardus, hindari boks dengan bahan plastik.

c.       Standar keamanan dan keselamatan

1)      Keamanan arsip, pencegahan dan penanggulangan bahaya api/kebakaran.

2)      Pencegahan dari kehilangan arsip, identifikasi terhadap petugas yang berwenang memasuki ruangan, harus memakai tanda pengenal khusus, dll.

3)      Pencegahan dan penanggulangan bahaya serangga, misalnya memelihara arsip dengan menggunakan kapur barus dan menjaga kebersihan ruangan.

4)      Keselamata lingkungan dan kesehatan, pemusnahan arsip tidak dibakar, harus memperhatikan teknik yang baik.

5.      Penataan Arsip Inaktif

a.       Pengertian penataan arsip inaktif

Suatu kegiatan pengaturan informasi dan fisik arsip inaktif untuk kepentingan temu balik arsip, dengan tujuan untuk menyatukan informasi, mengaankan informasi, memudahkan penemuan kembali dan pelaksanaan penilaian arsip. (Muhidin & Drs, standar minimal penyimpanan arsip inaktif, 2016)

b.      Langkah-langkah penataan arsip inaktif

Menurut perka ANRI No. 26 tahun 2009, penataan arsip dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1)      Pemeriksaan, perlu dilakukan untuk memastikan apakah arsip tersebut benar-benar arsip inaktif berdasarkan jadwal jadwal retensi arsip dan untuk melihat kondisi fisik arsip.

2)      Pendeskripsian, dilakukan bedasarkan series arsip. Dilakukan untuk menguji kebenaran deskripsi arsip yang sudah dilaksanakan di central file.

3)      Penataan arsip dalam boks, harus memperhatikan penataan arsip ketika masih aktif.

4)      Penomoran boks, boks arsip diberi nomor atau kode yang diperlukan sesuai dengan nomor urut atau kode maupun nomor lokasi penyimpanan jika diperlukan.

5)      Penataan boks dalam rak arsip, harus dilakukan dengan cara yang cermat dan mudah serta efesiensi.

6)      Penyusunan daftar arsip inaktif, sekurang-kurangnya mencantumkan metadata: penciptaan arsip, tahun, jalan masuk, nomor boks, referensi, dan keterangan.

c.       Penggunaan atau layanan arsip inaktif

Prosedur layanan arsip inaktif pada umumnya meliputi hal-hal berikut:

1)      Permintaan, permintaan penggunaan arsip atau layanan inormasi arsip dapat dilakukan secara lisan, tertulis, ataupun telepon.

2)      Pencarian, dilaksanakan melalui daftar arsip inaktif. Pertama kali harus diketahui adalah masalah apa yang dipinjam, kemudian cari series arsipnya.

3)      Pengambilan arsip, sebelum arsip diambil harus disiapkan out indikator semacam tanda keluarnya arsip. Out indikator ini berguna untuk mengontrol arsip yang dipinjam dan memudahkan dalam penyimpanan kembali arsip sehingga tidak salah tempat.

4)      Pengendalian, dilakukan untuk mengamankan arsip, baik fisik maupun informasinya sehingga dapat dimonitor sejauh mana arsip beredar.

5)      Penyimpanan kembali, setelah arsip dikembalikan, dan sebelum arsip disimpan kembali ke tempat semula, out indikator perlu diambil dan diberi catatan bahwa arsip telah kembali.

6.      Penyusunan Rencana Penataan Arsip Inaktif

a.       Peralatan dan perlengkapan. Alat tulis kantor, rak arsip, boks arsip, folder, label boks, kartu deskripsi, masker, dll. Jumlah kebutuhan peralatan dan perlengkapan penataan arsip yang diperlukan ditentukan berdasarkan jumlah seluruh arsip yang terdata.

Kebutuhan folder dengan rumus:

JF=

Ket:

JF= jumlah folder

JA= jumlah arsip

TA= tebal arsip

                        Kebutuhan rak arsip:

                                                Ket:

                                                JR= jumlah rak

                                                JA= jumlah arsip

                                                PR= panjang rak

                                                JS= jumlah self

b.      Tenaga dan waktu

Kebutuhan tenaga dan waktu dapat ditentukan dari perkiraan tentang beban kerja seseorang dalam melakukan penataan arsip. Semakin terampil seseorang mengerjakan arsip dan memiliki produktifitas, semakin besar besar dan semakin waktu penyelesaiannya.

Dengan rumus :  hari         

c.       Biaya, biaya diperhitungkan dari jumlah peralatan dan perlengkapan serta biaya gaji dan upah, termasuk biaya dalam penataan dan penyusutan disesuaikan dengan standar dari instansi-instansi masing-masing. (ANRI, Modul Akuisisi Arsip, 2012)

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

1.      Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinngi dan atau terus-menerus.

2.      Arsip pengorganisasian pengelolaan arsip yaitu asas sentralisasi, desentralisasi, kombinasi.

3.      Sistem pengelolaan arsip yaitu sistem resolusi, agenda, verbaal, kaulbach, tata naskah, kearsipan pola baru.

4.      Sistem pengelolaan arsip menurut UU No. 43 tahun 2009 yaitu pencatatan arsip, pemberkasan arsip.

5.      Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

7.      Tujuan pengelolaan arsip inaktif  adalah mampu menyediakan arsip yang benar, pada waktu yag cepat, untuk orang yang tepat, dan dengan biaya seefesien mungkin.

B.     Saran

Dalam pengelolaan kearsipan diharapkan dapat dilakukan dengan baik kedepannya, agar kesalahan yang biasa terjadi dalam pengolahan arsip aktif dan inaktif dapat dihilangakan. Dan dalam penulisan makalah ini agar pembaca dapat memahami apa itu arsip aktif dan arsip inaktif serta materi-materi lainnya yang berkaitan.

ANRI. (2009). In modul manajemen arsip inaktif (p. 5).

ANRI. (2009). In Modul Manajemen Kearsipan (p. 11).

ANRI. (2009). In Modul Manajemen Arsip Inaktif (pp. 12-23).

(2009). In ANRI, Modul Manajemen Arsip Inaktif (pp. 12-23).

(2012). In ANRI, Modul Akuisisi Arsip (pp. 21-24).

aulia, f. (2012, july 18). arsip administrasi. Retrieved september 30, 2017, from dhatul aulia : https://dhatulaulia.wordpress.com/tag/asas-kearsipan/

Muhidin, S. A. (2016). sistem pengelolaan arsip. In S. A. Muhidin, manajemen kearsipan (p. 124). bandung: pustaka setia bandung.

Muhidin, S. A. (2016). sistem pengelolaan arsip. In s. a. muhidin, manajemen kearsipan (pp. 125-126). bandung: pustaka setia badung.

Muhidin, S. A., & Drs, H. W. (2016). standar minimal penyimpanan arsip inaktif. In manajemen kearsipan (pp. 183-190). bandung: pustaka setia.

Sambas Ali Muhidin, M., & Winata, H. (2016). Manajemen Kearsipan. Bandung: CV PUSTAKA SETIA.

Page 2