You're Reading a Free Preview tirto.id - Arsip diartikan sebagai rekaman kegiatan, kejadian, atau peristiwa yang disimpan dalam berbagai bentuk sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Arsip dibuat serta diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, maupun perseorangan. Pemanfaatan arsip berguna dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Segala sesuatu yang mempelajari mengenai tata kelola arsip disebut dengan kearsipan. Dalam hal ini, terjadi proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan arsip agar dapat digunakan dan mudah dicari jika sewaktu-waktu dapat dimanfaatkan kembali.
Asas Kearsipan, Kelebihan dan Kelemahannya
Mengenai kearsipan, terdapat beberapa asas yang dipakai sebagai pedoman pengelolaan arsip. Mengutip dari Modul Kearsipan, asas dalam pengelolaan surat terbagi dalam tiga jenis, berikut penjelasannya. 1. Asas sentralisasi Merupakan asas dalam kegiatan pengelolaan surat yang mengatur surat masuk dan surat keluar melalui satu unit kerja secara terpusat atau sentral.
Asas ini juga disebut dengan asas satu pintu atau one door/gate policy. Asas ini mempermudah dalam pengendalian dan penelusuran arsip. Sebab pencatatan, penyampaian dan pengiriman dilakukan secara terpusat yang memungkinkan terjadinya keseragaman sistem bahkan prosedur. Asas sentralisasi adalah asas yang pengendalian kegiatan pengurusan surat/arsip sepenuhnya berada dalam tanggung jawab suatu organisasi yaitu unit kearsipan. Kelebihan:
Merupakan asas pengelolaan surat masuk maupun keluar yang sepenuhnya dilakukan masing-masing unit kerja dalam satuan organisasi. Setiap unit kerja memiliki tanggung jawab untuk melakukan penerimaan, pencatatan, pendistribusian, serta pengiriman surat. Kelebihan:
Merupakan gabungan antara asas sentralisasi dan asas desentralisasi. Artinya sentralisasi terhadap prosedur, sistem, peralatan, dan SDM kearsipan yang dilakukan oleh unit kearsipan, sedangkan desentralisasi dalam pelaksanaanya. Unit sentral bertanggung jawab atas arsip inaktif seluruh unit. Kemudian, unit pengolah bertanggungjawab atas arsip aktif dari masing-masing unit kerja. Kelebihan:
Baca juga:
Baca juga
artikel terkait
KEARSIPAN
atau
tulisan menarik lainnya
Chyntia Dyah Rahmadhani
Subscribe for updates Unsubscribe from updates
Asas sentralisasi dan Asas desentralisasi Untuk lebih jelas mengenai Asas sentralisasi dan Asas desentralisasi, simaklah uraian yang akan disajikan berikut ini : Yaitu apabila kegiatan pengurusan surat, baik surat masuk maupun surat keluar sepenuhnya dilakukan secara terpusat pada suatu unit kerja. Keuntungan dari asas ini adalah :
Dengan asas ini maka :
Yaitu apabila kegiatan pengurusan surat, baik surat masuk maupun keluar sepenuhnya Asas desentralisasi cocok digunakan pada organisasi yang mempunyai ruang lingkup dan volume kerja yang besar. Dengan asas desentralisasi, maka :
Kelebihan asas desentralisasi :
Kelemahan asas desentralisasi :
Lihat Video Dibawah Ini Siapa Tahu Bermanfaat Untuk Kamu |