Langkah langkah membuat mail merge adalah?

KOMPAS.com - Mail Merge merupakan fitur yang membantu pengguna untuk membuat surat, undangan, format amplop, sertifikat, dokumen, dan lainnya lebih ringkas.

Dengan Mail Merge, pengguna bisa lebih cepat dalam mengerjakan dokumen berisi format yang sama, dalam jumlah banyak, dan memiliki identitas yang berbeda. Sehingga, pengguna tidak perlu mengedit dokumen dengan format yang sama satu per satu.

Untuk membuat Mail Merge, pengguna harus memiliki dua file. File pertama adalah database di Microsoft Excel dan file kedua adalah format template utamanya di Microsoft Word.

Baca juga: Cara Membuat Daftar Isi Secara Otomatis di Microsoft Word

Lantas bagaimana cara membuat Mail Merge untuk membuat pekerjaan lebih efisien? Berikut ini KompasTekno merangkum langkah-langkahnya dengan mudah.

Cara Membuat Mail Merge di Microsoft WordKompas.com/SoffyaRanti cara membuat mail merge

Sebelumnya, pilih tipe dokumen yang Anda buat. Berikut ini caranya:

• Klik menu “Mailings” di deretan menu paling atas
• Klik “Start Mail Merge”
• Pilih “Step by Step Mail Merge Wizard”
• Pilih jenis dokumen yang Anda buat, apakah surat, amplop, atau label
• Setelah memilih dokumen yang dibutuhkan, Klik “Next: Starting Document”
• Anda dapat memilih dokumen saat ini atau memilih template yang sudah ada
• Klik “Next: “Select Recipients”
• Setelah itu, buka dokumen file nama penerima yang ada di Microsoft Excel
• Pastikan file yang dipilih sudah benar
• lalu pilih “Next: Write Your Letter”
• Kemudian pilih “Adress Block/Greeting Line/Electronic Postage”
• Kemudian klik “OK”
• Setelah itu klik “Next: Preview Your Letters”
• Untuk mengedit data Mail Merge, Anda cukup masuk ke menu “Edit Recipient List”

Baca juga: Cara Membuat Angka Romawi pada Halaman Microsoft Word

Itulah cara membuat Mail Merge untuk membuat surat, amplop, dan sertifikat lebih efisien. Semoga membantu.

Dapatkan update berita pilihan dan breaking news setiap hari dari Kompas.com. Mari bergabung di Grup Telegram "Kompas.com News Update", caranya klik link https://t.me/kompascomupdate, kemudian join. Anda harus install aplikasi Telegram terlebih dulu di ponsel.

1.Buka aplikasi ms. word
2. Setelah itu masuk ke menu Mailings
3. Menuju ke menu start Mail Merge, lalu pilih step by step Mail Merge Wizard
4. Lalu muncul gambar seperti dibawah ini. Lalu pilih Letter kemudian klik next.
5. Lalu pilih Use The current document. Kemudian Next.
6. Pilih Type a new list, kemudian pilih Crate

Pernah kebingungan saat harus membuat surat atau undangan yang dikirim dalam jumlah penerima yang banyak? Tentu kamu akan kesusahan menulis ratusan nama penerima secara manual. Nah, mail merge adalah salah satu fitur yang bisa kamu manfaatkan untuk memudahkan pekerjaan ini.

Sebenarnya apa itu mail merge? Apa saja fungsinya dan bagaimana cara membuatnya? Semua pertanyaanmu akan terjawab di artikel ini. Yuk, simak!

Baca Juga: 10 Aplikasi Email Client Gratis untuk Menambah Produktivitasmu

Apa itu Mail Merge?

Mail merge adalah fitur yang berfungsi untuk membuat surat atau dokumen lainnya dalam jumlah banyak yang memiliki bentuk format sama. Fitur ini sangat berguna untuk mencetak atau mengirimkan dokumen yang ditujukan ke banyak penerima seperti undangan, surat keterangan karyawan, dan sebagainya.

Istilah “Mail Merge” bila diterjemahkan dalam Bahasa Indonesia menjadi “Surat Massal”, sebab fitur ini awalnya digunakan untuk membuat surat dengan jumlah penerima yang banyak. Namun sekarang, fitur surat massal ini tak hanya digunakan untuk membuat surat, namun juga undangan, pemberitahuan, dan lain sebagainya.

Baca Juga: 10 Rekomendasi Penyedia Akun Email Gratis yang Terpercaya

Dalam membuat mail merge, ada dua komponen yang dibutuhkan yaitu:

• • Main Document: template atau naskah dokumen utama dengan format yang tidak berubah. Teks pada dokumen utama dijadikan sebagai format dasar surat yang akan dibuat. Contohnya template surat berikut ini:

• File Data Source: sumber data yang akan digabungkan ke dalam main document. File data source bisa dalam format Excel, Outlook Contact List, text files, dsb. Contohnya seperti berikut:
  
  

Sebelum membuat naskah dokumen, sebaiknya kamu sudah memiliki file data sumber terlebih dahulu dalam format spreadsheet Excel.

Mail merge bekerja dengan mengimpor data dari sumber (spreadsheet), kemudian menggunakannya untuk menggantikan placeholder pada seluruh dokumen dengan informasi yang relevan sesuai dengan perintah.

Baca Juga: Lupa Password Gmail? Ini Cara Mengatasinya!

Fungsi Mail Merge

Mail merge ternyata bisa dimanfaatkan untuk membuat berbagai jenis dokumen dalam format elektronik ataupun cetak. Berikut ini beberapa contoh jenis dokumen yang bisa kamu buat:

• Surat
• Katalog
• Inventori
• Invoice
• Undangan
• E-mail campaign/penawaran
• Sertifikat, dan sebagainya

Baca Juga: Intip 5 Contoh Newsletter Ini untuk Inspirasi Email Marketingmu

Selain menghemat waktu, kamu juga dapat meningkatkan efektivitas pembuatan dokumen bila hendak membuat file dalam bentuk format yang sama.

Jika kamu ingin membuat mail merge di Microsoft Word, berikut adalah langkah-langkah yang perlu kamu lakukan:

Tutorial di bawah ini menggunakan Microsoft Word 2015 dan sistem operasi MacOS. Beberapa langkah akan sedikit berbeda tergantung versi Word dan sistem operasi kamu.

Baca Juga: Cara Membuat Daftar Isi di Word yang Rapi dan Benar

Singkatnya, cara membuat mail merge meliputi proses-proses berikut:

1. Membuat naskah dokumen atau template di Microsoft Word.
2. Membuat data source dalam format Excel, atau format lain yang didukung.
3. Mendefinisikan Merge Fields ke dalam naskah dokumen.
4. Menggabungkan data dengan template / naskah dokumen.
5. Menyimpan file.

Berikut tutorial lengkap cara membuat mail merge di Microsoft Word:

Buka Microsoft Word, klik menu Mailings lalu pilih Start Mail Merge.

2. Tentukan format dokumen

Pilih jenis format dokumen yang ingin kamu buat. Kamu bisa memilih format surat, email, dan sebagainya.

3. Buat naskah dokumen di Worksheet

Buat naskah dokumen pada worksheet. Misalnya kamu akan membuat surat dengan format seperti berikut:

4. Pilih penerima dokumen

Setelah draft selesai dibuat, kembali pada menu Mailings kemudian klik Select Recipients.

Kamu bisa memilih recipients dari daftar yang sudah dibuat sebelumnya dalam format file Excel, Outlook Contact List, atau text files dengan klik Use an Existing List. Apabila kamu belum memiliki file data source, kamu bisa membuatnya dengan mengklik Create a New List.

5. Gabungkan sumber data dengan naskah dokumen

Pada tutorial ini misalnya kamu sudah memiliki file data source (recipients) dalam format Excel seperti contoh berikut:

Jika sudah memiliki data source-nya, klik opsi Use an Existing List, lalu pilih file excel yang sesuai, kemudian klik Open.

Kemudian akan muncul dialog box Open Workbook seperti berikut. Kamu bisa memilih dokumen dalam Entire Workbook atau hanya pada Sheet tertentu saja dengan klik menu drop down Open Document in Workbook. Kemudian tentukan Cell Range pada file excel yang digunakan.

Penulisan cell range dipisahkan dengan simbol ( : ) yang berarti “sampai”. Pada contoh file excel di atas menggunakan Range A1 : C7, artinya cell A1 sampai C7. Jika sudah, klik OK.

Baca Juga: Pengertian Mailing List, Jenis, Fungsi dan Cara Mudah Membuatnya

6. Atur tata letak data dan naskah

Setelah terhubung dengan file data source, langkah selanjutnya yaitu mengatur tata letak antara data dan naskah agar sesuai.

Arahkan kursor pengetikkan di tempat yang sesuai untuk diisi data. Misalnya teks “Nama” pada naskah akan dihubungkan dengan data berisi Nama di file sumber data tadi. Letakkan kursor pengetikan di sebelah kata “Nama:” seperti contoh berikut. Kemudian klik submenu Insert Merge Field. 

Selanjutnya, pilih opsi yang sesuai dengan yang kamu inginkan. Misalnya pada contoh kamu ingin memasukkan data Nama di sebelah “Nama:”

Tampilan akan terlihat seperti berikut, kemudian ulangi cara yang sama untuk mengisi data-data yang diperlukan.

Jika sudah selesai, maka tampilan di file naskah worksheet akan terlihat seperti ini:

7. Periksa format dokumen

Tahap selanjutnya, kamu bisa mengecek hasil naskah dokumen dengan memilih opsi Preview Results.

Hasilnya akan terlihat seperti di bawah ini. Kamu bisa melihat hasil data yang lainnya dengan mengklik simbol next pada menu Preview Results. Tampilan worksheet akan menyesuaikan dengan data yang ada.

Kamu juga masih bisa mengubah file naskah yang ada. Misalnya pada contoh ini kamu akan menghapus teks “Nama”, “Alamat”, dan “No. Telp.” sehingga hasilnya menjadi seperti berikut. Jangan lupa cek kembali apakah data-data yang terisi sudah benar dengan mengklik Preview Results dan tombol next.

8. Simpan file mail merge

Tahap terakhir adalah menyimpan file. Klik submenu Finish & Merge yang ada pada menu Mailings. Kemudian akan muncul 3 opsi sebagai berikut:

• Edit Individual Document – untuk menyimpan file dalam dokumen baru. Hasil penyimpanan akan berisi dokumen Ms.Word baru dengan data sesuai data source. Jika di sumber data utama ada 10 data, maka akan muncul 10 file naskah berisi masing-masing data.
• Print Documents – untuk mencetak dokumen secara langsung tanpa disimpan terlebih dahulu. Hasil cetak akan sesuai dengan tampilan pada Ms. Word, sehingga kamu perlu menggantinya secara berkala jika ingin mencetak semua data di kertas yang berbeda.
• Send E-mail Massages – untuk mengirimkan file dalam format email.

Kamu tinggal memilih opsi di atas sesuai dengan yang diinginkan. Selesai! Kamu sudah berhasil membuat mail merge di Microsoft Word.

Baca Juga: Apa Itu Spam Email? Penjelasan Lengkap dan Cara Mencegahnya

Penutup

Bagaimana, mudah ‘kan cara membuat mail merge yang sudah dijelaskan tadi? Kamu tinggal ikuti langkah-langkah di atas untuk membuat mail merge menggunakan Microsoft Word. Semoga artikel ini membantumu ya, selamat mencoba!

Langkah langkah membuat mail merger?

Langkah langkah membuat mail merge di microsoft excel?

Langkah langkah membuat surat undangan dengan menggunakan fungsi mail merge?

Apa yang harus disiapkan sebelum membuat mail merge?