Pengertian Administrasi Transaksi Perusahaan adalah suatu organisasi yang didirikan oleh seseorang atau sekelompok orang atau badan lain yang kegiatannya adalah melakukan produksi dan distribusi guna memenuhi kebutuhan ekonomis manusia. Kegiatan utama perusahaan bertujuan untuk memperoleh laba. Berdasarkan aktivitasnya, perusahaan secara umum dibagi menjadi tiga kategori, yaitu perusahaan jasa, perusahaan dagang, dan perusahaan manufaktur. Transaksi merupakan kegiatan yang umum dilakukan oleh semua manusia tidak terkecuali juga dilakukan oleh sebuah bisnis atau perusahaan. Perbedaan karakteristik antarjenis perusahaan juga menyebabkan adanya perbedaan untuk beberapa transaksi yang dilakukannya. Transaksi tersebut kemudian dikelola oleh bagian administrasi. Guna mengetahui tentang administrasi transaksi, perlu dipahami terlebih dahulu tentang pengertian administrasi dan transaksi. 1. Pengertian Administrasi Istilah administrasi identik dengan catat-mencatat, pembukuan, surat-menyurat, pembuatan agenda, dan sebagainya. Ilmu mengenai administrasi dalam instansi pemerintahan atau suatu perusahaan sangat diperlukan untuk menunjang dalam pelaksanaan kegiatan pemerintah atau perusahaan. Apabila dalam suatu instansi pengelolaan administrasinya baik, maka instansi tersebut juga akan dapat berjalan dengan baik. Administrasi secara umum dapat dibedakan menjadi dua pengertian, yaitu dalam arti sempit dan arti luas. a) Administrasi dalam Arti Sempit Menurut Handayaningrat (2002: 2), Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie (bahasa Belanda), yaitu meliputi kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clerical work). Dari definisi tersebut dapat diketahui administrasi dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan dan pengarsipan surat, serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan. b) Administrasi dalam Arti Luas Administrasi dalam arti luas berasal dari kata Administration (bahasa Inggris) yang dikemukakan beberapa ahli, sebagai berikut:
2. Pengertian Transaksi Pengertian transaksi adalah suatu kegiatan yang dilakukan seseorang maupun perusahan yang dapat menimbulkan perubahan terhadap harta atau keuangan, baik itu bertambah maupun berkurang. Contoh transaksi di antaranya membeli barang, menjual barang, berutang, memberi utang, membayar gaji, serta membayar macam-macam biaya yang diperlukan untuk kelangsungan hidup. Supaya lebih memahami tentang transaksi, berikut telah disajikan berbagai macam pengertian transaksi dari beberapa ahli. Selain daripada itu, terdapat beberapa para ahli dalam memberikan teori, gagasan atau pandangannya, walaupun hanya berupa definisi atau pengertian transaksi. Adapun pengertian transaksi menurut para ahli, sebagai berikut. a. Pengertian Transaksi Menurut Azhar Susanto Menurut Azhar Susanto (2013: 8) bahwa pengertian transaksi dalam bukunya berjudul Sistem Informasi Akuntansi yang menyatakan bahwa transaksi merupakan peristiwa terjadinya aktivitas bisnis yang dilakukan oleh suatu perusahaan. b. Pengertian Transaksi Menurut Mursyidi Menurut Mursyidi (2010: 39), yang menyatakan bahwa pengertian transaksi dalam buku Akuntansi Dasar bahwa definisi transaksi adalah kejadian yang terjadi dalam dunia bisnis, tidak hanya jual beli, pembayaran, dan penerimaan uang, tetapi juga akibat adanya kehilangan karena kebakaran, arus dan juga peristiwa lain yang dapat dinilai dengan uang. c. Pengertian Transaksi Menurut Skousen Menurut Skousen (2013: 71) yang dikutip dalam bukunya yang berjudul Pengantar Akuntansi Keuangan yang menyatakan bahwa pengertian transaksi adalah pertukaran barang dan jasa (baik individu, perusahaan-perusahaan, maupun organisasi lain) dan kejadian lain yang memiliki pengaruh ekonomi atas bisnis. 3. Administrasi Transaksi Administrasi transaksi adalah kegiatan untuk mencatat perubahan-perubahan posisi keuangan sebuah perusahaan yang dilakukan secara kronologis dengan metode tertentu, sehingga hasil pencatatan dapat dikomunikasikan kepada pihak yang lain. a. Kegiatan Administrasi Transaksi Administrasi mengandung unsur adanya kegiatan tertentu, adanya manusia yang melakukan kerja sama, serta mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Unsur-unsur yang terlibat dalam administrasi transaksi, antara lain manusia, material/harta kekayaan, dan metode. b. Maksud dan Tujuan Administrasi Transaksi Pencatatan semua kegiatan usaha yang sangat diperlukan bagi kelancaran dan pengelolaan perusahaan merupakan tugas bagian administrasi. Tugas-tugas tersebut meliputi catatan data-data transaksi bisnis, keuangan, produksi, persediaan produksi, dan hal-hal lain yang dapat memengaruhi kelancaran perusahaan. Adapun maksud dan tujuan adanya administrasi adalah agar seorang pengusaha dapat melakukan hal-hal berikut:
c. Manfaat Administrasi Transaksi Dengan pengorbanan yang telah dilakukan untuk melaksanakan administrasi transaksi dengan baik maka perusahaan akan memperoleh beberapa manfaat, antara lain sebagai berikut:
d. Fungsi Administrasi Dalam pelaksanaannya, kegiatan administrasi diwujudkan melalui berbagai fungsi-fungsi manajemen yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan. Fungsi manajemen menurut Terry, antara lain perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan. B. Pengelompokkan Transaksi Setelah memahami apa itu transaksi, selanjutnya yang akan dipelajari adalah pengelompokkan transaksi. Transaksi sendiri dibagi menjadi dua kelompok, yaitu transaksi berdasarkan pihak yang melakukannya dan transaksi berdasarkan sumbernya. 1. Transaksi Berdasarkan Pihak yang Melakukannya Berdasarkan pihak yang melakukan transaksi atau kegiatan bisnis, transaksi dibagi ke dalam dua jenis. Jenis transaksi tersebut adalah sebagai berikut:
2. Transaksi Bisnis Berdasarkan Sumbernya Berdasarkan sumber transaksi atau kegiatan bisnis, transaksi dibagi ke dalam dua jenis. Jenis transaksi tersebut adalah sebagai berikut: a. Transaksi Usaha Pengertian transaksi usaha adalah segala transaksi atau kegiatan ekonomi yang berkaitan dengan kegiatan usaha atau operasional perusahaan. Berikut beberapa contoh transaksi usaha yang dilakukan perusahaan:
b. Transaksi Modal Penger tian transaksi modal adalah segala transaksi atau kegiatan ekonomi yang berkaitan dengan modal perusahaan, pemilik perusahan, atau penanam saham (investor). Berikut beberapa contoh transaksi modal yang terjadi dalam perusahaan:
3. Transaksi Bisnis Perusahaan Seperti yang kita ketahui, berdasarkan aktivitasnya, perusahaan secara umum dibagi menjadi tiga kategori, yaitu perusahaan jasa, perusahaan dagang, dan perusahaan manufaktur. Perbedaan aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan mengakibatkan perbedaan karakteristik transaksi yang ada pada perusahaan tersebut. Secara umum, transaksi yang ada di perusahaan meliputi tiga kegiatan, yaitu transaksi pembelian, transaksi penjualan, transaksi penerimaan kas, dan transaksi pengeluaran kas. a. Transaksi Pembelian Transaksi pembelian adalah kegiatan membeli suatu produk dari sebuah toko, perusahaan, maupun perorangan. Transaksi pembelian dibagi menjadi dua, yaitu transaksi pembelian tunai dan transaksi pembelian kredit. b. Transaksi Penjualan Perusahaan menjual barang atau jasa kepada konsumen yang pembayarannya dapat dilakukan secara tunai maupun kredit. Transaksi penjualan secara tunai akan dicatat dalam jurnal dengan mengkredit akun penjualan/ pendapatan dan mendebit akun kas. Jika transaksi penjualan dilakukan secara kredit, maka pencatatan dalam jurnalnya adalah dengan mengkredit akun penjualan/pendapatan dan mendebit akun piutang. Selain transaksi penjualan secara tunai, dan penjualan secara kredit terdapat beberapa transaksi yang berhubungan dengan penjualan, di antaranya retur penjualan dan pengurangan harga, potongan penjualan, serta beban angkut penjualan. c. Transaksi Penerimaan Kas Contoh transaksi penerimaan kas pada sebuah perusahaan adalah pada saat perusahaan menerima sejumlah kas dari pelanggan yang membayar utangnya dan menjual barang atau jasa lainnya secara tunai. Perusahaan juga akan menerima kas dari kegiatan lain di luar usaha pokok perusahaan. Misalnya, penerimaan kas dari pendapatan bunga, penerimaan kas dari aktivitas sewa, dan lain-lain. d. Transaksi Pengeluaran Kas Contoh transaksi pengeluaran kas pada sebuah perusahaan adalah pada saat perusahaan mengeluarkan sejumlah kas untuk melunasi utang pada saat jatuh tempo dan membeli barang atau jasa lainnya secara tunai. Perusahaan juga akan mengeluarkan kas dari kegiatan lain di luar usaha pokok perusahaan. Misalnya, pengeluaran kas dari untuk membayar beban usaha, membayar beban administrasi bank, membayar angsuran bank, dan lain-lain. C. Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Transaksi Setiap perusahaan memiliki pola dan mekanisme tersendiri dalam menjalankan kegiatannya. Pola dan mekanisme tersebut di dalamnya menjelaskan tentang urutan atau langkah-langkah yang diperlukan sesuai dengan standar kerja untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, setiap perusahaan membuat Standar Operasional Prosedur (SOP). SOP mempunyai peran penting bagi perusahaan, karena SOP digunakan acuan atau pedoman untuk melakukan pekerjaan atau tugasnya sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja para karyawan sesuai indikator-indikator administrasi, teknik dan prosedural berdasarkan tata kerja, sistem kerja dan prosedur kerja pada unit kerja yang berkaitan. Supaya lebih memahami tentang administrasi transaksi pada perusahaan, sangat penting mempelajari tentang SOP. Berikut akan kita pelajari tentang SOP untuk menangani transaksi dalam sebuah perusahaan: 1. Pengertian SOP Standar Operational Procedure (SOP) berasal dari kata Standar, Operasional, dan Prosedur. Pengertian Standard (Standar) “Something used as a measure, norm, or model in comparative evaluations” (Oxford Dictionary). Artinya, sesuatu yang digunakan sebagai ukuran, norma, atau model dalam evaluasi komparatif. Pengertian Operating (Operasional): “Control the functioning of (a machine, process, or system)” (Oxford Dictionary). Artinya, mengontrol fungsi (mesin, proses, atau sistem). Pengertian Procedure (Prosedur): "An established or official way of doing something” (Oxford Dictionary). Artinya, cara yang tersusun atau resmi melakukan sesuatu. Menurut Tjipto Atmoko dalam Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, Standar Operasional Prosedur merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. Adapun menurut Puspitasari, Rosmawati & Melfrina (2012: 30), “Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi”. Dari teori-teori tersebut, dapat disimpulkan bahwa Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu standar acuan atau pedoman yang berisi langkah-langkah kerja untuk mendorong suatu kelompok dalam melakukan pekerjaan dan mencapai tujuan organisasi. 2. Tujuan dan Manfaat SOP Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP) menurut Puspitasari, Rosmawati & Yusniar (2012: 31), terdapat beberapa tujuan dibuatnya SOP, antara lain sebagai berikut:
Adapun Manfaat Standar Operasional Prosedur (SOP) menurut Puspitasari, Rosmawati & Yusniar (2012: 32), beberapa manfaat penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP), antara lain sebagai berikut:
3. Fungsi SOP Berikut beberapa fungsi SOP:
4. SOP Administrasi Transaksi Setiap jenis transaksi akan mempunyai SOP masing-masing yang dapat digambarkan sebagai berikut: a. SOP Pembelian Standar operasional prosedur untuk menangani administrasi transaksi pembelian adalah sebagai berikut:
b. SOP Penjualan Tunai Standar operasional prosedur untuk menangani administrasi penjualan tunai adalah sebagai berikut:
c. SOP Penjualan Kredit Standar operasional prosedur untuk menangani administrasi penjualan kredit adalah sebagai berikut:
d. SOP Penerimaan Kas Standar operasional prosedur untuk menangani administrasi penerimaan kas adalah sebagai berikut:
e. SOP Pengeluaran Kas Standar operasional prosedur untuk menangani administrasi uang kas adalah sebagai berikut:
Alur Transaksi Membuat bukti transaksi merupakan tindakan awal yang dapat dilakukan perusahaan terhadap harta kekayaan perusahaan dari pembocoran yang dilakukan orang-orang yang tidak bertanggungjawab. Bukti transaksi harus dibuat berdasarkan alur yang telah disiapkan perusahaan karena harus mampu mengamankan harta kekayaan. Setiap jenis transaksi mempunyai alur masing-masing yang dapat diuraikan sebagai berikut: Alur Transaksi Pembelian Transaksi pembelian adalah suatu kegiatan untuk memperoleh barang dan atau jasa dengan cara memberikan balas jasa berupa sejumlah uang yang nilainya sama dengan barang atau jasa yang diperolehnya. Barang atau jasa yang dibeli adalah untuk memenuhi kebutuhan konsumen, pedagang dan produsen. Bagi konsumen, barang atau jasa yang dibeli akan digunakan untuk konsumsi sendiri, misalnya barang kebutuhan pokok, barang kebutuhan penunjang dan barang mewah. Bagi pedagang, barang yang dibeli akan dijual kembali dengan maksud untuk memperoleh keuntungan. Bagi produsen, barang yang dibeli adalah untuk memenuhi kebutuhan perusahaan misalnya bahan baku, digunakan untuk menunjang proses produksi. Alur transaksi pembelian dengan disertai bukti transaksi, dapat digambarkan sebagai berikut: a. Proses pembelian akan dimulai dari permintaan bagian penjualan atau bagian produksi yang dibuktikan dengan surat permintaan. Barang yang akan dibeli dapat ditentukan dengan 3 cara yaitu:
b. Melakukan survey pasar. Survey pasar yang dilakukan adalah untuk memilih produsen/agen/grosir yang terbaik yang dapat dijadikan supplier bagi perusahaan. Kegiatan ini dapat dilakukan dengan cara memasang iklan di media masa, mencari dari iklan penjualan barang dari perusahaan lain, mendatangi pusat-pusat perbelanjaan yang terkenal, atau mendatangi kantor dinas perdagangan dan perindustrian. Hasil dari kegiatan ini adalah adanya daftar harga dan catalog yang dilengkapi dengan persyaratan pembelian-pembelian secara jelas. Dengan catalog perusahaan akan dapat menentukan produsen/grosir/agen mana yang akan dipilih sebagai supplier. Setelah memilih, perusahaan dapat mengirimkan surat penawaran order kepada produsen/grosir/agen yang dipilh untuk memperoleh harga dan kualitas barang yang terbaik. c. Menerima penawaran dari berbagai perusahaan. Pada tahap ini perusahaan melakukan penjajagan dengan mengirimkan surat permintaan penawaran barang, selanjutnya perusahaan-perusahaan yang terpilih akan mengirimkan surat penawaran yang lebih terinci bila dibandingkan dengan catalog dan daftar harga. Sehingga gambaran yang lebih jelas dan lebih menguntungkan akan diperoleh perusahaan. d. Menentukan suplier yang benar-benar memberikan keuntungan terbaik dengan mempertimbangkan harga, kualitas dan pelayanan purna jual. e. Membuat daftar barang yang akan dibeli f. Mengirimkan surat pesanan kepada perusahaan supplier yang dipilih g. Membuat dan menandatangani surat perjanjian dengan supplier h. Menerima barang i. Memeriksa barang apakah sesuai dengan pesanan atau tidak (kualitas maupun kuantitas). Apabila sesuai maka barang akan masuk ke gudang. Apabila tidak sesuai maka barang akan dikembalikan dengan memberikan nota hasil pemeriksaan barang kepada supplier. j. Membayar jumlah transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas Alur Transaksi Penjualan Tunai Penjualan tunai merupakan penjualan yang bebas dari resiko kerugian akibat tidak terbayarnya barang. Oleh karena itu alur penjualan tunai ini diusahakan dibuat sesederhana mungkin bagi para pelanggan. Alur transaksi penjualan tunai dengan disertai bukti transaksi, dapat digambarkan sebagai berikut:
Alur Transaksi Penjualan Kredit Penjualan kredit adalah penjualan barang yang pembayarannya ditangguhkan sampai beberapa waktu kemudian sesuai dengan penjanjian penjualan. Dengan penjualan kredit artinya penjual mengeluarkan barang tanpa memperoleh kompensasi langsung dari pembeli. Penjualan jenis ini mengandung resiko kerugian karena dimungkinkan pelanggan melanggar perjanjian (tidak membayar, terlambat membayar atau pembeli bangkrut). Oleh karena itu penjualan kredit ini harus diikuti dengan kehati-hatian, misalnya dengan menerapkan prosedur penjualan kredit secara ketat. Alur transaksi penjualan kredit dengan disertai bukti transaksi, dapat digambarkan sebagai berikut:
Alur Transaksi Penerimaan Kas Alur Harta kekayaan perusahaan yang paling cepat berubah jumlahnya adalah uang (kas), karena sifat perubahannya yang cepat tanpa diikuti oleh bukti kepemilikan. Uang tunai merupakan harta kekayaan perusahaan yang paling mudah diselewengkan. Oleh karena itu perlindungan terhadap uang tunai harus benar-benar ketat. Alur Transaksi Pengeluaran Uang Kas Alur transaksi pengeluaran uang kas dengan disertai bukti transaksi, dapat digambarkan sebagai berikut:
Sumber: Sumaryani, Dwi. Septiana DC. 2019. Administrasi Transaksi Kleas Xi. Tim Quantum Book Soerjandari, Erna. 2014. Administrasi Transaksi Di Kelas Xi. Jakarta: Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan. Said, Umar. 2016. Modul Guru Pembelajar Sekolah Menengah Kejuruan (Smk) Kompetensi Profesional: Administrasi Transaksi. Jakarta: Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan. |